2.3 unidad de servicios generales
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES
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2.3
UNIDAD DE SERVICIOS
GENERALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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INDICE
NO. TÍTULO PÁGINA 1.1 Transporte 2 1.2 Giras Presidenciales 5 1.3 Caja Chica 8 1.4 Ingreso a Almacén 12 1.5 Despacho de Insumos 15 1.6 Combustible 18 Glosario 21
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1.1 TRANSPORTE
i. Definición del Procedimiento Es la cobertura del traslado de personal o artículos a diversas actividades relacionadas con la Secretaría de Comunicación Social
ii. Objetivos
Establecer sistemas eficientes para la administración del personal, de los
recursos asignados (vehículos y gasolina) que permita la prestación de un
servicio eficaz a los funcionarios de la Secretaría
Integrar y supervisar la información que se capta diariamente de los vehículos a
cargo de Servicios Generales, para su procesamiento, análisis, seguimiento y
toma de decisiones de las autoridades Superiores.
iii. Normas
De los usuarios:
Al solicitar el servicio, debe presentar dirección exacta de actividad, cantidad de
personal a trasladar, tiempo estimado de actividad y programación para recoger
al personal
De los vehículos:
El servicio de transporte es exclusivo para uso de actividades laborales
relacionadas a la Secretaria o de comunicación autorizadas por Secretario
Podrán transportarse personas y/o material para uso de la Secretaria
De los Pilotos:
Deberán observar sin excepción la actualización del formato de control de uso
del vehículo.
No pueden esperar a solicitante un período mayor a 1 hora. Excepción:
Actividades Presidenciales
De la Revisión de Vehículos:
Asistente días lunes verificará limpieza, cambios de hojas de control y
abastecimiento de combustible, durante la semana será programado según
necesidades
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RESPONSABLE PASO No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
SOLICITANTE ENCARGADO DE SERVICIOS GENERALES ASISTENTE/JEFE PILOTO PILOTO SOLICITANTE ASISTENTE/JEFE PILOTO
01
02
03
04
05
06
07
08
Solicita servicio de traslado por medio de: texto, llamada telefónica, verbal o correo Recibe solicitud de traslado e informa a Jefe de Servicios Generales o Asistente de Servicios Generales Coordina traslado Designa Piloto Designa vehículo Anota en bitácora del vehículo: Distancia, kilometraje, medidor de gasolina, fecha y hora Recoge a solicitante, material o equipo Lo lleva a destino Espera: No: pasa a paso 05 Si: pasa a paso 08 Se dirige a cubrir otra actividad asignada por Asistente/Jefe de Servicios Generales Llama a Asistente/Jefe de Servicios Generales para ser recogido Asigna Piloto para recoger a solicitante Traslada a Solicitante a Oficinas de la Secretaría Devuelve vehículo a estacionamiento FIN DEL PROCEDIMIENTO
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Definición: Es la cobertura del traslado de personal o artículos a diversas actividades relacionadas con la Secretaría de Comunicación
Social
PilotoSolicitante Asistente/JefeEncargado Servicios Generales
Fase
1.1 Transporte
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Inicio
Solicita servicio de traslado por medio de comunicación
disponible
Recibe solicitud de traslado e informa a Jefe o Asistente de Servicios Generales
Coordina Traslado
Asigna Piloto
Asigna Vehículo
Anota datos iniciales en bitácora
del vehículo
Recoge a solicitante, material o equipo
Espera
Lo lleva a destino
SI
NO
Se dirige a cubrir otra actividad
asignada
Llama a Asistente o Jefe de Servicios
Generales para ser recogido
Asigna Piloto para recoger a solicitante
Traslada a Solicitante a
Oficinas de la Secretaría
Fin
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1.2 GIRAS PRESIDENCIALES
i. Definición del Procedimiento Traslado de personal y equipo para cobertura de Giras Presidenciales en el interior de la República.
ii. Objetivos
Proporcionar soporte a las Unidades involucradas para el traslado y llegada a
tiempo a los eventos
Ejercer control en el manejo de viáticos y gasolina utilizado en estas actividades
iii. Normas
De los usuarios:
Informar por lo menos un día de anticipación para coordinar vehículo y Piloto en
el horario establecido
De los vehículos:
Asistente y/o Jefe de Servicios Generales verificarán la capacidad de
combustible del vehículo, así como asignar vehículo adecuado para el lugar de
actividad a cubrir.
