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CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

FONDO DE TIERRAS FONTIERRASInforme de Auditoría

a la Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresosdel 01 de enero al 31 de diciembre de 2006

Guatemala, mayo de 2007

Fondo de Tierras Resumen Gerencial 433Resultados de Auditoría 434Objetivos de Auditoría 435Alcance de Auditoría 436Dictamen 437Estados Financieros y Notas a los Estados Financieros 438Informe sobre Control Interno 446Informe sobre Cumplimiento 464Seguimiento a Recomendaciones de Auditorías Anteriores 472Funcionarios Responsables 473

Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) 433

Auditoría a la Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos Ejercicio Fiscal del 01 de enero al 31 de diciembre de 2006

FONDO DE TIERRAS

El Fondo de Tierras fue creado mediante Decreto Legislativo No.24-99 Ley del Fondo de Tierras, como unaentidad descentralizada del Estado, que tiene competencia y jurisdicción en todo el territorio nacional para elcumplimiento de sus objetivos, y las atribuciones y funciones que le asigna la ley. Goza de autonomíafuncional, con personalidad jurídica, patrimonio y recursos propios. Tendrá su domicilio en el Departamentode Guatemala, su sede central en la ciudad de Guatemala y podrá establecer subsedes en cualquier otrolugar del país. Por naturaleza es una institución pública, participativa y de servicio, instituida para facilitar elacceso a la tierra y generar condiciones para el desarrollo rural integral y sostenible, a través de proyectosproductivos, agropecuarios, forestales e hidrobiológicos.

Para cumplir con las funciones asignadas, sus objetivos y metas, El Presidente de la República, por mediodel Acuerdo Gubernativo Número 685-2005 de fecha 15 de diciembre de 2005, aprobó el Presupuesto deIngresos y Egresos del Fondo de Tierras, para el Ejercicio Fiscal 2006, por la cantidad de Q214,099,708.00;el cual fue disminuido en Q87,803,000.00; para un presupuesto vigente de Q126,296,708.00.

RESUMEN GERENCIAL

ANTECEDENTES



FONDO DE TIERRAS

RESULTADOS DE AUDITORÍA

HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO

HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO

El Fondo de Tierras no alcanzó las principales metas de gestión establecidas en el POA (Hallazgo deControl Interno No.1)

Falta de manuales de procedimientos para la selección, contratación, inducción de personal de nuevoingreso y promocionado (Hallazgo de Control Interno No.2)

Falta de manual de fondo rotativo (Hallazgo de Control Interno No.3)

Atraso en conciliación de saldos bancarios (Hallazgo de Control Interno No.4)

Falta de controles en el manejo de materiales y suministros (Hallazgo de Control Interno No.5)

Falta de registro y control de cupones para el consumo de combustibles (Hallazgo de Control InternoNo.6)

Falta de documentación de respaldo e inadecuada aplicación del renglón 511 en operacionesmanejadas a través de fideicomisos (Hallazgo de Control Interno No.7)

Operaciones incorrectas en los ingresos por cruce de cuentas (Hallazgo de Control Interno No.8)

Tarjetas de responsabilidad atrasadas en su operatoria (Hallazgo de Control Interno No.9)

Ingresos no programados en el presupuesto del ejercicio fiscal 2006 (Hallazgo de Cumplimiento No.1)

Personal contratado bajo el renglón 022 percibe sueldo y jubilación (Hallazgo de Cumplimiento No.2)

Contratos no enviados oportunamente a la Contraloría General de Cuentas para su correspondienteregistro (Hallazgo de Cumplimiento No.3)

Remanente de préstamo BIRF-4432-GU trasladado en certificado a plazo fijo (Hallazgo deCumplimiento No.4)

Consumo de combustibles de funcionarios que perciben gastos de representación (Hallazgo deCumplimiento No.5)

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FONDO DE TIERRAS

Emitir opinión sobre la razonabilidad de los Estados Financieros y de Ejecución y liquidación delPresupuesto de Ingresos y Egresos para el ejercicio fiscal 2006.

Evaluar el ambiente de Control Interno de la institución con la finalidad de establecer sus fortalezas ydebilidades.

Verificar que la entidad registre y deposite en las cuentas bancarias correspondientes todos los ingresos quepercibe, identificando claramente su origen y procedencia.

Verificar la ejecución presupuestaria de egresos por grupo de gasto y por renglón, cuidando de revisar quese encuentren debidamente respaldados.

Evaluar que la institución cumpla con la normativa aplicable y vigente.

OBJETIVOS DE AUDITORÍA



FONDO DE TIERRAS

Se realizó Auditoría Financiera que incluye la evaluación de aspectos de cumplimiento y de gestión, por elperíodo comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2006. Además se realizó evaluación de losEstados Financieros.

Área de Ingresos

Se verificó que el Fondo de Tierras recibe diferentes clases de ingresos para los cuales posee diferentescuentas habilitadas en el sistema bancario. Se estableció una muestra selectiva del 50 % en los renglonesmás significativos de acuerdo al monto percibido, aplicando pruebas sustantivas y de cumplimiento adiferentes renglones de ingresos, estableciendo algunas deficiencias que se formularon como hallazgos,recomendando lo procedente para corregir las mismas y sus respectivas acciones correctivas.

Área de Egresos

Se verificó la ejecución de gastos por grupo de gasto y por renglón estableciendo una muestra selectiva del50 % en los renglones de mayor erogación financiera por monto ejecutado en quetzales, estableciendoalgunas deficiencias para las cuales se formularon los respectivos hallazgos, con sus respectivasrecomendaciones y acciones correctivas. Además se verificó la documentación de respaldo de la ejecucióndel gasto cuidando que los mismos se encuentren debidamente soportados.

Modificaciones Presupuestarias

Se revisó que las modificaciones presuestarias se encuentren debidamente registradas, operadas ysoportadas con la finalidad de establecer el presupuesto vigente y la debida ejecución presupuestaria deingresos y egresos.

ALCANCE DE AUDITORÍA

SeñoresConsejo DirectivoFondo de Tierras, FONTIERRASCiudad

Hemos auditado el Balance General adjunto del Fondo de Tierras, al 31 de diciembre de 2006, y loscorrespondientes Estado de Resultados, Estado de Ejecución y Liquidación del Presupuesto de Ingresos yEgresos, por el año terminado en esa fecha. Estos estados financieros son responsabilidad de laAdministración de la Entidad. Nuestra responsabilidad es expresar una opinión sobre estos estadosfinancieros, basados en nuestra auditoría.

Efectuamos nuestra revisión de acuerdo con Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas y de AuditoríaGubernamental. Estas normas requieren que el examen sea planificado y realizado para obtener certezarazonable que los estados financieros no contienen errores importantes. Una auditoría incluye el examensobre una base selectiva, de la evidencia que soporta las cantidades y revelaciones presentadas en losestados financieros. Incluye también la evaluación de los Principios de Contabilidad utilizados y de lasestimaciones importantes hechas por la administración, así como una evaluación de la presentación generalde los estados financieros. Consideramos que nuestra auditoría provee una base razonable para nuestraopinión.

En nuestra opinión, los estados financieros arriba mencionados, presentan razonablemente, en todos losaspectos importantes, la situación financiera del Fondo de Tierras, al 31 de diciembre de 2006, losresultados de sus operaciones por el año terminado en esa fecha, de conformidad con PrincipiosPresupuestarios y de Contabilidad Generalmente Aceptados.

