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162 CAPITULO V IMPLEMENTACION DEL SISTEMA AUTOMATIZADO DE INFORMACIÓN GERENCIAL QUE PERMITA LA TOMA DE DECISIONES AL CEO EN EL DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN DE LAS GRANDES EMPRESAS FARMACÉUTICAS DEL ÁREA METROPOLITANA DE SAN SALVADOR. 1. GENERALIDADES El presente capitulo, contiene la ultima fase del ciclo de vida del desarrollo de un sistema, en el cual el analista se asegura que el sistema sea funcional y después permite a los usuarios tomar control sobre el uso y evaluación de dicho sistema. En esta etapa es importante detallar que para la implementación del sistema automatizado de información gerencial que permite la toma de decisiones al CEO, se desarrolla un plan indicando los elementos esenciales para su realización, como son: las estrategias, recursos humanos, materiales y tecnológicos que están íntimamente relacionados con cada una de las actividades que se llevan a cabo, incluyendo las capacitación y elaboración de los manuales necesarios para el buen funcionamiento del sistema por parte de los usuarios. 2. OBJETIVOS DE LA IMPLEMENTACION DEL SISTEMA 2.1. Objetivo General: Implementar el sistema automatizado de información gerencial que permita la toma de decisiones al alto ejecutivo (CEO) en el departamento de producción de las grandes empresas farmacéuticas en el área metropolitana de San Salvador. 2.2. Objetivos Específicos: Identificar las actividades y etapas a realizar para la aplicación del sistema en el departamento de producción de las grandes empresas farmacéuticas.

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CAPITULO V

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA AUTOMATIZADO DE INFORMACIÓN GERENCIAL QUE PERMITA LA TOMA DE DECISIONES AL CEO EN EL DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN DE LAS GRANDES EMPRESAS

FARMACÉUTICAS DEL ÁREA METROPOLITANA DE SAN SALVADOR.

1. GENERALIDADES El presente capitulo, contiene la ultima fase del ciclo de vida del desarrollo de un

sistema, en el cual el analista se asegura que el sistema sea funcional y después

permite a los usuarios tomar control sobre el uso y evaluación de dicho sistema.

En esta etapa es importante detallar que para la implementación del sistema

automatizado de información gerencial que permite la toma de decisiones al CEO, se

desarrolla un plan indicando los elementos esenciales para su realización, como son:

las estrategias, recursos humanos, materiales y tecnológicos que están íntimamente

relacionados con cada una de las actividades que se llevan a cabo, incluyendo las

capacitación y elaboración de los manuales necesarios para el buen funcionamiento

del sistema por parte de los usuarios.

2. OBJETIVOS DE LA IMPLEMENTACION DEL SISTEMA 2.1. Objetivo General: Implementar el sistema automatizado de información gerencial que permita la toma

de decisiones al alto ejecutivo (CEO) en el departamento de producción de las

grandes empresas farmacéuticas en el área metropolitana de San Salvador.

2.2. Objetivos Específicos: Identificar las actividades y etapas a realizar para la aplicación del sistema en

el departamento de producción de las grandes empresas farmacéuticas.

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Especificar las responsabilidades para los encargados de la implementación

del sistema de información gerencial para que este funciona adecuadamente a

las expectativas del CEO.

Relacionar los recursos humanos, materiales y tecnológicos para la mejor

implementación del sistema en la toma de decisiones del CEO.

3. PLAN DE IMPLANTACIÓN 3.1. Estrategias

Presentar al alto ejecutivo (CEO) la información necesaria para la implantación

del sistema en el departamento de producción de la gran empresa

farmacéutica.

Dar a conocer los objetivos que se persiguen, los procesos a seguir y los

beneficios que se desean obtener para la adecuada toma de decisiones, al

utilizar un sistema automatizado de información gerencial para la buena

productividad farmacéutica.

Indicar las diferentes alternativas y recursos necesarios a utilizar en la

implementación y ejecución del sistema, y así proporcionar la orientación

adecuada al CEO para encontrar decisiones efectivas y oportunas ante

cualquier situación en el departamento de producción.

3.2. Recursos Humanos para la implantación Analistas y programadores del sistema de información gerencial

CEO, Gerente de producción, Supervisores y otros usuarios directos del

sistema de información gerencial.

