abasto de insumos medicos -...
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Gobierno del Estado de México
Secretaría de Salud Instituto de Salud del Estado de México Coordinación de Administración y Finanzas
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL ABASTO DE INSUMOS MEDICOS
SEPTIEMBRE, 2004
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CONTENIDO
Pág. PRESENTACION 3
I. OBJETIVO GENERAL 4
II. ALCANCES 5
III. BASE LEGAL 6
IV. NORMAS DE OPERACION 8
V. SISTEMA OPERATIVO 9
VI. PROCEDIMIENTO PARA EL ABASTO DE INSUMOS MEDICOS 10
1. OBJETIVO 11
2. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 12
3. DIAGRAMA DE FLUJO 14
VII. FORMATOS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO 19
VIII. SIMBOLOGIA 23
IX. VALIDACION 25
X. CREDITOS 27
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PRESENTACION Una de las premisas fundamentales del actual Gobierno del Estado de México, es la de contar con una Administración Pública eficiente en su desempeño, eficaz en la respuesta a las demandas de la sociedad, honrada en el desarrollo de sus funciones, que impulse la formulación de una cultura de modernización y mejoramiento de la función pública.
De esta manera se hace necesario que la Administración Pública establezca medidas que garanticen una mayor racionalidad y optimización de los recursos, así como de un ejercicio austero y responsable, mediante el establecimiento de normas y lineamientos que sirvan de base para regular su operación. El Plan de Desarrollo del Estado de México establece los requerimientos sobre el deber de la administración pública de aumentar su efectividad social para obtener los mejores resultados en los servicios que proporciona a través de sus diferentes dependencias y organismos, destacándose la necesidad de que los recursos se apliquen conforme a programas aprobados. Establece como objetivo, la vigilancia del estricto cumplimiento de la legislación y normatividad en materia de control y evaluación, y verificar que la gestión pública se apegue a los criterios de transparencia, honradez, eficacia y productividad. En ese contexto, como una vertiente del gasto público, las adquisiciones y arrendamiento de bienes, así como la contratación de servicios dan lugar a una normatividad, para que las diversas instancias de Gobierno cumplan adecuadamente con sus funciones, y puedan brindar una respuesta pronta y eficaz a las demandas de la sociedad. El Instituto de Salud del Estado de México, consiente de su responsabilidad de proporcionar los servicios de salud que le demande la población abierta de nuestra entidad, requiere de un sistema de abasto y suministro de medicamentos y material de curación a sus diferentes unidades aplicativas que le permita proporcionarlos de manera pronta y adecuada para el logro de su objetivo. El presente documento tiene como fin establecer y delimitar las funciones y responsabilidades de las diferentes unidades médicas y administrativas del Instituto, que intervienen en el proceso para el abasto de medicamentos y material de curación a las diferentes unidades aplicativas, con el propósito de mejorar y agilizar el sistema actual.
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I. OBJETIVO GENERAL Determinar y establecer el mecanismo de carácter administrativo que permita eficientizar el proceso de abasto de medicamentos y material de curación a las unidades aplicativas del Instituto, mediante la planeación y programación de sus necesidades reales, de conformidad a las especificaciones técnicas oficiales vigentes y al presupuesto autorizado en la materia.
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II. ALCANCES El presente manual se constituye como un elemento de carácter administrativo cuya aplicación será por parte de las Unidades Aplicativas del Instituto, en coordinación con las unidades normativas del nivel central, para el mejoramiento del abasto de medicamentos y material de curación a las diferentes unidades aplicativas del Instituto. Por lo anterior, los lineamientos establecidos en el documento son de carácter general y obligatorio para las unidades del Instituto que intervienen en cada uno de los procedimientos indicados. Cabe señalar que deberá llevarse a cabo una distribución de las funciones y responsabilidades señaladas en el presente manual entre el personal que integra cada una de las áreas del Instituto, de acuerdo a su competencia, de tal manera que las lleven a cabo en tiempo y forma, de conformidad con los lineamientos establecidos.
