Bases

de dadesTots els ordinadors disposen d’una arquitectura comuna i imprescindi-ble per a utilitzar-los, com són la memòria principal, la unitat de con-trol i la unitat aritmeticològica.

D’altra banda, la informació es pot incorporar a l’ordinador segons un formulari predefinit per l’usuari; d’aquesta manera és possible organit-zar, des d’un únic arxiu, totes les dades, i permetre a l’interessat admi-nistrar, consultar, inserir i actualitzar la informació d’una forma àgil i eficaç.

Són tasques que en conjunt es desenvolupen utilitzant l’ordinador com a eina de treball i també programes específics que permetin la gestió de la informació anomenats bases de dades.

3

L’ordinador i els seus perifèrics 1. més habituals

Les bases de dades. Introducció2.

Les bases de dades3.

Pràctica desenvolupada4. 4.1 Crear, obrir i tancar una base

de dades

4.2 Disseny d’una taula. Definició de camps i introducció de dades o registres

4.3 Recerca i localització d’informació

4.4 Formularis

4.5 Informes

Continguts

Saps quins són els elements bàsics que integren l’arquitectura d’un ordina- dor?

Què entens per memòria RAM i ROM d’un ordinador?

Què entens per «base de dades»? Quines funcions penses que pot desenvo- lupar?

Què creus que passaria en una ciutat si un dia deixessin de funcionar les ba- ses de dades?

En aquesta unitat…

En aquesta unitat treballarem les competències següents:

1. Competència en comunicació lingüística

4. Tractament de la informació i competència digital

7. Competència per a aprendre a aprendre

Competències

Bases de dades3

40

Processament de la informació.

Interpreta les instruccions.Organitza les tasques

Entrada de dades

Perifèrics d’entrada

Memòria principalMemòria

secundària

Sortida de dades

Emmagatzematge de la informació

Perifèrics de sortida

Unitat aritmeticològica

1. L’ordinador i els seus perifèrics

més habituals

Podem definir la informàtica com la ciència que s’encarrega del tractament automàtic i raci-onal de la informació, i els ordinadors com a màquines electròniques capaces de tractar i processar la informació d’una forma seqüenciada, ràpida i eficaç.

Els ordinadors tenen dos tipus de components, tots dos igual de necessaris: aquells que formen el maquinari (hardware), és a dir, els elements físics com ara el monitor, el teclat, el ratolí o la impressora, i els que constitueixen el programari (software), programes que organitzen i coordinen de forma lògica les diverses funcions.

Dins del programari o programes d’ordinador, podem distingir els programes de sistema (s’ocupen de diverses funcions de gestió de l’ordinador, supressió, control del teclat, «sistema operatiu»…) i els programes d’aplicació, que són programes específics que permeten el desenvolupament d’una tasca concreta, com els fulls de càlcul i les ba-ses de dades. Programes que, per la utilitat que presenten, analitzarem detalladament en aquesta unitat i en la unitat següent.

2. Les bases de dades. Introducció

Des de temps remots, la necessitat de comunicar-se i registrar el coneixement ha estat una constant per a l’ésser humà. És en l’època industrial quan sorgeix realment la ne-cessitat d’organitzar grans volums d’informació, per exemple, per a fer el cens d’una po-blació amb totes les dades de cada habitant (nom, professió, telèfon, adreça, etc.), per a ordenar els materials i articles que comercialitzen les empreses (producte, quantitat, preu, etc.) o per a classificar llibres en una biblioteca (títol, autor, editorial, matèria), entre altres coses.

En aquesta unitat analitzarem la base de dades Access de Microsoft. Ens servirem del de-senvolupament pràctic d’un exemple. Així podràs iniciar-te en els fonaments tècnics i en l’entorn a través del qual podràs crear, actualitzar, modificar i consultar qualsevol base de dades. Des del principi t’aniràs familiaritzant amb les funcions bàsiques d’aquest tipus d’aplicacions, i deixarem les opcions més avançades per a cursos posteriors.

Figura 3. 1. Maquinari d’un ordinador format pels dispositius d’entrada, els dispositius de sortida i la unitat de control de processos (CPU).

