40681063-sae4-0guiacursoavanzado

5/20/2018 40681063-SAE4-0GuiaCursoAvanzado

1/132

Sistema de Adm inistracin Em presarial

Aspel-SAE

Versin 4.0

Gua Curso AvanzadoUsuario


2/132

Elaborada por: Soporte TcnicoAspel de Mxico, S.A. de C.V.Cerrada de Suiza #17 Col. San Jernimo AculcoDel. Magdalena Contreras C.P. 10400Mxico, D.F.

Mayo/2006.

Aspel es una marca registrada de Aspel de Mxico S.A. de C.V.Asimismo Aspel de Mxico S.A. de C.V. se reserva el derecho de revisar peridicamente este documento yhacer cambios en el contenido del mismo, si lo considera necesario.Todas las marcas comerciales que se mencionan en este documento son marcas registradas por susrespectivas compaas.Cualquier duda o comentario al respecto de este documento, favor de notificarlo a: [email protected].
mailto:[email protected]:[email protected]


3/132

TEMARIO

1. INTRODUCCIN............................................................................................................................................................11.1 Definicin....................................................................................................................................................................11.2 Objetivo del Curso ................. ................ ................. ................. ................ ................. ................ .................. ..............1

2. METDOS DE COSTEO ................ ................ ................. ................ ................. ................. ................ ................. ............2

2.1 Definicin....................................................................................................................................................................22.2 Costo Estndar.. ................ ................. ................ ................. ................. ................ ................. ................. ................. ...22.3 Costo Promedio ................ ................. ................ ................. ................. ................ ................. ................. ................. ...42.4 Costo U.E.P.S (LIFO).................. ................ ................. ................ ................. ................. ................ .................. ...........82.5 Costo P.E.P.S (FIFO)................ ................ ................. ................. ................ ................. ................ .................. ........... 102.6 Costo Identificado.................. ................ ................. ................. ................ ................. ................ .................. ........... 13

3. CLCULO DE IMPUESTOS...... ................. ................ ................. ................ ................. ................. ................ ............... 153.1 Definicin ................ ................. ................ ................. ................. ................ ................. ................. ................. ........... 15

4. MANEJO DE DESCUENTOS............ ................. ................. ................ ................. ................ ................. ................. ...... 184.1 Definicin ................ ................. ................ ................. ................. ................ ................. ................. ................. ........... 184.2 Descuento Comercial ............... ................ ................. ................ ................. ................. ................ .................. ........ 184.3 Polticas de Oferta ................. ................ ................. ................. ................ ................. ................ .................. ........... 184.4 Descuento Financiero................. ................. ................. ................ ................. ................ ................. ................. ...... 18

5. PRORRATEO DE GASTOS INDIRECTOS............... ................. ................. ................ ................. ................ ............... 20

5.1 Definicin ................ ................. ................ ................. ................. ................ ................. ................. ................. ........... 206. APLICACIN DE INTERESES MORATORIOS ................ ................ ................. ................. ................ ................. ...... 22

6.1 Definicin ................ ................. ................ ................. ................. ................ ................. ................. ................. ........... 227. VENTAS/COMPRAS A PLAZOS ................ ................. ................. ................ ................. ................ ................. ............ 26

7.1 Definicin ................ ................. ................ ................. ................. ................ ................. ................. ................. ........... 268. PROCESO DE AJUSTE CAMBIARIO............. ................. ................ ................. ................. ................ ................. ......... 29

8.1 Definicin ................ ................. ................ ................. ................. ................ ................. ................. ................. ........... 299. UTILERIAS........................ ................ ................. ................. ................ ................. ................ .................. ................. ........ 31

9.1 Definicin ................ ................. ................ ................. ................. ................ ................. ................. ................. ........... 319.2 Control de Archivos ............... ................ ................. ................. ................ ................. ................ .................. ........... 319.3 Respaldo de Archivos ............... ................ ................. ................ ................. ................. ................ .................. ........ 34

9.3.1 Generacin de Respaldo ............... ................ ................. ................ ................. ................. ................ ............ 349.3.2 Reinstalacin de Respaldo.............. ................. ................ ................. ................. ................ ................. ......... 359.3.3 Reinstalacin de Respaldo.............. ................. ................ ................. ................. ................ ................. ......... 36

9.4 Actualizacin de Archivos ............... ................. ................ ................. ................ ................. ................. ................. 379.5 Corte Anual........ ................ ................. ................ ................. ................. ................ ................. ................. ................. 38

10. BASE DE DATOS ABIERTA .............. ................. ................. ................ ................. ................ ................. ................. ...... 3910.5 Manejo En MS-SQL............... ................. ................. ................ ................. ................ ................. ................. ...... 4610.6 Tablas del Sistema................ ................ ................. ................ ................. ................. ................ .................. ........ 5310.7 Vinculacin de Tablas ............... ................. ................ ................. ................. ................ ................. ................. ... 5610.8 Consultas ............... ................. ................ ................. ................ ................. ................. ................. ................. ........ 58

11. DESBLOQUEO DE DOCUMENTOS............. ................. ................ ................. ................. ................ ................. ......... 6711.1 Definicin......... ................. ................. ................ ................. ................ ................. ................. ................. .............. 67

12. INTERFASES................. ................. ................ ................. ................. ................ ................. ................. ................. ........... 6812.1 Definicin......... ................. ................. ................ ................. ................ ................. ................. ................. .............. 6812.2 Interfase Banco........ ................ ................. ................. ................ ................. ................ ................. ................. ...... 6812.3 Interfase COI... ................. ................. ................ ................. ................ ................. ................. ................. .............. 69

13. ANEXO DE EDITORES ................ ................ ................. ................. ................ ................. ................ .................. ........... 80

13.1 Definicin......... ................. ................. ................ ................. ................ ................. ................. ................. .............. 8013.2 Ciclos del Sistema...... ................ ................. ................ ................. ................. ................ ................. ................. ... 8013.3 Compras y Facturas........ ................. ................ ................. ................ ................. ................. ................ ............... 8013.4 Ciclo de Partida ............... ................. ................ ................. ................ ................. ................. ................. .............. 8013.5 Ciclo de Serie ................ ................. ................ ................. ................. ................ ................. ................. ................. 8013.6 Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar... ................. ................. ................ ................. ................ ............... 80

14. EXPORTACION DE INFORMACION................. ................ ................. ................. ................ ................. ................ .... 8714.1 Copiado Especial ................ ................ ................. ................. ................ ................. ................ .................. ........... 8714.2 Exportacin ................ ................. ................. ................ ................. ................ ................. ................. ................. ... 89

15. ESTADSTICAS........ ................ ................. ................ ................. ................. ................ ................. ................. ................. 91


4/132

15.1 Estadsticas................. ................. ................. ................ ................. ................ ................. ................. ................. ... 9115.2 Personalizacin de Consultas........... ................ ................. ................ ................. ................. ................ ..........103

16. FUNCIONES CRM.......... ................. ................ ................. ................ ................. ................. ................ .................. ......10716.1 Definicin...........................................................................................................................................................10716.2 Qu es un CRM Customer Relationship Management ? ................ ................. ................. ................. ...10716.3 Aspectos a considerar para una ptima implantacin de un Mdulo CRM................ ................. ......10716.4 Para qu sirve la implantacin de un CRM?................ ................ ................. ................. ................ ..........108

16.5 Administracin de Contactos ............... ................. ................ ................. ................ ................. ................. ....10816.6 Registro de una Campaa... ................ ................. ................ ................. ................. ................ ................. .......11016.7 Administracin de Clientes ................ ................. ................ ................. ................. ................ ................. .......11716.8 Bitcora de Movimientos ............... ................ ................. ................. ................ ................. ................ .............12216.9 Expediente del Cliente................. ................. ................ ................. ................ ................. ................. ...............123

17. ASPEL-AL ACTUALIZACIN EN LNEA................. ................. ................. ................ ................. ................ .............12517.1 Generales...........................................................................................................................................................125

SIMBOLOGA

Tips de uso.Tipo de reporte.Ruta de acceso.

Advertencia.

Prctica

Requisitos:

Operacin bsica del sistema operativo MS-Windows 98, NT4.0, 2000, XP, 2003 o superior.Haber asistido al curso previo.Conocimientos bsicos de redes.Conocimientos de bases de datos.Conocimientos de MS-Excel.

Nombre del participante:Centro de capacitacin:

Nombre del asesor:Correo electrnico:Fecha:


5/132

Notas del asistente:

1. INTRODU CCIN

1 .1 Definicin

El sistema Aspel-SAE 4.0 para Windows es un sistema diseado y enfocado para servir como una herramienta

tecnolgica que permita alcanzar a la empresa la automatizacin de los procesos administrativos derivados de larelacin comercial que sostiene con sus Clientes y Proveedores, y que en conjunto con un correcto anlisis de losprocesos del negocio permitir optimizar el uso de los recursos, eficientar las operaciones a todos los niveles dela empresa y finalmente con el uso oportuno de la informacin mantenerla competitiva en el ambiente dinmicoque predomina en la micro, pequea y mediana empresa.

Gracias a su diseo amigable se vuelve un sistema fcil de usar que permite a travs de sus diferentes mdulos yprocesos mantener la informacin actualizada en todo momento, tener un control preciso sobre la misma,optimizando en todo momento el uso de los recursos de la empresa. Adems de tener la garanta de que incluye

y contempla siempre lo ms actual en lo que a temas fiscales y tecnolgicos se refiere, ayudando a las empresasa mantenerse a la vanguardia.