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3.3. Recursos Materiales y tecnológicos para la implantación

Se requiere de una computadora para realizar las actividades y tareas

pertinentes a la implementación de del sistema automatizado y posteriormente

instalar el sistema ejecutable en las maquinas necesarias para el uso del

mismo.

También se requiere de papelería y útiles para la realización de las

actividades de diseño e implementación del sistema de información gerencial,

como es el caso de manuales técnicos y de usuarios para su buen

funcionamiento y empleo.

3.4. Otros recursos para la implantación Adquirir un paquete (Software) para administrar la base de datos que se

pueda adaptar a las necesidades y requerimientos de la empresa, o la

programación para diseñar correcta y conveniente a las expectativas del CEO

en el departamento de producción.

3.5. Implantación y aceptación del sistema La implantación y la aceptación tienen como finalidad la entrega del sistema en su

totalidad y la realización de todas las actividades necesarias para la puesta en

marcha del mismo. Se toman como punto de partida los componentes del sistema

probados, se establece el plan de implantación una vez realizada la estrategia y se

define el equipo técnico especificando las funciones que realizará cada miembro.

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3.6. Plan de implantación del sistema en su totalidad Los perfiles del personal a contratar para la implantación se detallan a continuación:

PUESTO CARACTERÍSTICA REQUERIDA FUNCIÓN A DESEMPEÑAR

Un

Administrador

de sistema

Conocimiento en desarrollo de

aplicaciones y administrador de

base de datos

Instalar el sistema operativo

en el equipo servidor Windows

XP.

Instalar el software SQL

SERVER 2000.

Realizar tareas de

administración en la base de

datos para mejorar el

rendimiento.

Implementador

de sistema

Conocimiento en instalación del

software y en conectividad

cliente servidor.

Configurar las estaciones de

los usuarios.

Instalar el programa de

información gerencial en todas

las estaciones de trabajo.

Probar la instalación en las

estaciones.

Capacitador

de usuario de

sistema

Conocimiento en las técnicas de

capacitación, que posea buena

interacción con las personas.

Capacitar al usuario en el

manejo de sistema de

información gerencial.

Seguimiento y soporte a los

usuarios en el manejo del

sistema durante el periodo

inicial de la puesta en marcha.

Proporcionar herramientas y

materiales para el manejo del

sistema.

Cuadro # 1: Nota: Elaborado por grupo de tesis

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3.7. Actividades de la implantación del sistema Las actividades a realizar en la implantación del sistema de información gerencial se

detallan a continuación:

ACTIVIDAD TIEMPO INVOLUCRADOS EXPLICACIÓN DE LA ACTIVIDAD

Conformación

del equipo que

realizará la

implantación

1 Semana Jefe del

Proyecto

Seleccionar el personal idóneo

para ejecutar esta fase tomando

en cuenta el perfil del equipo

técnico definido.

Capacitación del

equipo que

realizará la

implantación

1 Semana Grupo de

desarrolladores

Presentación y explicación del

proyecto y sus objetivos.

Explicación de los componentes

y la configuración necesaria para

el adecuado funcionamiento del

sistema a implantar.

Configuración e

instalación del

sistema de

información

gerencial

1 Semana El equipo de

implantación

Instalación del sistema de

información gerencial en cada

una de las estaciones de trabajo

requerida.

Verificación de

infraestructura

informática

1 Semana El equipo de

implantación

Revisar el funcionamiento en las

estaciones de trabajo.

Capacitación de

usuarios directos

al sistema

2 Semanas Equipo de

implantación

Presentación y explicación del

proyecto y sus objetivos.

Presentación de las ventajas y

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beneficios del sistema de

información gerencial respecto al

sistema anterior.

Entrega del manual de usuario.

Introducción a los usuarios en el

uso y manejo del sistema.

Realización de

pruebas de

implantación

3 Días Equipo de

implantación y

usuarios de

producción

Introducción de datos en cada

una de las interfases del usuario

para determinar el correcto

funcionamiento de las mismas.

Verificación de resultados.

Realización de ajustes

necesarios al sistema.

Aceptación del

sistema de

información

gerencial

1 Día Jefe del

Proyecto

Entrega de código fuente y

documentos propios del sistema

al CEO y usuarios involucrados.