Guatemala, 30 de mayo de 2007

DICTAMEN

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FONDO DE TIERRAS



En la planeación y ejecución de nuestra auditoría al Balance General adjunto del Fondo de Tierras, al 31 dediciembre de 2006, y el correspondiente Estado de Resultados, Estado de Ejecución y Liquidaciòn delPresupuesto de Ingresos y Egresos, por el año terminado en esa fecha, evaluamos la estructura de controlinterno, para determinar nuestros procedimientos de auditoría con el propósito de emitir una opinión sobre larazonabilidad de los estados financieros y no para proporcionar seguridad del funcionamiento de laestructura de control interno. Sin embargo notamos ciertos asuntos en relación a su funcionamiento, queconsideramos deben ser incluidos en este informe para estar de acuerdo con las Normas de AuditoríaGeneralmente aceptadas y de Auditoría Gubernamental.

Los asuntos que nos llaman la atención y que están relacionados con deficiencias en el diseño yoperaciones de la estructura de control interno, que podrían afectar negativamente la capacidad de laentidad para registrar, procesar, resumir y reportar información financiera uniforme con las aseveraciones dela Gerencia en los estados financieros, son los siguientes

Guatemala, 30 mayo de 2007

INFORME SOBRE CONTROL INTERNO


Falta de manuales de procedimientos para la selección, contratación, inducción de personal de nuevoingreso y promocionado (Hallazgo de Control Interno No.2)




Falta de registro y control de cupones para el consumo de combustibles (Hallazgo de Control InternoNo.6)




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FONDO DE TIERRAS



A través de los indicadores de gestión y de acuerdo a los objetivos y fines del Fondo de Tierras seestableció que en el programa de Acceso a la Tierra, de 25 créditos programados, únicamente se aprobaron2, alcanzando el 8% de la meta; de los subsidios para beneficiarios de créditos en compra de tierras seprogramó beneficiar a 1,249 familias, beneficiando únicamente a 42, alcanzando el 3.36%. En relación alnúmero de familias que se tenía programado beneficiar con subsidios para arrendamiento de tierras, de40,533 familias programadas, únicamente se benefició a 26,007 familias, logrando el 64.16%. No obstantese dejó de ejecutar Q.30,750,005.90.

El Acuerdo No. 09-03 de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control InternoGubernamental, Norma 4.23 Control de la Ejecución Institucional, establece: "...Debe emitir las políticas yprocedimientos de control, que permitan a la institución alcanzar sus objetivos y metas establecidos en elPlan Operativo Anual".

Las políticas utilizadas para la ejecución del presupuesto no fueron orientadas al logro de lasmetas,únicamente realizaron un traslado de fondos a los fideicomisos, no adjudicando los créditos ysubsidios a los beneficiarios.

No se produjo el impacto social, para el cual fue creada la Institución.

Que el Consejo Directivo gire instrucciones al Gerente General a efecto que se emitan las políticas yprocedimientos de control, que permitan a la Institución alcanzar sus objetivos y metas establecidos en elPlan Operativo Anual.

"La disminución de Q. 87,803,000.00 tuvo impacto significativo en el presupuesto de inversión, pues fue del60.57% en relación al monto asignado (Q. 144,963,522.00), por lo que se modificaron las metas legalmente,de conformidad al Punto Resolutivo No. 92-2006 de fecha 5 de diciembre de 2006 del Consejo Directivo delFondo de Tierras, las que quedaron debidamente operadas en el Sicoin. De acuerdo con las nuevas metasestablecidas, la ejecución del Programa de Acceso a la tierra fue de la siguiente forma: Créditos parafinanciamiento de compra de tierras meta programada 4 créditos, ejecutados 2 créditos, porcentaje 50 %,Subsidios a beneficiarios meta programada 166 familias, ejecutado 42 familias, porcentaje 25.3 % ySubsidios arrendamiento simple meta programada 27,934 familias, ejecutado 26,007 familias, porcentaje93.1 %.

En virtud de lo expuesto, la administración no comparte ni acepta el hallazgo de control interno, en vistaque todas las operaciones realizadas cuentan con su respaldo legal y fueron registrados oportunamente enel sistema oficial (SICOIN)". (La administración adjuntó documentación que respaldan sus comentarios).

Se confirma el presente hallazgo, en virtud que las pruebas que presentó la administración no lodesvanecen. Así también, éstas se reprogramaron en el POA hasta el 05/12/2006, según consta en Acta No.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

Comentarios de la administración

Comentarios de auditoría

HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO


FONDO DE TIERRAS


74-2006, lo cual se considera fuera de tiempo, debido a que no es razonable que las metas sean ajustadasa los resultados obtenidos. Así mismo, la reprogramación del Plan Operativo Anual, no fue oficializado anteel Ministerio de Finanzas Públicas y Contraloría General de Cuentas.

Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para los miembros del ConsejoDirectivo y Gerente General, por la cantidad de Q25,000.00 para cada uno.

Acción Correctiva


FONDO DE TIERRAS


Falta de manuales de procedimientos para la selección, contratación, inducción de personal denuevo ingreso y promocionado (Hallazgo de Control Interno No.2)

La Coordinación de Recursos Humanos, ha contratado personal sin contar con la existencia de manualespara la selección, contratación e inducción de personal de nuevo ingreso.

El Acuerdo No. 09-03 de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control InternoGubernamental, Norma 3.3 Selección y Contratación y 3.4 Inducción al Personal de Nuevo Ingreso yPromocionado, establecen: "...debe dictar las políticas para la selección y contratación de personal, asícomo las políticas que provean de una adecuada inducción al personal de nuevo ingreso y al que ha sidopromocionado".

La administración no le dio oportunamente la importancia a la elaboración de los manuales, ya que losmismos fueron elaborados posteriormente al período auditado.

En determinado momento se contrate personal no idóneo para cada puesto y esto incida en el buendesarrollo de las actividades que deben desempeñarse en cada uno de los mismos; así mismo, el personalno sea debidamente orientado, redundando en la eficiencia y eficacia del trabajo.

Que el Gerente General, gire instrucciones al Coordinador de Recursos Humanos, a efecto que losmanuales sean diseñados de forma técnica y funcional a la institución, antes de ser aprobados por elConsejo Directivo.

"La Unidad de Recursos Humanos de esta institución, si aplica políticas para la selección y contratación depersonal y realiza actividades orientadas a una adecuada inducción al personal de nuevo ingreso y al queha sido promocionado. Consecuentemente, se considera que la norma 3.3 citada en el hallazgo se cumplesatisfactoriamente.

Lo anterior se puede demostrar con el Memorando Interno emitido por la Gerencia General el 22 de mayode 2006, en el cual se instruye a la Dirección Administrativa y Financiera para que se adopten las políticaspertinentes. Asimismo, existen las normas generales sobre administración de Recursos Humanos aplicadaspor el Jefe de la Unidad de Recursos Humanos.

Con respecto a este tema se considera oportuno mencionar que en la actualidad la Institución ya cuenta conun Manual de Inducción aprobado por la Gerencia General, luego de haber seguido su proceso deimplementación, en Resolución No. 42-2007. En relación a este hallazgo es necesario indicar que la normacitada no se refiere a la existencia de manuales, únicamente a políticas. En virtud de lo expuesto, laadministración no comparte ni acepta el hallazgo de control interno, por considerarlo sin ninguna base legaly por consiguiente, improcedente". (La administración adjuntó documentación que respaldan suscomentarios).

