3 tener relaciones training presentation - create relationships for a new database af102760177

Antes de empezar

Si aparece una barra de seguridad amarilla en la

parte superior de la pantalla en PowerPoint, haga

clic en Habilitar edición.

Se requiere PowerPoint 2010 para ver esta presentación. Si no dispone de PowerPoint 2010, descargue el Visor de PowerPoint (vea la URL en el panel de notas).

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Aprendizaje de Microsoft®

Access®

2010

Crear relaciones

para una nueva base de datos

Contenido del curso

• Información general: las relaciones son esenciales

• Lección: incluye ocho secciones

• Tareas de práctica sugeridas

• Prueba

• Tarjeta de referencia rápida

Crear relaciones para una nueva base de datos

Información general: las relaciones son

esenciales


Aprenda a crear relaciones de tabla para

una nueva base de datos de Access 2010.

Las relaciones son esenciales porque

agrupan los datos en las tablas de modo

que se puede extraer información útil.

Este curso explica los distintos tipos de

relaciones y muestra cómo crearlas. Se trata

del tercer curso de una serie que enseña a

los principiantes a usar Access 2010.

Objetivos del curso

• Crear una relación uno a varios.

• Definir la integridad referencial.

• Crear campos de búsqueda.

• Crear una relación uno a uno.

• Crear una relación varios a varios.


Crear relaciones


Clave principal y externa en una estructura de tabla

Hagamos una revisión

rápida. En el primer

curso de esta serie se

mostraba cómo dividir

los datos en tablas

separadas y cómo

identificar las relaciones

entre estas tablas. En el

segundo curso, creó sus

tablas y les asignó a

cada una una clave

principal (un campo con

un valor que hace única

cada fila).

Crear relaciones



En una base de

datos, las relaciones son

esenciales, ya que

representan la manera

en que las tablas

“hablan” entre sí. Si las

tablas no hablan, no

puede obtener

respuestas de sus datos.

Las relaciones se crean

usando un campo de

una tabla como campo

en una tabla

relacionada.

Crear relaciones



El campo que incluya es

su clave principal. Cada

tabla de la base de datos

tiene una clave principal,

que incluirá como nuevo

campo en otra tabla para

crear una relación con

esta última.

1

2 Al compartir una clave

principal, el nuevo

campo de la segunda

tabla se denomina clave

externa.

Crear relaciones



La imagen ilustra una

manera en que esto

puede funcionar. A fin de

asociar activos a

proveedores, el campo

de la clave externa en la

tabla Activos

proporciona una lista de

nombres de compañías.

En segundo plano,

Access usa los valores de

las claves principal y

externa para sincronizar

los dos campos.

3

A su vez, usted puede

usar esta relación para

responder preguntas

como “¿Qué compañía

proporcionó un equipo

determinado?”.

Crear relaciones



Este curso muestra

cómo crear este tipo de

relación y cómo definir

reglas para controlar

cómo puede actualizar y

eliminar los datos de su

base de datos.

Tipos de relaciones


Los tres tipos de relaciones de tabla: uno a uno, uno a

varios y varios a varios.

Las tablas pueden

participar en tres tipos

de relaciones, como

muestra la imagen:

Existe una relación uno a

uno cuando un solo

registro de una tabla se

relaciona con un solo

registro de otra tabla y

viceversa.

1

2 Existe una relación uno a

varios cuando un

registro de una tabla se

relaciona con varios

registros de otra tabla.

Tipos de relaciones




Existe una relación varios

a varios cuando varios

registros de una tabla se

relacionan con varios

registros de otra tabla.

3

Tipos de relaciones




Este curso muestra

cómo crear los tres

tipos, pero dedicaremos

la mayor parte del

tiempo a las relaciones

uno a varios puesto que

son las más comunes.

Asimismo, si desea

publicar una base de

datos para

SharePoint, debe crear

campos de búsqueda.

Más adelante en este

curso, se incluye un

vídeo que le muestra el

procedimiento para ello.

Las relaciones tienen “lados”


La tabla Proveedores reside en el lado “uno” de la

relación mientras que la tabla Activos se encuentra en

el lado “varios”.

En este punto, resulta

útil pensar que las

relaciones tienen

“lados”.

Por ejemplo, un

proveedor puede

proporcionar muchos

activos, de modo que la

tabla Proveedores reside

en el lado “uno” de la

relación mientras que la

tabla Activos se

encuentra en el lado

“varios”, tal como se

muestra en la imagen.

Las relaciones tienen “lados”


La tabla Proveedores reside en el lado “uno” de la

relación mientras que la tabla Activos se encuentra en

el lado “varios”.

