5 crear consultas training presentation - create queries for a new database af102760175-1
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Aprendizaje de Microsoft®
Access®
2010
Crear consultas para una nueva
base de datos
Contenido del curso
• Información general: las consultas son esenciales
• Lección: incluye siete secciones
• Tareas de práctica sugeridas
• Prueba
• Tarjeta de referencia rápida
Crear consultas para una nueva base de datos
Información general: las
consultas son esenciales
Crear consultas para una nueva base de datos
En este curso aprenderá a crear consultas para una base de datos de Access. Las consultas son una parte esencial de cualquier base de datos. Sirven para extraer información importante de una base de datos y responder preguntas empresariales clave.
Este es el cuarto curso de una serie que enseña a los principiantes a usar Access 2010.
Objetivos del curso
• Usar el Diseñador de consultas para crear una
consulta de selección que devuelva datos de una
sola tabla.
• Crear una consulta de selección que solicite al
usuario que escriba parámetros y que devuelva
resultados que coincidan con dichos parámetros.
• Usar una fórmula en una consulta para calcular una
suma.
• Usar el Asistente para consultas para crear una
consulta de selección que devuelva datos de dos
tablas.
• Usar una expresión para concatenar campos.
Crear consultas para una nueva base de datos
Obtener respuestas de sus datos
Crear consultas para una nueva base de datos
Bloques de creación de una consulta de selección
La nueva base de datos
de seguimiento de
activos es avanzada. Ya
cuenta con tablas,
relaciones y datos, de
modo que el paso
siguiente es crear
algunas consultas.
Estas le ayudarán a
responder preguntas
importantes y le
facilitarán la creación de
formularios e informes.
Obtener respuestas de sus datos
Crear consultas para una nueva base de datos
Bloques de creación de una consulta de selección
Concretamente, creará
consultas de selección.
Se tratan de
componentes que
recuperan y procesan
sus datos y muestran los
resultados en una hoja
de datos.
Por ejemplo, si quiere
saber a quién llamar
cuando un equipo tenga
que ser reparado, puede
crear una consulta que
extraiga los nombres y
números de teléfono
pertinentes.
Obtener respuestas de sus datos
Crear consultas para una nueva base de datos
Bloques de creación de una consulta de selección
Esto es lo que muestra
la imagen. La consulta
toma datos de activos
de la tabla, los nombres
de técnicos de la
segunda tabla y muestra
el resultado de modo
que se puede consumir.
Comencemos revisando
las partes de una
consulta.
Conceptos básicos sobre la creación de
consultas de selección
Crear consultas para una nueva base de datos
Proceso para crear una consulta
Access ofrece dos
maneras principales de
crear consultas de
selección: el Diseñador
de consultas y el
Asistente para consultas.
Independientemente de
la herramienta que
use, debe seguir
algunos pasos comunes
al crear una consulta de
selección.
Conceptos básicos sobre la creación de
consultas de selección
Crear consultas para una nueva base de datos
Proceso para crear una consulta
Comience por
seleccionar un origen de
registros para la
consulta. Un origen de
registros puede ser una
o más tablas, una o más
consultas, o una
combinación de ambas.
La imagen muestra una
tabla abierta en el
Diseñador de consultas.
En el origen de registros,
seleccione los campos
que desee ver en la
consulta. La imagen
muestra los campos en
el Diseñador de
consultas, pero puede
hacer lo mismo en el
Asistente para consultas.
Conceptos básicos sobre la creación de
consultas de selección
Crear consultas para una nueva base de datos
Proceso para crear una consulta
Agregue criterios de
ordenación, filtrado u otros
criterios de selección a las
consultas. Por ejemplo, si
usa los criterios que se
muestran en la imagen, la
consulta solo devolverá
datos para activos
comprados a partir de mayo
de 2010. También puede
usar criterios que hagan que
una consulta le solicite la
entrada de datos antes de
ejecutarse, lo cual se trata
más adelante en este curso.
Después de haber agregado
campos y criterios de
selección, ejecute la consulta
para ver si le proporciona los
resultados correctos.
Maneras de usar los resultados de las
consultas
Crear consultas para una nueva base de datos
Una consulta como origen de datos de un informe
Al ejecutar una consulta
de selección, Access
muestra los resultados
en una hoja de datos.
El resultado se
denomina un conjunto
de registros, con el que
puede trabajar del
mismo modo que se
hace con una hoja de
datos.
Por ejemplo, puede
agregar o cambiar datos
y Access escribirá los
cambios a las tablas que
funcionan como
orígenes de registros
para la consulta.
