2019 - javeriana

GUÍA JAVELEX 2019

Esta guía es de uso interno de la Ponti f ic ia Univers idad Javer iana, se prohíbe su reproducción, al teración c i rculación s in previa autor ización

5. 7. 12.

23. 27. 30.

32. 40. 42.

Javelex Conceptos y Abreviaturas

Diseño de contenidos

Busqueda de Proveedor

Listado de contratos

Funciones para filtrar contratos

Solicitar Contrato

Minuta Pestaña

TABLA DE CONTENIDOS

46. 50. 53.

56. 58. 60.

62. 65. 69.

Pasos Legalización de contrato

Actas

Modificaciones Terminación de contrato

Solicitud de Reportes

Solicitud de conceptos

Pasos de Expedientes

Documentosadjuntos

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JAVELEX

¿QUÉ PUEDES HACER EN LA PLATAFORMA?

¿QUÉ ES JAVELEX?

Es una herramienta de la Universidad Javeriana que busca facilitar los procesos administrativos relacionados con la gestión legal de la Universidad.

Javelex se creó para que los usuarios lleven un control estricto de los diferentes trámites legales como:- Solicitudes de Contrato - Solicitudes de conceptos- Alertas - Generar informes en general para realizar el seguimiento de procesos de contratación.

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TIPOS DE USUARIOS

SOLICITANTE: Realiza la solicitud siguiendo los procedimientos establecidos.

SUPERVISOR: Revisa y controla la solicitud radicada por el solicitante y la respuesta emitida por la Dirección Jurídica.

ABOGADO: Se encarga de contestar, orientar o realizar el trámite radicado por el solicitante.

ADMINISTRADOR FUNCIONAL: Es la persona de la Dirección jurídica encargada del manejo interno del sistema y la comunicación con el proveedor del mismo.

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ABOGADO Es el usuario que tiene perfil de analista, que será asignado con posterioridad en el flujo para los contratos radicados por la modalidad Jurídica.

CLIENTE/TERCERO es la persona o entidad con la que la Universidad contrata.

CONCEPTO Todo derecho de petición recibido por la universidad debe radicarse por este tipo.

CONTRATO Acuerdo de voluntades por medio del cual las partes se obligan recíprocamente.

ESTADO indica la situación del proceso.

CONCEPTOS

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EXPEDIENTE/ CONTRATO cuando el concepto recaiga sobre un contrato o algo relacionado con un tema contractual.

EXPEDIENTE/ DISCIPLINARIOS sobre procesos disciplinarios de los estudiantes.

EXPEDIENTE/ ESPECIALES cuando los conceptos son de complejidad y requieren un tiempo adicional para dar la respuesta por parte de la jurídica.

EXPEDIENTE/ GENERALES cuando no corrspondan a una categoría especifica.

EXPEDIENTE/ PERSONAS NATURALES sobretodo lo relacionado con personas naturales y este tipo de contrato.

EXPEDIENTE/ PROPIEDAD INTELECTUAL sobre lo relacionado con propiedad intelectual.

EXPEDIENTE/ REVISIÓN propuestas para la revisión y aprobación de propuestas presentadas por la universidad.

EXPEDIENTE/ VERI revisión propuestas para la revisión y aprobación de propuestas presentadas por la universidad.

EXPEDIENTE/ VERI SOL Formatos para la revisión y firma de formatos por parte de la universidad.

REVISIÓN PROPUESTAS Concepto sobre la viabilidad jurídica de propuestas en el marco de un Documento de Solicitud de Ofertas (DSO) de la universidad.

PROTECCIÓN DATOS PERSONALES Cualquier duda jurídica relacionada con datos personales (habeas data).

MÓDULO DE CONCEPTOS

PODERES – TRÁMITES LEGALES Solicitud de poderes para trámites legales.

GENERALES Tipo residual, en caso que la solicitud de concepto no se pueda establecer por otro tipo.

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MODALIDAD SELECCIÓN Autogestión / Jurídica.

NÚMERO DE CUOTAS Son las cuotas que se calculan dependiendo de la duración del contrato y la periodicidad. Solo es necesario para los contratos de Cuotas fijas.

FECHA INICIO corresponde a la fecha en la que inicia el contrato.

FECHA RADICACIÓN fecha en que se radica en el sistema.

FORMA DE PAGO Corresponde a la descripción de la forma de pago del contrato.

FECHA SUSCRIPCIÓN Corresponde a la fecha en la que se firma por ambas partes del contrato.

FECHA VENCIMIENTO corresponde a la fecha en la que vence el contrato. Se calcula por el sistema si se inluyó la fecha de inicio y la duración del contrato.

AUTOGESTIÓN Contratos realizados directamente por las unidades de la Universidad de acuerdo con la Matriz de atribuciones.

JURÍDICA Contratación de acuerdo a la Matríz de Atribuciones por la que la Dirección Jurídica realiza o revisa el contrato.

NÚMERO DE PÓLIZAS Indica la cantidad de pólizas que se requieren para el contrato.

OBJETO es la actividad general que se desarrollará con el contrato, se recomienda hacer una descripción breve.

