3.6. componente de tecnologia de la informacion · 2015-10-01 · 3.6. componente de tecnologia de...
TRANSCRIPT
PROCESO COMUN
CÓDIGO
FI-COMU-610224
INFORME DE VISITA
VERSIÓN
02
Página 122
3.6. COMPONENTE DE TECNOLOGIA DE LA INFORMACION
3.6.1. ESTADO DE LOS ASPECTOS INSPECCIONADOS
1. SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACION EN SALUD
Hallazgos
SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACION
Hallazgos Enero 2010 - Junio 2011
SI NO
Ley 715 de 2001 Ley 524 de 2000
Sistemas de Información y Reportes SNS
6 3
Análisis
MODO DE VERIFICACION
HALLAZGO
CUMPLIMIENTO
SI NO
Existe un responsable y/o responsables del Sistema de Información en la institución
Ing. Rubén Grau Hinn - Administrador general del área de Informática - quien se encuentra vinculado a la secretaria de salud de forma permanente con el cargo de Profesional universitario y Ricardo Puello
Estrada del área de aseguramiento encargado de las bases de datos de aseguramiento.
X
PROCESO COMUN
CÓDIGO
FI-COMU-610224
INFORME DE VISITA
VERSIÓN
02
Página 123
Se encuentra implementado un sistema integral de información en salud (manuales de procesos y procedimientos, información estadística, indicadores, series históricas de comportamiento de variables y se está monitoreado su funcionamiento)
No hay sistema de información integral, la mayoría de las aplicaciones están siendo remplazados por la aplicaciones web que el ministerio ha montado; a
continuación se describe cada una de las aplicaciones existentes: Estadísticas vitales, ahora se lleva en línea con un sw desarrollado por SNS que se llama RUA. Vigilancia y control maneja un
software desarrollado por el ministerio (pendiente del sw vigilancia y control), sw de archivo y
correspondencia sigOb, Salud publica aplicación del ministerio SIVIGILA, CRUE utiliza una hoja de Excel donde se registran todas las llamadas y urgencias
que se presenten, - PAI se maneja en Excel - Mantenimiento de equipo Helpdesk, ARANDA - Intranet de la Alcaldía, varias aplicaciones de
información para todo el personal de la alcaldía, pagina web del DADIS información institucional,
consultas en línea, información de interés público, atención a usuarios, PQR, link a diferentes entes,
ASEGURAMIENTO, existe un aplicación WEB que los vincula a una BD en SQL SERVER 2005 que
permite validar doble vinculación, nombres y apellidos completo, contra FOSYGA, la BDUA se
está trabajando en línea.
x
Existe una consolidación, evaluación, análisis de bases de datos y toma de decisiones. (Verificar la existencia de una herramienta que permita la validación periódica y sistemática de las bases de datos para el reporte de la información)
No existe una consolidación de toda la información del ET, pero cada uno de las áreas, tiene su información consolidada que les permite su
evaluación, análisis y toma de decisiones cuando así lo requiera el área; pero ninguno de los entes cuenta con una herramienta automática que valide periódica
y sistemáticamente los datos; todo el proceso de validación es realizado manualmente.
X
Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
Todo el manejo de documentación en la ET, cuenta con la aplicación SIGOB, que les permite soportar y
gestionar todo el procedimiento archivístico, permitiéndoles establecer metas y objetivos a cada
uno de los procesos. (ver anexo)
X
PROCESO COMUN
CÓDIGO
FI-COMU-610224
INFORME DE VISITA
VERSIÓN
02
Página 124
Los sistemas de información de la entidad cumplen con las características de que debe ser protegida frente a su deterioro por causas físicas o lógicas (backups), como frente a accesos no autorizados, confidencial, disponible e integra
Se están realizando backup a la información crítica del ente territorial; lo cual garantiza su restauración
en caso de ser necesario. X
Los backup están siendo custodiados fuera de la entidad según la norma de seguridad
No cuentan con un tercero para la custodia de la información; sin embargo la alcaldía de Cartagena,
quien es la entidad encargada de realizar el respaldo de la información, tiene un centro de cómputo donde
se tiene el control de la cintoteca.
X
Los sistemas de información adquiridos con que cuenta la entidad territorial se están utilizando de manera eficiente, se realizan las actualizaciones necesarias frente a los cambios normativos, se brindan la asistencia técnica necesaria y no se han dejado de utilizar.
Efectivamente cada una de la aplicaciones que se encuentran en la secretaria de salud del distrito,
están siendo actualizadas, debido a que la norma los obliga a realizar cada uno de los cambios
establecidos; al igual que la página web y el sw de aseguramiento se realizan las actualizaciones
respectivas; pero es de resaltar que no hay una bitácora de registro de mantenimiento
X
La ET cuenta con un inventario informático (hardware y software)
No hay un inventario con el hardware y software con que cuenta la entidad
X
Verificar que la ET este realizando el cargue de información según lo contenido en la circular única 047 a la SNS (recepción datos vigilados)
Los archivos de cargue de la circular única se están realizando de manera oportuna, para certificar el
cargue exitoso se adjunta imagen donde se relacionan los envíos exitosos.
