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Manual de OracleTRANSCRIPT
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PROYECTO FIN DE CARRERA
GESTIN DEL CAMBIO Y
PLANIFICACIN DE LA
IMPLANTACIN DE UN ERP EN UNA
EMPRESA INDUSTRIAL.
ANLISIS, DESARROLLO Y
SOLUCIN DEL MDULO DE
CUENTAS A PAGAR.
AUTORA: ZULEMA PERALTA SEZ
MADRID, JUNIO 2007
UNIVERSIDAD PONTIFICIA COMILLAS
ESCUELA TCNICA SUPERIOR DE INGENIERA (ICAI)
INGENIERO EN ORGANIZACIN INDUSTRIAL
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I
Resumen
Industralia Corporacin es lder mundial en el desarrollo, produccin y servicio de
un tipo de equipos industriales. Esta organizacin tiene plantas de fabricacin
distribuidas a lo largo de todo el mundo.
En Espaa tiene dos plantas, Mstoles y Getafe, siendo la primera de ellas una
planta de fabricacin de productos estndar, mientras que la segunda es una
fbrica de alta ingeniera (fabricacin a medida por proyecto).
Los sistemas de negocio que se estn utilizando en Getafe son Oracle Financial
(Versin 11.0) y un ERP customizado (AS 400). En la actualidad no hay ninguna
integracin entre estos dos sistemas de negocio.
Respecto a Mstoles, el sistema de negocio que actualmente estn empleando es
el FORMAT (HP 3000), un software obsoleto, no documentado y sin asistencia
tcnica para la recuperacin ante fallos. FORMAT es un sistema con ms de quince
aos de antigedad y que fue desarrollado a medida para otra planta que
Industralia Corporacin tiene en Europa. Adems como se ha comentado con
anterioridad, el sistema FORMAT ya no cuenta con soporte tcnico, lo cual implica
que en caso de fallo la planta de Mstoles se vera gravemente afectada ya que las
operaciones y actividades se veran paralizadas.
Getafe y Mstoles, ambas plantas, reportan sus cuentas como parte de una nica
entidad legal espaola. Las actividades de cierre mensuales financieras son
principalmente manuales y tienen
por tanto que ser revisadas para completar los cierres en los formatos y en el
tiempo que la Corporacin tiene estipulado.
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II
De manera que en la actualidad, tanto Mstoles como Getafe, se apoyan para el
desarrollo de su actividad diaria en varios sistemas de negocio antiguos, y en
algunos casos en sistemas obsoletos
Debido a un mundo empresarial en donde los constantes cambios y una creciente
competitividad entre las distintas empresas estn cada vez ms presentes,
Industralia ha visto la necesidad de modificar algunos procesos, cambiando la
forma de operar y unificando todos los sistemas de informacin. A nivel mundial
Industralia ha optado por una macroinversin consistente en la implantacin de un
ERP. Por tanto, el proyecto, a pesar de ser una implantacin de un ERP con alta
componente tecnolgica y tcnica, al ser el resultado de una estandarizacin de los
procesos de todas las reas departamentales de la empresa, conlleva una alta
componente de gestin del cambio.
Con el desarrollo e implantacin del ERP se mejora y facilita la realizacin de las
actividades diarias de las dos plantas. Al implantar un nico sistema de negocio
el interfaz de comunicacin entre las dos plantas de Madrid ser muy sencillo.
Para llevar a cabo esta implantacin se ha seguido una metodologa secuencial
formada por cuatro etapas, en donde la finalizacin de cada una de ellas implica un
requisito inequvoco para dar comienzo a la siguiente. Estas etapas son:
Definicin del equipo de trabajo: consiste en determinar el equipo de
trabajo formado para el proyecto, con una clara definicin de sus
responsabilidades y funciones en el proyecto.
Revisin local de los estndares globales del proyecto: en donde el
equipo de trabajo revisa las especificaciones globales definidas por la
organizacin a nivel mundial y determina si se ajustan a las necesidades y
leyes de las plantas de Mstoles y Getafe. En esta etapa es necesario
obtener la aprobacin por parte de la organizacin de cada requisito local.
Configuracin de la aplicacin y realizacin de pruebas: se realizarn
tres pruebas distintas para comprobar el nuevo sistema, siendo estas las
pruebas unitarias, pruebas integradas y pruebas de aceptacin del usuario.
Entrega y arranque: es en este punto del proyecto donde tiene lugar la
formacin de los usuarios finales y la puesta en marcha del nuevo sistema.
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III
Para que todo el trabajo anterior tenga sentido hay que llevar paralelamente una
cuidadosa gestin del cambio para evitar, entre otras situaciones, que los usuarios
rechacen el nuevo sistema. En la gestin del cambio intervienen principalmente
cuatro elementos, Gestin del Cambio como tal, Gestin de la Comunicacin,
Gestin de Transicin de Roles y Gestin de la Formacin o Entrenamiento.
Mediante la gestin del cambio se va a ayudar a las personas a modificar su
status quo, a disminuir su resistencia a los cambios y aumentar su compromiso. En
la actualidad cada empleado tiene un rol y desempea unas actividades, por
requisitos de la nueva herramienta estos roles se pueden ver afectados de manera
que algunos empleados van a tener que asumir responsabilidades que antes no
tenan y abandonar otras que s tenan.
A travs de la gestin de la comunicacin se va a minimizar el grado de inquietud
de los empleados debido a la implantacin de una nueva herramienta informtica.
Muchos miembros de la organizacin pueden sentir rechazo hacia el proyecto al
pensar que su puesto de trabajo puede verse en peligro con la nueva aplicacin,
mediante una adecuada comunicacin se va transmitir a los empleados que ningn
puesto de trabajo va a ser reemplazado de manera que se ayudar a que se
sientan ms seguros y a que sean capaces de este modo de asimilar mejor sus
nuevas responsabilidades y tareas a ejecutar.
Debido a la nueva aplicacin los roles y responsabilidades de los empleados se
pueden ver afectados, con la gestin de la transicin de roles se van a analizar los
recursos humanos que dispone la empresa y los perfiles de estos recursos, para
posteriormente, analizar los recursos humanos que necesita la nueva aplicacin y
los perfiles de stos para proceder a un mapeo entre lo que actualmente tiene la
organizacin y lo que requerir con la implantacin de la nueva aplicacin.
Por ltimo para que todo el personal sea capaz de utilizar la aplicacin de manera
correcta y de este modo sacarle el mximo provecho a todos los beneficios que
ofrece un sistema ERP se va a detallar un plan de entrenamiento mediante la
gestin de entrenamiento, en la que se va a detallar los cursos necesarios para
que el personal asimile la aplicacin, as como la duracin de estos cursos para
que la actividad de Industralia no se vea paralizada durante el proceso de
formacin.
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IV
Summary
Industralia Corporacin is a worldwide leader in the development, production and
service of a kind of industrial equipments, this organization has plants distributed
along the world.
In Spain there are two plants, Mostoles and Getafe, the first one is a manufacture
plant of standard products, whereas the second one is an engineer factory.
The business systems that are been used in Getafe are Oracle Financial (version
11.0) and a custom ERP (AS400). Nowadays there is no integration between this
two business systems.
In Mostoles the business system that is been used is FORMAT (HP3000), an
obsolete software, that is no documented and without consulting for fails recovery.
FORMAT is a system with more than fifteen years of age and it was developed
taylormade for another plant of Industralia Corporacion in Europe.
Both plants, Getafe and Mostoles, report their accounts as they are an only spanish
legal entity. The activities of closing of the month are mainly manual so they must be
revie to complete the closing in the formats and periods that are stipulated by the
Corporacion.
Nowadays, Mostoles and Getafe, support each other in the development of their
daily activity in some old business systems and sometimes in obsolete systems.
Because of a business world in which changes are constant and there is a growing
competitivity between companies, Industralia has seen the need of change some
processes, ways to do business and unify all the information systems. Industralia
has decided to do an investment in a worlwide ERP implementation. Therefore, the
project, in spite it is an ERP implementation with a high technique and technolgy
component, because there is the result of the processes standarization, it entails a
high change management component.
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V
With the development and implementation of the ERP the daily activites of the two
plants would be improved and it would make them easier. Because there is an only
system business the communication interface between the two plants in Madrid will
be very simple.
To carry out this implementation the methodology followed has been a sequential
methodology that is made up of four steps, in which the end of one step is a
fundamental requirement to start the next one. This steps are:
Definition of the work team: it consists in define the work team gathered
together with a definition of their responsabilities and functions on the
project.
Local review of the global standards of the project: where the work team
review the global specifications imposed by the organization worldwide and it
sets if they fit the needs and lawas of Mostoles and Getafe plants. In this
step the approval of the organization for each local requirement is needed.
Application configuration and put the application to the test: to check out the
new system, three different kinds of proofs are going to be made, this proofs
are unit proofs, integrated proofs and user acceptance proofs.
Delivery and starting: at this moment of the project final users will be trained
and the new system will be started.
The way that all the work made before has sense is to develop in parallel a change
management to avoid, for example, the users rejection to the system. In this change
management there are four important elements: change management,
communication management, transition role management and training
management.
With change management people could change their status quo, they will reduce
their change reject and will increase their commitment. Nowadays each employee
has a role and hold activities, the needs of the new system may affect some roles,
so some empoloyees must assume responsabilities that they hadnt had before and
give up another ones that they had before.
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VI
By means of change management the employees worry degree will be minimized
because of the implementation of a new application. A lot of the organization
members could reject the project because they think their job could be replaced by
the new application, with a good communication plan the employees will know that
any position is in danger so they feel secure and could assume in a better way their
new responsabilities and activities.
