24/07/2014 Universitat Pompeu Fabra, BCNPablo Fernández (UPC), NCP FET

Warm-up

• Motivación intrínseca• Familiarizarse con H2020

1ª parte

• Tener una buena idea • Estudiar su encaje en H2020 y posicionarse

2ª Parte

• Formalizar el consorcio• Redactar la propuesta

Pitido final

• Revisar la propuesta (plan-do-check-act)• Darle al botón “submit”

� ¿Quiero presentar una propuesta de proyecto? ¿Mitos?

� ¿Por qué?

� ¿Tengo tiempo para hacerlo?

� Análisis coste-beneficio

� ¿Estoy convencido de que puedo conseguirlo?

� ¿Hay alguien que me pueda ayudar?

� ¿Seguiré hasta el final?

� http://ec.europa.eu/programmes/horizon2020/

� http://www.eshorizonte2020.es/

� � Objetivos� Estructura� Reglas de participación� Criterios de evaluación� Agentes� Fuentes de información

� ¿Cuando?� Cuanto antes mejor!

� ¿Punt0 de partida?� Necesidad tecnológica no resuelta� Continuación de proyecto anterior� Propuesta anterior no aceptada

� Primer documento: visión (abstract)y breve plan de trabajo� Qué haré y qué no haré?� Objetivos iniciales?� Impacto esperado? � Captación de socios?

� ¿Dónde la presento?� En qué WP, en qué topic, en qué call?� Entiendo el texto del topic?

� Adecuación� Consistencia� Innovación?� Dimensión europea� http://cordis.europa.eu/search/index.cfm?fuseaction=proj.advSearch� Por qué molestarse? Qué problema se resuelve? Es importante?� Por qué ahora? Tengo claro lo que tengo que hacer?� Medida correcta? – tamaño, alcance, presupuesto, consorcio-� Instrumento de financiación

� ¿Es lo que espera la EC?� Contacto con Project Officers� Asistencia a Infodays, workshops, eventos� Compartir la idea con especialistas� Apoyo: CDTI, MINECO, Comité, ACC1Ó, SPEI, PNCs

� Posicionamiento� Situar a los competidores� Análisis SWOT� Apoyo institucional� Darse a conocer (espíritu de comercial)� Borradores de documentos

2000

3000

42004500

5100

6000

0

1000

2000

3000

4000

5000

6000

7000

2001* 2004 2006 2008 2010 2013

Registrados al ICT Event

26%

18% 19%

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

FP5 FP6 FP7*

Tasa de éxito propuestas %

� Documentación:� Workprogrammes

� Participant Portal http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/home.html

� Agendas europeas y otra información http://ec.europa.eu/digital-agenda/ , http://ec.europa.eu/research/index.cfm

� Infodays y eventos http://cordis.europa.eu/home_en.html

� CORDIS

� Guías

� ¿Qué socios necesito?� Socios principales▪ Coordinación administrativa + técnica▪ Resto de socios principales▪ Expertise?

� Socios complementarios▪ Consorcio equilibrado técnicamente?▪ Compromiso? Amigos o amigos de mis amigos?▪ Comparsas?▪ Medida? Compacto?

� Common understanding? Compact consortium?

� Búsqueda de socios� Contactos de proyectos anteriores� Contactos propios, página web (perfil), Infodays� Ideal-ist.net y otros . CORDIS: http://cordis.europa.eu/partners� ACCIÓ, CDTI, SPEI, PNCs, plataformas tecnológicas

http://cordis.europa.eu/technology-platforms/home_en.html

� ¿Coordinamos o no coordinamos?� Único punto de contacto con la EC▪ Todo pasa por nosotros▪ Adquirimos confianza con el/la PO▪ Mejor conocimiento de la EC

� Control del proyecto▪ Distribución de tareas intra consorcio▪ Control de las reuniones y orden del día▪ Control financiero▪ Estado del arte y tecnología relacionada

� Presupuesto mayor� Experiencia y visibilidad internacional▪ Estamos en la cresta de la ola▪ Posibilidad de entrar en nuevos consorcios

� Fase de propuesta▪ Coordinar la redacción (plan-do-check-act)▪ Hacer de poli malo

� Antes de redactar:� No aplicar a muchos topics para ver si tengo suerte!!� Quien evalúa puede no ser un gran experto en el tema� No dar nada por entendido ya que quien evalúa se basa

sólo en aquello que lee� Evaluadores en condiciones “espartanas”; 3-5 / día)� Mucho texto no implica que se entienda mejor� No hacer servir un inglés excesivamente técnico� No incluir lenguaje político� Ojo con el marco legal� Evitar el uso del condicional, debemos mostrar

determinación (shall Vs will)

� Antes de redactar:� Escribir todo lo necesario para que el objetivo sea entendible

