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38.– Cómo generar Presupuestos de Remuneraciones y Control Presupuestario

Desde el punto de vista funcional, este módulo se podría describir como un WINPER “a escala”, ya que contiene un gran número de opciones que son muy cercanas a las del sistema en general. Teniendo en cuenta lo anteriormente descrito, se puede decir que el manejo del módulo debiera ser bastante sencillo para aquellas personas que conozcan WINPER Remuneraciones y Recursos Humanos; en todo caso, en las páginas siguientes se describe detalladamente cada función con una explicación precisa de los datos que se requieren. Para empezar, este módulo, en un alto porcentaje, es independiente de WINPER teniendo su vinculación a él sólo cuando se lee la base de datos para presupuesto y si quiere llevar un control presupuestario ya que, para ello, se consultan las tablas que generan el proceso de liquidación mensual de remuneraciones. Como se mencionó, el módulo es bastante independiente lo que da la libertad de realizar reajustes, crear haberes, modificar escalas de sueldos, ingresar nuevos centros de costos, definir o utilizar fórmulas ya creadas para el proceso de remuneración y una serie de parámetros que sólo son visibles y utilizables por esté módulo. Debe quedar claro que, al crear datos en este módulo, éstos quedarán independientes del resto de WINPER y no existe forma de traspasar esa información hacia los otros módulos del sistema. Entre las ventajas del módulo cabe destacar que el resultado de un presupuesto puede revisarse desde el punto de vista de remuneraciones; es decir, como un haber generado por el presupuesto o realizar una revisión desde el punto de vista contable.

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38.1.- Acceso al Módulo

Se realiza por medio de la pantalla inicial de WINPER, presionando el botón donde aparece la figura . También se puede accesar en forma directa, haciendo doble click en el ejecutable REPPTO50.EXE, el cual tiene la misma figura o icono asociado. En el instante que ingresa al módulo se mostrará la siguiente pantalla.

Esta pantalla permite apreciar la dotación de personal que se presupuestará mensualmente, mostrando separadamente los contratados en forma permanente y los trabajadores a plazo fijo. A diferencia de WINPER, en este módulo es muy importante fijarse en qué mes está posesionado, debido a que cualquier modificación que se realice quedará reflejada desde ese mes hacia a delante.

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38.2.- Funcionalidades del Módulo 38.2.1.- Mantención

Esta opción permite realizar los procesos de creación, eliminación y/o modificación de datos necesarios para el uso correcto de este módulo. Toda la información que se controla en este menú puede ser exclusiva de este módulo o ya ingresada en WINPER, permitiendo realizar algún tipo de consulta. Las opciones son las siguientes:

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• Personal Por medio de esta opción es posible mantener todos los datos necesarios para un trabajador en particular. Al momento de accesar esta opción se puede apreciar la siguiente ventana:

Al ingresar a esta ventana, pueden realizarse modificaciones a un trabajador o ingresar uno nuevo, por lo que deben completarse los siguientes datos:

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Ficha: Debe ingresarse el código del trabajador, o presionar el botón derecho del mouse, lo que permite mostrar todos los trabajadores incluidos en el presupuesto, de acuerdo a la

siguiente ventana

Esta mostrará todos los trabajadores para ese mes en particular, ordenados alfabéticamente y dependiendo de la opción que se presione (Activos, No Activos o Todos). Para una mejor ayuda, Si se busca una persona en particular, se coloca su nombre y, a medida que se ingresa en la grilla, se irá posesionando automáticamente en el registro correspondiente. Finalmente, se presiona doble click sobre la fila asociada al trabajador y vuelve a la ventana con todos los datos de la persona seleccionada. Luego, se está en condiciones de ingresar o modificar los campos asociados a Datos Básicos y/o Datos Dinámicos, según el siguiente detalle:

Escala Sueldo: Este campo permite asignarle el sueldo, de acuerdo a la escala asociada anteriormente. Para ello, se presiona

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click derecho en este campo lo que mostrará la siguiente ventana donde puede seleccionarse el tipo de sueldo.

Posteriormente, al presionar dos veces el botón izquierdo del mouse sobre algún campo de la escala seleccionada, se actualizará el sueldo del trabajador. En el caso que el trabajador tenga un sueldo convenido, se omite el campo Escala Sueldo. Convenido: En el caso de no usar una Escala de Sueldo, el usuario debe ingresar el sueldo contractual del trabajador. La combo box que aparece inmediatamente al lado derecho es la moneda en que está expresado el sueldo el que, por defecto, es pesos. Vigente: Es muy importante este campo debido a que, si el trabajador no tiene esta marca, no será presupuestado. Cargo: Despliega los cargos que están vigentes, para el mes en que el sistema está posesionado.

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Centro Costo: Es una lista de los centros de costos vigentes para presupuesto. Tipos de Jornada: Jornadas vigentes para el mes en curso.

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Sucursal: Sucursal a que pertenece el trabajador y que están vigentes. Unidad Administrativa: Lista con las unidades vigentes para presupuesto. Tipo Trabajador: Muestra los tipos de trabajadores definidos y que se encuentren vigentes. Convenio: Convenios colectivos que se hallan definido y estén vigentes. Sindicato: Sindicatos que posee la empresa y estén vigentes. Fecha Inicio: Corresponde a la fecha de contratación del trabajador. Si ésta es menor a la fecha inicio o superior a la fecha de término de proceso para un presupuesto, el trabajador quedará excluido. Fecha Término: Tiene idéntico manejo que la fecha de inicio de contrato. Permanente: Se marca sólo si el trabajador está contratado indefinidamente en la empresa. Plazo Fijo: En el caso de aquellos trabajadores que prestan servicios por un período determinado de tiempo, se marca esta opción. En este caso es obligatorio indicar la fecha de término del trabajador. Otro Tipo Contabilización: Se utiliza para el proceso de contabilización e indica que para este trabajador, junto con el haber que se esté procesando, tomará el segundo concepto contable desde donde rescatará la cuenta que le corresponde. Tramo: Indica en qué tramo de asignación familiar está el trabajador. Este dato no es un dato obligatorio. Nro. Normales: Es la cantidad de cargas familiares que están inscritas como simples.