Se confirma el hallazgo, en virtud que, la administración manifiesta que durante el 2006 no se contaba condichos manuales.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación




FONDO DE TIERRAS


Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 4, para el Gerente General yCoordinador de Recursos Humanos, por la cantidad de Q4,000.00 para cada uno.

Acción Correctiva


FONDO DE TIERRAS



La Coordinación Financiera, ha manejado el fondo rotativo institucional, sin contar con la existencia de unmanual específico que norme el uso de fondos rotativos internos y cajas chicas.

El Acuerdo No. 09-03 de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control InternoGubernamental, Norma 6.19 establece: "...Las entidades públicas deben reglamentar y normar losprocedimientos para la constitución y administración de Fondos Rotativos".

Inexistencia de un manual específico, debido a que están aplicando procedimientos de los manuales delSistema Integrado de Administración Financiera -SIAF-, emitido por el Ministerio de Finanzas Públicas.

Esto permite que no exista un adecuado control en los procesos de compra y pago, aplicados en las oficinascentrales y Regionales del Fondo de Tierras, situación que puede provocar la no priorización de los gastosde la Entidad.

Que el Coordinador Financiero, vele porque se cumpla lo establecido en la normativa para el manejo de losfondos rotativos institucionales.

"Por medio del Punto Resolutivo No. 57-2005, en numeral 3, literal g) el Fondo de Tierras adoptóoficialmente los manuales que forman parte del Sistema Integrado de Administración Financiera -SIAF-,dentro de los cuales está incluido el MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, FORMULARIOS E INSTRUCTIVOSPARA LA ADMINISTRACIÓN DE FONDOS ROTATIVOS.

En resolución No. 02-2006 de la Gerencia General se autorizó la Constitución del Fondo RotativoInstitucional y se giraron instrucciones para su manejo.

En relación a este mismo tema, se informa que en la resolución No. 01-2007 la Gerencia General aprobólas Normas para el Manejo de los Fondos Rotativos Internos del Fondo de Tierras. También existe lanormativa para el manejo del Fondo Rotativo que fue emitida en Diciembre de 2005. La recomendacióncontenida en el hallazgo de mérito, indica que el Coordinador Financiero, vele por que se cumpla loestablecido en la normativa para el manejo de los fondos rotativos institucionales. Con esto, los auditoresgubernamentales reconocen que la normativa si existe. Con base en la evidencia aportada se puedeconcluir que la normativa de mérito si existe y se cumple en el manejo de los fondos rotativos. Comoconsecuencia de lo expuesto, la administración no comparte ni acepta el hallazgo, porque los mismosauditores gubernamentales se contradicen". (La administración adjuntó documentación que respaldan suscomentarios).

Se confirma el presente hallazgo, en virtud que el Manual para el Manejo de Fondos Rotativos Internos delFondo de Tierras, fue aprobado con fecha 19/01/2007.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación




FONDO DE TIERRAS


Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 7, para el Gerente General yCoordinador Financiero, por la cantidad de Q2,000.00 para cada uno.

Acción Correctiva


FONDO DE TIERRAS



El día 23 de febrero de 2007, se verificó que los Libros de Bancos, se encuentran operados al 30 denoviembre de 2006.

El Acuerdo No. 09-03 de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control InternoGubernamental, Norma 6.16 establece: "...las conciliaciones de saldos de bancos se deben efectuar enforma diaria, semanal o mensual."

Falta de diligencia de los encargados de realizar las conciliaciones bancarias de forma oportuna.

Los libros de bancos no proporcionan información adecuada y oportuna de las disponibilidades de efectivo yoperaciones de bancos.

Que el Coordinador Financiero, gire instrucciones a los encargados de los registros en los libros de bancos,para que registren los movimientos diariamente y realicen las conciliaciones mensualmente, dentro de losprimeros cinco días de cada mes, para que la información sea confiable, adecuada y oportuna.

"Las conciliaciones bancarias al 31 de diciembre de 2006 (cierre del ejercicio fiscal), fueron preparadasoportunamente con carácter de provisional, en virtud que las mismas sirven de base para hacer lasoperaciones de cierre en los registros contables. De conformidad con el artículo 241 de la ConstituciónPolítica de la República de Guatemala, esta clase de operaciones pueden hacerse dentro de los primerostres meses de cada año. Consecuentemente, las conciliaciones definitivas deben elaborarse hasta haberregistrado todos los ajustes contables que afecten las operaciones con los bancos, para que los saldoscoincidan con los que aparezcan en los Estados Financieros. Así mismo, se considera importante resaltarque la norma 6 citada por la Comisión de Auditoria establece que las conciliaciones de saldos de bancos sedeben efectuar de forma diaria, semanal o mensual, lo cual se cumple a cabalidad por esta institución comopuede evidenciarse en los registros oficiales que quedan en el SICOIN. No obstante, también se elaboranen forma mensual en el libro auxiliar de bancos.

Con base en lo expuesto, se considera que este hallazgo de control interno, no se sustenta en ninguna baselegal ya que es producto de la apreciación subjetiva de los auditores gubernamentales". (La administraciónadjuntó documentación que respaldan sus comentarios).

Se confirma el presente hallazgo, en virtud que los argumentos de la institución no son válidos.

Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 11, para el Coordinador Financiero yEncargado de elaboración de Conciliaciones Bancarias, por la cantidad de Q2,000.00 para cada uno.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación



Acción Correctiva


FONDO DE TIERRAS



Al evaluar el manejo de materiales y suministros en el Departamento de Proveeduría, se observó que, elencargado, emite un detalle mensual de las existencias en almacén de las oficinas centrales, no así, de lasDelegaciones Departamentales, asimismo, no comprueban las existencias físicas que revelan los reportes.

El Acuerdo No. 09-03, de la Contraloría General de Cuentas, Marco Conceptual de las Normas Generalesde Control Interno Gubernamental, numeral 28, Control Interno Previo, establece: Es de suma importanciaque se definan y desarrollen los procedimientos de los distintos momentos del control previo, ya sea dentrode las operaciones o de la información a producir, asegurando su conveniencia y oportunidad en función delos fines y programas de la institución.

No se han implementado los manuales de procedimientos para fortalecer los controles internos en el áreade proveeduría.

La falta de controles, puede ocasionar mal uso, pérdida o apropiación indebida de los materiales ysuministros, en detrimento de los recursos financieros de la institución.

Que el Gerente General gire instrucciones al Coordinador Administrativo, para implementar controlesadecuados en el Departamento de Proveeduría, así como en las Regionales, para el uso de materiales ysuministros, y practicar inventarios periódicos con la finalidad de comparar las existencias reales con losregistros de proveeduría.

"Con relación a este tema, se considera necesario trasladar la parte conducente del oficio No. CA-169-2007de fecha 13 de abril de 2007, de la Coordinación Administrativa, en el cual se informa lo siguiente:

1. "La oficina de Acceso a la Tierra y Regularización de El Petén, por ser una subgerencia, cuenta con laposibilidad de hacer compras directas ya que tiene, en su estructura organizacional, la Unidad deProveeduría la cual está a cargo del Asistente Administrativo y el control de las existencias se lleva entarjetas de kardex debidamente autorizadas por la Contraloría General de Cuentas.