A continuación,

recuerde esta regla: Para

crear una relación uno a

varios, use la clave

principal de la tabla en

el lado “uno” como

clave externa en la tabla

del lado “varios”.

A continuación, verá

cómo se realiza el

procedimiento.

Crear relaciones


Señale la parte inferior del vídeo para ver los controles de vídeo. Arrastre

o señale la barra de progreso para moverse hacia delante o hacia atrás.

Para crear una relación de tabla, puede empezar por abrir las tablas en ambos lados de la relación.Se usa Soporte en el lado uno y Activos en el lado varios.En el lado uno de la tabla, hay que hacer clic en el campo de clave principal y, a continuación, ir a la ficha Campos y ver la lista Tipo de datos. Este es un campo Autonumeración. Hay que tener esto en cuenta. En breve se verá el motivo.A continuación, hay que ir al lado varios de la relación de la tabla y agregar un campo de clave externa.Observe que aparece una lista de datos al hacer clic o doble clic en el encabezado del nuevo campo.Hay que seleccionar el tipo de datos Número porque es compatible conel tipo de datos Autonumeración usado por la clave principal, lo cual constituye una regla. Un campo de clave externa debe usar un tipo de datos que coincidao sea compatible con el tipo de datos establecido para su clave principal correspondiente.Para obtener más información acerca de qué tipos de datos son compatibles, consulte los vínculos de la Tarjeta de referencia rápida al final de este curso.Así pues, hay que hacer clic en Número, escribir un nombre para el campo y, a continuación,ir a la ficha Herramientas de base de datos e iniciar el panel Relaciones.El panel muestra automáticamente todas las tablas de la base de datos, y la intención es relacionar estas dos. Para crear la relación, hay que arrastrar el campo de clave principal dellado uno al campo de clave externa del lado varios de esta forma. En este punto, se puede hacer clic en el botón Crear y crear la relación ose puede establecer primero la integridad referencial.Como recordatorio, la integridad referencial es un conjunto de reglas que controlar la manera enque se puede o no eliminar datos.En la siguiente sección se tratará la integridad referencial.Por ahora, hay que hacer clic en Crear y se obtiene la relación.

Definir la integridad referencial




Al crear una relación de tabla, es una buena práctica establecer la integridad referencial.La integridad referencial es un conjunto de reglas que mantiene los campos de clave principal yexterna sincronizados al agregar,cambiar o eliminar datos. A su vez, ayuda a mantener la precisión de los datos.La integridad referencial también evita los registros huérfanos, como se muestra a continuación.Supongamos que elimina un Proveedor de la base de datos.Si exige la integración referencial, cualquier dato relacionado con el Proveedor también se eliminará.No obstante, si no la exige, los datos relacionados con ese Proveedorhará referencia a un valor primario que ya no existe.Estos registros pasan a ser huérfanos, por lo que usar estos datos resulta mucho más difícil.Como regla, desea establecer la integridad referencial y en Access esto se lleva a cabo editando una relación.Cierre las tablas abiertas, haga clic en la ficha Herramientas de la base de datos yen el grupo Relaciones haga clic en Relaciones.Haga clic en la línea que representa la relación que desea editar y observe que la línea se vuelve más gruesa.Ahora haga clic con el botón secundario en la línea y haga clic en Modificar relación.En el cuadro de diálogo, seleccione Exigir integridad referencial.Puede detenerse ahí o también puede establecer actualizaciones y eliminaciones en cascada.Estas configuraciones son opcionales, pero al usarlas puede cambiar datos de un lugar yhacer que aparezcan estos cambios endatos relacionados o se propaguen en cascada por estos.Por ejemplo, si cambia el nombre de un Proveedor en un lugar,la actualización se propaga en cascada por todos los registros relacionados con dicho Proveedor.Ya ha visto una eliminación en cascada anteriormente en este vídeo,cuando se eliminó un Proveedor y los datos relacionados con él.Así pues, seleccione las opciones que desea usar y haga clic en Aceptar.En la práctica probará este procedimiento. A continuación, veremos cómo crear relaciones para bases de datos web.