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III. BASE LEGAL 1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
Diario Oficial, 5 de febrero de 1917, reformas y adiciones. 2. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México.
Gaceta del Gobierno, 10 de noviembre de 1917, reformas y adiciones. 3. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.
Diario Oficial, 29 de diciembre de 1976, reformas y adiciones. 4. Ley General de Salud.
Diario Oficial, 7 de febrero de 1984, reformas y adiciones. 5. Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos.
Diario Oficial, 26 de mayo de 1995, reformas y adiciones. 6. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.
Diario Oficial, 20 de agosto de 2001. 7. Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de México.
Gaceta del Gobierno, 17 de septiembre de 1981, reformas y adiciones. 8. Código Administrativo del Estado de México.
Gaceta del Gobierno, 13 de diciembre del 2001, reformas y adiciones. 9. Código Financiero del Estado de México.
Gaceta del Gobierno, 12 de marzo del 2001, reformas y adiciones. 10. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de México y Municipios.
Gaceta del Gobierno, 11 de septiembre de 1990, reformas y adiciones.
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11. Reglamento para la Entrega y Recepción de las Unidades Administrativas de la Administración Pública del Estado de
México. Gaceta del Gobierno, 26 de marzo de 2004.
12. Normas Administrativas para la Asignación y Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias, Organismos
Auxiliares y Fideicomisos Públicos del Poder Ejecutivo. Gaceta del Gobierno, 07 de mayo de 2001.
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IV. NORMAS DE OPERACION Las Unidades Médicas del Instituto determinarán e integrarán sus requerimientos en materia de insumos médicos
y material de curación en el taller de planeación, convocado por la Unidad de Información, Planeación, Programación y Evaluación para la integración del Programa Operativo Anual (POA).
Las Unidades Médicas del Instituto elaborarán su Cuadro de Requerimientos de Insumos Médicos de Unidad, de
conformidad con las claves y lineamientos establecidos por el Departamento de Supervisión y Apoyo Técnico a Unidades Médicas y la Unidad de Información, Planeación, Programación y Evaluación, en los instructivos diseñados en la materia.
El Departamento de Supervisión y Apoyo Técnico a Unidades Médicas integrará y ajustará el Concentrado Estatal
de Requerimientos de Insumos Médicos de conformidad con el techo presupuestal autorizado, así como a los lineamientos establecidos en los instructivos diseñados en la materia.
El Concentrado Estatal de Requerimientos de Insumos Médicos deberá ser remitido a la Subdirección de
Recursos Materiales por el Departamento de Supervisión y Apoyo Técnico a Unidades Médicas, en forma impresa y diskette, debidamente autorizado y ajustado al techo presupuestal autorizado.
En referencia a la circular No. 017/04, de fecha 23 de abril del año en curso, emitida por la Coordinación de
Administración y Finanzas; todos los requerimientos de los artículos que sean necesarios para el funcionamiento de las unidades hospitalarias deberán ser remitidos a las unidades concentradoras, bajo lineamientos establecidos para cada uno y con cantidades precisas y ajustadas a la disponibilidad presupuestal, promoviendo acciones de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestaria, así como el de fortalecer la cultura del ahorro en todo el personal.
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V. SISTEMA OPERATIVO
- Requerimientos de insumos médicos y material de cura- ción por parte de las unidades médicas del Instituto.
- Presupuesto autorizado para insumos médicos y material de curación.
- Disposiciones legales y administrativas sobre abasto de insumos médico.
- Cobertura sobre la prestación de los servicios médico- asistenciales por otras Instituciones de Salud en la Entidad.
Insumos Proceso Resultados
Desarrollo del proceso para el abasto de insumos medicos
- Determinación de los insumos médicos y material de curación de conformidad a un cátalogo único y actualizado.
- Elaboración del Concentrado Estatal de Requerimientos, con base a necesidades reales y programadas de las unidades médicas del Instituto y al presupuesto autorizado.
- Abasto oportuno y directo de insumos médicos y material de curación a las unidades médicas del Instituto.