OBSERVACIONES / JUSTIFICACIONES En caso de que se requiera describir alguna observación o justificación.

PERFIL DE USUARIO Muestra los tipos de usuario para ingresar al sistema. Dependiendo de su perfil podrá seleccionar un rol y obtener los permisos y privilegios para realizar trámites.

PROTECCIÓN DATOS PERSONALES Cualquier duda jurídica relacionada con datos personales (habeas data).

RADICADO es un número consecutivo que coloca el sistema automáticamente para identificar contratos y conceptos.

REPRESENTANTE CONTRATANTE Selección del representante legal de la Universidad para el proceso.

REPRESENTANTE CONTRATISTA corresponde al representante legal del proveedor.

INDICADOR DE CUANTÍA: estimada Cuando se tiene una noción sobre el valor total del contrato, sin embargo, este puede variar.

SIN CUANTÍA es para los casos en que los contratos no tienen valor.

UNIDAD AUTORIZADORA Es la unidad o dependencia de la Universidad que autoriza el contrato, son las unidades a las cuales pertenecen los apoderados de la Universidad quienes son los únicos que pueden suscribir contratos.

ULTIMO VALOR es el valor final del contrato, en caso de que el contrato tenga modificaciones, los valores adicionados se

MÓDULO DE CONTRATOS

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verán reflejados en esta casilla.

ULTIMO VENCIMIENTO muesta la ultima vigencia de contrato si tiene otrosíes.

USUARIO señala el usuario que realizó la solicitud.

VALOR DEL PERIODO Si la periodicidad de pago es “Cuotas Fijas”, se debe ingresar el valor de la cuota.

CUOTAS FIJAS modalidad de pago por la cual se fija un mismo valor para cada período de tiempo.

CUOTAS VARIABLES modalidad de pago donde los pagos establecidos son diferentes uno de otro.

VALOR Campo donde se incluye el valor del contrato.

DETERMINADA cuando se tienen total certeza de la cuantía del contrato.

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ABREVIATURAS

[ALR] Alertas pendientes.

[CEN] Centro de costo.

[CHV] Hoja de vida.

[EMP] Empleado.

[EXP] ADMINISTRACIÓN CONCEPTOS Esta opción le permite solicitar conceptos y revisión de documentos legales.

[EXPA] Administración de expediente.

[CON] ADMINISTRACIÓN Esta opción permite la creación, solicitud y seguimiento de contratos, (convenios y acuerdos no laborables).

P.J / P. JUR Persona Juridica.

P.N/ P.NAT Persona Natural.

[PRO] Productos.

[PVD] PROVEEDORES Es la persona o empresa que contrato con la universidad y se le hace un trámite de pago.

[REWC] REPORTES Permite generar diferentes tipos de reportes de contratos o convenios a partir de la información que haya ingresado en Javelex.

[TPW] Tareas pendientes visualiza el estado de las notificaciones que están en el paso de usuario.

[VERI] Procesos exclusivos de la Vicerrectoría de Extensión y Relaciones Interinstitucionales.

[RCO] Recuperación Contingente.

[DRF] Dirección de Recursos Físicos

D I S E Ñ O D ECONTENIDO

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INICIO INGRESAR A:www.javelex.javeriana.edu.co

Ingresar usuario

Ingresar contraseña

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Se recomienda hacer uso de toda la INTERFAZ interna del sistema

ADMINISTRADOR DE CONTENIDOS

FORMULARIO DE INGRESO MULTIPLE

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MÓDULOCorresponde al listado de módulos a los cuales el usuario registrado tiene privilegios de acceso, según la opción seleccionada en panel de contratación. (Ver imágen en la siguiente página)

LOGOEl Logo Javelex se encuentra en todas las ventanas del sistema. Al hacer click sobre el mismo, lo llevará al Formulario De Ingreso Multiple que es el Home del sistema.

MENÚEl botón MENÚ despliega una serie de opciones que permiten la navegación más rápida entre las mismas (Como se muestra en la siguiente imágen)

También puede acceder por:

SHORTCUT Permite una busqueda por abreviatura.

Otras funciones:

AYUDAVentana de ayuda con videos tutoriales para cada actividad del sistema.

SALIR DEL SISTEMALe permitirá cerrar la sesión.

CONTRATACIÓNMódulo predeterminado, después del inicio de sesión, a través de este se reaiza la solicitud, legalización, ejecución y terminación de contratos.

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Según su perfil se habilitarán las opciones. Las opciones en gris no corresponden a su perfil.

[pdv]Proveedores persona natural o jurídica inscrita en la base de datos de la Universidad.[pro]Productos[cen]Centro de Costo[emp]Empleados

[con]Administración Esta opción permite la creación, solicitud y seguimiento de contratos, (convenios y acuerdos no laborables).

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[expa]administración de expediente

[exp]Administración conceptos esta opción le permite solicitar conceptos y revisión de documentos legales.

[pdv]Proveedores

[rewc]Reportes permite generar diferentes tipos de reportes de contratos o convenios a partir de la información que haya ingresado Javelex.