1 .2 Objetivo del Curso

Este curso tiene como principal objetivo la capacitacin del personal administrativo de la empresa para conocer adetalle los clculos del sistema tales como el manejo de los diferentes tipos de costeo de acuerdo a la legislacinvigente, el prorrateo de gastos indirectos y las operaciones en general con moneda extranjera. Se entender demanera profunda procesos tales como la aplicacin de intereses moratorios, el registro de compras y ventas aplazos y la aplicacin y utilidad de las Polticas de Oferta en el mdulo de Facturas y vendedores. Adems estecurso resulta de gran utilidad para aquellas empresas que cuentan con otro sistema de la lnea Aspel como losson Aspel-BANCO 3.0 o Aspel-COI 5.0 conociendo su configuracin y operacin, y aprovechar las ventajas querepresenta para la simplificacin de operaciones ya que se evita la doble captura, y se mantiene integrada lainformacin con las diferentes reas como Contabilidad, Crdito y Cobranza y Pagos evitando errores en larecaptura desde otro sistema.

Adems proporcionar al administrador del sistema Aspel-SAE 4.0 de los conocimientos necesarios paramantener la integridad de la base de datos, mediante procesos sencillos de mantenimiento como lo son eldesbloqueo de documentos y el Control de archivos. Se detalla adems el procedimiento para que de acuerdo alas necesidades de informacin y los recursos humanos y tecnolgicos de la empresa se pueda convertir ymanejar la base de datos en un formato diferente al nativo Paradox, como son MS-SQL, DBase, entre otros.Dotar de los conocimientos mnimos necesarios para realizar la edicin y la generacin de nuevos reportes paraajustar el sistema a las necesidades de informacin especificas de la empresa. Para ello utilizar sentencias SQLpara la manipulacin y el anlisis de la informacin siendo indispensable conocer la estructura bsica de la basede datos. Se analizar a detalle la estructura y la operacin de una de las nuevas caractersticas de la versin 4.0que es la inclusin de un mdulo con funciones de CRM (Customer Relationship Management) que permiteenfocar las estrategias comerciales de la empresa para mantener y generar fidelidad en los clientes, as como lacaptacin de nuevos prospectos. Y finalmente se estudiar otra manera ms para la explotacin y uso de losdatos mediante las Estadsticas predefinidas en el sistema, as como la creacin de nuevas que permitan a laspersonas con poder de decisin dentro de la organizacin tener una mejor interpretacin mediante grficas ypoder as planear las estrategias de la empresa.

Gua Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0 1


6/132

2. ME TDOS DE COSTE O

2 .1

Definicin


Ruta de Acceso:Inventarios / Archivos / Inventarios y servicios y/o con el icono

Debido a la fluctuacin de los precios, el inventario puede conformarse por artculos idnticos adquiridos adistintos costos en diferentes fechas. A efecto de determinar la utilidad por la comercializacin de los productosexisten diferentes mtodos de valuacin de inventarios. Dependiendo del nivel de rotacin de inventarios yalgunos otros factores como son: estacionalidad, caducidad, formas de almacenaje, polticas de reposicin,necesidad de controlar el rendimiento de materiales, la situacin de la empresa o incluso factores externos a lacomo la inflacin o deflacin, etc., es indispensable elegir un mtodo de costeo que permita de acuerdo a lanaturaleza del producto determinar los costos lo ms preciso posible y que adems sea un mtodo aprobado porlas leyes para ser empleados y contablemente aceptado. Por ejemplo en una empresa que tiene una baja rotacinde inventarios, o los materiales empleados tuvieran un costo elevado y caractersticas que permitieran identificarcada unidad de manera especfica (nmero de serie) no resultara difcil llevar a cabo el etiquetamiento de losmateriales con su costo especifico es decir identificar cada producto de acuerdo al documento de compra- yllevar un registro y control de los costos de dichos productos, aunque por el contrario, esto podra resultarinoperable y provocara incurrir en costos innecesarios adems de prestarse a objeciones debido a la facilidad con

ue pueden asignarse costos arbitrarios si la rotacin de inventarios fuese elevada.

cuentemente para la valuacin de inventarios, avalados por la ley,que estn disponibles en Aspel-SAE 4.0 son:

EPS (ltimas Entradas Primeras Salidas)

PS (Primeras Entradas Primeras Salidas)

omedio

tndar

entificado

sario para queada usuario pueda desempear sus labores cotidianas y evitar as un mal uso de la informacin.

l funcionamiento de cada mtodo de costeo y se ejemplificarn para una mejoromprensin de su aplicacin.

.2 Costo Estndar

, que NO REALIZA NINGUNA OPERACIN alomento de realizar movimientos de entrada y salida al almacn.

q

Es responsabilidad de la empresa elegir y adoptar algn mtodo de costeo de productos y requisiciones demateriales, para cargar las cuentas subsidiarias de control y acreditar el inventario para materiales. Algunos delos mtodos de costeo que se emplean ms fre

y

UPEPrEs

Id

Figura 2.1-1 Tipos de Costeo.

Es importante mencionar que el mtodo de costeo seleccionado deber utilizarse para todo el ao fiscal que setrate ya que as lo establece la ley, por lo que NO es recomendable modificar el tipo de costeo de los productosuna vez que ya se hayan registrado movimientos al inventario, y en ese sentido resulta relevante seguir la reglabsica en la asignacin de los Perfiles de usuarios en Aspel-SAE 4.0: otorgar lo menos posible nececA continuacin se describir ec

2

Es la cantidad que, segn la empresa, debera costar un producto o la operacin de un proceso durante ciertoperodo, sobre la base de ciertas condiciones de eficiencia, econmicas y de otros factores. El manejo de costeoestndar es muy sencillo, nicamente se debe de tener en cuentam

2 Gua Curso Avanzado Aspel-SAE 4.0


7/132


Figura 2.2-1 Mtodo de costeo estndar.

Las n

tn debidamente administradas, pueden estimular a los individuos a trabajar de

ar programas de reduccin de costos

nizacin, asignacin de

y las

s durante el ao siguiente. Pueden dar como resultado una reduccin en el trabajo de oficina.

Lim c

an el inventario. Otra limitacin es la inflacin, que obliga a cambiar constantemente estos estndares.

stancia y el campo ltimo costo s ser actualizado decuerdo al costo establecido en las recepciones realizadas.

del producto siempre aparecer la misma cantidad en el costo, comomuestra en la ventana siguiente:

pr i c i pa l es v en ta j as s on :

Pueden ser un instrumento importante para la evaluacin de la gestin. Cuando las normas sonrealistas, factibles y esmanera ms efectiva.Las variaciones de las normas conducen a la gerencia a implant

concentrando la atencin en las reas que estn fuera de control.Son tiles a la gerencia para el desarrollo de sus planes. El mismo proceso de establecer las normasrequiere una planificacin cuidadosa en reas como la estructura de la orgaresponsabilidades y las polticas relacionadas con la evaluacin de la actuacin.Son tiles en la toma de decisiones, particularmente si las normas de costos de los productos sesegregan de acuerdo con los elementos de costos fijos y variables y si los precios de los materialestasas de mano de obra se basan en las tendencias esperadas de los costo

i ta iones de los costos estndar: El grado de rigidez o flexibilidad de los estndares no puede calcularse de manera especfica.

Con frecuencia, las normas tienden a adquirir rigidez aun en perodos relativamente cortos. Mientras que

las condiciones del mercado cambian constantemente, las revisiones de las normas pueden ocurririntervalos poco frecuentes. Estas revisiones crean problemas especiales relacionados co

Por ejemplo, si en el catlogo de inventarios, al dar de alta un artculo con un costo promedio de $500.00 y unltimo costo de $0.00, se realizan operaciones de compra o venta, se mantendr esttico el campo de costopromedio, es decir, no se ver afectado bajo ninguna circuna

Al utilizar este tipo de costeo, en el krdexse



8/132



Figura 2.2-2 Krdex del producto con costo estndar.

Para los casos en que el costo sugerido en una compra es de cero (0.00), entonces tendr ese mismo costopromedio en el catlogo de inventarios, es decir, el primer movimiento ser el que determine el costo del

roducto, a menos que se modifique manualmente.

.3

Costo Promedio

a determinacin del costo a travs de este mtodo, se basa en la siguiente frmula:

(Existencia * Ultimo mov. * Costo mov.)CP =

(Existencia Cantidad del mov.)

p

2

L

costo promedio) (Cantidad del

() En caso de ser movimiento de entrada es +, y en caso de ser movimiento de salida es -.

onde:

C.P. = ltante de la operacin de entrada o salida afectada por

D

Costo promedio resucualquier concepto.

Existencia = Son las existencias actuales antes del movimiento realizado.

Ultimo Costo = promedio registrado en el catlogo de inventarios antes delpromedio

Ultimo costomovimiento.

Cantidad del = Cantidad de entrada del movimiento.mov.

Costo mov. = Costo con el cual se realiz la entrada al almacn.

Para los movimientos siguientes, se visualizar el clculo del costo promedio en base a entradas.

or ejemplo, se realizan dos movimientos de entrada, con los respectivos costos unitarios.

*

a) Dar de alta en Aspel-SAE el producto con los siguientes datos.

P

** Ejemplo / Prctica ***

Clave W

Descripcin Costeo PromedioEjemplo de

Costeo

Promedio


9/132


Figura 2.3-1 Afectacin de los costos.

b) Realizar la siguiente compra (el proveedor puede ser cualquiera).

