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RAZONESPara decidirse por

la Compra Electrónica

Guía de Soluciones: Compras

DÉJENOS CONTARLE CÓMO…El departamento de Compras puede generar valor añadido y rentabilidad para una organización. Sin embargo,

los procesos desfasados e ineficientes por el uso de papel y las tareas manuales pueden suponer una dificultad. Las empresas que buscan agilizar su gestión, reducir sus costes e incrementar la rentabilidad deberían

preguntarse: ¿qué visibilidad deberíamos tener sobre los procesos de compra? ¿es fácil para los empleados hacer sus requerimientos de compra? ¿tenemos control sobre quién está comprando qué y a qué proveedor?

Aquí traemos siete razones por las que la compra electrónica puede ser una brillante decisión para su empresa.

01 02Las hojas de cálculo son una buena herramienta, pero no son lo ideal cuando se trata de gestionar un presupuesto en tiempo real, seguirlo y planificarlo.

Con una solución de compra electrónica, las transacciones — desde la solicitud a la recepción del producto o la prestación del servicio — son seguidas de forma centralizada, lo que permite el pleno reporte sobre solicitudes, unidades adquiridas, pedidos procesados y pagos realizados. Así se dispone de una mejor visión del estado de las finanzas de la organización, lo que resulta en una mejor contabilidad.

Visibilidad para una mejor previsiónSegún Hackett Group, sólo el 22% de las empresas puede prever a medio plazo su efectivo de caja con un 5% de precisión. ¿Qué tal hace su empresa la medición?

La compra electrónica evita duplicar trabajo, cometer errores y lidiar con montañas de papel. Todo ello resulta en menores costes de operación y

una mejora en los plazos. También se ahorra tiempo y dinero con las solicitudes de compra y los pedidos online, así como a través de unos flujos estándar de aprobación adaptados al negocio.

¿Cuál es la diferencia?“Este nuevo sistema nos ha permitido tomar decisiones de negocio más estratégicas, lo que ha resultado en ahorros de costes. Ya nos ha ahorrado dos puestos de trabajo a tiempo completo, que hemos podido dedicar a otras facetas del negocio”.Director financiero de Fresenius Medical Care

100% VISIBILIDAD, 100% CONTROL AUTOMATIZACIÓN AHORRA DINERO

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Gracias a los formularios de solicitud online, los requerimientos de gasto son emitidos más fácil y eficientemente. Los responsables de compra

pueden solicitar los productos de catálogos online sin demora y sin utilizar papel. Los pedidos pueden ser procesados rápidamente, y tanto el demandante como el responsable de compra tienen la posibilidad de seguir el proceso de compra, comunicarse eficientemente y resolver inmediatamente cualquier problema. Además, el flujo de aprobación electrónico reduce significativamente el número de días que lleva aprobar una compra.

Cuánto más rápido, mejorSegún un estudio de Aberdeen Group, el tiempo del ciclo de compra con la automatización es menos de la cuarta parte que sin ella.

Los sistemas de pedido electrónico mejoran la productividad, permitiendo que todos los responsables de compra accedan a un catálogo

de aquellos bienes homologados, en los plazos requeridos. El comprador puede inmediatamente tener constancia de que se han recibido las aprobaciones, y completar y formular el pedido al proveedor en unos pocos clics. Los requisitos de gasto y la solicitud de productos o servicios es más óptima al eliminar el papel y los procesos manuales. Imprimir, cumplimentar formularios manuales y llevarlos en mano al responsable de su aprobación son tareas que se han quedado en cosa del pasado.

Mayor productividadEstudios sobre eProcurement de Aberdeen Group revelan que las soluciones de compra electrónica reducen el ciclo de compra en un 65%.

Gracias a los flujos automáticos de aprobación, se aplica el nivel correcto de autorización a cada requerimiento de compra, y el gasto se ajusta al presupuesto acordado. Las empresas lo necesitan para estandarizar sus procesos de compra y asegurarse de que sus empleados están comprando a los precios previamente negociados. La compra electrónica, asimismo, disuade de

posibles compras desautorizadas, y ofrece a los usuarios acceso a los productos y servicios de los proveedores elegidos, de manera que se cumplan las políticas de compra.

Un dolor menosLa imposición de políticas de gastos impacta en la rentabilidad de la compañía y disminuye el riesgo financiero. Según un estudio de Paystream Advisor conducido en 2014, la conformidad es uno de los tres principales problemas en los departamentos de compras.

NO MÁS PROCESO MANUAL

CONFORMIDAD CON LAS POLÍTICAS DE GASTO

PROCESO DE COMPRAS MÁS RÁPIDO03 047 Razones para decidirse por la Compra Electrónica | 3

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A fin de negociar efectivamente con sus proveedores, las empresas deben entender exactamente qué están comprando, en qué volúmen y a qué precio. Una solución de automatización provee esta información, posibilitando a los profesionales de

compras negociar precios, descuentos por cantidad y condiciones favorables de pago. Además, una buena solución de compras ofrece a los proveedores libre acceso al status de sus pagos 24/7, así como una rápida resolución de excepciones y discrepancias, lo que resulta en una relación comercial más dinámica y eficiente.

Proveedores más felicesLa compra electrónica implica mejores relaciones con los proveedores al tiempo que se reduce el gasto externo y se mejora la visibilidad y el control.

Al estar los pedidos aprobados previamente, todas las facturas se convierten en órdenes de compra y pueden ser fácilmente cotejadas con su correspondiente número de pedido y recibo. El departamento de pagos a proveedores ya no tendrá

que ir persiguiendo aprobaciones para pagar las facturas a tiempo y puede incluso beneficiarse de descuentos por pronto pago. Los plazos se cumplen, los proveedores están satisfechos y la empresa está en disposición de negociar futuros descuentos y condiciones favorables.

Confrontación automática de facturasDe acuerdo con estudios de Aberdeen Group1, las compañías que confrontan automáticamente sus facturas con los números de pedido, tienen costes un 36% menores que otras. Según IOFM, el 40% de las empresas que usan la compra automática han observado mejoras del 50% en sus tiempos de pago.

EFICIENCIA CON LAS FACTURAS DE PROVEEDORES

ÁGIL GESTIÓN DE PROVEEDORES

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Esker automatiza los flujos documentales para

gestionar la empresa sin papel, ayudándole a mejorar sus procesos de negocio en áreas como la

gestión de pedidos, facturas a clientes, facturas de

proveedores y compras.

Fundada en 1985, Esker opera en Norteamérica, Latinoamérica, Europa y Asia Pacífico, con sedes

centrales en Lyon, Francia, y Madison (Wisconsin), USA.

1 Invoicing and Workflow Report, Mayo 2011. Aberdeen Group.

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