- Desarrollo de las actividades de las diferentes unidades del Instituto participantes en el proceso, de conformidad con el marco jurídico vigente.
- Taller de Planeación.
- Elaboración del Concentrado Estatal de Requerimientos.
- Autorizacion del Concentrado Estatal de Requerimientos.
- Adquisición de Insumos Médicos y Material de Curación.
-Suministro Directo de Medicamentos y Material de Curación a Unidades Aplicativo del Instituto.
Que conjugados a través de:En el desarrollo del proceso,
logra los siguientes:Que evaluados en relación a su efectivi-dad y apego a la normatividad, generan
Medio Ambiente Interno: Unidades Médicas del Instituto
RetroalimentaciónQue es el resultado de manifestar un
logro o una desviación, una necesidad,o bien, un acuerdo o desacuerdo provo-
cando modificaciones a:
Medio Ambiente Externo: Población Abierta
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VI. PROCEDIMIENTO PARA EL ABASTO DE INSUMOS MEDICOS
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1. OBJETIVO Integrar el Concentrado Estatal de Requerimientos de Insumos Médicos y Material de Curación, de conformidad con necesidades reales de las unidades médicas y al presupuesto autorizado, con el propósito de mejorar el abasto oportuno y el suministro directo de los mismos.
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2. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
NO. RESPONSABLE DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
1 UNIDAD DE INFORMACION, PLANEACION,
PROGRAMACION Y EVALUACION
Determina y realiza taller de planeación con las diferentes unidades médicas y administrativas del Instituto e integra Programa Operativo Anual y archiva para su control y seguimiento.
2 UNIDADES APLICATIVAS
Participan en el taller de planeación, determinan e integran requerimientos en materia de insumos médicos y material de curación, elaboran Cuadro de Requerimientos de Unidad, de conformidad con los instructivos correspondientes y lo entrega al termino del taller de planeación al Departamento de Supervisión y Apoyo Técnico a Unidades Médicas, de manera impresa firmado al calce y margen de cada una de sus hojas y en medio magnético.
3 DEPARTAMENTO DE SUPERVISION Y APOYO TECNICO A UNIDADES
MEDICAS
Recibe Cuadro de Requerimientos de Unidad, revisa, integra Concentrado Estatal de Requerimiento de Insumos Médicos, archiva y espera autorización del presupuesto por parte de la Dirección de Finanzas.
4 DIRECCION DE FINANZAS
Se entera y da a conocer presupuesto al Departamento de Supervisión y Apoyo Técnico a Unidades Médicas, a través de oficio.
5 DEPARTAMENTO DE SUPERVISION Y APOYO TECNICO A UNIDADES
MEDICAS
Recibe oficio, se entera y ajusta Concentrado Estatal de Requerimiento de Insumos Médicos, con base a la disponibilidad presupuestal.
6 DEPARTAMENTO DE SUPERVISION Y APOYO TECNICO A UNIDADES
MEDICAS
Prepara oficio para firma del Coordinador, anexa Concentrado Estatal de Requerimiento de Insumos Médicos y envía de manera impresa y en diskette a la Coordinación de Salud.
7 COORDINACION DE SALUD Recibe oficio y Concentrado Estatal de Requerimiento de Insumos Médicos, revisa, firma oficio y Concentrado Estatal y devuelve al Departamento de Supervisión y Apoyo Técnico a Unidades Médicas.
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NO. RESPONSABLE DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
8 DEPARTAMENTO DE SUPERVISION Y APOYO TECNICO A UNIDADES
MEDICAS
Recibe Concentrado Estatal de Requerimiento de Insumos Médicos, revisa, elabora oficio en original y dos copias y envía: • Original del oficio a la Dirección de Administración. • Primera copia del oficio y Concentrado Estatal de Requerimiento de Insumos Médicos, de manera impresa y
en diskette a la Subdirección de Recursos Materiales. • Segunda copia archiva para su control, previo acuse de recibido.
9 SUBDIRECCION DE RECURSOS MATERIALES
Recibe oficio y Concentrado Estatal de Requerimiento de Insumos Médicos, revisa, se entera y envía al Departamento de Adquisiciones.