Movimiento 1

Articulo W

Existencias 0.00

Ult. costo prom. 0.00Cant. de entrada 5.00

Costo unit. entrada $50.00

o, ya teniendo los datos anteriores, se procede allculo del mismo, basndose en la frmula antes mencionada.

cin(0 * 0.0 50.00)

(0 + 5)

c) Analizar el siguiente clculo:Clculo del costo promedio ; Para determinar el costo promedicSustitu :

0) + (5 *CP =

(0 * 0.00) + (250)

(0 + 5)

CP =

2505

CP =

CP = 50.00

Dentro del detalle del producto en la pestaa de registro y acumulados se puede observar que para este primerovimiento el ltimo costo es igual al costo promedio con un monto de $50.00.m



10/132


d) Realizar la siguiente compra:

Movimiento 2

Articulo W

Existencias 5.00

Ult. Costo Prom. 50.00

Cant. de entrada 3Costo unit. entrada 60.00

e) Analizar el siguiente clculo:

Sustit in(5 * 50.0 60.00)

CP =

uc :0) + (3 *(5 + 3)

(250.00 0.00)CP =

) + (18(8)

430.00CP =

8

CP = 53.75

f) Se debe revisar el

) Realizar las siguiente venta:

Movimiento

detalle de producto:

g

3 Articulo W

Existencias 8.00

Ult. costo prom. 60.00

Cant. de salida 5

Co 53.75sto unit. salida




11/132


h) Analizar el siguiente clculo:

cin(8 * 53.7 53.75)

CP =

Sustitu :5) - (5 *(8 - 5)

(430.00 68.75)CP =

) - (2

(3)161.25CP =

3



CP = 53.75

Se debe revisar el detalle de producto:

Se debe revisar el Krdex de producto:

i)

j)



12/132

2 .4

Costo U.E.P.S (L IFO)

En el mtodo de costeo de ltimas Entradas Primeras Salidas, las emisiones de materiales durante undeterminado periodo de tiempo se valan segn el costo de la ltima compra, luego el costo de la penltimacompra y as sucesivamente, por eso se dice que al igual que el mtodo P.E.P.S. se basa principalmente en elmanejo de capas, las cuales van a ir disminuyendo o aumentando con respecto a los movimientos de entrada ysalida. Viendo esto, se podra comparar con una torre de discos.

Este mtodo es anlogo a una torre de discos donde los ltimos que se colocan, son los primeros que deben salir.

U.E.P.S .

Capa 5 Venta $

Capa 4 Venta $

Capa 3 Compra $

Capa 2 Compra $

Capa 1 Compra $

*** Prctica / Ejemplo ***

a) En Aspel-SAE se da de alta el siguiente producto:

Clave X

Descripcin Ejemplo de MC UEPS

Costeo U.E.P.S

b) Se hacen tres compras de 10 productos, con un costo de $20.00, $40.00 y $60.00 respectivamente,quedando de la siguiente forma:

3. Capa 10 Piezas $ 60.00



c) Analizar el siguiente clculo:

Movimiento 1 Movimiento 2 Movimiento 3

Sustitucin:(0 * 0.00) + (10 * 20.00)

CP =(0 + 10)

(0.00) + (200.00)CP =

(10)200.00

CP =10

CP = 20.00

Sustitucin:(10 * 20.00) + (10 * 40.00)

CP =(10 + 10)

(200.00) + (400.00)CP =

(20)600.00

CP =20

CP = 30.00

Sustitucin:(20 *30.00) + (10 * 60.00)

CP =(20 +10 )

(600.00) + (600.00)CP =

(30)1200.00

CP =30

CP = 40

d) Si se registra una salida (venta) de 12 unidades, estas se descontarn de la capa superior, si las existencias no

fueran suficientes se tomaran las unidades faltantes de la siguiente capa disponible hacia debajo de la torrey as sucesivamente, quedando las capas de la siguiente forma:

3. Capa 0 Piezas $60.00






13/132


Y basndose en esto se seguir calculando el ltimo costo y costo promedio.


Figura 2.4-1 Clculo del CP bajo U.E.P.S.

Movimiento 4

Sustitucin:(30 * 40.00) - (12 * 56.66)$CP =

(30 12)(1200.00) - (679.92)

CP =(18)

520.08CP =

18

CP = 28.89

f) Verificar el clculo en el detalle delproducto:

Cuando se registran movimientos de salida, el costo total del movimiento se convierte en una variable, ya que sedetermina de acuerdo al costo individual de cada unidad dependiendo de la capa que de la que haya sidoretirado, en el ejemplo se calcula como se muestra a continuacin:10 de $60.00 y 2 de $40.00, dando como resultado 600.00 + 80.00 = 680.00. y este monto se divide entre elnmero de piezas que saldrn 680.00 / 12 = 56.66.

g) Verificar los movimientos realizados en la consulta del Krdex.

Figura 2.4-2 Kardex del producto.

h) El costo operado se obtiene de la siguiente manera:

Costo operado = (10 unidades de la capa 3* Costo 60)+(2 unidades de la capa 2*Costo 40)

Costo operado = (10*60)+ (2*40) = 600+80 = 680Finalmente el costo unitario se obtiene de dividir el costo operado entre el nmero de unidades, y se puedeconsultar haciendo doble clic u oprimiendosobre el movimiento al inventario.

Costo unitario = Costo operado / unidades del movimientoCosto unitario = 680 / 12 = 56.66667



14/132

Figura 2.4-3 Costo unitario del movimiento de salida.

2 .5

Costo P.E.P.S (FIFO)

El mtodo denominado Primeras Entradas Primeras Salidas consiste en que los costos unitarios de los primerosmateriales comprados que estn todava en inventario, sern los que se utilizarn en primera instancia paravaluar los materiales consumidos. Cuando el consumo de materiales es suficiente para agotar las unidades de laprimer compra, los materiales se valuarn usando los costos unitarios de la segunda compra durante el perodo yas sucesivamente.

Cuando se emplea el mtodo P.E.P.S., el costo de los primeros materiales que entran (comprados) ser el costoasignado a los primeros materiales que salen (vendidos). Bajo el mtodo P.E.P.S., cualquier material en existenciase vala segn los ltimos costos.Este mtodo es anlogo a una fila de personas, donde el primero que llega es el primero que es atendido.

Capa 5 Venta $

Capa 4 Venta $Capa 3 Compra $

Capa 2 Compra $

Capa 1 Compra / Venta $

P.E.P.S.

Para efectos de este ejemplo/practica se realizarn exactamente los mismos movimientos que con el mtodoanterior y as apreciar la diferencia en el costo al realizar el clculo bajo el mtodo de costeo PEPS.


a) En Aspel-SAE se da de alta el siguiente producto:

Clave Y

Descripcin

Ejemplo de MC PEPS

Costeo P.E.P.S




15/132


b) Se hacen tres compras de 10 productos, con un costo de $20.00, $40.00 y $60.00 pesos respectivamente,quedando de la siguiente forma:




c) Analizar el siguiente clculo:

Movimiento 1 Movimiento 2 Movimiento 3

Sustitucin:(0 * 0.00) + (10 * 20.00)

CP =(0 + 10)

(0.00) + (200.00)CP =

(10)200.00

CP =10

CP = 20.00

Sustitucin:(10 * 20.00) + (10 * 40.00)

CP =(10 + 10)

(200.00) + (400.00)CP =

(20)600.00

CP =20

CP = 30.00

Sustitucin:(20 *30.00) + (10 * 60.00)

CP =(20 +10 )

(600.00) + (600.00)CP =

(30)1200.00

CP =30

CP = 40

Hasta aqu las capas formadas y su costo son exactamente igual que en el mtodo anterior.

d) Si se hace una salida por la cantidad de 12 artculos, estos se tomarn del ltimo al primer movimientorealizado, quedando las capas de la siguiente forma:




Y basndose en esto se seguir calculando el ltimo costo y el costo promedio.


Movimiento 4

Sustitucin:

(30 * 40.00) - (12 * 23.33)$CP =

(30 - 12)(1200.00) - (279.96)

CP =(18)

920.04CP =

18

CP = 51.11

f) Verificar el clculo en el detalle del producto:

.



16/132



Figura 2.5-2 Krdex del porducto.

Figura 2.5-3 Costo unitario del movimiento de salida.

Figura 2.5-1 Costo promedio medianteg) Verificar el Krdex del producto:

Cuando se registran movimientos de salida, el costo total del movimiento se convierte en una variable, ya que se

determina de acuerdo al costo individual de cada unidad dependiendo de la capa que de la que haya sidoretirado, en el ejemplo se calcula como se muestra a continuacin:10 de $20.00 y 2 de $40.00, dando como resultado 200.00 + 80.00 = 280.00. y este monto se divide entre laspiezas que saldrn 280.00 / 12 = 23.33

h) En la siguiente imagen se puede apreciar los costos generados por el movimiento de salida:


17/132


i) Considere la siguiente comparacin tomando en cuenta que se realizaron exactamente los mismosmovimientos para cada uno de los dos mtodos:

Costos

Mtodo de Costeo UEPS PEPS

Costo unitario de salida x 12 Pzs 56.66 23.33Costo Promedio Final 28.89 51.11

Resulta importante mencionar que de acuerdo al mtodo de costeo no necesariamente coincide con el flujo realde los de materiales; es decir, el uso del mtodo PEPS no significa necesariamente que los materiales msantiguos son los que se usan retiran primero y viceversa en el caso del mtodo UEPS.

2 .6 Costo Identificado

De acuerdo a la reforma fiscal 2005 publicada en el Diario Oficial de la Federacin del 1 de Diciembre de 2004 y

las modificaciones realizadas a la LISR, y especficamente en el artculo 46-G se establecen los mtodos devaluacin de inventarios autorizados. Uno de ellos es el mencionado en la Fraccin III y establece comoobligacin del contribuyente utilizarlo cuando el costo unitario de sus productos es superior a $50,000 y ademspuede ser identificado por medio de un nmero de serie. Si bien el mtodo de costeo es un concepto nuevo encuanto a la LISR se refiere es importante mencionar que los mtodos de costeo tienen su fundamento en elBoletn C-4 de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.