De los Pilotos:
Deberán observar sin excepción la actualización del formato de control de uso
del vehículo.
Verificar el resguardo seguro del vehículo asignado.
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RESPONSABLE PASO No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
ENCARGADO DE LOGISTICA O JEFE DE TELEVISIÓN ASISTENTE/JEFE DE SERVICIOS GENERALES JEFE DE TELEVISIÓN PILOTO PILOTO
01
02
03
04
05
Traslada Agenda Presidencial a Jefe/Asistente de Servicios Generales para coordinar actividad. Informa al Jefe de Servicios Generales cuantas personas acompañarán en la comisión. Recibe solicitud Coordina Piloto (s) Coordina Vehículo (s) Verifica si el vehículo está apto para llegar al lugar indicado. Programa la cantidad de personas y vehículos a asignar. Prevé cantidad de gasolina para llegada al punto como al retorno. Genera reporte y solicitud de viáticos Traslada a Unidad Administrativa Financiera para solicitar Anota en bitácora del vehículo (ver procedimiento de transporte) Se presenta en el horario indicado para salir a comisión. Traslada personal y Equipo. Si regresan de actividad en horario hábil, procede a guardar vehículo. No regresan en horario hábil, procede a dejar a personal que participó en la comisión en sus casas. Procede a guardar vehículo. . FIN DEL PROCEDIMIENTO
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Definición: Traslado de personal y equipo para cobertura de Giras Presidenciales en el interior de la República.
PilotoEncargado de Logistica/Televisión Jefe de TelevisiónAsistente/Jefe Servicios Generales
Fase
1.2 Giras Presidenciales
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Inicio
Traslada Agenda Presidencial a Jefe/Asistente de Servicios Generales para coordinar
actividad
Informa al Jefe de Servicios Generales cuantas personas
acompañarán en la comisión.
Recibe solicitud
Coordina Piloto(s)
Coordina Vehículo(s)
Verifica si el vehículo está apto para llegar al lugar
indicado
Programa la cantidad de personas y
vehículos a asignar
Prevé cantidad de gasolina para
llegada al punto como al retorno
Genera reporte y solicitud de viáticos
Traslada a Unidad Administrativa Financiera para
solicitar
Anota en bitácora del vehículo
Se presenta en el horario indicado
para salir a comisión.
Traslada personal y Equipo
Regresan en horario hábil
NO
SI
Procede a dejar a personal que
participó en la comisión en sus
casas
Procede a guardar vehículo
Fin
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1.3 CAJA CHICA i. Definición del Procedimiento
Administración de fondos de caja chica que se derivan del Fondo Rotativo Interno.
ii. Objetivos
Normar las operaciones que se realizan para constitución, administración y control de la Caja Chica en las Unidades de la Secretaría de Comunicación Social de la Presidencia a las cuales se les han otorgados fondos para compras menores.
iii. Normas
Del Encargado:
Elaborar las solicitudes de emisión de cheque para el reintegro de las
rendiciones.
Proceder a hacer efectivo el cheque, para mantener disponibilidad de efectivo.
Efectuar los pagos de gastos dentro del rango establecido, verificando que los
recursos solicitados correspondan a las categorías de pago reglamentadas
Emitir vales de caja chica cuando otorgue efectivo para compras.
Solicitar la liquidación de vales de caja chica por escrito, luego de cumplido el
plazo establecido.
Verificar que los documentos reúnan los requisitos de ley.
Solicitar a UDAF las retenciones en tiempo cuando correspondan.
Custodiar los recursos del fondo de caja chica en caja de seguridad.
El Jefe inmediato del encargado del fondo deberá efectuar revisiones
periódicas dejando evidencia de lo actuado.
Los encargados del fondo deberán ser personas contratadas bajo los renglones
011 o 022 y deben contar con fianza de fidelidad y declaración de probidad.
Los fondos de caja chica deben quedar liquidados totalmente y depositados sus
saldos a fin de año.
El fondo de caja chica en todo momento debe estar representado por listados
en trámite de cheque, facturas en revisión, vales pendientes de liquidar y
efectivo disponible según aplique.