2. La Delegación Regional de Quetzaltenango (que incluye las sedes de: Huehuetenango, Nebaj y LaBlanca, Ocós) y la Delegación Regional de Alta Verapaz (que incluye las sedes de: Ixcán, Fray Bartoloméde las Casas y Chisec), no cuentan con Unidad de Proveeduría, por lo que la Unidad de Proveeduría deoficinas centrales a través de Pedido y Remesa les suministra los útiles y materiales para su consumoinmediato.

3. Esta Coordinación realiza revisiones selectivas a los reportes mensuales de la Unidad de Proveeduría. LaUnidad de Auditoria Interna practica inventarios físicos, dos veces al año.

4. Actualmente se cuenta con un software diseñado para el control de existencias en proveeduría queredundará en un mejor control de los bienes.

5. En el presente ejercicio se practicará dos inventarios anuales por parte de esta Coordinación.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación



FONDO DE TIERRAS


6. En oficio número CA-068-2007 de fecha 7 de febrero de 2007, se informó a los señores AuditoresGubernamentales lo relacionado con estos aspectos, atendiendo lo requerido en nota de auditoria.

Esta Coordinación no acepta el hallazgo de falta de controles en el manejo de materiales y suministros envirtud que si existen controles en la Proveeduría".Con base en lo anteriormente expuesto, la Administración considera que el presente hallazgo de controlinterno no es procedente ya que se demostró fehacientemente que si existen controles apropiados para elmanejo de los bienes que ingresan y custodian en la proveeduría". (La administración adjuntódocumentación que respaldan sus comentarios).

Se confirma el hallazgo, en virtud que se comprobó que hacen falta controles más precisos para comprobarla existencia física de los materiales y suministros a nivel institucional, según la respuesta de laadministración a la Nota de Auditoria No. 01-2007 de fecha 01 de febrero de 2007.

Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 4, para el Gerente General,Coordinador Administrativo y Encargado de Proveeduría, por la cantidad de Q2,000.00 a cada uno.


Acción Correctiva


FONDO DE TIERRAS


Falta de registro y control de cupones para el consumo de combustibles (Hallazgo de ControlInterno No.6)

El Coordinador Administrativo, no lleva registro adecuado de los cupones para el consumo de combustible,asignados a los funcionarios y empleados que utilizan en determinadas comisiones.

El Acuerdo No. 09-03, de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control InternoGubernamental, Norma 1.6 establece: Se debe implementar con claridad los diferentes tipos de control quese relacionan con los sistemas administrativos y financieros.

Inexistencia de controles adecuados en la entrega de cupones de combustibles a los funcionarios yempleados, los cuales no se registran en el Departamento de Proveeduría.

La falta de controles en los cupones de combustibles por parte de los responsables, puede derivar en maluso o pérdida, en detrimento de los recursos financieros de la institución.

El Coordinador Administrativo, debe delegar al departamento de Proveeduría el control y registro de loscupones para el uso de combustibles, además, la Auditoría Interna de la Entidad, recomendó que se debeelaborar un reglamento.

"En cuanto a este tema, la Coordinación Administrativa en oficio No. CA-170-2007 de fecha 13 de abril de2007, expresa lo siguiente:

1. "La Coordinación Administrativa sí cuenta con un registro para el control de los cupones de combustibles,el cual en nuestro criterio y el de la Unidad de Auditoria Interna es ordenado y cumple los objetivos para losque fue creado. Para el efecto, se cuenta con el libro registro número 03505 autorizado el 25 de julio de2005 por la Contraloría General de Cuentas, en el que se registran las compras, las entregas y los saldos decupones de combustibles.

2. En virtud de que los cupones son documentos prepagados de combustibles, se consideran como efectivo(valores); y por lo tanto no constituyen materiales y/o suministros, por consiguiente no se ingresan aproveeduría sino que se manejan bajo la estricta responsabilidad del Coordinador Administrativo.

En virtud de lo anteriormente expuesto, esta Coordinación considera que el hallazgo que se refiere a la faltade registro y liquidación de cupones para el consumo de combustibles, no es procedente ya que el registrosi existe y se lleva de conformidad a las cuotas autorizadas por Gerencia General. Así mismo, es importantemencionar que en virtud que se utilizan cupones, no es necesario ingresarlos a Proveeduría, lo cual seríadiferente si se utilizaran vales de combustible".

Con base en lo expuesto, la institución considera que el presente hallazgo de control interno, debeeliminarse por tratarse de una apreciación personal de los auditores ya que no se ha infringido ningunadisposición o reglamentación". (La administración adjuntó documentación que respaldan sus comentarios).

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación




FONDO DE TIERRAS


Se confirma el presente hallazgo, en virtud que, los cupones no se registran en proveeduría y no se llevanlos controles adecuados.

Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 20, para el Gerente General yCoordinador Administrativo, por la cantidad de Q2,000.00 para cada uno.

Acción Correctiva


FONDO DE TIERRAS



De las pruebas realizadas al manejo de los fideicomisos, se determinó que en el fideicomiso Fondo deTierras Acuerdos de Paz, manejado a través del Banco de Desarrollo Rural, en el CUR No. 176 de fecha06/03/2006, con cargo al renglón 511 Transferencias a personas y unidades familiares, por la cantidad deQ7,943,306.79 y CUR No. 177 de fecha 06/03/2006, con cargo al renglón 641 préstamos al sector privado,por la cantidad de Q5,127,662.21, se adjunta únicamente los recibos de caja extendidos por el Banco deDesarrollo Rural, así mismo, adjuntan un detalle de las cifras para determinar el monto que correspondepara otorgamiento de créditos y subsidios para el ejercicio fiscal 2006, en donde se describe el destino quese le dará a dichos montos, no así los beneficiarios, únicamente se comprueba el traslado de los fondos alfiduciario. En el fideicomiso Arrendamiento de Tierras del Programa Especial para la Producción yComercialización Agropecuaria en Apoyo a la Población Rural Vulnerable, manejado a través del BancoCrédito Hipotecario Nacional de Guatemala, en los CUR Nos.: 1,877 y 1,879 de fecha 29/12/2006, con cargoal renglón 511 Transferencias a personas y unidades familiares por la cantidad de Q13,003,500.00, adjuntanboletas que comprueban la entrega de los fondos, sin indicar el lugar donde fue extendida la cédulacorrespondiente de cada beneficiario.

El Acuerdo No. 09-03 de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control InternoGubernamental, Norma 2.6 establece: Toda operación que realicen las entidades públicas, cualesquierasea su naturaleza, debe contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde.

En el fideicomiso manejado a través del Banco de Desarrollo Rural, no se está reflejando la ejecución real,en virtud que no se ha determinado quienes serán lo beneficiarios. Únicamente se adjuntan los recibos decaja del banco.

No se pueden verificar si los fondos fueron recibidos por los beneficiarios de los fideicomisos.

Que la máxima autoridad, gire instrucciones al Gerente General para que se solicite la creación de unrenglón presupuestario que identifique adecuadamente el traslado de los fondos fideicometidos, para que serefleje únicamente la provisión de los fondos y no se registre presupuestariamente como una ejecución.

Que el Gerente General, gire instrucciones al encargado del fideicomiso manejado a través del CréditoHipotecario Nacional, para que incluya en las boletas de entrega de los créditos y subsidios paraarrendamiento de tierras, el lugar donde fue extendida la cédula de los beneficiarios.

