28-crear códigos de estructura de descomposición del trabajo

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28. CREAR CDIGOS DE ESTRUCTURA DE DESCOMPOSICIN DEL TRABAJO (EDT)Los cdigos de estructura de descomposicin del trabajo (EDT) son cdigos alfanumricos que identificar el lugar nico de cada tarea en la estructura de esquema del proyecto. Los cdigos EDT se utilizan para informar sobre programaciones y para realizar un seguimiento de los costos.

28.1.

Obtener informacin sobre los cdigos EDT

En Microsoft Office Project hay dos tipos de cdigos EDT: nmeros de esquema y cdigos EDT personalizados. En las siguientes secciones encontrar informacin adicional.

28.2.

Nmeros de esquema

Los nmeros de esquema constituyen la forma ms sencilla de crear cdigos EDT. Microsoft Office Project calcula automticamente un nmero de esquema para cada tarea segn la numeracin de la estructura de esquema de la lista de tareas. Por ejemplo, si la primera tarea de la lista de tareas tiene el nmero 1, y consta de tres subtareas, stas se numeran como 1.1, 1.2 y 1.3. Los nmeros de esquema slo contienen nmeros (no letras) y pueden modificarse. Sin embargo, estos nmeros cambian automticamente al subir o bajar una tarea en la lista de tareas o al aplicar una sangra a las tareas o quitar una sangra. Por ejemplo, si una subtarea tiene el nmero de esquema 3.5.4 y la sube una fila en la lista, el nmero de esquema cambia automticamente a 3.5.3. Si a continuacin quita esa misma sangra, el nmero de esquema cambia automticamente a 3.6. Para mostrar los nmeros de esquema, puede agregar el campo Nmero de esquema a una vista de

SUGERENCIA

tabla u hoja, o puede mostrar los nmeros de esquema junto a los nombres de las tareas. Para mostrar los nmeros de esquema junto a los nombres de las tareas, en el men Herramientas, haga clic en Opciones y luego en la ficha Vista. En Opciones del esquema, active la casilla de verificacin Mostrar nmeros de esquema.Copyright 2008 Inteligencia IT Todos los derechos reservados

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28.3.

Cdigos EDT personalizados

Si su proyecto precisa de cdigos EDT detallados compuestos de longitudes, secuencias o conjuntos de nmeros y letras especficos, puede definir una mscara de cdigos EDT personalizados para el proyecto (los proyectos no pueden tener ms de una mscara de cdigos personalizados) . El cdigo EDT personalizado se registra en el campo EDT. Al igual que con los nmeros de esquema, cada nivel de un cdigo EDT personalizado representa un nivel de esquema en la lista de tareas. Puede utilizar un formato especial para cada nivel del cdigo, y cada nivel se muestra en el cdigo con arreglo a la jerarqua de tareas, tareas de resumen y subtareas. Por ejemplo, si tiene previsto crear proyectos por fases conforme a las directivas de la organizacin para el siguiente ao fiscal, puede crear una mscara de cdigos EDT personalizados que represente cada tarea utilizando la directiva, el trimestre y proyecto correspondientes. Con este cdigo, podra disponer de una tarea que tuviera un cdigo EDT personalizado SatClient.T3.HerramientasAT.11, que indicara que se trata de la tarea 11 del proyecto Actualizacin de herramientas de atencin al cliente, con fecha de inicio en el tercer trimestre y con arreglo a la directiva de Satisfaccin del cliente de la empresa para el ao fiscal previsto.

28.4.1.

Definir cdigos de esquema EDT personalizados

En el men Ver, haga clic en una vista de hoja, como la vista Hoja de tareas. Para utilizar una vista no incluida en el men Ver, haga clic en Ms vistas, en la vista que desea utilizar en la lista Vistas y luego en Aplicar.

2.

En el men Proyecto, elija EDT y, a continuacin, haga clic en Definir cdigo.

