m ÓÉTRALORIA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALjf^tff\. M»^fm«MN"AMARCA

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ENTIDAD PRODUCTORA: DESPACHO DEL SECRETARIO GENERALOFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN PRESUPUESTO, CONTABILIDAD Y TESORERÍA (OFICINA DE TESORERÍA)

CÓDIGO

113.2.2.3.11.8

323.2.2.3.32.1

3.2.2.3.11.9

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

COMPROBANTES-COMPROBANTES DE EGRESOS* Orden de Pago.* Certificado de Disponibilidad Presupuestal. (Primera Cuenta)* Certificado de Registro Presupuestal. (Opcional)* Informe de Actividades. (Opcional)* Evaluación Informe de Cumplimiento. (Opcional)* Factura o Cuenta de Cobro. (Opcional)* Entrada al almacén. (Opcional)* Recibido a satisfacción de los bienes, en el caso de corresponder acompra de elementos con características especificas. (Opcional)* Pago al sistema de segundad social en salud y pensión o parafiscales.(Opcional)* Comunicación oficial (Opcional)* Resolución por la cual se ordena una comisión. (Opcional)

* Certificado de permanencia (Opcional) - separar

* Comprobante legalización avances (Opcional)- separar

NÓMINA- NÓMINA DE FUNCIONARIOS* Descuentos de Nómina* Libranzas y Novedades (por entidades cronológicamente)* Embargos (por funcionarios)* Comunicaciones Oficiales

- COMPROBANTE DE INGRESO Y CONSIGNACIÓN* Comprobante de Ingresos* Reporte de transferencia electrónica (Opcional)* Cuenta de cobro* Consignación (opcional)* Comunicación oficial

RETENCIÓNArchivoGestión

2

2

2

ArchivoCentral

10

10

10

DISPOSICIÓN FINAL

X

X

X

X

X

X

PROCEDIMIENTOS

Estas Tipologías Documentales se tiene organizar encarpetas sepradas por de mora en la legalización

Lincamientos del Comité de Archivo

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CÓDIGO

59

3.2.2.3.59

26

3.2.2.3.26.33

28

3.2.2.3.28.2

33

3.2.2.3.33.1

3.2.2.3.33.2

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

CONCILIACIONES

- CONCILIACIONES BANCARIAS* Conciliación Bancaria* Extracto Bancario* Comunicación oficial

INFORMES

- INFORMES PAC INICIAL Y MODIFICACIÓN AL PAC SIN ALTERARMONTOS Y ALTERANDO MONTOS GLOBALES* Comunicación oficial* Formato* Resolución (Opcional)* Planillas de Correspondencia (Opcional)

LIBRO

- LIBRO DE BANCOS* Cuenta Corriente* Cuenta de Ahorros* Cuenta de depósitos judiciales Banco Agrario

NOTA BANCARIA

- NOTA BANCARIA DE GASTOS* Nota de bancario de gastos* Reporte Transferencia Electrónica por Translado de fondos* Extracto Bancario* Comunicaciones oficiales* Fotocopia títulos de deposito judicial (Opcional)

- NOTA BANCARIA DE INGRESOS* Nota Bancaria de ingresos* Extracto Bancario* Comunicaciones Oficiales

RETENCIÓNArchivoGestión

2

2

2

2

2

ArchivoCentral

10

10

10

10

10

DISPOSICIÓN FINAL

CT E

X

X

X

X

X

M

X

X

X

X

X

s PROCEDIMIENTOS

Lineamientos del Comité de Archivo

Lineamientos del Comité de Archivo

Lineamientos del Comité de Archivo

Lineamientos del Comité de Archivo

Lineamientos del Comité de Archivo

CÓDIGO:PA06-PR02-F01 Página 2 de 3 VERSIÓN 3.0

CÓDIGO

393.2.2.3.39.3

3.2.2.3.39.4

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

PROGRAMAS- PROGRAMAS ANUALES MENSUALIZADOS DE CAJA (PAC)* Ejecución PAC (mensual)* Comunicaciones Oficiales (Opcional)- PROGRAMAS ANUALES MENSUALIZADOS DE CAJA, GENERAL DE

RESERVAS (PAC)* Ejecución PAC (mensual)* Comunicaciones oficiales y planillas de correspondencia

RETENCIÓNArchivoGestión

2

2

ArchivoCentral

8

8

DISPOSICIÓN FINAL

CT E

X

x

M

X

x

s PROCEDIMIENTOS

Lineamientos del Comité de Archivo

Uneamientos del Comité de Archivo

VERSIÓN TRD: 5.0, Acto Administrativo: ACTA COMITÉ DE ARCHIVO No. 003 de 28 - 06 - 2013

CONVENCIONES:CT= Conservación TotalE = EliminaciónM = Microfilmación u otros soportesS = Selección

PABLO ANDRÉS GARCÍAResponsable Oficina

ALEJANDRA Ó|IAZ SANCÍEZJefe de 5)fic¡na

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