"De conformidad con el artículo 25 del Decreto 24-99, Ley del Fondo de Tierras, los recursos destinados alos proyectos de inversión de esta entidad se pueden canalizar a través de los fideicomisos. Con base en loanterior desde su creación, los recursos destinados a inversión se administran por medio de dosfideicomisos.

Dichos fondos se trasladan con base en el respectivo CUR y en ese momento el sistema -SICOIN- loregistra y queda ejecutado en los renglones presupuestarios correspondientes. El sistema no permiteregistrar gastos posteriores. Este mismo procedimiento, se aplica en todas las instituciones del Estado al

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación



FONDO DE TIERRAS


efectuar transferencias de fondos ya sea a Bancos Fiduciarios, a ONGs u Organismos Internacionales. ElSistema registra la ejecución en el momento de la operación del CUR afectando los renglones quecorresponde.

Con relación al respaldo de estas operaciones se estima importante indicar que los recibos de cajaextendidos por el fiduciario, si constituyen el soporte necesario para el Fondo de Tierras ya que avala latransferencia de fondos que se realiza. Por su parte, el Banco lleva sus controles para respaldar el pago alos beneficiarios, los cuales han sido revisados por la Auditoria Interna del Fondo de Tierras.

Además el procedimiento empleado para entregar los fondos a los beneficiarios, garantiza plenamente laidentificación de cada uno de ellos, como consta en los informes del Auditor Interno de dicho fideicomiso.

En virtud de lo expuesto, se considera que el presente hallazgo de control interno, no es procedente por notener base legal. En este caso lo procedente es que los señores auditores investiguen en la Dirección deContabilidad del Estado y en la Dirección Técnica del Presupuesto, ambos del Ministerio de FinanzasPúblicas sobre el procedimiento legal y técnico de ejecutar estas operaciones". (La administración adjuntódocumentación que respaldan sus comentarios).

Se confirma el presente hallazgo, en virtud que la auditoria interna del Fondo de Tierras, en sus informesindica que no hay documentación suficiente que sustente las trasferencias de dichos fondos.

Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 16, para el Gerente General yCoordinador Financiero, por la cantidad de Q5,000.00 para cada uno.


Acción Correctiva


FONDO DE TIERRAS



La Coordinación Financiera, realizó ajustes que disminuyen los ingresos percibidos por operacionesregistradas en la cartera de Regularización que pertenecían a la cartera de Fonatierra del fideicomiso,Fondo de Tierras Acuerdo de Paz, por la cantidad de Q250,133.38 y Q94,749.65 que corresponden aHonorarios Registrales e IVA, integrando una disminución de Q344,883.03.

El Acuerdo No. 09-03 de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control InternoGubernamental, Norma 1.6 establece: Se debe implementar con claridad los diferentes tipos de control quese relacionan con los sistemas administrativos y financieros.

Los deudores de la cartera de Fonatierra, solicitan a las Delegaciones Departamentales, boletas para elpago de los créditos, las cuales no tienen impreso el número de cuenta correspondiente, consignando otronúmero de cuenta, proporcionado por el Banco de Desarrollo Rural.

No se refleja adecuadamente la recuperación de la cartera de Fonatierra.

Que el Gerente General, gire instrucciones a la Coordinación Financiera, a efecto de que en la impresión deboletas para el cobro de la cartera de Fonatierra se incluya el número de cuenta correspondiente al Fondode Tierras/Regularización.

"En el oficio No. CFOI-153-2007 de fecha 13 de abril de 2007, de la Coordinación Financiera, se aclara queel hallazgo de mérito no se refiere a ninguna disminución de ingresos. Lo que efectivamente se realizó, esuna regularización contable para depurar los saldos de los bancos. Dichas operaciones son normales y seoriginan de las notas de crédito y débito emitidas por el Banco respectivo, lo cual se debe regularizar en losregistros contables. En el referido oficio informa lo siguiente:

a) "Los beneficiarios de créditos que conforman la cartera del fideicomiso Fondo Nacional de Tierras, debenefectuar los abonos al crédito, efectuando sus depósitos en la cuenta BANRURAL No. 3033057332Fideicomiso Fondo de Tierras Acuerdo de Paz; sin embargo, por desconocimiento o por error, los depósitosfueron registrados a la cuenta BANRURAL No. 4033051327 Fondo de Tierras/Regularización, cuenta que seutiliza para recaudar los ingresos por recuperación de adeudos por las tierras otorgadas por el INTA. Paracorregir lo anterior, se corrieron partidas de reclasificación por la suma de Q 250,133.38.

b) En el caso de los depósitos por concepto de IVA y Honorarios Registrales, éstos deben hacerse en lacuenta BANRUAL No.3033123809 Fondo de Tierras; sin embargo en el banco erróneamente fueronacreditados a la cuenta 4033051327 Fondo de Tierras/Regularización. Al darse cuenta de tal error, el bancorealiza las correcciones y posteriormente las pone en conocimiento del Fondo de Tierras a través de notasde débito y de crédito. Por esta causa se corrieron partidas de reclasificación por la suma de Q 94,749.65.

Cabe mencionar que si las partidas de reclasificación no se hubieran registrado antes del cierre contable,entonces, los saldos en las cuentas de ingresos estarían mostrando cifras incorrectas".

En virtud de lo expuesto, se considera que el presente hallazgo de control interno es totalmente

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación



FONDO DE TIERRAS


improcedente". (La administración adjuntó documentación que respaldan sus comentarios).

Se confirma el hallazgo, en virtud que no han implementado los controles adecuados, esto deriva un cruceentre la cartera de Fonatierra y las cuentas monetarias del Fondo de Tierras.

Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 20, para el Coordinador Financiero, porla cantidad de Q4,000.00.


Acción Correctiva


FONDO DE TIERRAS



Al revisar algunas adquisiciones de activos fijos se determinó que no se encuentran operados en las tarjetasde responsabilidad.

La Circular No. 3-57 emitida por la Contaduría General de la Nación en junio de 1957, establece que con elobjeto de poder determinar en cualquier momento los útiles a cargo de cada empleado, se abrirán tarjetasindividuales de responsabilidad, en las cuales deben registrarse detalladamente y con los mismos datos quefiguran en el inventario, los bienes por los cuales responde cada funcionario o empleado público.

El encargado de inventarios no opera en forma oportuna las tarjetas de responsabilidad correspondientes.

En caso de extravío o mal uso de los activos fijos, no se puede deducir responsabilidad al empleado quetiene bajo su custodia dichos activos.

Que el Gerente General, gire instrucciones a la Coordinación Financiera, a efecto de que en la impresión deboletas para el cobro de la cartera de Fonatierra, se incluya el número de cuenta correspondiente al Fondode Tierras/Regularización.

"Con relación a este asunto, la Coordinación Administrativa en su oficio CA-172-2007 de fecha 13 de abrilde 2007, manifiesta que las referidas tarjetas sí se encuentran al día y que en el caso de los vehículosadquiridos a finales del ejercicio, efectivamente fueron entregados a través de oficios bajo el resguardo yresponsabilidad de las personas que los recibieron. En el referido oficio, también se informa lo siguiente:

1. "Esta Coordinación, ha realizado las acciones administrativas correspondientes con el propósito deregularizar los registros de inventarios. Durante los meses de septiembre y octubre de 2006, se llevó a caboun programa de actualización de Tarjetas de Responsabilidad Individual a nivel de oficinas centrales,delegaciones regionales y delegaciones departamentales.

