1a11-003-005 procedimiento para la autorización de tiempo extraordinario

Procedimiento para la autorizacin de tiempo extraordinario

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1 Objetivos

1.1 Establecer las actividades para el control y la unificacin de criterios en la asignacin y el ejercicio del presupuesto autorizado para la cobertura de ausentismo y programas especiales a travs de tiempo extraordinario, orientndolo hacia reas prioritarias que requieran del recurso a fin de dar continuidad a los servicios institucionales.

1.2 Garantizar a las y los trabajadores el pago correcto y oportuno del concepto, dentro del marco presupuestal autorizado a las Unidades Normativas y Operativas.

2 Ambito de aplicacin

El presente procedimiento es de observancia obligatoria a las y los Responsables de los Servicios de Personal en todas las Delegaciones y Unidades Normativas y Operativas del sistema institucional.

3 Polticas

3.1 La actualizacin del presente documento, ser responsabilidad de la Coordinacin de Gestin de Recursos Humanos; para tal efecto las Delegaciones y la Divisin de Operacin de Nivel Central, podrn solicitar la aclaracin correspondiente o sugerir cualquier modificacin al presente documento.

3.2 Las oficinas de Control de Fuerza de Trabajo, de Ejercicio Presupuestal y Obligaciones, y la o el Responsable de Servicios al Personal en Oficinas Centrales validarn en el mbito de su competencia los productos correspondientes al ejercicio de tiempo extraordinario (concepto 37), conforme el Catlogo para la Generacin y Distribucin de Productos.

3.3 El Departamento Delegacional de Personal y las Unidades Normativas y Operativas, sern los responsables de vigilar el uso correcto de ste recurso, observando un estricto cumplimiento de las polticas y actividades contempladas en el presente documento, sin detrimento de la calidad en la prestacin de los servicios otorgados a la poblacin derechohabiente.

3.4 El Departamento Delegacional de Personal, la o el Responsable de Servicios al Personal en Oficinas Centrales efectuar peridicamente visitas de evaluacin y apoyo a las Unidades Normativas y Operativas, para verificar el cumplimiento de la normatividad vigente.

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3.5 En Unidades Normativas ser atribucin de la o el Jefe de Departamento Administrativo o Coordinacin Administrativa autorizar el ejercicio del concepto 37, en las Dependencias Delegacionales ser la o el Jefe del Departamento Delegacional de Personal y en las Unidades Operativas ser la Directora o el Director Administrativo, Subdirectora o Subdirector Administrativo, Administradora o Administrador y/o Jefa o Jefe de Personal.

3.6 La validacin y autorizacin de la Solicitud de Autorizacin de Conceptos Extraordinarios, referente al concepto 37 tiempo extraordinario deber efectuarse por las y los Jefes de los Departamentos Administrativos o Coordinaciones Administrativas en Unidades Normativas, en Sede Delegacional por la o el Jefe de Departamento Delegacional de Personal y en Unidades Operativas por la Directora o el Director Administrativo, Subdirectora o Subdirector Administrativo, Administradora o Administrador y/o Jefa o Jefe de Personal.

3.7 El ejercicio del tiempo extraordinario (concepto 37), invariablemente deber circunscribirse a los marcos autorizados, tanto en trminos de plazas como de importes. En programas especiales al monto indicado en la autorizacin.

3.8 El ejercicio de este concepto podr autorizarse a personal con tipo de contratacin 01 Confianza, 02 Base, 03 Temporal y 08 Sustituto.

3.9 El concepto 37 nicamente se podr ejercer en diferentes Unidades dentro de la misma Delegacin.

3.10 El ejercicio de concepto 37 nicamente se autorizar por los siguientes motivos de cobertura:

Plaza Vacante, cuando no existan candidatos en la Bolsa de Trabajo Delegacional.

En plazas en las que se presente ausentismo menor a cuatro das.

Programas especiales autorizados por los rganos normativos y la Coordinacin de Gestin de Recursos Humanos.

3.11 La o el trabajador que presente ausentismo (vacaciones, licencia, beca, falta injustificada) no se le autorizar laborar tiempo extraordinario.

3.12 El ejercicio de concepto 37 no deber exceder de nueve horas semanales y hasta un mximo de 20 horas quincenales, con excepcin de lo dispuesto en el artculo 24 del Reglamento Interior de Trabajo inserto en el Contrato Colectivo de Trabajo.

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3.13 El ejercicio de concepto 37 en Unidades Normativas no deber exceder las 10 horas quincenales.