Crear campos de búsqueda




En este curso no se creará una base de datos web, pero el proceso que se verá es la única manera de crear una relación de tabla en una base de datos web.También es la única manera de crear campos de búsqueda para bases de datos.Se usarán las tablas Activos y Proveedores, y antes de empezar, se tratarán una cuantas reglas.En primer lugar, solo se pueden usar campos de búsqueda para crear las relaciones en una base de datosy, en segundo lugar, al habilitar la integridad referencial,no se pueden usar actualizaciones en cascada porque SharePoint no lo permite.En tercer lugar, y esto no es realmente una regla, es más fácil usar el Asistente para búsquedas, porque crea la relación y el campo de clave externa.Además, el campo de clave externa funciona como una lista desplegable, de modo que puede seleccionar datos de la tabla en el lado uno de manera rápida y precisa.Por ejemplo, al introducir datos para un nuevo activo, se puede seleccionar fácilmente un Proveedor.Empiece abriendo la tabla en el lado varios de la relación y verá por qué a medida que el proceso avance.Haga clic en el primer campo en blanco de la tabla y, a continuación, haga clic en Búsqueda y relación;de este modo, se iniciará el Asistente para búsquedas.Seleccione la primera opción y haga clic en Siguiente.Haga clic en la tabla del lado uno de la relación y vuelva a hacer clic en Siguiente.A continuación, debe seleccionar un campo que los usuarios puedan entender; en este caso es el campo del nombre de la compañía porque es lo que identifica a cada Proveedor.Asegúrese de que el campo se mueve al panel Campos seleccionados y haga clic en Siguiente.La ordenación es opcional. En este caso, se ordenarán los nombres de las compañías en orden ascendente, pero se puede hacer clic en el botón para cambiarlo al orden descendente, lo cual constituye otra regla.Si no seleccione un criterio de ordenación, Access ordena los elementos de la lista porlos valores en el campo de clave principal, en orden ascendente.En la página siguiente, hay que ocultar la columna de clave, porque el hecho de ver los valores dela clave principal no ayuda a usar la base de datos.Hay que asegurarse de que el campo muestre los datos correctos,los nombres de la Compañía proveedora, y hacer clic en Siguiente.Asigne al campo un nombre que tenga sentido y, a continuación, seleccione Habilitar integridad de datos, aquí.Esta acción establece la integridad referencial para la relación.Si lo desea, puede habilitar eliminaciones en cascada, pero recuerde que no puede habilitar actualizaciones en cascada porque SharePoint no lo permite.Haga clic en Finalizar y verá el nuevo campo en la tabla Activos; esta es la tabla del lado varios de la relación y funciona como se vio anteriormente.Como última regla, siga estos pasos para empezar a crear relaciones uno a uno y varios a varios.Le mostraremos cómo crearlas más adelante en este curso.

Crear una relación uno a uno


Proceso para crear una relación uno a uno

Es posible que no use a

menudo relaciones uno

a uno, pero debe saber

cómo crearlas. Para

empezar, debe crear una

relación uno a varios y,

a continuación, debe

cambiar la indización.

Access usa la indización

de la misma manera que

se usa el índice en un

libro: para encontrar

información

rápidamente. Cuando se

crea una clave principal,

Access indiza

automáticamente ese

campo, lo cual agiliza

las búsquedas.




En una relación uno a

varios, la clave principal

tiene activada la indización

pero el campo de la clave

externa la tiene

desactivada. En una

relación uno a uno, ambos

campos de clave tienen

activada la indización y

ningún campo permite los

valores duplicados.

Puede usar la vista Diseño

o la cinta de opciones para

activar la indización para

los campos de la clave

externa. En este curso se

muestra cómo usar la vista

Diseño.




En el Panel de navegación,

haga clic con el botón

secundario en la tabla que

contiene el campo de la

clave externa y,

a continuación, haga clic en

Vista Diseño.

1

2

3

Guarde los cambios y ya

habrá terminado.

En el diseñador, haga clic

en el campo de la clave

externa.

En la pestaña General de

Propiedades de campo,

haga clic en la lista

situada junto a Indizado

y seleccione Sí (sin

duplicados).

Crear una relación varios a varios


Tablas en una relación varios a varios

Existe una relación

varios a varios cuando

un solo registro de una

tabla está relacionado a

varios registros de otra y

un solo registro en esa

segunda tabla puede

estar relacionado

también con varios de la

primera.




Por

ejemplo, supongamos

que su compañía tiene

varios tipos de equipos

varios técnicos, cada

uno de los cuales está

cualificado para trabajar

en algunos equipos

pero no en todos ellos.

Cada técnico puede

estar relacionado a más

de un equipo y, a su

vez, cada equipo puede

estar relacionado con

más de un técnico.




Para hacer un

seguimiento de quién

puede trabajar en un

equipo determinado,

se puede crear una

relación varios a varios

agregando las claves

principales de ambos

lados de la relación a

una tercera tabla,

denominada tabla de

unión o de relación.

