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Manual de Implementación de un SGPVersión 1.2011

MANUAL DE IMPLEMENTACION DE UN SGP

OBJETIVO: Apoyar y dirigir los pasos que una organización debe adelantar para implementar un SGP en su red vial.

ETAPAS DE IMPLEMENTACIÓN

Es importante como paso inicial, para la implementación de un SGP, evaluar y analizar la factibilidad técnico-económica y establecer un programa tentativo para su desarrollo e implementación Para ello es necesario que se definan los alcances a corto y mediano plazo. Debe tenerse presente la conveniencia de implementar un SGP por etapas, para extenderlo gradualmente a la red, una vez que la prueba inicial haya sido validada.

Adicionalmente, el sistema debe estar documentado de manera clara y precisa con la finalidad de facilitar su comprensión de tal forma que su implementación sea conceptualmente correcta. El personal asignado a su desarrollo e implementación debe entender el objetivo buscado y apoyarse o asesorarse en forma eficiente, para ello es necesario establecer un soporte documental de apoyo para los diferentes pasos y etapas requeridos.

En las guías de implementación de sistemas se considera 3 fases esenciales.

Fase 1: DocumentaciónConsiste en plasmar en una serie de documentos (procedimientos e instructivos) con adecuado nivel de detalle, las actividades a llevar a cabo en la organización.

Estos documentos describen como se realiza una determinada actividad, las responsabilidades de las personas implicadas y los resultados esperados.

Fase 2: ImplementaciónConsiste en comprobar que se cumple lo indicado en los documentos, y en

corregir y adaptar los procesos y documentos, de tal forma que no haya diferencia entre lo escrito y lo ejecutado.

Fase 3: Verificación y prueba En esta etapa final, se realiza una verificación de que todo se ejecuta según los documentos. Consiste en una prueba general de todo el sistema, y validación de

resultados.

Para la implementación de un SGP en una red vial deben adelantarse las distintas etapas que se indican a continuación:

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Es necesario planificar cuidadosamente la implementación. En este sentido los siguientes aspectos son de interés, para mejorar la eficiencia y reducir costos:

Diagnóstico previo: como punto de partida es conveniente efectuar una auto evaluación de la gestión que se adelanta. Lo que incluye:

(a) un análisis del estado actual de gestión y el establecimiento de las primeras líneas de actuación, (b) identificación de fortalezas y puntos débiles de la organización y (c) propuesta de mejoras en función de los objetivos.

Compromiso de la dirección: La fase de diagnóstico debe ir seguida de la definición de políticas y objetivos. La Organización debe considerar las exigencias de los usuarios y plasmarlas en un documento que especifique los compromisos como prestador de un servicio.

Además son relevantes los siguientes aspectos: Debe existir un compromiso formal de la alta gerencia respecto a la

implementación del SGP. Es recomendable la contratación de un consultor. Definir políticas claras y factibles.

Organización del Proyecto: Como todo proyecto empresarial debe haber una planificación previa de las distintas actividades para lograr la implementación y posterior evaluación del SGP, considerando los siguientes pasos:

Designar un responsable dentro de la organización. Es importante que este tenga los siguientes atributos:

o autoridad dentro de la organización o capacidad de comunicación y motivación personal, o buen conocimiento de la organización en aspectos

administrativos, operativos y técnicos o disponibilidad de tiempo

Establecer un cronograma de actividades que permita hacer seguimiento al proceso de implementación.

Designar equipo de apoyo.

Información al Personal: Para el éxito del proyecto, es imprescindible la colaboración de todo el personal de la organización. Sin este apoyo el proyecto puede estar condenado al fracaso, requerir excesivo tiempo y perder objetividad e interés lo que dificulta lograr las metas establecidas. De aquí la importancia de informar a todos los niveles de la organización y establecer la participación y grado de compromiso de cada uno.

Equipo Directivo: Como se indicó es relevante que la alta gerencia comprenda y apoye decididamente la implementación del SGP y la

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importancia de su papel en el éxito del mismo. Asimismo la alta gerencia debe ser informada –periódicamente- de los avances y logros con la finalidad de mantener el compromiso de apoyo.

Niveles intermedios: La información para estos niveles debe provenir directamente de la alta gerencia y del responsable de implementación.

Niveles de apoyo: La información debe venir del responsable de implementación y de los niveles intermedios.

