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PROCED'IMIENTODE CONTROL PATRIMONIALP·AP-01-12

1. OBJETIVO

Establecer los mecanismos y criterios uniformes y homogéneos para el control, la fiscalización yla identificación de bienes de la UAT, contribuyendo de estamanera en fortalecer una administración ordenada, eficiente y funcional.

2. ALCANCE

El proceso de administración comprende los procedimientos de alta, registro en el inventario,verificación, cambio de destino, disposición final, baja y control de inventario de bienes, entre otros.

SIF:CONAC:

Sistema De Información Financiera,Consejo Nacional de Armonización Contable

\3. DEFINICIONES YIO ABREVIATURAS

UAT: Universidad Autónoma de TamaulipasDEPENDENCIA: Centro de Educación Superior, Dirección de Area, Coordinación de Área.

Es el titular de la dependencia que firma como responsable ante la DirecciónRESGUARDANTE: de Control Patrimonial y el Órgano Interno de Control de la Universidad por

los activos.SUBRESGUARDANTE: Usuario del activo.

Documento mediante el cual se le asiqna el bien al empleado, con laRESGUARDO: finalidad de tener un control de los mismos responsabilizándolo de su uso

y cuidado.

PATRIMONIO O RIQUEZA: Es el conjunto de bienes y derechos de una persona, empresa o país en unmomento determinado y tiene un valor económico. El patrimonio puede sergravado por deudas y otras relaciones jurídicas susceptibles de repercusióneconómica. El patrimonio está constituido por bienes mmuebles, muebles, títulos,valores, derechos intangibles, acciones, obligaciones y deudas, entre otros.

3.1. CONCEPTOS BÁSICOS GENERALES

BIEN: Objeto de aprobación empleado para satisfacer alguna necesidad, cosas oderechos susceptibles de beneficio de carácter patrimonial. Elemento de fortunao riqueza susceptible de aprobación en provecho de un individuo o de unacolectividad.

BIENES MUEBLES: Son mercancías cuya vida útil es mayor a un año y son susceptibles de sertrasladados de un lugar a otro sin alterar su forma, ni su esencia como; mobiliarioy equipo de oficina, maquinaria y automóviles, entre otros.

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PROCEDIMIENTO DE CONTROL PATRIMONIALP-AP-01-12

BIENES INMUEBLES: Son aquellos que no se pueden trasladar sin alterar en algún modo, su forma osustancia, siendo unos por naturaleza y otros por disposición legal (el conceptode bienes inmuebles ha sufrido transformaciones en nuestro tiempo, debido a losadelantos tecnológicos que permiten trasladar bienes inmuebles de un lugar aotro sin alguna alteración como ejemplo: monumentos históricos oarquitectónicos).

BIENES DEL DO'MINIO'PÚBLICO': Recursos físicos u objetos sometidos exclusivamente a la jurisdicción ycompetencia de los gobiernos estatales, municipales o de organismos autónomosen su caso, son bienes inalienables, imprescriptibles, inembargables y no estánsujetos a gravamen o afectación de dominio alguno, acción reivindicatoria o deposesión definitiva o posesional, mientras no se pierdaeste carácter. Los órganosde gobierno y los particulares solo podrán adquirir sobre el uso, aprovechamientoy explotación de estos bienes los derechos que la ley establezca. Además seclasifican en bienes de uso común y bienes destinados a un servicio público.

CO'NTRO'LINTERNO': Se define como el plan que nos permite conocer y estudiar el manejo de lahacienda pública y su patrimonio, analizando su estructura organizacional,permitiéndonos estudiar y evaluar las operaciones sustantivas, la puesta enmarcha.delas acciones de modernización y desarrollo administrativo implantadasque permiten determinar el grado de cumplimiento de los objetivos, metas yprioridades.

INVENTARIO FíSICO': Es la verificación periódica de las existencias con que cuenta la Universidad.

INVENTARIO': Recuento y control de los bienes muebles e inmuebles. Su finalidad es llevar acabo un registro de la existencia, cantidad, características, condiciones de uso yvalor, así como de las personas encargadas de su manejo y custodia.

BAJA DE BIENES: Proceso administrativo que se sigue para eliminar un bien del dominio público delos inventarios de una unidad administrativa bajo su responsabilidad y resguardo.

4. RECURSO'S

4.1 HUMANO'S

Todo aquel puesto de la organización que tenga a su cargo patrimonio de la UAT.

Documento controlado por elSIGC por medios electrónicos. Esta versión es vigente si se consulta en el sistema de administración y control de documentosFormato de procedimiento R·AP-o~-o~-o~ Ver. 3 ACT. 2olo2/20.~8

IIUAT Secretaría deAdministración

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Versi.ón:3

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Puesto ResponsabilidadesCoordinar y controlar las actividades que le corresponden

DIRECTOR DE CONTROL PATRIMONIAL a cada empleado, dar seguimiento a las actividades paraapoyar en dudas y aclaraciones. Delegar obligaciones a losem_QIeados,etc.

COORDINADOR DE CONTROL DE Registro, control y supervisión de bienes inmuebles de laINMUEBLES Universidad, desincorporación de bienes muebles de

estimaciones de obras, etc.

COORDINADOR DE CONTROL Altas y bajas de seguros de vehículos oficiales yVEHICULAR particulares, pago de impuestos y derechos de vehículos

oficiales.

COORDINADOR DE BIENES MUEBLES Actualización de inventarios, visita física, control deexpedientes, etc.

COORDINADOR DE OPERACIONES Es el encargado de realizar los trámites legales, bajas dePATRIMONIALES placas, encargada de Seguros Paquete Empresarial y

Aeronave.Recepción de Bienes Muebles nuevos, recepción de

COORDINADOR DE CONSOLIDACiÓN Y Bienes Muebles usados, Clasificación de Bienes MueblesREAPROVECHAMIENTO DE BIENES usados, entrega de Bienes Muebles al usuario final,

Elaboración de Acta Circunstancial de Hechos para la bajade Bienes Muebles inservibles.