[chv]Hoja de vida

[pvd]Proveedores Es la misma opción que se encuentra en el módulo básico.

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LISTADO DE TAREAS [tpw]Visualiza las actividades pendientes que tiene el usuario.

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CUMPLIR / RECHAZARPermite realizar extracción directamente al paso en que se encuentra la solicitud cuando no tenga requisitos o documentos pendientes.

CUMPLIMIENTO MASIVOEl sistema permite seleccionar multiples solicitudes que no tenga requisitos o documentos pendientes y cumplirlos.

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TIPOClase de solicitud realizada. Puede ser CONCEPTO, CONTRATO, ADICIÓN o ACTA.

DOCUMENTONúmero de radicado de la solicitud.

NOMBRE Paso en que se encuentra la solicitud.

DESPCRIPCIÓNObjeto del contrato o descripción del concepto, dependiendo del tipo de solicitud.

VENCEFecha límite para el cumplimiento del paso.

VALORPrecio final del contrato, aparecerá cuando la solicitud lo incluya.

PRIORIDAD Marca en las solicitudes que fueron identificadas como prioritarias por el solicitante.

INDICATIVO POR COLOR identifica la oportunidad para el cumplimiento de los pasos.

Verde se encuentra en tiempo Amarillo está próximo a vencer Rojo se encuentra vencido

PROGRAMADOREn esta opción encontrará el calendario con los días marcados, según los trámites que estan en ejecución. De esta manera puede hacer seguimientos de los procesos solicitados a través del sistema.

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FILTRARPermite buscar un trámite en particular desde el listado de tareas.- Número de Documento- Nombre de Documento- Tipo de trámite

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Al hacer click en consultar puede ver la información del contrato.

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6 ALERTAS PENDIENTES [alr]visualiza el estado de las notificaciones de actividades atrasadas que tiene el usuario.

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Es importante que apenas realice la acción que busca la alerta, se marque como leída para que desaparezca de la bandeja.Actualmente el sistema cuenta con 3 alertas que son

- ALERTA DE TERMINACIÓN DEL CONTRATO Aparece para proceder a la terminación del contrato una vez se realizaron todos los pagos programados y acabó su vigencia.- CONTRATO PRÓXIMO A VENCER Aparece cuando falta poco tiempo para la finalización del contrato.- VENCIMIENTO DE PÓLIZAS DE CONTRATOS Aparece cuando las pólizas del contrato están próximas a vencerse.

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OPCIONES RECIENTES DEL USUARIOMuestra las ultimas opciones a las que ha ingresado el usuario.

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PERFIL DE USUARIOMuestra los tipos de usuario para ingresar al sistema. Dependiendo de su perfil podrá seleccionar un usuario y obtener los permisos y privilegios para realizar trámites.

B U S Q U E D A D EPROVEEDOR

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MÓDULOEn el módulo de CONTRATACIÓN, ingrese a la opción [pdv]*

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PERFIL DE USUARIOSegún su perfil de usuario seleccione alguna de las opciones:-Solicitante -Supervisor

OPCIÓN SOLICITANTEDe acuerdo a esta opción, aparecerá una ventana emergente con el formulario de Filtrar. En esta ventana podrá consultar los datos de proveedor que previamente estan cargados en Javelex.Se puede buscar por el *Código que corresponde a la identificación en PeopleSoft, por *Número que corresponde al NIT de proveedor, o el *Nombre de la empresa o la *Razón Social.(Ver la siguiente imágen)

NOMBREAl ingresar el nombre de la empresa, es importante colocar %(nombre), seguido de click en el botón Consultar.

*Estos son los campos más importantes a diligenciar.

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LISTADO PROVEEDORAl hacer click sobre el nombre del Proveedor aparecerá una ventana emergente donde ingresa al formulario de Actualizar Proveedor, en esta ventana se muestra toda la información del Proveedor. Es importante NO cambiar o modificar la información que se encuentra en esta ventana.

Adicionalmente este formulario despliega otras pestañas de información complementaria- Contacto de Proveedor- Sucursales - Documentos - Multas

L I S T A D O D ECONTRATO

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MÓDULOEn el módulo de CONTRATACIÓN, ingrese a la opción [con]*

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PERFIL DE USUARIOSegún su perfil de usuario seleccione alguna de las opciones:-Solicitante -SupervisorOPCIÓN SOLICITANTEDe acuerdo a esta opción, aparecerá una ventana emergente con el listado de contratos en trámite.

LISTADO DE CONTRATACIÓN-Radicado/Código de contratación-Tipo/ Tipo de contrato-Proveedor/ Nombre del Proveedor -Trámite/ Etapa del trámite-Estado/Estado de la solicitud-Objeto/ objeto del contrato.

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LISTADO DE CONTRATACIÓNDesde el listado de Contratos puede hacer click en el botón Filtrar que aparece al final de tabla para ubicar contratos en estado “EN EJECUCIÓN”

Aparece una ventana emergente con los siguientes campos que permiten identificar el contrato.