CD-ROM

Dispositiu d’entrada

Dispositiu de sortida

Dispositiu mixt

Impressora

Escàner

Càmera digital

Tauleta gràfica

Micròfon

Ratolí

Mòdem

Teclat

Altaveu

Monitor

RobotCàmera web

Figura 3. 2. Base de dades Access de Microsoft.

Bases de dades 3

41

3. Les bases de dades

Un dels treballs més freqüents per al qual s’empra l’ordinador és l’ús i la gestió d’enormes quantitats de dades. Aquestes es troben recopilades en un arxiu compost de grans llistats o taules, de tal manera que a través d’una eina informàtica apropiada, una base de dades, podem classificar i ordenar la informació que contenen. Els resultats es presenten a l’usuari perfectament organitzats bé a través de la pantalla de l’ordinador o bé en un informe imprès.

La informació que conté l’arxiu d’una base de dades s’organitza en files o registres i en columnes o camps. Cadascuna de les cel·les conté una informació anomenada dada; d’aquesta manera, en cada fila s’emmagatzema el conjunt de dades (registres) d’un ma-teix element, i en cada columna s’emmagatzemen les dades que pertanyen a un mateix camp (text, números, dates…).

Taula 3. 1. Taula que conté adreces i dades d’interès d’un conjunt de persones, com per exemple dels nos-tres amics. Observa com la informació es distribueix en camps i registres i com el conjunt de dades agrupades en un mateix registre proporciona tota la informació que, sobre aquesta perso-na, tenim emmagatzemada en la nostra base de dades.

Taula 3. 2. Figura que mostra les fases de treball que normalment cal seguir per a elabo-rar una base de dades.

Nom Adreça C. Postal Localitat Telèfon

Asier Díaz García Pça. Pombo 46302 València 963013256

Raúl Sánchez Sanz c/ Limbo 39315 Torrelavega 942005151

Sergio Peña Ruiz c/ La Pera 28016 Madrid 910034512

… … … … …

Utilitzaré He de saber He de tenir

Fas

es

Disseny Paper i llapis Què vull fer i per a què Les dades que utilitzarem i informació sobre el que en volem fer

Creació Ordinador Com crear els camps Els noms i tipus de camps que tindrà la base

Introducció de dades

Ordinador Com introduir-hi la informació

Com modificar-ne les dades

Com moure-m’hi

Totes les dades que ha de contenir, en principi, la base.Després podràs afegir-hi noves dades o modificar-ne les antigues

Veure/ consultar

Ordinador Com ordenar registres

Com fer consultes

Com filtrar registres

Com crear formularis

Criteris d’ordenacióCriteris de consulta

Generar informes

Ordinador i impressora

Com generar informes Demandes concretes d’informació sobre les dades

Dades Columnes o campsFiles o registres

Bases de dades3

42

Experiències

4. Pràctica desenvolupada

En els apartats següents et presentem un exemple desenvolupat perquè practiquis i et familiaritzis amb les funcions bàsiques d’aquest tipus d’aplicacions. El mètode de treball que et proposem consisteix a reproduir l’exemple exposat després d’haver-lo actualitzat segons els teus propis gustos o necessitats. Després hauràs d’elaborar una base de dades, anomenada inventari, capaç de subministrar informació precisa i actualitzada sobre els materials de l’aula de tecnologia, incloent-hi la seva ubicació.

Aquest cop, l’activitat consisteix a fer una base de dades per a organitzar els nostres dis-cos compactes segons els camps següents: estil musical, intèrprets, nom del disc i can-çons, més un camp registre que, per exemple, ens indiqui l’ordre en què hem adquirit els nostres discos.

4.1 Crear, obrir i tancar una base de dades

Per a entrar en el programa Microsoft Access pots fer doble clic sobre la seva icona o seguir l’itinerari Inici/Programes/Microsoft Access.

Un cop que hagis entrat en l’aplicació, hauràs de seguir els passos següents:

1 Fes clic a Archivo/Nuevo.

2 Fes clic a Base de datos en blanco…

3 Selecciona la Unitat (A) i assigna-li el nom «Discos». Fes clic a Crear.

4 Surt la finestra Discos.

5 Selecciona el botó Tablas del menú Objetos.

6 Fes doble clic a Crear una tabla en vista diseño.

Figura 3. 3. Procés per a crear una base de da-des.