The employees roles and responsabilities could be affected by the new application,
with the role transition management the human resources and roles of the company
will be analyzed. There will also be analyzed the human resources and roles that
are needed with the new application, so a mapping between the resources of the
company and the resources needed by the application could be done.
Finally, a training management should be done so all the employees could use the
application the better way and obtain the higher benefit of an ERP system. In this
training management there should be detail all the courses needed by the
employees, it should also detail the course duration so Industralia activity isnt
stopped during training process.
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VII
ndice
1. INTRODUCCIN 1
2. ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) 1
2.1. INTRODUCCIN 1 2.2. DIFRENCIAS ENTRE UN PROGRAMA EXCLUSIVO Y UN ERP 4 2.3. POR QU IMPLANTAR UN ERP 5 2.4. CARACTERSTICAS GENERALES DE LOS SISTEMAS ERP 7 2.5. PRINCIPALES MDULOS DEL REA DE FINANZAS. 8 2.6. IMPLANTACIN. 9 2.6.1. CARACTERSTICAS DEL DESARROLLO E IMPLANTACIN DE LOS ERP. 9 2.7. BENEFICIOS E IMPACTOS 11 2.8. CONCLUSIONES 13
3. ORACLE 14
3.1. HISTORIA 14 3.2. APLICACIONES ORACLE 15 3.3. ORACLE EN FINANZAS 19
4. GESTIN DEL PROYECTO 24
4.1. PROPSITO, ALCANCE Y OBJETIVOS 24 4.1.1 PROPSITO Y ALCANCE 24 4.1.2. FUTURO 26 4.1.3. OBJETIVOS 27 4.2. METODOLOGA Y HERRAMIENTAS DE TRABAJO 30 4.2.1. APLICACIN STAR 30 4.2.2. APLICACIN COMPARTIDA (WSD) 38
5. GESTIN DEL CAMBIO 40
5.1. INTRODUCCIN. 40 5.2. OBJETIVOS DE LA GESTIN DEL CAMBIO. 43 5.3. COMPONENTES DE LA GESTIN DEL CAMBIO 45 5.4. PLAN DE COMUNICACIN 47 5.4.1. INTRODUCCIN 47 5.4.2. OBJETIVOS DE LA ESTRATEGIA DE COMUNICACIN 48 5.4.3. GESTIN DE LA COMUNICACIN 49 5.4.4. PLAN DE COMUNICACIN 54 5.4.5. ENCUESTAS DE SEGUIMIENTO 61 5.4.6. ENCUESTA REALIZADA EL 21 DE DICIEMBRE DE 2006 64 5.4.7. ENCUESTA REALIZADA A 11 DE ABRIL DE 2007 78
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VIII
5.5. PLAN DE TRANSICIN DE ROLES 91 5.5.1. INTRODUCCIN 91 5.5.2. OBJETIVOS PRINCIPALES. 93 5.5.3. EVALUACIN DE LAS HABILIDADES 94 5.5.4. STAFING ASSESMENT 110 5.6. PLAN DE FORMACIN 130 5.6.1. INTRODUCCIN 130 5.6.2. OBJETIVOS 131 5.6.3. PRINCIPIOS BSICOS PARA LA FORMACIN. 132 5.6.4. METODOLOGA 133
6. FUNCIONAL 156
6.1. INTRODUCCIN 156 6.2. SISTEMA FINANZAS DE ESPAA VERSUS EEUU 157 6.2.1. NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIN FINANCIERA (NIIF) 157 6.2.2. NORMATIVA ESPAOLA 162 ESTRUCTURA DEL PLAN 171 6.2.3. SISTEMA FINANCIERO ESTADOS UNIDOS 176 6.3 OBJETIVOS, ACTIVIDADES Y ENTREGABLES PRINCIPALES POR ETAPAS. 185 6.3.1. OBJETIVOS. 185 6.3.2 ACTIVIDADES. 187 6.3.3 ENTREGABLES. 189 6.4. ETAPA 1: DEFINICIN DEL EQUIPO DE TRABAJO 191 6.4.1 DEFINICIN DEL EQUIPO DE TRABAJO 191 6.4.2. ORGANIGRAMA DEL EQUIPO DE TRABAJO 200 6.5. ETAPA 2: REVISIN LOCAL DE LOS ESTNDARES GLOBALES DEL PROYECTO 201 6.5.1. VISIN GLOBAL DE LOS PROCESOS Y MTODO OPERATIVO 201 6.5.2. GLOSARIO DE TRMINOS 206 6.5.3. CUENTAS A PAGAR 209 6.6. ETAPA 3: CONFIGURACIN DE LA APLICACIN Y REALIZACIN DE PRUEBAS 227 6.6.1. INTRODUCCIN 227 6.6.2. ENTORNO DE DESARROLLO Y PRUEBAS 228 6.6.3. PRUEBAS UNITARIAS 229 6.6.4. PRUEBAS INTEGRADAS 234 6.6.5. PRUBAS DE ACEPTACIN DE USUARIOS 239 6.7. ENTREGA Y ARRANQUE 240
7. PRESUPUESTO Y VIABILIDAD ECONMICA 241
7.1. PRESUPUESTO DEL PROYECTO 241
8. CONCLUSIONES 255
9. BIBLIOGRAFA 258
10. ANEXOS 260
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INTRODUCCIN
Ingeniera Organizacin Industrial
1
1. INTRODUCCIN
Industralia Corporacin es una multinacional lder mundial en el desarrollo,
produccin y servicio de un tipo de equipos industriales. La multinacional cuenta
con sedes en varios pases entre los que se encuentran Argentina, Blgica,
Canad, Francia, Alemania, Italia, Japn, Mxico, Holanda y Estados Unidos, pas
donde se encuentra la sede central.
En Espaa cuenta con dos sedes: Mstoles y Getafe. La sede de Getafe es la
planta encargada de fabricar los productos estndares, mientras que la sede de
Mstoles es la planta de Ingeniera encargada de fabricar los productos a medida
segn las especificaciones de los clientes.
Para el desarrollo de sus actividades tanto Mstoles como Getafe se apoyan en
varios sistemas informticos, alguno de ellos obsoletos en el mercado y sin
servicios de mantenimiento, de manera que si alguno de los sistemas tuviesen un
fallo la produccin de la planta se vera paralizada. Adems no existe ninguna
comunicacin entre los distintos sistemas, esto conlleva el tener que realizar tareas
de manera duplicada y el tener que disponer de una base de datos distinta para
cada uno de los sistemas. El tener ms de una base de datos (que en algunos
casos almacena la misma informacin) da lugar a una inconsistencia de la
informacin, algo que una multinacional lder no puede consentir, al ser la
informacin uno de los activos ms importantes en una organizacin.
Debido a un mundo en donde la actividad empresarial se desarrolla en un ambiente
con constantes cambios y donde la competitividad entre las distintas empresas es
cada vez mayor Industralia, a nivel mundial, ha decidido realizar una
macroinversin para implantar en todas las plantas del mundo un sistema ERP para
dar soporte en la realizacin de las actividades diarias de la Organizacin.
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INTRODUCCIN
Ingeniera Organizacin Industrial
2
El implantar un sistema ERP supone llevar a cabo un proyecto con componentes
tecnolgica, tcnica y de gestin. Tecnolgica y tcnicas por el hecho de tratarse de
un ERP1, sistema diseado para modelar y automatizar los procesos de una
organizacin con el objetivo de integrar informacin a travs de la empresa.
Componente de gestin ya que el producto final de este proyecto es el desarrollo e
implantacin de una nueva aplicacin que tendrn que usar y aceptar los
empleados de la organizacin, si no se tiene en cuenta la componente de gestin o
no se le da la importancia que tiene se corre el riesgo de obtener un sistema ERP
perfecto pero rechazado por los usuarios finales.
Con la implantacin del ERP se pretende:
- Incrementar la capacidad, eficiencia y eficacia en los negocios diarios de
la empresa, obteniendo una ventaja competitiva respecto a los
competidores, al ser la primera empresa nacional de tipo industrial con
componente de ingeniera en implantar un ERP con Oracle y a su vez el
mdulo de proyectos.
- Reducir el tiempo y esfuerzo en la realizacin de las actividades
financieras de la organizacin, ya que existe en la actualidad duplicidad
de entrada y mantenimiento de datos.
- Reducir el riesgo que actualmente tiene la planta de Mstoles de verse
inactiva por fallo de alguno de sus sistemas que se encuentran
obsoletos y que carecen de servicio de mantenimiento.
- Adaptarse a las nuevas tecnologas, siendo de cara a sus clientes una
empresa innovadora tecnolgicamente.
1 Enterprise Resource Planning
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ERP
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2. ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)
2.1. INTRODUCCIN
El ambiente competitivo en el que se vive en el mbito empresarial actualmente,
requiere promover los procesos y actividades de negocio que generan las ventajas
competitivas de las compaas ante sus competidores ms fuertes.
Por esto, desde hace ya varios aos, se ha dado mayor importancia a las
Tecnologas de Informacin y su alineacin con las estrategias del negocio para
mejorar sus procesos clave de negocio. Prueba de ello, es el incremento tan
sustancial de adquisiciones de paquetes de software empresariales tales como el
ERP1, con el cual los directivos de las compaas esperan tener integradas todas
las reas o departamentos de la compaa que apoyan para la generacin de sus
productos y servicios.
En la actualidad, y cada vez ms las empresas requieren de herramientas que les
proporcionen control y centralizacin de su informacin, esto con el fin tomar las
mejores decisiones para sus procesos y estrategias de negocios. Los ERP son una
solucin robusta para las empresas que buscan una solucin universal a la
centralizacin de su informacin.