- Nº de contrato- Modalidad Selección

- Jurídica- Autogestión

- Tipo de Contrato Clasificación de contrato a buscar

- Objeto utilizando %(Palabra clave*)*Corresponde a una palabra que describa al contrato y esté contenida en el objeto del contrato.

- ProveedorAl hacer click en el botón de los tres puntos suspensivos [...] Aparece una ventana emergente:

En la casilla de nombre colocar el nombre de proveedor después de un % y oprimir en la opción “Filtrar”.

S O L I C I T A RCONTRATO

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IMPORTANTE

Aparecerá un formuario con los siguientes campos a diligenciar:

- ESTE ÍCONO DE CALENDARIO CORRESPONDE A LA FECHA DE INICIO

Para esta ventana es importante diligenciar los datos de arriba abajo y de izquierda a derecha. Los campos que aparecen en color NEGRO son obligatorios para realizar el radicado. Los AZULES son opcionales.

PARA LA SOLICITUD DE CONTRATOS TENER EN CUENTA- Manual de contratación - Matriz de atribuciones

COMPLETAR TODO EL FORMULARIO- RADICADO Es un número consecutivo que coloca el sistema automáticamente para identificar el contrato.

Aparecerá luego de diligenciar todos los campos.

MODALIDAD SELECCIÓN Clasifica los tipos de contrato que se encuentran disponibles.

- Jurídica: requiere ser tramitado con la Dirección Jurídica de la Universidad.

- Autogestión: Son contratos propios de su Unidad o de la Dependencia de la Universidad.

LISTADO DE CONTRATACIÓNDesde Contratos, Administración [CON], haga click en el botón Adicionar que aparece al final de tabla.

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TIPO DE CONTRATO Corresponde a la clasificación de contrato a realizar. Los contratos de Autogestión aparecen con la palabra AUTOGESTIÓN antes del tipo de contrato.

- Es importante que se revise con detenimiento los tipos de contrato que se solicitrá porque de esto dependerá la minuta, los requisitos y pasos que se deberán cumplir en el sistema.

- Si se presenta una equivocación en la selección de tipo de contrato despúes de su radicación, se deberá cancelar la solicitud o informar al administrador del sistema.

- Para los contratos de Persona Natural aparecerán tipos de contrato según la abreviatura (P.N o P.NAT).

- Para los contratos de Persona Jurídica aparecerán tipos de contrato según la abreviatura (P.J o P.JUR).

- Los contratos y convenios con la Vicerrectoría de Extensión y Relaciones Interinstitucionales aparecerán con el acrónimo VERI y despúes el tipo de contrato.

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-Ingreso Los contratos representan una ganacia económica a la Universidad. -Egreso Son aquellos contratos en los que la Universidad gasta o invierte recursos.-Mixto Son los que generan al mismo tiempo ingreso y egresos. -Otro son los que no generan ni ingreso ni egreso, es decir aquellos documentos que no tengan valor.

PROVEEDOR Si se ingresó un pedido, esta información estará diligenciada, de lo contrario deberá buscarlo por su número de identificación o ingresando el nombre seguido del signo %.- Se recomienda que antes de solicitar el contrato se busque el proveedor o cliente en Javelex para corroborar si el tercero se encuentra creado.

- Algunos tipos de solicitudes requerirán el código de pedido en PeopleSoft que deberá estar aprobado.

- Al aceptar traerá toda la información del pedido de PeopleSoft:

- Valor- Moneda- Proveedor - Objeto: es el campo observación en PeopleSoft.

OBJETO Es la actividad general que se desarrollará con el contrato, se recomienda hacer una descripción breve.

TIPO Selecciona la operación económica a realizar, dependiendo de las siguientes opciones:

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INDICADOR DE CUANTÍA Seleccione alguna de las opciones que aparece en la ventana

UNIDAD SOLICITANTE Unidad u oficina a la que pertenece el usuario solicitante, aparece diligenciada. En caso de tener varios centros de costo el solicitante deberá filtrar manualmente después de introducir 3 veces (%) = %%%

CONSECUTIVO EXTERNO en caso de que el contrato tenga un consecutivo externo por el proveedor, se debe ingresar en este campo

SUPERVISOR Escribiendo el signo %, seguido de un nombre que describa aparecerá una lista en la que deberá seleccionar a la persona designada para hacer el seguimiento de la solicitud, ejecución y terminación del contrato. Esta persona no puede ser el mismo solicitante.

- Estimada no se sabe con exactitud cuanto puede valer el contrato pero se tiene una noción.- Sin cuantía en caso que el contrato no tenga valor- Determinada se tiene certeza del valor del contrato

MONEDA Selecciona la moneda principal en la que se realiza el proceso contratal.

TIPO PERIOCIDAD PAGO Seleccione alguna de las opciones que aparece en la ventana

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VALOR DEL PERIODO Indica el valor de la cuota que se debe pagar según la periodicidad de pago.

NÚMERO DE CUOTAS Se calculará dependiendo de la duración del contrato y la periodicidad que seleccionó anteriormente. Solo es necesario para los contratos de Cuotas fijas.