El Órgano Interno de Control, el Abogado General y el Comité de Operaciones Patrimonialescoadyuvan con la Dirección de Control Patrimonial en algunas etapas del procedimiento.

4.2 INFRAESTRUCTURA

Computadoras PC, computadora laptop, impresoras de código de barras Zebra Z4M, impresoraconvencional, terminal portátil con lector integrado para toma de fotografías y firmas electrónicas,cámaras digitales, copiadora, escáner, engargoladora, etc.

4.3 AMBIENTE DE TRABAJO

Condiciones adecuadas para el desarrollo de las actividades realizadas.

5. DESARROLLO

5.1 PLANEACIÓN

Documento controlado por el SIGCpor medios electrónicos. Esta versión es vigente si se consulta en el sistema' de administración y control de documentosFormato de procedimiento R·AP-01-01-mVer. 3 ACT.20102/2018

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El Director de Control Patrimonial revisara anualmente el método de detección de adquisicionesde activos fijos, su control, reasignación y baja, incluido el sistema de identificación, los registros quegenera la actividad, y el recurso humano necesario para llevar a cabo el programa.

5.2 DESARROLLO

El registro de bienes en el inventario se realiza conforme las Normas, Acuerdos, Lineamientos yDisposiciones emitidas por el Consejo Nacional de Armonización Contable (CONAC), además de lodispuesto en el Reglamento de Control Patrimonial de la Universidad Autónoma de Tamaulipas (UAT). .

\5.2.1. PROGRAMA DE ACTUALIZACiÓN DEL INVENTARIO DE BIENES

El.Director de Control Patrimonial elabora el Plan de levantamiento de Inventarios de BienesMuebles e Inmuebles, con la intervención y conformidad del Órgano Interno de Control. Dicho planoontempla la visita a las diferentes dependencias para realizar el inventario de bienes; las visitas Sérealizan anualmente con base a la disponibilidad presupuestal y al calendario académico o administrativode las dependencias.

5.2.2. CRITERIOS GENERALES

El resultado de los inventarios representa el valor de los bienes propiedad de la universidad,destinados a la venta, a la producción o para su utilización.

En el reconocimiento inicial y posterior de activos, se aplicarán los criterios estableoidos en lasPrincipales Reglas Generales y Específicas del Registro y Valoración del Patrimonio emitidos por laCONAC, así como en las reglas establecidas para la ejecución de los diversos programas yproyectos.

Tratándose de adquisiciones de bienes muebles, con un costo igualo mayor a 15 veces el salariomínimo general vigente del país, deberán registrarse contablemente como un aumento en el activo yaquellas con un importe inferior se registrará contablemente como un gasto, en ambos casos seafectará el presupuesto de egresos en la partida y programas correspondientes.

En complemento al párrafo anterior, tratándose de adquisiciones de bienes muebles con un costomenor a 15 veces el salario mínimo general vigente del país, deberán registrarse contablementecomo activo los conceptos siguientes:

Muebles de oficina y estantería tales como: estantes, percheros, escritorios, sillas y mesas (aexcepción de aquellas fabricadas mediante inyeoción de plástico), sillones, anaqueles, archiveros,libreros, pupitres, caballetes, restiradores.

Mobiliario y equipo educacional y recreativo tales como: muebles especializados para uso escolar,aparatos para parques infantiles, mesas especiales de Juegos.

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Equipo de comunicación y telecomunicaciones tales como: aparatos de comunicación satelital,microondas, trasmisores receptores; radar, sonar, radionavegación y video; amplificadores, equipostelefónicos, telegráficos, fax.

Equipo de cómputo y de tecnología de la información tales como: servidores, computadoras, lectoras,terminales, tableros de control, equipos de conectividad, unidades de almacenamiento, impresoras,lectores ópticos y magnéticos.

Equipos de aparatos audiovisuales tales como: proyectores, micrófonos, grabadores, televisores,pedestal para micrófono, diademas o audífonos.

El acervo bibliográfico (libros, enciclopedias y otras publicaciones) no deberá considerarse comoinventario del activo fijo; sin embargo se requiere un control por ser susceptibles de inventariarse,esto de acuerdo a las políticas internas que para tal fin establezca el área correspondiente de laUniversidad.

El valor de adquisición de bienes comprenderá el precio de compra, incluyendo el Impuesto al ValorAgregado (en aquellos casos que no sea acreditable), aranceles de importación y otros impuestosque no sean recuperables, así como otros gastos asociados directa e indirectamente a la adquisición,los cuales se considerarán como costos acumulados. Se exceptúa de incluir ellVA a las actividadesy servicios brindados por CEPROTAM, CIDIPORT y por el Instituto de Ingeniería y Ciencias, así comopor todo centro profesional de la Universidad que se encuentre en un futuro bajo el mismo tratamiento.

Los activos intangibles refieren el monto de derechos por el uso de activos de propiedad industrial,comercial, intelectual y otros. Los desembolsos posteriores a la adquisición de un activo intangibledeben incorporarse en el activo sólo cuando sea posible que este desembolso vaya a permitir a dichoactivo generar rendimientos económicos futuros o un potencial de servicio y el desembolso puedaestimarse y atribuirse directamente al mismo. Cualquier otro desembolso posterior debe reconocersecomo un gasto en el resultado del ejercicio.

Se consideran como activo fijo los bienes intangibles, tales como licencias de permiso de software,redes de cómputo y disco duro entre otros, siempre y cuando contemplen en su periodo mayor un (1)año de vigencia y garantía como mínimo, sin embargo se deberá establecer controles internos porpartede la Dirección de Tecnologías de la Información hacia los servidores públicos correspondientespara su salvaguarda.

Los programas informáticos integrados en un equipo que no puedan funcionar sin él, serán tratados r:-ycomo elementos del activo. Lo mismo se aplica al sistema operativo de un equipo de cómputo.

En ningún caso podrán figurar en el activo los gastos de mantenimiento de la aplicación informática.

Tratándose específicamente del registro y control de vehículos automotores estos deberán contenercomo mínimo, un número de serie, sea por el chasis o por el número de motor según corresponda.

