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Confluencia de servicios en un entorno CRAI:
la experiencia de la Universitat Pompeu Fabra
IV Jornadas CRAI de REBIUNUniversidad de Burgos, 11 de mayo de 2006
Confluencia de servicios en un entorno CRAI: la experiencia de la UPF
• Mercè Cabo Rigol• Montserrat Espinós i Ferrer• Xavier Ibáñez Jofre• Anna Magre Ferran
Universitat Pompeu Fabra(www.upf.edu)
Confluencia de servicios en un entorno CRAI: la experiencia de la UPF
1. Antes de la confluencia
2. La confluencia
3. Los CRAI en la UPF
4. Conclusiones
1. Antes de la confluencia
1990: Fundación de la Universitat Pompeu Fabra
El Servicio de Informática y la Biblioteca inician su andadura a la vez que la propia universidad
Confluencia de servicios en un entorno CRAI:la experiencia de la UPF
Confluencia de servicios en un entorno CRAI:la experiencia de la UPF
1. Antes de la confluencia
Años 1990 – 2003:
Servicio de Informática y Biblioteca:
• Funcionamiento separado
• Relaciones servicio - cliente
servicio - usuario
• Dependencias orgánicas distintas
1. Antes de la confluencia
Años 1990 – 2003:
La Biblioteca de la UPF:
� Biblioteca única
� Orientada al usuario
� Organización flexible
Confluencia de servicios en un entorno CRAI:la experiencia de la UPF
Confluencia de servicios en un entorno CRAI:la experiencia de la UPF
1. Antes de la confluencia
Años 1990 – 2003:
El Servicio de Informática de la UPF:
� Servicio único
� Unidad de Soporte a la Docencia y a la Investigación en cada uno de loscampus
Confluencia de servicios en un entorno CRAI:la experiencia de la UPF
1. Antes de la confluencia
Años 1990 – 2003:
El Servicio de Informática de la UPF:
� Fuerte orientación a la implementación y mantenimiento de los aplicativos de gestión y baja orientación a la prestación de servicios al usuario final
Confluencia de servicios en un entorno CRAI:la experiencia de la UPF
1. Antes de la confluencia
Años 1990 – 2003:
Técnicos audiovisuales:
� Dan soporte directo a la docencia y en especial a los Estudios de Comunicación Audiovisual
� No son una unidad orgánica. Dependen de distintas unidades
Confluencia de servicios en un entorno CRAI: la experiencia de la UPF
1. Antes de la confluencia
2. La confluencia
3. Los CRAI en la UPF
4. Conclusiones
Confluencia de servicios en un entorno CRAI:la experiencia de la UPF
2. La confluencia
Reestructuración administrativa
Creación del Área de Recursos de Información (2003)
Biblioteca + Servicio de Informática
+ técnicos audiovisuales
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2. La confluencia
La creación del Área de Recursos de Información (2003-2004)
• Nuevo contexto organizativo• Elaboración del Plan Estratégico de Tecnologías
y Recursos de Información
• Revisión del funcionamiento del Servicio de Informática e implantación de un nuevo organigrama
Confluencia de servicios en un entorno CRAI:la experiencia de la UPF
2. La confluencia
Reestructuración organizativa del Servicio de Informática
Revisión del modelo de funcionamiento con la finalidad de dotarlo de una organización más flexible y orientada al usuario final
Nuevo organigrama
Confluencia de servicios en un entorno CRAI:la experiencia de la UPF
Organigrama del Servicio de Informática
DIRECCIÓ DEL SERVEI D’INFORMÀTICA
Administrativa
Directora
Edifici Mar
Edifici Mercè
Edifici Jaume I
Edifici França
Edifici Rambla
GESTIÓ DE RECURSOS
INFORMÀTICA JAUME I - MERCÈ
INFORMÀTICA MAR
INFORMÀTICA FRANÇA-RAMBLA
PROJECTES I SISTEMES
COMUNICACIONS, AUDIOVISUALS I
SEGURETAT
Equip de Direcció: Cap de l’ARI, Directora del Servei d’Informàtica, Cap de Gestió de Recursos, Cap de Projectes i Sistemes, Cap de Comunicacions, Audiovisuals i Seguretat, Cap d’Edifici JI-ME, Cap d’Edifici FR-RA, Cap d’Edifici Mar