2. Al revisar las tarjetas respectivas, se puede constatar que los registros de inventario se encuentranactualizados.

3. El criterio manifestado por los señores Auditores Gubernamentales, se sustenta en la Circular 3-57, en elaspecto que, deben existir tarjetas individuales de responsabilidad, en las cuales deben registrarsedetalladamente y con los mismos datos que figuran en el inventario, los bienes por los cuales respondecada funcionario o empleado público. Este aspecto se cumple en la institución, ya que se cuenta conTarjetas de Responsabilidad autorizadas por la Contraloría General de Cuentas y los registros contablesconcuerdan con el Libro de Inventarios.

4. La norma citada no determina las fechas o plazos para efectuar la operatoria y por lo tanto no se puededeterminar si existe atraso o no en los mismos. En el caso de los vehículos que fueron adquiridos en el mesde diciembre de 2006 y las Tarjetas de Responsabilidad se encontraban pendientes de firma al momento dela revisión de auditoria. Dicha situación se debió a que el día 3 de enero de 2007 fueron operados losregistros en las Tarjetas de los funcionarios y empleados que los recibieron quedando pendiente la firma de

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación



FONDO DE TIERRAS


las mismas, ya que se encontraba en proceso de instalación el sistema detector de vehículos LO/JACK porparte de la empresa aseguradora. En tanto se complementaba este proceso los vehículos fueron entregadosmediante un oficio con la indicación de que los mismos quedaban bajo responsabilidad de los funcionarios yempleados, debiéndose firmar las Tarjeta de Responsabilidad al estar instalado el dispositivo de seguridadindicado.

Al haberse cumplido la condición indicada, los funcionarios y empleados procedieron a firmar la respetivaTarjeta de Responsabilidad Individual.

En virtud de lo anteriormente expuesto, esta Coordinación no acepta el hallazgo de Tarjetas deresponsabilidad atrasadas en su operatoria".

Con fundamento en lo expuesto se estima que el hallazgo de cumplimiento a normas y leyes esimprocedente, en vista de que la circular tomada como base para formular el mismo, no establece plazospara efectuar la operatoria de los registros y por lo tanto no hay infracción o incumplimiento de alguna ley oreglamento". (La administración adjuntó documentación que respaldan sus comentarios).

Se confirma el presente hallazgo, en virtud que, en los comentarios de la administración reconocen que elatraso se debe a cambio de software.

Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 20, para el Encargado del Registro yOperatoria de Activos Fijos, por la cantidad de Q4,000.00.


Acción Correctiva


FONDO DE TIERRAS



Como parte de la aplicación de nuestros procedimientos de auditoría, para obtener seguridad razonableacerca de si el Balance General adjunto del Fondo de Tierras, al 31 de diciembre de 2006, y elcorrespondiente Estado de Resultados, Estado de Ejecución y Liquidaciòn del Presupuesto de Ingresos yEgresos, por el año terminado en esa fecha, están libres de errores importantes, hemos hecho pruebas decumplimiento de leyes y regulaciones aplicables.

El cumplimiento con los términos de las leyes y regulaciones aplicables, es responsabilidad del Fondo deTierras. Evaluamos el cumplimiento por parte de dicha entidad. Sin embargo, nuestro objetivo no fue el deexpresar una opinión sobre el cumplimiento general con tales regulaciones. En consecuencia, noexpresamos tal opinión.

Instancias materiales de incumplimiento son fallas en cumplir con los requisitos o violaciones a los términosde leyes y regulaciones aplicables, que nos llevan a concluir que la acumulación de las distorsionesresultantes, de tales fallas y violaciones es importante en relación con los estados financieros. Losresultados de nuestras pruebas de cumplimiento revelaron las siguientes instancias de incumplimiento:

Hemos considerado estas situaciones importantes de incumplimiento al formarnos una opinión respecto a silos estados financieros del Fondo de Tierras, por el año terminado el 31 de diciembre de 2006, se presentanrazonablemente, en todos los aspectos importantes, de acuerdo con los términos de las leyes yregulaciones aplicables.

Guatemala, 30 de mayo de 2007

INFORME SOBRE CUMPLIMIENTO

Ingresos no programados en el presupuesto del ejercicio fiscal 2006 (Hallazgo de Cumplimiento No.1)

Personal contratado bajo el renglón 022 percibe sueldo y jubilación (Hallazgo de Cumplimiento No.2)




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FONDO DE TIERRAS


Ingresos no programados en el presupuesto del ejercicio fiscal 2006 (Hallazgo de CumplimientoNo.1)

Se estableció que desde el año 2003 quedó un saldo presupuestario de Q10,000,000.00, los cuales seencontraban depositados en el cuenta No. 1128271 Fondo de Tierras Cuenta Única del Banco deGuatemala; según manifiesta el Coordinador Financiero en oficio CFOE-66-2007,corresponden a fondospropios de la Institución, los cuales no fueron programados en los presupuestos de los años del 2004 al2006. El 18 de agosto de 2006, trasladaron éstos fondos al Banco de Desarrollo Rural, depositandolos en uncertificado a plazo fijo, que venció el 13 de febrero del 2007; posteriormente, fueron trasladados a unacuenta de ahorro del mismo Banco, según consta en CUR No. 113 de fecha 15 de febrero de 2007.

El Decreto No. 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto, artículo 19, establece:"Título I, Presupuesto de Ingresos, deberá contener todos aquellos ingresos de cualquier naturaleza que seestima percibir o recaudar durante el ejercicio fiscal, el financiamiento proveniente de erogaciones yoperaciones de crédito público, representen o no entradas de dinero en efectivo, y los excedentes de fondosque se estimen a la fecha de cierre del ejercicio anterior al que se presupuesta". Acuerdo Gubernativo No.240-98, Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto, artículo 20, establece: Utilización de IngresosPropios, que dichos ingresos deben utilizarse exclusivamente para cubrir los gastos en que talesdependencias incurran para la elaboración de los productos o del mantenimiento de los servicios queprestan. Dichos recursos deberán incluirse anualmente en sus anteproyectos de presupuesto. Acuerdo No.09-03 de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Norma4.5 establece: se debe incluir todas las estimaciones de las clases de ingresos que se tiene estimadopercibir, así como identificar claramente las fuentes de financiamiento y sus montos estimados dentro delejercicio fiscal.

El Gerente General, solicitó al Gerente General del Banco de Guatemala, autorización para transferir losfondos de la cuenta fondo de Tierras Cuenta Única, a la cuenta monetaria de Banrural, para atenderprogramas de inversión.

No se utilizaron los recursos para cubrir los programas de inversión, destinándolos a percibir intereses através de un depósito en certificado a plazo fijo.

Que la máxima autoridad, gire instrucciones al Gerente General, a efecto que los fondos provenientes desaldos presupuestarios sean programados, y se les dé, el destino para el cual fueron autorizados.

"Los Q. 10,000,000.00 que desde el año 2003 que se encontraban depositados en el Banco de Guatemala,cuenta No. 1128271, correspondían a fondos propios que oportunamente fueron trasladados a estainstitución. Al cierre de dicho ejercicio pasaron a formar parte del saldo de caja. Como debería ser delconocimiento de los auditores gubernamentales, el saldo de caja únicamente se programapresupuestariamente, cuando va a ser utilizado como fuente de financiamiento. En este caso dichos fondosno se programaron como gasto y por lo tanto no correspondió su reprogramación.