Maneras de usar los resultados de las
consultas
Crear consultas para una nueva base de datos
Una consulta como origen de datos de un informe
También puede usar
conjuntos de registros
para proporciona datos
para formularios, informes
e incluso otras consultas.
Por ejemplo, si quiere un
informe sobre los equipos
que debe sustituir, puede
crear una consulta que
devuelva esos datos y,
a continuación, crear
rápidamente el informe.
La imagen muestra
cómo. La consulta solo
devuelve los registros en
que se ha marcado un
activo para ser retirado.
Maneras de usar los resultados de las
consultas
Crear consultas para una nueva base de datos
Una consulta como origen de datos de un informe
Los dos cursos finales de
esta serie muestran cómo
crear formularios e
informes que usan
consultas como orígenes
de datos. Por ahora,
recuerde que, a diferencia
de las tablas, los conjuntos
de registros no existen
físicamente en la base de
datos. Access almacena la
consulta y solo se muestra
un conjunto de registros al
ejecutar la consulta.
Es el momento de crear
una consulta.
Empezaremos con el
Diseñador de consultas.
Consultar un solo origen de registros
Crear consultas para una nueva base de datos
Uso del Diseñador de consultas
El Diseñador de
consultas ofrece el
máximo control sobre
una consulta de
selección. También
facilita la creación de
una consulta que usa
una sola tabla como
origen de registros.
Por ejemplo, este tipo
de consulta facilita la
enumeración de los
activos y las fechas de
compra.
Consultar un solo origen de registros
Crear consultas para una nueva base de datos
Uso del Diseñador de consultas
Aquí está proceso.
En el grupo Consultas
de la pestaña Crear,
haga clic en Diseño de
la consulta. El diseñador
se iniciará y mostrará el
cuadro de diálogo
Mostrar tabla. En la
cinta de opciones,
también aparecerá la
pestaña Diseño.
En el cuadro de diálogo,
seleccione el origen de
registros. Puede usar una
combinación de tablas y
consultas, y las que
seleccione aparecerán en
la sección superior del
diseñador.
Consultar un solo origen de registros
Crear consultas para una nueva base de datos
Uso del Diseñador de consultas
En el origen de registros,
haga doble clic en los
campos que desea ver
en el conjunto de
registros o los
resultados. Su selección
aparecerá en la sección
inferior del diseñador.
Cuando acabe de
agregar campos, vaya a
la pestaña Diseño y,
en el grupo Resultados,
haga clic en Ejecutar.
Su conjunto de registros
aparecerá como una
hoja de datos.
Hacer que una consulta solicite la entrada
de datos
Crear consultas para una nueva base de datos
Uso de los criterios en una consulta
El tipo de consulta que
ha creado en la sección
anterior puede devolver
muchos datos. Una
manera habitual de
limitar los resultados de
la consulta es usar un
parámetro.
Dicho de otra manera,
los parámetros hacen
que la consulta solicite
la entrada de datos
antes de ejecutarse;
son un tipo de filtro que
aplica a la consulta.
Hacer que una consulta solicite la entrada
de datos
Crear consultas para una nueva base de datos
Uso de los criterios en una consulta
A continuación se
muestra cómo usar
parámetros en las
consultas:
Abra la consulta en la vista
Diseño y, en la fila Criterios
del campo que desea filtrar,
escriba los parámetros. Por
ejemplo, puede usar los
criterios que se muestran
en la imagen.
Al ejecutar la consulta,
dichos criterios le solicitan
que escriba una fecha de
inicio y una fecha de
finalización, y la consulta
solo devuelve los registros
que se encuentran entre las
fechas que haya
especificado.
Usar una fórmula en una consulta
Crear consultas para una nueva base de datos
Usar una fórmula en una consulta
Otra manera habitual de
modificar los criterios de
selección en una
consulta es agregar una
función.
Por ejemplo, si desea
saber cuánto gastó su
compañía en muebles
de oficina el año
pasado, puede agregar
una función de
agregado a la consulta y
aparecerá la suma en los
resultados.
Usar una fórmula en una consulta
Crear consultas para una nueva base de datos
Usar una fórmula en una consulta
Abra la consulta en la
Vista Diseño.
En el grupo Mostrar u
ocultar de la pestaña
Diseño, haga clic en
Totales. La fila Total
aparecerá en el diseñador.
En el campo en que
desee usar la
función, haga clic en la
fila Total y seleccione
una función de la lista.
Al ejecutar la consulta,
los resultados incluyen el
cálculo.
