13200000 - registraduría nacional del estado civil …...de manera trimestral se hace la...
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CODIGO NOMBRE
CALIFICACIÓN
ACTIVIDAD
(Unidad)
OBSERVACIONES
PROMEDIO
POR
ACTIVIDAD
(Unidad)
CALIFICACIÓN
POR ETAPA
(Unidad)
CALIFICACIÓN
DEL SISTEMA
(Unidad)
1 .....EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE 4,65
1.1 ........1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 0 0 4,56
13200000 - Registraduría Nacional del Estado Civil GENERAL C.I.C.
01-01-2016 al 31-12-2016CONTROL INTERNO CONTABLE
CGN2007_CONTROL_INTERNO_CONTABLE
1.2 ........1.1.1 IDENTIFICACIÓN 0 0 4,53
1.3
..................1.SE TIENEN DEBIDAMENTE IDENTIFICADOS
LOS PRODUCTOS DEL PROCESO CONTABLE QUE
DEBEN SUMINISTRARSE A LAS DEMÁS ÁREAS DE LA
ENTIDAD Y A LOS USUARIOS EXTERNOS?
5
Se tienen identificados en la caracterización de los procesos
financieros, los procesos y procedimientos de la Entidad fueron
actualizados mediante Resolución 7413 del 11 de agosto de 2016.Como
principales productos del proceso contable se generan los Estados
Financieros los cuales son publicados a través de la página de la
Registraduría, así mismo se suministran a Control Interno, Contraloría
General de la República y demás usuarios internos y externos que los
soliciten.
1.4
..................2. SE TIENEN DEBIDAMENTE IDENTIFICADOS
LOS PRODUCTOS DE LOS DEMÁS PROCESOS QUE SE
CONSTITUYEN EN INSUMOS DEL PROCESO CONTABLE?
5
Se tienen debidamente identificados los productos de los demás
proceso que se constituyen como insumos del proceso contable a saber:
Las demandas a favor y en contra de la entidad, las multas por
sanciones de acuerdo a la Ley 130 de 1994, los inventarios de bienes
muebles e inmuebles, el presupuesto aprobado para la vigencia. La
Entidad adoptó el Manual de Políticas Contables, en el cual se
establecen las directrices acerca de las características de la información
que deben remitir las áreas proveedoras de información al área
contable, mediante Resolución 15110 del 23 de noviembre de 2015,
1.5
..................3. SE TIENEN IDENTIFICADOS EN LA ENTIDAD
LOS PROCESOS QUE GENERAN TRANSACCIONES,
HECHOS Y OPERACIONES Y QUE POR LO TANTO SE
CONSTITUYEN EN PROVEEDORES DE INFORMACIÓN
DEL PROCESO CONTABLE?
5
Se tienen identificados los procesos que generan transacciones entre
ellos tenemos, Gestión Financiera, Fondo de Campañas, Recursos
Humano, Recaudos, Jurídica, Cobros Coactivos, Contabilidad ,
Pagaduría, Administrativa, dependencias que deben entregar
información necesaria para registrar los hechos económicos de la
Entidad.
1.6
..................4. EXISTE UNA POLÍTICA MEDIANTE LA CUAL
LAS TRANSACCIONES, HECHOS Y OPERACIONES
REALIZADOS EN CUALQUIER DEPENDENCIA DEL ENTE
PÚBLICO, SON DEBIDAMENTE INFORMADOS AL ÁREA
CONTABLE A TRAVÉS DE LOS DOCUMENTOS FUENTE O
SOPORTE?
4
Si existe un manual de políticas contables y durante la vigencia 2016 se
programaron 8 capacitaciones relacionadas con la socialización del
manual de la política contable para las siguientes áreas: Cobros
Coactivos, Oficina Jurídica, Gestión Financiera, Salarios y Prestaciones,
Pagaduría, Fondo de Campañas, Almacen e Inventarios y Recaudos
dando cubrimiento al total de las áreas que hacen parte del proceso
contable , para ello se destinaron 10 sesiones con una periodicidad
mensual y con promedio de asistencia de 12 invitados. Las
Dependencias tienen clara las fechas en que deben reportar información
al área contable a través del cronograma de actividades de la vigencia
2016.