Entrando ms en detalle un ERP Enterprise Resource Planning o Planificacin de
Recursos en la Empresa, es un sistema diseado para modelar y automatizar
muchos de los procesos bsicos con el objetivo de integrar informacin a travs de
la empresa, eliminando complejas conexiones entre sistemas de distintos
proveedores.
1 Enterprise Resource Planning
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ERP
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Con anterioridad las compaas crearon un sus organizaciones islas de
informacin, varios sistemas que operan o manejan diferentes segmentos del
negocio. En ocasiones estos sistemas de distinto origen estn integrados entre s y
algunas veces no. Todos estos sistemas que en su mayora son independientes
requieren mantenimiento; el coste operativo y administrativo de hacerlo, la mayora
de las veces en una forma redundante, es mayor que el de implantar otro sistema
nuevo. La mayora de las compaas fracasan al implantar los sistemas de ERP
porque esperan beneficios financieros diferentes a los que el paquete ofrece
propiamente, en otras ocasiones se van con tendencias de la industria y tratan de
implantar sistemas que aunque parecen muy innovadores no cumplen con el perfil
de sus necesidades.
Cuando se decide implantar un ERP en una organizacin hay que tener muy
presente que estos sistemas son extremadamente costosos, y que una vez que los
sistemas ERP se implantan con xito trae una serie de beneficios importantes para
la organizacin.
En la Figura 1 se puede ver como el Sistema ERP se sita en el centro de la
organizacin, haciendo de enlace de comunicacin entre los distintos
departamentos. De manera que si la organizacin no tiene implantado un Sistema
EPR necesitara cuarenta y dos enlaces de comunicacin para comunicar entre s
todos los departamentos, ya que cada departamento necesitara estar conectado
directamente con el resto de departamentos, mientras que con el Sistema ERP slo
son necesarios seis enlaces, el que cada departamento necesita para comunicarse
con el Sistema, ya que ste se encargar si es necesario de comunicar entre s a
los distintos departamentos.
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Figura 1: Sistema ERP
Tal y como se ha comentado con anterioridad, los sistemas ERP unifican
informacin de las diferentes reas (finanzas, recursos humanos, ventas,
fabricacin, etc.,) de la empresa en un solo lugar, haciendo ms fcil la toma de
decisiones dentro de la misma. El software ERP planifica y automatiza muchos
procesos con la meta de integrar informacin a lo largo de la empresa y elimina los
complejos enlaces entre los sistemas de las diferentes reas del negocio.
Todas las reas de la empresa juegan un papel importante en la implantacin de un
sistema ERP, desde la alta direccin hasta el departamento de Tecnologas de
Informacin. Es importante que los usuarios estn convencidos de los beneficios
que el nuevo sistema les va ha aportar, para que la adaptacin por parte de los
usuarios finales se desarrolle con xito.
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2.2. DIFRENCIAS ENTRE UN PROGRAMA EXCLUSIVO 1Y UN ERP
Programa exclusivo Programa ERP
Se trata de un tipo de software con
elevados costes econmicos de
implantacin y de recursos.
En este caso, se parte de una aplicacin
ya existente con costes fijos de
implantacin.
Hay que crear de nuevo los manuales
y documentacin soporte del
software, as como mantenerlos
actualizados.
Los manuales ya estn creados y el
mantenimiento del software lo atiende
una empresa externa.
El mantenimiento y desarrollo
depende de unas pocas personas.
Existen diferentes empresas externas
que pueden mantener el sistema.
Su diseo e implantacin depende de
diferentes necesidades de los
usuarios y de los distintos tipos de
tecnologa a aplicar.
El ERP es un programa estndar en
toda su amplitud respecto al diseo y
programacin.
El desarrollo depende de las
necesidades cosntantes de lso
usuarios de los diferentes
departamentos.
Cubren las necesidades de los usuarios
y se benefician de las nuevas
actualizaciones.
Suponen un freno al acceso y
modificacin de una forma gil de los
sistemas de informacin.
Se trata de sistemas de informacin
totalmente accesibles para los usuarios.
Es posible que no slo exista un tipo
de software, sino varios tipos
auxiliares del software principal.
Es un sistema integrado y completo,
aunque tambin pueden involucrarse
con otro tipo de software externo.
1 Programa desarrollado de forma expresa y exclusiva para una nica empresa.
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2.3. POR QU IMPLANTAR UN ERP
Las tendencias comerciales actuales y futuras obligan a las empresas a ser cada
vez ms competitivas, para ello es necesario que stas tengan optimizados e
integrados todos sus flujos internos de informacin y sus relaciones comerciales
externas. Adems, deben conseguirse los objetivos estratgicos cmo las mejoras
de la productividad, la calidad, el servicio al cliente y la reduccin de costes. Las
tecnologas de la informacin han permitido, en gran medida, la consecucin de
dichos objetivos.
Es importante conocer las ventajas, desventajas y caractersticas principales, as
como sus problemas de implantacin y los aspectos claves que requieren una
mayor atencin en el momento de tomar la decisin de implantar un sistema ERP.
Las tendencias del marcado actual y futuro obligan a las empresas a ser cada vez
ms competitivas. Toda empresa que desee competir en el mercado debe
considerar la informacin como un activo muy importante. Por esta razn, es
necesario que la empresa tenga los sistemas de informacin adecuados para
suministrar rpida y eficazmente la informacin.
La empresa tiene la opcin de elaborar sus propios sistemas de informacin o
adquirirlos a empresas externas dedicada al desarrollo de los mismos. La opcin de
adquisicin de un ERP es viable y adecuada siempre y cuando la empresa que lo
implante sea consciente de que para que funcione, no slo debe comprar el
software y hardware necesario, sino que deber tambin aplicar los cambios
oportunos para que los usuarios puedan trabajar en las nuevas condiciones. La
implantacin del ERP no es una tarea fcil y requiera la implicacin por parte de
todas las personas afectadas por el proyecto. La deficiente instalacin y puesta en
marcha de un sistema ERP puede traer consecuencias muy graves pare el
funcionamiento diario de la empresa.
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Tambin hay que tener presente que la implantacin de un ERP es algo muy
costoso (econmicamente y en cuanto a recursos humanos de la empresa),
complejos y difciles. Para instalar y parametrizar el programa es necesario la ayuda
de empresas consultoras externas lo que hace que el coste de la implantacin se
eleve de forma considerable.
La implantacin de un EPR; programa integrado, debe asegurar que contemple
todas sus necesidades bsicas de gestin y, adems, debe servir para dar soporte
a la situacin actual y a la previsin de la evolucin futura del negocio.
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2.4. CARACTERSTICAS GENERALES DE LOS SISTEMAS ERP
Los programas de tipo ERP tienen las siguientes caractersticas:
La misin especfica es la de procesar las transacciones que se producen
en todos los departamentos de la empresa y constituyen las operaciones
diarias de la misma.
Tienen un papel clave en la medicin de los resultados de la empresa.
La obtencin de informes permite a la direccin evaluar la actuacin de la
organizacin en funcin de los planes previstos.
Realizar un seguimiento, medir e informar de la evolucin de los
acontecimientos sucedidos en la empresa.
Dar soporte a las funciones bsicas del negocio.
Debe permitir recoger la informacin de diferentes ubicaciones, procesarla y
ofrecerla a los distintos departamentos y usuarios.
El software del tipo ERP pretende solucionar la gestin integral de todas las
reas de la empresa que lo necesiten.
Deben ofrecer una alta disponibilidad a la situacin particular de cada
empresa.
Deben tener alta capacidad y facilidad para ser utilizados por diferentes
usuarios de distintas reas funcionales.
Deber basarse en una nica base de datos que permita la integridad,
consistencia e integracin de los mismos, permitiendo disponer de los
diferentes mdulos interconectados y actualizados.
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2.5. PRINCIPALES MDULOS DEL REA DE FINANZAS.
Dentro del rea de finanzas los mdulos ms importantes que le afectan se
describen a continuacin.
Contabilidad general.
Se trata de un mdulo que recoge el registro, resumen y gestin de todos los datos
con transcendencia contable, centralizndolos para su consulta, publicacin o
control.
Bancos y cartera.
La gestin de bancos permite a la empresa controlar, de una forma rpida y eficaz,
los movimientos y saldos bancarios.
Con el mdulo de cartera de cobros y pagos se gestiona las formas de cobro y
pago, adems debe tener una relacin directa con el mdulo de gestin de bancos.
Ventas
Este mdulo permite gestionar la creacin de clientes, la facturacin y el cobro.
Compras
Con este mdulo se puede gestionar la creacin de proveedores, el registro de
facturas y los pagos.
Activos fijos.
Este mdulo puede gestionar todo los aspectos relacionados con el activo fijo de la
empresa o inmovilizados de todo tipo.
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2.6. IMPLANTACIN.
Un proyecto de desarrollo de un sistema ERP es normalmente largo y complejo ya
que envuelve la implantacin de un nuevo sistema de informacin, junto con el
rediseo de los esquemas de trabajo. En la mayora de los casos es el proyecto de
tecnologas de informacin ms grande y trascendente que una organizacin puede
implantar. El proyecto es por definicin de alto riesgo, ya que envuelve complejidad,
tamao, altos costes, un equipo considerable de desarrollo y una programacin
reducida de tiempo. En este proyecto es indispensable un acoplamiento mutuo
tanto del sistema a la organizacin como de la organizacin al sistema.
En la mayora de las empresas, se requiere remplazar la infraestructura existente,
lo que implica inversin de capital adicional, especializacin y hasta la posibilidad
de parar el negocio temporalmente para la implementacin: por otra parte es
importante sealar que el grado de experiencia de los proveedores es un factor
importante para el buen funcionamiento del sistema.