Es relevante que el personal esté bien informado, perciba el apoyo de la alta gerencia, y disponga de la formación adecuada para adelantar con éxito la implementación. Deben planificarse talleres o cursos para cubrir aquellas actividades que deban reforzarse. La Dirección debe comunicar al personal, en forma didáctica y sencilla, el compromiso, los resultados y beneficios esperados, así como la estructuración y operación del SGP.

Capacitación: Para una mejor comprensión del proceso de implementación y de los cambios que se inducirán en el funcionamiento de la organización, es indispensable informar y capacitar el personal según sus funciones y grado participación. Deben realizarse jornadas de información y capacitación a distintos niveles.

Talleres cortos para los directivos Cursos y talleres para niveles intermedios y de apoyo.

Esta capacitación generalmente requiere múltiples sesiones, en las que el responsable y el consultor explican y documentan los pasos a seguir para la implementación del SGP. El número de sesiones varía en función de:

Nivel de la organización Complejidad de los procesos Tamaño y estructura de la organización Dimensión de la red y su condición Grado de dedicación de los responsables

Documentación del Sistema: Es fundamental que el proceso este bien documentado para asegurar que se hacen las tareas comunes en la misma forma. La correcta y precisa documentación del sistema es la mejor prevención contra la improvisación la incorporación de malas prácticas. La documentación debe indicar -en forma clara- como se debe hacer una actividad, debe describir la manera correcta de ejecutarla, frecuencias y manejo de la información obtenida. Todo procedimiento debe ser discutido al nivel correspondiente a fin de ajustarlo o corregirlo de ser necesario.Se debe preparar un Manual de Procedimientos lo suficientemente detallado para comprender el alcance de los procedimientos y actividades con información suficiente más no excesiva, que apoye la buena ejecución de las tareas necesarias.

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IMPLEMENTACION

Esta fase consiste en llevar a cabo una serie de actividades preestablecidas para lograr la implementación de un Sistema de Gerencia de Pavimentos (SGP) en una organización responsable de operar y mantener una red vial. Debe considerarse el costo y tiempo de la implementación, lo que dependerá del tamaño de la red, el nivel de la organización, la complejidad de los procesos seleccionados y la dedicación y plazos establecidos.

Es importante que se haga un seguimiento del proceso de implementación para asegurar que estos se adelantan conforme a los lineamientos e instructivos. Igualmente, durante la fase de implementación -periódicamente- debe hacerse una sesión de evaluación de los avances según el cronograma establecido y verificar los procesos, con la finalidad de tomar –a tiempo- las acciones correctivas que sean necesarias.

Es generalmente conveniente comenzar la implementación en una parte o sector de la red. Una vez adelantada y validada esta prueba, se expende a otros sectores mediante un proceso prácticamente repetitivo, hasta completar la cobertura total de la red considerada.

Las fases principales del desarrollo e implementación de un SGP son:

1. Dimensionar, sectorizar y codificar la red.

2. Diseñar la Base de Datos (BD).- Establecer un programa de recolección de información.

3. Conformar la DB.

4. Seleccionar e incorporar modelos.

5. Probar el sistema.

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Etapa 1: Dimensionar, sectorizar y codificar la red

Alcance: Conocer la dimensión de la red, sectorizarla en tramos homogéneos y codificar los diferentes tramos para facilitar su manejo en el sistema.

Paso 1. Cuantificar la dimensión de la red

En forma inicial pueden emplearse planos o mapas viales existentes o dispositivos electrónicos disponibles en Internet, con el fin de obtener –en forma preliminar- la siguiente información:

Longitud total de las vías y clasificarlas en función de su importancia o tipo. Por ejemplo:

o Urbanas: expresas, arterias, colectoras y locales. o Extra-urbana: expresas, troncales, locales, ramales, sub-

ramales.

Resultado: Con esta información se logra una idea de la dimensión de la red, los tipos de vías, el número de tramos y longitud de cada uno. Previsión: Debe tenerse en cuenta que esta información es preliminar y deberá ser ajustada en los siguientes pasos, por lo que puede ser aproximada.

Paso 2. Codificar la red

Una vez hecha la clasificación y sectorización preliminar debe diseñarse un sistema de codificación, este debe ser sencillo, amigable y expandible. Debe preverse la incorporación de nuevos tramos y el agrupamiento o subdivisión de los existentes.

Los código pueden ser letras y números, por ejemplo: o Vías Urbanas: A-arterias; C-colectoras; L-locales. o Vías extra-urbanas: T-troncales; L-locales; R-ramales.o Además de un número según la cantidad de tramos en que este

dividida.