Documento controlado por el SIGCpor medios electrónicos. Esta versión esviqente si se consulta en el sistema de administra ón y control de documentosFormato de procedímíento R-AP-01-oJ.,01Ver. 3 ACT. 20/02/2018

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Las reconsfrucciones, adaptaciones o mejoras, será capitalizable el costo incurrido cuando prolonguela vida útil del bien, por lo tanto incrementan su valor y la vida útil estimada en un principio para elbien original.

Los muebles y equipos que son adquiridos para adicionarse e incorporarse a un bien inmueble,mediante la ejecución de obra pública nueva o por remodelaciones, se consideran activos sujetos ainventariarse. Las dependencias encargadas de la ejecución, recepción, supervisión y control de obracoadyuvarán con laDirección de Control Patrimonial en el procedimiento correspondiente.

Los terrenos y los edificios son activos independientes y se tratarán contablemente por separado,incluso si han sido adquiridos conjuntamente. Los terrenos tienen una vida ilimitada y por tanto no sedeprecian. Los edificios tienen una vida limitada y, por tanto, son activos depreciables. Un incrementoen el valor de los terrenos en los que se asienta un edificio no afectará a la determinación del importedepreciable del edificio.

En el caso de los bienes inmuebles, no podrá establecerse un valor inferior al catastral que lecorresponda.

Todo elemento componente de los bienes muebles e inmuebles que haya sido objeto de venta odisposición por otra vía, debe ser dado de baja del balance, al igual que cualquier elemento del activoque se haya retirado de forma permanente de uso, siempre que no se espere obtener rendimientoseconómicos o potencial de servicio adicionales por su disposición final.

En caso de no conocerse el valor de adquisición de algún bien, el mismo podrá ser asignado, parafines de registro patrimonial, considerando el valor de otros bienes con características similares o, ensu defecto, el que se obtenga a través de otros mecanismos que se juzgue pertinente.

La Universidad publicará el inventario de sus bienes a través de internet, el cual será actualizado ovalidado, por lo menos, cada seis meses.

Cuando se realice la transición de una administración a otra, los bienes que no se encuentreninventariados o estén en procesode registro y hubieren sido recibidos o adquiridos durante el encargode su administración, deberán ser entregados oficialmente a la administración entrante a través deun acta de entrega y recepción. La administración entrante realizará el registro e inventario y seformalizará al cumplir con el procedimiento de alta correspondiente descrito en el presente procesode Administración de Inventarios de Bienes Muebles e Inmuebles.

5.2.3. ACTUALIZACiÓN PERMANENTE DEL INVENTARIO.\

"Alta, Registro y Control de Bienes".

Documento controlado por el SIGCpor medios electrónicos. Esta versión es vigente si se consulta en el sistema de administración y control de documentos... ~- Formato de'procedimiento R_-AP-01-01-01Ver. 3 ACT.20/02/2018

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\

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El alta de bienes en el inventario es simultánea con la recepción definitiva del bien, Los motivosde las altas pueden ser:

1) Compra;2) Donación,3) Transferencia y comodato; o4) Verificación de inventarios

Todos los eventos que afecten económicamente a la Universidad, serán Cuantificados entérminos monetarios y se registrarán al costo histórico o al valor económico más objetivo, registrándoseen moneda nacional.

El costo histórico de las operaciones corresponde al monto erogado para su adquisición conforme ala documentación contable original justificativa y comprobatoria, o bien a su valor estimado o deavalúo en caso de ser producto de una donación, expropiación, adjudicación o dación en pago,

El valor de los bienesmuebles al momento de efectuar su alta en los inventarios será el utilizado parael registro de su recepción, Es decir, el valor de adquisición, el estimado cuando haya sido donado oel valor asignado de acuerdo al costo de producción cuando fuera de fabricación o transformaciónpropia,

El alta de los bienes se genera a partir de la adquisición de los activos mediante el soporte documental(póliza, factura, entrada a almacén y requisición), Dicha información es registrada en el Sistema deInformación Financiera (SIF), sistema digital que permite obtener un adecuado control del patrimonio, Endicha actividad se asienta el valor, uso o destino de los bienes,se determina la cantidad y el estado físicode los mismos, se asienta la información contable, presupuestal y técnica correspondiente,

Para el registro de los bienes, el SIF genera automáticamente un número de inventario único, el cualpermite la identificación del bien, así como también, conocer la ubicación del mismo,

Posteriormente, se imprime la etiqueta correspondiente, la cual está conformada por un código debarras, el número de inventario y la clasificación a la que pertenece, esto para tener un mejor controlsobre los bienes,

Cuando la cantidad y diversidad de materiales y productos dificulte el registro de los bienes, éstepuede efectuarse por resúmenes o grupos de artículos, siempre y cuando aparezcan discriminados comoregistros auxiliares identificándolo por unidades, grupos homogéneos y/o lote no etiquetables. """

5.2.4. LEVANTAMIENTO Y CONTROL DE INVENTARIO DE BIENES MUEBLES

El levantamiento de inventario o la actualización del mismo, es la verificación periódica de lasexistencias con que cuenta la Universidad, debiendo llevar a cabo una práctica por lo menos una vez alaño y básicamente al cierre del ejercicio. Lo anterior para contar con información actualizada que permitaconocer al momento, cuántos y cuáles son Jos bienes muebles que se tienen, así como las áreas a lasque están asignados para poder tomar decisiones en el manejo y administración de los mismos. Dichaactividad será coordinada por la Dirección de Control Patrimonial y la participación directa de cadadependencia de la Universidad, posteriormente los resultados deberán conciliarse con la informacióndisponible en el sistema,

Documento controlado por el SIGCpor medios electrónicos. Esta versión esvigente si se consulta en el sistema de administración y control de documentosFormato de procedimiento R-AP'-Ol-Ol-Ol Ver, 3 ACT,20/02/2018

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PROCEDIMIENTO DE CONTROL PATRIMONIALP"AP-01-12

Para proceder con la actualización del inventario, se deben tener las etiquetas impresas, así comolos listados de bienes adquiridos por cada dependencia en el periodo a inventariar, los cuales se obtienenmediante el SIF como un Reporte por Ej.ecutora R-AP-01-12-01.