2.6.1. Caractersticas del desarrollo e implantacin de los ERP.
a) Complejidad. El ms simple de los sistemas incluye una aplicacin que pueda
ser operada independientemente de las otras aplicaciones de la organizacin o que
tenga una interfase altamente amigable para el usuario. Un sistema de alta
complejidad incluye muchas aplicaciones que estn internamente enlazadas y a su
vez enlazadas con otros sistemas en la organizacin. Usualmente la dificultad en
esos sistemas es mantener la integridad de esos enlaces. Un sistema de ERP es
unos de los sistemas ms complejos en la actualidad dentro de la categora de
sistemas de informacin. Incluye una amplia gama de aplicaciones que dan servicio
a diferentes procesos de la organizacin. El grado de diferenciacin entre estas
aplicaciones es alto y el grado de dificultad de implantar y mantener cada una de
ellas es diferente. Complejidad lleva consigo el alto riesgo. Debido a esto, una de
las tareas ms importantes en el comienzo del proyecto es definir las fronteras y los
alcances del sistema, para poder hacer que toda la implantacin gire en torno a
estos lmites previamente definidos.
b) Alcance de la aplicacin. En la implantacin de un nuevo sistema que pretende
ofrecer una solucin nica que incluya todas las reas de la compaa, se requiere
que la alta direccin este cien por cien involucrada.
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d) Cambios en los procesos organizacionales. La implantacin del ERP implica
un cambio masivo en los procesos de trabajo y en los flujos de la informacin. Por
naturaleza introducir cambios es una actividad difcil, por ello, se deben incluir una
vez tomada la decisin de la implantacin, un canal de comunicacin para dar a
conocer y "promocionar" el sistema a lo largo y ancho de la compaa.
e) Intensidad de la relacin con el proveedor del sistema. Lo cual puede variar
dependiendo del tamao del sistema que se est implantado. Pero de cualquier
manera, dada la importancia que tiene para la empresa la exitosa implantacin del
sistema, la relacin con el diseador del paquete se vuelve muy intensa. El xito del
proyecto es altamente dependiente de que sta sea una buena relacin. Otro factor
que sale a relucir durante la implantacin es el grado de experiencia del proveedor
con empresas similares. Tener un alto grado de dependencia con un proveedor de
software puede incrementar el riesgo; un factor importante entonces se vuelve que
tratemos con una empresa financieramente estable.
f) Implicacin de los usuarios. La implicacin de los usuarios finales y de los
desarrolladores es muy importante as como el grado de habilidades de los
usuarios, el cual es un factor clave para el xito del sistema.
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2.7. BENEFICIOS E IMPACTOS
Varios son los puntos de vista en cuanto a las diferentes ventajas que se esperan
en una implantacin de un ERP, as como los impactos que este tendr en la
organizacin.
Es importante mencionar que los diferentes proveedores de software ERP (SAP,
Oracle, etc.) tiene sus beneficios caractersticos. Sin embargo la mayora de los
ERP tienen en comn varios beneficios. Algunos de los beneficios que podran
adquirirse al implantar cualquiera de ellos son:
Un nico sistema para manejar sus procesos y operaciones de negocio.
Integracin entre las funciones de las aplicaciones.
Reduce los costes de gerencia
Fuente de Infraestructura abierta
Razones clave que inducen a la implantacin de un ERP.
Integracin de la informacin financiera.
Integracin de la informacin de los pedidos de los clientes
Estandarizar y agilizar los procesos de manufacturacin
Minimiza el inventario
Estandarizacin de la informacin de RH (Recursos Humanos)
Aunque las ventajas que presenta la implantacin de un ERP son bastantes
siempre hay que tener en cuenta los inconvenientes que pueden surgir en su
desarrollo y posterior implantacin.
Son sistemas muy caros.
Requiere cambios en la compaa y procesos para su instalacin.
Son complejos y muchas compaas no pueden ajustarse a ellos.
Hay pocos expertos en ERPs.
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Sin una adecuada gestin del cambio, los usuarios finales pueden no adaptarse al
nuevo sistema, resultando un fracaso total su implantacin.
Empresas de todo el mundo han implantado Sistemas ERP con un xito
destacable, entre estas empresas cabe destacar:
Cinsa ERP de ORACLE
GAN AHMSA ERP de SAP
KODAK ERP de FOUTH SHIFT
MEXICANA DE TELECOMUNICACIONES ERP de iBaan
SOFT CHOICE ERP de ORACLE
CASA MARZAM ERP de CARDINAL.
Concluyendo, los beneficios que ofrece un ERP son bastantes, teniendo en cuenta
que cada proveedor de ERPs ofrece diversas ventajas. Lo recomendable antes de
adquirir o implantar un ERP es hacer un estudio de los beneficios que se requieren
para la empresa, as como hacer una prueba piloto del ERP que se desea poner en
marcha.
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ERP
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2.8. CONCLUSIONES
En la actualidad las tecnologas de informacin juegan un papel importante en las
estrategias empresariales, ya que estn cambiando la forma en que las empresas
realizan sus procesos y operaciones diarias. Los sistemas de informacin permiten
a las compaas lograr ventajas competitivas de diferentes maneras: coordinando
actividades de valor en localidades que se encuentran en una amplia geografa, o
tambin mediante la creacin de nuevas interrelaciones entre los negocios,
ampliando el alcance de las industrias.
Los ERP ayudan a las empresas a soportar sus estrategias competitivas, ya sea
para ir un paso delante de la competencia o reducir las ventajas que la misma
pueda presentar.
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3. ORACLE
3.1. HISTORIA
Oracle surge a finales de los 70 bajo el nombre de Relational Software a partir de un
estudio sobre SGBD (Sistemas Gestores de Base de Datos) de George Koch.. Este
artculo inclua una comparativa de productos en el que Relational Software destacaba
como el ms completo desde el punto de vista tcnico. Esto se deba a que usaba la
filosofa de las bases de datos relacionales, algo novedoso en 1970. La visin de
encontrar formas ms rpidas, fciles y potentes, de manejar el acceso a la
informacin, y esa visin se ha convertido en una realidad.
En la actualidad, Oracle mantiene el liderazgo en el sector de la tecnologa de las
bases de datos. La tecnologa Oracle se encuentra prcticamente en todas las
industrias alrededor del mundo y en las oficinas de noventa y ocho de las cien
empresas Fortune 100. Oracle fue la primera compaa de software que desarrolla e
implementa software distribuido para empresas mediante: base de datos, aplicaciones
comerciales y herramientas de desarrollo de aplicaciones y soporte de decisiones.
Oracle es el proveedor mundial lder de software para administracin de informacin, y
la segunda empresa de software independiente ms grande del mundo.
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3.2. APLICACIONES ORACLE
Oracle E-Business Suite es el conjunto de aplicaciones de negocio ms completa del
mercado. Mediante su conjunto de mdulos, Oracle E-Business Suite ayuda a tomar
decisiones empresariales, a mejorar las operaciones empresariales y todos los
procesos de negocio reduciendo gastos y tiempos de ejecucin.
Oracle E-Business Suite es un conjunto completo de aplicaciones que permite hacer
ms eficientes las relaciones con los clientes, ofrecer servicios, fabricar productos,
enfrentarse a pedidos, reunir pagos, etc. todo desde un simple sistema diseado con
una estructura de informacin unificada y totalmente integrada. Los principales
mdulos son:
Finanzas
Oracle Financials da una visin completa de la situacin financiera y control sobre
todas las transacciones de la empresa. Este mdulo permite cerrar las cuentas de
forma ms rpida, tomar decisiones basadas en datos en tiempo real, y reducir el coste
total relacionado con la empresa. El hecho de aumentar la transparencia y velocidad de
los reportes e informes financieros ayuda a afrontar las necesidades corporativas da a
da.
Ventas
Oracle Sales est enfocado a acelerar el ciclo de ventas gracias a la utilizacin de unas
herramientas de desarrollo avanzadas, las cuales soportan y respaldan procesos de
venta multicanal y multidepartamental.
Marketing
Oracle Marketing ayuda a alcanzar y aprovechar la mejores oportunidades del
mercado, personalizando campaas, hacindolas ms eficientes y redisendolas en
tiempo real con potentes herramientas analticas. Todo esto creando un solo
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almacenamiento de informacin tanto de clientes como de socios a travs de toda la
organizacin.
Produccin
Oracle Manufacturing optimiza la capacidad de produccin, desde la materia prima
hasta el producto final. Diseado para soportar procesos de fabricacin especficos,
Oracle Manufacturing est continuamente actualizndose, alcanzando procesos
mejorados, costes de operacin inferiores y asegurando del cumplimiento de la
normativa reguladora.
Logstica
Oracle Logistics controla la total ejecucin del proceso desde la gestin del almacn
hasta el transporte y vuelta al almacn. Esto optimiza el flujo de materiales a travs del
canal de suministro con una continua gestin y compensacin de los costes de
servicio, permitindote diferenciar los productos y servicios adecundolos a las
expectativas de los consumidores.
Cadena de suministro
Oracle Supply Chain Management permite a la organizacin tomar mejores decisiones
y optimizar el flujo de materiales, efectivo, e informacin a travs de su canal de
suministro. Las compaas pueden disear y ejecutar desde un plan unificado; reducir
los costes de inventario; mejorar las previsiones de demanda; responder correctamente
ante acontecimientos imprevistos; y hacer entregas precisas a bajo coste. La solucin
de Oracle Supply Chain Planning no slo proporciona visibilidad e informacin en
tiempo real sino que tambin ofrece colaboracin a lo largo de toda la cadena de
suministro.
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Ejecucin de Pedidos
Oracle Order Fulfillment proporciona la flexibilidad necesaria para gestionar cualquier
proceso de ejecucin de rdenes y pedidos, asegurando que la mercanca coincide
con las peticiones de los clientes y siendo una plataforma de colaboracin para todos
los socios. Acelera el proceso desde que se hace el pedido hasta que se cobra,
mejorando la eficacia de los procesos y controlando el cumplimiento de costes.
