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Administración del ALCANCE

GESTIÓN DE PROYECTOS

Ing. Luis Alberto Oviedo Tejada [email protected]

“Por el modo como se realice la planificación, de antemano podemospredecir la victoria o la derrota” Sun Tzu – El Arte de la Guerra



ADMINISTRACIONDE LA INTEGRACION

ADMINISTRACIONDE LA PROCURACION

ADMINISTRACIONDE LOS RRHH


ADMINISTRACIONDEL ALCANCE

ADMINISTRACIONDEL TIEMPO

ADMINISTRACIONDE LOS COSTOS

ADMINISTRACIONDE LA CALIDAD

ADMINISTRACIONCOMUNICACIONES

ADMINISTRACIONDEL RIESGO



OBJETIVO

Incluye los procesos requeridos para asegurarque el proyecto incluye todo el trabajorequerido, y sólo el trabajo requerido

para completar el proyecto


para completar el proyectoexitosamente.

El esfuerzo para determinar el alcance va de acuerdo al tamaño, complejidad e importancia del proyecto



Alcance del Producto vs Alcance del Proyecto

En el contexto del proyecto el término ALCANCE se refiere a:

• Alcance del producto – Los rasgos distintivos y funciones que se deberán incluir en el producto ó servicio


incluir en el producto ó servicio

• Alcance del proyecto – El trabajo que se deberá hacer para la entrega de un producto con las características y funciones especificadas



¿Qué respuestas me da la Administración del Alcance?

¿Cómo determinar qué trabajo se tiene que hacer en el proyecto?

¿Cómo asegurarme que se haga todo el trabajo previsto en el


¿Cómo asegurarme que se haga todo el trabajo previsto en el proyecto?

¿Cómo asegurarme que no se haga trabajo no previsto en el proyecto?

¿Cómo asegurarme de obtener la aceptación del trabajo realizado en el proyecto?



1.PlaneaciónDel

2.Definición

Del


DelAlcance

DelAlcance

3.CrearEstructuraDesglose

Trabajo (EDT)

4.Verificación

delAlcance

5.Controldel

Alcance



PLANEACION DEL ALCANCE

Crear un plan de gestión del alcance delproyecto que refleje como se

definirá, verificará y controlará


definirá, verificará y controlaráel alcance del proyecto,

y cómo se creará y definirá la Estructura de Desglose

del Trabajo (EDT)

Proceso de elaboración y documentación progresiva del trabajo(alcance) del proyecto. Es la base del acuerdo entre proveedor y cliente




• Factores ambientales de la empresa: Incluyen aspectos como la cultura

ENTRADAS


• Factores ambientales de la empresa: Incluyen aspectos como la cultura organizacional, la infraestructura, las herramientas, los recursos humanos, y otros • Activos de los procesos de la empresa: Son las políticas, los procedimientos y las guías formales e informales que podrían afectar a la forma en que se gestiona el alcance del proyecto. Así como la información histórica sobre proyectos anteriores.• Acta de constitución de la empresa• Enunciado del alcance del proyecto preliminar• Plan de Gestión del Proyecto



• Juicio de expertos: En relación con la forma en que se ha gestionado el alcance del

HERRAMIENTASY

TECNICAS



• Juicio de expertos: En relación con la forma en que se ha gestionado el alcance del proyectos equivalentes se usa para desarrollar el plan de gestión del alcance• Plantillas formularios, y normas: Las plantillas podrían incluír plantillas de estructura del desglose del trabajo (EDT), plantillas del plan de gestión del alcance y formularios de control de cambios en el alcance del proyecto



SALIDAS



• Plan de gestión del alcance del proyecto: Proporciona orientación sobre cómo el equipo del proyecto definirá, documentará, verificará, gestionará y controlará el alcance del proyecto



DEFINICION DEL ALCANCE

Este es crucial para el éxito del proyecto.Se construye sobre la base de los

principales entregables, asunciones


principales entregables, asuncionesy restricciones que se documentandurante la iniciación del proyecto

en el enunciado del alcancedel proyecto preliminar.




ENTRADAS


• Activos de los procesos de la organización• Acta de constitución del proyecto• Enunciado del alcance del proyecto preliminar• Plan de gestión del alcance del proyecto• Solicitudes de alcance aprobadas




• Análisis del producto: Traducir los objetivos del proyecto en productos

HERRAMIENTASY

TECNICAS


• Análisis del producto: Traducir los objetivos del proyecto en productos entregables y requisitos tangibles. Incluye técnicas como el desglose del producto, análisis de sistemas, ingeniería del valor, análisis funcional, ….