X
Conclusiones A pesar de la existencia de un área de informática o plataforma tecnológica, aun no existe un sistema de información integral que consolide toda la información referente a la secretaria de salud, lo que puede generar inconsistencia en la validación de los datos; sin desconocer que algunas áreas ya tienen un sistema de información solido que les permite la evaluación y análisis de datos. Persona entrevistada Ingenieros de Sistemas – Ricardo Puello - Rubén Grau
PROCESO COMUN
CÓDIGO
FI-COMU-610224
INFORME DE VISITA
VERSIÓN
02
Página 125
2. RIPS
Hallazgos
RIPS
Hallazgos Enero 2010 - Junio 2011
SI NO
Resolución 3374 de 2000
0
5
Análisis.
MODO DE VERIFICACION HALLAZGO
CUMPLIMIENTO
SI NO
Existe la Base de Datos que consolide los RIPS de los Prestadores
No existe una consolidación de los RIPS solo se están recepcionando para efectos de pago, de acuerdo a lo informado por el administrador del
sistema, sin embargo no hay un área responsable de los mismo, por tal razón no fue posible evidenciar este archivo a pesar de las consultas realizadas.
X
La ET cuenta con un profesional idóneo y responsable para el envío de los RIPS al MPS
No existe una persona encargada del manejo de estos archivos, esto de acuerdo a lo entrevistado con
el administrador de sistemas. X
El Sistema de información cuenta con Indicadores de Calidad
Al no existir una consolidación de los RIPS, tampoco existe un sistema de información para el manejo del
mismo. X
La ET mensualmente está cumpliendo con el reporte de información de RIPS al Ministerio de Protección social
La ET no está reportando ninguna información respecto a los RIPS, debido a que no hay un área
encargada de la administración de esta información X
Existen controles por parte de la ET para validar que las IPS de su Jurisdicción estén reportando información de los RIPS
Al no haber una administración de la información de los RIPS, tampoco existe controles por parte de la Entidad Territorial, para validar que las IPS de su
jurisdicción estén reportando información.
X
Conclusiones No hay un sistema de información que consolide los RIPS, peor aún No hay un responsable de la administración de esta información, por tanto no se está ejerciendo ningún control con respecto a la base de datos de los RIPS. Persona entrevistada Ingenieros de Sistemas - Rubén Grau y Ricardo Puello
PROCESO COMUN
CÓDIGO
FI-COMU-610224
INFORME DE VISITA
VERSIÓN
02
Página 126
3. FOCALIZACION DE LA POBLACION Hallazgos
FOCALIZACION DE LA POBLACION
Hallazgos Enero 2010 - Junio 2011
SI NO
Ley 100 de 1993
5 0
Análisis.
MODO DE VERIFICACION HALLAZGO
CUMPLIMIENTO
SI NO
Existen las Bases de Datos del proceso de la población focalizada, consolidada.
Se evidencia la base de datos de SISBEN donde se realiza todo tipo de consulta referente a la población focalizada, esta base de datos es administrada por el área se aseguramiento del ET, donde se consolidan todos los datos de usuarios de salud correspondiente
al distrito Cartagena
X
La ET cuenta con un profesional idóneo y responsable para el manejo de la base de datos de la población focalizada
Ingeniero de Sistemas - Ricardo Puello, de planta como Profesional Universitario.
X
Esta Base de Datos cuenta con procesos de depuración, ajustes, actualización y es validada y certificada con el DNP
Se realiza un proceso de depuración donde se reportan las novedades, buscan duplicados, registros
no autorizados, este proceso se realiza mensualmente.
X
Existen controles por parte de la ET para validar que los municipios de su Jurisdicción estén reportando información de la población focalizada
Esta información llega con un primer filtro aplicado por el SISBEN que se encuentra como una
secretaria de planeación distrital X
Como proceso de depuración se realizan cruces aleatorios de las Bases de Datos de la población focalizada, con las bases de datos de la EPS del régimen subsidiado
Todo el proceso de depuración y cruce de información es realizada por la dirección operativa
de aseguramiento X
Conclusiones Existe una base de datos sólida que integra la información de usuarios de salud del distrito, que les permite realizar procesos de validación, ajustes, depuración y actualización de la información. Persona entrevistada
PROCESO COMUN
CÓDIGO
FI-COMU-610224
INFORME DE VISITA
VERSIÓN
02
Página 127
Ingeniero – Ricardo Puello
4. ASEGURAMIENTO Hallazgos
ASEGURAMIENTO
Hallazgos Enero 2010 - Junio 2011
SI NO
Ley 715 de 2001 Ley 1438 de 2011
Decreto 971 de 2011 5 2
Análisis
MODO DE VERIFICACION HALLAZGO
CUMPLIMIENTO
SI NO
Existe la Base de Datos de los afiliados al Régimen Subsidiado
Si es una BD que se encuentra SQL server 2005 y se tiene acceso desde una aplicación web, diseñada
por la secretaria de salud, se debe resaltar que la información contenida en esta base de datos tiene un de mes de atraso con respecto a la BD que esta publicada en la red por el MPS, debido a esto si se requiere una consulta actualizada a la fecha, dicha consulta se realiza también directamente sobre el
FOSYGA con el fin de certificar la actualización de la información, como soporte a este hallazgo se adjunta
el maestro de la BD subsidiado.