3.14 Se autorizar el ejercicio de ste concepto a las y los trabajadores de contratacin Confianza y Temporal hasta nivel salarial 41.

3.15 El ejercicio de tiempo extraordinario deber realizarse en horario diferente al que labora normalmente la o el trabajador.

3.16 Las y los trabajadores que laboren concepto 37 en Unidad Normativa u Operativa distinta a la de su adscripcin, debern ejercerlo una hora despus del trmino de su jornada normal de labores, registrando el tiempo extraordinario en tarjeta de control de asistencia elaborada por la Unidad Normativa u Operativa que lo autoriza.

3.17 Las y los trabajadores que laboren concepto 37 en la misma Unidad Normativa u Operativa, debern ejercerlo una hora despus de concluir su jornada normal de labores, registrando el tiempo extraordinario en su propia tarjeta de A. P. S.

3.18 No se podr ejercer este concepto para incrementar la plantilla autorizada.

3.19 El tiempo utilizado por las y los representantes sindicales para efectuar su actividad sindical, no ser sujeto de cobertura por este concepto.

3.20 La o el Responsable de los Servicios de Personal en Oficinas Centrales, Delegaciones, y Unidades Normativas y Operativas, vigilarn la inclusin correcta y oportuna del reporte de pago de este concepto.

4 Definiciones

Para efectos del presente procedimiento se entender por:

4.1 A.P.S.: Reporte o tarjeta para el registro de asistencia, puntualidad y sustituciones.

4.2 reas prioritarias: Aquellas que se proporcionan para la atencin directa a la poblacin derechohabiente y que requieren de cobertura contina para el otorgamiento de los servicios institucionales.

4.3 catlogo para la generacin y distribucin de productos: Diversos informes que emite el Sistema Integral de Administracin de Personal (SIAP), como resultado del proceso quincenal de la Nmina de personal.

4.4 IMSS: Instituto Mexicano del Seguro Social.

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4.5 marco presupuestal: Asignacin del presupuesto tanto en plazas como en importes, para su ejercicio en un tiempo determinado.

4.6 plazas sobrantes: Plazas de estructura u Operativas que exceden a la plantilla de personal autorizada a cada dependencia.

4.7 programas especiales: Conjunto de actividades que se desempean de manera temporal y que requieren de contratacin de recursos humanos en jornadas adicionales a los programas establecidos.

4.8 SIAP: Sistema Integral de Administracin de Personal

4.9 tiempo extraordinario: Al tiempo que exceda los lmites de la jornada diaria contratada.

4.10 Unidad Normativa: Dependencia del IMSS que tiene como algunas de sus principales funciones sustantivas, las de determinar, difundir, asesorar y dar seguimiento de disposiciones Normativas en el mbito de su competencia, as como de las actividades inherentes, para el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales.

4.11 Unidad Operativa: Dependencia del IMSS a travs de la cual se proporcionan los servicios de Seguridad Social a la poblacin derechohabiente. Para efectos del presente, tambin se considerar al rea que controla los recursos humanos de la sede delegacional como una Unidad operativa; toda vez que en materia de personal realizan las mismas actividades.

5.- Procedimiento para la autorizacin de tiempo extraordinario

Responsable Actividad Documentos involucrados

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Jefa o Jefe de Servicio en Unidad Operativa o Unidad Normativa

1

Elabora y enva en original y copia la Solicitud de Autorizacin de Conceptos Extraordinarios clave 7110-009-006 (anexo 1).

Solicitud de Autorizacin de Conceptos Extraordinarios 1A11-009-006

La o el Responsable de los Servicios de Personal en la Unidad Normativa

La o el Responsable de los Servicios de Personal en la Unidad Operativa

2 Recibe del servicio correspondiente, en original y copia la Solicitud de Autorizacin de Conceptos Extraordinarios clave 1A11-009-006 (anexo 1) y verifica que cumpla con los siguientes requisitos:

a Exista disponibilidad presupuestal en el concepto 37 Tiempo Extraordinario.

b En ausentismo menor a cuatro das, que sea de servicio y categora de atencin directa al derechohabiente.

c En plaza vacante, que sea de categora prioritaria de atencin directa al derechohabiente, adscrita a servicio sustantivo, y que no cuente con candidatos de esa categora en la bolsa de trabajo delegacional.

d Que en caso de ser por programa especial, exista documento de autorizacin para ejercer el concepto por los rganos normativos y la Coordinacin de Gestin de Recursos Humanos.

e Que en caso de ser Unidad Operativa u oficinas delegacionales el nmero de horas solicitadas no sea superior a nueve horas semanales y hasta un mximo de 20 quincenales o 40 quincenales en casa de mquinas y servicio de urgencias.