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Nro. Duplos: Es la cantidad de cargas familiares que están inscritas como duplos o inválidas. Nro. Maternal: Es la cantidad de cargas familiares que están inscritas como maternales.

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Si se presiona la grilla Datos Dinámicos entonces mostrará la siguiente ventana:

Esta ventana muestra los datos dinámicos generados por el usuario, en los cuales se puede ingresar algún valor definido anteriormente como Códigos de Tablas Genéricas, dentro del mismo menú Mantención y que se explicará más adelante. Estos datos pueden ser utilizados en la selección de algún atributo para el proceso de presupuesto.

• Haberes Informados Esta opción permite ingresarle a un trabajador los haberes que se desea presupuestar en un período determinado. Al ingresar a esta opción del menú Mantención, se muestra la siguiente ventana con los campos que se indican a continuación:

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Trabajador: Se ingresa el código del trabajador o, con click derecho, permite rescatar los datos de éste desde una ventana de selección que mostrará la lista de trabajadores y que tiene igual funcionamiento en todo los módulos de WINPER.

Haber: Se debe indicar el código de haber asignado al trabajador para su uso presupuestario. Si no se conoce el código, se presiona el botón con una lupa, el cual desplegará la siguiente ventana:

Para seleccionar un haber en particular, debe presionarse dos veces el botón izquierdo del mouse sobre la fila seleccionada, lo que permitirá recuperar los datos asociados a ese haber y retornar a la ventana anterior.

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Fecha Desde: Fecha que indica desde qué mes se aplicará ese haber. Fecha Hasta: Indica hasta cuándo se le dará el beneficio al trabajador. Centro Costo: Indica a qué centro de costo se cargará el haber en la contabilización el que, por defecto, corresponde al del trabajador. Número Cuotas: Sólo es referencial y no tiene mayor significado para los procesos. Valor: Monto entregado al trabajador (corresponde al monto original asignado y puede expresarse en pesos, U.F. u otra moneda que use la empresa). Unidad: Indica en qué moneda está expresado el haber. En esta misma ventana, se reflejan todos los conceptos asignados al trabajador, mostrando separadamente el haber de acuerdo al período de aplicación que se le indica. Para modificar o eliminar alguno de los haberes descritos para el trabajador, basta con hacer doble click sobre la línea en particular y modificar los datos que se requieran o eliminar lo seleccionado, presionando el botón .

• Haberes Masivos Esta opción posibilita la generación de un haber para un grupo de trabajadores que cumplan alguna característica particular que se necesite. Al ingresar se desplegará la siguiente ventana:

Esta ventana tiene opciones de asignación masiva de haberes, según el siguiente detalle:

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Haber: Aquí se indica el código del haber a generar en forma masiva (si no se conoce el código, puede hacer un click en el botón con la lupa y desplegará todos los haberes existentes, en cuya grilla podrá recuperar el haber que se requiera, con las características de éste, con doble click sobre la fila seleccionada. Valor: En este campo debe indicarse el valor que estará relacionado con el haber a generar en forma masiva. Unidad: En esta combo box mostrará la moneda con la cual está asociado el haber. Fecha Desde: Indica desde qué mes será considerado el haber Fecha Hasta: Indica hasta qué período se generará el haber a presupuestar. Luego, se tienen 8 combo box con las cuales pueden filtrarse los trabajadores que se requiere generar el haber. Estas combo box tienen dos funcionalidades: dando un click en la flecha hacia abajo (permitirá seleccionar sólo una opción del campo que se quiera recuperar) o con click derecho sobre este campo, que desplegará una ventana con la misma información (en este caso, permitirá seleccionar un grupo de opciones dentro del campo que se esté trabajando en ese momento).

Sucursal: Aquí despliega las sucursales vigentes, de acuerdo a la siguiente ventana:

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Cargo: Tiene la misma filosofía anteriormente descrita pero, obviamente, con datos diferentes, de acuerdo a la siguiente

ventana: Centro Costo: La ventana que despliega es la siguiente:

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Tipo Trabajador: Muestra la siguiente ventana:

Unidad Administrativa: De acuerdo a la siguiente ventana:

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Sindicato: Muestra la siguiente ventana, con los códigos de sindicato configurados por la empresa:

Asociación: En el caso de esta combo box en particular, sólo se podrá seleccionar una sola asociación. Lo anterior debido a que, al crear una asociación, ya se tiene definido el grupo de trabajadores con el que se desea trabajar. Por lo tanto, la única opción es presionar la flecha que se muestra a continuación:

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Convenio: La ventana que mostrará, en caso de dar click derecho sobre la combo box, es la siguiente:

Una vez que se realicen todos los filtros que se requieran para generar el haber masivo, debe presionarse el botón . Esta opción de botón mostrará una ventana donde realizará un desglose de los trabajadores que cumplen con las condiciones configuradas, en la cual además se pueden seleccionar todos los trabajadores o un grupo de ellos. La ventana que muestra es la siguiente

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Después de seleccionar los trabajadores y presionar el botón señalado con el mismo icono de diskette de esta ventana, se pasará a la tercera y última posibilidad de modificar la información que finalmente se grabará.

En la ventana anterior, aún puede eliminarse algún trabajador antes de generar los datos. Para ello se puede marcar el registro y presionar la tecla SUPR o DEL o, manteniendo presionada la tecla CTRL (o Control), marcar los registros que se desea borrar y presionar la tecla SUPR o DEL.

Una vez realizados los ajustes y las correcciones necesarias, debe presionarse el botón , que generará la información deseada. Sólo en ese momento habrá concluido la generación del haber masivo.