En otras palabras, una


es realmente un par de

relaciones uno a varios.




La imagen muestra una


típica. Puede ver que

tiene una estructura

relativamente simple:

una tabla de unión con

un par de claves

externas y algunos

campos relacionados.

Puede usar los datos de

la tabla de unión para

responder preguntas

como “¿En qué equipos

trabajó un técnico

determinado el mes

pasado?”.

Sugerencias para la práctica

1. Crear una relación mediante el Panel de relaciones.

2. Definir la integridad referencial y los cambios en

cascada.

3. Crear una relación para una base de datos web.

4. Crear una relación uno a uno.

5. Crear una relación varios a varios.


Práctica en línea (requiere Access 2010)

http://office.microsoft.com/es-es/access-help/practice-RZ101772998.aspx?section=10&AxInstalled=1&c=0

Pregunta de prueba 1

Es una buena idea pensar en las relaciones como que

tienen “lados”. (Elija una respuesta).


1. Verdadero.

2. Falso.



Si se sabe en qué lado se encuentra una tabla, se sabe si

esta usa o no un campo de clave externa.

Es una buena idea pensar en las relaciones como que tienen “lados”.

Respuesta:

1. Verdadero.


¿Cuál de estos procedimientos debe seguir para crear relaciones uno a varios? (Elija una respuesta).


1. Usar la clave principal de la tabla en el lado “uno” como

clave externa en la tabla del lado “varios”.

2. Usar una tabla de unión con al menos dos campos de

clave externa.

3. Desactivar la indización para le campo de la clave

principal.



En la base de datos se seguimiento de activos, puede

responder a preguntas como “¿Qué compañía suministra la

mayoría de sus equipos?”.

¿Cuál de estos procedimientos debe seguir para crear

relaciones uno a varios?

Respuesta:

1. Usar la clave principal de la tabla en el lado “uno” como

clave externa en la tabla del lado “varios”.


¿Cuál de estos procedimientos debe seguir para crear relaciones uno a uno? (Elija una respuesta).


1. Desactivar la indización para el campo de la clave

externa.

2. Activar la indización en el campo de la clave externa,

pero permitir valores duplicados.

3. Activar la indización para el campo de la clave externa

sin permitir valores duplicados.

4. Habilitar la integridad referencial.



Si permite valores duplicados, crea una relación uno a

varios.

¿Cuál de estos procedimientos debe seguir para crear relaciones uno a uno?

Respuesta:

3. Activar la indización para el campo de la clave externa

sin permitir valores duplicados.


¿Por cuál de las siguientes opciones es útil la integridad referencial? (Elija una respuesta).


1. Sustituye a un índice.

2. Mantiene sincronizados los valores de la clave principal

y externa.

3. Permite crear datos “huérfanos” de manera segura.



La integridad referencial también puede facilitar la

actualización y la eliminación de datos.

¿Por cuál de las siguientes opciones es útil la integridad

referencial?

Respuesta:

2. Mantiene sincronizados los valores de la clave principal

y externa.


¿Cuál de los siguientes procedimientos debe llevar a cabo para

crear una relación varios a varios entre la Tabla A y la Tabla B?

(Elija una respuesta).


1. Debe crear relaciones uno a uno entre A, B y al menos

dos tablas más.

2. Agregar las claves principales de A y B a una tabla de

“relación” o “unión”.

3. Agregar tantos campos como sea necesario de la tabla

A a la tabla B y viceversa, hasta que cada tabla contenga

todos los datos de los que necesita hacer un

seguimiento.



Estas claves externas permiten ver cómo se relacionan los

datos de cada lado con los del otro.

¿Cuál de los siguientes procedimientos debe llevar a cabo

para crear una relación varios a varios entre la Tabla A y la

Tabla B?

Respuesta:

2. Agregar las claves principales de A y B a una tabla de

“relación” o “unión”.

Pregunta de prueba 6Este curso le ha enseñado todo lo que debe saber acerca de las relaciones. (Elija una respuesta).


1. Verdadero.

2. Falso.



Los punteros de la Tarjeta de referencia rápida llevan a más

información. Hay un enlace en la siguiente diapositiva;

úselo.

Este curso le ha enseñado todo lo que debe saber acerca de las relaciones.

Respuesta:

2. Falso.

Tarjeta de referencia rápida

Para obtener un resumen de las tareas tratadas en este curso, consulte la Tarjeta de referencia rápida.


http://office.microsoft.com/es-es/access-help/quick-reference-card-RZ101772998.aspx?section=13&AxInstalled=1&c=0&mode=print

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