X
La ET cuenta con un profesional idóneo y responsable para el manejo de la base de datos de los afiliados al Régimen Subsidiado
Es administrado por el ingeniero Ricardo Puello - planta - técnico administrativo
X
Existen mecanismos que permitan validar información de traslado
Los mecanismos de verificación son las solicitudes que existen entre las EPS de traslados, puesto que estos archivos se colocan en el FOSYGA por FTP,
como modo de verificación se adjuntan imágenes de los archivos puestos por FTP
X
PROCESO COMUN
CÓDIGO
FI-COMU-610224
INFORME DE VISITA
VERSIÓN
02
Página 128
Existen Procedimientos para identificar y validar las novedades de afiliación, ingreso y salida de afiliados por mortalidad, natalidad, cambio etareos y traslados geográficos
Se realizan de acuerdo a lo establecido en la norma, para todos los obligados a reportar información EPS y ET, los procedimientos existentes se encuentran en algunos módulos de la aplicación WEB, como
evidencias se adjuntan unas imágenes de la aplicación donde se reporta nacidos vivos, y
defunciones.
X
Verificar que estén reportado información de los afiliados y de las novedades al Fosyga, a la Superintendencia Nacional de Salud y al Ministerio de Protección Social.
Se está cumpliendo con el envío de las novedades de acuerdo a la norma establecida, para el envío
solo a la SNS, con el fin de evidenciar este reporte se adjunta imagen de los archivos enviados.
x
Verificar si las bases de datos de los municipios de su jurisdicción realizan la validación dentro de los plazos establecidos para el reporte de actualización de novedades de la BDUA.
No aplica debido a que esta ET corresponde al Distrito, y no hay ningún municipio que deba reportar
actualizaciones de novedades a la BDUA X
Verificar que el Ente Territorial contenga una base de datos en el cual se tengan identificados los recursos que el Departamento gira a la Cuenta Maestra de los municipios para la cofinanciación del Régimen Subsidiado y se esté realizando dentro de los 5 primeros días de cada mes
No aplica debido a que esta ET corresponde al Distrito, y no hay ningún municipio a quien deba ser
girado ningún tipo de recursos. X
Conclusiones La secretaria de salud de Cartagena Distrito, cuenta con un sistema de información solido en cuanto a aseguramiento se refiere, permitiéndoles identificar, validar, reportar y analizar toda la información pertinente a los usuarios de este componente. Persona entrevistada Ingeniero – Ricardo Puello
PROCESO COMUN
CÓDIGO
FI-COMU-610224
INFORME DE VISITA
VERSIÓN
02
Página 129
5. RED DE PRESTADORES Hallazgos
RED DE PRESTADORES
Hallazgos Enero 2010 - Junio 2011
SI NO
Ley 10 de 1990 Ley 715 de 2001
Ley 1438 de 2011 Decreto 1011 de 2006
Circular Única SNS
16 4
Análisis.
MODO DE VERIFICACION HALLAZGO
CUMPLIMIENTO
SI NO
El sistema de información cuenta con mecanismos de captura, actualización, disponibilidad de datos, sobre los prestadores de salud.
Existe una aplicación WEB que le permite a los usuarios realizar el proceso de inscripción, reporte
de novedades y les permite realizar vínculo directo a la BD del ministerio, como evidencias de este
hallazgo se ajuntan imágenes donde se muestra la realización de este proceso, o también se puede
ingresar a la intranet de la secretaria de salud donde hay un link que permite el seguimiento de los prestadores de salud del distrito Cartagena.
X
Existen una base de datos de la red de EPS e IPS con identificación de los servicios prestados
Como esta operación se realiza en línea a través de la aplicación WEB con que cuenta la secretaria,
apuntando a la BD del ministerio, la ET garantiza que la información que se encuentra en la página del
ministerio es real, por tanto toda la información de las IPS con sus servicios prestados se encuentran
publicado en la pagina
X
Se cuenta con indicadores de servicio que permita validar la calidad y oportunidad del servicio de las IPS y EPS
Efectivamente a través de la aplicación WEB se pueden validar los indicadores que miden la calidad y oportunidad del servicio de las IPS y EPS, lo cual
se puede evidenciar en la intranet de la secretaría de salud del distrito www.dadiscartagena.gov.co
X
Se cuentan con un Sistema de información que ofrezca los mecanismos para verificar la norma frente a las condiciones de habilitación de las IPS
Este procedimiento se evalúa con el estándar de la norma, o el manual del verificador
X
PROCESO COMUN
CÓDIGO
FI-COMU-610224
INFORME DE VISITA
VERSIÓN
02
Página 130
Verificar el listado de la red de prestadores de acuerdo al nivel de complejidad que le corresponde y servicios ofertados
Hay un listado tipo resumen que se tiene localmente, pero de igual forma se puede verificar en la página
del ministerio, por supuesto a través de la intranet de la secretaria de salud del distrito, la cual se
mantiene actualizada con la red de prestadores y todos sus servicios ofertados.
X
Verificar si existe la base de datos de los Prestadores de Servicios REGISTRO ESPECIAL DE PRESTADORES DE SERVICIOS DE SALUD HABILITADOS.
Si existe y por supuesto se encuentra publicado en la intranet de la ET cuyo vinculo es
www.dadiscartagena.gov.co en el link de red de prestadores, además de la información publicado en la página se lleva un listado en Excel como control
interno de la ET
X
La Entidad Territorial cuenta con un profesional idóneo y responsable para el manejo de la base de datos del Registro Especial de Prestadores
Eubaldo Espitia - planta- Profesional Especializado X
Se realizan cruces entre la Base de Datos del registro Especial de Prestadores de servicios de Salud con la Base de Datos de Ministerio de la Protección Social
Este procedimiento ya no se realiza debido a que la información se encuentra directamente en la base de datos del MPS, es decir toda actualización de la Red de Prestadores se ejecuta a través de la aplicación web de la secretaria modificando la base de datos
del ministerio.