En virtud de lo expuesto, se considera que el presente hallazgo de control interno es totalmente

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación


HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO


FONDO DE TIERRAS


improcedente". (La administración adjuntó documentación que respaldan sus comentarios).

Acción Correctiva

Se confirma el presente hallazgo, en virtud que estos fondos no fueron ejecutados para cubrir programas deinversión, como lo manifestó el Gerente General al solicitar el traslado de los fondos.


Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 5, para el Gerente General,Coordinador Financiero y Encargado de Presupuesto, por la cantidad de Q5,000.00 para cada uno.


FONDO DE TIERRAS


Personal contratado bajo el renglón 022 percibe sueldo y jubilación (Hallazgo de CumplimientoNo.2)

Al aplicar pruebas sustantivas al Renglón 022, se estableció que la Coordinación de Recursos Humanos delFondo de Tierras, contrató personal que se encuentra percibiendo jubilación.

La Constitución Política de la República en el Artículo 114, Decreto No. 63-88 del Congreso de la Repúblicade Guatemala, Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado artículos 19 y 38, establecen que cuando untrabajador que goce del beneficio de la jubilación regrese a un cargo público, dicha jubilación cesará deinmediato. Asimismo el Decreto No. 1220-88, Reglamento de la Ley de Clases Pasivas del Estado, artículo21, indica: Cuando una persona jubilada reingrese al servicio público, tanto ella como el funcionario que lede posesión, deberán dar aviso a la Dirección de Contabilidad del Estado, para que se suspendainmediatamente el pago de la pensión que corresponda; en caso contrario, deberá reintegrar lo percibidoindebidamente y se aplicarán las sanciones que procedan.

La coordinación de Recursos Humanos, no ha establecido una cédula de atributos a investigar antes decontratar al personal.

Se lesionan los intereses del Estado al contratar personal que devenga doble remuneración.

Que el Gerente General gire instrucciones al Coordinador de Recursos Humanos, a efecto que antes de darposesión al personal de nuevo ingreso, verifique que no se encuentre percibiendo jubilación por parte delEstado; y que dicho aspecto quede normado en el Manual para la Selección y Contratación de Personal deNuevo Ingreso.

"Con relación a este tema se estima oportuno señalar que la institución cuenta con los controles adecuadospara informar a su personal que no pueden recibir la pensión por retiro que otorga el Estado cuando seencuentren contratados con carácter permanente.

No obstante lo anterior, algún empleado puede ocultar esta circunstancia, lo cual queda fuera del alcancede la institución. No obstante, es responsabilidad personal de cada uno de los trabajadores solicitar lasuspensión de la pensión que estén recibiendo.

En virtud que en el hallazgo no se mencionan los nombres de las personas que incurrieron en esta anomalíase solicitará a la Dirección de Contabilidad del Estado la información correspondiente con el fin de requerir alas personas implicadas que efectúen el reintegro respectivo". (La administración adjuntó documentaciónque respaldan sus comentarios).

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación


Acción Correctiva

Se confirma el presente hallazgo, en virtud que no existen controles adecuados para la contratación delpersonal.


Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley


FONDO DE TIERRAS


Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 18, para el Coordinador de RecursosHumanos, por la cantidad de Q5,000.00, y se solicitó en oficio CCGC-FONTIERRAS-O-46-2007 de fecha 02de mayo de 2007 a la Sección de Clases Pasivas de la Dirección de Contabilidad del Estado, que requierael reintegro de lo pagado indebidamente.


FONDO DE TIERRAS



La Coordinación Administrativa y de Recursos Humanos, no envió en forma oportuna copia de los 14 y 287contratos, que ascienden a la cantidad de Q2,123,009.60 y Q17,528,909.44 respectivamente; suscritosdurante el período 2006, a la Contraloría General de Cuentas, para su correspondiente registro, control yfiscalización.

El Decreto No. 57-92 Ley de Contrataciones del Estado, artículo 75, indica: "La entidad contratante deberáremitir dentro del plazo de 30 días contados a partir de la aprobación de los contratos, copia a la ContraloríaGeneral de Cuentas para efectos de registro, control y fiscalización.

Esto obedece a la falta de controles y seguimiento en la verificación del cumplimiento de las disposicioneslegales.

La Unidad de Registro de Contratos de la Contraloría General de Cuentas, no puede llevar el registro,control y fiscalización de forma oportuna de los contratos suscritos por la Entidad.

Que el Gerente General, gire instrucciones a los Coordinadores Administrativo y de Recursos Humanos,para que envíen copia de todos los contratos suscritos a la Contraloría General de Cuentas, como loestablece la Ley de Contrataciones del Estado.

"Debido a que el funcionario responsable del envío de estos documentos ya no trabaja en la institución, sedesconocen las razones por las cuales, aparentemente no envió la copia de los contratos. No obstante enoficio CA-171-2007 de fecha 13 de abril de 2007, emitido por la Coordinación Administrativa, así como losoficios RRHH-010-2007 y RRHH-011-2007 del 6 de marzo de 2007, se remitieron los contratos del año 2006y los de enero y febrero 2007 para la Contraloría General de Cuentas.

Con lo expuesto, se considera haber cumplido con la presentación de los contratos ante la ContraloríaGeneral de Cuentas". (La administración adjuntó documentación que respaldan sus comentarios).

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación


Acción Correctiva

Se confirma el hallazgo en virtud que la administración presentó las copias de los contratos suscritosdurante el año 2006, de manera extemporánea.


Multa, de conformidad con Decreto No. 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones delEstado, artículo 82 y Acuerdo Gubernativo No. 1056-92 del Presidente de la República, Reglamento de laLey de Contrataciones del Estado, artículo 56, para el Coordinador Administrativo y Coordinador deRecursos Humanos, por la cantidad de Q37,910.89 y Q782,540.60 respectivamente.


FONDO DE TIERRAS



Al examinar el rubro de bancos, se determinó que el remanente del préstamo BIRF-4432-GU porQ814,981.05, corresponde a cheques en circulación que no fueron pagados y posteriormente anulados, anombre de varios proveedores los cuales se reflejan en la conciliación bancaria al 01 de julio 2005 de lacuenta No. D.M.52-09-00042-3 del Banco del Café; y Q5,282.41 en concepto de intereses generados por losdepósitos que existieron en dicha cuenta, posteriormente dichos montos fueron trasladados en uncertificado a plazo fijo No. 1836691-1 del Banco Uno.

El Decreto No. 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto, artículo 26, párrafo 2º,establece: No se debe disponer de los recursos que tienen una finalidad distinta a la prevista.

Los cheques en circulación no fueron pagados, razón por la cual posteriormente fueron anulados.

El Estado tendrá que cubrir cualquier reclamo de los proveedores, en perjuicio de los intereses del erarionacional.

Que la máxima autoridad gire instrucciones al Gerente General, a efecto se traslade el remanente de éstepréstamo a la Cuenta del Fondo Común del Banco de Guatemala.

"Los Q.844,994.26 depositados en certificado a plazo fijo No. 1836691-1 del Banco Uno, no constituyenremanente del préstamo BIRF-4432-GU, en virtud que los fondos provenientes de dicho préstamo fueronejecutados y liquidados en su totalidad. La cantidad en mención se origina de intereses generados por losdepósitos que existieron en dicha cuenta y por lo tanto se conceptúan como fondos propios que formanparte del saldo de caja. Sobre dichos recursos no existe norma legal que obligue a programar su ejecución. En virtud de lo expuesto, la administración estima que el hallazgo de cumplimiento de normas y leyes, esimprocedente. Así mismo, no se infringió ningún precepto legal". (La administración adjuntó documentaciónque respaldan sus comentarios).

