3. ÁREA DE ESTUDIO No. 3GESTION DEL PROYECTO

3.1.c. GERENTE DE PROYECTO

Manta-Ecuador2013

Ing. José Antonio Bazurto Roldán, MBA/EFDGM&EP/EDCC

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Qué es un Gerente de

Proyectos?

A. Responsabilidad y autoridad

B. Roles técnicos

C. Roles de gestión

D. Puede un gerente de proyecto,

que no es técnico, tener éxito?

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Desea ser un gerente de proyecto?

• Prefiere tareas administrativas o técnicas?

• Le molesta ser culpado por los fracasos de otras

personas?

• Puede usted subordinar su ego?

• Confía usted en otras personas?

• Prefiere usted trabajar sólo o con otras personas?

• Puede usted trabajar con personas que no son de

su agrado?

• Le produce satisfacción el trabajo hecho por otras

personas?3/31

Planificando su proyecto

A. La importancia de la planificación

B. Metas vs. Objetivos vs. Prioridades

C. Cómo una buena planificación puede

minimizar una crisis

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Elementos de un buen programa de trabajo

(o programa de manejo del proyecto)

• Qué se debe hacer?

• Cuándo se deberá hacer cada tarea?

• Quién hará cada tarea?

• Cuánto costará cada tarea?5/31

Preparando las listas de Tareas

• Manténgala simple

• Definir qué, no cómo.

• Las mismas tareas para alcance,

cronograma y presupuesto.

• Enumerar todas las tareas que afectan el

cronograma

• Incluir el manejo del proyecto como tarea

separada6/31

Preparación del Presupuesto

• Costos directos

• Costos Indirectos

• Utilidad

• Factor Multiplicador

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Cuatro formas de

Presupuestar un Proyecto

• Base cero

• Hacia abajo

• Precio unitario

• Categoría de empleo

Manera de Definir la

Manera de Pago

• Presupuesto del Proyecto

• No exceder el Monto

• Máximo garantizado

• Precio fijo

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Problemas comunes en

Presupuestar1. No correlacionar presupuesto y

alcance

2. No presupuestar manejo del proyecto

3. No hacer las correcciones por tareas

no presupuestadas.

4. No presupuestar actividades al cierre

del contrato10/31

EFECTOS DEL PROCESO

DE LICITACIÓN•La licitación reduce los costos de ingeniería

•Los costos reducidos estimulan cortes en el alcance

•Los cortes pueden incrementar los costos de construcción y/o de operación y mantenimiento.

•Un aumento en los costos de construcción y/o de operación y mantenimiento invalida cualquier ahorro en honorarios de ingeniería.

•Los costos de ingeniería total son usualmente menores que el 2 % de los costos del sistemas durante el período de diseño.11/31

PLANES DE MANEJO

PARA GRANDES

• Nivel 1 - Hitos

• Nivel 2 - Control del Proyecto

• Nivel 3 - Control de Disciplina

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HITOS PARA UN

PROYECTO DE DISEÑO

• Finalizar el documento de Criterio de Diseño

• Finalizar el Informe de Bases de Diseño

• Presentación del 30% de Diseño

• Presentación del 60% de Diseño

• Emitir documentos para propuestas

• Adjudicar el control de construcción

Actividades de Disciplina y Control

(Diseño del Proceso Mecánico)

•Caracterización del agua residual

•Selección de las unidades del proceso (diagrama de flujo del proceso)