X
El Sistema de Información permite la asignación y validación del código de un prestador nuevo y existen los controles para evitar duplicidad.
Si, la misma aplicación web valida el número del nit y no permite otro igual, lo que garantiza que no hay
duplicidad de código y la asignación de uno nuevo, como evidencia de esto se realizaron pruebas sobre
la misma aplicación, se adjuntan imágenes.
X
Verificar que el Sistema de Información permita la actualización mensual de la información sobre la oferta real disponible en su jurisdicción y que cada tres meses los primeros 5 días hábiles se trasmita la información al Ministerio de Protección Social.
La información de novedades y cualquier otro tipo de modificación realizada en la red de prestadores
es cargada en línea, debido a que así está diseñada la aplicación que apunta directamente a la base de datos del ministerio, por tanto no hay necesidad de trasmitir información al MPS, se adjuntan imágenes
donde se evidencia este hallazgo, o se puede contactar directamente en la página
www.dadiscartagena.gov.co
X
PROCESO COMUN
CÓDIGO
FI-COMU-610224
INFORME DE VISITA
VERSIÓN
02
Página 131
El Sistema de Información ofrece el soporte para administrar los procesos de Sistema de Referencia y Contrarefencia (Incluya inventario de transporte, comunicaciones, procesos, formatos, bitácoras, etc.)
La aplicación web no soporta la administración de los procesos de Referencia y Contrareferencia, sin
embargo se realiza a través de un libro en Excel, que les permite el control de los procedimientos
realizados para tal fin. Este proceso es administrado por el Dr. Ricardo Romero, para efectos de evidencia
se adjunta el archivo de control.
X
Cuenta con una base de datos histórica y actualizada de la red de prestadores de servicios de su jurisdicción
A través de la aplicación web se puede evidenciar el histórico actualizado de todos los prestadores de servicios con que cuenta el distrito Cartagena y el link de verificación es www.dadiscartagena.gov.co
X
Se cuentan con un Sistema de Información que ofrezca los mecanismos para verificar la norma frente a las condiciones de habilitación de las IPS
El sistema de información NO ofrece los mecanismos para la verificación de la norma, por tanto este proceso es realizado manualmente a
través del manual del estándar.
X
Verifique que el Sistema de Información permita el registro de las actuaciones de Inspección, Vigilancia y Control para la validación de los prestadores no habilitados
En la aplicación web de la secretaría de salud que accede a la base de datos del ministerio se
encuentran todos los servicios que permite ver el registro de las actuaciones de inspección, vigilancia y control para la validación de los prestadores, como
soporte documental se puede ingresar a www.dadiscartagena.gov.co
X
Verificar que el Sistema de Información realice el reporte de la visitas de Verificación de Condiciones de Habilitación al Ministerio de la Protección Social. Dentro de los 5 primeros días de cada mes
Como el sistema de información existente para este componente es una aplicación web ligada
directamente a la base de datos del ministerio aún no se evidencia el reporte de las visitas de
verificación de habilitación.
X
La Entidad Territorial cuenta con un responsable para el manejo de la base de datos de las visitas de verificación de condiciones de habilitación de los prestadores inscritos en el Registro Especial de Prestadores de su jurisdicción
María Paulina Osorio - Directora Operativa de Vigilancia y Control - Eubaldo
X
Verificar el reporte de envío del Archivo 526 a la Superintendencia Nacional de Salud a través de la Circular Única
Se está realizando de acuerdo a lo contemplado en la norma, como evidencia se adjunta el archivo
dentro el soporte documental X
PROCESO COMUN
CÓDIGO
FI-COMU-610224
INFORME DE VISITA
VERSIÓN
02
Página 132
Se encuentra sistematizado el censo de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud obligadas a establecer un Plan de Mantenimiento Hospitalario y plan seguimiento cada una de las IPS.
Teniendo en cuenta que la ET visitada es el Distrito de Cartagena el cual solo tiene al Hospital
Universitario del Caribe, y el Maternidad Rafael Calvo de Cartagena de indias, no tienen
sistematizado el censo de las instituciones prestadoras de servicios de salud.
X
La Entidad Territorial cuenta con un responsable para el manejo de la base de datos del Plan de Mantenimiento Hospitalario y Plan de Seguimiento de cada una de las IPS
María Paulina Osorio - Directora Operativa de Vigilancia y Control - Ing. Alberto Hernández
X
Verificar el reporte de envío de los Archivo 524 y 525 a la Superintendencia Nacional de Salud a través de la Circular Única
Estos archivos se encuentran en la ET pero la plataforma web de la SNS no les permite subir estos
archivo, debido a que ellos son distrito y la plataforma aplica solo para departamental, sin
embargo están realizando la operación referente a la macroproceso de habilitación, y como evidencia se
adjuntan los archivos en soporte documental
X
Conclusiones Existe una aplicación WEB con vínculo a la base de datos del ministerio, lo cual facilita la administración de la información de la RED de Prestadores, agilizando los procesos y procedimiento tramitados en esta área. Persona entrevistada Profesional Esp. María Paulina Osorio - Eubaldo Espitia
6. TECNOLOGIA BIOMEDICA Hallazgos
TECNOLOGIA BIOMEDICA
Hallazgos Enero 2010 - Junio 2011
SI NO
Resolución 434 de 2009
4 3
PROCESO COMUN
CÓDIGO
FI-COMU-610224
INFORME DE VISITA
VERSIÓN
02
Página 133
Análisis.