Elaboración de documento o

acta de aceptación del sistema.

Finalización del equipo de

implantación y puesta en marcha

del sistema en su totalidad.

Cuadro # 2: Nota: Elaborado por grupo de tesis

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3.8 Método de conversión: Paralelo Este método como su misma palabra lo dice paralelo significa que siguen operando

el sistema anterior y se comienza a usar un sistema con un nuevo aplicativo. Cuando

se presentan problemas durante el ingreso, procesamiento y transacciones de datos

de la producción que al principio se tornen complejas una ventaja seria que los

laboratorios farmacéuticos puedan ser capaces de regresar al método que se seguía

anteriormente sin perdidas de tiempo como el retraso del servicio a los clientes y la

obtención de los ingresos. Sin embargo se notaria un costo mayor en la empresa ya

que por cierto lapso de tiempo se operarían dos sistemas.

Realmente los usuarios deben apegarse al nuevo sistema, el anterior se ocuparía

solamente para prevenir aquellos documentos que podrían ser extraviados es decir

la perdida de la información, a esto nos referimos que el personal no solo deposite su

confianza en el sistema antiguo o se resistan al cambio sino que puedan acoplarse

de la mejor manera.

Se Ha tomado en cuenta todos los beneficios que este nuevo sistema nos

proporcionará para los laboratorios farmacéuticos como lo es la seguridad y

presentación de información. Un ejemplo claro sería que al llevar archivadas las

transacciones de producción en ambos sistemas nos ayudaría en gran manera a la

seguridad de los procesos, y cuando los empleados laboren con el sistema reciban

un capacitación conveniente del uso de este.

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3.9. Plan de conversión

Descripción de las actividades

Personas responsables de la

actividad

Cuando deben llevarse a cabo las actividades

Posibles problemas que puedan presentarse y como prevenirlos

Uso del equipo

Usuarios directos e indirectos

Todas las veces que se ocupe el equipo para realizar transacciones

Problema: No proporcionar mantenimiento adecuado y el descuido de estos Solución: Mantenimiento constante

Documentos e información perdida

Personas encargadas de la producción: supervisores en turno.

Diariamente, durante se obtengan las transacciones de producción

Problema: No recuperarlos Solución: Al llevar a cabo los dos tipos de sistemas tendríamos la opción de recurrir al otro, en cuanto a la perdida

Variación de formatos de sistema anterior al nuevo

Encargados de la implantación, usuarios y capacitadotes.

Durante el proceso de prueba: Control de procesamiento de producción y la rapidez de la misma.

Problema: Que los usuarios no comprendan el proceso. Solución: Capacitación e involucramiento desde el principio

Extravío de datos

Control de operaciones y gerencia

Cuando no existe un control de traslado de estos de un sistema al otro

Problema: Mala organización y distribución Solución: Archivarlo de manera ordenada y clasificada

Incorporación de personal de mantenimiento para el nuevo sistema

Dirección administrativa: Encargada de administrar los recursos económicos, financieros y técnicos para brindarle un mejor servicio

El mantenimiento debe llevarse a cabo por lo menos una vez al mes

Problema: Irresponsabilidad del encargado y revisión inadecuada del sistema Solución : Constante y completa revisión de programas, equipo, limpieza de este y otros.

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Capacitación general

Analista y programador

Previo a la implantación y cuando se realizan los cambios

Problema: No darse a entender, poco interés por parte de los usuarios y mal acoplamiento Solución: Brindar manuales de seguimiento de los procesos y consultas externas e internas

Tiempo de ejecución de los procesos

Analista y programador: Encargados de establecer la agilidad de la información y a la vez su distribución por medio de enlaces

Cuando se prueba y se analiza la información que este se supone deberá proporcionar

Problema: Proceso demasiado largos y complejos Solución: Procesos entendibles, fáciles y adecuados

Captura de los datos

Usuarios directos e indirectos

Cuando se realiza el manejo de los datos, cuando se modifican, se eliminan, se ingresan, entre otros.