11/10/2004
Cap Edifici MARCap Edifici FR-RACap Edifici JI-ME
1 Coordinador Tècnic
4 Tècnics 2 Tècnics
2 CoordinadorsTècnics
2 CoordinadorsTècnics
1 Analista
5 Gestors de Projectes
1 Programador
1 Gestor de Projectes
5 Tècnics 2 Tècnics
11 Tècnics Audivisuals1 Tècnic Audiovisuals
11 Programadors
1 Resp. Audiov.
1 Analista
3 Programadors
Cap de la Unitat
1 Programador
10 Analistes
Cap de la UnitatCap de la Unitat
3 Tècnics
1 Analista
Confluencia de servicios en un entorno CRAI:la experiencia de la UPF
2. El caso de la UPFOrganigrama de la Biblioteca
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2. La confluencia
Área de Recursos de InformaciónModelo de confluencia basado en:
• la prestación conjunta en espacios comunes de servicios que anteriormente se ofrecían de forma dispersa y separada en distintos puntos del campus por parte de bibliotecarios, informáticos y técnicos audiovisuales
• la creación de equipos multidisciplinares para dar servicios de apoyo a la docencia, el aprendizaje y la investigación
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2. La confluencia
Planificación y organización
Comisiones conjuntas:
• Comisión de Calidad de los Recursos de Información
Comisión de usuarios
• Comisión de Estrategia de Tecnologías y Recursos de Información
Comisión estratégica
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2. La confluencia
Planificación y organización
Plan estratégico de la UPF (2003-2005): Pla d'Actuacions 2003-2005
Programas de objetivos de gestión (POG): P10 Programa de Tecnologías i Recursos de
Información
Dirección por objetivos (DpO) anual del período
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2. La confluencia
Planificación y organización
Plan estratégico de la UPF (2006-2009): Pla d’Actuacions 2006-2009
Programas de objetivos de gestión (POG):• P2 Programa de Soporte al Aprendizaje y la
Investigación• P11Programa de Tecnologías i Recursos de
Información
Dirección por objetivos (DpO) anual del período
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2. La confluencia
Planificación y organización
Equipo de dirección conjunto ARI:
• Vicegerente del Área
• Miembros de los equipos de dirección del Servicio de Informàtica y Biblioteca
Reuniones mensuales
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2. La confluencia
Gestión de los recursos humanos
• Superación de culturas organizativas distintas
• Desarrollo de nuevas competencias
• Diseño de un plan de formación conjunto para el equipo directivo del ARI (Equipo de dirección+ Equipo de gestión) basado en competencias
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1. Antes de la confluencia
2. La confluencia
3. Los CRAI en la UPF
4. Conclusiones
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3. Los CRAI en la UPF
Nueva estructura organizativa (ARI)
Mejora y ampliación de servicios
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3. Los CRAI en la UPF
Mejora y ampliación de servicios:
• Dirigidos al personal docente e investigador:
• Proporcionar acceso a las TIC necesarias para la creación de materiales didácticos
• Ofrecer asesoramiento y asistencia personalizada en el proceso de producción, mantenimiento y gestiónde los materiales didácticos
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3. Los CRAI en la UPF
Mejora y ampliación de servicios:
• Dirigidos al personal docente e investigador:
• Dar apoyo al proceso de integración de los recursos de información en los materiales didácticos: evaluarlos; seleccionarlos; adquirirlos o contratarlos; digitalizarlos; gestionar los derechos de autor...
• Programar e impartir sesiones de formación
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3. Los CRAI en la UPF
Mejora y ampliación de servicios:
• Dirigidos al personal docente e investigador:
• Publicar tesis doctorales (TDR)
• Crear un depósito institucional que recoja la producción científica de la Universidad
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3. Los CRAI en la UPF
Mejora y ampliación de servicios:
• Dirigidos a los estudiantes:
• Préstamo de ordenadores portátiles y equipamientos audiovisuales
• Servicio de resolución de incidencias, tanto del hardware como del software (atención presencial, electrónica, telefónica...)