Ya que se cuenta con la documentación, se contacta a la dependencia para programar la visitafísica, en la cual se localizan los bienes, se coloca la etiqueta correspondiente, se toman fotografías delos bienes, se verifica el estado en el que se encuentran y se obtiene la información del usuario final(nombre y número de empleado) de cada bien, para el Reporte por SubResguardante R-AP-01-12-02o Resguardo Vehicular R-AP-01-12-03 según sea el caso.

Los bienes no localizados en las dependencias de la universidad, se detallan en el formato deReporte de Activo No Localizado R-AP-01-12-05, el cual es turnado al titular del área a efecto de queproporcione los elementos necesarios u observaciones que permitan su verificación física o su depuracióndel inventario. '\IPara regularizar aquellos bienes muebles con estatus "no localizado" por razón no coincidirfísicamente con las especificaciones de marca y/o modelo y/o código de identificación individual delequipo asignado por el fabricante y/o número de serie amparadas con el soporte documentalcorrespondiente (factura o estimación de obra), pero que cuentan con las mismas caracterfsticas técnicasde los bienes amparados por el soporte documental, será necesario ajustarse al siguiente procedimiento:

1. La Dirección de Control Patrimonial solicitara a las áreas responsables documento oficial en el que valideny especifiquen que las características técnicas del bien localizado físicamente corresponden a las del bienamparado con el soporte documental.

Las Areas responsables de emitir el documento de validación serán:

• Para aquellos activos que se originen por Contratación de Obra, será la Dirección Construccióny Conservación.

• Para los demás activos, será la Dirección de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.

2 La Dirección de Control Patrimonial, una vez recibido el documento oficial a que hace referencia el puntoanterior, deberá poner a consideración ante el Comité de OperacionesPatrimoniales aquellos casos queexistan con bienes en esta snueoion, adjuntando los documentos en los cuales las áreas responsablesvalidan y especifican que las característioas técnicas del bien localizado físicamente corresponden a Ide los bienes amparados con el soporte documental correspondiente, para que en su caso el Comitéemita un acuerdo en el que instruya a la Dirección de Control Patrimonial para que proceda al registro delos bienes, con las esoecltíceciones (marca, modelo, código de identíficación individual del equipoasignado por el fabricante, número de serie) que se encuentran físicamente en los activos.

3 Una vez formalizado el acuerdo antes mencionado, la Dirección de Control Patrimonial deberá modificarlas especificaciones de los bienes y cambiar su estatus a "localizado" en el sistema SIF, además de

Documento controlado por elSIGC por medios electrónicos. Esta versión es viqente si se consulta en el sistema de admi nistración y control de documentosFormato de procedimiento R-AP-oJ.-oJ.-oJ.Ver. 3 ACT.20/02/20J.8

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Cláusula:7.1.3

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imprimir y colocar la etiqueta de identificación de inventario en el bien e imprimir y formalizar losresguardos correspondientes.

Si el activo fijo es intangible, delicado yl o especializado, se registra en el Reporte de ActivosNo Etiquetables R-AP-01-12-04. En ambos casos, la etiqueta se coloca en el reporte.

Lasdependencias cuentan con recursos propios para la adquisición de bienes, los cuales tambiénse identifican y registran en la visita física.

En el caso de las transferencias de activos, activos no localizados, o irregularidades identificadasal momento de la visita, se notifican al Órgano Interno de Control, la cual decidirá cómo proceder. Lasinconsistencias deberán ser revisadas, identificando movimientos (altas, transferencias y bajas) noregistrados y proceder a su regularización tanto en el inventario como en la contabilidad.

Para concluir la visita física, se levanta un acta de cierre en la cual se menciona cualquier \" '.irregularidad identificada, anexando oficios y/o solicitudes por parte de la dependencia, dicha acta seanexa en el expediente de la dependencia correspondiente.

Posteriormente el personal de Control Patrimonial, realizará los Reporte por SubResguardanteR-AP-01-12-02 o Resguardo Vehicular R-AP-01-12-03 según sea el caso, y realizará unasegunda visitapara la firma de los mismos. Dichos resguardos serán anexados al expediente de la dependenciacorrespondiente.

Para finalizar se crea un Reporte Final de cada dependencia inventariada, el cual está compuestpor oficios, reportes, solicitudes, fotografías, y toda la información que se recabó durante.la visita.

Se procederá a la baja de los bienes realizándose el procedimiento administrativocorrespondiente, notificándose al Órgano Interno de Control de la Universidad cuando:

a) Como resultado de la realización de inventarios los bienes no sean localizados, se efectuarán lasinvestigaciones necesarias para su localización. Si una vez agotadas las investigacionescorrespondientes los bienes no son encontrados, se levantará el acta administrativa y se turnará alÓrgano Interno de Control para el dictamen procedente y los efectos correspondientes.

b) El bien se hubiere extraviado, robado o siniestrado.,se deberá levantar acta administrativa haciendo ~constar los hechos, así como cumplir los demás actos y formalidades establecidas en la legislaciónaplicable en cada caso. En los que se requiera la transmisión de dominio a favor de las aseguradoras,se procederá previamente a su desincorporación del régimen de dominio público.

Periódicamente debe realizarse la depreciación de los bienes de acuerdo a la normatividad emitidapor el CONAC. Asimismo las mejoras que sufran los bienes en su proceso de conservación debenreflejarse en la valuación.

Nota 1. Los vehículos de uso operativo deberán exhibir en sus portezuelas delanteras o en algúnlugar visible la identificación oficial de la Universidad mediante calcomanía o rotulado permanente.

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Aquellos que por naturaleza de las funciones de las unidades administrativas, no deberán contar conesta identificación, tendrá que tener la autorización del Órgano Interno de Control de la Universidad,

Nota 2. Para el registro en el inventario correspondiente del equipo de cómputo deberá asignarsecomo un todo, incluyendo en el resguardo cada uno de los componentes que lo integran.