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• Presupuestos Generados Esta ventana muestra un resumen de todos los presupuestos generados para un año en particular, la ventana que se despliega al entrar a esta opción es la siguiente:

De acuerdo a lo observado en esta opción de menú, es posible generar más de un presupuesto para un mismo año. La importancia de esta pantalla radica en el hecho de saber el monto total y los meses involucrados en cada uno de los presupuestos generados. Además, se puede organizar la información por Nro. Presupuesto / Mes o Mes / Nro. Presupuesto, comenzando la fila con un color distinto cuando cambia el Nro. de Presupuesto.

En este mantenedor, la última columna indica si el presupuesto de ese mes en particular se usará de base para realizar un control presupuestario en forma automática.

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• Cambia Descripción Presupuestos Generados La ventana que se muestra a continuación permite cambiar la descripción o glosa de un presupuesto en particular. Esto es válido cuando la descripción de un presupuesto es indeterminada y no indica claramente lo que realmente contendrá el presupuesto; en ese caso se modifica la descripción de éste.

Una vez modificada la descripción, debe presionarse el botón para actualizar la tabla correspondiente. Desde ese momento se podrá identificar con la nueva descripción.

• Cuentas Mayores

Esta opción de menú permite ingresar montos no generados por remuneraciones, pero que sí deben considerarse en un presupuesto determinado. Estos pueden ser montos globales, por centro de costo, del gasto de útiles de oficinas o montos utilizados por algún departamento (por ejemplo, bienestar quien podría indicar los gastos en que incurrirán por concepto de becas a entregar en el próximo período laboral).

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Al entrar a esta opción, muestra la siguiente ventana:

Es importante aclarar que todo lo que se ingrese en esta ventana quedará reflejado a nivel contable y no en remuneraciones; para ello deben ingresarse todos los datos que se piden. La información ingresada aquí se podrá usar automáticamente para todos los presupuestos que se han generado. Los campos que esta pantalla muestra son los siguientes: Cuenta Contable: Corresponde al número de la cuenta contable entregada por contabilidad y es un dato requerido. Sub –Cuenta: Corresponde a la subcuenta para aquellas empresas que la utilicen o puede ser utilizada como el auxiliar para otros tipos de contabilidad. Es un dato requerido; por lo tanto, en el caso de no ser utilizado debe ser llenado con un cero. Glosa: Es una breve descripción de lo que refleja el movimiento que se está realizando, también es un dato requerido.

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Centro Costo: Es el número del centro de costo que se carga en la contabilidad. Es un valor requerido. En la grilla que se muestra pueden ingresarse los montos totales por cada mes y sólo es necesario ingresar los meses que tengan información. El ingreso de información es posible si se presiona el botón , el que deja la pantalla en blanco, lista para el ingreso de los datos. Para ver un menú con las cuentas ingresadas por esta opción, debe presionarse el botón indicado con una Lupa que desplegará un resumen de los datos que se han digitado, la ventana sería la siguiente

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• Otras Dotaciones Permite ingresar el total de trabajadores por mes, del cual no se tiene el detalle, pero debe ser considerado en el presupuesto. Por ejemplo, se da el caso de los ejecutivos que, remuneracionalmente, son manejados por una empresa externa. La ventana que se desplegará es la siguiente:

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En ésta debe ingresarse una glosa identificatoria de los trabajadores que se resumirán y la dotación mensual correspondiente.

• Actualización I.P.C.

En esta ventana debe ingresar los factores del I.P.C. que se han generado durante el año presupuestario. Se desplegará la siguiente ventana, en la cual debe indicar el factor que será utilizado en los informes presupuestarios corregidos.

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• Tablas Esta opción del menú, permite realizar la mantención de todas las tablas usadas en el Módulo Presupuestos. Se compone de las siguientes opciones:

• Períodos de Presupuesto Esta ventana despliega las fechas

límites para cada mes que se calcula el presupuesto, por defecto se colocan fechas 1 al 30 de cada mes pero tiene la libertad de cambiar esta información.

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• Cargos

Acá se indican los cargos de trabajadores que pueden utilizarse, pudiendo crear otros que necesite.

Para desplegar los datos del cargo puede digitarse el Código del Cargo correspondiente y presionar la tecla TAB o dar click derecho con lo que se desplegarán los cargos existentes hasta la fecha, para luego recuperar los datos dando doble click sobre la fila seleccionada.

En el campo Cuenta Cargo se puede ingresar la cuenta contable, si la empresa tiene separada las cuentas contables por cargo del trabajador. Nro. de Plazas y Nro. de Vacantes son datos informativos y no requeridos. En la grilla Beneficios pueden asignarse haberes por cargo que serán entregados, automáticamente, al momento de generar un presupuesto.

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• Centro de Costos Esta ventana permite crear y/o modificar los centros de costo que necesita para el nuevo presupuesto.

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• Convenios

Aquí ingresa los convenios colectivos que presupuestara, en un principio existen los de remuneraciones.

• Escala de Sueldos

En esta ventana específica las escalas de sueldos que utilizará en presupuesto igual que las demás tablas del módulo ésta es cargada con la información actual de remuneraciones.

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• Haberes Esta ventana mostrará sólo aquellos haberes que se han marcado como Presupuestables en el Módulo de Parámetros de Remuneraciones. Es muy importante considerar esta explicación ya que, si no se marca algún haber en remuneraciones, no se traspasará nada y sólo se presupuestará el sueldo base que está en personal. Si se seleccionaron varios haberes al momento de cargar el Módulo de Presupuesto, se traerán las mismas características que tienen para remuneraciones.

Todos los atributos que salen en esta ventana son idénticos a los de remuneraciones, a excepción del atributo que dice Con Corrección, el que es utilizado en el informe contable e

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identifica a aquellos haberes con aplicación del factor del IPC ingresado a la fecha.

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• Conceptos Contables

En esta ventana se muestran los conceptos contables que se utilizan para el proceso de contabilización de presupuestos.

