3. guia para manuales
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Guias para lograr un rapido aprendizajeTRANSCRIPT
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ELABORACIÓN Y CONTROL DE
MANUALES DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
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¿ Que se entiende por “Sistemas de Control Interno” ?
Es el proceso realizado por la Alta Gerencia, los Supervisores y el personal
Operativo de una Organización, diseñado para proporcionar seguridad
razonable de que se cumplan los objetivos institucionales.
Comprende el plan, políticas, normas, métodos y procedimientos adoptados
por un organismo.
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Sistema de Control Interno
Quiénes
Máxima Autoridad, Gerentes y Jefes de cada cuadro organizativo
Cómo
Verificando la exactitud de la información
Para
Cumplir los objetivos, misión y planes Institucionales
Qué
El plan de organización, las políticas, normas y procedimientos
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•Manual de Organización.*
•Manual de Normas y Procedimientos.*
•Manual Específico de Operación.*
•Manual de Cargos.
•Manual de Funciones
LOS MANUALES
ADMINISTRATIVOS
Es aquel documento que contiene en forma breve, clara, descriptiva y
explicita, información y/o instrucciones referentes a la Organización ó la descripción de un procedimiento.
Clasificación de los Manuales
Administrativos
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Manual de Organización: contiene información detallada de la Organización tales como: antecedentes, marco legal, atribuciones, estructura, funciones, entre otros.
PORTADA ÍNDICE INTRODUCCIÓNANTECEDENTES
DE LAORGANIZACIÓN
BASE LEGAL
OBJETIVO GENERALESTRUCTURA
ORGANIZATIVAMISIÓN VISIÓN
VALORES ORGANIZACIONALES
OBJETIVO DE CADA UNIDAD
ORGANIGRAMAESTRUCTURAL
FUNCIONALPOSICIÓN
FUNCIONES Y ATRIBUCIONES
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PORTADA ÍNDICE INTRODUCCIÓN
BASE LEGAL
FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS
GLOSARIO DETERMINOS
ANEXOS
Manual de Normas y Procedimientos: define en forma detallada, lógica y secuencial los pasos a seguir para la realización de un proceso, procedimiento o actividad, identificando en forma explícita la unidad administrativa y el responsable de la ejecución de cada uno de los pasos. En el mismo se indican las normas que
rigen cada proceso o procedimiento. Son instrumentos que forman parte del Sistema de Control Interno.
ALCANCE DEL MANUAL OBJETIVO
NORMASGENERALES
PROCEDIMIENTOS
FIRMAS DEREVISION Y APROBACIÓ
N
PÁGINA DEACTUALIZACIONES
FLUJOGRAMAS ó
PICTOGRAMAS
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PORTADA ÍNDICE INTRODUCCIÓN BASE LEGAL OBJETIVO GENERAL
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
ALCANDE DELMANUAL
OBJETIVO
FORMULARIOS EINSTRUCTIVOS
ATRIBUCIONES FUNCIONESORGANIGRAMA
ANEXOS
Manual Específico de Operación: utilizado para describir de manera particular y detallada los procedimientos de las Comisiones, Comités, etc. Igualmente sirve para la elaboración de manuales técnicos y operativos, etc. En el caso de las Comisiones y Comités se debe incluir su organización, normas y políticas que las rigen.
NORMASGENERALES PROCEDIMIENTO
GLOSARIO DETÉRMINOS
FLUJOGRAMAPICTOGRAMAS
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Importancia de los Manuales
Constituyen una fuente formal y permanente de información y
orientación
Presentan una visión integral de una dependencia de la organización, o de la forma como opera una unidad responsable de la ejecución de un procedimiento determinado.
Logran darle continuidad a la organización,
independientemente de los cambios que surjan en la rotación
de personal.
Permiten dar inducción y orientación al personal de
nuevo ingreso, a fin de facilitarles su integración a la
organización.
Facilitan las labores de auditoria y la evaluación
del control interno.
Permiten detectar y evitar la duplicidad de funciones.
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Objetivos del Manual de Normas y Procedimientos
Los Manuales de Normas y Procedimientos en su calidad de instrumentos administrativos, tienen por objeto:
A.Compilar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones a cargo de la institución, los puestos y unidades administrativas que intervienen, precisando su participación en dichas operaciones y los formatos a utilizar para la realización de las actividades indicadas en el procedimiento.
B.Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.
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C. Determinar en forma sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
D. Facilitar las labores de auditoria, la evaluación del control interno y su vigilancia.
E. Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.
F. Ayudar en la coordinación del trabajo y evitar la duplicidad de las funciones.
G. Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.
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Manualde Normas y
Procedimientos
Manualde Normas y
Procedimientos
Contenido de los Manuales de Normas y Procedimientos
Portada de Identificación
Índice del Manual
Introducción
Base Legal
Alcance del Manual
Objetivo del Manual
Normas Generales
Procedimientos
Flujo de Proceso, Pictogramas o FlujogramaGlosario de Términos
Formularios e Instructivos
Anexos
Página de firmas de Aprobación
Página de Actualización
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Portada de Identificación
Debe contener:
• Logotipo del Instituto o Colegio.