(SMART)� Responder claramente a los criterios de evaluación� Claridad en los resultados, métodos y deliverables� Presentar una propuesta compacta no una suma de partes� Intentar atraer la atención (primeras páginas)� Encontrar un buen título/acrónimo y vigilar el look & feel

� Lenguaje claro, simple y preciso. Gráficos y tablas� Repartir el esfuerzo durante toda la propuesta� Maximizar el encaje con el topic (encaje total)� Consorcio convincente (roles)� Digital Science

� Antes de redactar:� Ejemplos de acrónimos y títulos:▪ NEA-TASHA: Novel Evolutionary and Agent-based –

Techniques for Automated Safety and Hazard Analysis

▪ ADAM: Adaptation And Mitigation Strategies: Supporting European climate policy

▪ ALARM: Assessing LArge-scale environmental Riskswith tested Methods

▪ AMEDEUS: Accelerate MEmbrane DEvelopment forUrban Sewage purification

� Antes de redactar:� Proposal writing plan

XX páginas: B1+B2+B3

Página inicial

Sección 1. Excelencia

científico técnica.

Sección 2. Impacto

Sección 3. Implementación

PART B. Propuesta científica:

Información adicional: B4+B5

Descripción socios

Cuestiones de género

Aspectos éticos.

PART A. Admin.

PROPUESTA

Nuevo en H2020

� Parte B1.� Excelencia científico-técnica▪ Concepto y objetivos:▪ Qué se quiere hacer y a qué problema o necesidad se dirige (no

debería haber preguntas después de este párrafo)

▪ Detalle de los objetivos específicos científico técnicos

▪ Qué aproximación científica/tecnológica se va a aplicar para conseguir estos objetivos

▪ Principales productos y resultados esperados

▪ La aproximación C/T se refiere a de qué forma: e.g: cómo vamos a conseguir la mejora de rendimiento

▪ Topic como fuente de información

� Parte B1.� Excelencia científico-técnica▪ Concepto y objetivos: errores/buenas prácticas▪ El trabajo no es original, ambición limitada▪ Introducción irrelevante: consideraciones sociales, económicas,

científicas o de mercado globales▪ Falta de concreción: no cuantificar los resultados▪ Consideraciones de impacto: el objetivo no puede ir más allá del

último milestone, más allá es impacto▪ Estado del arte: contextualización científica excesiva▪ Equilibrio entre riesgo e innovación▪ Concisión y claridad (SMART)▪ Expresar el objetivo con la terminología más aproximada al topic, si

aplica

� Parte B1.� Excelencia científico-técnica▪ Progreso más allá del estado del arte▪ Cuales son los problemas o demandas específicos en el sector o

área de aplicación del proyecto que se abordan.

▪ Cuales son las alternativas científicas/tecnológicas, y sus ventajas o desventajas en relación con nuestro proyecto

▪ En qué resultados o iniciativas anteriores se basa el proyecto.

▪ De qué forma el proyecto mejorará significativamente el estado del arte en el área

▪ Información: publicaciones, patentes, proyectos, CORDIS, bbdds, legislación, etc

� Parte B1.� Excelencia científico-técnica▪ Progreso más allá del estado del arte: errores/buenas prácticas▪ Centrarse estrictamente en los resultados previos del consorcio

▪ No incluir el estado del arte industrial. Omisión de referencias

▪ Ambigüedad en fuentes y cantidad de datos

▪ Posicionar la propuesta de forma realista

▪ Incluir una tabla con proyectos relacionados y el avance que se propone

▪ Referencia a plataformas europeas y legislación vigente

▪ Explicar la problemática del sector, apoyada con indicadores

▪ Definir la solución aportada de forma multisectorial

� Parte B1� Excelencia científico-técnica▪ Metodología y paquetes de trabajo▪ Conjunto de tareas interrelacionadas, necesarias para la

obtención de un resultado concreto (riesgos asociados)

▪ Incluir número, título, fecha de inicio y final, tipo de actividad, líder, task leader, participantes, esfuerzo por socio, objetivos, descripción y deliverables (reports, meetings, publicaciones, prototipos, datos, software, etc).

▪ Diagrama de Pert y de Gantt

▪ Milestones

▪ Riesgos y plan de contingencias

� Parte B1� Excelencia científico-técnica▪ Metodología y paquetes de trabajo▪ Conjunto de tareas interrelacionadas, necesarias para la

obtención de un resultado concreto (riesgos asociados)

▪ Incluir número, título, fecha de inicio y final, tipo de actividad, líder, task leader, participantes, esfuerzo por socio, objetivos, descripción y deliverables.

▪ Diagrama de Pert y de Gantt

▪ Milestones

▪ Riesgos y plan de contingencias

En H2020 en B3!!!