•Medición de las unidades de proceso

•Elaboración del balance de flujo/material

•Preparación del P&ID´s inicial

•Selección del equipo principal

•Desarrollo del perfil hidráulico

•Gráficos del trazado del proceso mecánico

•Entubado de mayor tamaño

•Selección de bombas, ventiladores y compresores

•Medición de tuberías menores

•Preparación de especificaciones del equipo

•Preparación de especificaciones de construcción

•Obtención de estimados de costos de los vendedores14/31

CRONOGRAMA DEL PROYECTOMétodos

Errores comunes

• No considerar el tiempo para hacer los cambios

fiscales

• No anticipar el tiempo para las actividades no

técnicas finales

• No anticipar el impacto de otros proyectos en el

trabajo

• No considerar el período de holgura15/31

PERFIL DE INVERSIONES

• Basado en una distribución

uniforme de gastos durante la

duración de cada tarea

•Acumula los gastos durante la

elaboración del proyecto

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ORGANIZANDO SU EQUIPO

A. Su equipo interno

B. Firmas externas y subcontratistas

C. Firmas de gerenciamiento de proyectos

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PROBLEMAS MÁS

COMUNES EN DELEGAR

Dificultad en asumir la

responsabilidad de otros

“Lo que yo haría” como una norma

para otros

Inhabilidad para mantener el

control18/31

QUE DEBE DELEGAR1. Tareas que se pueden asignar temporalmente

2. Tareas de investigación y recopilación de datos

3. Preparación de borradores de material escrito, tales como informes, reportes políticas y procedimientos.

4. Análisis de problemas y posibles soluciones

5. Tareas rutinarias

6. Recolección de datos para los reportes y/o presentaciones

7. Tareas que implicarán un reto para el subordinado

8. Tareas que se evalúan la habilidad de subordinado en áreas de responsabilidad específica.

9. Asignación de trabajo por pequeñas unidades de

responsabilidad y funciones.19/31

PASOS PARA DELEGAR MEJOR

1. Definir claramente el producto

2. Acordar el enfoque

3. Acordar la fecha de culminación

4. Acordar el nivel de esfuerzo

5. Establecer el mecanismo de control

apropiado

6. Esperar que el producto sea 30% diferente y

10% erróneo

7. Dar crédito cuando el crédito es merecido20/31

COMO PERMANECER EN CONTROL

• En nivel apropiado de control

• Revisión de Hitos

• Realizando las rondas

• “Si no está por escrito, no se hará“

CONTROL DEL PROYECTO

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MÉTODOS IBSM PARA MONITOREAR

PRESUPUESTOS Y PROGRAMAS

1. Preparar previsión de gastos (progreso)

2. Estimar progreso en cada tarea

3. Computarizar el progreso general

4. Estimar costos reales

5. Programa - paso 1 vs Paso 3

6. Presupuesto = paso 3 vs paso 422/31

Gestión de Tiempo

MEJOR COMUNICACIÓN SIGNIFICA

MEJORES RESULTADOS

DEL PROYECTO

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FORMAS DE COMUNICACIÓN

A. Las tres formas de comunicación

B. Usando el lenguaje corporal

C. Usando el refuerzo para asegurar

que su mensaje llegue

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ESCRIBIENDO CARTAS Y MEMOS

MAS EFECTIVAMENTE

1. Estilo formal vs directo

2. La carta/memo de tres párrafos

3. La post data

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Estilo Formal vs. Estilo Directo

ESTILO FORMAL

Los datos proporcionados

mediante el examen directo de

las muestras bajo el lente del

microscopio resultan

insuficientes para el propósito

de realizar una adecuada

identificación de la sustancia.

“Soy de la opinión que

basado en los datos no es

una conclusión injustificada

el decir que.... “

ESTILO DIRECTO

No podemos decirles de los que

está hecho sólo con mirarlo bajo un

microscopio

“Yo creo que....”

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ESCUCHANDO MÁS

EFECTIVAMENTE1. No interrumpir a la persona que está hablando

2. Resistir el pensar “tangencialmente”

3. Sumarizar periódicamente

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SALIENDO DE LOS PROBLEMAS

A. El problema:

B. Qué opciones tenemos?

C. Eliminando las opciones contraproducentes

D. Analizando aquellas que quedan

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1. Esperar 5 minutos

2. Definir el problema e identificar alternativas

3. No echar la culpa

4. Tomar acciones positivas y autoritativas

5. Evaluar resultados

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USANDO LO QUE HA APRENDIDO

A. Lo que ha abarcado este programa

B. Implementando este Programa

• Revisar el cuaderno de trabajo

• Adicionar la lista de implementación

• Probar cosas por uno mismo, primero, luego

decírselos a los otros

• Observar gerentes con éxito

• Almuerzos informales

• Suscribirse a un periódico

USANDO LO QUE HA APRENDIDO

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- GRACIAS -

Contacto ponente

Ing. José Antonio Bazurto Roldán, MBA/EFDGM&EP/EDCC

bazurto.jose@gmail.com

Manta – Ecuador

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