Su funcionamiento en Aspel-SAE 4.0 se define a continuacin.


a) En Aspel-SAE se da de alta el siguiente producto, donde adems se activa el manejo de Nmeros de serie:

Clave Z

Descripcin Ejemplo de costeo identificado

Costeo Identificado

Num.Serie Si

b) Se realiza una compra de 2 unidades a un costo unitario de $52,000, con los nmeros de serieNP800432762925 y NP800456172436. Al analizar el clculo se puede observar de la siguiente manera:

Movimiento 1

Sustitucin:(0 * 0.00) + (2 * 52,000.00)

CP =

(0 + 2)(0.00) + (104,000)CP =

(2)104,000.00

CP =2

CP = 52,000.00



18/132



Figura 2.6-1 Costo promedio utilizando Costo Identificado.

c) Si captura una venta de una unidad con precio unitario de 75,000 quedando registrado el siguientemovimiento dentro del krdex del producto:

d) Analizar el siguiente clculo:

Movimiento 2

Sustitucin:

(2 * 52,000.00) - (1 * 52,000)CP =

(2 - 1)(104,000.00) - (52,000.00)

CP =(1)

52,000.00CP =

1

CP = 52,000.00

El manejo del mtodo de costeo identificado tiene el mismo funcionamiento que le mtodo de costo promediocon la diferencia de que en esta versin de Aspel-SAE 4.0 se puede consultar desde el detalle del movimiento alinventario el Nmero de serie implicado en cada uno de ellos e imprimirlo desde el mdulo de movimientos alinventario.

e) Al verificar el Krdex del producto:

Figura 2.6-2 Krdex del producto.


19/132


3. CLCU LO DE IMPU E STOS

3 .1 Definicin

Rutas de Acceso: Utileras / Configuracin / Inventarios / ImpuestosInventarios / Catlogo de esquema de impuestos

El sistema maneja diferentes esquemas de impuestos, los cuales se definen en Leyenda y Porcentaje dentro delos Parmetros del Sistema.

Figura 3.1-1 Definicin de la Leyenda y Porcentaje para los Impuestos.

Es importante mencionar que se debe respetar el orden de alta de los impuestos dentro de los parmetros delsistema, ya que de ello dependen algunos clculos internos del sistema.Dentro del Mdulo de Inventarios, en el men Archivos / Catlogo de esquemas de impuestos, se definen losporcentajes de acuerdo a los impuestos que se vayan a manejar. El sistema Aspel-SAE 4.0 puede manejar cuatroImpuestos: I.E.P.S. Impuesto Especial sobre la Produccin y Servicios. Estatal Impuesto Estatal.

I.V.B.S.S. Impuesto al Valor de Bienes y Servicios Suntuarios. I.V.A. Impuesto al Valor Agregado.

Figura 3.1-2 Definicin de los Esquemas de Impuestos.

Los nombres y porcentajes de los impuestos pueden ser distintos de acuerdo a la zona geogrfica donde elsistema pueda ser utilizado.



20/132

Los Impuestos pueden aplicarse directamente sobre el precio base de los productos definido como precio pblicoen el detalle de cada producto o sobre el acumulado que se forma despus de aplicar alguno de los impuestosanteriores.En caso de elegir la aplicacin sobre acumulado, la precedencia respetada es en orden descendente empezandopor el Impuesto 1, por lo que en caso de que al impuesto 2 se aplicar sobre el acumulado 1, se estara realmenteaplicando al resultado de aplicar el Impuesto 1 al precio pblico, y as sucesivamente.

*** Prctica / Ejemplo 1 ***

a) Se da de alta un esquema de impuestos personalizado, como se muestra a continuacin:

Impuesto % Apl icacin sobre:

I.E.P.S. 20.00 Precio base

Estatal 0.00 Precio base

I.V.B.S.S 10.00 Precio Base

I.V.A 15.00 Precio Base

b) Se da de alta un producto P001 que maneja el esquema de Impuestos antes mencionado.

c) Suponiendo una compra de P001 por 10 unidades a un costo unitario de $150. Cul sera el monto total apagar por el documento, sin considerar gastos indirectos?

Debido a que todos los impuestos se aplican sobre el precio base tendramos que:

Impuesto 1 I.E.P.S. = 10% * $1500 = 150.00Impuesto 2 Estatal = 0% * $1500 = 0.00Impuesto 3 I.V.B.S.S. = 10% * $1500 = 150.00Impuesto 4 I.V.A. = 15% * $1500 = 225.00

d) Se comparan los clculos contra el sistema, oprimiendo la tecla .No es necesario guardar la compra.

Total = Subtotal + ImpuestosTotal = $1500 + $525 = $2025

*** Practica / Ejemplo 2 ***

a) Ahora se personaliza el esquema de impuestos dado de alta anteriormente, con lo siguiente:



Estatal 0.00 Precio base

I.V.B.S.S 10.00 Acumulado 2

I.V.A 15.00 Acumulado 3

b) Suponiendo una compra de P001 por 10 unidades a un costo unitario de $150. Cul sera el monto total apagar por el documento, sin considerar gastos indirectos?

Figura 3.1-3. Subtotal delDocumento con Impuestos sobre

Precio Base.




21/132


Debido a que no todos los Impuestos se aplican sobre el Precio base tendramos que:Subtotal antes de Impuestos = Cantidad * Costo Unitario

Figura 3.1-4. Subtotal del

Documento con Impuestos sobrePrecio Base.

Subtotal antes de Impuestos = 10 * $150 = $1500

Impuesto 1 I.E.P.S. = 10% * $1500 = $ 150.00Subtotal despus de Impuesto 1 = $ 1650.00

Impuesto 3 I.V.B.S.S. = 10% * $1500 = $ 150.00Subtotal despus de Impuesto 2 = $ 1650.00

Impuesto 4 I.V.A. = 15% * $1650 = $ 247.50Subtotal despus de Impuesto 2 = $ 1897.50

c) Se comparan los clculos contra el sistema, oprimiendo la tecla .No es necesario guardar la compra.

Total = Subtotal + ImpuestosTotal = $1500 + $547.50 = $2047.50

*** Practica / Ejemplo 3 ***

a) Ahora se personaliza el esquema de impuestos dado de alta anteriormente, de acuerdo a lo siguiente:



Estatal 5.00 Acumulado 1

I.V.B.S.S 10.00 Acumulado 2

I.V.A 15.00 Acumulado 3

b) Suponiendo una Compra de P001 por 10 unidades a un costo unitario de $150. Cul sera el monto total apagar por el documento, sin considerar gastos indirectos?

Debido a que no todos los Impuestos se aplican sobre el precio base tendramos que, hacer el siguiente desglose:

Figura 3.1-5. Subtotal delDocumento con Impuestos sobre

Precio Base.

Subtotal antes de Impuestos = Cantidad * Costo UnitarioSubtotal antes de Impuestos = 10 * $150 = $1,500

Impuesto 1 I.E.P.S. = 10% * $1,500 = $ 150.00Subtotal despus de Impuesto 1 = $ 1,650.00

Impuesto 3 Estatal = 5% * $1650 = $ 82.50Subtotal despus de Impuesto 2 = $ 1,732.50

Impuesto 3 I.V.B.S.S. = 10% * $1,732.50 = $ 173.25Subtotal despus de Impuesto 3 = $ 1,905.75

Impuesto 4 I.V.A. = 15% * $1.905.75 = $ 285.86Subtotal despus de Impuesto 4 = $ 2191.61

c) Se comparan los clculos contra el sistema, oprimiendo la tecla. No es necesario guardar la compra.

Total = Subtotal + ImpuestosTotal = $1,500 + $691.61 = $2,191.61



22/132

4. MANE JO DE DE SCU E NTOS

4 .1

Definicin

Dentro del sistema Aspel-SAE se tiene la posibilidad de manejar dos tipos de descuentos: descuento comercial ydescuento financiero.

4 .2

Descuento ComercialDebe manejarse cuando se desea aplicar directamente algn descuento sobre el costo directo de los productos(Para las compras o para las ventas) al realizar el asiento contable mediante la pliza de compras o ventasrespectivamente.El descuento comercial se puede definir en el detalle de cada cliente o proveedor. Indicando el porcentaje que seutilizar al momento de elaborar los documentos, aunque puede modificarse en el encabezado al generar eldocumento.El descuento comercial definido en los parmetros del sistema es el que se sugerir como descuento al dar dealta algn cliente.

Figura 4.2-1 % de descuento asignado al cliente.

Es importante mencionar que las polticas de oferta definidas dentro del mdulo de Facturas y Vendedores /Polticas / Catlogo de polticas sern aplicadas como descuento comercial, es decir, se afecta el costo de losproductos (ya sean materias primas en una compra o productos terminados en una venta) directamente en losdocumentos.

4 .3

Pol t icas de Oferta

Existen algunas caractersticas de las Polticas de Oferta que es importante conocer: Las Polticas de Oferta se aplican en el orden en que fueron agregadas en el Catlogo. Al aplicar una poltica de oferta se compara contra el precio mnimo establecido en el detalle del

producto, si el precio final despus de aplicar la poltica de oferta es menor que el precio mnimo lapoltica no se aplica sin importar si sta es acumulativa o sustitutiva.

En caso de existir una poltica sustitutiva, sta reemplaza cualquier poltica de descuento que se hubiese

aplicado con anterioridad, aplicndose slo la poltica sustitutiva y las subsecuentes a sta. Las polticas acumulativas no sustituyen ningn descuento previo, incluyendo el descuento comercial

otorgado al cliente.

4 .4 Descuento Financiero

El descuento financiero es aqul que no se afecta directamente sobre el costo de la compra o la venta, y seconsidera contablemente como un gasto financiero, segn sea el caso. Es por ello que antes de capturar




23/132


documentos se debe decidir el tipo de descuentos que se manejarn, o en caso de manejar ambos, se debeconsiderar todo los descrito para ambos tipos de descuento.