- Cuotas fijas debe conocer el valor de cada mes, semana o año y unidad de tiempo definida. Al seleccionar esta opción debe seleccionar una de las opciones que aparece en Periodicidad de pago - Mensual- Anual- Quincenal- Bimestral- Trimestral- Semestral- Semanal

FORMA DE PAGO Haciendo click en el ícono forma de pago se puede incluir el texto de la forma de pago del contrato. Aparecerá una ventana emergente donde se puede agregar el texto. Es importante que se incluya cuando el contrato cuenta con Cuotas Variables.

- Cuotas Variables Cuando el valor o la unidad de tiempo son diferentes unos de otros. Se debe escoger esta opción cuando la forma de pago depende de la ejecución del contrato.

DURACIÓN Seleccione alguna de las opciones que le aparecen en la ventana, de acuerdo a la opción seleccionada debe agregar el número de unidad.

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Esto solo aplica cuando el valor del contrato tiene aumento cada año a partir de un de estos indicadores

VALOR con el ingreso del código de PeopleSoft, trae el valor del contrato. Tener en cuenta que el valor para los contratos de autogestión no puede superar lo establecido en la mínima cuantía en la matriz de atribuciones de la universidad

ULTIMO VALOR Es igual al campo valor total. Una vez esté legalizado el contrato y hayan modificaciones (otrosies) que aumenten el valor del contrato se verá reflejado en este campo.

USUARIO Señala el usuario que radica el contrato

ABOGADO es el usuario que tiene el perfil de analista, que será asignado con posterioridad en el flujo para los contratos de la Dirección jurídica. Este campo no se debe diligenciar.

TRÁMITE Indica el paso en el que va la gestión o solicitud

ESTADO Indica la situación del proceso.

NÚMERO DE PÓLIZAS Indica la cantidad de pólizas que se van a requerir para el contrato.

INCREMENTO En caso que se haya pactado un aumento en el valor del contrato de forma anual seleccione alguna de las opciones que le aparecen en la ventana.

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Luego de diligenciar los datos da click en el botón aceptar, en este momento no se ha radicado la solicitud solo se ha creado. Seguidamente le habilitarán unas nuevas pestañas en la solicitud y deberá cumplir el respectivo paso

REPRESENTANTE CONTRATANTE Selección del apoderado de la universidad para el proceso, en la lista aparecen los únicos que pueden suscribir contratos con la universidad.

REPRESENTANTE CONTRATISTA es el representante legal del proveedor

FECHA

RADICACIÓN fecha en que se radica el contrato.

SUSCRIPCIÓN Corresponde a la fecha en la que se suscribe el contrato

INICIO corresponde a la fecha en la que inicia el contrato

VENCIMIENTO corresponde a la fecha en la que acaba el contrato. El sistema la calculará automaticamente dependiendo de la DURACIÓN fijada y la FECHA INICIO

ULTIMO VENCIMIENTO es igual al campo de vencimiento. Una vez esté legalizado el contrato y hayan modificaciones (otrosies) que aumenten la vigencia del contrato se verá reflejado en este campo.

PRE-AVISO permite seleccionar la fecha en la que desee que el sistema informe. Este campo es opcional

UNIDAD AUTORIZADORA Es la unidad o dependencia de la Universidad que autoriza el contrato, a los que pertenece el Representante Contratante seleccionado.

OBSERVACIONES / JUSTIFICACIONES En caso de que se requiera describir alguna observación o justificación.

MINUTA

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Solo en caso de que el contrato sea de autogestión se debe generar minuta.

MODALIDAD AUTOGESTIÓNDespúes de radicar la solicitud en el sistema se podrán visualizar en la pantalla el botón Generar Minuta

Al hacer click en Generar Minuta. Automáticamente se descarga el documento con toda la información previamente diligenciada en el fomulario de la creación de contrato.Se recomienda generar la minuta en el PASO de revisión de Supervisor.

¿CÓMO OBTENER LOS CONTRATOS POR MODALIDAD JURÍDICA?Una vez cumplido el paso de “realiza documento” por por parte del abogado descargar el contrato en la opción “descargar”

Minuta es el borrador que se hace de un escrito, especialmente de un contrato, antes de redactarlo definitivamente

PESTAÑAS

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PESTAÑASLas pestañas se consiguen en la parte superior de la pantalla despúes de que el contrato se ha radicado.

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ACTUALIZAR CONTRATO Permite actualizar la información que se encuentra en el contrato.

MÁS DATOSSe puede adicionar información más específica para el desarrollo del contrato.

APORTESPermite ingresar a los demás proveedores que intervienen en el desarrollo del contrato, al hacer click en Adicionar seguido de click en los 3 puntos suspensivos (...) puede filtrar el documento por nombre o número del mismo.

PASOSMuestra el flujo del contrato con cada uno de los pasos o trámites.

- Contrato- Objeto- Proveedor- Ultimo valor

Estos conceptos se pueden conseguir en la página 8.

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Esta ventana cuenta con un número de días estimados.Una fecha estimada del contrato y un responsable de su cumplimiento.