• Identificación de alternativas: Técnica usada para generar diferentes enfoques para ejecutar y realizar el trabajo del proyecto

• Juicio de expertos• Análisis de los interesados: Identifica la influencia y los intereses de los

diversos interesados y documenta sus necesidades, deseos y expectativas




• Enunciado del alcance del proyecto: Describe en detalle los productos

SALIDAS


• Enunciado del alcance del proyecto: Describe en detalle los productos entregables del proyecto y el trabajo necesario para crear tales productos entregables. Incluye: Objetivos del proyecto, descripción del alcance del producto, requisitos del proyecto (condiciones que debe cumplir), limites del proyecto, productos entregables, criterios de aceptación, restricciones y asunciones del proyecto

• Cambios solicitados• Plan de gestión del alcance del proyecto (actualizaciones)



CREAR EDT

Es un descomposición jerárquica, orientada a entregables, de elementos del proyecto, del trabajo que será

ejecutado por el equipo del proyecto, para


ejecutado por el equipo del proyecto, para lograr los objetivos del proyecto ycrear los productos entregables

requeridos.La EDT organiza y define elalcance total del proyecto



CREAR EDT

ENTRADAS


• Activos de los procesos de la organización• Enunciado del alcance del proyecto preliminar• Plan de gestión del alcance del proyecto• Solicitudes de alcance aprobadas



CREAR EDT

• Plantillas de la estructura de desglose del trabajo: Si bien cada

HERRAMIENTASY

TECNICAS


• Plantillas de la estructura de desglose del trabajo: Si bien cada proyecto es único, a menudo una EDT de un proyecto anterior puede usarse como plantilla.

• Descomposición: Es la subdivisión de los productos entregables de un proyecto en componentes más pequeños y fáciles de manejar.



CREAR EDT

La EDT o Estructura desglosada del TrabajoTécnica de planeación por la cual definimos y cuantificamos el trabajo a realizar en un proyecto.Es un proceso de pensamiento mediante el cual se pretende organizar el proyecto.Es similar al organigrama tradicional de una empresa.Consiste en dividir el proyecto en grandes áreas de trabajo.Luego, para cada una de ellas, elaboramos un listado de actividades.


Luego, para cada una de ellas, elaboramos un listado de actividades.Tales actividades a su vez, pueden ser subdivididas hasta lograr el desglose necesario.El nivel de desglose está determinado por la complejidad y tamaño del proyecto.Algunas recomendaciones para saber si se tiene el nivel de desglose necesario:1. Las áreas de trabajo deben ser independientes unos de otros.2. Las actividades en el nivel de mayor desglose, deben ser medibles; es decir, que

pueda establecerse un estimado de plazo de ejecución y recursos necesarios parallevarla a cabo.

3. Es necesario también que cada actividad se refleje en algo “tangible”. De tal manera quepueda ser también cuantificable su avance real en la etapa de ejecución, seguimiento ycontrol del proyecto.



CREAR EDT




CREAR EDT

• Enunciado del alcance del proyecto (actualizaciones)

SALIDAS


• Enunciado del alcance del proyecto (actualizaciones)• Estructura del desglose del trabajo• Diccionario de la EDT• Línea Base del Alcance• Plan de gestión del alcance del proyecto (actualizaciones)• Cambios solicitudes



VERIFICACION DEL ALCANCE

Es el proceso de obtener la aceptación formal por parte de los interesados del alcance del proyecto completado

y los productos entregables relacionados.


y los productos entregables relacionados.Incluye revisar los productos entregables para asegurarse

que cada uno se complete satisfactoriamente.Se diferencia del control de calidad en que la verificación del alcance

se relaciona principalmente con la aceptación de los productos entregables, mientras que el control de calidad se realiza

principalmente con cumplir los requisitos de calidadespecificados para los productos entregables




• Enunciado del alcance del proyecto

ENTRADAS


• Enunciado del alcance del proyecto• Diccionario de la EDT• Plan de gestión del alcance del proyecto• Producto entregables




HERRAMIENTASY

TECNICAS


• Inspección: Incluye actividades tales como: medir, examinar y verificar, a fin de determinar si el trabajo y los productos entregables cumplen con los requisitos y los criterios de aceptación del producto.




SALIDAS


• Productos entregables aceptados• Cambios solicitados• Acciones correctiva recomendadas



CONTROL DEL ALCANCE

Se encarga de influir sobre los factores que crean cambios en el alcance del proyecto y controlar el

impacto de dichos cambios.


impacto de dichos cambios.Asegura que todos los cambios solicitados y las

acciones correctivas recomendadas seprocesen a través del Control Integrado

de Cambios del proyecto



CONTROL DEL ALCANCE

• Enunciado del alcance del proyecto

ENTRADAS


• Enunciado del alcance del proyecto• Estructura del desglose del trabajo• Diccionario de la EDT• Plan de gestión del alcance del proyecto• Informe de rendimiento• Solicitudes de cambio aprobadas• Información sobre el rendimiento de trabajo



CONTROL DEL ALCANCE

HERRAMIENTASY

TECNICAS


• Sistema de Control de Cambios• Análisis de variación: Las mediciones del rendimiento del

proyecto se usan para evaluar la magnitud de la variación• Replanificación



CONTROL DEL ALCANCE

• Enunciado del alcance del proyecto (actualizaciones)

SALIDAS


• Enunciado del alcance del proyecto (actualizaciones)• Estructura del desglose del trabajo (actualizaciones)• Diccionario de la EDT (actualizaciones)• Línea Base del Alcance (actualizaciones)• Cambios solicitados• Acciones correctiva recomendadas• Activos de los procesos de la organización (actualizaciones)• Plan de gestión del proyecto (actualizaciones)

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