En el caso del alta de vehículos, también considerados bienes muebles, posterior al procedimientoantes mencionado, se procede al aseguramiento del mismo, el cual se realiza mediante lo establecido enla Instrucción de Trabajo para Aseguramiento de Vehículos IT-AP-01-12-02.

5.3 DISPOSICiÓN FINAL Y BAJA DE BIENES MUEBLES

El Comité de Operaciones Patrimoniales de la Universidad de acuerdo a las disposicionesaplicables autorizará en su caso, la disposición final de bienes previo dictamen de no utilidad observandoel procedimiento establecido por el Reglamento de Control Patrimonial.

La Universidad sólo operará la baja de sus bienes en los siguientes supuestos:

1. Cuando se trate de bienes no útiles, y2. Cuando el bien se hubiere extraviado, robado o siniestrado, debiendo levantar acta comoconstancia de los hechos y cumplir con las formalidades establecidas en las disposiciones legalesaplicables.

Las dependencias de la UAT que lo requieran, podrán solicitar por oficio dirigido al Director dl'\Control Patrimonial la baja, transferencia o cambio de subresguardante de un bien, siguiendo ~ '\procedimiento especificado en la Instrucción de Trabajo para la Baja, Transferencia o Cambio deSubresguardante de Bienes Muebles IT-AP-01-12-01.

5.3.1. BAJA DE BIENES MUEBLES POR OBSOLESCENCIA

Los bienes muebles no útiles y sujetos de baja, deberán contar con un dictamen de afectación,justificando que por sus características y condiciones de uso, los bienes son susceptibles de serconsiderados como inservibles o que se haya determinado que su reparación es incosteable para la""",-- ./universidad. El Comité una vez concluido el procedimiento, emitirá el acuerdo correspondiente mediante yel cual se formalizará el destino final o la baja de los bienes.

Para el caso de equipo de cómputo podrá considerarse como no utilidad la obsolescencia delmismo, siempre y cuando no exista dentro de la Universidad un uso alternativo que justifique supermanencia.

\5.3.2. BAJA DE BIENES MUEBLES POR ROBO O SINIESTRO

Documento controlado por el SIGCpor medios electrónicos. Esta versión es vigente si se consulta en el sistema de administración y control de documentosFormato de procedimiento R-AP-ol.·ol.·Ol. Ver. 3 ACT.20/02/2018

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Secretaría deAdministración

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Cláusula:7:1.3

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En el caso de extravío o siniestro de bienes se dará inicio al procedimiento de baja con lapresentación del acta circunstanciada de hechos; la Dirección de Control Patrimonial emitirá el dictamende afectación correspondiente; en el caso de bienes robados se dará aviso al Abogado General para suparticipación directa en la presentación de la denuncia correspondiente,

Para llevar a cabo este procedimiento de baja, es necesario contar con un expediente quecontenga la siguiente documentación:

• Acta del Órgano Interno de Control o documento donde se informe del robo o accidente delbien, señalando en la misma, si se finca o no responsabilidad.

• Dictamen de afectación emitido por la Dirección de Control Patrimonial, mediante el cual seproponga el destino final del bien.

• Copia certificada u original del acta del ministerio público• Copia de la póliza del seguro y/o copia del dictamen del seguro, en su caso• Constancia de ingreso a la Secretaría de Finanzas• Registro de la baja en la actualización del inventario• Registro contable por la baja.

5.3.3. BAJA DE BIENES MUEBLES POR ENAJENACiÓN;

La Universidad a través del Comité y previo dictamen de afectación podrá enajenar bienesmuebles mediante licitación pública, invitación a cuando menos tres personas y por invitación interna atrabajadores universitarios.

El estudio contará con la siguiente documentación:

La Dirección de Control Patrimonial, deberá contar con un estudio técnico, en el que justifiqueque los mismos, por sus características o condiciones de uso son susceptibles de enajenación.

• Fotografías que muestren el estado actual de los bienes muebles• En caso de vehículos, avalúo por perito calificado en la materia, el cual debe ser en hoja

membretada con firma y sello de quien lo emita.• Acta del comité donde se autorice la baja del bien, especificando los motivos de la baja y

destino de los recursos.

El Comité una vez concluido el procedimiento, emitirá el acuerdo correspondiente mediante el cualse formalizará el destino final o la baja de los bienes.

• Si el destino final es la destrucción de los bienes muebles, ésta deberá realizarse enpresencia del Director de Control Patrimonial, del Titular del Órgano Interno de Control y delAbogado General de la Universidad, se levantará constancia documental y evidenciafotográfica de los hechos; a dicho evento se podrá invitar como testigo a la Auditoría Superiordel Estado.

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• Registrar la baja de los bienes muebles, en la actualización de inventarios del mescorrespondiente y en el inventario de bienes muebles.

Nota 3. Para la baja de activos fijos, adicionalmente el procedimiento deberá ajustarse a loprevisto en el Reglamento de Control Patrimonial.

En el caso de la baja de vehículos declarados por la aseguradora como pérdida total por robo odaños materiales, se realiza el procedimiento establecido en la Instrucción de Trabajo para el Trámitede Indemnización de Vehículos por Siniestro IT-AP-01-12-03.

5.3.4. BAJA DE BIENES MUEBLES POR INSERVIBLES U OBSOLETOS MEDIANTE ACTAADMINISTRATIVA. \

En los casos en que una dependencia solicite por oficio; la baja de bienes muebles por inservibleu obsoletos deberá sujetarse al siguiente procedimiento:

• La dependencia solicitante de la baja deberá elaborar oficio dirigido a la Dirección de ControlPatrimonial, solicitando la baja de los activos considerados inservibles u obsoletos, en el quedeberá especificar la descripción de cada bien, así como él número de inventario y a falta deeste número de serie del mismo.

• La Dirección de Control Patrimonial, al recibir el oficio de solicitud de baja de bienes mueblesusados por inservibles u obsoletos por parte de una dependencia, se coordinará con el ~Órgano Interno de Control, para entender 10,. solicitado y proceder a su des,trucción o ventadirectamente a un tercero, siempre y cuando el importe total de los bienes muebles aenajenar no exceda a 72 días de salario mínimo general vigente del país y como resultadose emitirá una acta administrativa que valide el acta y permita a su vez formar parte deldictamen, que deberá someterse a la consideración del Comité de OperacionesPatrimoniales para su acuerdo final.