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Ilustracin 1 Men Proyecto EDT Definir cdigo 3. Para distinguir las tareas de este proyecto de tareas de otros proyectos, escriba un prefijo de cdigo especfico del proyecto en el cuadro Prefijo del cdigo del proyecto.

Ilustracin 2 Definicin del cdigo EDT Este prefijo permite identificar el proyecto en el nivel superior del cdigo EDT. Puede ser til para identificar los subproyectos dentro de un proyecto principal o cuando cree dependencias entre las tareas de varios proyectos. Puede escribir cualquier combinacin de nmeros, letras en mayscula y minscula, y smbolos para el prefijo de cdigo de proyecto.



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4.

Para especificar la cadena de cdigo para las tareas de primer nivel, en la primera fila de la columna Secuencia, haga clic en el tipo de carcter que desea usar para este nivel:

Haga clic en Nmeros (ordenados) para mostrar un cdigo EDT numrico para este nivel (por ejemplo, 1, 2 y 3 para las tres primeras tareas de resumen del proyecto).

Haga clic en Maysculas (ordenadas) para mostrar cdigos EDT alfabticos en maysculas (por ejemplo, A, B y C para las tres primeras tareas de resumen del proyecto).

Haga clic en Minsculas (ordenadas) para mostrar cdigos EDT alfabticos en minsculas (por ejemplo, a, b y c para las tres primeras tareas de resumen del proyecto).

Haga clic en Caracteres (desordenados) para mostrar cualquier combinacin de nmeros y letras en maysculas y en minsculas (por ejemplo, Arqu1, Const1 e Insp1 para las tres primeras tareas de resumen del proyecto). Si elige esta opcin, tendr ms flexibilidad al especificar cdigos EDT personalizados. Project muestra un asterisco (*) en el campo EDT hasta que escribe una cadena de caracteres para este nivel del cdigo EDT.

5.

En la columna Longitud, escriba o seleccione el nmero de caracteres para cada nivel de la cadena de cdigo. Puede especificar el nmero exacto de caracteres o seleccionar Cualquiera para permitir cualquier nmero de caracteres para ese nivel de cdigo. Por ejemplo, escriba 3 para que sea tres el nmero de caracteres obligatorio que se deba especificar en un nivel de cdigo EDT. La longitud total de un cdigo EDT puede estar comprendida entre 1 y 255 caracteres.

6.

En la columna Separador, escriba o seleccione un carcter para separar la cadena de cdigo de un nivel de la cadena de cdigo del siguiente nivel. De forma predeterminada, el carcter de separacin es un punto. Puede usar un carcter de separacin distinto en cada nivel de cdigo.



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Tambin puede elegir no utilizar ningn carcter de separacin entre los niveles de cdigo. En el campo Separador, elimine el carcter de separacin. 7. Especifique una cadena de cdigo para cada nivel de subtareas del esquema. Para especificar cadenas de cdigo distintas para cada nivel, haga clic en la siguiente fila y rellene las columnas Secuencia, Longitud y Separador. 8. Si no desea que Project asigne automticamente un cdigo EDT cada vez que especifica una nueva tarea, desactive la casilla de verificacin Generar cdigo EDT para la nueva tarea. 9. Para permitir el uso del mismo cdigo EDT para varias tareas, desactive la casilla de verificacin Verificar exclusividad de los nuevos cdigos EDT.

NOTAS

El carcter que utiliza como separador no se puede usar como parte del cdigo. Por ejemplo, si utiliza un guin como separador, no puede usar un guin en el cdigo empleado para representar una tarea. No puede definir ms de un conjunto de cdigos EDT por proyecto. Si necesita mostrar una estructura organizativa adicional para las tareas, puede utilizar campos personalizados para crear o aplicar un conjunto distinto de cdigos. Para ver los cdigos EDT, debe agregar el campo EDT a la vista. Para cambiar el cdigo EDT de una tarea de resumen y de todas sus subtareas, debe cambiar el cdigo existente, o conjunto de asteriscos, en el cdigo EDT de la tarea resumen por otro conjunto de caracteres. Suponga, por ejemplo, que su cdigo EDT para una subtarea especfica es Fs3.Pry5.Arq.Tarea3. "Tarea3" representa la subtarea "Planes de desarrollo" y "Arq" representa la tarea de resumen "Solucin de arquitectura". El nombre de la tarea de resumen se cambia a "Solucin de diseo", y necesita actualizar el cdigo de la tarea de resumen y de todas su subtareas. Podra modificar el cdigo EDT de forma que la