Las consideraciones importantes sobre el manejo de descuento financiero son:

Se define en la cabecera de cada documento.

En la generacin de las plizas de ventas y compras de la Interfase con Aspel-COI se podr ver demanera desglosada el monto por el descuento financiero, en un movimiento de cargo a la cuenta deDescuento financiero en el caso de una venta o un abono a la cuenta de Descuento financiero en el casode una compra. Las cuentas de descuento financiero para ventas y compras se definen en Utileras/Configuracin/ Cuentas contables.



24/132

5. PRORRATEO DE GASTOS INDIRECTOS

5 .1

Definicin

Los gastos indirectos son todos aquellos gastos que estuvieron implicados en la compra de la mercanca. stos secapturan de manera general por documento al agregar una recepcin y sirven para determinar dos montosprincipalmente:

El costo total de la mercanca El monto total de la CxP.

Como se mencion en el Curso Intermedio, la aplicacin de estos puede hacerse al momento de grabar la comprade tres formas dependiendo como se haya definido en al configuracin:

Automtica Manal Nunca

Cualquiera de las tres opciones, se debe recordar que es solo para afectar o no la cuenta por pagar, sin embargocualquier monto que sea capturado en la ventana de gastos indirectos afectar el costo final de los productosque se estn ingresando.

El prorrateo de gastos indirectos se realiza en base a la cantidad por el costo unitario (subtotal de cada partida)menos los montos correspondientes por el descuento comercial y el descuento financiero, ms el importe de losimpuestos, lo cual para el ejemplo dara un subtotal de $524.97

*** Ejemplo / Practica ***

a) Dar de alta en Aspel-SAE los productos A y B.

b) Realizar una compra como sigue:

Cantidad Articulo Precio Unitario Total de la partida

7 A 150.00 1,050.00

5 B 130.00 650.00

El total del documento es de: 1,700.00

Figura 5.1-1 Captura de gastos indirectos

c) En los indirectos capturar 75.00, como se muestra a continuacin:

d) Una vez capturados los indirectos analicemos la ventana de totales:




25/132


Figura 5.1-2 Ventana de subtotales.

Como se puede ver el IVA es de $255.00, lo que quiere decir que se est calculando sobre el total del documentosin los gastos indirectos. Esto no implica que no se pague impuestos por los gastos indirectos, lo que sucede esque un gasto indirecto es un costo adicional que afectar de forma directa el costo del producto el cual yaincluye los correspondientes impuestos que genere y deben ser agregados en su totalidad.

e) Al guardar el documento y revisar el costo unitario de cada producto (es recomendable realizar laverificacin desde el krdex), encontraremos lo siguiente:

Para el producto A, el costo es de 156.62 Para el producto B, el costo es de 135.74

Diferencia = 6.62 Diferencia = 5.74

f) Cmo se lleg a estos montos, para dar respuesta analicemos el siguiente clculo:

El procedimiento que hace el sistema es lo que conocemos como una regla de tres, la cual se explica acontinuacin.

Total Partida ? Indirectos por partidaSubtotal Total de indirectos

=Numero de productos

=Indirectos por

producto

Para Producto A1050.00 a1700.00 75.00

a= 46.32

46.327

=6.62 Este es el costo unitario que se adicionar al costo de cada producto A.

Para Producto B

130.00 b1700.00 75.00 b= 28.67

28.675

= 5.74 Este es el costo unitario que se adicionar al costo de cada producto B.

NOTA: Al decir cada producto se puede mencionar que hablamos de cada partida ya que se puede capturarpartidas diferentes de un mismo producto a diferentes costos o incluso al mismo costo.



26/132

6. APLICACIN DE INTERESES MORA TORIOS

6 .1

Definicin Cuando se desea calcular inters debido al retraso en el pago por parte de algn cliente, el sistema permitecalcular dicho inters a partir de la fecha de vencimiento del documento y de acuerdo a ciertos criterios que sepueden establecer para realizar el proceso.

El sistema realiza el clculo de los intereses moratorios, de acuerdo a la fecha de vencimiento de los documentosen relacin al rango de fechas a considerar. Las tres opciones que permite el sistema son:La fecha de vencimiento se encuentra:

Dentro del rango de fechas a considerar: el sistema calcular los intereses a partir de la fecha devencimiento hasta la fecha indicada en la ventana de la aplicacin.

Antes del rango de fechas a considerar: el sistema calcular los intereses por todo el perodo sealado. Despus del rango de fechas a considerar: el sistema no aplica ningn inters moratorio, debido a que

los documentos an no estn vencidos.

Ahora bien, en caso de que sea cualquiera de las dos primeras situaciones mencionadas el sistema calcula losintereses en base a la siguiente frmula:

Inters = Saldo insoluto * Das transcurridos * (Tasa de inters sealada * 100 / 30)

Saldo insoluto: es el resultado de sumar todos los cargos y restar los abonos en un periodo determinado.

Si se realizaron pagos parciales dentro del perodo de clculo de intereses, el sistema aplicar los interesescorrespondientes a los das antes del pago y posteriormente se aplicarn los intereses correspondientes a los dasrestantes, tomando en cuenta la aplicacin del anticipo o los abonos que se hubiesen generado.

Dentro del Mdulo de Clientes y CxC en el men Herramientas, tenemos dos opciones para la aplicacin deintereses moratorios: Aplicacin manual y aplicacin automtica.

Aplicacin Manual. El proceso de intereses moratorios se realiza por un cliente a la vez. Al indicar todos losparmetros al ejecutar el proceso se presenta una ventana previa donde se muestra un listado de todos losdocumentos que cumplieron con los filtros. Para aplicar efectivamente los movimientos debemos seleccionar

uno a uno y presionar

para su aplicacin definitiva, entonces el sistema presenta una ventana deconfirmacin de aplicacin del movimiento.

Aplicacin Automtica . El proceso de intereses moratorios se puede realizar por varios clientes a la vez con unamisma tasa de intereses y las mismas fechas para todos los clientes. En este caso el sistema ya no presenta unaventana previa con los movimientos que cumplieron con los filtros, simplemente presenta la ventana deconfirmacin.


a) Dar de alta 5 facturas con las siguientes fechas de vencimiento a cualquier cliente:

No de Documento Fecha de E laboracin Fecha de Vencimiento Saldo

Factura 1 1/Abril/2005 16/Mayo/2005 1150.00

Factura 2 15/Abril/2005 30/Mayo/2005 920.00Factura 3 30/Abril/2005 14/Junio/2005 805.00

Factura 4 1/Mayo/2005 15/Junio/2005 1150.00



El resultado de esta operacin debe llevar por lo menos 10 decimales, para que el clculo sea exacto (considere los redondeosfinales).



27/132


Figura 6.1-1 Documentos a procesar.

Ahora bien, para verificar el comportamiento bajo cualquier caso, se realizarn abonos a las Facturas 2 y 3, comose muestra a continuacin:

Figura 6.1-2 Aplicacin de un abono por $460 a la Factura 2.

Figura 6.1-3 Aplicacin de un abono por $402.50 a la Factura 3.

Una vez aplicados los abonos se tendra que los montos de los documentos antes de realizar el proceso deintereses moratorios quedaran de la siguiente forma:



28/132

No de Documento Fecha de E laboracin Fecha de Vencimiento Saldo



Factura 3 30/Abril/2005 14/Junio/2005 402.50



Para la aplicacin de los Intereses moratorios, debemos acceder al mdulo de Clientes y Cuentas por Cobrar, enla opcin: Intereses moratorios (Aplicacin Manual) en el men Herramientas. Los filtros que se indicarn son lossiguientes:

Figura 6.1-4 Aplicacin Manualde intereses moratorios.

Tasa deinters.

Das a calcular: 37 das comprendidos entre el 20 de Mayo y 25 de Junio del 2005.

Figura 6.1-5 Periodo para aplicacin de intereses.

Haciendo el conteo de la siguiente forma:

May o

D L M M J V S

1 2

3 4 5 6 7 8 9

10 11 12

Junio

D L M M J V S13 14 15 16

17 18 19 20 21 2 23

24 25 26 27 28 29 30

31 32 33 34 35 36 37




29/132


Al aceptar la ventana el sistema mostrara los siguientes movimientos con el clculo correspondiente a losintereses moratorios de cada documento de acuerdo a los das del rango y la fecha de vencimiento de lasfacturas.

Figura 6.1-5 Periodo para aplicacin de intereses.

Clculo de Intereses Moratorios

Antes del perodo estipulado. El sistema calcula los intereses moratorios tomando el total de das delrango. Dentro del perodo estipulado. El sistema calcula los intereses moratorios en base a los das de la fecha

de das de la fecha de vencimiento a la fecha final del rango.

Factura 1Intereses = (1150 * 37) * (0.10/30) = $ 141.83

Factura 2Intereses = (460 * 26)* (0.10/30) = $39.87

Factura 3Intereses = (402.50 * 11)* (0.10/30) = $14.76

Factura 4Intereses = (1150 * 10)* (0.10/30) = $38.33

Factura 5Intereses = (920 * 6) * (0.10/30) = $18.40

Finalmente al consultar el detalle del saldo de cada documento podramos ver el movimiento generado por elconcepto 6 Int. Moratoriosy esto a su vez afectara el monto total de la Cuenta por cobrar y el saldo generaldel cliente.



30/132

7. VE NTAS/COMPRAS A PLAZOS

7 .1

Definicin

Como ya se vio en los cursos previos al realizar compras o ventas a plazos, el monto del documento se puededividir entre el numero de pagos y que pueden ser determinados por plazos de, 30,60 90 das, o indicando elnmero de pagos y su periodicidad, dependiendo los das y condiciones de crdito otorgados al cliente, incluso

considerando un inters aplicable a los cargos que se vayan a realizar, siendo esto ultimo el tema en el que nosenfocaremos.