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• Matriz Contable

Aquí se definen las cuentas contables que serán utilizadas para la contabilización de un presupuesto. La ventana que se despliega es la siguiente:

En un principio esta tabla, al igual que las otras que se usan en este módulo, registra la información existente en remuneraciones, sin necesidad de definir nuevamente estos datos. Si se crean nuevos haberes, éstos deben amarrarse a un concepto contable y este concepto, a su vez, debe tener una matriz contable. Si no se cumple esta premisa, no se contabilizará el haber. Para aquellas empresas que no utilicen Sub Cuenta, no es necesario ingresar este campo; además, puede colocar una glosa distinta y que solo se utilizará en la parte contable del módulo, si no especifica nada se utilizará la misma glosa que posee el haber.

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• Jornadas de Trabajo En esta ventana se indican las jornadas definidas para presupuesto. Como ya se ha mencionado anteriormente, esta información se completa en el proceso de carga de presupuesto.

• Tipos de Trabajador Se señalan los distintos tipos de trabajador en los cuales se encasillará al personal, para efectos presupuestarios.

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• Unidades Administrativas En esta ventana es posible mantener los datos relacionados a la Unidad Administrativa en que se encasilla a un trabajador. También se carga con los datos existentes en remuneraciones.

• Sindicatos

Permite la creación y/o modificación de los sindicatos a utilizar en presupuesto.

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• Sucursales Esta ventana muestra las sucursales utilizadas por remuneraciones y que fueron cargadas durante el proceso de inicialización de presupuesto.

• Tipos de Reajustes

Esta también es cargada al ejecutar el proceso de inicio de presupuesto, pero puede modificarse o crearle nuevos registros.

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• Tipos de Asociación Esta tabla permite definir una asociación o conjunto de trabajadores. A diferencia de las otras tablas, ésta no se carga desde Remuneraciones, lo que indica que, para presupuesto, deberá definir las asociaciones que requiera.

• Asociación de Trabajadores

Esta ventana desplegará la lista de trabajadores vigentes para que se pueda generar la asociación que el usuario requiera.

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• Monedas y Valores Este menú incluye opciones de mantención para todos los Valores, Unidades y Monedas que se usarán en este Módulo. Se compone de las siguientes opciones: • Unidades y Monedas Esta tabla es poblada por el proceso de inicio de presupuesto. Ello no implica que no puedan modificarse o crearse fórmulas propias del usuario. Tiene las mismas funcionalidades de remuneraciones.

El usuario debe revisar aquellas fórmulas que contengan valores fijos y reajustarlos de acuerdo al mes de proceso. Para ello existe la variable Mes Proceso con la cual puede indicar el mes en que cambia un valor.

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• Valores de Moneda

Aquí se indican los montos de monedas que pueden utilizarse en el proceso de presupuesto.

• Valores de Código Al igual de los valores de moneda aquí se indican los montos para aquellas monedas que se definan con esta característica.

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• Tabla de Impuesto

Esta tabla existe en el mantenedor sólo si la empresa la necesitara para generar algún presupuesto.

• Códigos Genéricos Esta opción del menú permite definir todas las tablas genéricas, elementos asociados y columnas dinámicas que podrán usarse en el proceso presupuestario, a partir de los datos generados en Remuneraciones. Esta se compone de las siguientes mantenciones: • Tipos de Tablas Genéricas

A igual que la mayoría de las tablas del módulo, ésta es cargada por el proceso de inicio del módulo. La ventana es la siguiente:

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• Códigos de Tablas Genéricas

Está relacionada con la anterior y muestra el detalle de una tabla definida. Su ventana comprende la información que se muestra a continuación:

• Columnas Dinámicas

Una vez definidos los dos pasos anteriores y si el usuario desea agregar un atributo a personal, puede realizarlo desde esta ventana, ya que esta característica se reflejará automáticamente en personal, en la grilla Datos Dinámicos. El aspecto de la ventana es la que se muestra a continuación:

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38.2.2.- Consultas

• Ausencias por Vacaciones y Licencias.

Esta consulta desplegará una estadística general, por mes de proceso, de todas las ausencias por concepto de licencias médicas y vacaciones. Lo que pretende esta consulta es tener una ayuda para la toma de decisiones en cuanta a las rebajas por estos conceptos.

Esta ventana muestra ausencias relevantes y se alimenta desde los históricos de remuneraciones. Además, muestra el total de trabajadores con licencias o vacaciones, separados por mes y año, y el costo asociado a las licencias médicas.

Para actualizar la información existe el botón , que procesa el traspaso de la información generada hasta la fecha, desde remuneraciones.

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• Reajustes Aplicados Esta consulta muestra un histórico de los reajustes aplicados en el módulo, con el detalle de las personas afectadas. Al momento de ingresar a esta ventana se mostrará lo siguiente:

Donde se tienen las siguientes columnas:

Nro. Reajuste : Número generado automáticamente. Tipo Reajuste : Indica a sobre qué fue aplicado el reajuste,

entre sólo tres posibilidades: “Escala Sueldo”, “Haberes” y “Sueldos Convenidos”, posibilidades que se dan en el menú Procesos.

Fecha y Hora : Fecha y hora en que fue aplicado el reajuste. Comentario : Comentario redactado al momento de aplicar el

reajuste. % : Porcentaje de reajuste. % Comp. : Porcentaje complementario de reajuste. Valor Antes : Valor antes del reajuste (total en pesos). Valor Después : Valor después del reajuste. Al dar doble click sobre alguna de las filas, se abrirá la siguiente ventana, que detalla por trabajador los montos, antes y después, del reajuste:

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• Presupuesto Remuneraciones Permite realizar un análisis del resultado de un presupuesto, a nivel de haberes, de acuerdo a la siguiente ventana:

Se tienen diez combo box, con la misma funcionalidad para los botones izquierdo y derecho del mouse, a excepción de la combo box Asociación, que permite desplegar una pantalla sólo con el botón izquierdo sobre la flecha.