• El personal comisionado, deberá obtener evidencia fotográfica de los bienes en el oficio desolicitud de baja y en su caso, anexar la ficha del depósito bancario correspondiente.

• Una vez terminado el procedimiento, la Dirección de Control Patrimonial, a través delSecretario Ejecutivo del Comité de Operaciones Patrimoniales, presentará al Comité eldictamen de afectación, con el fin de que se autoricen las bajas de dichos bienes delpatrimonio de la Universidad.

5.4 PROCESODE ADMINISTRACiÓN DE BIENES INMUEBLES.

El proceso de administración comprende los procedimientos de alta, avalúo, asignación o cambiode destino, desincorporación y disposición, entre otros. Se incluye terrenos, viviendas, edificios nohabitacionales, infraestructura y otros bienes inmuebles.

Documento controlado por el SIGCpor medios electrónicos. Esta versión es vigente si se consulta en el sistema de administración y control de documentosFormato de procedimiento R·AP-ol.-01-0J.Ver. 3 ACT.20/02/2018

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Secretaría deAdministración

VflRDAI>. BEL'I.EZA. PRO.IIMO


Fecha actualtzactén:28/05/2018

Cláusula:7.1.3

Versión:3

Página:

13 de 21


Conforme el Estatuto Orgánico de la Universidad, los bienes inmuebles que forman parte delpatrimonio universitario y que estén destinados a sus servicios, serán inalienables y sobre ellos laInstitución no podrá constituir ningún gravamen. Cuando un inmueble deje de ser útil a la Universidad,podrá ser enajenable por acuerdo de la Asamblea Universitaria y previo informe del Patronato.

El valor de los bienes inmuebles al momento de efectuar su alta en los inventarios de activo fijo,será el de su adquisición. Respecto de los bienes inmuebles construidos por la misma Universidad, elvalor se asignará de acuerdo al costo de inversión realizada en el mismo. En ningún caso se deberáestablecer un valor inferior al catastral que le corresponda.

5.4.1. ALTA DE UN INMUEBLE

Las altas, pueden ser por:1) Adquisición,2) Nacionalización,3) Expropiación,4) Donación,5) Regularización,6) Otro(s). Cualquier otro acto jurídico que trasmita el dominio.

\Lo anterior, considerando la normativa aplicable en cada caso.

5.4.2. AVALÚO DE INMUEBLES

Los avalúos serán realizados de acuerdo a las normas, procedimientos, criterios y metodologíasde carácter técnico que dicten las autoridades en las materias a nivel federal, estatal y municipal.

5.4.3. ASIGNACiÓN O CAMBIO DE DESTINO

El cambio de destino de un inmueble puede ser dispuesto por la Asamblea General para atenderlas necesidades de la misma institución.

5.4.4. DESINCORPORACIÓN

La desíncorporaclón de los inmuebles se materializará cuando se dicte el correspondiente acto yadministrativo por la Asamblea Universitaria, a solicitud del responsable inmobiliario previo dictamen eafectación que emita el Comité de Operaciones Patrimoniales, cuando los bienes no sean útiles para I ~Universidad.

Los actos de administración que requieren la desafectación previa del bien son realizados a travésde la Asamblea Universitaria. El acto por el cual se aprueba la disposición genera automáticamente elregistro contable dando de baja en el patrimonio el respectivo bien.

5.5 ALMACÉN

Documento controlado por el51GC por medios electrónicos. Esta versión es vigente si se consulta en el sistema de administración y control de documentosFormato de procedimiento R-AP-o~-o~-o~ Ver. 3 ACT. 2olo2/20~8

ISecretaría deAdministración


Fecha.actualización:28/05/2018

Cláusula:7.1.3

Versión:3

Página:

14 de 21


La Universidad cuenta con un almacén de concentración de bienes muebles nuevos o aquellosusados declarados como no útiles por las diversas dependencias.

• Para el caso de entrada de bienes muebles al almacén, se deberá utilizar el Registro deEntradas al Almacén R-AP-01-12-06.

• Para el caso de salida de bienes muebles del almacén, se deberá utilizar el Registro deSalidas del Almacén R-AP-01-12-07.

5.5.1 PROCEDIMIENTO PARA ESTABLECER EL DESTINO FINAL DE LOS BIENES USADOSDECLARADOS COMO NO ÚTILES: \a) Las dependencias solicitarán la baja de los bienes muebles considerados como no útiles, mediante

oficio dirigido a la Dirección de Control Patrimonial, el cual deberá contener la descripción del bien,número de inventario y número de serie;

b) El personal de la Dirección de Control Patrimonial clasificará los activos recibidos con el fin dedeterminar su reparación o resguardo para futuras transferencias o en su caso;

c) Se emitirá dictamen de afectación a dichos bienes, cuyo destino final sea la enajenación, destruccióno donación;

5.5.2 PROCEDIMIENTOS PARA ENTREGA DE BIENES MUEBLES NUEVOS:

d) Se dará cuenta al Comité de Operaciones Patrimoniales, para efecto que autorice el dictamen deafectación correspondiente.

El personal de la Dirección de Control Patrimonial, lIevaraa cabo lo siguiente:a) Recibirán del proveedor los bienes muebles que se adquieran por medio del departamento de

adquisiciones y otras dependencias;

b) Cotejaran los bienes muebles recibidos contra la factura correspondiente y en su caso contra elproyecto del cual provengan los recursos para su adquisición;

e) Registrarán los bienes en el Sistema De Información Financiera, denominado SIF;

d) Se elaborarán los resguardos y etiquetas de control de inventario correspondientes a cada bien;

e) Se colocarán etiquetas, se firmarán los resguardos y se entregarán a las dependenciascorrespondientes.