10 DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
Recibe oficio y Concentrado Estatal de Requerimiento de Insumos Médicos, revisa, se entera y archiva.
11 DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
Prepara oficio de solicitud de suficiencia presupuestal, obtiene firma del Subdirector de Recursos Materiales, envía el original a la Dirección de Finanzas, archiva la copia para su control y espera contestación de suficiencia presupuestal.
12 DIRECCION DE FINANZAS Recibe original del oficio y lo envía al Departamento de Control Presupuestal para preparar contestación.
13 DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL
Ser entera, prepara oficio de respuesta de suficiencia presupuestal, obtiene firma del Director de Finanzas, envía el original al Departamento de Adquisiciones y archiva la copia para su control.
14 DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
Recibe oficio de respuesta, se entera y archiva.
15 DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
Elabora oficio y envía el original junto con el Concentrado Estatal de Requerimiento de Insumos Médicos al Departamento de Apoyo a Comités y archiva la copia para su control.
16 DEPARTAMENTO DE APOYO A COMITES
Recibe oficio y Concentrado Estatal de Requerimiento de Insumos Médicos, revisa, se entera, archiva y procede a realizar el proceso de adquisición correspondiente.
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NECESIDADES ESPECIFICAS
DEL HOSPITAL
3. DIAGRAMA DE FLUJO
UNIDAD DE INFORMACION, PLANEACION, PROGRAMACION Y
EVALUACION
UNIDADES APLICATIVAS DEPARTAMENTO DE SUPERVISION Y APOYO
TECNICO A UNIDADES MEDICAS
COORDINACION DE SALUD SUBDIRECCION DE RECURSOS
MATERIALES
1 REALIZA TALLER,
INTEGRA Y ARCHIVA
4
PARTICIPAN, DETERMINAN E
INTEGRAN, ELABORAN Y ENTREGA
RECIBE, REVISA,
ARCHIVA Y ESPERA
2
3PROGRAMA OPERATIVO
ANUAL
SE ENTERA Y DA A
CONOCER
CONCENTRADOESTATAL DE
REQUERIMIEN.
CONCENTRADOESTATAL DE
REQUERIMIEN.
OFICIO 1
OFICIO O
A
INICIO
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DIRECCION DE FINANZAS UNIDADES APLICATIVAS DEPARTAMENTO DE
SUPERVISION Y APOYO TECNICO A UNIDADES MEDICAS
COORDINACION DE SALUD SUBDIRECCION DE RECURSOS
MATERIALES
A
5
OFICIO O
RECIBE, SE ENTERA Y
AJUSTA
CONCENTRADOESTATAL DE
REQUERIMIEN.
PREPARA Y ENVIA 6
CONCENTRADOESTATAL DE
REQUERIMIEN.
OFICIO O
OFICIO 1
RECIBE, REVISA, FIRMA Y DEVUELVE
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CONCENTRADOESTATAL DE
REQUERIMIEN.
OFICIO O
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DIRECCION DE FINANZAS DIRECCION DE
ADMINISTRACION DEPARTAMENTO DE
SUPERVISION Y APOYO TECNICO A UNIDADES MEDICAS
COORDINACION DE SALUD SUBDIRECCION DE RECURSOS
MATERIALES
B
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CONCENTRADOESTATAL DE
REQUERIMIEN.
OFICIO 1
C
8
OFICIO O
OFICIO 2
OFICIO O
OFICIO 1
CONCENTRADOESTATAL DE
REQUERIMIEN.
OFICIO O
RECIBE, REVISA,
ELABORA Y ENVIA
RECIBE, REVISA,
ELABORA Y ENVIA
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DIRECCION DE FINANZAS DIRECCION DE
ADMINISTRACION DEPARTAMENTO DE
CONTROL PRESUPUESTAL DEPARTAMENTO DE
ADQUISICIONES SUBDIRECCION DE
RECURSOS MATERIALES
C
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OFICIO 1
D
RECIBE, REVISA, SE ENTERA Y ARCHIVA
10
CONCENTRADOESTATAL DE
REQUERIMIEN.