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Debajo de estas combo box se indican los presupuestos generados en procesos anteriores, de los cuales se puede seleccionar un tipo de presupuesto y aplicarle alguno de los cuatro botones que permite agrupar la información que se requiera en uno o varios meses. Estos botones se explican como sigue:

Permite ingresar el mes desde y hasta que se realizará la consulta. Muestra la información de presupuesto acumulada en el trimestre que se indique. Muestra la información presupuestaria acumulada en el semestre que se señale. Muestra la información de presupuesto acumulada durante el año señalado.

Todas las opciones descritas son acumulativas; ello quiere decir que, al seleccionar un grupo de centro de costo y luego un grupo de sucursales, mostrará siempre l información respecto a esa agrupación. Para limpiar la selección de información debe presionar el botón , que se encuentra al lado superior izquierdo de la pantalla. Una vez que se configura la forma que se visualizará la información, se presiona la grilla Haberes, que desplegará la siguiente ventana:

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Esta mostrará los haberes que cumplan con el criterio de selección, la glosa de cada haber y el monto acumulado de ese concepto. Además, al dar doble click sobre uno de los haberes, permitirá ver más en detalle la información, lo que gatillará la siguiente ventana:

Esta grilla muestra el detalle de los trabajadores que tienen el haber seleccionado con el total por trabajador. Pero, si se desea ir más al detalle, se puede dar doble click sobre el trabajador seleccionado y mostrará el desglose en meses (cómo se distribuye el monto de cada trabajador en los meses seleccionados).

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Cada opción de información (Haberes, Trabajadores, Detalle Trabajadores), se puede imprimir o exportar a una planilla Excel. Por último, si se desea agregar algún filtro a lo que actualmente se visualiza, basta con pinchar la primera pestaña y generar el filtro correspondiente, que podría ser inclusive cambiar el período de meses requerido.

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• Presupuesto Contable Tiene exactamente las mismas funcionalidades que la opción anteriormente

descrita, con la única salvedad que la información se reflejará desde un punto de vista contable; es decir, con sus cuentas.

Para visualizar información en esta opción, debe necesariamente haberse contabilizado algún presupuesto.

Una vez configurado el filtro de información, se pincha la pestaña Cuentas que presentará una grilla con las cuentas contables que cumplen el o los criterios.

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Esta pantalla muestra el detalle de las cuentas bajo el criterio dado, con su respectivo total. Al igual que la consulta anterior, al dar doble click sobre la cuenta mostrará el desglose en Sub cuentas de la fila seleccionada (si las hubiera) y, en ese instante, se desplegará la grilla siguiente:

En esta pantalla, al dar nuevamente doble click sobre la fila, mostrará la descomposición del monto en los meses de la selección.

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Finalmente, al dar doble click sobre el mes seleccionado, mostrará la grilla con el detalle de trabajadores involucrados.

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• Comparativo de Presupuesto Nivel Remuneraciones

Para que esta información se muestre como corresponde es importante que sea previamente preparada por el proceso llamado “Genera Datos Comparativo”. La forma de consulta es básicamente igual a las dos consultas anteriormente descritas, en cuanto a la forma de filtrar

información.

Después de haber filtrado la información se presentará la siguiente ventana que muestra la grilla separada en tres grupos: el primero a la izquierda muestra los haberes presupuestados, al centro muestra el gasto real y las dos últimas columnas muestran la diferencia en Pesos y el porcentaje de variación.

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El porcentaje de variación se calcula en base a la diferencia (Presupuesto – Gasto Real) multiplicado por 100 y dividido por el valor real; el resultado queda en valor absoluto.

Cuando la información es generada para esta consulta, es muy importante identificar claramente lo que aparecerá en el informe, debido a que se tiene la facilidad de poder comparar dos presupuestos o dos gastos reales. En esta grilla los gastos aparecen de distintos colores, dependiendo si fue presupuestado o no, aquellos ítems de color azul corresponden a los que están presupuestados y tienen su gasto respectivo.

Si se da doble click sobre una de las filas, se mostrará una grilla que contendrá el detalle del ítem seleccionado.

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En ésta se muestra el detalle con los trabajadores que contienen el haber seleccionado, con el total presupuestado, total gasto real, la diferencia entre ellas y el porcentaje de desviación. Al dar doble click nuevamente sobre uno de los trabajadores, mostrará la siguiente ventana, que muestra un desglose de los meses que contiene el trabajador para ese haber previamente hemos seleccionado.

Al igual que las otras consultas, también puede imprimirse la información seleccionada en cada grilla, emitiendo informes con los datos más relevantes de la consulta.

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• Haberes por Trabajador

Corresponden a consultas involucradas con los haberes presupuestados durante el proceso correspondiente. Estas consultas se desglosan de la siguiente forma:

• Haberes Presupuestados

Muestra todos los haberes que se presupuestaron, de un trabajador en particular.

Los datos que se detallan son los haberes como filas y los doce meses del año como columnas, por trabajador. Además, se tiene la facilidad de indicar el número de presupuesto a revisar. Este dato se selecciona de la combo box ubicada al lado superior derecho de la pantalla anterior, la que da una lista de los presupuestos generados.

Esta consulta muestra el total del año por haber (tercera columna) y el total general de la consulta (última fila).

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Al dar click derecho sobre el campo del trabajador puede verse una lista de los trabajadores desde la que puede seleccionarse al trabajador que se requiere obtener el detalle de sus haberes presupuestados.

• Haberes Gasto Real

Esta consulta muestra un detalle de los haberes del trabajador, que fueron cancelados en el último año y que tienen la calidad de presupuestarios. Tiene exactamente la misma distribución de la consulta anterior; es decir, la tercera columna indica el total del haber en el año y la última fila la suma de todos los haberes mostrados.