Compras
Oracle Procurement es un conjunto de aplicaciones diseadas para gestionar las
posibles complicaciones relacionadas con el proceso de compra tanto de bienes como
de servicios. La solucin de compra permite a las organizaciones dirigir la consecucin
de las operaciones, requisitos de la empresa, colaboracin con proveedores,
abastecimiento estratgico continuo e inteligencia de compras.
Servicios
Oracle Services aporta beneficios a la empresa mejorando la satisfaccin de los
clientes. Los servicios web propios y los conocimientos de direccin hacen disminuir el
coste de su centralita. La verificacin automtica de las operaciones previene la
prdida de ingresos y la gestin de los contratos elimina el coste de la mano de obra
manual.
Mantenimiento
Oracle Enterprise Asset Management y Oracle Maintenance, Repair y Overhaul
proporcionan planes de mantenimiento proactivos y ejecucin para instalaciones,
flotas, plantas industriales y aviones. Una gestin efectiva y activa genera mejores
mrgenes de operacin, incrementa la vida de los activos y asegura un alto grado de
seguridad y confiabilidad.
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Gestin de vida del producto
Oracle Product Lifecycle Management ayuda a las empresas a dirigir de forma eficiente
los procesos de innovacin de comienzo a fin y todas las fases clave entre ellos. Las
organizaciones pueden maximizar el valor adquirido de cada producto, a lo largo del
ciclo de vida del mismo, gracias a una colaboracin segura entre partners
negociadores, proyectos integrados e informacin del producto, y un buen anlisis que
nos permita mejorar el proceso de toma de decisiones.
Proyectos
Oracle Proyects mejora los proyectos de la empresa y gestiona los recursos de la
misma racionalizando el ciclo de vida completo de dichos planes desde la venta
hasta la entrega e integrndolos con las operaciones de la empresa, poniendo a
disposicin de los accionistas informacin relevante y en tiempo real. Como resultado
de esto las organizaciones toman decisiones inteligente y provechosas; gestionando de
forma proactiva para realizar entregas exitosas; afinando en la ejecucin de dichos
planes; optimizando el desarrollo y utilizacin de los recursos; e integrando las
operaciones de forma global.
Recursos Humanos
Oracle Human Resources Management proporciona las herramientas necesarias para
alinear a los trabajadores con los objetivos de la empresa, encargndose de los
recursos humanos, beneficios/ventajas, pagos de nminas, gestin del tiempo,
formacin y necesidades analticas.
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3.3. ORACLE EN FINANZAS
Financials
Dentro del mdulo de finanzas existen las siguientes soluciones:
General Ledger: Repositorio financiero para la contabilidad transaccional, incluidos
Presupuestos, Generacin de Estados Contables, Transacciones Globales
ntercompaas, Sistema de Consolidacin Global (GCS).
Payables: Administra proveedores, ingresa y aprueba facturas para su pago
manual o automtico. Incluye la integracin pago contra recibo y Tarjeta de
abastecimiento.
Receivables/Revenue Accounting: Ingresa Clientes, crea y ajusta Facturas, Notas
de Crdito y Dbito, Depsitos. Incluye herramientas de Cobro para Aplicar el
efectivo manual o automticamente a los saldos del cliente.
Assets: Crea, traslada, deprecia y retira cualquier activo con fines financieros e
impositivos. Los cdigos flexibles de direccin lo ayudan a localizar los activos
rpidamente y realiza las asignaciones a los empleados.
Cash Management: Provee la posibilidad de pronosticar el efectivo de la empresa y
de una conciliacin bancaria integral con una integracin sin problemas con Oracle
Payables, Receivables y sistemas externos.
Property Manager: Una solucin integral de administracin de bienes races que
automatiza y mejora la definicin de las propiedades, la administracin de la
utilizacin del espacio y de alquileres. Su integracin sin problemas con Oracle
Financials y Human Resources promueve procesos comerciales perfeccionados que
ayudan a impulsar la rentabilidad de la empresa.
Adems, incluye Global Consolidation System, CPG Trade Accounting, Public Sector
Budgeting y Public Sector Financials, US Federal Financials, Public Sector Financials
(internacional)
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Advanced Collections
Oracle Advanced Collections es un producto diseado para los agentes y gerentes de
cobros, gerentes de cuenta y personal que administra los ingresos quienes estn
encargados de resolver los problemas de demora y de cobrar las deudas pendientes
de los clientes. Oracle Advanced Collections permite que los usuarios identifiquen los
clientes morosos y emplear mtodos de contacto proactivos para obtener el pago. Los
historiales detallados de llamadas y pagos, el seguimiento automtico de los clientes y
los procesos de exigencia de pago, adems del procesamiento de pagos racionalizado
permiten que el agente de cobro utilice los mtodos ms eficaces para cada situacin
de cobro. Y debido a que las actividades redundantes y que llevan mucho tiempo son
automticas, los agentes pueden ocupar ms tiempo trabajando directamente con los
clientes, lo cual da como resultado ms cantidad de dlares adeudados que se cobran
ms rpido y con menos esfuerzo.
Treasury
Oracle Treasury es una solucin integrada para administrar las operaciones de
tesorera de la empresa con mayor eficiencia, rentabilidad y control. Ayuda a la toma
de decisiones relativas a tesorera sobre la base de mayor informacin logrando una
mayor rentabilidad sobre una cartera global diversificada de instrumentos de deuda,
inversin y derivados.
Los beneficios clave son:
Control y ajuste de las posiciones de liquidez, divisas y tasas de inters.
Racionalizacin de la captacin, administracin y liquidacin de
operaciones.
Reduccin de costos y riesgos con operaciones bancarias in-house.
Control y seguridad de las operaciones del tesoro.
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Financials & Sales Analyzers
Oracle Financial Analyzer permite el desarrollo planes nuevos y corrige fcilmente los
presupuestos y pronsticos. Los ejecutivos, gerentes de lnea de negocios y analistas
comerciales utilizan estas aplicaciones para desarrollar y analizar las mtricas de
desempeo, evaluar los riesgos y formular la direccin futura. Los profesionales de
ventas y de marketing utilizan Oracle Sales Analyzer para identificar las oportunidades
nuevas, medir la efectividad de las promociones, realizar el seguimiento de las ventas
de productos y pronosticar resultados futuros. Los beneficios clave son:
Realizar mejores anlisis, tomar mejores decisiones y hacer planes ms
eficaces.
Establecer un panorama exacto de la eficacia de las ventas y de
marketing.
Acceder a las transacciones subyacentes.
Los productos y requisitos de producto incluidos que se aplican a todas
las Aplicaciones de Oracle, no se aplican a OFA/OSA.
Internet Expenses
Oracle Internet Expenses es una aplicacin autoservicio que permite remitir, aprobar y
administrar los gastos online. Con Oracle Internet Expenses, se reduce los costos de
procesamiento de la transaccin, se reduce los ciclos del procesamiento de
transaccin, se reduce el error de datos y mejora la productividad del empleado. Oracle
Internet Expenses soporta transacciones en mltiples divisas, requerimientos fiscales
globales, cobra la descarga de la sentencia de tarjetas, y cobra el pago directo de
tarjetas.
Beneficios clave:
Reduce los costos y ciclos de procesamiento de la transaccin.
Reduce el error de datos
Mejora la productividad del empleado.
Incluye el Uso Restringido de Finanzas.
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iReceivables
Oracle iReceivables, una aplicacin de administracin de cuentas en Internet, ayuda a
reducir la estructura de costes de facturacin y cobros suministrando a los clientes de
una empresa la posibilidad de realizar consultas exhaustivas, poner en litigio facturas,
pagar facturas y revisar los saldos de las cuentas, todo online. La puesta en litigio de
las facturas se encamina y procesa automticamente, lo cual elimina la necesidad de
intermediarios o la administracin de reclamos en papel, lo que permite que las
empresas ahorren dinero, reduzcan el tiempo de tramitacin y mejoren el servicio al
cliente.
Financials Intelligence
Oracle Financials Intelligence es una poderosa aplicacin de business intelligence
integrada con Oracle Financials, que ofrece informacin general de la informacin
financiera estratgica. Oracle Financials Intelligence permite controlar y rastrear el
desempeo financiero, y establecer y medir los indicadores financieros clave.
Beneficios clave:
Rastrea las inversiones de capital en toda la empresa.
Monitorea los flujos de caja, la posicin del efectivo y las posiciones netas
desde un browser.
Administra proyectos con el costo crucial, ingresos, presupuesto y datos
del margen.
Incluye el uso restringido de Oracle iDS (Warehouse Builder) para
utilizarlo como Repositorio de Metadatos.
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Activity Based Management
Oracle Activity Based Management ofrece la habilidad de crear, analizar y monitorear
la informacin de administracin basada en la actividad desde proyectos pilotos
hasta las implantaciones en toda la empresa. Este sistema ofrece la informacin de
costos exacta para ayudar a los administradores en toda la empresa a mejorar la
rentabilidad y la asignacin de recursos en cualquier nivel. Activity Based Management
modela la complejidad de todos los costos basados en actividades, materiales,
recursos y producto y componentes de servicio. Beneficios clave:
Tomar decisiones basadas en la rentabilidad de los clientes, productos,
canales y mercados.
Soporta todas las metodologas de costo basado en la actividad a travs
de los sectores.
