2009 sistema de bibliotecas - cicsa 2009 - rebiesne.pdf inventario de existencias y control de...

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  • INVENTARIO DE EXISTENCIAS Y CONTROL DE INVENTARIO DE EXISTENCIAS Y CONTROL DE CALIDAD EN LAS COLECCIONES:CALIDAD EN LAS COLECCIONES:

    DOS ACTIVIDADES A UN CLICK DE DISTANCIADOS ACTIVIDADES A UN CLICK DE DISTANCIA

    CICSA 2009

    SISTEMA DE BIBLIOTECASSISTEMA DE BIBLIOTECAS

  • OBJETIVO GENERAL

    Garantizar la congruencia de la información

    entre los registros de la base de datos y la

    información registrada físicamente en cada

    documento de las colecciones.

  • BENEFICIOS ESPECIFICOS:

    Congruencia entre acervo y catálologo

    Mantenimiento físico de las colecciones.

    Confirmar la ubicación de los materiales registrados en

    encuadernación, restauración, procesos técnicos, préstamo, etc.

    Detectar material para descarte inmediato.

    Obtener la relación definitiva y confiable, de los documentos, que

    al término del inventario, se declaren como “extraviados”.

  • PLAN DE TRABAJO ( Periodo)

    INICIO: 15 de Junio 2009 TERMINO: 19 de Junio 2009

    AREAS INVOLUCRADAS:

    • TODAS LAS AREAS DE CICSA • SERVICIOS SOCIALES Y PRACTICAS PROFESIONALES

  • • Colección general. AG • Colección de Consulta. C • Colección de Reserva. R • Colección de Coleyco. CLC

    PLAN DE TRABAJO ( Alcance)

  • GRUPOS DE TRABAJO:

    Equipos de Verificadores 14 ( 2 persona por equipo) Equipo de Etiquetas y Códigos 1 ( 3 personas ) Mesas receptoras de doctos: 8 ( 4 en cada nivel )

    Encuadernación, Etiquetas, Códigos, Base de datos.

    DISTRIBUCIÓN DE CARGA DE TRABAJO POR EQUIPO:

    Total de charolas para inventariar: 1,631 Total de equipos Verificadores: 14 Total de charolas por equipo: 117

    Nota: La asignación de charolas es por sorteo

    PLAN DE TRABAJO ( Logística )

  • EEQQUUIIPPOO EEQQUUIIPPOOSS VVEERRIIFFIICCAADDOORREESS Responsable de equipo Apoyos

    A

    B

    C

    D

    E

    F

    G

    H

    I

    J

    K

    L

    M

    N

    EEQQUUIIPPOO DDEE CCÓÓDDIIGGOOSS YY EETTIIQQUUEETTAADDOO

    PLAN DE TRABAJO ( Integración de equipos)

  • ESTACIONES DE TRABAJOESTACIONES DE TRABAJO

    Y Y

    MESAS DE RECEPTORAS MESAS DE RECEPTORAS

    PLAN DE TRABAJO ( Distribución )

  • Primer Nivel

    “Etiquetado”A “Verificador”

    Mesas receptorasMesas receptoras

    CORD. DE SERV.

    BIBLIOTECARIOS

    Módulo de Préstamo

    B “Verificador”

    C “Verificador”

    D “Verificador”

    E “Verificador”

    J “Verificador”

    F “Verificador”

    G “Verificador”

    H “Verificador”

    I “Verificador”

  • Segundo Nivel

    Mesas receptoras

    N “Verificador”

    L “Verificador”

    K

    “Verificador”

    M “Verificador”

  • ACTIVIDADES “EQUIPOS DE VERIFICADORES”

    • Lectura y verificación del documento contra el registro abierto en pantalla en la base de datos. • Si el código no se lee, se digita el número de registro para verificarlo.

    • Sellar material inventariado en reverso de portada, (Jun-2009)

    • Si existen otras incongruencias, se separa el material en la mesa correspondiente:

    � Etiquetas � Códigos de barras. � Encuadernación. � Base de datos. Identificar con Post-it, la acción a corregir en registro, tales como:

    (clasificación, cutter, dedazos, cambio de ubicaciones etc.)

    • Anotar en los Formatos “A, B, C, D” el número de registro y detalle encontrado de los documentos que se pasan a las mesas.

  • 1.- Menú principal: “Circulación”

    3.- Aplicación “Inventariar Item”

    2.- Sub-Menú “Especial”

  • Un Click: Para verificación cualitativa de los datos del registro

    Método cuantitativo

  • Autor

    Título

    Clasificación

    Ubicación

    Datos a Datos a

    VerificarVerificar

  • ACTIVIDADES “EQUIPO DE CODIGOS Y ETIQUETADO”

    Códigos: • Captura e impresión

    • Verificación de lectura

    • Pegado de código.

    • Registro en formato correspondiente

    • Intercalación de material en estantería.

    Etiquetado: • Elaboración y pegado de nueva etiqueta.