• Nombre del Manual.
• Mes y Año de la elaboración del Manual (parte inferior del Logotipo del Instituto o Colegio).
• Firmas de Aprobación: Colocar en una hoja aparte, seguida de la portada, debe contener el nombre, apellido, cargo, y la(s) firma del(os) funcionario(s) que elaboraron, revisaron y aprobaron el manual. La aprobación debe ser por la máxima autoridad de la Institución.
Índice del Manual
• Señalar de manera ordenada todo el contenido del Manual, indicando los números de página.
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Aprobaciones y Actualizaciones
•La fecha de aprobación y las de actualización colocarlas en una hoja, en forma correlativa, indicando los cambios efectuados al Manual.
•Se deben revisar y actualizar los Manuales, cuando ocurran cambios en la organización.
•Si la actualización no afecta en gran parte el contenido del Manual, los cambios se pueden informar a través de comunicaciones internas (instructivos, circulares, oficios, resoluciones) señalando claramente que la nueva instrucción forma parte integrante del Manual.
•Al realizar el proceso de control, se puede determinar si el Manual requiere ser actualizado, si cumple con las expectativas planteadas en su diseño y definir los aspectos a incorporar, eliminar o modificar.
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Introducción
Es la presentación del documento; debe ser breve y fácil de entender y
contener:
El motivo, propósito y la utilidad del Manual.
Síntesis del contenido del Manual.
Importancia del Manual.
Se puede señalar el área que va utilizar el Manual (Quien será el usuario del mismo).
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Manualde Normas y
Procedimientos
Manualde Normas y
Procedimientos
Alcance del Manual
•Señalar los procesos documentados dentro del Manual.
• Indicar los aspectos que cubre el Manual, señalar desde la primera hasta la última acción; por ejemplo: “El Manual comprende desde la fase de Formulación del Anteproyecto de Presupuesto hasta la fase de Control Presupuestario”
•De existir alguna limitación o procedimiento que tenga relación con el proceso y no se encuentre dentro del Manual, indicarlo en este espacio.
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Manualde Normas y
Procedimientos
Manualde Normas y
Procedimientos
Objetivo del Manual•Señalar brevemente los aspectos que se persiguen
con la elaboración del Manual.
•Evitar el uso de adjetivos calificativos, gerundios y abreviaturas.
Normas Generales •Son lineamientos imperativos y
específicos de acción que regulan la ejecución del procedimiento.
•Son los pasos o requisitos de obligatorio cumplimiento en la ejecución del proceso.
•Son rígidas en su interpretación y aplicación.
•Cada procedimiento debe tener sus Normas Generales.
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Manualde Normas y
Procedimientos
Manualde Normas y
Procedimientos
•De existir varios procedimientos dentro de un Manual y algunas normas sean comunes para todos los procedimientos, éstas se tomarán como Normas Generales. De ser necesario deberán colocar Normas Específicas para cada procedimiento.
Procedimiento∞Es la descripción narrativa, en forma secuencial y cronológica de
cada uno de los pasos o actividades que se deben ejecutar para la realización de un proceso, a fin de concretar un resultado determinado.
∞Deberá realizarse de forma clara, precisa y concisa, señalando claramente Quién, Cómo, Cuándo y Dónde se ejecutan cada una de las actividades.
∞Las actividades serán descritas, iniciando con un verbo conjugado en tercera persona del singular en tiempo presente, por ejemplo: Revisa, Formula, Remite, Elabora.
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Manualde Normas y
Procedimientos
Manualde Normas y
Procedimientos
∞Verificar si existe duplicidad de esfuerzos, si se realizan actividades innecesarias, ya que las mismas pueden ser mejoradas o eliminadas, siempre y cuando no se desvié el resultado a obtener con la ejecución del procedimiento.
∞En la descripción de los responsables, se deberá indicar el nombre de la Dependencia (Dirección, Oficina, Unidad, Área) y el nombre del cargo del responsable de ejecutar la misma, por ejemplo:
Sub-Dirección AdministrativaDepartamento de ComprasAnalista de Compras
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Manualde Normas y
Procedimientos
Manualde Normas y
Procedimientos
∞Sí en una misma dependencia se realizan una serie de actividades de manera continua, sólo se anotará el nombre de la dependencia en la primera de las actividades mencionadas.
∞Cuando una actividad implique la utilización de algún formato, se deberá anotar el nombre entre comillas y hacer referencia al número de copias y a la distribución de las mismas.
∞No describir actividades cuyo origen, control y seguimiento corresponda a otra dependencia.
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Formularios e Instructivos
•En este aparte se incluyen todos los formularios utilizados para la ejecución del proceso.
•Cada formulario deberá llevar su respectivo instructivo, en el que se detallaran puntos como nombre del formulario, objetivo, tamaño, impresión, número de copias, distribución y la descripción de cada uno de los campos.Glosario de
Términos•Aquí se presenta un pequeño concepto de los términos propios del procedimiento utilizados dentro del Manual.