Escala para el despliegue comercial
Incluye Activity Based Management Analyzer y SEM Exchange
Balanced Scorecard
Oracle Balanced Scorecard posibilita el verdadero vnculo de la estrategia con las
acciones de gestin colocando los Indicadores de Rendimiento Clave de la empresa en
los escritorios de los gerentes y dndoles metas directas y cuantificables para
alcanzar directamente acorde con la estrategia de la empresa. Adems, al ilustrar las
relaciones de causa-efecto entre los KPI, Oracle Balanced Scorecard proporciona a los
gerentes una comprensin clara de cmo impactan sus decisiones en su rea directa
de responsabilidad y en la estrategia general de la empresa. Oracle Balanced
Scorecard se utiliza a travs de todos los sectores, con inclusin de manufactura,
servicios, sector pblico y organizaciones sin fines de lucro. Beneficios Clave:
Vincula la estrategia con mtricas cuantificables y mensurables.
Vincula la estrategia con procesos de planificacin y presupuestacin.
Ofrece capacidades de implementacin para toda la empresa
Ofrece caractersticas rpidas para configuracin y confeccin de
prototipos
Incluye Balance Scorecard Developer.
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GESTIN DEL PROYECTO
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4. GESTIN DEL PROYECTO
4.1. PROPSITO, ALCANCE Y OBJETIVOS
4.1.1 Propsito y alcance
Industralia Corporacin es lder mundial en el desarrollo, produccin y servicio de un
tipo de equipos industriales. Fue fundada a finales de los aos 90 como resultado de la
fusin entre dos empresas, ambas lderes en el suministro de estos equipos
industriales.
Actualmente Industralia da empleo a siete mil personas alrededor del mundo con
oficinas y centros de servicio en Argentina, Blgica, Canad, Francia, Alemania, Italia,
Japn, Mxico, Holanda y Estados Unidos entre otros pases.
Sus operaciones en Espaa son responsables de una parte de los negocios de Europa
y frica. Este proyecto afectar a las dos plantas que esta empresa tiene en Madrid, la
planta Getafe y la planta Mstoles.
La planta de Getafe es una fbrica de alta ingeniera, que fabrica los productos ms
complejos de Industralia en Espaa. La funcionalidad de la gestin de proyectos es por
tanto un parte clave en esta fbrica que est formada por doscientos empleados.
Los sistemas de negocio que se estn usando en Getafe son Oracle Financial (Versin
11.0) y un ERP customizado (AS 400). En la actualidad no hay ninguna integracin
entre estos dos sistemas de negocio.
La planta de Mstoles es considerada una planta de fabricacin de productos
industriales. Consta de sesenta empleados aproximadamente. Esta planta tiene tres
unidades de negocio: equipo original, repuestos y servicios y reparaciones.
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GESTIN DEL PROYECTO
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Respecto Mstoles, el sistema de negocio que actualmente estn usando es el
FORMAT (HP 3000), un software obsoleto, no documentado y sin asistencia para la
recuperacin ante fallos. FORMAT es un sistema con ms de quince aos de
antigedad y que fue desarrollado a medida para otra planta que Industralia
Corporacin tiene en Europa. Mstoles instal este sistema con el objetivo de producir
piezas de alto componente estndar. Adems como se ha comentado antes, el sistema
FORMAT ya no da soporte tcnico, lo cual implica que en caso de fallo la planta de
Mstoles se vera gravemente afectada ya que las operaciones y actividades se veran
paralizadas.
Getafe y Mstoles, ambas plantas, reportan sus cuentas como parte de una nica
entidad legal espaola. Las actividades de cierre mensuales financieras son
principalmente manuales y tiene por tanto que ser revisadas para completar los cierres
en los formatos y en el tiempo que la Corporacin tiene estipulado.
De manera que en la actualidad, tanto Mstoles como Getafe, se apoyan para el
desarrollo de su actividad diaria en varios sistemas de negocio antiguos, y en algunos
casos en sistemas obsoletos. El trabajar en una organizacin con distintos sistemas de
negocio en paralelo supone numerosos inconvenientes, entre ellos cabe destacar:
Duplicacin de tareas.
Dificultades de comunicacin entre los diferentes sistemas.
Inconsistencia de la informacin en la base de datos, derivando en una
desnormalizacin de la misma.
Mala gestin de la informacin.
Mayor tiempo para el procesamiento de la informacin, obtencin de
informes.
Coste de mantenimiento de los sistemas.
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Mayor probabilidad de fallo. Son sistemas diseados en su da para una
carga de trabajo determinada, mucho menor que la que hoy en da las
necesidades de negocio requiere. Al someter a un sistema informtico
una carga de trabajo mayor de la que puede soportar la probabilidad de
sobrecarga y bloqueo es muy elevada.
Interfaces de usuario no intuitivos y diferentes en cada uno de los
sistemas, lo que hace que la familiarizacin con los sistemas sea mas
compleja para los usuarios finales.
4.1.2. Futuro
Debido a un mundo empresarial en donde los constantes cambios y una creciente
competitividad entre las distintas empresas estn cada vez ms presentes, Industralia
ha visto la necesidad de modificar algunos procesos, formas de operar y unificar todos
los sistemas de informacin. A nivel mundial Industralia ha optado por una
macroinversin consistente en unificar por un lado el ERP que tcnicamente d soporte
a todas las fbricas del mundo y por otro lado. Por tanto, el proyecto, a pesar de ser
una implantacin de un ERP con alta componente tecnolgica y tcnica, al ser el
resultado de una estandarizacin de los procesos de todas las reas departamentales
de la empresa, conlleva una alta componente de gestin del cambio que se tratar
oportunamente en el mismo.
Con el desarrollo e implantacin de este proyecto se pretende mejorar y facilitar la
realizacin de las actividades diarias de las dos plantas. Al implantar un nico sistema
de negocio el interfaz de comunicacin entre las dos plantas de Madrid ser muy
sencillo.
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GESTIN DEL PROYECTO
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El sistema de negocio se est implantando paralelamente en dos plantas de Europa,
una de EEUU y otra de China. Espaa es la quinta y seguidamente como
consecuencia de la estrategia global de la multinacional el ERP se va a implantar en
todas las plantas del mundo una vez llegado 2010, adaptndose a las necesidades y
leyes de cada uno de los pases. Con esta implantacin masiva en todas las plantas se
pretende unificar la empresa en cuanto a los procedimientos y mecanismos de
funcionamiento, pasando de este modo de un nmero de plantas individuales a una
nica planta distribuida a lo largo de todo el mundo. Para alcanzar esta nica
estandarizacin en la manera de llevar a cabo los procesos en las distintas reas
departamentales de la empresa, a nivel mundial se ha invertido en un ante proyecto
global conocido como STAR (Standarization Teamwork Accelerates Results) con el fin
de dejar definidos los estndares de procesos e implantacin que todas las fbricas del
mundo deben seguir segn se vayan implantado el ERP.
4.1.3. Objetivos
El objetivo general del proyecto es desarrollar e implantar un sistema que permita la
integracin del personal, informacin y procesos de negocio con la finalidad de ayudar
a Industralia a impulsar su crecimiento a travs de la innovacin y actualizacin de las
tecnologas de la informacin.
Una vez puesto en marcha el nuevo sistema se vern integrados todos los sistemas
de informacin de Industralia y estarn alineados con la estrategia empresarial,
consiguiendo:
- Incrementar la capacidad, eficiencia y eficacia en los negocios diarios de la
empresa, obteniendo una ventaja competitiva respecto a los competidores,
al ser la primera empresa nacional de tipo industrial con componente de
ingeniera en implantar un ERP con Oracle y a su vez el mdulo de
proyectos.
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GESTIN DEL PROYECTO
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- Reducir el tiempo y esfuerzo en la realizacin de las actividades financieras
de la organizacin, ya que existe en la actualidad duplicidad de entrada y
mantenimiento de datos.
- Reducir el riesgo que actualmente tiene la planta de Mstoles de verse
inactiva por fallo de alguno de sus sistemas que se encuentran obsoletos y
que carecen de servicio de mantenimiento.
- Adaptarse a las nuevas tecnologas, siendo de cara a sus clientes una
empresa innovadora tecnolgicamente.
Para que todo el proyecto tenga sentido y se implante con xito, es tan importante o
ms el desarrollo e implantacin tcnica y funcional del ERP como una adecuada
gestin del cambio. Si no se llevase a cabo de manera correcta la gestin del cambio
se podra llegar a obtener un ERP que satisfaga todas las necesidades de la empresa
y unos usuarios que no sean capaces de aceptar el nuevo sistema, de manera que el
nuevo sistema sera intil para la empresa. Debido a la gran importancia de la gestin
del cambio se citan a continuacin sus objetivos ms generales:
- Ayudar a las personas a modificar su status quo, disminuir su resistencia a
los cambios propuestos, y aumentar su compromiso a travs de la
implicacin.
- Minimizar el grado de inquietud e incertidumbre producido por el proceso de
cambio gracias a la comunicacin.
- Facilitar la implantacin de los cambios y asimilacin de los mismos por la
organizacin.
- Minimizar el tiempo de transicin y puesta en marcha de las iniciativas de
cambio, gracias al compromiso conseguido y formacin adquirida por las
personas.
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GESTIN DEL PROYECTO
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Dado que la parte funcional del proyecto est centrada en el rea de finanzas, el
objetivo fundamental de esta parte del mismo consistir en estandarizar e implantar los
mdulos de cuentas a pagar, cuentas a cobrar y contabilidad general.
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GESTIN DEL PROYECTO
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4.2. METODOLOGA Y HERRAMIENTAS DE TRABAJO
El desarrollo de todo el proyecto se basa en la estandarizacin de los procesos y en el
trabajo en equipo para obtener unos resultados mejores y ms rpidos. De est idea
nace el nombre del proyecto STAR Standarization and TeamWork Accelerates
Results. De manera que a travs del apoyo entre todas las organizaciones se hagan
ms fuertes cada una de las unidades de Industralia.
