28almacen
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COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE VERACRUZ
PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS VERSIÓN NÚMERO: 2
FECHA DE APROBACIÓN: 16/06/14
ADMINISTRACIÓN DE ALMACÉN
NO. DE COPIA CONTROLADA:
PÁGINA: 1 DE 8
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR GENERAL Y
PRESIDENTE DEL COMITÉ DE LA CALIDAD
ELABORÓ
REVISÓ APROBÓ
PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIÓN DE ALMACÉN
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COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE VERACRUZ
PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS VERSIÓN NÚMERO: 2
FECHA DE APROBACIÓN: 16/06/14
ADMINISTRACIÓN DE ALMACÉN
NO. DE COPIA CONTROLADA:
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JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR GENERAL Y
PRESIDENTE DEL COMITÉ DE LA CALIDAD
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REVISÓ APROBÓ
1. Objetivo: • Establecer los controles para la recepción, manejo, almacenamiento, conservación y entrega de
materiales.
2. Responsable: • Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. • Encargado del Almacén General. • Subdirector y/o Responsable Administrativo de Plantel.
3. Alcance: • Almacén General del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales y el resguardo de
materiales de otros Centros de Trabajo. • Desde la recepción de materiales hasta su entrega.
4. Normas de Operación:
4.1 El Encargado del Almacén general es responsable de la recepción, acomodo, custodia, identificación,
cuidado, manejo y entrega de los materiales y / o equipos en buenas condiciones. 4.2 Al recibir los bienes en el Almacén general, se verifica que se cumpla con las especificaciones señaladas
en los pedidos. 4.3 El acomodo en el Almacén general facilita la ubicación de los materiales y equipos. 4.4 Los responsables del resguardo de materiales en los Centros de trabajo hacen un inventario anual. 4.5 En relación al punto anterior, las entradas de materiales quedan registradas en la copia del formato Recibo
de salida de almacén (del Almacén general), en facturas o actas de donación. Las salidas se registran en un formato libre, que incluya los siguientes datos: Fecha de salida. Descripción del artículo. Unidad de medida. Cantidad. Nombre y firma del solicitante. Observaciones.
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PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS VERSIÓN NÚMERO: 2
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4.6 El Encargado o responsable de Almacén general realiza revisiones semestrales para inspeccionar las
condiciones de los materiales, equipos y bodega en general, registrándolo en una bitácora reflejada en informes semestrales.
4.8 La estructura del formato Solicitud de almacén es la misma para todas las solicitudes, independientemente del tipo de artículos, por ejemplo: material de oficina, artículos de limpieza, consumible de cómputo, etc.
4.9 En el formato no se incluyen los datos en detalles de número de partida, clave, descripción del producto y unidad de medida, porque depende del tipo de artículo a solicitar. Estos datos son incluidos en el formato o proporcionados por el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales.
4.7 El apartado 5 de este procedimiento: Descripción de actividades, sólo aplica para el Almacén general del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales.
4.10 Es obligatorio que se utilicen los formatos (contenido) incluidos en este procedimiento. 4.11 Los formatos no deben llevar las leyendas del encabezado y píe de página incluidos en este
procedimiento. 4.12 Los formatos deben llevar las leyendas y logotipos vigentes que se utilicen como imagen institucional del
COBAEV.
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5. Descripción de Actividades:
NO. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Inicio
1 Encargado de Almacén General Recibe la orden de compra y la envía al Auxiliar de Almacén.
2
Auxiliar de Almacén
Recibe las mercancías del proveedor junto con la remisión correspondiente.
3
Verifica la mercancía contra la orden de compra y la remisión. ¿Corresponde la orden de compra con lo entregado por el proveedor?
3.1 No. Continúa con la actividad 4 3.2 Sí. ¿El pedido está completo?
3.3 Sí: continúa con la actividad 7
3.4 No: continúa con la actividad 5
4 Devuelve la mercancía al proveedor.
5 Auxiliar de Almacén Informa al Encargado de Licitaciones.
6 Encargado de Licitaciones
Acuerda con el proveedor la entrega del material faltante y se evalúa al proveedor (ver Procedimiento de Evaluación de Proveedores) Continúa con la actividad 1
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NO. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
7
Auxiliar de Almacén
Acomoda y ordena la mercancía para evitar que se dañen durante su almacenamiento y permitir que se identifiquen fácilmente.
8 Registra en el Kárdex y/o Tarjeta de Almacén la entrada de almacén.
9
Recibe de las direcciones y/o departamentos, y planteles, las solicitudes en el formato Solicitud de Almacén, firmadas y autorizadas por el Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales.
10 Consulta las existencias en almacén a través del Kárdex. ¿Son suficientes las existencias?
10.1 Sí. Continua la actividad 12 10.2 No. continua la actividad 11
11 Encargado de Compras Gestiona la compra (Ver Procedimiento de Compras) y continúa con la actividad 1
12 Auxiliar de Almacén
Se surten las solicitudes de almacén.
13 Registra en el Kárdex y se archiva la solicitud original.
Termina
6. Formatos que intervienen en el procedimiento:
NO. DENOMINACIÓN
1 Solicitud de Almacén
2 Recibo Salida de Almacén
3 Kárdex y/o Tarjeta de Almacén
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PARTIDA
ZONA
Día Mes Año CLAVE
CLAVE DEL ARTÍCULO
UNIDAD DE MEDIDA CANTIDAD SOLICITADA
CANTIDAD AUTORIZADA
COORDINADOR DE ZONA Y/O JEFE DE DEPARTAMENTO
AUTORIZADOVo. Bo.
SOLICITUD DE ALMACÉN
PERIODO:
DIRECTOR DEL PLANTEL Y/O JEFE DE DEPARTAMENTO
FECHA CENTRO DE TRABAJO SOLICITANTE
JEFE DE DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
DESCRIPCIÓN
FIRMA DEL SOLICITANTE
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FOLIO
PERIODO
Día Mes Año CLAVE
UNIDAD DE MEDIDA
CANTIDAD PRECIO UNITARIO PRECIO TOTAL
TOTAL $ -
FECHA CENTRO DE TRABAJO SOLICITANTE
CLAVE DEL ARTÍCULO DESCRIPCIÓN
NOMBRE Y FIRMANOMBRE, FECHA, FIRMA Y SELLO
RECIBO DE SALIDA DE ALMACÉN
RESPONSABLE DE ALMACÉNRECIBE
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KÁRDEX O TARJETA DE ALMACEN Artículo Descripción Unidad Unidades Costos Valores
Fecha Referencia Entrada Salida Existencias Unitario Medio Debe Haber Saldo