También cuenta con íconos que deben reconocerse para su rápido flujo

Dentro del recuadro de la pestaña aparece una flecha amarilla que indica el (los) paso(s) o Trámite(s) actual(es)

REQUISITOSMuestra los requisitos que deben diligenciarse antes de cumplir el paso.

HOJAPermite visualizar y cargar los documentos obligatorios para el respectivo paso.

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HISTORIAHaciendo click en esta opción se visualiza el historial de la solicitud de la creación de la solicitud. La fecha, en orden ascendente, la acción de cada paso y el usuario que ejecutó, el nombre del trámite y la nota que publicó el ejecutante del paso.

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WORKFLOWS Refleja los flujos que ha tenido la solicitud.

DOCUMENTOS ADJUNTOSAparecerá la lista de documentos publicados en el sistema, y permitirá cargar nuevos documentos.

INTERVENTORESPermite asociar los diferentes interventores del contrato.Para registrar un nuevo internentor debe hacer click en la pestaña adicionar y completar los datos.

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PROYECTOSPermite identificar los diversos proyectos a los cuales está vinculado el contrato, se establece a partir del código presupuestal asociado por el pedido generado en PeopleSoft.

PÓLIZASPermite registrar las diferentes garantías asociadas al contrato.

PAGOS PSDa la información de los pagos de los pedidos que se hayan atado al contrato.

ACTASPermite consultar las diferentes actas que han sido generadas para el contrato.

PRESUPUESTO Es la pestaña en la que se refleja los pedidos del contrato. En caso de varios pedidos se puede adicionar desde la misma pestaña.

LIQUIDACIÓNSirve para incluir las monedas adicionales del contrato.

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La pestaña de pasos muestra el flujo de contrato con cada uno de los pasos o trámites.

VENTANA PASOSLa ventana de pasos cuenta con íconos que deben reconocerse para su rápido uso:

REQUISITOSEn la opción estado aparecen tres opciones:

- Cumplido- No aplica- Pendiente

Tenga en cuenta que para avanzar el paso el ESTADO debe estar en: Cumplido que significa que sí requiere el documento o en No aplica. (La opción Cumplida le permite publicar los documentos solicitados por el requisito en el sistema).

En el campo de la Descripción especifique el propósito de los documentos a anexar y haga click en el botón Aceptar.




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Aparecerá una ventana emergente, la cual solicita confirmar si desea cumplir los requisitos seleccionados, presione Aceptar.

En la parte inferior del navegador aparece una barra azul donde le informará que el o los requisitos se han cumplido.Si en la opción de Requisitos, selecciona la opción Cumplido, podrá publicar en el sistema los documentos solicitados, para ello es necesario que haga click en el ícono de la Hoja.

Aparecerá una ventana emergente. Desde el campo de Documento, podrá seleccionar los documentos obligatorios para cargar en el paso, incluidos los documentos señalados como “Cumplido” en el campo de Requisitos.

Anexe el documento desde su computador con el botón Examinar y diligencie los campos requeridos, al finalizar haga click en el botón Guardar.Para cumplir con el paso haga click sobre el ícono de la flecha amarilla y haga click en el botón aceptar que aparece en la ventana emergente

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NOTATIEMPOS DEL SISTEMA Javelex señala la fecha en que inició el paso y la fecha máxima en que se espera se realice.

En la parte inferior del navegador aparece una barra azul, donde le informará las acciones pendientes para cuplir el paso, o, las acciones realizadas.También se le puede informar si hay algún Pendiente en la lista de requisitos.Al confirmar el cumplimiento del Paso, llegará una Notificación por correo a las personajas involucradas en el proceso.

HISTORIAHaciendo click en esta opción se visualiza el historial de la solicitud de la creación de la solicitud. La fecha, en orden ascendente, la acción de cada paso y el usuario que ejecutó, el nombre del trámite y la nota que publicó el ejecutante del paso.

En caso de que requiera devolver al paso anterior haga click en el botón rechazar. Aparecerá una ventana emergente, le permitirá seleccionar el trámite al que quiere regresar el proceso. Deberá agregar una nota describiendo la razón por la cual estaría regresando el trámite, al finalizar haga click en aceptar. El paso se devolverá a la persona del ítem señalado.

L E G A L I Z A C I Ó N DE CONTRATO

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Es posible Legalizar un contrato una vez se haya cumplido con el flujo de pasos y este se encuentra a su cargo en el paso Legalizar. Desde el Listado de Tareas, en el Formulario de ingreso multiple, podrá ubicar un contrato a Legalizar.

Para legalizar el contrato es necesario ir a la pestaña Actualizar contrato y hacer click en el botón legalizar, seguido de una ventana emergente que le pedirá la confirmación de la legalización, si está de acuerdo haga click en aceptar.

Una vez legalizado el estado del contrato pasa de En Trámite a Legalizado o En Ejecución.El formulario queda de solo lectura de tal forma que no es posible realizar modificaciones sobre la ficha básica.Al legalizar el contrato se habilitan las pestañas de modificaciones para el registro de la información.