Para el control de la documentacin generada durante el proyecto se disponen de dos
herramientas informticas que a continuacin se detallan.
4.2.1. Aplicacin STAR
Aplicacin desarrollada con Borland para Industralia. Esta aplicacin consiste en un
gestor de documentos, todos los documentos que se generen durante el desarrollo del
proyecto y que sean aprobados por la organizacin estarn almacenados en este
gestor.
En la Figura 2 se puede observar un esquema de la aplicacin y en la Figura 3 se
muestra una captura de pantalla de la misma.
Figura 2: Estructura STAR
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GESTIN DEL PROYECTO
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Figura 3: Pantalla Star
En especificaciones globales se encuentran todos los procedimientos y requisitos
impuestos por la organizacin de manera mundial y que por ello tiene que ser aplicado
en todos los pases.
En cada uno de los pases se encuentra los documentos que se han generado en el
pas correspondiente para el desarrollo del proyecto. La informacin es compartida
entre todas las sedes, de manera que los pases que van ms avanzados sirven de
ejemplo para los que iniciaron el proyecto ms tarde, de este modo entre los distintos
pases se lleva a cabo Benchmarking4. En esta aplicacin es donde se encuentran las
ltimas versiones aprobadas por la organizacin.
4 Benchmarking es un proceso continuo, que se usa en el management estratgico,
donde se toman como referentes a empresas lderes de cada industria como
modelo.
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GESTIN DEL PROYECTO
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La estructura que tiene tanto Especificaciones globales como cada uno de los pases
se puede observar en la Figura 4.
Figura 4: Subestructura Star
Getafe y Mstoles
ESPAA
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GESTIN DEL PROYECTO
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En Requerimientos de Negocio se almacena todos los requerimientos que se tienen
que cumplir por las condiciones de negocio de Industralia en cada uno de los pases.
Estos requerimientos pueden ser de tipo legal, demanda de los clientes.
La carpeta Flujo de Procesos contiene todos los flujos de los procesos de la
organizacin (en cada uno de los pases) de antes y despus de la implantacin del
ERP.
En Documentos de Configuracin-Oracle se encuentran todos los documentos
necesarios para poder configurar Oracle (el Standard) y adaptarlo a las necesidades
especficas de Industralia. Estos documentos en lenguaje de consultora suelen recibir
el nombre de BR_100, es un documento tcnico en el que se define cmo se debe
configurar Oracle especficamente para un proyecto en concreto. Este documento
obtiene una relevancia importante en el desarrollo del ERP pues supone para los
configuradores el nico documento a seguir para configurar y personalizar la
aplicacin, en el caso que los requisitos que desee el cliente no queden bien reflejados
en este documento la los configuradores no podrn darle las funcionalidades deseadas
por el cliente. A modo comparativo los BR_100 son para los configuradores lo mismo
que un pseudocdigo para un programador de un lenguaje. Debido a la gran
importancia que tienen estos documentos.
La carpeta Informes contiene todos los informes que Oracle deber ofrecer a los
usuarios una vez se encuentre configurado y desarrollado.
En Interfaces se ir almacenando toda la informacin que se va generando sobre los
interfaces de comunicacin entre Oracle y el resto de sistemas que se emplearn para
desarrollar la actividad diaria de Industralia. Entre estos sistemas se encuentra APRO
(comunicacin entre Oracle y bancos para proceder al pago automtico desde Oracle),
Kaba (para que automticamente mediante un lector de cdigo de barras se actualice
en Oracle el estado de fabricacin de los productos, las entradas al almacn, las horas
de trabajo incurridas por los operarios), etc.
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GESTIN DEL PROYECTO
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La carpeta de Conversiones contiene la documentacin sobre la conversin de datos.
En la actualidad los datos se encuentran almacenados de una forma (con una
estructura y claves determinada en la base de datos) y por las condiciones de Oralce
se requiere que los datos tengan otro formato (claves y relaciones entre las tablas
distintas a las actuales), por ello se debe realizar una conversin de la informacin para
que se adapte de la forma actual a la que Oracle necesita. Toda la conversin se
documentar y se almacenar en esta carpeta.
En Extensiones se irn almacenando todas las funciones especficas que localmente
tendr que realizar la aplicacin y que la organizacin no ha definido globales a todos
los pases.
Pruebas contendr todos los planning y resultados de los tres tipos de pruebas a
realizar: unitarias, integradas y finales.
Todos los planes de formacin desarrollados para entrenar a los Usuarios Clave (key
User) y a los Usuarios Finales se almacenar en la carpeta Entrenamiento. Tambin se
almacenar el calendario de formacin.
Dentro de cada una de estas carpetas hay 6 opciones distintas que se muestran en la
Figura 5.
Figura 5: Opciones Star
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GESTIN DEL PROYECTO
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File: son los ficheros de datos (ejemplo: .doc, ..xls) que se suben a Star. Para subir
ficheros se hace desde C: creando en este directorio una estructura igual que la de
Star y posteriormente se sincroniza el contenido de C: con el de Star. El objetivo de
tenr la funcionalidad de file es tener siempre localizada, accesible y compartida la
ltima versin de un fichero dado que se trabaja mundialmente con todos los riesgos
que esto conlleva ( multitud de usuarios entre otras cosa).
Change Requirement cualquier cambio que se tiene que hacer o modificacin sobre
cualquier tipo de configuracin tanto local como global. En la Figura 6 se muestra el
formulario a rellenar para abrir un Change Request. Cada vez que se abre uno nuevo
se le asigna un nmero para identificarle.
Figura 6: Change Request
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GESTIN DEL PROYECTO
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Un change request se abre por cambio de configuracin de los MD_505, conversin,
aplicacin de un parche. Los encargados de abrirlos son los miembros del equipo
funcional, y en caso de duda es el jefe de proyecto quin deber abrirlo.
Task: cada vez que se abre un nuevo Informe (Report), cambio de configuracin
(Change Request) o cualquier Interface es necesario crear una nueva tarea (task). De
este modo la organizacin consigue controlar las peticiones de apertura de informes,
cambios en configuraciones, etc. En un proyecto de esta dimensin el controlar de
forma global esto es muy importante porque sino se podra dar la situacin de que un
determinado pas solicitara informes que otro pas ya a solicitado, esto supone el doble
de trabajo y el doble de dinero al tener que configurar dos veces el mismo informe. Con
esta medida tambin se evita situaciones de solicitud de informes descontrolada, en
muchas ocasiones los empleados de las organizaciones pueden pedir recursos que no
se necesitan por el famoso por si acaso en el futuro.
La metodologa del proyecto se apoya en analizar detenidamente que recursos
(humanos e informticos) va ha requerir Industralia para el desarrollo de su actividad
Industrial sin dejar hueco al posible por si acaso.
En la Figura 7 se muestra el Formulario para crear una nueva Task, al igual que en los
casos anteriores al abrir una nueva task se le asignar un identificador.
Entrando un poco ms detenidamente en este formulario es necesario un Nombre
(Name) que en el caso de un informe ser el nombre del informe que se est
solicitando, un responsable de la tarea (Responsibility) , el estado (status) si est
pendiente de aprobar por Estados Undios, est en curso, y una prioridad (Priority)
para ir gestionando primero las tareas que tienen una mayor prioriodad.
5 Documento empleado en la metodologa de los consultores cuya finalidad es definir la especificacin
funcional de los requisitos necesarios para el posterior desarrollo de un objeto concreto, bien sea un
informe, una extensin o un interfaz.
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Figura 7: Task
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4.2.2. Aplicacin Compartida (WSD6)
Aplicacin Web propiedad de la empresa consultora en la cual los consultores van
almacenando la informacin generada por ellos. El equipo de proyecto de Industralia
puede acceder a esta aplicacin para descargarse documentos y para subir
documentos nuevos. Al igual que en la aplicacin STAR se encuentra informacin de
todos los pases ya que la consultora es la misma en todos ellos.
El motivo de emplear dos herramientas distintas para la gestin de la documentacin
del proyecto es por motivos de permisos de accesos y confidencialidad. En la
aplicacin STAR hay informacin confidencial que slo debe ser manipulada por
miembros de Industralia, para evitar una complicada gestin de permisos de acceso la
empresa consultora trabaja con su propia herramienta en la que slo est la
informacin que requieren para el desarrollo del proyecto
En la Figura 8 podemos ver la estructura de carpetas de esta aplicacin.
Figura 8: Web Share Documentacion
6 Web Shared Documentation
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En Gestin de proyectos se encuentran todos los documentos relacionados con la
gestin del proyecto, entre estos documentos estn las reuniones de lanzamiento,
organizacin del proyecto, objetivos, alcance, presentaciones, anlisis de riesgos.
En Funcional se encuentran los documentos relacionados con la parte funcional del
proyecto entre los que se encuentran procesos de negocio, matriz de
responsabilidades, configuraciones, informes, interfaces, conversiones, pruebas
unitarias.
En Tcnico se recoge toda la informacin tcnica del proyecto relacionada con las
bases de datos, migraciones, requisitos de los sistemas. Requerimientos de hardware,
software y de comunicaciones.
En Gestin del Cambio se almacena toda la informacin generada para llevar a cabo la
comunicacin, transicin de roles, formacin y actividades para que la implantacin del
nuevo sistema se realice con xito.
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5. GESTIN DEL CAMBIO
5.1. INTRODUCCIN.
Para que todo el proyecto tenga sentido y se implante con xito, es tan importante o
ms el desarrollo e implantacin tcnica y funcional del ERP como una adecuada
gestin del cambio. Si no se llevase a cabo de manera correcta la gestin del cambio
se podra llegar a obtener un ERP que satisfaga todas las necesidades de la empresa
y unos usuarios que no sean capaces de aceptar el nuevo sistema, de manera que el
nuevo sistema sera intil para la empresa.