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De los Soportes:
Factura Contable a nombre de Secretaría de Comunicación Social de la
Presidencia NIT 337787-3, detallar gasto y/o servicio adquirido, adjuntar
solicitud de compras, ingreso a almacén e inventario cuando proceda, la factura
deberá traer consignado el régimen del IVA o ISR al que está inscrito en la
SAT.
La fecha de la solicitud de compras debe ser anterior a la emisión de la factura,
debido a que primero se solicita autorización del gasto y luego se procede a
efectuar la compra o a solicitar el servicio.
El concepto y el importe deberán estar claramente expresados en la factura o
razonamiento al reverso.
La factura no deberá contener alteraciones, enmiendas, intercalaciones,
raspaduras o borrones.
La factura deberá tener el visto bueno del funcionario que autorizó el gasto
(Secretario, Sub-secretario y Dirección General) y el respectivo razonamiento al
reverso.
Debe solicitar recibo de caja cuando la factura sea cambiaria y si la factura
indicara la leyenda “Esta factura no se considera comprobante de pago hasta
tener su respectivo recibo de caja”.
Debe solicitar a UDAF efectuar las retenciones (IVA, ISR) cuando
correspondan, previo a cancelar la factura.
De los solicitantes:
No se podrá conceder un segundo vale de caja chica a la misma persona si no
ha liquidado el anterior.
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RESPONSABLE PASO No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
DIRECCIÓN GENERAL DESPACHO SUPERIOR JEFE DE UDAF ENCARGADO DE CAJA CHICA ENCARGADO DE TESORERÍA AUXILIAR DE TESORERÍA SUB SECRETARIO Y DIRECTORA GENERAL ENCARGADO DE TESORERIA
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02
03
04
05
06
07 08
Solicita la constitución y aprobación de la caja chica Aprueba la constitución del fondo de caja chica y los montos correspondientes por medio de Acuerdo y/o Resolución Recibe el Acuerdo y/o Resolución y emite el cheque a nombre de la persona responsable del fondo de caja chica Hace efectivo el cheque para el manejo de caja chica. Proporciona dinero para las compras y suministros a través de vales, los cuales deben ser firmados por el solicitante. Recibe las facturas y coordina con almacén e inventarios cuando correspondan los ingresos. Solicita el reintegro de la caja chica cuando acumule 40% del monto con los respectivos documentos de soporte a la UDAF. Revisa la liquidación con la documentación de soporte, previo a la emisión del cheque Informa a Auxiliar de Tesorería. Emite el cheque y lo traslada para firmas correspondientes. Firman el cheque de reintegro de caja chica y lo trasladan a Tesorería. Recibe el cheque debidamente firmado y lo entrega al encargado de caja chica. FIN DEL PROCEDIMIENTO
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Definición: Administración de fondos de caja chica que se derivan del Fondo Rotativo Interno
Dirección General Auxiliar de TesoreríaEncargado de TesoreríaEncargado de Caja ChicaJefe de UDAFDespacho Superior
Fase
1.3 Caja Chica
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Inicio
Solicita la constitución y
aprobación de la caja chica
Aprueba la constitución del
fondo de caja chica y los montos por
medio de Acuerdo y/o Resolución
Recibe el Acuerdo y/o Resolución y
emite el cheque a nombre de la
persona responsable del
fondo de caja chica
Hace efectivo el cheque para el manejo de caja
chica.
Proporciona dinero para las compras y
suministros a través de vales, los cuales deben ser firmados por el solicitante.
Recibe las facturas y coordina con
almacén e inventarios cuando correspondan los
ingresos
Solicita el reintegro de la caja chica
cuando acumule 40% del monto con
los respectivos documentos
Revisa la liquidación con la
documentación de soporte, previo a la emisión del cheque
Informa a Auxiliar de Tesorería
Emite el cheque y lo traslada para firmas correspondientes.
En conjunto con Sub secretario firman el cheque de reintegro
de caja chica y lo trasladan a Tesorería Recibe el cheque
debidamente firmado y lo entrega al encargado de caja
chica.