Resultado: Una vez cuantificada, sectorizada y codificada la red, es factible iniciar el diseño de la base de datos (BD) y la recolección de información de los distintos tramos. Previsión: Cuando se trate de una red extensa es conveniente iniciar la implementación del sistema en un sector de la misma con la finalidad de ir validando procedimientos y resultados. Una vez establecido un procedimiento adecuado se extiende hasta abarcar toda la red.

Paso 3. Diseño de la Base de Datos (BD)

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La BD debe dimensionarse en función del número de tramos de la red y debe tener las siguientes propiedades:

Capacidad para almacenar y manejar la información de la red. Expandible, para incorporar información futura requerida o generada

por el mismo SGP. Flexible, eficiente y segura. Compatible con los modelos y otros elementos del SGP. Fácil de acceder y manejar.

Información que debe tener la BD:Se presenta a continuación una lista referencial de la información básica que debe contener la BD.

o Información permanente Características físicas de la vía: longitud, número de

canales, anchos. Tipo de pavimento, suelos. Historia de construcción y mantenimiento. Historia de tráfico. Aspectos relevantes

o Información variable: Pavimento: condición, fallas, estructura, materiales,

espesores. Tráfico: PDT, distribución por tipo de vehículo, % de

camiones, uso por transporte público, tasa de crecimiento, tipos de cargas, Factor Camión (FC).

Costos de acciones de M&R. Acciones de M&R requeridas: tipo, beneficios.

Resultado: Conformar una BD funcional en base a la dimensión de la red y la cantidad de información necesaria para operar el sistema. Previsión: La BD debe tener la posibilidad de expansión y modificación, por cuanto es muy probable que se requiera nueva data al avanzar la implementación del SGP. Por otra parte, se irá cargando progresivamente a medida que se obtenga información sobre la red.

Paso 4. Recolección de información

La recolección de información debe comenzar por un sector de la red. Esta se puede adelantarse de la siguiente forma:

Recolección de información preliminar: Realizar un recorrido por los tramos del sector seleccionado, con la finalidad de obtener información preliminar de cada uno y recabar, en forma aproximada, la siguiente data:

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o Condición general del pavimento, clasificándolo como: Bueno, Regular o Malo, en forma preliminar subjetiva.

o Estimar, con mejor precisión: longitud, anchos de calzada y canales.

o Aspectos relevantes: fallas, intersecciones, puentes y otros elementos de interés.

o Condición de drenaje, brocales, aceras, separadores, semáforos, iluminación, servicios, y otros aspectos.

Resultado: Una vez obtenida esta información se puede iniciar la conformación de la BD lo que permitirá tener una información preliminar de la red y estadísticas básicas sobre: dimensión de la red, porcentaje de vías en distinta condición y problemas especiales que permitan identificar tramos y problemas críticos. Previsión: Debe tenerse en cuenta que esta información preliminar es aproximada, aunque de gran utilidad para planificar los siguientes pasos de implementación del SGP.

Recopilación y obtención de información precisa:Una vez incorporada y analizada esta evaluación preliminar, debe diseñarse y adelantarse un procedimiento de obtención de información complementaria y más precisa de cada tramo. Esta puede iniciarse en las vías que se consideran en condición Mala y Regular.

o Determinar la condición del pavimento y sus fallas mediante el método PCI.

o Realizar conteos de tráfico y clasificación por tipo de vehículo.o Ubicar, recopilar y clasificar la información histórica que se

encuentre disponible.

CONSIDERACIONES PRACTICAS SOBRE PUNTOS CRITICOS DE LA IMPLEMENTACION

1. Es importante que el diseño del SGP se haga de acuerdo con las necesidades y recursos de la organización, no debe obligar –en principio- grandes inversiones.

2. Es aconsejable considerar una accesoria externa, cuyo costo es generalmente de poca incidencia respecto a las inversiones en mantenimiento vial.

3. Evaluar los costos de una gestión deficiente generalmente de emergencia y costosa, además de las críticas de los usuarios.

4. Es probable que en los inicios deban vencerse hostilidades y resistencias, por lo que es importante que el personal sea tomado en cuenta, participe y se informe sobre las bondades del SGP.

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5. Deben observarse los siguientes postulados: demostrar y convencer antes de imponer, informar y explicar el porque de los cambios y mantener una dedicación continua sin presión excesiva.

6. El perfil y actitud del responsable es básica en el éxito de la implementación.

7. Es útil hacer entender que la implementación se enmarca dentro de un proceso de mejora para toda la Institución y de respuesta ante sus responsabilidades.

8. La utilización de lógica y sentido común en todo el proceso de implementación.

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