ALERTASPermite visualizar el estado de las notificaciones de actividades pendientes que tiene el usuario.

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Es importante que apenas realice la acción que busca la alerta, se marque como leída para que desaparezca de la bandeja.Actualmente el sistema cuenta con dos alertas que son

- ALERTA DE TERMINACIÓN DEL CONTRATO Aparece para proceder a la terminación del contrato una vez se realizaron todos los pagos programados y acabó su vigencia.- CONTRATO PRÓXIMO A VENCER Aparece cuando falta poco tiempo para la finalización del contrato.- VENCIMIENTO DE PÓLIZAS DE CONTRATOS Aparece cuando las pólizas del contrato están próximas a vencerse.

SOLIC ITUDACTAS

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Desde la pestaña Actas se permite realizar la solicitud de las diferentes actas posibles para el contrato. Solo es posible ingresar actas una vez legalizado el contrato.

- ACTA DE TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN Por medio de este documento se finaliza la relación contractual, estableciendo las actividades y/o productos entregados, y, el valor efectivamente pagado, declarándose recíprocamente a paz y salvo.Esta acta permite que el contrato termine de manera automática y cambia la información del mismo, en especial cambia la fecha y la vigencia del contrato.Al procesarse el acta actualizada en el contrato, con la fecha y liquidación del acta y el estado del contrato pasa a liquidado.

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- ACTA DE SUSPENSIÓN Por medio de este documento se detiene temporalmente la ejecución de un contrato, el tiempo de suspensión se adicionará a la vigencia del contrato una vez reanudado.Esta acta requiere asignar la fecha de inicio de suspensión, el campo es obligatorio, se puede diligenciar la fecha fin de suspensión.Al procesar el acta el estado de contrato pasa a Suspendido y no se modifica ninguna fecha.

- ACTA DE REINICIO Por medio de este documento se inicia nuevamente con la ejecución del contrato después de una suspensión.Se debe asignar la fecha en que se reanudará la actividad en el campo de Fecha de Inicio.Al momento de incluirla, el sistema calcula nueva fecha de vigencia del contrato, agregándole a la fecha ultima de vigencia del contrato los días que el contrato estuvo suspendido.

Al procesar el acta, se actualiza en el trámite la fecha última de vigencia del contrato y el estado pasará a En Ejecución si el paso del proceso ya es cumplido o En Ejecución Anticipada si el paso del proceso no ha sido cumplido

Para finalizar haga click en el botón Aceptar.

Al diligenciar todo el formulario aparecerá una barra azul en la parte inferior del navegador donde le informará que El registro del Contrato Acta ha sido agregado.

CUMPLIMIENTO DE PASOSLuego de agregar el Acta aparecerá el ítem en el listado con las opciones Descargar y Adjuntar documentos.

Para ingresar a cumplir los pasos en el flujo del acta es necesario hacer click en el ícono de la lupa.

MODIF ICACIONES

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JURIDÍCA

- Otros si: es la modificación de varios elementos del contrato

-Otros sí, adición de valor al contrato.-Otros si, prorroga del tiempo.-Otros si, Ampliación del objeto-Otros si, modificación de otras clausulas.

AUTOGESTIÓN- Persona Natural

Otrosí - Autogestión +Tiempo Otrosí - Autogestión +ValorOtrosí - Autogestión + Tiempo y Valor

- persona JurídicaOtrosí - Autogestión +TiempoOtrosí - Autogestión +ValorOtrosí - Autogestión + Tiempo y Valor

Para finalizar haga click en el botón Aceptar

Una vez haya sido legalizado el contrato es posible realizar diferentes tipos de modificaciones al contrato.

para registrar una nueva modificación haga click en el botón Adicionar. El Sistema mostrará el siguiente formulario en la pestaña de modificaciones

Dependiendo de la modificación seleccionada son:- Objeto- Duración - Valor- Moneda- Tipo Modificación Es el tipo de actividad a realizar, en este caso una adición al contrato

ESTOS PROCESOS SON JURÍDICOS

DE CONTRATOS T E R M I N A C I Ó N

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Es necesario cerrar un contrato una vez haya sido legalizado y se ha culminado completamente la actividad contratada, haciendo click en el botón terminación contrato

Aparecerá una ventana emergente para confirmar su solicitud. Una vez aceptada cambia de estado a Terminado, es decir, que no tendrá prorrogas ni adiciones. Ni el administrador funcional del sistema podría modificarlo.

REPORTES S O L I C I T U D D E

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Aquí encontrará los reportes habilitados para su tipo de usuario

LUPAAl hacer click en el ícono de la lupa en el reporte de su interés, aparecerá una ventana emergente para Filtrar su requerimiento

Desde el inicio del navegador y haciendo click en el módulo de contratación haga click en la opción Reportes [rewc]

Complete el formulario que aparece en la ventana emergente de acuerdo a sus requerimientos para el reporte y oprima aceptar.

Automáticamente descargará en un documento en formato Excel con el Reporte de acuerdo al formulario diligenciado.

Unicamente podrá generar reportes sobre la información de su respectiva unidad.