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación


Acción Correctiva

Se confirma el presente hallazgo, en virtud que se estableció que el remanente del préstamo corresponde acuentas pendientes de pago.


Sanción Económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 5, para el Gerente General, por lacantidad de Q5,000.00.


FONDO DE TIERRAS



Al analizar el consumo de combustible, se estableció que el Gerente General y el Subgerente tienenasignados gastos de representación, y bajo su responsabilidad vehículos propiedad de la entidad, con unaasignación mensual en concepto de cupones de combustible por la cantidad de Q2,000.00 y Q1,200.00respectivamente.

El Acuerdo de fecha 10 de marzo de 1955, emitido por el Presidente de la República, en el Artículo 2º.,establece: Los funcionarios que tuvieren asignados gastos de representación en el presupuesto respectivo,deberán cubrir con sus propios fondos, el valor de la gasolina y lubricantes que requiera el uso del vehículoo vehículos oficiales a su servicio personal.

El Gerente General a través del Oficio No. GG-636-2006, de fecha 25 de agosto de 2006, autorizó elconsumo de combustibles a funcionarios y empleados de la entidad.

Detrimento en los recursos financieros de la entidad.

Que el Consejo Directivo, deje sin efecto la autorización del consumo de combustibles asignados afuncionarios que perciben gastos de representación.

"En relación a este hallazgo, en oficio No. FT-GG-135-2007 de fecha 12 de abril de 2007, se solicitó alDirector de Asuntos Jurídicos, un Dictamen Jurídico para determinar si la base legal que respalda elhallazgo es válida. En respuesta a lo solicitado, se emitió el Dictamen Jurídico FT-UAJ-20-2007 JF/pl defecha 12 de abril de 2007, en el que opina que el acuerdo del presidente de la república de fecha 10 demarzo de 1955, no es aplicable al Fondo de Tierras, en virtud que el mismo contradice disposiciones legalesjerárquicamente superiores y es aplicable a las entidades centralizadas del Estado.

En virtud de lo expuesto, se considera que el hallazgo de cumplimiento de normas y leyes, no esprocedente". (La administración adjuntó documentación que respaldan sus comentarios).

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación


Acción Correctiva

Se confirma el presente hallazgo, en virtud que no es procedente el comentario de la administración, ya quela Dirección de Asuntos Jurídicos de la Contraloría General de Cuentas, en Dictamen emitido el 11 defebrero del 2004, concluye que, el acuerdo gubernativo citado en el criterio, se encuentra vigente y debe seraplicado.


Formulación de Cargos, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas artículo 4, literal f) y Acuerdo Gubernativo No. 318-2003,Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artíclo 53, para el Gerente General ySubgerente, por la cantidad de Q10,000.00 y Q6,000.00 respectivamente.


FONDO DE TIERRAS


Se verificó el cumplimiento a las recomendaciones de la auditoria anterior, estableciendo que las mismasfueron cumplidas de manera parcial. La Dirección de Calidad del Gasto Público nombró a dos AuditoresGubernamentales para que le dieran el debido seguimiento a las mismas, verificando que se procedió asancionar a los responsables por las recomendaciones no cumplidas en su oportunidad.

SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES


FONDO DE TIERRAS


ALVARO AGUILAR PRADO

BERNARDO JESUS LOPEZ FIGUEROA

EDWIN HAROLDO ALVARADO LOPEZ

CARLOS ENRIQUE GIRON GIRON

BLADIMIRO ANDINO VILLEDA SAGASTUME

CESAR AUGUSTO ISPACHE SAC

LUIS GERARDO CANO MONZON

ELENA COCON BAC PATAL

BONIFACIO MARTIN CHÁVEZ

RAFAEL DARIO CHANCHAVAC CUX

GILBERTO ATZ SUNUC

OSCAR LEONEL CORDON ORELLANA

MEFI ELIUD RODRIGUEZ GARCIA

HANSRUEDI PETER DE LEÒN

JOSE DONALDO MEJIA ESPINOZA

JOSE ARMANDO GALVEZ CORDOVA

JOSE ARMANDO GALVEZ CORDOVA

ELEONARDO ELISEO PEREZ MEJIA

GILBERTO ATZ SUNUC

PEDRO LUIS ROCCO ARRIVILLAGA

BERNARDO JESUS LOPEZ FIGUEROA

CESAR AUGUSTO FION MORALES

CARLOS ENRIQUE GIRON GIRON

PRESIDENTE CONSEJO DIRECTIVO

PRESIDENTE CONSEJO DIRECTIVO

AUDITOR INTERNO

GERENTE GENERAL

SUB GERENTE GENERAL

COORDINADOR FINANCIERO

COORDINADOR ADMINISTRATIVO

DIRECTORA

DIRECTOR TITULAR POR LASORGANIZACIONES INDIGENAS

DIRECTOR TITULAR POR LASORGANIZACIONES CAMPESINAS

DIRECTOR TITULAR POR LASORGANIZACIONES CAMPESINAS

DIRECTOR TITULAR POR ELMOVIMIENTO COOPERATIVOFEDERADO Y NO FEDERADO

DIRECTOR TITULAR POR ELMINISTERIO DE FINANZASPÚBLICAS

DIRECTOR SUPLENTE

DIRECTOR SUPLENTE

DIRECTOR SUPLENTE

DIRECTOR SUPLENTE

DIRECTOR SUPLENTE POR LASORGANIZACIONES INDÍGENAS

DIRECTOR SUPLENTE POR LASORGANIZACIONES CAMPESINAS

DIRECTOR SUPLENTE PORCONADEA

DIRECTOR SUPLENTE DEL MAGA

DIRECTOR SUPLENTE DEL MAGA

DIRECTOR SUPLENTE POR ELMINISTERIO DE FINANZASPÚBLICAS

01/01/2006

01/09/2006

16/02/2006

01/06/2006

09/08/2006

06/06/2006

19/06/2006

01/01/2006

01/01/2006

01/01/2006

01/08/2006

01/01/2006

01/01/2006

14/06/2006

01/01/2006

01/01/2006

01/01/2006

01/01/2006

01/01/2006

01/01/2006

01/01/2006

01/09/2006

01/01/2006

31/08/2006

31/12/2006

31/12/2006

31/12/2006

31/12/2006

31/12/2006

31/12/2006

31/12/2006

31/12/2006

09/05/2006

31/12/2006

31/12/2006

31/12/2006

31/12/2006

31/12/2006

13/06/2006

13/06/2006

31/12/2006

31/07/2006

31/12/2006

31/08/2006

31/12/2006

30/05/2006

FUNCIONARIOS RESPONSABLES

Nombre Cargo Del Al

1

2

3

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6

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23

No.


FONDO DE TIERRAS


ROBERTO LEONEL RECINOS HERRERA

FREDY LENIN CORDOVA LAPARRA

CARLOS RENE GONZALEZ GOMEZ

ENCARGADO DE PRESUPUESTO

CONTADOR GENERAL

ASISTENTE DE LA DIRECCIONFINANCIERA

01/01/2002

03/07/2006

01/04/2003

31/12/2006

31/12/2006

31/12/2006

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57000-fondo de tierras fontierras

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