Problema: Confusión de datos y mal manejo Solución: Recuperación

Cuadro # 3: Nota: Elaborado por grupo de tesis

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3.10. Presupuesto para la implantación

DETALLE MONTO TOTAL

Recursos Humanos: $3000.00

Equipo de trabajo $3000.00

Recursos Materiales y Tecnológicos: 6 Computadoras ubicadas en el área de producción

$1200.00

Equipo óptima: Procesado 2.26 GHz Memoria Principal 256 MB Disco Duro 80 GB Monitor SVGA Teclado Mouse Impresora Precio Unitario $ 1000

Equipo económico:

Procesado 2.26 GHz Memoria Principal 256 MB Disco Duro 80 GB Monitor SVGA Teclado Mouse Impresora Precio Unitario $ 400

$1000

Papelería y útiles $200.00

Otros Recursos: $2000.00

Software $2000.00

Subtotal $6200.00

Imprevistos (10%) $620.00

Total $6820.00

Cuadro # 4: Nota: Elaborado por grupo de tesis

En el presupuesto se ha tomado en cuenta el equipo óptimo, por ser la opción recomendado

por el grupo de tesis, sin embargo la empresa farmacéutica puede optar por la que le

parezca conveniente a sus necesidades y costos.

4. ACTIVIDAD DE CAPACITACIÓN 4.1. Método de capacitación dentro de la compañía La ventaja de ofrecer capacitación para manejar el sistema dentro de la compañía,

radica en que la instrucción se puede adecuar a las necesidades de la empresa

donde se ofrece y se puede centrar en los procedimientos especiales que se

emplean, en el crecimiento que se ha planeado y en los problemas que surgen;

aunque también existen desventajas, el solo hecho que los empleados se encuentren

en su lugar común de trabajo constituye una distracción, ya que las llamadas

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telefónicas y emergencias pueden interrumpir las secciones de capacitación, el

coordinador de capacitación debe considerar esta posibilidad y resolverla por

anticipado para garantizar que el contenido del curso satisfaga las necesidades

operativas, además puede suministrase mediante material instructivo especial, que

esté impresos, así como audiovisuales que son tanto para propósitos autodidactas

como para otras actividades.

Los manuales de capacitación son aceptables para fines de familiaridad, pero la

experiencia de utilizar de manera práctica el equipo, cometer errores, o encontrar

circunstancias inesperadas es la mejor y más duradera forma de aprender. Durante

el entrenamiento el personal de sistemas debe mantenerse preparado para recibir

comentarios hechos por los usuarios o para detectar problemas que estos últimos

encuentren con frecuencia, aunque la verificación de factores humanos llevada a

cabo antes, tiene un propósito de detectar dificultades. Algunos problemas podrían

no ocurrir hasta que los usuarios sin experiencia se encuentren interactuando de

manera directa con el sistema. El capacitador debe cerciorarse de hacer participar a

todo el personal de la compañía que obtendrá el beneficio del sistema

5. ELABORACIÓN DE MANUALES 5.1. Manual Técnico Es el documento donde se encuentra descrito el código fuente que contiene el

sistema de información gerencial para su funcionalidad. (Ver anexo No.12).

5.2. Manual de Instalación Documento en el cual se detalla los pasos a seguir para la instalación del sistema de

información gerencial en los equipos necesarios de la empresa. (Ver anexo No.11).

5.3. Manual de Usuario Es una guía a seguir orientado a los usuarios con los pasos necesarios para poder

operar la funcionalidad del sistema de información gerencial de una forma correcta y

adecuada. (Ver anexo No.13).

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CONCLUSIONES

Al finalizar el desarrollo de nuestra propuesta de un sistema automatizado de

información gerencial que permita la toma de decisiones al CEO en el departamento

de producción, hemos obtenido las siguientes conclusiones:

En nuestro país la industria farmacéutica es una de las más fuertes aportaciones

a la economía, ya que la producción de los medicamentos es necesaria para el

bienestar humano, por lo que estas empresas, deben apegarse a organismos que

rigen la salud de la población, por lo tanto necesitan la aplicación de nuevas

herramientas que vuelvan eficiente la fabricación de los medicamentos.

El CEO (Chief Executive Officer) por ser el alto ejecutivo de la compañía y por ser

la persona que esta al frente y que ejerce la influencia más firme y concreta sobre

las operaciones que realiza la empresa, deben y necesitan conocer como

funciona y como se desarrolla el departamento producción para tomar decisiones,

por lo tanto un sistema de información gerencial le permite conocer la situación

actual y mejorar en todos sus aspectos que lo requieran.