MODO DE VERIFICACION HALLAZGO
CUMPLIMIENTO
SI NO
Existe una Base de Datos para la administración y control de los equipos de Tecnología Biomédica
Existe una tabla en Excel donde se tiene todo lo relacionado al inventario de los equipos biomédicos que están bajo la supervisión la secretaria de salud del distrito, como evidencia se adjunta el archivo en
soporte documental.
X
La Entidad Territorial cuenta con un responsable para el manejo de la base de datos de los equipos de Tecnología Biomédica
Ing. Biomédico - Alberto Hernández Ricardo – Contrato
X
Verificar el envió del Archivo 043 a la SNS sobre el seguimiento a la tecnología biomédica y verificar si el estado del envió fue exitoso
Se están realizando exitosamente y se adjunta el archivo enviado, una vez verificado el envío del mismo. Ver archivo como soporte documental
X
Existen mecanismos de control que permitan garantizar que la información enviada a la SNS al INVIMA y al MPS sea la misma.
No existe mecanismo de control que valide este proceso y de hecho solo están enviando información a la SNS, es decir no realizan ningún tipo de envío
de información al INVIMA ni al MPS.
X
Existe un Sistema de Información que permita el Registro de la hoja de ruta de cada equipo, cuales están en procesos de próximo vencimiento para solicitar la autorización de cambio, cuales equipos están en mantenimiento, cuales en demostración, cuales con garantía del fabricante.
La ET No cuenta con un sistema de información para este fin, pero se realiza exitosamente de
manera manual llevando el registro en físico para cada uno de los equipos biomédicos a cargo de la secretaria de salud, como soporte documental se
adjunta una imagen de un procedimiento realizado.
X
PROCESO COMUN
CÓDIGO
FI-COMU-610224
INFORME DE VISITA
VERSIÓN
02
Página 134
Validar que el Sistema controle las Pólizas que por calidad tenga cada equipo excepto los de demostración debe tener una copia.
No hay un sistema de información para la administración de la tecnología biomédica a cargo de la secretaria de salud, por tanto no se pueden controlar las pólizas por calidad de los equipos, además las pólizas d cada uno de estos equipos
reposan en manos de las EPS, por tanto lo que se hace por parte del funcionario de la secretaria de salud, es chequear que la póliza este vigente al
momento de la visita de mantenimiento.
X
Verifique que el Sistema de Información ofrezca mecanismos para el envió anual a la Dirección General de Desarrollo de la Prestación de Servicios de Salud del Ministerio de Salud, información sobre el resultado de su gestión en materia de control y vigilancia sobre evaluación de tecnología biomédica.
No existe un sistema de información para la administración de la tecnología biomédica a cargo
de la secretaria de salud, por esta razón no se puede ofrecer mecanismos para el envío de la información
a la dirección general.
X
Conclusiones Aunque no existe un sistema de información para la administración de los equipos biomédicos, se tienen archivos magnéticos que facilitan el uso de la información y la gestión frente al seguimiento de la tecnología biomédica correspondiente a la secretaria de salud de Cartagena distrito. Persona entrevistada Ing. Biomédico - Alberto Hernández Ricardo
7. AUTORIZACIONES DE SERVICIOS Hallazgos
AUTORIZACIONES DE SERVICIOS
Hallazgos Enero 2010 - Junio 2011
SI NO
Ley 715 de 2001 1 5
PROCESO COMUN
CÓDIGO
FI-COMU-610224
INFORME DE VISITA
VERSIÓN
02
Página 135
Análisis.
MODO DE VERIFICACION HALLAZGO
CUMPLIMIENTO
SI NO
El Sistema de información permite el control de la administración de autorizaciones a los usuarios y la prestación del servicios no POS a cargo de la Entidad Territorial
La Secretaria de Salud del distrito Cartagena no cuenta con un sistema de información para el
manejo de autorizaciones de servicios, por tanto no hay una administración automatizada de las autorizaciones a los usuarios, sin embargo el
proceso, se realiza de una forma manual a través de tablas en Excel, y para lo cual diseñaron un formato de facturación física y posteriormente se digitaliza en Excel, como evidencia de este hallazgo se adjunta
el formato en Excel.
X
La Entidad Territorial cuenta con un responsable para el manejo de la base de datos de las autorizaciones a los usuarios y la prestación de servicios NO POS
No existe una base de datos para el manejo de las autorizaciones a los usuarios, pero este proceso es
realizado por el Dr. Ricardo Romero X
El Sistema de Información controla las autorizaciones de servicios a los usuarios frente a los servicios cobrados por las IPS
No existe sistema de información que controle las autorizaciones de servicios, sin embargo existe una tabla en Excel donde se registra o lleva el control de las autorizaciones de servicios frente a los servicios cobrados, con el fin de evidenciar el tema se adjunta
dicha tabla en el soporte documental.