Despus del registro de una Compra se presenta una ventana que nos sugiere la fecha de pago en funcin a losdas de crdito que la empresa tenga con el Proveedor, como se muestra a continuacin:

Figura 7.1-1 Compras a plazos.

Figura 7.1-2 Ventas a plazos.

Despus del registro de una Factura se presenta una ventana para seleccionar la forma de pago, y entre ellasaparece la de Pago a plazos:

Ya sean compras o ventas, se mostrar una ventana como la de la derecha:

Figura 7.1-3 Registro de una venta a plazos.Notas del asistente:



31/132


Cuando se aplica algn inters, para dicho clculo el sistema utiliza la siguiente frmula:

rR = A

1-(1+r) -n

Donde:

R = Monto del pago por perodoA = Monto del documento - engancher= Tasa de Inters expresada de acuerdo a la periodicidad en el ao, es decir, sin los plazos son:

Mensual 360 / 30 = 12

Quincenal 360 / 15 = 24

Semanal 360 / 7 = 52

N das 360 / # de das, ejemplo 360/14 = 25.71

n = Nmero de perodos

*** Ejemplo / Prctica ***

a) Se hace una venta a plazos de cualquier producto con los siguientes datos:

Monto: 12,800.00 + IVA, dando como resultado 14,720.00Enganche: 1,500.00# Pagos: 6Tasa de inters: 3.2%Plazos: Semanal

b) Con estos datos determine a cual seria el momento de cada uno de los 6 pagos.

Sustitucin:R = ?A = 14720.00 1500.00A = 13220.00

r = 3.2 / 52r = 0.000615385n = 6

0.000615385R = 132201-(1+ 0.000615385) -6

0.000615385

R = 132201-(1.000615385)-6

0.000615385

R = 132201- 0.996315632

0.000615385R = 13220

0.003684368

R = 13220 0.167025825

R = 2208.081407



32/132

Figura 7.1-4 clculo de R.

c) Realizar la sustitucin de la informacin en Aspel-SAE.

# de pagos.

Periodicidaden los plazos.

Total deldocumento

conimpuestos.

Monto delen anche

% de inters

Monto de lospagos




33/132


8. PROCESO DE AJUSTE CAMBIARIO

8 .1 Definicin

El proceso de Ajuste cambiario tiene como finalidad calcular la diferencia provocada por las fluctuacionescambiarias. Cuando existe un cambio entre la paridad de dos monedas se provoca una prdida o ganancia

cambiaria la cual se considera contablemente como un producto o gasto financiero, segn sea el caso.Recordemos que el proceso de ajuste cambiario se puede registrar tanto en operaciones con los clientes comocon los Proveedores.

La opcin para realizar este proceso puede accederse desde el men Herramientas/ Proceso de ajuste cambiario,dentro del mdulo de Clientes y/o Proveedores nicamente si dentro de Utileras/ Configuracin/ Parmetrosgenerales se tiene activo el parmetro de Multimoneda

Cuando hablamos de una CxC.- Al grabar una factura se genera la CxC la cual fue generada a X tipo de cambioy se registra el pago de dicha factura a un tipo de cambio Y.

Si X>Y se registra una ganancia cambiaria.Si X= Y no se registra prdida o ganancia alguna.Si

XY se registra una prdida cambiaria.Si X=Y no se registra prdida o ganancia alguna.Si X


34/132

Consideraciones en la ventana de Ajuste cambiario: El proceso de Ajuste cambiario se puede realizar cuando los documentos ya fueron saldados cuando

an no han sido saldados. Se deben indicar las fechas en base a la fecha de elaboracin de los documentos, tanto el cargo como el

abono en caso de que se haya pagado la factura. Si slo se desea sobre un documento saldado de deber activar la casilla e indicar el documento

correspondiente. El tipo de cambio para realizar el proceso de Ajuste cambiario se toma del Catlogo de monedas. Se puede realizar el proceso de ajuste cambiario sobre documentos de alguna moneda en especfico.

Recordemos que el movimiento generado por el proceso de ajuste cambiario podr visualizarse slo en monedabase, debido a que la fluctuacin fue provocada slo por una diferencia en la paridad entre la moneda base y lamoneda extranjera.

NOTA: Es importante verificar las fechas con que se realiza el proceso de Ajuste cambiario. Se recomiendarealizarlo al final del mes, para determinar as los productos o gastos financieros, debido a que no se almacena unhistrico de tipos de cambio dentro del catlogo de monedas, por lo que no es posible conocer el tipo de cambiocon que se ejecut el proceso si es que ste se modific posteriormente, y se desea realizar el procesonuevamente.




35/132

Notas del asis

9. UTILERIAS

9 .1 Definicin

Las utileras son un conjunto de herramientas que estn disponibles en los sistemas para proveer aladministrador del sistema de ciertas necesidades como son: la seguridad, la generacin de respaldos, la

exportacin/importacin de informacin, etc.El sistema Aspel-SAE 4.0 cuenta con las siguientes utileras:

Control de Archivos Traduccin Respaldos Actualizacin de Archivos Configuracin Datos de la Empresa Modificar Empresa Perfiles de usuario Interfase COI (Tema de curso avanzado) Corte Anual

Hoja de Clculo y Calculadora (Permite abrir algn archivo de Excel e invoca la calculadora deWindows)

Activar Sistema, Servidor de Licencias y Directorio Comn Aspel.

A continuacin se explicar a detalle el funcionamiento de aquellas que no se han abarcado en los cursosanteriores.

9 .2 Control de Archivos

Ruta de Acceso: Utileras / Control de Archivos

Este proceso ayuda al administrador a saber en qu condiciones se encuentra la base de datos; y permitereestablecer el funcionamiento del sistema en caso de haber sufrido una interrupcin elctrica, que lainformacin de los catlogos no aparezca o se encuentra desordenada y el sistema seale alguna anomala pormencionar algunos.

Antes de ejecutar cualquier operacin de Control de Archivos es muy recomendable generar un respaldo de labase de datos.

tente: Figura 9.2-1 Ventana de control de archivos.

a

b)

c)

d

e)

f)

h

i)



36/132

a) Catlogos.- El sistema de archivos de Aspel-SAE 4.0 de forma predeterminada trabaja en formato Paradox yesta compuesto por archivos de datos o tablas.

b) ndices del sistema.- Los ndices contienen informacin acerca de la organizacin de los registros en elarchivo de datos correspondiente. Son utilizados para acceder y presentar ms rpidamente la informacincapturada, por ejemplo en las bsquedas fonticas, en la elaboracin de consultas o emisin de reportes.

La estructura de los archivos de Paradox, es la siguiente:

DB Tablas.

PX ndice de datos primarios.

XG0/ YG0 ndice de control de datos secundarios.

c) Datos del archivo seleccionado.- Esta opcin presenta una serie de datos los cuales se describen acontinuacin.

Nombre del archivo. Tipo (formato de base de datos en que se encuentra). Fecha (ltima modificacin). Hora (ltima modificacin).

Tamao del archivo (en Bytes). Estatus. Registros Calculados (Se refiere al nmero de registros que estn grabados en el archivo). Cifra de Control (Este campo informativo representa el control interno del sistema que refleja el

nmero de registros que se han almacenado; generalmente esta cifra corresponde a la cantidad deregistros grabados en el archivo).

Ruta de datos.

d) Por medio de esta funcin se podr conocer datos generales del archivo seleccionado, esdecir actualizar la informacin descrita anteriormente, SIN alterar el contenido del archivo.

Figura 9.2-2 Diagnstico de un archivo de datos.

Al dar clic en el botn de verificar el sistema correr un proceso donde actualizara la informacin.

Esta opcin permite recuperar la mayor cantidad posible de registros que se encuentrendaados o en blanco y est disponible para la gran mayora de archivos de la base de datos. Antes deejecutarse enva un mensaje de aceptacin y posteriormente recomienda realizar un respaldo; una vezterminado el proceso el sistema indicar dentro de la ventana de control de archivos el estado del archivo

e)




37/132


como recuperado y el total de registros. En caso de que haya registros daados se tendr la opcin deimprimir un reporte indicando el fall detectado

f) Al ejecutar esta opcin se crea el archivo vaco que se haya seleccionado del lado izquierdo,el sistema verifica si ya existe el archivo, si no existe en la ruta de acceso (donde se almacenan los datos) lo

crea, si detecta que ya existe el archivo, enva un mensaje indicando que ya existe y solicita la confirmacinp

)

ara continuar. Al crear cualquier archivo, el estatus aparecer como creado.

g Esta opcin es gran utilidad dentro del Control de archivos, ya que permite corregirsituaciones provocadas por la interrupcin de energa o fallos en bsquedas fonticas. Solamente se ejecutasobre archivos

h)

de ndice (en formato PARADOX PX, XG0 o YG0) que son los que almacenan el orden de lainformacin.

Esta opcin permite crear de manera automtica los archivos necesarios para trabajar con elsistema de una manera fcil y rpida, nicamente proporcionando parmetros bsicos como: Si se desea quese instale el catlogo estndar de cuentas, o de tipos de activos, seleccionar las monedas con las quet

i)

rabajar el sistema, etc. Esta forma de instalacin asegura que el sistema est listo para trabajar de

inmediato. En caso de que algn archivo exista previamente en el directorio de datos el sistema NOsustituye ni crea dicho archivo.

Se utiliza esta opcin para indicar al sistema que la base de datos estar en un tipo diferentePa dox. Esta opcin exportar toda la base de datos al tipo (Driver) que se haya seleccionado, creando

las tablas o archivos en el formato especificado en caso de que no existan y permitir operar el sistemaactu ormacin en el formato seleccionado.