1.7
..................5. SE CUMPLE LA POLÍTICA MEDIANTE LA
CUAL LAS TRANSACCIONES, HECHOS Y OPERACIONES
REALIZADOS EN CUALQUIER DEPENDENCIA DEL ENTE
PÚBLICO, SON DEBIDAMENTE INFORMADOS AL ÁREA
CONTABLE A TRAVÉS DE LOS DOCUMENTOS FUENTE O
SOPORTE?
4
Se cumple la política contable, sin embargo esta pendiente por parte
de algunas áreas el control de los registros a nivel de terceros en las
bases de datos manejadas por ellas. Así mismo, esta pendiente la
implementación del software de inventarios para el control de los bienes
muebles e inmuebles de la Entidad.
1.8
..................6. LOS HECHOS FINANCIEROS,
ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES REALIZADOS
POR LA ENTIDAD CONTABLE PÚBLICA SON DE FÁCIL Y
CONFIABLE MEDICIÓN MONETARIA?
5
El flujo de la información financiera esta soportada a través de
procedimientos, la Entidad realiza las conciliaciones bancarias, los
procedimientos de la cadena presupuestal, altas y bajas de bienes ,
entre otros. Los hechos financieros son de fácil medición monetaria,
pero existen dificultades toda vez que se presentan valores pendientes
de conciliar en bancos debido a factores externos, ya que las entidades
financieras no entregan de manera oportuna las notas debito y crédito
generando demoras en las conciliaciones. bancarias. Los hechos
financieros, económicos, sociales y ambientales de las Registraduria
Nacional del Estado Civil fueron comparables, verificables y
comprensibles, en los cuales los valores registrados en el aplicativo SIIF
Nación reflejan la situación financiera de la Entidad y estos hechos se
revelan en las Notas a los Estados Contables.
1.9
..................7. LAS CIFRAS EXISTENTES EN LOS
ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES SE
ENCUENTRAN SOPORTADAS CON EL DOCUMENTO
IDÓNEO CORRESPONDIENTE?
5
Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales de la
Registraduria Nacional del Estado Civil fueron comparables, verificables
y comprensibles, en los cuales los valores registrados en el aplicativo
SIIF Nación reflejan la situación financiera de la Entidad y estos hechos
se revelan en las Notas a los Estados Contables. Las cifras existentes
en los estados , informes y reportes contables se encuentran
debidamente soportadas y están a disposición en la oficina de
Pagaduría.
1.10
................8. SON ADECUADAS Y COMPLETAS LAS
DESCRIPCIONES QUE SE HACEN DE LAS
TRANSACCIONES, HECHOS U OPERACIONES EN EL
DOCUMENTO FUENTE O SOPORTE?
4
Si, son adecuadas y completas las descripciones que hacen parte de las
transacciones para ello se unificaron los conceptos de las descripciones
en la obligación, de acuerdo a los diferentes rubros presupuestales y las
cuales sirven de base en la Orden de Pago Presupuestal, en los
comprobantes contables y en los libros auxiliares.
1.11
................9. LAS PERSONAS QUE EJECUTAN LAS
ACTIVIDADES RELACIONADAS CON EL PROCESO
CONTABLE CONOCEN SUFICIENTEMENTE LAS
NORMAS QUE RIGEN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA?
4
Los funcionarios que ejecutan las actividades relacionadas con el
proceso contable conocen las normas que rigen la administración
pública, sin embargo es importante estar en permanente actualización
tanto de las normas internas y externas.
1.12
..............10. LAS PERSONAS QUE EJECUTAN LAS
ACTIVIDADES RELACIONADAS CON EL PROCESO
CONTABLE CONOCEN SUFICIENTEMENTE EL RÉGIMEN
DE CONTABILIDAD PÚBLICA APLICABLE PARA LA
ENTIDAD?
