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5. Dirección de Reuniones

DPIDirección de Proyectos

InformáticosJose Onofre Montesa Andrés

Universidad Politécnica de Valencia

Escuela Universitaria de Informática

1999

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¿Qué es una reunión?

• Un suceso puntual en que un conjunto de personas, que puede que no se conozcan y no se vuelvan a ver, tratan sobre un tema. Suelen tener un objetivo común.

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Tipos de Reuniones• Reuniones para informar.• Reuniones para recoger información.• Reuniones para formar.• Reuniones para intercambiar puntos de

vista.• Reuniones para llegar a un acuerdo.• Reuniones para generar ideas.• Reuniones para tomar decisiones.

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Reuniones para informar.

• Objetivo: transmitir información desde una persona al colectivo convocado.

• Ejemplo: se comunica un proyecto nuevo. Información

Solicitud información

complementaria

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Reuniones para recoger información.

• El que convoca necesita obtener información de los asistentes.

• Ejemplo:– Responsable de

proyecto y situación actual para visitar al cliente.

Preguntainformación

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Reuniones para formar.

• Los participantes necesitan obtener cierto dominio sobre una materia.

• Se parte de los conocimientos de los asistentes y se les hace vivir la situación dirigida.

Coordinación, MétodosPr

oble

ma

s,

pre

gunta

s.

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Reuniones para intercambiar puntos de

vista.• Se desea que la gente

hable y exprese su punto de vista, de modo que nos hacemos una idea de contexto.

• Ejemplo: ¿Qué piensan los desarrolladores de las herramientas CASE?

TemaPropuesta

tema, regulación

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Reuniones para llegar a un acuerdo.

• Los diferentes colectivos desean cosas distintas.

• Se trata de alcanzar un acuerdo que sea aceptado por todos.

• (Mediación)

Conciliación

Posición A Posición B

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Reuniones para generar ideas.

• Son reuniones en las que los asistentes tienen total libertad para expresar sus ideas, no se suelen criticar pero si refinar.

Méto

dos,

In

cita

ción

Ideas

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Reuniones para tomar decisiones.

• Se parte de unas alternativas y se trata de razonar una elección lo más consensuada posible.

• Son reuniones difíciles, sobre todo cuando se tratan situaciones personales, ideológicas….

Regula

ción

Decisión

Propuestas,

Opiniones, Votos…

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Preparación de una reunión.

• Definir objetivos de la reunión.• Seleccionar a los participantes.• Planificar el desarrollo.• Convocar a los participantes.• Organizar el material para la

reunión.

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Definir objetivos de la reunión.

• ¿Que resultados se desean alcanzar?• ¿Se puede alcanzar por otro medio?

• Para buen clima, mejor una copas.• Para informar el teléfono ¿?.

• Objetivos = Resultados• definidos y anotados

• Priorizar los objetivos.• Ineludible, además, secundario.

• Titulo, es muy importante.

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Seleccionar a los participantes.

• La reunión depende de ellos.• Las personas que pueden aportar

– ¿Aportará información útil?– ¿Aportará ideas?– ¿Influirá en la decisión?– ¿Dinamizará la reunión?– ¿Problemas si no se le invita?

• Cantidad: de 8 a 10 participantes.

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Planificar el desarrollo.

• Crear el orden del día:– Lista de temas– Orden en que se abordaran.– Tiempo asignado a cada tema.

• Detallar mucho el orden del día permitirá preparar mejor los puntos.

• Si se conocen los tiempos, algunos participantes solo estarán lo necesario.

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Convocar a los participantes.

• La convocatoria:– ¿Suscita el interés de los asistentes?– Debe justificar el porqué.– Explicara el cómo se desarrollará.– Informará

• Quien coordinará.• Los asistentes y su participación.• Fecha, hora y lugar.

• Debe resultar atractiva...

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Organizar el material para la reunión.

• No deben descuidarse:– El material necesario

para presentar y distribuir.

– La sala, material de proyección, limpieza, aire acondicionado, situación circular de los asientos, Papelografos…

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Iniciar la reunión

• Presentar a los participantes.• Generar un clima de confianza.• Centrar el tema de la reunión.• Fijar objetivos.• Definir los métodos de trabajo.• Definir el papel del secretario.

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Durante la reunión

• El moderador:– Invitar a que la gente se exprese.– Controlar el exceso de posesión de

palabra.– Facilitar un clima de confianza.

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Durante la reunión

• Los participantes:– Utilizar el uso de la palabra de forma

consciente.• Estimar el coste horario de una reunión.

– Tomar la palabra cuando se tiene algo que decir… cualquier argucia es buena.

– No dejar la palabra hasta haber terminado de decir lo que se desea.

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Finalización de la reunión.

• Hacer una síntesis y que sea consensuada.

• Analizar la reunión.• Explicar la forma en que se

documentarán los resultados.• Dar feedback a los asistentes.

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Resumen

• Las reuniones son necesarias, pero– A la gente no le gusta ir a una reunión si

no hace falta.– Es importante invitar a los que hace

falta.– El objetivo ha de estar claro.– Las reuniones son muy caras.– La organización de la reunión llevara a

reuniones más productivas.