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f Que en caso de ser Unidad Normativa el nmero de horas solicitadas no sea superior a 10 quincenales.

g Que las y los trabajadores de confianza y temporales no ostenten categora superior al nivel 41.

h Que las y los trabajadores estn adscritos al mbito delegacional de la Unidad Normativa u Operativa.

i Que no se ejerza para incrementar la plantilla autorizada.

La o el Responsable de los Servicios de Personal en la Unidad Normativa. La o el Responsable de los Servicios de Personal en la Unidad Operativa.

3 Analiza y determina lo procedente.

No cumple requisitos

4 En el caso de que la solicitud de autorizacin de conceptos extraordinarios no cumpla con los requisitos elabora en original y copia memorndum de improcedencia explicando los motivos del rechazo y entrega el original al servicio correspondiente y obtiene acuse de recibo en la copia del mismo.

Memorndum

5 Archiva la copia del memorndum. Memorndum

Jefa o Jefe de Servicio en Unidad Operativa o Unidad Normativa

6 Recibe memorndum informando la improcedencia de los casos solicitados as como el motivo del rechazo.

Memorndum


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Si cumple con los requisitos

La o el Responsable de los Servicios de Personal en la Unidad Normativa.

La o el Responsable de los Servicios de Personal en la UnidadOperativa

7 En el supuesto de que al menos un caso de los contenidos en la solicitud de conceptos extraordinarios cumpla con los requisitos, rubrica el original de la Solicitud de Autorizacin de Conceptos Extraordinarios clave 1A11-009-006 (anexo 1) cancelando los renglones improcedentes y obtiene firma de autorizacin de la o el Jefe de la Unidad Normativa u Operativa.


8

9

Registra autorizacin en la tarjeta de asistencia clave 320 005 3514 00 01 (anexo 2).

Comunica autorizacin a travs de memorndum anexando la solicitud de autorizacin de conceptos extraordinarios clave1A11-009-006 para su archivo al servicio correspondiente. (anexo 1).

Solicitud de Autorizacin de Conceptos Extraordinarios 1A11-009-006 Tarjeta de Asistencia

Memorndum Solicitud de Autorizacin de Conceptos Extraordinarios 1A11-009-006

La o el Jefe de Servicios en la Unidad Operativa o Normativa

10 Recibe la Solicitud de Autorizacin de Conceptos Extraordinarios clave 1A11-003-006 (anexo 1).

11. Archiva Solicitud de Autorizacin de Conceptos Extraordinarios clave 1A11-003-006 (anexo 1).


FIN DEL PROCEDIMIENTO

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6.- Diagrama de Flujo del procedimiento para autorizacin de tiempo extraordinario

o-c

1A11-009-006

o-c

1A11-009-006

Memorndum

Tarjeta de Asistencia

o-c

1A11-009-006

Memorndum

o-c

Memorndum

o-c

1A11-009-006

10

Jefe/a de Servicios, Unidad Normativa u operativa

INICIO

o-c

1A11-009-006

Elabora y enva

Recibe y verifica

Analiza y Determina procedencia

cumple requisito?

1

5

4

3

2

Elabora, entrega y

Recibe informe

Rubrica y obtiene firma de

Responsable de los servicios de personal en las unidades Normativas/ Unidad operativa

NO SI


6

7

Registra

8

Comunica

9


Recibe

FIN

Memorndum

11

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Relacin de documentos que intervienen en el procedimiento para la autorizacin de tiempo extraordinario

Codificacin Ttulo del documento Observaciones

1A11-009-006 Solicitud de Autorizacin de Conceptos Extraordinarios Anexo 1

320 005 3514 00 01 APS-02

Tarjeta de Asistencia

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ANEXO 1 SOLICITUD DE AUTORIZACIN DE CONCEPTOS EXTRAORDINARIOS

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SOLICITUD DE CONCEPTOS EXTRAORDINARIOS

SOLICITUD DE CONCEPTOS EXTRAORDINARIOS

DELEGACIN

DEPARTAMENTO DELEGACIONAL DE PERSONAL

35 A GUARDIAS ( ) NO FESTIVAS

37 TIEMPO EXTRAORDINARIO ( )

NOMBRE DE LA UNIDAD O DEPENDENCIA

SERVICIO SOLICITANTE

FECHA DE SOLICITUD

DATOS DE LA O EL TRABAJADOR MATRICULA NOMBRE CATEGORA Y JORNADA

BASE QUINCENAL

MOTIVO COBERTURA PERIODO

NUM. HORAS DIARIAS

NUM. DIAS

TOTAL HORAS IMPORTE

REA DE PERSONAL

OBSERVACIONES:

FIRMA DE LA O EL JEFE DE SERVICIO

AUTORIZACIN DE LA O EL JEFE DEPENDENCIA SELLO ACUSE DE RECIBO

1A11-009-006

4 5 6

7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

17 18 19

20

2

3

1

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INSTRUCTIVO DE LLENADO

No DATO ANOTAR 1 DELEGACIN. La clave y nombre del IMSS, que corresponda. 2 35A GUARDIAS (NO

FESTIVAS). Una X dentro del parntesis si la (s) cobertura

(s) ser (n) a travs del concepto 35A. Nota: Cuando se indica el ejercicio de concepto 35A no podr indicarse tambin el ejercicio de concepto 37 (debern elaborarse por separado las solicitudes de concepto 35A y las de concepto 37).

3 37 TIEMPO EXTRAORDINARIO.

Una X dentro del parntesis si la (s) cobertura (s) ser (n) a travs del concepto 37.

Nota: Cuando se indica el ejercicio de concepto 37 no podr indicarse tambin el ejercicio de concepto 35A (debern elaborarse por separado las solicitudes de concepto 37 y las de concepto 35A).

4 NOMBRE DE LA UNIDAD. El nombre de la Unidad Normativa u Operativa donde se ubica el servicio solicitante.

5 SERVICIO SOLICITANTE. El nombre del servicio que requisita la Solicitud de Autorizacin de Conceptos Extraordinarios.

6 FECHA DE SOLICITUD. El da, mes y ao cuando se requisita el formato de la siguiente manera:

Da: de 01 a 31. Mes: de 01 a 12 Ao: los cuatro dgitos del ao.

7 MATRCULA DE LA O EL TRABAJADOR.

La clave numrica e individual con que se identifica en el sistema a la o el trabajador que ejercer el concepto correspondiente

8 NOMBRE DE LA O EL TRABAJADOR.

El apellido paterno, apellido materno y nombre (s) de la o el trabajador que ejercer el concepto correspondiente

9 CATEGORA Y JORNADA DE LA O EL TRABAJADOR

El nombre de la categora y jornada de la o el trabajador que ejercer el concepto correspondiente.

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No DATO ANOTAR 10 BASE QUINCENAL DE LA O EL

TRABAJADOR. El importe de la Base Quincenal se determinara

con base a la mecnica de clculo para el pago del tiempo extraordinario del Sistema SIAP:

Sueldo ms conceptos 011, 016, 020, 022, 023, 050, 54, 057, 058, 061, 063, 001, 002 con vencimiento temporal o permanente, entre 15, entre jornada, por 2 por horas y decimas reportadas.

11 MOTIVO DE COBERTURA. El motivo de cobertura autorizado en la normatividad vigente.

12 PERIDO. Las fechas de inicio y trmino de la cobertura.

13 NMERO DE HORAS DIARIAS. El nmero de horas diarias programadas que laborar la o el trabajador para ejercer el concepto correspondiente.

14 NMERO DE DAS. El nmero de das programados que laborar la o el trabajador para ejercer el concepto correspondiente.

15 TOTAL DE HORAS. El resultado de multiplicar las horas diarias (columna 13) por el nmero de das (columna 14).

16 IMPORTE. (base quincenal X total de horas) 30 X jornada (horas-dcimas)

Que conforme los datos de las columnas sera de la siguiente manera:

__ (dato 10) X (dato 15)________ 30 X (dato 9 respecto de jornada en hor-dec)

ejemplo:

Base quincenal = $ 15108.00 Total de horas = 16 Jornada = 80 (8.00 horas-dcimas)

15108 X 16 = $ 1007.20 30 x 8.00

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17 OBSERVACIONES. Informacin adicional que se considere conveniente.

18 FIRMA DE LA O EL JEFE DE SERVICIO.

La firma autgrafa de la o el Jefe de Servicio que solicita el ejercicio del concepto extraordinario correspondiente.

19 AUTORIZACIN DE LA O EL JEFE DEPENDENCIA.

La firma autgrafa de la o el Jefe de la Dependencia que autoriza el ejercicio del concepto extraordinario correspondiente.

20 SELLO ACUSE DE RECIBO. Espacio destinado para insertar sello de acuse de recibo del rea de personal en Unidad Normativa u Operativa.

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