    • Registro en formato correspondiente

    • Intercalación de material en estantería.

  • SISTEMA DE BIBLIOTECAS CICSA

    REPORTE DE PRODUCCIONREPORTE DE PRODUCCION POR EQUIPOSPOR EQUIPOS DE TRABAJODE TRABAJO

  • “DOCUMENTOS NO VERIFICADOS POR EQUIPO”

    198

    98

    100

    16

    7

    10

    16

    14

    7 8

    5 5

    2

    5

    1

    3

    1

    24

    26

    11

    4

    2 3

    2

    5 5

    7

    2

    4

    1 2

    40

    33

    21 20

    16

    10 10 10 10 9

    7 5

    4 3

    0

    5

    10

    15

    20

    25

    30

    35

    40

    45

    N F J I A E G L M C H B K D

    Solo Sellados

    Sin Sello

    Total

    EQUIPOS

  • “DOCUMENTOS INVENTARIADOS POR EQUIPOS”

    0

    500

    1,000

    1,500

    2,000

    2,500

    3,000

    3,500

    4,000

    4,500

    5,000

    K F J D I H E A C B M G L N

    2,531 2,556 2,728

    2,852 2,915 2,985 3,013

    3,125 3,190 3,293 3,396

    3,812

    4,576 4,614

    45,665

    EQUIPOS

  • DATOS EXTRAIDOS DE LOS FORMATOS DE CONTROL PARA CORRECCION A DOCUMENTOS Y SISTEMA

    SISTEMA DE BIBLIOTECAS CICSA

    REPORTE DE REPORTE DE MESAS RECEPTORASMESAS RECEPTORAS

  • 327

    “MATERIAL ATENDIDO (Mesa de Etiquetas/Códigos)

    0

    50

    100

    150

    200

    250

    300

    350

    Etiquetas Impresión de códigos

    305

    22

  • “MATERIAL DETECTADO (Mesa de Encuadernación)

    0

    100

    200

    300

    400

    500

    600

    700

    800

    900

    Restauración Encudernación Mojados Descarte

    803

    10 1

    210

    1024

  • “MATERIAL DETECTADO Y ACTUALIZADO (Mesa Base de Datos)

    643

    0

    20

    40

    60

    80

    100

    120

    140

    160

    180

    200 189

    169

    152

    80

    29 21

    1 1 1

  • “PANORAMA GLOBAL DE LO INVENTARIADO”

    0.72% 2.24%

    1.41%

    95.63%

    Etiquetas/Códigos Encuadernación Base de Datos Reg/Libros Correctos

    45,665

  • RESULTADOS DELRESULTADOS DEL 1er.1er. REPORTE GRAL.REPORTE GRAL.

    DATOS EXTRAIDOS DEL SISTEMA AL CIERRE DE LA CONFRONTA ENTRE ACERVO Y SISTEMA.

    SISTEMA DE BIBLIOTECAS CICSA

  • “ACERVO TOTAL DEL CICSA”

    75,942

    0

    5,000

    10,000

    15,000

    20,000

    25,000

    30,000

    35,000

    40,000

    45,000

    50,000

    INVENTARIADO NO INVENTARIADO

    45,665

    30,277

  • “DISTRIBUCION DE REGISTROS NO INVENTARIDOS”

    30,227

    0

    5,000

    10,000

    15,000

    20,000

    25,000

    30,000

    COL. INVOLUCRADAS OTRAS COLECCIONES

    468

    29,759

  • “ORIGEN DE LOS REGISTROS NO INVENTARIADOS”

    468

    0

    50

    100

    150

    200

    250

    300

    350

    400

    450

    AG CONSULTA COLEYCO RESERVA

    446

    4 12 6

  • “REGISTROS NO INVENTARIDOS “UBICADOS EN BASE DE DATOS”

    468 -320 148

    0

    20

    40

    60

    80

    100

    120

    140

    160

    Prestamo Proc. Tec. Enc. / Rest. Libro Antiguo

    Ext. Temp. Extraviados

    159

    75

    42

    23 15

    6

  • RESULTADOS DELRESULTADOS DEL 2do.2do. REPORTE GRAL.REPORTE GRAL.

    DATOS EXTRAIDOS DEL SISTEMA UNICORNIO AL CIERRE DEL LA BÚSQUEDA DE FALTANTES.

    SISTEMA DE BIBLIOTECAS CICSA

  • “RESULTADO DE LA 2da. BUSQUEDA

    0

    20

    40

    60

    80

    100

    120

    RECUPERADOS EXTRAVIADOS

    39

    109

    148

  • “RESULTADO GLOBAL FINAL”

    PERDIDAS

    109

    INVENTARIADO

    45,852 45,852

    109

  • Jorge Luis Juárez Mendoza.Jorge Luis Juárez Mendoza.

    jorge@uaslp.mxjorge@uaslp.mx

    (444) 834(444) 834--9999--0202

    Gracias !!!Gracias !!!