4
Los funcionarios de la Coordinación de Contabilidad, asisten a los
talleres y capacitaciones dictadas por el Ministerio de Hacienda y Crédito
Público sobre actualizaciones del SIIF Nación, como también a los que
dicta la Contaduría General de la Nación. La Entidad de encuentra en la
etapa de preparación para la implementación del nuevo modelo contable
según las NICSP es año 2017, durante el cual se espera capacitar a los
funcionarios para adquirir el conocimiento en nuevo plan General de
Contabilidad Pública.
1.13
..............11. LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS,
SOCIALES Y AMBIENTALES QUE HAN SIDO OBJETO DE
IDENTIFICACIÓN ESTÁN SOPORTADOS EN
DOCUMENTOS IDÓNEOS Y DE CONFORMIDAD CON LA
NATURALEZA DE LOS MISMOS?
4
Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han
sido objeto de identificación se encuentran soportados con documentos
idóneos como facturas, contratos, actos administrativos y nóminas entre
otros.
1.14
..............12.LOS DOCUMENTOS FUENTE QUE
RESPALDAN LOS HECHOS FINANCIEROS,
ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES CONTIENEN
LA INFORMACIÓN NECESARIA PARA REALIZAR SU
ADECUADA IDENTIFICACIÓN?
5
Los documentos fuente respaldan los hechos financieros, económicos ,
sociales y ambientales ; contienen la información necesaria para su
identificación y registro. Los documentos fuente para respaldar los
hechos financieros, económicos sociales y ambientales son los
contratos y todo acto administrativo debidamente suscrito en ellos se
evidencian los elementos necesarios para la adecuada clasificación
igualmente los informes suministrados por las áreas que hacen parte
del proceso contable.
1.15
..............13. LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS,
SOCIALES Y AMBIENTALES QUE HAN SIDO OBJETO DE
IDENTIFICACIÓN FUERON INTERPRETADOS DE
CONFORMIDAD CON LO ESTABLECIDO EN EL RÉGIMEN
DE CONTABILIDAD PÚBLICA?
5
La Entidad tiene como marco referente el Régimen de Contabilidad
Pública para la identificación de los bienes derechos y obligaciones
reconocidos en los Estados Financieros.
1.16 ........1.1.2. CLASIFICACIÓN 0 NA 4,50
1.17
................14. LOS HECHOS FINANCIEROS,
ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES LLEVADOS A
CABO EN LOS PROCESOS PROVEEDORES DE LA
ENTIDAD HAN SIDO INCLUIDOS EN EL PROCESO
CONTABLE?
5
Los responsables de los Macro procesos periódicamente evalúan los
procesos incluido el contable, se tienen identificados los diferentes
procesos institucionales, sus productos, proveedores y clientes.
1.18
................15. LOS HECHOS FINANCIEROS,
ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES REALIZADOS
POR LA ENTIDAD CONTABLE PÚBLICA SON DE FÁCIL Y
CONFIABLE CLASIFICACIÓN EN EL CATÁLOGO GENERAL
DE CUENTAS?
5
Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales se
procesan de manera automática, surtiendo la cadena presupuestal a
través de SIIF Nación de acuerdo a la parametrización establecida por la
Contaduría General de la Nación cuyo marco referente es el Catálogo
General de Cuentas.
1.19
................16. SON ADECUADAS LAS CUENTAS
UTILIZADAS PARA LA CLASIFICACIÓN DE LAS
TRANSACCIONES, HECHOS U OPERACIONES
REALIZADAS POR LA ENTIDAD CONTABLE PÚBLICA?
4
Son adecuadas las cuentas utilizadas en la clasificación de las
transacciones sin, embargo se continúan reclasificando algunas
cuentas toda vez que la parametrización la establece la contaduría
General de la Nación de manera General y no particular por Entidad en
el SIIF NACION.