La resistencia es una forma natural de actuar ante el cambio para muchas personas,
por esta razn, los problemas que pueda tener las personas ante el cambio es el
mayor obstculo que se puede encontrar la organizacin.
El anticiparse y minimizar los problemas de las personas ante el cambio es un aspecto
muy importante para que la implantacin se lleve a cabo de manera exitosa.
Hay que tener en cuenta que el cambio siempre representa un proceso y no un evento,
esto quiere decir que la adaptacin ante un cambio no se puede realizar de manera
inmediata, sino que requiere un tiempo para que todas las personas acepten este
cambio y se adapten a la nueva forma de trabajar y operar.
Por lo tanto tener claro que el xito de la implantacin del ERP no slo depende de
factores tcnicos y tecnolgicos sino que tambin es imprescindible tener en cuenta los
aspectos humanos es el punto de partida para una adecuada gestin del cambio.
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El no tener en cuenta los factores humanos conlleva una serie de riesgos que pueden
hacer difcil o inalcanzables los objetivos al encontrarnos con:
Resistencia al cambio.
Reduccin de la productividad durante y despus de la implantacin.
Desmotivacin de los empleados al no comprender la nueva situacin.
Desconcierto en los empleados al verse la fase de implantacin prolongada por
los motivos anteriores.
Pese a todos los esfuerzos que se hagan para que el cambio impacte lo menos posible
en la productividad de la empresa, es necesario ser conscientes que durante el
proceso de implantacin del nuevo sistema la productividad se ver afectada
negativamente.
En la Figura 9 podemos ver el nivel de productividad antes de la implantacin y
despus. Antes de la puesta en marcha del nuevo sistema el nivel de productividad era
constante, justo cuando el nuevo sistema empieza a funcionar se produce una
reduccin de la productividad durante un periodo de tiempo, y una vez pasado este
periodo los niveles de productividad empiezan a situarse por encima de los niveles
antes de la puesta en marcha. Con la gestin del cambio se pretende que el tiempo y
el porcentaje de productividad que se espera decaigan sea el menor posible.
Como se observa el descenso de productividad es mucho ms acusada sin una
adecuada gestin del cambio (lnea roja) que con una adecuada gestin del cambio
(lnea verde). En el caso de llevar una mala o nula gestin del cambio no slo es ms
acusado el descenso de la productividad, sino que el tiempo en el que la productividad
est por debajo de los niveles pre-funcionamiento es mayor.
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Figura 9: Nivel de productividad durante el desarrollo del proyecto
Por lo tanto se puede decir que entre los objetivos de la gestin del cambio est:
Reducir A: Duracin de la reduccin de la productividad durante el periodo de
asimilacin.
Reducir B: Porcentaje de productividad que se reduce durante el periodo de
asimilacin.
Maximizar C: Mejora en los niveles de productividad despus de la
implantacin.
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5.2. OBJETIVOS DE LA GESTIN DEL CAMBIO.
Motivar e implicar a los grupos involucrados en el proyecto, y ayudarles a
comprender y aceptar que supone la implantacin.
Garantizar la coordinacin de los grupos de trabajo, o proveerles de toda la
informacin que pudiera servirles para ser mas eficientes en el trabajo.
Equipar a los usuarios con la cantidad de informacin necesaria y material de
entrenamiento para obtener el mximo beneficio de la nueva aplicacin.
Ofrecer a los usuarios el soporte que necesiten durante las fases del proyecto.
Para lograr los objetivos del proyecto y de la gestin del cambio, se han definido cuatro
factores clave que se pueden ver en la Figura 10:
Figura 10: Factores clave del proyecto
Entrenamiento
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Organizacin: Identificar los cambios en la organizacin como consecuencia de
modificaciones en los procesos y ayudar en la adaptacin a estos cambios.
Entrenamiento: Proveer a la organizacin con las habilidades, conocimientos y
herramientas necesarias para asegurar la continuidad del negocio.
Comunicacin: Mantener a todos los afectados del proyecto informados sobre los
distintos sucesos y acontecimientos.
Control: asegurar que en el futuro con la implantacin del ERP los procesos de control
de negocio son realizados adecuadamente con el nuevo sistema. Definir y llevar a
cabo el soporte adecuado debido al cambio en el sistema (Oracle frente a los
anteriores), los procesos (definidos expresamente por la corporacin y estndares para
todas las plantas) y los procedimientos (documentacin que refleja los procesos o
flujogramas complementada con la documentacin explicativa y detallada de cmo,
quienes y cundo se van a ejecutar las actividades descritas a los procesos
anteriores).
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5.3. COMPONENTES DE LA GESTIN DEL CAMBIO
En la gestin del cambio intervienen cuatro componentes reflejados en la Figura 11.
Figura 11: reas de la Gestin del cambio
Mediante la gestin del cambio se va a ayudar a las personas a modificar su status
quo7, a disminuir su resistencia a los cambios y aumentar su compromiso. En la
actualidad cada empleado tiene un rol y desempea unas actividades, por requisitos de
la nueva herramienta estos rolos se pueden ver afectados de manera que algunos
empleaos van a tener que asumir responsabilidades que antes no tenan y abandonar
otras que si tenan.
A travs de la gestin de la comunicacin se va a minimizar el grado de inquietud de
los empleados debido a la implantacin de una nueva herramienta informtica. Muchas
miembros de la organizacin pueden sentir rechazo hacia el proyecto al pensar que su
puesto de trabajo puede verse en peligro con la nueva aplicacin, mediante una
adecuada comunicacin se va a transmitir a los empleados que ningn puesto de
trabajo va a ser reemplazado de manera que se sientan ms seguros y sean capaces
de este modo de asimilar mejor sus nuevas responsabilidades y actividades.
7 Conocimientos y responsabilidades sobre la organizacin de un empleado.
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Debido a la nueva aplicacin los roles y responsabilidades de los empleados se
pueden ver afectados, con la gestin de la transicin de roles se van a analizar los
recursos humanos que dispone la empresa y los perfiles de estos recursos, para
posteriormente analizar los recursos humanos que necesita la nueva aplicacin y los
perfiles de estos recursos para proceder a un mapeo entre lo que actualmente tiene
la organizacin y lo que requerir con la implantacin de la nueva aplicacin.
Por ltimo para que todo el personal sea capaz de utilizar la aplicacin de manera
correcta y de este modo sacarle el mximo provecho a todos los beneficios que ofrece
un sistema ERP se va a detallar un plan de entrenamiento mediante la gestin de
entrenamiento, en la que se van a detallar los cursos necesarios para que el personal
asimile la aplicacin, as como el la duracin de estos cursos para que la actividad de
Industralia no se vea paralizada durante el proceso de formacin.
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5.4. PLAN DE COMUNICACIN
5.4.1. Introduccin
Para que la implantacin final del proyecto se pueda llevar a cabo de manera exitosa,
es necesaria una adecuada gestin de la comunicacin, de manera que toda la
organizacin se sienta partcipe en el proyecto y comprenda y comparta los beneficios
que suponen la implantacin del ERP. La Comunicacin adquiere gran importancia,
llegando a ser una actividad crtica en el proyecto, en dos momentos especficos:
La fase de sensibilizacin y asimilacin, previa a la puesta en marcha del
sistema con las nuevas funcionalidades. Antes de arrancar el nuevo sistema,
es necesario que toda la organizaron comprenda y acepte la implantacin del
mismo. Es importante que lo usuarios no sientan una amenaza ante la nueva
forma de trabajar.
La fase de lanzamiento, en la puesta en marcha del sistema. En esta fase es
necesario ir comunicando cmo se va realizando la adaptacin.
La importancia que supone la ejecucin efectiva de las acciones de comunicacin
reside en que a travs de ellas se facilita el conocimiento y comprensin del proyecto,
y se logre que los empleados de INDUSTRALIA, alcancen el grado de aceptacin e
implicacin ptimo en el proyecto, con independencia de que sean potenciales
usuarios de la herramienta o no.
Asimismo, la coordinacin e integracin de todo el esfuerzo en comunicacin, evitando
mensajes conflictivos, errneos y/o duplicados, son crticas para asegurar el xito del
proyecto.
Por tal motivo, se ha diseado una Estrategia de Comunicacin para poner en marcha
a lo largo del proyecto.
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5.4.2. Objetivos de la estrategia de comunicacin
Los objetivos generales de la Estrategia de Comunicacin se detallan a
continuacin:
Informar en general a toda la organizacin y en particular a los directamente
implicados en el proyecto, de los principios generales del proyecto y del modo
de funcionamiento general de los nuevos procesos.
Involucrar y comprometer a las personas implicadas en el proyecto,
hacindolas conscientes de su papel como elemento fundamental para el xito
del mismo.
Transmitir el compromiso de la Direccin de INDUSTRALIA con el
Proyecto.
Minimizar la resistencia a la puesta en marcha del sistema Oracle.
Favorecer la creacin de actitudes positivas hacia el Proyecto.
Impulsar a la organizacin, de manera que se produzca una aceptacin del
proyecto a todos los niveles.
Para que todas las acciones de comunicacin que se propongan en este Plan tengan
xito es necesario:
Compromiso e impulso de la Alta Direccin y segundos niveles de
direccin.
Identificar y eliminar posibles barreras que puedan surgir como
consecuencia del lanzamiento del proyecto.
Garantizar la recogida de necesidades y sugerencias para definir las acciones
correctoras oportunas.
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5.4.3. Gestin de la comunicacin
Para manejar la comunicacin de manera exitosa es necesario tener identificadas y
definidas las audiencias para que cada persona obtenga la informacin que nece