• Haberes Contractuales Esta consulta, al igual que la anterior, rescata la información directamente desde los haberes generados por el proceso de liquidación mensual. La diferencia radica en el hecho que se muestran los haberes contractuales; es decir, los haberes sin proporcionalidad a los días trabajados.

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Al igual que las consultas anteriores la tercera columna y la última fila muestran la misma información, pero respecto a los haberes contractuales del trabajador que están marcados en remuneración como presupuestarios.

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• Haberes Comparativo La ventana que se despliega al ingresar en esta opción muestra los haberes que se compararon a nivel de trabajador. Este informe muestra, además, el total presupuestado (tercera columna), el total del gasto real (cuarta columna) y un total con la diferencia entre el presupuesto menos el gasto real (columna siguiente).

Las siguientes columnas muestran el detalle de los meses que se compararon entre presupuesto y gasto real. Hay que recordar que, para consultar este tipo de información antes debe ejecutarse la opción “Genera Datos Comparativo”, dentro del Menú Procesos. También se tiene una combo box que muestra una lista de los comparativos generados y además, al dar click derecho sobre el campo del trabajador, mostrará una lista de los trabajadores desde donde puede seleccionarse alguno en particular.

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38.2.3.- Informes

Esta opción de menú tiene un grupo de informes que se utilizan para visualizar el presupuesto. Dotación de Personal Presupuesto

Esta ventana permite generar un informe con las opciones que se presentan y la información que se despliega es referente exclusivamente del maestro de personal utilizado en el módulo.

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Este despliega la siguiente información y su estructura cambiará según las opciones marcadas, antes de visualizar el informe. Dotación de Personal Real Esta opción despliega los trabajadores vigentes a la fecha seleccionada en remuneraciones.

Al igual que el informe anterior tiene distintos cortes de página y ordenamientos. Al presionar la lupa para visualizar el informe, desplegará la información y ésta cambiará su estructura de acuerdo a lo configurado en la pantalla anterior.

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Presupuesto por Haberes

Una vez generado un presupuesto se tiene este informe que muestra un detalle de los haberes presupuestados en los respectivos meses. Este informe muestra el detalle de cada haber durante los doce meses del año con un total en la última columna, según el informe que se muestra a continuación:

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Presupuesto por Sub Cuenta

Aquí la información que se despliega es vista desde el punto de vista de la contabilidad; por lo tanto, antes de ejecutar esta opción debe generarse una contabilización para algún presupuesto. Al dar un click sobre los campos de esa pantalla despliega una lista con las opciones posibles, de la que se puede elegir una o varias de las opciones. Una vez seleccionados los trabajadores, se da un click en el botón con la lupa. De esta forma se pueden agregar filtros hasta que estén todos los trabajadores que se requieren. Además, se desplegará aquella información que se ingresó como cuentas mayores y también como otras dotaciones.

Esta ventana se muestra como sigue a continuación:

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Hay que recordar que, en el caso de otras dotaciones, si no se marcó la opción de Acumula Dotación, se desplegará cada fila ingresada separadamente. Si esa fila en particular se hubiese marcado, se acumulará a la dotación vigente para cada mes. Finalmente al presionar la lupa se desplegará el informe de la siguiente forma

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Según lo observado en la pantalla anterior, los primeros ítems son los generados por el proceso de presupuesto, posteriormente se tiene un bloque de las cuentas de mayores y finalmente otro bloque con la distribución de los trabajadores en los doce últimos meses.

Presupuesto por Sub Cuenta Corregido

En cuanto a su formato de salida, la información es idéntica al informe anterior, con la salvedad que sólo saldrán aquellas cuentas con los haberes que estén marcados con el atributo Con Corrección, en la tabla de haberes del mismo módulo.

Al presionar la lupa mostrará el siguiente formato, en cuyo encabezado de cada columna mostrará el IPC que fue ingresado. Este factor se aplicará a cada ítem del informe:

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Resumen de Gasto

Este reporte mostrará los haberes cancelados en un mes determinado y cuya información es sacada desde la contabilización de WINPER.

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Puede elegirse el mes y año que se desea ver y, además, pueden revisarse todos los haberes o solamente aquellos que estén marcados como presupuestarios.

Resumen Gasto v/s Presupuesto

Este informe muestra un desglose del presupuesto contra el gasto, a una fecha en particular. El corte de control puede ser por Cuenta o Sub cuenta y puede utilizarse para revisar cómo se ha comportado el presupuesto con lo efectivamente gastado.

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Al dar un click en la lupa se despliega la siguiente información:

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38.2.4.- Procesos

En este menú se ejecutan todos los procedimientos que forman la base para la generación de los informes y consultas de este módulo. Dentro de estos procesos se encuentran los siguientes:

Prepara Base para Presupuesto

Esta opción genera la información mínima para trabajar en el módulo. Carga desde remuneraciones todos los trabajadores que a la fecha se encuentran vigentes, replicándolos, cada trabajador, por doce meses. Este proceso inicial es la base para generar cualquier tipo de presupuesto y es necesario que se ejecute SOLO UNA VEZ.

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Genera las siguientes tablas:

- Períodos de Presupuesto - Cargos - Centro de Costos - Convenios - Escala de Sueldos - Haberes (sólo aquellos que estén marcados en

remuneraciones como Presupuestables) - Conceptos Contables - Cuentas Contables - Matriz Contable - Jornadas de Trabajo - Tipos de Trabajador - Unidades Administrativas - Sindicatos - Sucursales - Tipos de Reajustes - Unidades y Monedas - Valores de Moneda - Valores de Código - Tabla de Impuesto - Tipos de Tablas Genéricas - Códigos de Tablas Genéricas - Columnas Dinámicas - Haberes Informados - Licencias Médicas y Vacaciones

Además limpia cualquier información que exista con el año de presupuesto que está cargando; por ejemplo, si se generó un presupuesto para el año 2001 y nuevamente se carga la información para ese año, el proceso borra todo presupuesto y contabilización para ese año. Del mismo modo, también se elimina cualquier moneda o valores que se hubiese creado para ese año.