Fin
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1.4 INGRESO A ALMACEN
i. Definición del Procedimiento Ingreso de insumos a Almacén de la Secretaría de Comunicación Social.
ii. Objetivos
Normar las operaciones que se realizan para administración y control de
ingreso de insumos al Almacén de la Secretaría
Realizar seguimiento oportuno a las operaciones
iii. Normas
Del Encargado:
Deberá realizar controles rutinarios para prever la existencia de insumos en
bodega
Las requisiciones serán programadas cada 4 meses bajo excepciones de
movimientos extraordinarios de algún insumo en específico
Si el costo del artículo es menor a Q10.00 deberá llevarse control en libro
Deberá llenar los formularios 1H Constancia de Ingreso a almacén y al
despachar el producto la Constancia de egreso de almacén
Del ingreso:
El ingreso del producto no puede superar a 1 día de la fecha de emisión de la
factura
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RESPONSABLE PASO No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
ENCARGADO DE ALMACÉN ENCARGADA DE ADQUISICIONES PROVEEDORES ENCARGADA DE ADQUISICIONES ENCARGADO DE ALMACEN
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03
04
05
Solicita a la Unidad de Adquisiciones insumos para abastecer el almacén Realiza las cotizaciones Efectúa las compras Se presentan a almacén ubicado en Oficinas del Palacio Ingresan Producto a Bodega Se presenta al Palacio para recibir insumos en conjunto con Encargado de Almacén Da ingreso a los insumos con el soporte de la factura Da alta de los insumos al Sistema de Gestiones de Almacén Provee inventario FIN DEL PROCEDIMIENTO
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Definición: Ingreso de insumos a Almacén de la Secretaría de Comunicación Social.
ProveedoresEncargado de Almacén Encargada de Adquisiciones
Fase
1.4 Ingreso a Almacén
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Inicio
Solicita a la Unidad de Adquisiciones
insumos para abastecer el
almacén
Realiza las cotizaciones
Efectúa las compras
Se presentan a almacén ubicado en Oficinas del Palacio
Ingresan Producto a Bodega
Se presenta al Palacio para recibir
insumos en conjunto con Encargado de
Almacén
Da ingreso a los insumos con el soporte de la
factura
Da alta de los insumos al Sistema
de Gestiones de Almacén
Provee inventario
Fin
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1.5 DESPACHO DE INSUMOS
i. Definición del Procedimiento Distribución de productos de Almacén a usuarios de la Secretaría de Comunicación.
ii. Objetivos
Normar las operaciones de salida de productos del Almacén de la Secretaría
Ejercer control de salidas de artículos para una correcta ejecución de inventario
iii. Normas
Del Solicitante:
Debe llenar y firmar formato de solicitud de insumos de almacén
Deber firmar conforme al recibir los insumos solicitados
Del Despacho:
Los días de solicitud son lunes, martes y miércoles y fechas de despacho,
jueves y viernes.
El encargado de almacén se reserva el derecho de despacho en base a
existencias disponibles
Al finalizar el año deberán imprimirse las tarjetas de Kardex
Para poder despachar la Solicitud de Proveeduría deberá estar llena y firmada
con los vistos buenos correspondientes.
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RESPONSABLE PASO No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
SOLICITANTE ENCARGADO DE ALMACEN SOLICITANTE ENCARGADO DE ALMACÉN
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02
03
04
Llena y firma Solicitud de Proveeduría. Traslada a Encargado de Almacén. Recibe requerimiento. Despacha en fechas asignadas a solicitante. Verifica material entregado. Firma de recibido. Descarga los insumos del sistema de almacén. Archiva la solicitud. FIN DEL PROCEDIMIENTO
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Definición: Distribución de productos de Almacén a usuarios de la Secretaría de Comunicación
Encargado de AlmacénSolicitante
Fase
1.5 Despacho de Insumos
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Inicio
Llena y firma Solicitud de Proveeduría
Traslada a Encargado de Almacén
Recibe requerimiento
Despacha en fechas asignadas a solicitante
Verifica material entregado.