Per a tancar una base de dades seguirem l’itinerari Archivo/Cerrar o bé, com amb qualse-vol altra aplicació, farem clic sobre el botó , situat en una cantonada de la finestra que vulguem abandonar.

Si haguéssim volgut obrir una base de dades creada amb anterioritat hauríem d’haver seleccionat, en la primera finestra, l’opció Abrir un archivo existente, i explorar els discos fins a localitzar la base que cerquem. Llavors farem clic en el botó Abrir.

Barra de títol

Botons de control

Barra de menús

Àrea de treball

Seleccionar

Barra d’eines

Quadre de diàleg

12

3

4

5

6

Barra d’estat

Minimitzar Maximitzar

Tancar

Bases de dades 3

43

4.2 Disseny d’una taula. Definició de camps

i introducció de dades o registres

Suposem que ja tens oberta una base de dades i que et trobes en la finestra Diseño de tabla. Ara pots començar a definir els camps i les seves propietats seguint els passos següents:

1 Escriu el nom de cada camp i prem Intro.

2 Fes clic sobre el botó per a seleccionar el tipus de dades del camp i prem Intro. Repeteix el procés per a cada camp.

3 Desa l’estructura de la taula a través del botó Desar .

4 Assigna el nom a la taula; per exemple, Discos 1.

5 Per a accedir al Full de dades, fes clic en el botó .

6 A continuació apareixerà un missatge «No hay una clave principal definida», simple-ment has de clicar «Sí». El que passarà és que es crearà un camp anomenat «Id» que més tard convé reanomenar-lo com a «Re-gistre».

7 Per a introduir les dades de cada disc en els diferents camps farem clic sobre el botó i sortirà la finestra Hoja de datos. Tot seguit s’emplenen els registres.

Figura 3. 4. Finestres de Diseño de tabla i Hoja de datos que descriuen el procés que cal seguir per a dissenyar els camps i per a introduir els registres d’una taula.

Figura 3. 5. Elements d’una taula.

Observa que a la barra d’eines, on hi havia el botó , ara hi ha aquest altre: . En fer-hi clic a sobre podràs tornar novament a la finestra Diseño de tabla. Recorda que per a tancar aquestes aplicacions simplement hauràs de fer clic en el botó o seleccionar l’opció Cerrar del menú Archivo. És recomanable que desis els canvis que hi has introduït sempre que modifiquis el format de la taula.

Si fas clic sobre aquest botó ,

tornes a l’opció Diseño de tabla

En cada columna s’emmagatzemen

dades de la mateixa naturalesa.

Cada columna s’anomena camp.

En cada fila s’emmagatzemen les dades pertanyents

a un mateix element, conjunt de dades

que s’anomenen registre.

La informació que conté

una cel·la s’anomena dada.

1

2

3

4

7

5

6

5

Bases de dades3

44

4.3 Recerca i localització d’informació

Una de les funcions de les bases de dades és la recerca i recuperació de la informació. Aquesta tasca se sol fer amb les opcions de recerca de dades, filtratge de registres i con-sultes.

4.3.1 Recerca de dades

Aquesta tasca consisteix en la localització de certs registres dins d’una taula a partir d’alguna dada coneguda. Vegem com ho faries utilitzant com a exemple la base de dades de la teva discografia.

1 Fes clic sobre el camp i la dada comuns sobre el qual es

vol basar la recerca (música pop).

2 Aplica-hi el filtre fent clic sobre el botó Filtro por selección .

En fer-ho, visualitzes únicament els registres filtrats.

3 Per a desactivar el filtre i poder visualitzar un altre cop tots

els registres, fes clic sobre el botó Sacar filtro .