6. EVALUACiÓN DEL DESEMPEÑO

Documento controlado por el SIGCpor medios electrónicos, Esta versión es vigente si se consulta en el sistema de administración y control de documentosFormato de procedimiento. R-AP~o~-o~-o~Ver. 3 ACT. 20/02/2018

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Fecha creación: Fecha actualización: Cláusula: Versión: Página:27/03/2017 2,8/05/2018 7.1.3 3

15 de 21


6.1 SEGUIMIENTO

Dando seguimiento a la Actualización de Inventario planteado para el presente año.

Instrumento(s) utilizado(s) para el monitoreo: Calendario de Avances por Dependencia.

Periodicidad: Permanentemente Actualizado

Mes o meses de aplicación y presentación del monitoreo: Se actualiza permanentemente

6.2 MEDICiÓN \Cumplímento al 90% de las actividades programadas

Actividades realizadas/actividades programadas * 100

6.2.1 INDICADORES

Actividades realizadas/actividades programadas * 100

NOTA: El porcentaje de avance de un año corresponde al indicador del levantamiento de inventario deactivos adquiridos el año anterior.

Periodicidad: Se actualiza permanentemente.

Mes o meses de generación del indicador: Se a.ctualizapermanentemente

Mes o meses de presentación de resultados: Se actualiza permanentemente.

Cálculo de resultados: Se actualiza permanentemente,Actividades realizadas/actividades programadas * 100

A quién y cómo se reporta: Director de Control Patrimonial, Reporte en Excel.6.2.2 SATISFACCiÓN DE CLIENTES

Encuesta de satisfacción de clientes por Levantamiento de Inventario.

Indice de satisfacción 2018 2019 2020 2021 2022

Documento controlado por el SIGCpor medios electrónicos. Esta versión esvigente si se consulta en el sistema de administración y control de documentosFormato de procedimiento R·AP-01.-()1-01.Ver. 3 ACT.20/02/2018

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Fecha creación: Fecha actualización: Clausula: Versión: Página:27/03/2017 28/0512018 7.1.3 3

16de21


80% 80% _JPorcentaje de satisfacción del Levantamiento de

Inventario del año 75%

Satisfacción de clientes. Evaluación de la atención brindada por el personal de Control Patrimonial enel Levantamientode Inventario, se considera satisfactorio la obtención de un 75% con base en la encuestaaplicada en el año en curso.

Clientes: Dependencias de la UAT

Instrumento(s) utilizado(s) para la medición: Encuesta de satisfacción de clientes por Levantamientode Inventario R-AP-01-12-10 Ver. 1.

Periadicidad: Anual

Mes o meses de aplic,ación: enero-diciembre

Universo: Dependencias de la UAT

Muestra: 100%

Cálculo de resultados:

• Para determinar el grado de satisfacción del cliente por levantamiento de inventario se aplicara unaencuesta en la que se establecen 5 preguntas, cada una de ellas tendrá la opción de ser calificada pla dependencia sujeta de levantamiento de inventario de acuerdo a la siguiente tabla:

Grado desatisfacción Excelente Muy bueno Bueno Regular Malodel clienteValor de la 5 4 3 2 1respuesta

• Posteriormente por cada una de las cinco preguntas se sumaran los valores de respuesta asignados acada una de las mismas en todas las encuestas del año, el resultado se dividirá entre el número deencuestas del año, esto arrojara el promedio de valor de la respuesta por cada pregunta, este promediose comparara contra los valores establecidos en la tabla anterior, lo que nos permitirá conocer en querango de satisfacción se ubica cada una de las preguntas.

• Finalmente para conocer el grado de satisfacción del cliente por levantamiento de inventario, sedeberán de sumar los promedios obtenidos de valor de la respuesta de cada una de las cincopreguntas, el resultado se dividirá entre cinco, esto arroja el promedio general de respuesta de todas lasencuestas, este promedio se comparara contra los valores establecidos en la tabla anterior, lo que nospermitirá conocer en que rango de satisfacción del cliente respecto de todas las encuestas del año.

Documento controlado por el SIGCpor medios electrónicos, Esta versión es vigente si se consulta en el sistema de administraclón y control.de documentosFormato de procedimiento R-AP-oJ.-oJ.-oJ.Ver. 3 ACT.2%2/2oJ.B

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Fecha creación: Fecha actualización: Cláusula: Versión: Página: I~27/03/2017 28/05/2018 7.1.3 317de21

PROCEDIMIENTO DE CONTROL PATRIMONIAL1P-AP-01-12

Mes o meses de presentación de resultados: noviembre o diciembre.

A quién y cómo se reporta: Secretaria de Administración, Direcciónde Desarrollo Institucional por mediode oficio o.correo electrónico.

6.3 ANAUSIS y EVALUACiÓN

Periódicamente, por medio de reuniones con todo el personal de esta dirección, oindiVidualmente,se verifica el cumplimiento de las actividades planeadas según las fechas establecidaspor el Director para el cumplimiento de cada actividad, así corno.también, el personal de esta dependenciareporta los avances al Director para dudas y aclaraciones de la actividad que se está realizando. \No se realizan .análisis estadísticos de cumplimiento de actividades diarias ya que éstas nocuentan con fecha límite para su cumplimiento. Las actividades diarias son: autorización de cuentas,captura de cuentas, alta de seguros de vehículos nuevos, baja de seguros, baja de vehículos por pérdidatotal por robo o daños materiales, etc. Estas actividades se realizan conforme se van presentando.

En el caso de la actualización de inventarios, el Director de Control Patrimonial realiza el plan detrabajo, con fechas establecidas para el cumplimiento de dicha actividad. El personal realiza laactualización y verificación del inventario del año en curso, para finalizar en las fechas establecidas porla Ley de Contabilidad Gubernamental y los lineamientos de la Universidad.

6.4 ANÁLISIS DE RIESGOS y OPORTUNIDADES

Ver matriz de riesgos y oportunidades R-ED-01-02-03

6.5 SALIDAS NO CONFORME

Aquellos activos de dependencias que se encuentran sujetos de levantamiento físico deinventario y que sus características no concuerden con las específicadas en la factura y papelería anexa,o bien no se encuentran físicamente en la dependencia, se consideran bienes muebles no localizados.