Los formatos disponibles son:

MSSQL Server

Oracle, entre otros.

a forma de realizar esta conversin es la siguiente, al dar clic aparecer una pantalla como la siguiente:

utaonde se encuentran los archivos de base de datos.

na vez que se defini el Tipo de base de datos (Driver) y la Ruta o Alias, se debe dar clic en el botn OK.

l sistema enviara el siguiente mensaje: desea Exportar su Informacin?, como se muestra a continuacin:

a ra

alizando la inf

Paradox Dbase

DB2

L

Figura 9.2-3 Ventana de Avanzado.

Tipo de basede datos.

Ruta o Alias.

Alias.- Es el sobrenombre que tendr la configuracin para acceder a la base de datos seleccionada, o la rdUE



38/132



Si selecciona SI, realizar una copia de la informacin e actualmente, creando un nuevo archivo o

po, por ejemplo: S se realizara el proceso de avanzado de Paradox a Dbase se tendrn, CCMMAAEE.db (Paradox) y CCMMAAEE.dbf (dbase). Todos los archivos que utiliza el

e cambiara el Tipo y si los archivos no existen se deben Crear,

ejecutando la opci

que se tientabla del tipo seleccionado. Teniendo como resultado dos archivos que contienen la misma informacin pero ensu correspondiente Ti

ntonces dos archivosesistema tendrn la estructura y nombre de acuerdo al ltimo tipo de formato seleccionado.

i selecciona No el sistema simplementS

n .

Si por el contrario se le indica que Si y el sistema detecta que en la base de datos ya existe en el tipo

leccionado, enviar el siguiente mensaje:

Si eTip

se

lige Si, se sustituye el archivo por el que contiene la informacin actual, s elige No nicamente cambia elo de formato y leer los datos que ya existen.

j) Este proceso muestra las mismas opciones que la opcin anterior, y se utiliza para exportara

paldo de Archivos

n la actualidad la informacin que se genera por medio de los sistemas, se convierte en un factor muyones en las empresas, por lo tanto el almacenamiento y recuperacin de la

los archivos de la base de datos que actualmente se est utilizando (formato Paradox) a otro tipo, SINcambiar el formato de la base de datos real sobre la que el sistema realiza las actualizaciones; para cumplireste ltimo objetivo se debe utilizar la opcin de Avanzado.

9 .3 Res

Eimportante para la toma de decisiinformacin en un sistema administrativo, contable o de cualquier ndole, requiere que cuente con herramientascapaces de cumplir con esta tarea, Aspel-SAE permite realizar estos procesos por medio de la opcin respaldo dearchivos.

9.3.1

Generacin de Respaldo

Ruta de Acceso: Utileras/Respaldo de archivos/Generacin de Respaldo o desde el Administrador de Perodos

con el icono .

Figura 9.2-4 Confirmacin para la exportacin.

Figura 9.2-5 Confirmacin para la sustitucin del archivo.


39/132


sta opcin sirve para copiar y almacenar los archivos de trabajo a otros dispositivos de almacenamiento como

l asistente crea un archivo .ZIP con el nombre que se proporcione. Esta operacin permite contar con unresg rd rchivo se dae definitivamente,pue se

Los

omunes . Ruta donde se encuentra la carpeta de archivos comunes.

ctorio en el que estn los datosoriginales.

spaldo, el sistema lo guarda en un archivo comprimidocon extensin zip.

se deber

El sistem Extensin de archivos . Se especifican todos los archivos que contengan la misma extensin. Mscara para nombre de archivo . Esta mscara sirve para poder respaldar slo algunos archivos de

acuerdo al nombre, pudiendo utilizar caracteres comodines estndar (* ?); este manejo tambin seaplica para Perfiles de usuario, Comprobantes Fiscales digitales e Infoweb. Para respaldar archivosespecficos de configuracin se debern escribir con las extensiones .coi, .xml, .ver, .inf o .ini.

R a aldo

Eson: Disquetes, CDs, Memory Stick, disco duro, etc.E

ua o de todos los movimientos que se efectuaron, en caso de que algn ada r restablecido en el directorio de trabajo.

campos con los que cuenta esta opcin se describen a continuacin:

Ruta de instalacin . Ruta donde se encuentra instalado Aspel-COI 5.0 Ruta de datos .- Ruta donde se encuentran la base de datos. Ruta de archivos c

Directorio destino . Se indica la ruta donde se depositar la informacin de la empresa. Por razones deseguridad NO se recomienda almacenar el respaldo en el mismo dire

Nombre del archivo . Nombre que llevar el re

Proteger con contrasea. Si se requiere que el respaldo sea protegido con una contraseaactivar esta opcin, escribir la contrasea y Confirmarla.

a permite respaldar por categoras de archivos.

Figura 9.3.1- 1 Respaldo de Archivos.9.3.2 Reinstalacin de Respaldo

.ut de Acceso: Utileras/Respaldo de archivos/Reinstalacin de resp

ZIP, es uno de los formatos de archivo comprimido portable que se utiliza actualmente.



40/132


Figura 9.3.2-1 Confirmacin para la sustitucin del archivo.

Con estinforma

Ruta de instalacin . Ruta donde se encuentra instalado Aspel-SAE 4.0 Ruta de datos . Ruta donde se encuentran las bases de datos. Ruta de archivos comunes . Ruta donde se encu tra la carpeta de archivos comunes.

Directorio origen . Se indica la ruta del disposit o y lugar donde se encuentra el archivo de respaldo conextensin .ZIP. Si se indica un archivo .ZIP que n contenga informacin de la base de datos se mostrarael siguiente mensaje:

Contrasea . Si el archivo a reinstalar tiene contrasea, se deber escribir, de lo contrario no se podr

realizar el proceso de reinstalacin.

Qu quieres restaurar? Es posible seleccionar los datos que se necesitarn restaurar. Al seleccionar elrespaldo, el sistema detecta los archivos que se encuentran en el archivo y se habilitarn en la parte delos datos que se quieren restaurar.

Ruta de Acceso: Utileras / Respaldo de archivos / Periodicidad del respaldo.

a periodicidad de los respaldos depende mucho de las polticas de cada empresa, pero se recomienda que sealicen por lo menos una vez al da, con esto se garantiza que la informacin siempre estar disponible bajo casi

ualquier circunstancia y para esto el sistema se permite programar que recuerde cada vez que se accede alstema que se debe realizar el respaldo, por medio de la siguiente ventana.

a opcin se podr reinstalar los archivos que se hayan respaldado con anterioridad. Los campos decin que maneja esta opcin son:

en

ivo

9.3.3 Reinstalacin de Respaldo

Figura 9.3.2-2 Reinstalacin de respaldo.

Lrecsi



41/132


n permite integrar los movimientos de los diferentes mdulos cuando en la configuracin del sistemaindic que se trabajaran los mdulos de manera independiente, es decir, sin una integracin de la

e cuando se grabar una factura no se afectar el inventario o las cuentas por

Cobrar

s ya no sern contemplados en este proceso dectualizacin debido a que en una cancelacin de documentos la afectacin se realiza en lnea.

ocumentos la afectacin se realiza en lnea.

Pagar

sernontemplados en este proceso de actualizacin debido a que en una cancelacin de documentos la afectacin se

ctual izacin de Pendientes

hivos de Facturas y Compras para actualizar en inventarios en el detalle

ctual izacin de Ventas Anuales

a m pras Anuales

en base a los movimientos registrados en el mdulo de

9 .4 Actual izacin de Archivos

Ruta de Acceso: Utileras/ Actualizacin de Archivos

Esta opci

Figura 9.3.3-1 Recordatorio.

seinformacin, por ejemplo, para qupagar del cliente al que se vendi, entonces por medio de este procedimiento podran generarse esosmovimientos que no se generaron debido a la configuracin del sistema. Otras situaciones en las que resultaratil es por tener activo el parmetro de facturar sin existencias, fallas de energa, problemas en el trfico de lared, etc.

Facturas a Cuentas por

Genera los siguientes movimientos: (1) Facturas, (8) Devolucin de facturas, que no se crearon en el alta dedocumentos, por haber trabajado en forma desintegrada los mdulos Facturas y vendedores con Clientes ycuentas por cobrar. Si los documentos fueron canceladoaFacturas a Inventarios

Genera los movimientos en inventarios de salida: (51) Ventas, y de entrada (2) Devolucin de Venta. Si losdocumentos fueron cancelados ya no sern contemplados en este proceso de actualizacin debido a que en unacancelacin de dCompras a Cuentas por

Genera los cargos y abonos en las cuentas por pagar correspondientes a los movimientos de (1) Compras o (8)Devolucin de Compra realizados en el mdulo de compras. Si los documentos fueron cancelados ya no serncontemplados en este proceso de actualizacin debido a que en una cancelacin de documentos la afectacin serealiza en lnea.

Compras a Inventarios

Genera los movimientos en el mdulo de inventarios correspondientes a los movimientos de (1) Compras y (52)Devolucin de compra realizados en el mdulo de compras. Si los documentos fueron cancelados ya nocrealiza en lnea.

A

El sistema realiza un barrido de los arcde cada producto los pendientes por surtir y por recibir registrados en pedidos y rdenes respectivamente.

A

Actualiza las ventas anuales de los clientes en base a los movimientos registrados en el mdulo de facturas.

A c tu l iz a ci n d e C o

Actualiza las compras anuales de los proveedorescompras.



42/132


Anual

hacer en el ltimo da del ejercicio o en los primeros das del ao siguiente, su

n caso de seleccionar la opcin de Clientes y/o Proveedores, el sistema inicializa a cero los acumulados anualese ventas y/o compras; segn sea el caso.

Si se elige la opcin de Inventarios, los campos de compra y ventas anuales en monto y en cantidad s inicializanen cero en el detalle de cada producto.