Consultar varios orígenes de registros
Crear consultas para una nueva base de datos
Uso del Asistente para consultas para crear una
consulta de varios orígenes
Puede usar varias tablas, u
otras consultas, como origen
de registros para una nueva
consulta. De hecho, realizará
muchas más consultas en
varios orígenes de registros
que en orígenes únicos. Las
consultas de varios orígenes
representan la manera de
responder a preguntas como
qué activos proceden de qué
proveedores.
El Asistente para consultas es
la manera más sencilla de
aprender a crear consultas de
varios orígenes. Especialmente
para los usuarios principiantes
de Access.
Consultar varios orígenes de registros
Crear consultas para una nueva base de datos
Uso del Asistente para consultas para crear una
consulta de varios orígenes
En el grupo Consultas
de la pestaña Crear,
haga clic en Asistente
para consultas.
Finalice el asistente.
Como parte de este
proceso, seleccione las
tablas y los campos que
desea usar como origen
de registros y...
Asigne un nombre
descriptivo a la nueva
consulta y recuerde
evitar el uso de espacios
en el nombre.
Sugerencias para la práctica
1. Crear una consulta de selección a partir de una sola
tabla.
2. Hacer que la consulta solicite la entrada de datos
(agregar un parámetro).
3. Agregar un campo calculado a una consulta.
4. Dar formato al campo calculado.
5. Crear una consulta de varias tablas.
6. Concatenar campos con una expresión.
Crear consultas para una nueva base de datos
Práctica en línea (requiere Access 2010)
Pregunta de prueba 1
Al crear una consulta, ¿cuál de estas opciones selecciona?
(Elija una respuesta).
Crear consultas para una nueva base de datos
1. Un origen de registros.
2. Una tabla del sistema.
3. Un conjunto de registros.
Pregunta de prueba 1
Crear consultas para una nueva base de datos
El origen de registros puede ser una combinación de tablas
y consultas.
Al crear una consulta, ¿cuál de estas opciones selecciona?
Respuesta:
1. Un origen de registros.
Pregunta de prueba 2
¿Para cuál de las siguientes opciones se usan criterios en una consulta para llevarla a cabo? (Elija una respuesta).
Crear consultas para una nueva base de datos
1. Asegurarse de que los datos tengan el formato
adecuado.
2. Agregar fórmulas a una tabla.
3. Ordenar, filtrar o limitar de otro modo lo que devuelve
la consulta.
Pregunta de prueba 2
Crear consultas para una nueva base de datos
Los criterios también pueden ser bastante eficaces. Por
ejemplo, puede usar criterios para encontrar registros de
personas que viven en una ciudad determinada y tienen su
cumpleaños comprendido entre las fechas que especifique.
¿Para cuál de las siguientes opciones se usan criterios en una consulta para llevarla a cabo?
Respuesta:
3. Ordenar, filtrar o limitar de otro modo lo que devuelve la
consulta.
Pregunta de prueba 3
Antes de usar varias tablas como origen de registros,
estas tablas deben: (Elija una respuesta).
Crear consultas para una nueva base de datos
1. Estar abiertas en la vista Hoja de datos.
2. Participar en una relación.
3. No servir como origen de registros para otra consulta.
Pregunta de prueba 3
Crear consultas para una nueva base de datos
Si las tablas no participan en una relación, la consulta
devuelve todos los datos en cada tabla y los resultados casi
siempre carecen de significado.
Antes de usar varias tablas como origen de registros, estas tablas deben:
Respuesta:
2. Participar en una relación.
Pregunta de prueba 4
Una expresión es: (Elija una respuesta).
Crear consultas para una nueva base de datos
1. Una fórmula almacenada en una o más tablas de bases
de datos.
2. Una fórmula que solo calcula fechas.
3. Un objeto que puede realizar cálculos y otras tareas
como la validación de datos.
Pregunta de prueba 4
Crear consultas para una nueva base de datos
En este curso ha aprendido dos maneras de usar
expresiones. La Tarjeta de referencia rápida vinculada al
final del curso ofrece mucha más información sobre ellas.
Una expresión es:
Respuesta:
3. Un objeto que puede realizar cálculos y otras tareas
como la validación de datos.
Pregunta de prueba 5Este curso le ha enseñado todo lo que necesita saber sobre consultas. (Elija una respuesta).
Crear consultas para una nueva base de datos
1. Verdadero.
2. Falso.
Pregunta de prueba 5
Crear consultas para una nueva base de datos
La Tarjeta de referencia rápida vinculada en la siguiente
diapositiva incluye mucha más información. Úsela.
Este curso le ha enseñado todo lo que necesita saber sobre consultas.
Respuesta:
2. Falso.
Tarjeta de referencia rápida
Para obtener un resumen de las tareas tratadas en este curso, consulte la Tarjeta de referencia rápida.
Crear consultas para una nueva base de datos