CONCEPTOS S O L I C I T U D D E

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Desde el inicio del navegador y haciendo click en el módulo de concepto haga click en la opción Administración Conceptos [exp]

Después de ingresar a la opción de Conceptos se puede observar el listado inicial de conceptos Abiertos

- ClaseSeleccione la opción que aparece- Tipo Es la clasificación de los conceptos que se encuentran disponibles, seleccione la de su interés

Dando click en el Botón Adicionar encontrará un formulario que debe diligenciar.

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- Asunto Título de la solicitud - Descripción Una descripción breve de la solicitud- Unidad Solicitante Esta opción va de acuerdo al perfil seleccioando, ingresando 3 veces el símbolo de porcentaje (%) y apararecerán las opciones

- Solicitante Ingresandoel símbolo de porcentaje (%) seguido de un nombre que identifique y apararecerán las opciones:

Cuando su solicitud sea sobre Contratos podrá atar vínculos oprimiendo en el botón de puntos suspensivos, aparecerá una ventana emergente a modo de filtro.Filtre el contrato de acuerdo a los campos establecidos para esto. No es necesario diligenciarlos todos.

- Radicado - Proveedor - Objeto - Ultimo Valor - Tipo de concepto *Estos conceptos se pueden conseguir en la página 8.

En caso de que no cuente con los datos mencionados, en el campo de Objeto del contrato escriba el signo del porcentaje % seguidamente de una palabra clave que recuerde del contrato: ejemplo%palabraclave.

Al hacer click en el botón consultar, aparecerá un listado, seleccione la que corresponda a su solicitud, haga doble click sobre el contrato requerido

Ahora en el formulario aparecerá el número de identificación del contrato.

En la parte superior aparecerá el número de rádicado, con el que podrá identificar la solicitud.

Seleccione su nombre.

Los campos de textos que están en color azul no son obligatorios.

Una vez diligenciado debe oprimir en aceptar, lo cual creará la solicitud.

EXPEDIENTES P A S O S

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La pestaña de pasos muestra el flujo de la solicitud de conceptos, cada uno de los pasos o trámites

Cuenta con un número de días estimados.Una fecha de inicio y fin del contrato y un usuario.

REQUISITOSEn la opción estado aparecen tres opciones:

- Cumplido- No aplica- Pendiente

Tenga en cuenta que para avanzar el paso el ESTADO debe estar en Cumplido que significa que sí requiere el documento o en No aplica. (La opción Cumplida le permite publicar los documentos solicitados en el sistema).

En el campo de la Descripción especifíque el propósito de los documentos a anexar, luego haga click en el botón Aceptar. Aparecerá una ventana emergente para confirmar su solicitud. En la parte inferior del navegador aparecerá una barra azul, donde se le informará que los requisitos han sido cumplidos




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Si en la opción de Requisitos, selecciona la opción Cumplido, podrá publicar en el sistema los documentos solicitados, para ello es necesario que haga click en el ícono de la Hoja.

Aparecerá una ventana emergente. Desde el campo de Documento, podrá seleccionar la opción que dejó señalados como Cumplidos en la pestaña de Requisitos

Anexe el documento desde su computador con el botón Examinar y diligencie los campos requeridos, al finalizar haga click en el botón Guardar.Para cumplir con el paso haga click sobre el ícono de la flecha amarilla y haga click en el botón aceptar que aparece en la ventana emergente

En la parte inferior del navegador aparece una barra azul, donde le informará la asignación del Abogado.También se le puede informar si hay algún Pendiente en la lista de requisitos.Al confirmar el cumplimiento del Paso, aparecerá una Notificación Realizada por correo a las personajas que ejecutarán el siguiente paso.En el panel de botónes encuentrará HISTORIA, al hacer click podrá visualizar el historial de solicitud de del contrato y por consiguiente la acción de cada paso, el usuario, trámite, el número de IP de la máquina o computador donde se realizó la acción, la nota que publicó el ejecutante del paso.

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Al hacer click en el botón de listado volverá a la lista de solicitudes. El botón Tareas Pendientes, lo llevará a la lista de todas las tareas Pendientes del Workflow, en orden ascendente, según las fechas más recientes. Si por algún motivo requiere devolver al paso anterior, haga click en el botón rechazar.

Aparecerá una ventana emergente donde le permitirá seleccionar el trámite que no procede y deberá agregar una nota explicando la acción, seguidamente haga click en el botón Aceptar. Nuevamente el paso se devuelve a la persona del ítem señalado. Al cumplir con todos los pasos tanto el solicitante como los usuarios asignados, automáticamente la solicitud se cierra.

ADJUNTAR D O C U M E N T O S

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Es posible adjuntar documentos desde la pestaña Documentos Adjuntos tanto en Contratos como en Conceptos. Para Revisar los archivos haga click en el botón Descargar.Para Actualizar los archivos publicados nuevamente haga click en el botón Subir

También puede hacer click en el botón Adicionar o anexando otro documento que se encuentre publicado en el sistema con la opción filtrar.

2019 - javeriana

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