Para ambos casos el sistema va a desplegar un filtro, en este se debe de especificar la fecha en la cual se harnlas actualizaciones pertinentes como se muestra.9 .5 Corte

Ruta de acceso: Utileras / Corte anual

ste proceso se recomiendaEfinalidad es inicializar (borrar) los acumulados que se almacenan en los archivos de clientes, proveedores einventarios.

Nota: Antes de ejecutar este proceso se debe obtener un respaldo de la informacin, as como una impresin delos reportes de acumulados.

Eya sea d



43/132


10. BASE DE DATOS ABIERTA

10.1 Definicin

Para lograr una comprensin de los prximos temas es indispensable conocer algunos conceptos referentes a lasbases de datos, as como su estructura y forma de operacin dado que el propsito bsico de cualquier sistema

es: recibir, almacenar y procesar la informacin, en primer lugar se definir que es base de datos.Base de Datos .- Es una coleccin de archivos interrelacionados, que son creados con un SMBD. El contenido deuna base de datos engloba la informacin concerniente a una organizacin, de tal manera que los datos estndisponibles para los usuarios, una finalidad de la base de datos es eliminar la redundancia o al menosminimizarla. Los tres componentes principales de un sistema de base de datos son el hardware, el software SMBD

y los datos a manejar, as como el personal encargado del manejo del sistema.

La Base de Datos en s, bien puede estar formada por uno o varios archivos dependiendo del Sistema Manejadorde Base de Datos. (SMBD). Un SMBD es una coleccin de numerosas rutinas de software interrelacionadas, cadauna de las cuales es responsable de una tarea especfica.El objetivo primordial de un sistema manejador base de datos es proporcionar un contorno que sea a la vezconveniente y eficiente para ser utilizado al extraer, almacenar y manipular informacin de la base de datos.Todas las peticiones de acceso a la base, se manejan centralizadamente por medio del SMBD, por lo que estepaquete funciona como interfase entre los usuarios y la base de datos.

Toda la lnea de los sistemas Aspel maneja la base de datos en formato Paradox de forma predeterminada, conopcin a que se pueda manejar en alguna otra plataforma de base de datos distinta que sea soportada por elsistema. Por ejemplo, se podr cambiar a tipo Dbase sin necesidad de tener que hacer configuracionesadicionales, solo bastar con que se asigne la lectura de un driver distinto y hacer las exportaciones de datoscorrespondientes, a diferencia de otras plataformas que necesariamente requieren que se realicenconfiguraciones en los parmetros del BDE, los orgenes de datos ODBC, etc.

ODBC, es el acrnimo para Open Data Base Conectivity, [Conectividad de Base De Datos Abierta], el cual es unestndar universal de acceso a datos de Microsoft.

Existen dos formas de manejar la base de datos en otras plataformas:

Nativamente. Por medio de orgenes de datos ODBC.

En ambas situaciones para poder tener acceso desde los sistemas se tiene que hacer uso del BDE (BorlandDatabase Engine), Las plataformas ms usadas que pueden ser soportadas de forma nativa son:

Paradox Db2 DBase MS-SQL Server Oracle

Y por medio de Orgenes de datos: MS Access MS SQL Server

En general se puede hacer uso del Driver que instale el respectivo SMBD y generar el DSN para poder hacer laconexin con el sistema, lo cual no es del todo recomendable ya que bajo este esquema el Driver puedepresentar anomalas en el funcionamiento del sistema debido a la forma en que ste puede administrar losrecursos del sistema y de cmo estas dispuestas la libreras necesarias.



44/132

10.2

Convers in y Avanzado

Conversin .- El proceso de Conversin permite exportar o convertir la base de datos a otros formatos, talescomo Paradox, DBase, SQL Server, Microsoft Access, por mencionar algunos, obteniendo as una copia delos archivos, sin modificar el contenido propio de los datos. En otras palabras, la conversin nicamente generaarchivos con el formato elegido, sin ser stos los que actualice el sistema en su operacin posterior a la

conversin.

Avanzado.- Mediante sta opcin se puede cambiar el formato en que el sistema manejar los datos. Se puedenseleccionar diferentes formatos de manejadores de bases de datos, como lo son: Paradox, DBase, SQLServer, etc. Al poder manejar los archivos de datos en diferentes formatos se puede proporcionar mayorpotencialidad al sistema, ya que se permite explotar la informacin administrativa al mximo medianteaplicaciones o controles externos propios para la empresa utilizando la informacin generada desde el sistema. Adiferencia de la conversin, mediante sta opcin, el sistema si podr leer y actualizar la informacin en todomomento.


Figura 10.2-1 Dialogo de Avanzado.

Exportar informacin.- En caso de marcar la casilla Exportar la informacin no slo se cambiar el formato enque el sistema busque los archivos dentro del Directorio especificado para los Datos y que podremos observardentro de la ventana de Utileras Control de archivos al seleccionar el archivo del que se desee consultar elformato, sino que el sistema crear los archivos en el formato indicado y copiara registro por registro lainformacin, crendose as otros archivos con la informacin real y el cual ser considerado a partir del procesode Avanzado. Es importante mencionar que para la versin 4.0 de Aspel-SAE el formato en el cual se intentarleer la base de datos se guarda directamente en el archivo empresaw.sae ubicado en el Directorio de Archivos

Comunes en la subcarpeta Sistemas Aspel\SAE4.00.

10.3 Manejo de Base de Datos Abierta

Para definir acertadamente el formato recomendado para el manejo de la base de datos es necesario evaluar lossiguientes puntos.

Requerimientos adicionales o extras de informacin. Conocimiento del manejo de base de datos con algn manejador externo. Mantenimiento de bases de datos mediante utileras externas. Es necesario un control de acceso a la base de datos. Se conoce el manejo de Reporteador externo. Verificar la versin de los drivers soportados.

Dentro del Sistema existen dos puntos importantes que hay que diferenciar para el manejo de diferentesformatos de bases de datos: Conversin y Avanzado. Como ya se mencion, la opcin Avanzado es la que nospermite el cambio de Driver para el manejo de la base de datos.

Formato : Se refiere al driver utilizado para el manejo de la base de datos.

Ruta o al as : Se refiere a la ruta de los archivos de la base de datos o al alas asociado previamente a la base dedatos, desde el BDE Administrator.



45/132


A continuacin se analizarn y detallaran el cambio a dos formatos de bases de datos comnmente utilizados:Microsoft Access, y MS SQL.

10.4 Manejo en MS Access

Para trabajar la base de datos en formato Microsoft Accessdebemos recordar que esta se trabajara por mediode ODBC y se deber seguir el siguiente procedimiento:

1. En Windows se debe accesar a Orgenes de Datos ODBC (32 bits), que se regularmente se encuentra enel Panel de Control, dentro de Herramientas administrativas (dependiendo de la versin de Windows).

Figura 10.4-1 Panel de control/ Herramientas Administrativas.

2. En la carpeta DSN de Usuario/Sistema, se elige el Driver Microsoft Access Driver(*.mdb), y se oprime

el botn , el cual mostrara la versin del driver que se esta utilizando.

Figura 10.4-2 Administrador de ODBC. Figura 10.4-3 Creacin de nuevo ODBC.

Para este tema se esta haciendo uso de Microsoft Access XP y Windows 2003 Server, por lo cuaL algunas de las ventanaspueden variar de acuerdo a la versin y configuracin del sistema operativo y la suite de Ms-Office.

El driver de Access de la versin 97 utiliza el motor Microsoft Jet 3.5, mientras que la versin 2000 en adelante utiliza elmotor Microsoft Jet 4.0.



46/132

DSN, quiere decir Data Source Name y este puede ser de usuario, para que solamente el usuario que entra a lasesin haga uso de el, o de sistema para que este disponible para cualquier usuario que inicie una sesin.

Figura 10.4-4 Configuracin del ODBC para MS Access.

3. Se agrega el nombre del origen de datos y una descripcin (opcional). Hasta este punto se pueden tener

dos opciones:

Se hace uso de esta opcin cuando ya se tiene un archivo de MS Access (*.mdb) y se quiere quebase de datos del sistema vaya a estar en ese archivo.

do ya se tiene un archivo de MS Access (*.mdb) y se quiere quebase de datos del sistema vaya a estar en ese archivo.lala

Cuando se va a crear por primera vez el archivo que va contener todas las tablas del sistema.n ambos casos siempre se hace referencia en alguna ruta especifica un solo archivo archivo (*.mdb).E


Figura 10.4-7 Configuracin del ODBC para

Figura 10.4-5 Seleccin de archivo. Figura 10.4-6 Creacin de archivo.

eligi crear el archivo al dar aceptar aparecer un mensaje como el siguiente:

4. os debemos asignar Usuario ycontrasea desde el botn Avanzadas, apareciendo el siguiente dialogo.

Si

En el caso en que se desear restringir el acceso a la base de dat



47/132


Figura 10.4-8 Asignar nombre de usuario y contrasea para acceso a la base de datos.

5. Posteriormente se deber configurar el BDE accesando al Panel de Control y abrir BDE Administrator,

seleccionar en la pestaa de Configuration/ Drivers/ ODBC, y con el men emergente seleccionar Newpara agregar el Alias de la base de datos.

Figura 10.4-9 Alta del Alas en el BDE Administrator.

6. Posteriormente en el dialogo de Nuevo Driver ODBC , se debe indicar el nombre del Driver el cual masadelante se le har mencin como el Alias, seleccionar el nombre del ODBC, que para este caso debeser alguno que haga referencia a Access (*.mdb) y por ultimo seleccionar el DNS que se crepreviamente el cual debe aparecer en la lista de fuentes de datos (Data Sources). Al dar Aceptar en estedilogo se agregara el Driver en c

40681063-sae4-0guiacursoavanzado

Documents