� Parte B1� Excelencia científico-técnica▪ Metodología y paquetes de trabajo: errores/buenas prácticas▪ Estructura de plan de trabajo inadecuada▪ Descripción insuficiente, carencia de detalle en las tareas▪ Indicadores: falta propósito, quien los va a utilizar y para qué▪ Falta de consideración de riesgos e imprevistos▪ Duplicidad de esfuerzos▪ Plan de contingencia▪ Margen para desajustes▪ Incluir gráficos de aproximación sistemática al proyecto▪ Estructurar el proyecto en subprogramas, donde se ubican los WPs▪ Incluir diagramas de los WPs más complejos▪ Incluir un procedimiento de gestión de calidad

En H2020 en B3!!!

� Parte B2� Impacto▪ Relación con los impactos del topic:▪ Describir de qué forma el proyecto contribuirá al impacto que se espera de él, de

acuerdo con el topic▪ Justificar su necesidad en línea con la estrategia del programa.▪ Justificar la necesidad de una aproximación europea para ejecutar el proyecto.▪ Key Performance Indicators (definen progreso, intermedios y finales)▪ Posible estructura:

� 3.1 Expected impacts listed in the work programme� 3.1.2 Compliance with EU legislation� 3.1.3 Economic Impact� 3.1.4 Environmental Impact� 3.1.5 Why a European approach� 3.1.6 Interaction with other programmes� 3.1.7 External factors influencing impacts – Regulatory and Non regulatory

Barriers.

En H2020 definen estructura

� Parte B2� Impacto▪ Relación con los impactos del topic: errores / buenas

prácticas ▪ No recoger los impactos del topic

▪ Suponer que el impacto que se debe justificar es el que describe el topic. Lo que hay que explicar es de qué forma contribuye a ese impacto.

▪ Contextualizar el proyecto a nivel de políticas, directivas y planes de acción europeos.

� Parte B2� Impacto▪ Diseminación▪ Descripción de los “productos” de los que hacer difusión▪ Audiencia objetiva de la diseminación, tanto a nivel de usuarios como

a nivel de agentes (no basta con decir “empresas”; si se hace referencia a un aspecto productivo que va a cambiar de alguna manera, es imprescindible identificar a los beneficiados y perdedores en el nuevo sistema)

▪ Mecanismos de difusión ▪ Actividades detalladas a realizar▪ Reparto de responsabilidades▪ Indicadores y sistemas de evaluación de la efectividad en la

diseminación▪ La diseminación siempre esta sujeta a la gestión de la propiedad

intelectual

� Parte B2� Impacto▪ Diseminación: errores / buenas prácticas▪ Considerar solamente publicaciones científicas en la diseminación

▪ Considerar los deliverables científicos / técnicos como material de difusión directa

▪ Divulgación pública irreal respecto a la interfaz ciencia-sociedad

▪ Implicar realmente a los agentes en la diseminación (no sólo requeridos para que faciliten su experiencia y conocimiento)

▪ Involucrar ONGs para la mejor aceptación por parte de un público amplio.

▪ Muchos socios implicados en la diseminación de resultados

▪ Incluir entidades de referencia a nivel mundial, europeo, nacional (administración, regulador, asociación europea…)

▪ Proponer deliverables que tengan valor práctico

▪ Desarrollar vínculos con otros proyectos y grupos externos al proyecto propio

� Parte B2� Impacto▪ Explotación▪ Identificación y dimensión del mercado/s a que se dirige el

resultado/s del proyecto.

▪ Posición de los socios en el mercado.

▪ Aspectos no tecnológicos relacionados con la introducción en el mercado.

▪ Descripción de las rutas comerciales o industriales previstas para la explotación de los resultados.

▪ Intereses de explotación específicos de cada socio

▪ Información: Guide to IPR rules for FP7 projects: ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/ipr_en.pdf, Eurostats.

� Parte B2� Impacto▪ Explotación: buenas prácticas▪ Cuantificar los beneficios resultantes de la explotación esperados

por socio

▪ Incluir desarrollo o búsqueda de modelo de negocio

▪ Incluir una tabla de conocimiento/producto explotable, sectores de aplicación y socios implicados

▪ Describir las posibilidades de utilizar las fuentes adicionales de financiación externa durante y después de la vida del proyecto para conseguir los objetivos de explotación

� Parte B2� Impacto▪ Gestión de la propiedad intelectual▪ De qué forma se va a compartir el background

▪ Cómo se va a proteger el background

▪ De quien va a ser la propiedad del foreground

▪ Cómo se va a proteger el foreground y quien se hará cargo del coste asociado

▪ Mecanismos de resolución de conflictos específicos a nivel de propiedad intelectual