4.3.2 Filtratge de registres

Consisteix a visualitzar únicament i de forma simultània tots els registres que continguin una dada en comú, d’aquí que s’anomenin filtres, perquè deixen passar unes dades i en retenen unes altres. El procés que cal seguir serà el següent:

1 Activa la finestra Hoja de datos amb el botó .

2 Situa el punter dins del camp estil i fes clic en el botó Buscar .

3 Escriu la dada que vols cercar (pop).

4 Defineix el camp (columna) en el qual vols fer la recerca.

5 Fes clic sobre el botó Buscar siguiente. El programa iniciarà la recerca pel camp, i s’aturarà cada cop que localitzi una dada, que mostrarà ressaltada a la taula.

6 Per a sortir de l’aplicació fes clic sobre el botó Cancelar.Figura 3. 6. Procés per a cercar dades o registres en una base de dades. Pren-los com a referència i practica les teves pròpies opcions de recerca.

Figura 3. 7. Procés per a filtrar registres en una base de dades. Analitza’l amb atenció i practica’l en la teva base de dades.

Suposem que volem recuperar, d’un en un, els noms dels discos d’estil musical pop. Els passos que cal seguir seran els següents: 1

2

4

53

1 3

2

Bases de dades 3

45

4.3.3 Consultes

Quan augmenta la grandària d’una base de dades, els procediments descrits poden resultar molt laboriosos i incòmodes. Per aquest motiu hi ha altres mètodes que permeten treballar només amb una part dels camps i registres. La resta s’oculta per a no haver de revisar tanta informació.

Aquest mètode difereix bastant dels anteriors, perquè exigeix, en primer lloc, dissenyar i generar la consulta que, posteriorment, utilitzarem en la nostra base de dades. Si volgués-sim fer una consulta amb el nostre exemple, hauríem de seguir els passos següents:

1 Selecciona el botó Consultas del menú Objetos, i fes doble clic sobre el botó Crear una consulta utilizan-do el asistente.

2 Selecciona la taula o consulta que vols incloure en el formulari.

3 Agrega els camps sobre els quals s’hagi de fer la consulta (estil, intèr-pret, disc i cançons).

4 Fes clic a Siguiente.

5 Assigna un nom a la consulta (Con-sulta 1).

6 Selecciona «Modificar el diseño de consulta» i fes clic a «Finalizar».

7 Selecciona els camps que vul-guem visualitzar (estil, intèrpret i cançons) i assigna-hi el criteri de selecció (Raúl). La consulta selecci-onarà tota la informació disponi-ble en la base de dades relativa a l’intèrpret Raúl.

8 Per a visualitzar la consulta, fes clic sobre el botó Vista de la barra d’eines.

Figura 3. 8. Procés per a fer una consulta. Observa que el resultat únicament mostra els camps actius que, en aquest cas, corresponen als discos d’estil pop de l’intèrpret Raúl. Com veus, el camp cançons pre-senta una ordenació ascendent. Analitza-ho amb atenció. Practica en la teva base de dades amb opcions similars.

Consultes

Camp Registre

no agregat

Botó que

agrega el camp

seleccionat

Botó que agrega

simultàniament

tots els camps

Taula sobre la qual s’està efectuant la consulta.

Campos sobre los que se efectúa

la consulta. Un campo se visualiza

cuando está activo.

El camp no es visualitza si no està actiu .

Per a visualitzar o no el camp, fes clic

sobre un dels botons

Cada camp disposa d’una cel·la «orden» que

mitjançant el botó permet seleccionar tipus diferents

d’ordenacions alfabètiques i numèriques

1

2

4

5

6

7

8

Registre EstilIntèrpretCançons

3

Bases de dades3

46

4.4 Formularis

Podem definir els formularis com fitxes virtuals a través de les quals la informació con-tinguda en una base de dades es presenta a l’usuari d’una forma més senzilla i fàcil de treballar.

Els formularis es presenten en forma de finestres en què l’usuari pot incloure, segons els seus propis gustos i necessitats, quadres de text, etiquetes, botons i imatges. Des d’aques-tes pots fer consultes i introduir-hi i extreure’n dades.

Per a crear un formulari hauràs de seguir el procés següent:

Figura 3. 9. Procés per a crear un formulari a través de l’assistent de Microsoft Access. Observa com és pos-sible visualitzar d’una forma més senzilla i agradable les dades corresponents a cadascun dels registres.