Así mismo aquellos activos que dado a sus condíciones uso, tamaño o intangibilidad no es posibleadherirle la etiqueta de identificación de inventario, se consideran bienes muebles no etiquetables y

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Y DERIVADOS

Reglamento de Control Patrimonial.

7.1 DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

7.2 DOCUMENTOS EXTERNOS

Documento controlado por el SIGCpor medios.electrónicos. Esta versión.esvigente si se consulta en el sistema de administración y control de documentosFormato de procedimiento R·AP·m-o~·ol Ver. 3 ACT.20/02/2018

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Fecha creación: Fecha actualización: Cláusula: Versión: Página:27/03/2017 28/05/2018 7.1.3 3 18 de 21


Ley General de DOF Dirección Hasta su DependiendoContabilidad 12-nov- UAT Copias de Control Archivo

Gubernamental 2012 Patrimonial actualización del Congreso Muerto

~I Mexicanos r Hastasu I Dependiendo

Principales Di~'"60fr DirecciónReglas y Archivor Valoración del CONAC I Control Copias de Control actualización de la CONAC MuertoPatrimonio Patrimonial Patrimonial

Clasificación----

por objeto del Dirección de Dirección Hasta su Dependiendo ArchivoCONAC Control Copias de Controlgasto (catálogo actualización dela CONAC Muertode cuentas Patrimonial Patrimonial

7.3.1 INSTRUCCIONES DE TRABAJO

7.3 DOCUMENTOS DERIVADOS

IT-AP-01-12-03

Instrucción De Trabajo Para La Baja, Transferencia o Cambio De SubresguardanteDe Bienes Muebles.Instrucción de Trabajo para el Aseguramiento de Vehículos

Instrucción de Trabajo para Indemnización de Vehículos Siniestrados Por PérdidaTotal.

IT-AP-01-12-01

IT-AP-01-12-02

7.3.2 DIAGRAMA DE FLUJO

Documento controlado por el SIGCpor medios electrónicos. Esta versión esvi.gente si seCOnsultaen el sistema de administración y control de documentosFormato de procedimiento R·AP-Q1-Q1·oJ.Ver. 3 ACT.20/02/20J.8

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7.3.3 DOCUMENTOS Y REGISTROS

Documento controlado por el SIGCpor medios electrónicos. Esta versión es vigente si se consulta en el sistema de administración y control de documentosFormato de procedimiento R-AP-o~-o~-o~Ver. 3 ACT.20/02/201.8

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Fecha creación: Fecha actualización: Cláusula: Versión: Página:27/03/2017 28/05/2018 7.1.3 3 20 de 21


Papel oDirección de

R-AP-01-12-01 Control LñOS Archivo Muertoelectrónico Patrimonial

Reporte por Papel y , Coordinador de Auxiliar de Control Dirección deR-Apo01-12-02

,, Control 10 años Archivo MuertoSubResguardante electrónico , Bienes Muebles de Activos Fijos Patrimonial

Resguardo Papel y I Coordlnación ~ Auxiliar de Control Dirección deR-AP-01-12-03 Control 10 años Archivo Muerto

Vehicular electrónico Control Vehicular de Activos Fijos PatrimonialIR-A;-01-12-04 Reporte de Papel y Coordinador de Auxiliar de Control Dirección deActivos No Control 10 años Archivo MuertoEli uetables electrónico Bienes Ml:Jebles de Activos Fijos Patrimonial---Reporte de Papel y Coordinador de Auxiliar de Control Dirección de

R-AP-01-12-05 Activos No Control 10 años Archivo Muerto

~

Localizados electrónico Bienes Muebles de Aotivos Fijos PatrimonialCoordinación de

IRegistro de Papel y Consolidación y Auxiliar de Control Dirección deR-AP-01-12-06 Entradas al Reaprovechamien Conírel 5 años Archivo Muerto

Almacén electrónico to de Bienes de Activos Fijos PatrimonialMuebles--1Coordínacíón de

Registro de P I Consolidación y Auxiliar de Control Dirección deR-AP-01-12-01 Salíoas del ~ y Reaprovecharnien de Activos Fijos Control 5 años Archivo Muerto

Almacén e ec romeo to de Bienes PatrimonialMuebles

I----

Solicitud de Alta yI Baja o Cambio De P I Coordinación de Auxiliar de Control Dirección de

R-AP-01-12-08 Seguros De Autos llar y Control 2 años Archivo Muertoy Pick Ups I e ec romeo Control Vehicular de Activos Fijos Patrimonial

r Residentes ...La Solicitud de Coordinación de

ArcblvoMuert~

Baja, Consolidación yTransferencia o Dirección deI R-AP-01-12-09 Cambio de Papel y Reaprovechamien Auxiliar de Control Control 10 años

ISubresguardante electrónico to de Bienes. de Activos Fijos Patrimonial

Coordinador dede Bienes Bienes Muebles _jMuebles -- --

Encuesta deSatisfacción de Dirección de

R-AP-01-12-10clientes por Papel Coordinador de Auxiliar de Control Control 1 años

Levantamiento de Bienes Muebles de Activos Fijos PatrimonialInventario

_j_ ---

7.3.4 PROTECCiÓN DE LA INFORMACiÓN DOCUMENTADA

Documento controlado por el SIGCpor medios electrónicos. Esta versión es vigente si se consulta en el sistema de administración y control de documentosFormato de procedimiento R·AP-o~-Ol-O~Ver. 3 ACT. 20/02/2018

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21 de 21


La confidencialidad de la información documentada del presente procedimiento es a través de lospermisos asignados en el sistema de administración y control de documentos UATDocs, así como elalmacenamiento digital en el servidor asignado en el Site de la Dirección de Sistemas Adrnlnistrativos. En el casode los documentos impresos el almacenamiento se mantendrá en archivo físico en la Dirección de ControlPatrimonial.

I

Documento controlado por el SIGCpor medios electrónicos. Esta versión es vigente si se consulta en el sistema de administración y control de documentos. -- Formato de procedimiento R-AP-o~"o~·oJ.Ver. 3 ACT.20102)20J.8

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