La propuesta de construcción del software usado para el desarrollo del sistema

de información gerencial, es idóneo debido a que es amigable al usuario y a la

vez permite con facilidad realizar operaciones, procedimientos y modificación a

cambios necesarios que se presenten en un futuro de acuerdo a las actividades

de la empresa, y que asegure la adaptabilidad del mismo.

De las 10 empresas investigadas, la implementación de un sistema de

información gerencial ayudará significativamente al control de la producción

teniendo un impacto positivo con las personas involucradas en dicho

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departamento; para lograr resultados satisfactorios en la nueva aplicación es

necesario invertir en una capacitación al personal, el equipo necesario, y

herramientas necesarias para lograr un nivel aceptable.

La implementación de un aplicativo orientado directamente la producción vendría

a dar agilidad y rapidez en el servicio que las empresas farmacéuticas que

brinden a sus clientes.

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RECOMENDACIONES

Como grupo de trabajo que hemos desarrollado esta propuesta, y tomando en

consideración la información que esta experiencia no ha proporcionado, así como las

conclusiones que hemos definido; queremos expresar a las empresas farmacéuticas

las siguientes recomendaciones:

Las empresas deben implementar un sistema de información gerencial con el fin

de lograr mayor calida, control y buen servicio en la fabricación de los

medicamentos.

Que el CEO y su personal se informen diariamente a través de la consulta al

sistema de información gerencial permitiendo así tomar decisiones oportunas y

centradas a los problemas que puedan presentarse.

Los usuarios del sistema debe mostrar interés en el uso del mismo, ya que

brindará beneficios a su desempeño laboral, agilizando los procedimientos y a la

vez permitiendole informarse adecuadamente.

Capacitar a todo el personal necesario (departamento de producción) para el

manejo y funcionamiento del sistema y mantener actualizados los manuales

proporcionados para que sean un apoyo de valiosa sostenibilidad al sistema,

cumpliendo así el objetivo para lo que fueron creados. Es importante realizar las

gestiones pertinentes para obtener los recursos financieros y tecnológicos para

implementar la propuesta.

Las empresas farmacéuticas deben brindar el mantenimiento adecuado al

software y hardware en los cuales el sistema este operando.

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BIBLIOGRAFÍA

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• COMO ELABORARA Y ASESORAR UNA INVESTIGACIÓN DE TESIS

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• COMO HACER UNA TESIS DE GRADUACIÓN CON TÉCNICAS

ESTADÍSTICAS Gidalberto Bonilla UCA Editores, 3a Edición, 1998, El Salvador

• DICCIONARIO DE LA LENGUA ESPAÑOLA Editorial Real Academia Española 23ª Edición

• ENCICLOPEDIA TEMÁTICA MENTOR INTERACTIVO Grupo Editorial Océano

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LUGARES QUE PROPORCIONARON INFORMACIÓN:

• FUSADES Art. Situación Actual de los Laboratorios Farmacéuticos, 2004

• DIGESTYC

Código CIIU. Empresas farmacéuticas del Área metropolitana de San Salvador.

• JUNTA DE VIGILANCIA DE INDUSTRIA QUÍMICA Y FARMACIA

Documento de auditoria a las empresas farmacéuticas.

• LABORATORIOS TERAMED S.A. DE C.V.

• LABORATORIO GAMMA S.A. DE C.V.

• CORPORACIÓN BONIMA S.A. DE C.V.

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GLOSARIO DE TÉRMINOS

o ATRIBUTOS: Son las características comunes a todas o la mayoría de las presencias de dicha entidad.

o AUTOMATIZADO: Proceso de la mecanización de las actividades empresariales para reducir el esfuerzo, simplificar el trabajo, conseguir que la ejecución laboral sea mejor, mas rápida, más segura, y eficiente.

o BASE DE DATOS: Serie de datos organizados y relacionados entre sí, los cuales son recolectados y explotados por los sistemas de información de una empresa o negocios en particular.

o CBIS: El sistema de información basado en computadoras.

o CD-ROM: Disco compacto y memoria solo de lectura.

o CD-RW: Disco compacto y memoria reescribible.

o CEO: Chief Executive Officer, es decir, las personas que ejercen la influencia más firme sobre las operaciones de la compañía.

o CIO: Funcionario de información en jefes.

o DBA: Administrador de base de datos.

o DBMS: Sistema de administración de base de datos.

o DGS: Sistemas para la toma de decisiones en grupo.

o DSS: Sistemas de soporte para la toma de decisiones.

o EDSS: Sistemas expertos de soporte para la toma de decisiones.