Una vez que se ha ejecutado este proceso, deben revisarse aleatoriamente algunos trabajadores y sus datos dinámicos, si se utilizaran, revisar los haberes informados y la tabla de haberes.

Es recomendable generar un presupuesto base para poder después realizar un comparativo contra el presupuesto final, el cual tendrá todas las modificaciones requeridas (con modificaciones como reajustes de sueldos, cambios de fórmulas, ingreso y egreso de

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trabajadores, se sabrá exactamente cómo se han modificado los datos).

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Al finalizar este proceso se enviará un mensaje que la carga inicial ha finalizado. Si, por alguna razón, se trata de ejecutar nuevamente este mismo proceso, envía un mensaje de advertencia, preguntando si desea continuar de todas maneras. Si se presiona SI, se generará de nuevo la información, sin posibilidad de abortar.

Reajuste Escala Sueldo Permite reajustar masivamente las escalas de sueldo existentes en el sistema. Al ingresar a esta opción se desplegará la siguiente

ventana: Cuando se aplica un reajuste es obligatorio colocarle un comentario ya que éste servirá para identificar más claramente este proceso, al momento de realizar una consulta de los reajustes aplicados, o también si se desea realizar la reversa de este reajuste. A continuación debe seleccionar, desde la combo box, la escala a la cual se le aplicará el reajuste, considerando que acá puede aparecer Convenio, Sindicato, Cargo del Trabajador o Tipo de Trabajador, dependiendo como esté definido en el módulo de parámetros de WINPER.

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En la ventana de reajuste se puede ver la selección realizada con el Sueldo Base Antes y Cambiado, los que serán iguales en el momento previo al proceso de reajuste. Posteriormente se ingresa el porcentaje a aplicar; por ejemplo, si se digita 1,2%, significa que cada escala se aumentará en el valor de la escala por 0,012. Además, si se desea aplicar sobre ese resultado un porcentaje complementario, existe el segundo campo donde se ingresa el porcentaje adicional. Antes de aplicar los cambios, se presiona el botón con la lupa, lo que permitirá ver en la columna Sueldo Base Cambiado los montos que cambiarán. En este momento el usuario está en condiciones de aplicar los cambios correspondientes. Cuando se aplica un reajuste, se emite un informe en forma automática de las escalas afectadas con los montos antes y después del reajuste. También queda un respaldo que puede observarse en el Menú Consultas/Reajustes Aplicados. Si el usuario comete un error en el reajuste, sólo debe ir a la opción Reversa Reajuste Aplicado y seleccionar el reajuste a reversar. Es muy importante tener en cuenta que la aplicación del reajuste se realizará desde el mes que se encuentra al lado de la combo box hasta diciembre.

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Reajuste de Haberes Esta opción permite aplicar reajuste masivo tanto a haberes generales como a haberes informados, que están bajo un mismo criterio de reajuste. Al ingresar muestra la siguiente ventana:

Al igual que la opción de menú explicada anteriormente, es obligatorio ingresar algún comentario significativo para poder identificar este reajuste en etapas posteriores.

También, debe seleccionar algún tipo de reajuste para extraer la información; en el caso que se encontrasen haberes informados se pueden filtrar por medio de los cargos, sucursales, convenios, centros de costo, sindicatos, tipos de trabajador o alguna asociación anteriormente creada. Al pinchar cualquiera de las opciones mencionadas mostrará una lista donde se puede dar un click sobre la fila que nos interesa y finalmente dar un click en el segundo botón, retornando a la primera ventana donde mostrará la selección realizada. En la grilla la información que mostrará son los haberes masivos que tienen el mismo tipo de reajuste seleccionado; luego, al aplicar dicho reajuste en forma interna, se reajustarán los haberes informados.

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Al finalizar la aplicación de reajuste se emitirá un informe con los trabajadores y haberes que fueron afectados, con los montos antes y después del reajuste.

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Al igual que el reajuste de las escalas de sueldo se genera internamente un respaldo previo a los cambios, con ello se tendrá la posibilidad de volver a los valores antes del reajuste. Reajuste Sueldos Convenidos Si la empresa maneja sueldos convenidos (cada trabajador tiene un sueldo propio), existe esta opción que permite reajustar estos valores.

Este proceso de reajuste tiene las mismas características y obligaciones que los procesos de reajuste masivo detallados anteriormente. Lo importante de estos procesos es que debe tenerse cuidado que, siempre que se desea aplicar algún reajuste, debe estar en el mes desde donde se iniciará la aplicación del reajuste; es decir, si se desea aplicar un reajuste a partir del mes de Abril, debe estar posesionado en ese mes.

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Genera Presupuesto Esta opción es una de las principales pues con ella se genera el presupuesto para un período en particular. Al ingresar mostrará la siguiente ventana:

En el extremo derecho de esta ventana se visualizan los doce meses del año y una cantidad, que corresponde a los presupuestos generados en cada mes. Después existe la posibilidad de decir desde y hasta qué mes se desea generar el presupuesto y el año correspondiente. Debajo de estos datos se visualizan opciones que permiten agrupar a los trabajadores a generar el presupuesto. Estas opciones son Cargos, Sucursal, Convenio, Centro de Costo, Unidad Administrativa, Sindicato, Tipo de Trabajador, Individual y/o Asociación.

La opción Individual muestra una lista con los trabajadores en la cual se pueden marcar aquellos que se desea calcular el presupuesto. Una vez que tengamos a todos los trabajadores damos un click en el segundo botón y retornaremos a la ventana original.