Firma de recibido
Descarga los insumos del sistema
de almacén
Archiva la solicitud Fin
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1.6 COMBUSTIBLE
i. Definición del Procedimiento Control y abastecimiento de Combustible para uso de la Secretaría de Comunicación Social de la Presidencia.
ii. Objetivos
Establecer controles en el manejo y abastecimiento de combustible
Optimizar el uso de combustible en las actividades de la Secretaría de
Comunicación
iii. Normas
Del Administrador
Solo el Administrador debe tener acceso al manejo de cupones de combustible,
así como, el libro de combustible autorizado por la Contraloría
Debe tomar fotografías al medidor de combustible del vehículo de la Secretaría
antes y después de su abastecimiento
El Administrador debe llenar FORMA 07-SCSPR/SG (Solicitud de
Combustible) al abastecer vehículo de combustible y solicitar a Piloto su firma
de conformidad
Debe llevar el ingreso en base de datos Excel de forma diaria y semanal en
hojas móviles autorizadas por la Contraloría General de Cuentas
Del uso del Combustible:
Al igual que los vehículos, el combustible debe ser utilizado exclusivamente
para actividades de la Secretaría
El monto autorizado por motocicleta es de Q50.00 cada dos días
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RESPONSABLE PASO No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
ASISTENTE/JEFE DE SERVICIOS GENERALES TECNICO ADMINISTRATIVO PILOTO TÉCNICO ADMINISTRATIVO
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03
04
Informa a Técnico Administrativo sobre cobertura de comisión Completa formulario FORMA 07-SCSPR/SG (Solicitud de Combustible) Emite Cupones Fotocopia los cupones para soporte en archivo Traslada a Piloto para firma de recibido Recibe la boleta de solicitud de combustible, Firma de recibido por los cupones. Recibe cupones canjeables en cualquier gasolinera Shell, para abastecimiento de vehículos de la Secretaría. Conduce el vehículo a la gasolinera, tomando una foto antes y después de su abastecimiento. Recibe factura por el gasto. Anota el número de kilometraje del vehículo. Devuelve formulario a Técnico Administrativo para su archivo. Adjunta solicitud de combustible, copia de vales (cupones) de combustible y fotografías, Opera datos en archivo digital Incluye en libro de hojas movibles autorizado por Contraloría General de Cuentas. FIN DEL PROCEDIMIENTO
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Definición: Control y abastecimiento de Combustible para uso de la Secretaría de Comunicación Social de la Presidencia.
PilotoAsistente/Jefe de Servicios Generales Técnico Administrativo
Fase
1.6 Combustible
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Inicio
Informa a Técnico Administrativo
sobre cobertura de comisión
Completa formulario FORMA
07-SCSPR/SG (Solicitud de Combustible)
Emite Cupones
Fotocopia los cupones para
soporte en archivo
Traslada a Piloto para firma de
recibido
Recibe la boleta de solicitud de
combustible, Firma de recibido por los
cupones.
Recibe cupones canjeables para
abastecimiento de vehículos de la
Secretaría.
Conduce el vehículo a la gasolinera,
tomando una foto antes y después de su abastecimiento
Recibe factura por el gasto.
Anota el número de kilometraje del
vehículo
Devuelve formulario a Técnico
Administrativo para su archivo
Adjunta solicitud de combustible, copia de vales (cupones) de combustible y
fotografías,
Opera datos en archivo digital
Incluye en libro de hojas movibles
autorizado por CGC
Fin
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GLOSARIO ACTIVIDADES PRESIDENCIALES: Actos públicos y ceremonias oficiales a las que asiste el Señor Presidente y/o Vicepresidente de la República. HOJAS DE CONTROL (BITACORA): Mecanismo de control que los Pilotos de la Secretaría deben llenar al momento de abordar un vehículo de la Institución, incluyendo datos como: Kilometraje, nivel de gasolina, personas a transportar, etc. Hasta el momento de su regreso a la Institución incluyendo los últimos datos al finalizar el recorrido. GIRA PRESIDENCIAL: Visita del Presidente y/o Vicepresidenta al interior ó exterior de la República de Guatemala por determinado tema de Estado. VALE DE CAJA CHICA: Este documento denominado vale es de suscripción de una orden de pago entre un deudor y otro acreedor es decir es una promesa de crédito por el cual una persona natural o jurídica se compromete a cancelar una cantidad determinada de efectivo o entrega de un determinado lote de mercaderías u otro valorado ya sea a la vista o en un determinado