Recorda

Quan vulguis activar un formulari has de seleccio-nar el botó Formulario del menú Objetos i fer-hi do-ble clic a sobre. També pots activar-lo des del botó Abrir .

1 Selecciona el botó Formulario del menú Objetos i fes doble clic sobre el botó Crear un formulario utilizando el asistente.

2 Selecciona la taula disc 1.3 Agrega els camps sobre els quals vols fer el for-

mulari.4 Fes clic a Siguiente.5 Tria el tipus de formulari i, a saber, la manera

com es presentaran les dades.6 Fes clic a Siguiente.7 Selecciona l’estil (Fondo) del formulari (en el nos-

tre cas hem triat Internacional).8 Fes clic a Siguiente.9 Assigna nom al nostre formulari («Prova»).

10 Fes clic a Finalizar.11 S’obrirà el formulari que hem creat. D’aquesta

manera es pot introduir registres nous d’una manera més còmode i visualment més agrada-ble, per exemple.

Mostra el primer

registre

Nombre de registres

totals que té la base

de dades

Accedeix

al registre

anterior

Afegeix un nou

registre

Accedeix a l’últim

registre

Accedeix al registre

següent

Registre

actiu

1 2 3

4

5

6

7

8

9

10

11

Bases de dades 3

47

4.4.1 Com afegir botons de control i modificar la presentació

d’un formulari?

Per a afegir botons de control a un formulari o modificar-ne l’aspecte hauràs de seguir el procés següent:

1 Situa’t a Vista diseño.

2 Si en el pas anterior no s’hagués obert, activa el quadre d’eines, fent clic en el botó o a través de l’itinerari Ver/Cuadro de herramientas.

3 Fes clic al botó de «Seleccionar objetos» i despla-ça els límits del formulari i les seccions fins a ajustar-lo a els proporcions que vulguis.

4 Fes clic sobre el botó de Comando i Arrastrar.

5 A la finestra Asistente para botones de comando, selecciona la categoria i l’acció.

6 Fes clic a Siguiente.

7 Selecciona l’opció Texto o Imágenes si preferei-xes que surti un símbol que identifiqui el botó.

8 Fes clic a Siguiente.

9 Repeteix el procés per a cadascun dels botons.

10 Fes clic sobre el botó Etiqueta i amb el ratolí obre una etiqueta en el lloc que vulguis i introdueix-hi el text.

11 Si vols, pots inserir-hi una imatge.

12 Fes clic sobre el botó Vista i practica amb les diverses opcions .

13 Comprova com en fer clic en el botó Buscar registro surt el quadre d’eines diàleg de Buscar y reemplazar.

Figura 3. 10. Procés per a afegir botons de control i modificar la forma de presentació d’un formulari.

1 2

3

5

4

67

8

9

10

11

12

Etiquetas: S’utilitza quan es vol incloure

textos aclaridors

Cuadro de texto: Mostra informació

continguda en una taula presentant una nova

dada cada cop que es modifica un registre

Botó Comando. Habilita operacions com

avançar, retrocedir, afegir…

Botons de categories:

Exploración de registros

Accions: Cercar registre

– Anar a registre anterior

– Anar a registre següent

Botó de categoria:

Operación con registros

Quadre de Buscar

y reemplazar

en el

Agregar nou registre

Cercar registre

13

Nota: en el procés anterior únicament s’han analitzat els botons de Comando i Etiquetas. La resta d’opcions del quadre les deixem perquè les experimentis a mesura que les vagis necessitant.

Bases de dades3

48

4.5 Informes

Els informes són documents impresos predissenyats per l’usuari a través de la base de dades de Microsoft Access. Ens permeten generar documents d’aspecte molt més agradable i atractiu per a les persones que els han d’interpretar.

Vegem què cal fer per a crear l’informe corresponent, per exemple, a la Consulta 1. Per a desenvolupar aquest exemple hem utilitzat, al camp intèrpret, el criteri de selecció «Raúl»; d’aquesta manera, només es visualitzen les dades contingudes en els camps actius d’aquest intèrpret (que en aquest cas s’ha decidit que siguin tots).