11
OFICIO O
OFICIO O
OFICIO 1
PREPARA, OBTIENE,
ENVIA, ARCHIVA Y ESPERA
RECIBE, SE ENTERA Y ARCHIVA
13
OFICIO 1
OFICIO 0
PREPARA, OBTIENE, ENVIA Y ARCHIVA
12
OFICIO O
PREPARA, OBTIENE,
ENVIA, ARCHIVA Y ESPERA
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DIRECCION DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE
APOYO A COMITES DEPARTAMENTO DE
CONTROL PRESUPUESTAL DEPARTAMENTO DE
ADQUISICIONES SUBDIRECCION DE
RECURSOS MATERIALES
D
ELABORA, ENVIA Y ARCHIVA
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CONCENTRADOESTATAL DE
REQUERIMIEN.
OFICIO O
PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACION
RECIBE, REVISA, SE
ENTERA, ARCHIVA Y
REALIZA ADQUISICION
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CONCENTRADOESTATAL DE
REQUERIMIEN.
OFICIO O
OFICIO 1
FIN
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VII. FORMATOS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO
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Gobierno del Estado de México Secretaría de Salud Instituto de Salud del Estado de México
Cuadro de Requerimientos de Insumos Médicos
Clave y Nombre de la Unidad (1): Fecha (2):
CLAVE (3)
DESCRIPCION (4)
PRESENTA- CION
(5)
PRECIO ESTIMADO
(6)
ENERO (7)
FEBRERO (8)
MARZO (9)
ABRIL (10)
MAYO (11)
JUNIO (12)
JULIO (13)
AGOSTO (14)
SEPTIEMBRE (15)
OCTUBRE (16)
NOVIEMBRE (17)
DICIEMBRE (18)
TOTAL (19)
IMPORTE (20)
TOTAL (21)
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INSTRUCTIVO DE LLENADO El formato “Cuadro de Requerimientos de Insumos Médicos” será utilizado por las unidades médicas del Instituto para solicitar de manera estandarizada sus requerimientos de insumos médicos, de conformidad con el cuadro básico autorizado.
No. CONCEPTO DESCRIPCION
1
Unidad
Anotar el nombre de la unidad médica que elabora el formato.
2 Fecha Anotar el día, mes y año en que se elabora el formato.
3 Clave Anotar la clave de cada uno de los insumos requeridos, de conformidad con el cuadro básico autorizado.
4 Descripción Anotar el nombre genérico, la forma de presentación y la cantidad requerida de cada uno de los insumos, de conformidad con el cuadro básico autorizado.
5 Presentación Anotar el tipo de presentación de los insumos médicos requeridos, de conformidad con el cuadro básico autorizado.
6 Precio Estimado Anotar el precio estimado de cada uno de los insumos requeridos.
7-18 Enero-Diciembre Anotar la cantidad requerida de cada uno de los insumos por cada uno de los meses del año, de conformidad con la cantidad estipulada en el concepto No. 4.
19 Total Anotar la cantidad que resulte de la sumatoria de los conceptos 7 al 18.
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No. CONCEPTO DESCRIPCION
20 Importe Anotar la cantidad que resulte de multiplicar la columna No. 6 por la columna No. 19.
21 total Anotar la cantidad que resulte de la sumatoria de cada columna comprendida entre la No. 7 a la 18.