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Manualde Normas y
Procedimientos
Manualde Normas y
Procedimientos
Flujo de Proceso
Es la representación gráfica secuencial y en términos generales,
de las acciones principales del proceso.
A
B
C
D
Flujo de Proceso, Flujograma ó PictogramasEn el Manual se incluirá una sola
representación gráfica
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Manualde Normas y
Procedimientos
Manualde Normas y
Procedimientos2 3 4
567
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F l u j o g r a m a
Es la representación gráfica secuencial y detallada de
cada acción, se representa la distribución de los
documentos y las operaciones que se efectúen
con los mismos.
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P i c t o g r a m a s
Es la representación gráfica y sencilla, con dibujos o símbolos de las actividades más resaltantes de un procedimiento. Se incluye una pequeña descripción de la actividad que se esta representando.
Oficina de Administración y Servicios
Dirección del Despacho
Oficina de Administración y Servicios
Coordinación de Compras
Unidad Solicitante
Colocar debajo de cada representación gráfica una pequeña descripción de los pasos ejecutados
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Manualde Normas y
Procedimientos
Manualde Normas y
Procedimientos
Anexos
En este apartado se incluirá
cualquier material de importancia y
que contribuya en la ejecución del
proceso.
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Procedimiento General para la Elaboración de Manuales
Procedimiento General
Para la Elaboración
de Manuales
Realizar estudio preliminar y definir:Problema, Método de Recolección de datos y
Universo de EstudioDelimitar el Universo de Estudio
(Población y Muestra)
Recolectar la Información:• Archivos• Usuarios• Área de Trabajo
Definir Técnicas para el levantamiento de Información:• Documental.• Entrevistas.• Cuestionario • Observación Directa.• Organigramas.• Flujogramas.
Analizar la información recopilada:
•Evaluar información recopilada.
•Determinar duplicidad, cuellos
de botella (definir problema).
•Determinar posibles soluciones.
Fase de elaboración del Borrador del
Manual
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Pasos a considerar para la elaboración del Manual
Elaboración
Del
Manual
Definir tipo de Manual a elaborar, tipo de usuario y
uso.
Elaborar borrador del Manual y discutir con las personas
involucradas en la ejecución del proceso.
Llegar a acuerdos con el usuario sobre el contenido
del ManualRealizar ajustes y elaborar versión
definitiva del Manual
Someter a la aprobación de las
instancias competentes
Fase de Seguimiento y Control. Realizar revisiones periódicas,
vigilar el cumplimiento del Manual y definir si amerita
modificaciones
Someter nuevamente a
revisión y aprobación del responsable del
área.
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Seis pasos para cambiar un Procedimiento
NEGOCIAR EL CAMBIO
1
•Reúna Información.
•Explique porque es necesario el
cambio.
•Explique las ventajas y
desventajas.
•Negocie los cambios.
2
DISEÑAR PROPUESTA
INICIAR EL CAMBIO
•Solicite opinión de las personas
afectadas por el cambio, intercambie
opinión.
•Es preferible no formar Comités, ya
que no necesariamente
expresan la opinión del personal.
•Implante el nuevo procedimiento.
•Realice los ajustes (de ser necesario).
•Maneje la resistencia al
cambio, creando conciencia sobre las bondades del nuevo
procedimiento.
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Seis pasos para cambiar un Procedimiento
VERIFIQUE ADHERENCIA AL
CAMBIO•Monitoree la
puesta en funcionamiento
del nuevo procedimiento.
•Verifique cómo se involucran los
usuarios en el cambio.
HAGA CUMPLIR EL CAMBIO
EVALUE Y CAMBIE
•Luego de aprobado el Manual, el cambio
debe cumplirse
•No permitir que se evadan los cambios, por lo que se debe trabajar desde el
nivel superior para que se cumplan los
cambios.
•Evalúe periódicamente el cambio realizado.
•Escuche opiniones de los responsables y de
ser necesario mejore las propuestas.
•Si existen ajustes, haga los mismos en el Manual e implántelos.
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Fases para la elaboración de los Manuales
Definición del objetivo a cumplir
1
Elección de los responsables de la preparación
2
Estudio preliminar de la Organización3
Planificación4
Levantamiento de Información
5
Elaboración6
Adiestramiento y Distribución
7
Seguimiento8
Actualización-Mantenimiento
9
Evaluación
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MISIÓN
ESTRATEGIA Y PLAN DE ACCIÓN
META
OBJETIVO
VISIÓN
Es la razón de ser como organización.
¿ Para qué fue creada ? .
Conjunto amplio de orientaciones y
programas
Programación de actividades para cumplir metas
Es el resultado específico, esperado en el corto, mediano o largo plazo y que
responde al progreso deseado hacia un objetivo. Se expresa en el cuánto y
cuándo.
Son las guías que le dan direccionalidad a la organización, describen el futuro
deseado, de allí que tengan una relación estrecha con la visión de la organización.
Es la ubicación de la organización en
escenarios futuros