▪ No dejarlo todo para el consortium agreement (política clara en la propuesta)

▪ Información: Guide to IPR rules for FP7 projects: ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/ipr_en.pdf

▪ Open Access y Data Management Plan: https://ec.europa.eu/digital-agenda/en/news/open-access-eu-project

Nuevo en H2020

� Parte B2� Impacto▪ Gestión de la propiedad intelectual: errores / buenas

prácticas ▪ No considerar las implicaciones relacionadas con el acceso a

conocimiento existente fuera del consorcio y necesario para la explotación de los resultados del proyecto

▪ Hacer constancia de los acuerdos de protección previos

▪ Incluir un responsable de gestión de IPR

� Parte B3� Implementación▪ El consorcio▪ Descripción de cada participante

▪ Competencias de cada participante necesarias para el proyecto

▪ Interés específico de cada participante en el proyecto

▪ Reseña curricular de cada persona involucrada en el proyecto

▪ Descripción de la complementariedad entre participantes

▪ Necesidad de subcontratación de tareas

En H2020 en B4!!!

� Parte B3� Implementación▪ El consorcio: errores / buenas prácticas▪ Demasiados socios sin justificación (4 que hacen lo mismo cuando

hay bastante con 2)

▪ El compromiso de algunos socios no queda claro (falta de asignación explícita de tareas)

▪ Descripción de relaciones entre socios si es relevante para el proyecto

▪ Diagrama de distribución por países

▪ Diagrama de distribución por tipología de institución

▪ Justificar la trayectoria de I+D de los participantes

▪ Equilibro entre empresas, CTs, universidades, proveedores de tecnología, usuarios

� Parte B3� Implementación▪ Estructura de gestión▪ Estructura organizacional ▪ Herramientas y procedimientos de gestión colectiva del proyecto (mecanismos de control:

informes, reuniones)▪ Mecanismos de toma de decisiones y resolución de conflictos▪ Planes de contingencia relacionados con la gestión del proyecto▪ Descripción de los conceptos específicos (ejemplos)

� Steering committee: se trata de una figura de supervisión de la evolución del proyecto y de apoyo a la toma de decisiones. Generalmente lo integra una persona de cada entidad participante, el requisito para ocupar este lugar generalmente es la capacidad de decisión.

� Executive Management Team: sería el responsable del “dia-a-dia” de la gestión del proyecto. Consistiría en el Coordinador, el gestor de la secretaría, el gestor financiero y un representante de cada uno de los equipos. Tendría reuniones frecuentes para discutir el progreso del proyecto, tomar las decisiones, preparar las reuniones…

� External Advisory Board: consiste en un número de miembros, cada uno de los cuales científicos de alta cualificación y prestigio, no involucrados en el proyecto. Su tarea sería dar consejos científicos sobre la forma en la que la investigación se está desarrollando, basado en informes de progreso, publicaciones y otros documentos (Plataformas, etc.).

� Parte B3� Implementación▪ Estructura de gestión: errores / buenas prácticas▪ Incluir modelos de gestión estándares sin adaptarlos a las

características del consorcio de forma realista

▪ Escoger un modelo de gestión simple pero participativo

▪ Incluir el rol del Task Leader

▪ Incluir diagramas del modelo de gestión

▪ Incluir un gestor financiero

▪ Mostrar los diagramas de proceso de transferencia del conocimiento

▪ Reflejar vínculos con stakeholders.

▪ Incluir una external advisory board, especialmente cuando el impacto en el sector productivo es importante

� Parte B3� Implementación▪ Recursos▪ Recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto (horas y tipo de

personal, maquinaria, material etc.)

▪ Coste desglosado al detalle

▪ La Guide for applicants, que indica los tipos de gastos posibles

� Parte B3� Implementación▪ Recursos: errores / buenas prácticas▪ Presupuesto excesivo

▪ Sobredimensionamiento de person-months

▪ No justificar las subcontrataciones

▪ Detallar al máximo los costes

▪ Desglose detallado por tipos de gastos

� Parte B4� Información adicional▪ Cuestiones de género:▪ Información que están solicitando

▪ Distribución de miembros del equipo por género

▪ Mecanismos para promover la igualdad de género en el proyecto

▪ Fuentes de información relevantes

▪ Objetivos UE: 40%

▪ Buenas prácticas

▪ Incluir una jefa de proyecto mujer

▪ Aspectos éticos

+ descripción socios!!!

� Parte B4� Revisión continua (limitación de páginas)

� Parte B4� Submission

� How to write a bad proposal

http://cordis.europa.eu/fp7/ict/micro-nanosystems/docs/how-to-write-a-bad-proposal_en.pdf

Muchas gracias

por su atención!pablo.fernandez.gonzalez@upc.edu