X
Existen indicadores automatizados que permitan medir la oportunidad en la generación de las autorizaciones, frente a la prestación real del servicio
No se evidencia ningún sistema de información referente al tema de autorizaciones de servicios por tanto, No hay indicadores automáticos que permitan
medir la oportunidad en la generación de dichas autorizaciones.
X
Se cuenta con estadísticas que permitan medir cantidad, frecuencia y costos de las autorizaciones por patologías, y grupos etareos
Al no existir el sistema de información en el componente de autorizaciones no hay forma de
llevar estadísticas en el proceso de autorización, sin embargo a partir de la auditoria se puede medir
cantidad, frecuencia y costo de las autorizaciones; en el soporte documental se evidencia este hallazgo.
X
El Sistema de Información ofrece los mecanismos para el control y evaluación del costo de las autorizaciones por medicamentos
La tabla que se tiene en Excel, para este proceso, no les permite realizar ninguna transacción de control y
evaluación del costo de las autorizaciones. X
PROCESO COMUN
CÓDIGO
FI-COMU-610224
INFORME DE VISITA
VERSIÓN
02
Página 136
Conclusiones No existe un sistema de información para la administración de datos en autorización de servicios, lo que dificulta cualquier gestión que busque generar mecanismo de control sobre las autorizaciones. Persona entrevistada Doctor. Ricardo Romero
8. CUENTAS MEDICAS Hallazgos
CUENTAS MEDICAS
Hallazgos Enero 2010 - Junio 2011
SI NO
Ley 715 de 2001
0 6
Análisis.
MODO DE VERIFICACION HALLAZGO
CUMPLIMIENTO
SI NO
Existe un Sistema de Información que permita la radicación de cuentas médicas
La Secretaria de Salud del Distrito No cuenta con Sistema de Información definido para la
administración de Cuentas Medicas, por tanto este procedimiento se está realizando a través de
documentos en Word y tablas en Excel, con el fin de evidenciar este hallazgo se adjuntan archivos en el
soporte documental.
x
La Entidad Territorial cuenta con un responsable para el manejo de la base de datos de Cuentas Médicas
Los archivos existentes relacionados a Cuentas Medicas son administrados por el Dr. Ricardo
Romero x
Cuenta con un sistema de auditoria para el manejo de las cuentas médicas
No existe un sistema de información definido como tal, sin embargo con los archivos existentes en Excel
se lleva un control de las auditorias de cuentas medicas
X
El sistema permite administrar y controlar el pago de las autorizaciones médicas
No existe un Sistema de Información que administre y controle el pago de las autorizaciones médicas, sin
embargo el archivo que existe en Excel lleva un control de dichos pagos pero mes a mes de cada
uno de ellos.
X
PROCESO COMUN
CÓDIGO
FI-COMU-610224
INFORME DE VISITA
VERSIÓN
02
Página 137
El Sistema de Información permite el cumplimiento de tiempos de radicación conforme a la norma
No existe un sistema de información para el manejo de cuentas médicas, por tanto no se puede
evidenciar el cumplimiento de los tiempos de radicación conforme a la norma, sin embargo comentan que las clínicas están cumpliendo,
llevando el control en físicos a través de documentos en Word y tablas de Excel, pero no fue posible
evidenciar estos controles.
X
El sistema de información permite relacionar la respuesta a una glosa con la factura original
Como no existe un sistema de información integral para el manejo de autorizaciones y cuentas médicas, el tema de glosa es manual controlado por tablas de Excel, en soporte documental se adjunta el archivo que permite evidenciar la respuesta a una glosa.
X
Conclusiones La Secretaria de Salud No cuenta con un sistema de información para la administración de cuentas médicas, dificultándose todo el proceso de autorización y radicación de las cuentas, sin embargo existe archivos magnéticos que ayudan al control de la gestión de las cuentas. Persona entrevistada Dr. Ricardo Romero
9. CONTRATACION Hallazgos
CONTRATACION
Hallazgos Enero 2010 - Junio 2011
SI NO
Ley 715 de 2001
0 3
Análisis.
MODO DE VERIFICACION HALLAZGO
CUMPLIMIENTO
SI NO
Existe un Sistemas de Información que permite la administración y seguimiento de los contratos de prestación de Servicios no POS con las IPS
La Secretaria de Salud del Distrito Cartagena No cuenta con un Sistema de Información para la
administración y seguimiento de los contratos de prestación de servicios, por tanto se encuentra como
hallazgo que se están realizando manualmente a través de la interventoría, pero de igual forma no
hay un soporte que lo evidencie de así.
X
PROCESO COMUN
CÓDIGO
FI-COMU-610224
INFORME DE VISITA
VERSIÓN
02
Página 138
La Entidad Territorial cuenta con un responsable para el manejo de la base de datos de los contratos celebrados por el Ente Territorial
El responsable del componente es el Dr. Ricardo Romero
X
El software cuenta con el sistemas de alarma que indique el vencimiento de los contratos
La Secretaria de Salud del Distrito Cartagena No cuenta con un Sistema de Información para la
administración y seguimiento de los contratos de prestación de servicios, por consiguiente No existen alarmas que indiquen el vencimiento de los mismos.