• Sesiones de formación en el uso de las TIC
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3. Los CRAI en la UPF
Implantación de los CRAI a través de dos vías:
- Creación de nuevos CRAI (nuevas instalaciones): proyectos de futuro
- Adaptación de las instalaciones actuales de la Biblioteca para que puedan asumir nuevas funciones
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3. Los CRAI en la UPF
Proyectos de futuro:
� CRAI de Ca l’Aranyó
(Campus de la Comunicació)
� CRAI del Mar
(Campus del Mar)
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3. Los CRAI en la UPF
Campus de la Comunicació
Concentrará toda la formación, la investigación y la producción en el ámbito de la comunicación y la
tecnología
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3. Los CRAI en la UPF
Campus de la Comunicació:
- 3.000 personas (estudiantes, PDI y PAS)
- 25.000 m2
- Inauguración: curso 2008-2009
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3. Los CRAI en la UPF
Campus de la Comunicació:
Proyecto arquitectónico consistente en la rehabilitaciónde dos naves y la construcciónde tres nuevos edificios
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3. Los CRAI en la UPF
Confluencia de servicios en un entorno CRAI:la experiencia de la UPF
3. Los CRAI en la UPF
Confluencia de servicios en un entorno CRAI:la experiencia de la UPF
3. Los CRAI en la UPF
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3. Los CRAI en la UPF
CRAI de Ca l’Aranyó:
- Rehabilitación de la nave de telares de la antigua fábrica textil de Ca l’Aranyó
- 3.000 m2
3. Los CRAI en la UPF
CRAI de Ca l’Aranyó
Biblioteca Biblioteca
de Rambla de França
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3. Los CRAI en la UPF
CRAI de Ca l’Aranyó
- Integración de recursos y servicios: bibliotecarios, informáticos, multimedia, etc.
- Espacios para el aprendizaje y la investigación: aulas de informática, de autoformación, salas de trabajo en grupo, platós, talleres multimedia, etc.
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3. Los CRAI en la UPF
CRAI de Ca l’Aranyó
- Espacios de trabajo compartidos(bibliotecarios + informáticos + técnicos audiovisuales, etc.)
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3. Los CRAI en la UPF
3. Los CRAI en la UPF
Confluencia de servicios en un entorno CRAI:la experiencia de la UPF
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3. Los CRAI en la UPF
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3. Los CRAI en la UPF
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3. Los CRAI en la UPF
Campus del Mar
PRBB
Entidad conjunta de las Fundaciones Universitat Pompeu Fabra, Instituto Municipal de Investigación Médica (IMIM) y Centro de Regulación Genómica (CRG)
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3. Los CRAI en la UPF
Confluencia de servicios en un entorno CRAI:la experiencia de la UPF
3. Los CRAI en la UPF
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3. Los CRAI en la UPF
Confluencia de servicios en un entorno CRAI:la experiencia de la UPF
3. Los CRAI en la UPF
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3. Los CRAI en la UPF
Campus del Mar
Creación del CRAI del Mar
Espacios, recursos y servicios compartidos (bibliotecarios +
informáticos)
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3. Los CRAI en la UPF
3. Los CRAI en la UPF
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1. Antes de la confluencia
2. La confluencia
3. Los CRAI en la UPF
4. Conclusiones
4. Conclusiones
Ventajas de la confluencia:
� Un liderazgo fuerte para la planificación estratégica de las unidades implicadas
� Una visión integrada de la planificación estratégica y de la gestión de los servicios
Confluencia de servicios en un entorno CRAI: la experiencia de la UPF
4. Conclusiones
Ventajas de la confluencia:
� Una mejor posición para el responsable de las unidades convergidas en la estructura gerencial de la universidad
� Establecer economías de escala y compartir recursos
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4. Conclusiones
Ventajas de la confluencia:
� Potenciar y desarrollar proyectos transversales en las unidades convergidas
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4. Conclusiones
Integración de servicios:
• Mayor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales
• Mayor grado de visibilidad de los recursos y servicios
• Más agilidad y facilidad para su uso
4. Conclusiones
Integración de servicios:
• Concentración de equipamientos en espacios comunes:
– Evitar duplicidades– Economizar en mantenimiento– Ampliar horarios– Propiciar un uso más intensivo de los
recursos
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4. Conclusiones
Integración de servicios:Creación de una estructura potente de
soporte a todos los ámbitos de actividad de la Universidad (administración, docencia y
aprendizaje e investigación)
Situación de ventaja competitiva para la Universidad
Confluencia de servicios en un entorno CRAI:la experiencia de la UPF
4. Conclusiones
Integración de servicios:
Todos ganan:
Se avanza más rápidamente
Aumenta la calidad de los servicios
Mejora la Universidad
Confluencia de servicios en un entorno CRAI:la experiencia de la UPF
4. Conclusiones
Integración de servicios:Trabajo compartido y equipos de trabajo mixtos
Universitat Pompeu Fabra
Posición innovadora y competitiva
•Confluencia de servicios en un entorno CRAI:la experiencia de la UPF
Confluencia de servicios en un entorno CRAI:la experiencia de la UPF
Muchas gracias por su atención