Per a crear un informe hauràs de seguir el procés següent:

1 Selecciona el botó Informe del menú Objetos i fes doble clic sobre l’opció Crear un informe utilizando el asistente.

2 Selecciona la taula sobre la qual vols fer l’informe Consulta 1.

3 Agrega els camps sobre els quals vols fer el formulari (estil, intèrpret, disc, cançons).

4 Fes clic a Siguiente.

5 Indica els registres que vols agrupar en funció del contingut. Per a això has de ressaltar el camp i, amb el botó , fer-ne la selecció.

6 Fes clic a Siguiente.

7 Selecciona els camps i l’ordre en què vols imprimir els requisits.

8 Fes clic a Siguiente.

9 Selecciona la distribució i ordenació que vols tenir en el teu informe.

10 Fes clic a Siguiente.

11 Selecciona l’estil que vols per al teu in-forme.

12 Fes clic a Siguiente.

13 Assigna un nom al teu informe (Informe 1).

14 Fes clic a Finalizar.

Recorda

Quan vulguis activar un infor-me has de seleccionar el botó Informes del menú Objectes i fer doble clic en l’informe. També podràs executar aquesta opció fent clic en el botó Vista prèvia

.

És convenient que activis aquesta opció

perquè tots els camps càpiguen a la pàgina

Permet accedir

a la finestra

Diseño

Permeten visualitzar una, dues o diverses pàgines

Aspecte final que presenta el document informe 1

Observa com els camps disc i cançons

s’han ordenat segons el criteri establert

en el setè punt del desenvolupament.

Imprimir Zoom

9

10

11

12

13

14

4

5

6

7

8

1

2

3

Figura 3. 11. Procés per a crear un informe amb l’assistent de Microsoft Access. Observa com es poden presen-tar d’una forma senzilla, atractiva i comprensible les dades corresponents a cadascun dels regis-tres.

Bases de dades 3

Activitats finals

49

De grup

Individuals

Defineix el concepte de base de dades, la seva finalitat i 1. les seves aplicacions.

Explica les fases de treball que has de seguir per a crear 2. una base de dades. Proposa un exemple que et perme-ti organitzar les dades en una taula i, prenent-lo com a referència, defineix els conceptes de dada, camp i regis-tre.

Crea una taula anomenada «Inventors i científics» amb 3. els camps: nom de l’inventor o científic, data de naixe-ment, data de defunció, professió i invent més relle-vant.

Crea un formulari que t’ajudi a omplir la base de a) dades.

Crea una consulta perquè et faciliti el llistat de tots b) els inventors i científics: del segle que prefereixis, dels que van ser matemàtics…

Crea una taula anomenada «Invents i descobri-c) ments» amb els camps: nom de l’invent, de l’inven-tor, fotos o esquemes de l’invent i descripció de l’in-vent.

Crea una consulta i un informe perquè et faciliti un d) llistat de tots els invents o descobriments que té cada inventor o científic, per exemple «Invents d’Ar-quimedes».

Creeu una base de dades sobre pel·lícules de cinema. 4. Afegiu-hi diversos registres, i sobre aquests practiqueu les opcions d’Introducción de nuevos registros, Abrir y cerrar la base de datos, Búsqueda de datos, Filtrados de registros, Consultas i Formularios.

Creeu un informe sobre algunes de les consultes que 5. heu fet en l’activitat anterior; per exemple, pel·lícules protagonitzades per un actor determinat. Posterior-ment, visualitzeu-lo i comproveu que compleix les condicions establertes. Finalment, practiqueu l’opció Imprimir.

Del quadern de treball

Fes les activitats corresponents a aquesta unitat propo-sades al teu quadern de treball.

1

7

1

4

Pràctica: base de dades

de la vostra classe

Genereu una base de dades constituïda per tots els alumnes de la vostra classe. Per a fer-ho, haureu d’acordar, entre tots, els camps que voleu incloure-hi, com per exemple: nom, cognoms, adreça… o altres com alçària, color dels cabells, esport…

Ara practiqueu les opcions descrites com, per exemple, filtrado de registro, consultas… per a generar grups d’alumnes que, per exemple, tinguin estatura i aficions similars, resideixin al mateix barri o carrer, tinguin els ulls del mateix color…

7