X
Conclusiones La Entidad Territorial no cuenta con ningún sistema de información y/o aplicación que les permita la administración de los contratos de prestación de servicios. Persona entrevistada Dr. Ricardo Romero
10. SISTEMAS DE INFORMACION PARA LA CALIDAD Hallazgos
SISTEMAS DE INFORMACION PARA LA CALIDAD
Hallazgos Enero 2010 - Junio 2011
SI NO
Decreto 1011 de 2006
0 1
Análisis
MODO DE VERIFICACION HALLAZGO
CUMPLIMIENTO
SI NO
Existe un software y Base de Datos documentado e implementado para la calidad
La Secretaria de Salud del Distrito Cartagena No cuenta con un Sistema de Información implementado
para la administración de la Calidad X
Conclusiones La Entidad Territorial no cuenta con ninguna aplicación que permita la administración de los sistemas de información para la calidad.
PROCESO COMUN
CÓDIGO
FI-COMU-610224
INFORME DE VISITA
VERSIÓN
02
Página 139
Persona entrevistada Ingeniero – Rubén Grau
11. ATENCION A USUARIOS Hallazgos
ATENCION A USUARIOS
Hallazgos Enero 2010 - Junio 2011
SI NO
Decreto 1757 de 1994
0 1
Análisis
MODO DE VERIFICACION HALLAZGO
CUMPLIMIENTO
SI NO
Existe un software que permita la administración y control de la recepción de llamadas para la atención del usuario
La Secretaria de Salud del Distrito de Cartagena No cuenta con un Sistema de Información que les permita administrar la recepción de llamadas referente a la atención a usuarios, la persona
encargada de este componente es la Dr. Edna Margarita Romero Rasero - Líder Participación
Social y Atención al Usuario
X
Conclusiones La Entidad Territorial no cuenta con ningún sistema de información y/o aplicación que les permita llevar un control en la recepción de llamadas. Persona entrevistada Dr. Edna Margarita Romero Rasero
12. TUTELAS Hallazgos
TUTELAS
Hallazgos Enero 2010 - Junio 2011
SI NO
Circular Única SNS
0 2
PROCESO COMUN
CÓDIGO
FI-COMU-610224
INFORME DE VISITA
VERSIÓN
02
Página 140
Análisis.
MODO DE VERIFICACION HALLAZGO
CUMPLIMIENTO
SI NO
Existe un software que permita el control de las tutelas
La Secretaria de Salud del Distrito de Cartagena No cuenta con un Sistema de Información que permita la administración de las tutelas, sin embargo se están apoyando con el software de documentación sigOb,
el cual les permite que una vez se registren se informa en línea al abogado encargado, con el fin de
tramitología a la misma; como soporte documental se adjuntan imágenes de la lista de tutelas.
X
Se cuenta con software que permita la administración de las tutelas con control de alarmas para el vencimiento de términos
El software de documentación SigOb les permite establecer alertas para el vencimiento de términos, se anexa en soporte documental un archivo donde
se registra todas las tutelas asistidas por la Secretaria de Salud.
X
Conclusiones Aunque no existe un sistema de información para el manejo de las tutelas, hay pro actividad por parte de los funcionarios de la secretaria de salud para administrar la información referente a las tutelas. Persona entrevistada Ingeniero – Rubén Grau
13. PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS Hallazgos
PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS
Hallazgos Enero 2010 - Junio 2011
SI NO
Articulo 6 Decreto 1757
Circular Única SNS 0 2
PROCESO COMUN
CÓDIGO
FI-COMU-610224
INFORME DE VISITA
VERSIÓN
02
Página 141
Análisis.
MODO DE VERIFICACION HALLAZGO
CUMPLIMIENTO
SI NO
Existe un módulo que controle la radicación de quejas y respuestas a las mismas
No hay una aplicación que permita el control y radicación de quejas, sin embargo existe un formato
físico donde se registran y una vez registrada se envían a cada una de las dependencias o
componentes y de esta forma se lleva un control de las mismas; como soporte documental se adjunta el
formato de radicación de la queja.
X
Existe un Sistema de Información que genere estadísticas mensuales del número de peticiones de Queja y Reclamos por Aseguramiento, prestación del servicio, deficiencias administrativas o seguimiento a tutelas
La secretaria de Salud del Distrito de Cartagena No cuenta con un Sistema de Información que les permita administrar la radicación de Peticiones Quejas y Reclamo, por tanto no hay forma de
generar estadísticas o seguimiento a dichas quejas.
X
Conclusiones Aunque no existe un sistema de información para el control de datos de peticiones quejas reclamos, existen un control manual a través de formatos en Excel que facilita el registro de estos datos. Persona entrevistada Ingeniero Rubén Grau
14. SISTEMA DE INFORMACION ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO Hallazgos
SISTEMA DE INFORMACION ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
Hallazgos Enero 2010 - Junio 2011
SI NO
Ley 715 de 2001 Ley 1122 de 2007 Ley 1438 de 2011
9 0
PROCESO COMUN
CÓDIGO
FI-COMU-610224
INFORME DE VISITA
VERSIÓN
02
Página 142
Análisis.
MODO DE VERIFICACION HALLAZGO
CUMPLIMIENTO
SI NO
El sistema cuenta con todos los módulos que permiten apoyar las actividades operativas de la administración.