plazo a otra persona natural o jurídica a cancelar su valor o importe y concluir con la entrega del bien. RETENCIONES: La noción de retención también se utiliza en la economía y las finanzas para nombrar a la parte retenida de un ingreso, sueldo, etc. Dicho porcentaje suele ser pagado al Estado bajo diversos conceptos, como un impuesto. El objetivo principal de la retención es evitar las distorsiones del mercado o para redistribuir la riqueza cuando un sector aprovecha las ventajas comparativas de un país. FONDO DE CAJA CHICA: Es un fondo especial en efectivo que se crea y repone constantemente para hacer pagos menores o de cuantía pequeña, que si los hiciéramos con una emisión de cheques, no tendrían la funcionabilidad adecuada para efectos operativos. En algunos casos se crea un fondo de caja chica cuenta corriente y este es manejado por medio de cheques. Esto más que todo se hace con el objetivo de darle cierta autonomía financiera a salas de venta, y en algunos casos a la fábrica, la cual por lo general esta geográficamente retirada de las oficinas centrales. Básicamente existen dos etapas en el funcionamiento de caja chica, estos son: La creación del fondo y el rembolso. PROBIDAD: En términos generales, es la rectitud y moralidad a que tiene que ajustarse la conducta humana, y en lo público, la que debe observarse en el ejercicio de funciones públicas. FACTURA CAMBIARIA: La factura cambiaria es un título valor de contenido crediticio, pues incorpora el derecho a cobrar una determinada suma de dinero: el precio de la compraventa, o el precio de trasporte, según el caso.
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CONSTITUCIÓN DE CAJA CHICA: El monto máximo del fondo de Caja Chica no debe exceder de la cantidad autorizada por autoridad administrativa, para la apertura de este fondo se debe realizar el respectivo memorando dirigido al gerente o administrador de la entidad y se debe indicar el objetivo y destino para el cual es creado, así como también se señalará el nombre de la persona que será responsable de su uso, manejo, custodia y liquidación. El fondo servirá para cancelar exclusivamente obligaciones originadas por las necesidades de la entidad, no se deberá conceder préstamos a funcionarios, compañeros de trabajo, o darle otro uso para el que fue creado. Para justificación de los gastos, se considerarán válidos, los siguientes documentos: Memo de apertura del fondo de Caja Chica, Vales de Caja Chica y documentación de las empresas comerciales o proveedoras de bienes y/o servicios, como son: facturas y demás documentos que justifiquen el egreso. VALES: Documento que se puede cambiar por una cantidad de dinero, por un objeto o por un servicio. Nota firmada que se da al entregar una cosa y que sirve para demostrar que se ha hecho la entrega. INSUMOS: Es todo aquello disponible para el uso y el desarrollo de la vida humana, desde lo que encontramos en la naturaleza, hasta lo que creamos nosotros mismos. En general los insumos pierden sus propiedades y características para transformarse y formar parte del producto final. Para el caso de servicios se alude a los recursos de entrada al proceso cuyo flujo de salida es el servicio entregado. Es el material inicial (materia prima, subproducto) que se incorporan al proceso para satisfacer necesidades. REQUISICIÓN: Trámite para solicitar una compra de materiales o la expedición de un documento en una empresa u oficina. Documento para dicho trámite. KARDEX: Es un documento administrativo de control, el cual incluye datos generales del bien o producto. La tarjeta Kardex de inventario es una herramienta que le permite tener reportes con información resumida acerca de las transacciones de inventario de la institución. Puede realizar un seguimiento de los movimientos de los inventarios y de los costos de mercancías en los almacenes. Estos costos se calculan de acuerdo a la compañía. Lo verdaderamente importante de la tarjeta Kardex en los inventarios es que proporcionan información y ayudan al control de los mismos, pero para ello se debe tener un claro concepto de lo que son los inventarios y una buena clasificación de los mismos. LIBRO DE HOJAS MÓVILES: Documento de control interno autorizado por la Contraloría General de Cuentas, (libros, hojas móviles), los siguientes datos: (Fecha, número de placa, Número de cupón, valor del vale o cupón, kilometraje, galonaje, cantidad asignada, nombre del piloto, firma del usuario y/o lugar de la comisión u observaciones) y se entregan cupones y/o vales.