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o EIS: Sistemas de información para los altos ejecutivos.

o EMPRESAS: Sociedad mercantil o industrial, que realiza actividades laborales para beneficiar y cubrir necesidades de los clientes o población que necesita el servicio o productos que se ofrecen.

o ENFOQUE DE SISTEMAS: Es una búsqueda de origen de un proceso sistemático para resolver problemas, es una serie de pasos para asegurar la solución de problemas, que se consideren soluciones alternativas.

o ENTIDAD: Es cualquier ente real o abstracto sobre el que deseamos almacenar datos.

o ESTRUCTURA DE DATOS: Es la colección de objetos abstractos formados por los datos.

o GERENCIA: Cargo que realiza una persona encargada de guiar, controlar, administrar actividades dentro de una empresa. Utilizar decisiones basadas en información para lograr objetivos

o GIS: Sistema de información global.

o HARDWARE: Es la parte material y física de la computadora que proporciona una función externa dentro de los sistemas, como puede ser el teclado, el monitor, la impresora, el mouse, el CPU.

o HERRAMIENTAS DE PROGRAMACIÓN: Son aquellas que permiten realizar aplicativos, programas, rutinas, utilitarios y sistemas para que la parte física del computador u ordenador funcione y pueda producir resultados.

o INFORMACIÓN GERENCIAL: Es la información necesaria que toda empresa debe tener con la guía de los gerentes o encargados de las actividades laborales para poder destacarse como una empresa eficiente y eficaz en su ámbito.

o INFORMÁTICA: Es el estudio de las computadoras, incluyendo su diseño, funcionamiento y uso en el procesamiento de información. Es el conjunto de conocimientos científicos y de

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técnicas que hace posible el tratamiento automático de la información por medio de computadoras.

o INTEGRIDAD REFERENCIAL: Es la colección de conceptos y reglas que permite expresar que valores son válidos para los datos en el modelo.

o INTERACTIVIDAD: Sistema computacional que puede interactuar de forma amigable y con respuestas a tiempo real con el encargado de toma decisiones.

o LENGUAJE DE PROGRAMACIÓN: Son un conjunto de reglas e instrucciones mediante el cual se construye un programa que la computadora puede interpretar.

o LLAVE: Es uno o más atributos que identifican a una tupla o renglón en una manera única.

o PLAN: Programa detallado de las actividades, tiempo y responsables por realizarlas.

o RELACIÓN: Es una asociación natural que existe entre una o más entidades.

o SAD: Sistemas de apoyo de decisiones.

o SDLC: Ciclo de vida del desarrollo de los sistemas.

o SIG: El Sistema de Información Gerencial que incluye todas las actividades y herramientas que generan datos e información, para ser utilizada por los que toman decisiones en la empresa, cumpliendo con los informes requeridos, impositivos y otros.

o SISTEMA: Es un grupo de elementos que se integran con el propósito común de lograr un objetivo.

o SISTEMA OPERATIVO: Es el conjunto de programas que coordinan el equipo físico de la computadora y supervisan la entrada, la salida, el almacenamiento y las funciones de procesamiento.

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o SLC: Ciclo de vida de los sistemas.

o SOFTWARE: Es la parte lógica de la computadora, como puede ser los programas, las funciones, los sistemas, los pasos que se realizan para tener resultados y soluciones de un determinado proceso, también son las instrucciones codificadas que dirigen a la computadora para realizar ciertas tareas.

o SQL: Lenguaje de programación que se utiliza para recuperar y actualizar la información contenida en una base de datos.

o TABLA: Es una colección de objetos que tienen los mismos atributos.

o TOMA DE DECISIONES: Son las actividades que el gerente debe realizar, para el desarrollo laboral favorable y así el éxito y logro de los objetivos de la empresa.