El componente Administrativo y Financiero de la Secretaria de Salud del Distrito Cartagena, es administrado desde la Alcaldía Municipal por un sistema de información que se llama PREDIS, el cual esta soportado en el motor de BD de ORACLE, y esta aplicación maneja todo el sistema contable, presupuestal y financiero del municipio de Cartagena y dentro de este se encuentra la Secretaria de Salud del Distrito, de acuerdo a esto los módulos que apoyan las actividades operativas de la administración en la Secretaria de Salud son: PRESUPUESTO, PAGADURÍA, PAC, SEGUIMIENTO DE CUENTAS, SISTEMA DE GESTIÓN DE TRANSPARENCIA DOCUMENTAL. Como soporte documental se adjuntan algunas imágenes donde se evidencia el flujo de algunos módulos.
X
Mantiene separados los sistemas contables y los presupuestos con los de los prestadores de servicios de salud que integran su red
Debido a que es un Sistema Integral para la Alcaldía este solo presta apoyo en los procesos administrativos y financieros inherentes a la Secretaria de Salud, y para efectos de los reportes de compromisos de una disponibilidad, no marca los registros anulados, ni afecta la sumatoria del mismo compromiso.
X
El Software es totalmente integrado en línea y tiempo real de tal forma que garantice tener Información al día y de manera exacta.
El Sistema de Información se encuentra centralizado en un único motor de base de datos, así como en un único servidor de aplicaciones garantizando la transaccionalidad del proceso, con el fin de brindar una información al día y exacta
X
Permite la integración y optimización de todos los procesos
El sistema de Información PREDIS garantiza la integración y optimización de cada uno de los
procesos. X
El sistema esta parametrizado con todas las normas legales vigentes y tarifas vigentes.
Sistema de Información se encuentra parametrizado con las tarifas vigentes legales de acuerdo a la norma, y además brinda la posibilidad de ser nuevamente parametrizado si así se requiere.
X
PROCESO COMUN
CÓDIGO
FI-COMU-610224
INFORME DE VISITA
VERSIÓN
02
Página 143
Permite el seguimiento completo a un proceso.
Se puede evidenciar en el sistema de información que hay continuidad en cada uno de los procesos
ejecutados, como hallazgo se adjuntan unas imágenes donde podemos observar el seguimiento a un certificado de disponibilidad desde su ejecución
hasta la generación del reporte.
X
Permite el manejo financiero de la organización con reportes específicos y oportunos.
A través del sistema de información administrativo se puede generar reportes oportunos y específicos de acuerdo a lo requerido en cada uno de los procesos
financieros
X
Genera reportes con cifras e indicadores de gestión.
El sistema de Información PREDIS permite generar los reportes con cifras e indicadores de gestión,
como hallazgo se adjunta un reporte en PDF donde se muestra dichos indicadores.
X
El Sistema permite realizar Inteligencia de Negocios.
A través de los reportes de gestión que son emitidos por el sistema de información, se podría entrar a
realizar inteligencia de negocio, pero es una función que no está siendo utilizada para secretaria de salud.
X
El sistema emite informes de acuerdo a reglamentación del Ministerio de Protección Social
Los informes generados por el sistema de información financiero se encuentran de acuerdo a lo
reglamentado por el MPS, debido que el sistema como tal esta parametrizado por las normas vigentes
legales.
X
Conclusiones El componente administrativo y financiero de la secretaria de salud de Cartagena Distrito, es administrado por un sistema de información integral desde la alcaldía municipal, el cual se encuentra soportado en una base de datos robusta garantizando la integración, optimización y actualización de los datos. Persona entrevistada Ingeniero – Jorge Botello
PROCESO COMUN
CÓDIGO
FI-COMU-610224
INFORME DE VISITA
VERSIÓN
02
Página 144
3.6.2. CONCLUSIONES GENERALES TECNOLOGIA DE LA INFORMACION
No existe un sistema de información integral donde se consolide toda la información concerniente a la secretaria de salud de Cartagena Distrito.
Los componentes RED DE PRESTADORES y ASEGURAMIENTO, cuentan con sistemas de información sólidos y confiables, que le permiten la administración de la información, agilizado los procesos y procedimiento que se deban realizar en las áreas.
Las áreas de AUTORIZACIONES y CUENTAS MEDICAS, no cuentan con un sistema de información, lo que les dificulta la administración de los procesos arriesgándose a la perdida de información.
El componente Administrativo y Financiero de la secretaria de salud es administrado por un sistema de información integral desde la Alcaldía Municipal de Cartagena.
No existe una estrategia de backup de la información de las aplicaciones y/o software con que cuenta la secretaria de salud.
3.6.3. RECOMENDACIONES GENERALES TECNOLOGIA DE INFORMACION
La Secretaria de Salud de Cartagena Distrito, debe enfilar sus esfuerzos a obtener un sistema de Información Integral que les permita consolidar toda la información de cada uno de sus componentes, para una administración eficiente, segura y actual de todos sus datos.
Implementar un Sistema de Información Integral que permitir observar la trazabilidad
en los procesos de Autorizaciones, Radicación y Auditoria de Cuentas Médicas.
Definir estrategias de Backups y custodiar la información a través de un tercero.
PROCESO COMUN
CÓDIGO
FI-COMU-610224
INFORME DE VISITA
VERSIÓN
02
Página 145
FIRMA DE AUDITORES
Por la universidad
____________________________ _______________________
Leonardo Barón Martha Elena Torres
Coordinador técnico de Visita Auditor
_____________________________ ___________________________
Magda Rivas Lady Milena García Quevedo
Auditor Auditor
_____________________________ Geovany Javier Portillo Auditor Por la superintendencia Nacional de Salud _____________________________ José Hebert Jaime Rivera