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tarea de resumen se representara mediante "Dis". En ese caso, el cdigo EDT de la subtarea "Planes de desarrollo" se actualizara automticamente a Fs3.Pry5.Dis.Tarea3.

28.5.

Cambiar la numeracin de los cdigos EDT

Despus de mover o eliminar tareas, puede que sus cdigos EDT personalizados ya no estn en el orden correcto. Project no cambia automticamente la numeracin de los cdigos EDT, porque estos cdigos se pueden utilizar en documentos u otros sistemas no asociados al archivo de Project. Puede cambiar la numeracin de los cdigos EDT de todas las tareas o de algunas de ellas: 1. En el men Ver, haga clic en una vista de hoja que contenga las tareas cuya numeracin desea cambiar, como Hoja de tareas. Para utilizar una vista no incluida en el men Ver, haga clic en Ms vistas, en la vista que desea utilizar en la lista Vistas y luego en Aplicar. 2. Seleccione las tareas cuya numeracin desea cambiar. (La primera tarea de un conjunto de tareas no cambia de nmero. Se utiliza como referencia para la nueva numeracin de las dems tareas). Para cambiar la numeracin de los cdigos EDT de todas las tareas, no seleccione ninguna tarea. 3. En el men Proyecto, elija EDT y haga clic en Cambiar numeracin.

Ilustracin 3 Cambiar numeracin de cdigos EDT 4. Para corregir la secuencia de cdigos EDT nicamente para las tareas adyacentes seleccionadas, haga clic en Tareas seleccionadas.



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Para corregir la secuencia de cdigo EDT de todas las tareas del proyecto, haga clic en Proyecto completo.

NOTAS

Si el proyecto contiene subproyectos, puede cambiar la numeracin de algunas o todas las tareas de cada subproyecto mostrando todas las subtareas. Haga clic en Mostrar y luego en Todas las

subtareas. (Project no puede cambiar la numeracin de tareas de subproyectos que no se muestran). Al cambiar la numeracin de los subproyectos incluidos en un proyecto principal, cambia tambin el cdigo que representa cada subproyecto en el nivel de proyecto. Para mostrar los cdigos EDT, puede agregar una columna EDT a una vista de hoja. Para cambiar los cdigos EDT despus de que Project los calcule, en el men Proyecto, elija EDT y, a continuacin, haga clic en Definir cdigo. En la columna Secuencias, cambie el tipo de carcter de cualquier nivel de la mscara de cdigo. Cuando actualice un cdigo en el nivel de tarea de resumen, todas las subtareas de esa tarea de resumen se actualizarn automticamente. Si le resulta difcil cambiar los cdigos EDT, esto puede deberse a los siguientes motivos:

o

Est intentando cambiar un cdigo EDT que tiene una mscara de cdigo, una vez calculado el cdigo Si ha creado una mscara de cdigos EDT, y ya se han calculado los cdigos EDT de las tareas, slo puede cambiar el cdigo EDT volviendo a definir los niveles de la mscara de cdigos. Una vez definida de nuevo la mscara de cdigos, puede cambiar cualquier nivel de la mscara de nmeros ordenados, letras maysculas ordenadas, letras minsculas ordenadas o caracteres desordenados a otro tipo.

o

Est intentando cambiar cdigos EDT en un nivel inferior de la lista de tareas

No puede

cambiar los caracteres del cdigo EDT de una subtarea; slo los puede cambiar para la tarea de resumen en la que se ha definido ese nivel del cdigo EDT.



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