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VIII. SIMBOLOGIA
PAQUETE.- Indica un bien o material
OPERACION.- Actividad que cambia o modificael estado del servicio o producto
INSPECCION O VERIFICACION.- Refiereactividad de supervisión, no implica modificacióndel producto o servicio
ACTIVIDAD COMBINADA.- Acción de verificar ymodificar el estado del producto o servicio
ARCHIVO O ALMACENAJE.- Indica cuando unproducto o servicio es guardado, archivado o estápendiente de una siguiente acción
INTERRUPCION DEL PROCESO.- Demora oinactividad del proceso, requerida por el propioproceso
FLUJO DE INFORMACION.- Indica la circulaciónde los documentos o acciones que se realizan entodo el proceso
FLUJO DE INFORMACION A SISTEMASAUTOMATIZADOS.- Transmisión de informaciónpor medios computarizados
FLUJO DE INFORMACION Y RECEPCION DEDATOS O IMPRESOS.- Indica la transmisión deinformación o instrucción para la obtención dedocumentos impresos
FORMATO.- Refiere documento utilizado en el proceso
FORMATO.- Refiere documento utilizado en el proceso, indicando copias
PAQUETE DE DOCUMENTOS.- Utilizado paraindicar un conjunto de diversos documentosutilizados en un paso u operación
REGISTRO.- Se refiere a libro o formato utilizado para registro o bien para consultar documentosarchivados
SISTEMA AUTOMATIZADO.- Se utiliza paraindicar el acceso a un sistema automatizado.Indica programa informático
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CONECTOR PARA INICIO, TERMINACION O CONECCION DE PROCEDIMIENTOS.- Se utiliza al iniciar o finalizar un procedimiento, cuando se conecta con otro o cuando se conecta con otra actividad del mismo procedimiento que no es continua
CONECTOR DE PAGINA.- Utilizado para continuar la paginación entre las actividades del mismo procedimiento
ALTERNATIVA.- Indica la necesidad de decidir entre dos o más opciones
ANEXO DE DOCUMENTOS.- Utilizado para identificar cuando se integran o anexan documentos para proceder a una siguiente acción
TRASLADO O TRANSPORTE.- Indica el desplazamiento físico de servicios o materiales
CLAVES:
FRECUENCIA: D. DIARIO S: SEMANAL Q: QUINCENAL M: MENSUAL B: BIMESTRAL T: TRIMESTRAL C: CUATRIMESTRAL SM: SEMESTRAL A: ANUAL O: OCASIONAL TANTOS (T): O: ORIGINAL O/1: ORIGINAL Y UNA COPIA O/2: ORIGINAL Y DOS COPIAS C: COPIA EN SIMBOLO DE ARCHIVO: F: FINAL O FUERA DE FLUJO
EN DIAGRAMA DE PROCESO OPERACION.- Actividad que cambia o modificael estado del servicio o producto
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XI. VALIDACION
______________________________________
DR. ENRIQUE GOMEZ BRAVO TOPETE SECRETARIO Y DIRECTOR GENERAL
___________________________________________
M. en C. B. ALBERTO ERNESTO HARDY PEREZ COORDINADOR DE SALUD
____________________________________________
LIC. ENRIQUE OLASCOAGA CARBAJAL COORDINADOR DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
__________________________________________
DR. LUIS ESTEBAN HOYO GARCIA DE ALVA DIRECTOR DE SERVICIOS DE SALUD
__________________________________________
LIC. HECTOR ALEJANDRO GUTIERREZ ORDAZ DIRECTOR DE FINANZAS
__________________________________________
DR. JORGE HUGO PAVON ROMERO SUBDIRECTOR DE ATENCION MEDICA
___________________________________________
M. en A. FRANCISCO BERTERAME BARQUIN DIRECTOR DE ADMINISTRACION
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__________________________________________
ING. ENRIQUE VINCENT DAVILA JEFE DE LA UNIDAD DE INFORMACION, PLANEACION,
PROGRAMACION Y EVALUACION
__________________________________________
C. HUGO ESPINOZA LASTIRI SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES
_________________________________________
C.P. ALFREDO CEBALLOS LECHUGA SUBDIRECTOR DE TESORERIA Y CONTABILIDAD
___________________________________________
L.A.E. MARTHA MEJIA MARQUEZ JEFE DE LA UNIDAD DE MODERNIZACION ADMINISTRATIVA
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MP/ 074 © Instituto de Salud del Estado de México Coordinación de Administración y Finanzas Abasto de Insumos Médicos
Responsables de su integración Lic. Víctor Flores Silva
Toluca, México Septiembre, 2004