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Control como fase del proceso Administrativo
EL PROCESO ADMINISTRATIVO
Planificación Metas Objetivos Estrategias Planes
Organización Estructura Administració
nde recursos humanos
Dirección Motivación Liderazgo Comunicación Comportamiento Individual de grupo
Control Normas Medidas Comparacio
nes Acción
EL PROCESO ADMINISTRATIVO
EL PROCESO ADMINISTRATIVO
Es la acción o influencia interpersonal de la administración para lograr que sus subordinados obtengan los objetivos encomendados, mediante la toma de decisiones, la motivación, la comunicación y coordinación de esfuerzo.
Funciones de la Dirección: Implica conducir, guiar y supervisar los esfuerzos de los subordinados para ejecutar planes y lograr objetivos de un organismo social.
.
La Dirección
ELEMENTOS DE LA DIRECCIÓN Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura
organizacional. Motivación. Guía o conducción de los esfuerzos de los
subordinados. Comunicación. Supervisión. Alcanzar las metas de la organización
VER
PARA
CREER
Se define al control como la apreciación del resultado en cuanto al logro de objetivos organizacionales.
Es la función de medición y corrección de las ejecutorias de los subordinados tendientes al aseguramiento del logro de los objetivos.
Es vigilar que todas las acciones y operaciones se realicen de acuerdo a los planes adoptados, a los principios establecidos y a las normas implantadas.
Se aplica a las personas, activos y cosas que se cumplen en el seno de la organización.
Antes, durante y después del desarrollo institucional.
EL CONTROL COMO FUNCIÓN ADMINISTRATIVA
DEFINICIÓN
EL CONTROL COMO FUNCIÓN ADMINISTRATIVA
PRINCIPIOS
Equilibrio: congruencia entre resultados esperados y resultados obtenidos.
Normativo:establecer parámetros en documentos legales para valorar alcances y limitaciones del plan
EL CONTROL COMO FUNCIÓN ADMINISTRATIVA
PROPÓSITo
Garantizar el logro de los objetivos. Prever desviaciones en la ejecución
de planes y programas. Optimizar la utilización de los
recursos. Proponer y sugerir alternativas
administrativas. Establecer diagnósticos continuos. Promover la creatividad e innovación.
EL CONTROL COMO FUNCIÓN ADMINISTRATIVA
TIPOS/FORMAs
De acuerdo al la oportunidad
De acuerdo a la cobertura
De acuerdo a la relación evaluador evaluado
De acuerdo al tiempo
Previo/posterior
Total /selectiva
Interno/ externo
Permanente/intermitente
Ciclo Del
control
2.Establecimiento de puntos significativosDe verificación
1.Fijación de metas o estándares
4.Acción correctiva
3.Análisis de las realizaciones
FASES
EL CONTROL COMO FUNCIÓN ADMINISTRATIVA
EL CONTROL COMO FUNCIÓN ADMINISTRATIVA
REQUISITOS
CondicionesParaEl
Control 5. Debe ser costo compatible
2. Debe ser oportuno
1. Debe ser comparable
4. Debe ser independiente
3.Debe ser frecuente
EL CONTROL COMO FUNCIÓN ADMINISTRATIVA
ESTRATEGIAs
Acto por medio del cual individuos especialmente seleccionados y entrenados orientan las actividades de otros, atendiendo a los siguientes aspectos:1. El supervisor dirige no impone2. El supervisor enseña no
regaña3. El supervisor inspira no
amenaza. El supervisor establece
controles y procedimientos, mejorando condiciones y buscando medios para el perfeccionamiento del trabajo.
Proceso que busca medir o juzgar los logros o resultados de las actividades a través del análisis explicativo causal principalmente en aquellos que no logran los objetivos deseados.
La identificación de las causas es indispensable para introducir los ajustes y correctivos más adecuados, como propósito fundamental del control.
SUPERVISIÓN Evaluación
EL CONTROL COMO FUNCIÓN ADMINISTRATIVA
MÉTODOS
Archivo: conjunto de documentos debidamente Clasificados y ordenados que integran los datos Históricos y la información esencial de una
organización Social.(público/privado).