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Las otras opciones son más genéricas y muestran una lista de los datos relacionados a cada opción y que se han explicado en los párrafos anteriores de este módulo. De esta lista sólo se pincharán aquellas que cumplan con lo requerido. Finalmente se tienen las opciones Conserva Presupuesto Existente y Nro. Presupuesto a trabajar. En un principio esta última aparece desactivada y automáticamente se genera el presupuesto número uno. Si ya se ha generado más de un presupuesto, puede ingresarse el número del presupuesto sobre el que se va a trabajar. Este proceso es uno de los más complejos dentro del módulo y permite tomar cada trabajador y generarle los haberes que estén informados o sean masivos por cada mes que se esté presupuestando. El proceso se parece mucho a lo que es una liquidación normal de WINPER, excluyendo la parte de los descuentos, por lo que su tiempo de proceso debiera ser similar a la liquidación de remuneraciones de un mes, pero con la diferencia que se pueden calcular los doce meses del año. Si se necesita ver los presupuestos generados a la fecha, se presiona el botón con la lupa que mostrará una grilla con el total por mes de los presupuestos generados hasta el momento. El número del presupuesto se va dando en forma correlativa y automática, lo que quiere decir que no existe forma de intervenir este dato. Lo único que se puede realizar es indicarle al sistema que se usará un número ya dado.

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Borra Presupuesto Esta opción permite eliminar por completo la generación del cálculo de un presupuesto en particular.

Muestra una lista con todos los presupuestos generados. Sólo se debe indicar el número de presupuesto a borrar y presionar el botón . En ese instante preguntará si se está seguro de borrar ese presupuesto.

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Si se presiona el botón Sí, al finalizar el proceso mandará el siguiente mensaje, lo cual indica que se ha borrado el presupuesto.

Contabiliza Presupuesto

Una vez generado un presupuesto, se posibilita la contabilización de acuerdo a la matriz que se tiene en el mismo módulo. Las opciones son idénticas a las de generar un presupuesto. La diferencia radica en que puede indicársele qué presupuesto se contabilizará (por defecto mostrará el primero), cambiando este número donde dice Nro. Presupuesto a trabajar.

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Genera Datos Comparativo Esta opción genera un archivo de pareo entre dos procesos, lo que puede observarse en la opción Consultas/Comparativo de Presupuesto Nivel Remuneraciones, de este mismo módulo.

En esta pantalla es obligatorio escribir una glosa que sea significativa del comparativo. Luego, se tienen tres formas para generar datos en el comparativo: Compara un Presupuesto V/S Gasto Real Tomar el presupuesto que se indica en Datos del Presupuesto y lo compara contra los haberes realmente pagados. Este proceso lo realiza por cada trabajador dentro del rango de meses que se indican.

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En Datos Gasto Real puede indicarse un mes y año distinto al de presupuesto, lo que da la facilidad de comparar, por ejemplo, un presupuesto respecto del año anterior. Aquí también puede indicarse si la comparación que se realizará tomará en cuenta los haberes contractuales del trabajador, es decir los no proporcionados.

Compara un Presupuesto V/S Otro Presupuesto Al pinchar esta opción se habilitarán y deshabilitarán distintas opciones quedando la ventana como sigue:

En esta pantalla puede indicarse el año y número del otro presupuesto. En cuanto a los meses, sólo se tomarán los meses que se indican ya que no es posible comparar distintos meses contra el otro presupuesto.

Al igual que la opción anterior se realiza un comparativo por trabajador y mes, respecto a los meses indicados.

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Compara Gasto Real V/S Otro Gasto Real Esta opción realiza un comparativo entre dos gastos reales lo que permite controlar lo que se ha pagado en un período determinado o ver cuánto ha aumentado o disminuido el gasto en remuneraciones en distintos períodos. Al marcar esta opción habilitará y deshabilitará algunas posibilidades en la ventana, quedando como sigue:

Aquí permite tomar los haberes contractuales o los realmente pagados en un período determinado. Además, se puede definir si sólo se incluirán haberes que son presupuestables o se tomarán todos los haberes definidos en remuneraciones.

Esas son todas las posibilidades que se tienen en el proceso Genera Datos Comparativo, lo importante de todo esto y que debe dejarse en claro es que este proceso es muy complejo y, por ello, tiene un mayor tiempo de procesamiento, ya que compara cada haber entre lo presupuestado y lo real, por cada trabajador y por la cantidad de meses que se le indiquen.

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Esto es válido para las tres formas que se tienen para generar información en el comparativo, más aún si sólo se están comparando datos del gasto real debido a que son datos que son accesados por muchas otras aplicaciones dentro de WINPER. Borra un Consolidado Esta opción elimina un comparativo generado por la opción anterior, mediante la configuración de la siguiente ventana:

En ésta se selecciona el comparativo a eliminar de la lista y se

presiona el botón , lo que inmediatamente mostrará lo siguiente:

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Al presionar el botón con la opción Sí, se borrará el comparativo señalado, lo cual arrojará el siguiente aviso:

Generación Archivo Plano Esta opción genera un archivo en formato Excel, la que puede abrirse por esta aplicación, y que entrega un detalle por cuenta y centro de costo agrupados por meses.

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Reversa Reajuste Aplicado

Al ingresar a la pantalla anterior, es posible reversar un reajuste aplicado en algún mes. Esta mostrará todos los reajustes aplicados hasta la fecha, lo que permitirá seleccionar el que se reversará, con un click en la cuarta columna del presupuesto y posteriormente dando un click en el botón . Debe quedar claro que, al reversar un reajuste, se dejan nulos todos aquellos aplicados con posterioridad al que se está reversando; esto sólo en el tipo de reajuste que fue seleccionado. Por ejemplo, si para el mismo mes que se está reversando se han aplicado reajustes sobre Sueldos Convenidos, Haberes y Escalas de Sueldo, y la finalidad de la reversa es dejar los montos antes de la aplicación del reajuste, entonces deben reversarse los tres conceptos; pero, si se necesita reversar sólo uno de ellos, por un error de selección de trabajadores o porcentaje, deberá reversarse sólo aquel que interesa.