Auditoria: procedimiento técnico dirigido a evaluar la marcha de un trabajo:
1. Externa(fiscal y contable).2. Interna (administrativa, contable, profesional).
EL CONTROL COMO FUNCIÓN ADMINISTRATIVA
TÉCNICAS
Técnicas
4. Control:• Cantidad• Calidad• Tiempo• inventarios
1. informes
3. Datos estadísticos
2. Observación
TRES PASOS EN EL PROCESO DE CONTROL
1.- Establecimiento de normas o estándares de ejecución
Define el estado de equilibrio o eficiencia que se desea lograrLa administración enfocada a procesos se basa en mejorar procesos mas que en perfeccionar funcionesCon este enfoque se marcan estándares que comprenden sistemas, procedimientos , métodos de trabajo, seguimientos operacionales y auditorías que deben formar parte de un sistema de calidadLas normas de calidad peruanas están sustentadas en las normas ISO-9000
2.- Medición de la ejecución real en relación con los estándares establecidos
Requiere que la información sea procesada, interpretada y comparada con los estándares de ejecución a fin de establecer conclusiones sobre la ejecución real.
3.- Aplicación de la acción correctiva
Requiere una toma de decisiones sobre modificaciones o ajustes a los recursos de la empresa, para esto es necesario conocer las causas de desviación
CARACTERISTICAS DE UN BUEN CONTROL
- Selección de los criterios de control
- Recolección, concentración y procesamiento de datos
- Interpretación de los resultados
- Elaboración de reporte de resultados
- Utilización del mismo, para aplicar las medidas correctivas
EL CONTROL CONSTA DE CUATRO ETAPAS
Evaluación de resultados
Comparación de los resultados con los planeado
Determinación de las causas de desviación
Retroalimentación
INDICADORES
Son los intrumentos cuya aplicación nos muestra la tendencia y la desviación de una actividad sujeta e influencias internas y externas con respecto a una unidad de medida convencional.
En la administración y evaluación por procesos, los indicadores fortalecen la autonomía de gestión, en virtud de que a través de la medición que realicen los responsables en los niveles de operación conocerán de manera inmediata la situación en que se desarrollan sus servicios y de tomar oportunamente las medidas correctivas o de preferencia preventivas, que mejoren su actuación y resultados
Los indicadores deben contar con las tres características siguientes:
CONGRUENCIA: Característica de la información que la hace coincidir en su forma y tamaño
CONSISTENCIA: Característica de la información estadística mediante la cual los datos se basan en los mismos principios y reglas particulares de cuantificación
CONFIABILIDAD: Característica de la información que el usuario acepta y utiliza para tomar decisiones basándose en ellas.
TIPOS DE INDICADORES
INDICADORES DE EFICIENCIA
Son los que permiten determinar cuantitativamente el grado de cumplimiento de las metas en un período determinadoEFICACIA: = Resultados obtenidos / Metas programadasLa eficiencia es la capacidad de lograr los objetivos y metas programados con los recursos disponibles en un tiempo determinado
INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD
Se utilizan para determinar el rendimiento de los insumos empleados en la consecución de una meta o en la ejecución de una tarea, en una unidad de tiempo. Productividad: Bienes o servicios producidos, Insumos utilizadosLa productividad puede medirse en función de los recursos humanos, materiales y financieros, sin embargo, no es siempre necesario utilizar las tres relaciones. El indicador se seleccionará en función del insumo mas relevante a considerar en el proceso que mida.
INDICADORES DE CALIDAD
Los indicadores de calidad persiguen dimensionar o cuantificar valores de tipo cuantitativo, es decir, manifiestan el grado de satisfacción de las expectativas o requerimientos de nuestros usuarios internos y externos, tales como: tiempos de espera, oportunidad, atención y solución a quejas, satisfacción por el otorgamiento del servicio, tiempos de traslado, etc.Se dice que un producto o servicio es de calidad cuando satisface plenamente al usuario
CONTROL INTERNO GUBERNAMENTAL
CONTROL INTERNO
CONTROL PREVIO
CONTROL SIMULTANEO
AUTORIDADES
FUNCIONARIOS
SERVIDORES
Responsabilidad propia de las funciones que les son inherentes, sobre la base de las normas y procedimientos que rigen las actividades de la organización.
CONTROL POSTERIOR
RESPONSABLES SUPERIORES DEL SERVIDOR O FUNCIONARIO EJECUTOR
Cumplimiento de las disposiciones establecidas.
Fomentar y Supervisar el funcionamiento y confiabilidad del control interno.
ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL
Ejecución de acciones de control según los planes y programas anuales.
CONTROL EXTERNO
CONTROL POSTERIOR
CONTRALORÍA GENERAL
OTROS ÓRGANOS DEL SISTEMA POR ENCARGO O DESIGNACIÓN
Sistema de Control de Legalidad. Sistema de Control de Gestión. Sistema de Control Financiero. Sistema de Control de Resultados. Sistema de Control de Evaluación de
Control Interno.