1.20
................17. LA CLASIFICACIÓN DE LAS
TRANSACCIONES, HECHOS Y OPERACIONES
CORRESPONDE A UNA CORRECTA INTERPRETACIÓN
TANTO DEL MARCO CONCEPTUAL COMO DEL MANUAL
DE PROCEDIMIENTOS DEL RÉGIMEN DE CONTABILIDAD
PÚBLICA?
5
La Entidad tiene como marco referente para la clasificación de las
transacciones, hechos y operaciones el Catalogo General de Cuentas
establecido por la Contaduría General de la Nación y este corresponde a
la última versión.
1.21
................18. EL EL CATÁLOGO GENERAL DE CUENTAS
UTILIZADO PARA LA CLASIFICACIÓN DE LOS HECHOS
FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y
AMBIENTALES, CORRESPONDE A LA ÚLTIMA VERSIÓN
PUBLICADA EN LA PÁGINA WEB DE LA CONTADURÍA
GENERAL DE LA NACIÓN?
5 Los hechos financieros se han catalogado de acuerdo con el Plan de
Cuentas del Plan General de la Contabilidad Pública.
1.22
................19. SON ADECUADAS LAS CUENTAS Y
SUBCUENTAS UTILIZADAS PARA LA CLASIFICACIÓN DE
LAS TRANSACCIONES, HECHOS U OPERACIONES
REALIZADAS ?
4
Son adecuadas las cuentas utilizadas en la clasificación de las
transacciones sin, embargo se continúan reclasificando algunas
cuentas toda vez que la parametrización la establece la contaduría
General de la Nación de manera General y no particular por Entidad en
el SIIF NACION.
1.23
................20. SE ELABORAN Y REVISAN
OPORTUNAMENTE LAS CONCILIACIONES BANCARIAS
PARA ESTABLECER LOS VALORES OBJETO DE
CLASIFICACIÓN, REGISTRO Y CONTROL DEL EFECTIVO?
4
Las conciliaciones se elaboran de manera mensual y se realizan
reuniones con el fin de hacer seguimiento a las partidas pendientes de
depuración.
1.24
................21. SE EJECUTAN PERIODICAMENTE
CONCILIACIONES DE SALDOS RECÍPROCOS CON
OTRAS ENTIDADES PÚBLICAS?
4
De manera trimestral se hace la circularización de saldos recíprocos con
las entidades Públicas, sin embargo es necesario un mejoramiento en
el proceso toda vez que las entidades muchas veces no responden y se
dificulta el proceso de conciliación.
1.25 ........1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 0 NA 4,66
1.26
................22. SE REALIZAN PERIODICAMENTE
CONCILIACIONES Y CRUCES DE SALDOS ENTRE LAS
ÁREAS DE PRESUPUESTO, CONTABILIDAD, TESORERÍA,
Y DEMÁS ÁREAS Y/O PROCESOS DE LA ENTIDAD?
5
Se hacen conciliaciones de saldos de manera trimestral con la
información reportada por la Oficina Jurídica, Cobros Coactivos,
Almacén e Inventarios y Tesorería.
1.27
................23. SE REALIZAN PERIODICAMENTE TOMAS
FÍSICAS DE BIENES, DERECHOS Y OBLIGACIONES Y SE
CONFRONTA CON LOS REGISTROS CONTABLES PARA
HACER LOS AJUSTES PERTINENTES?
4
La Dirección Administrativa - Coordinación de Almacen e inventarios
tienen establecidas las fechas de la toma física de inventarios a nivel
nacional, sin embargo es necesario mejor los procesos de control en el
nivel desconcentrado y contar con la herramienta para el control de los
bienes. De otra parte se tienen control de los derechos y obligaciones
en consideración a que permanentemente se hace análisis al saldo de
las cuentas que conforman los estados financieros.
1.28
................24.LAS CUENTAS Y SUBCUENTAS UTILIZADAS
REVELAN ADECUADAMENTE LOS HECHOS,
TRANSACCIONES U OPERACIONES REGISTRADAS?
5
Las subcuentas y subcuentas utilizadas en el reconocimiento de los
hechos financieros son reveladas adecuadamente en las notas a los
estados contables, la entidad tiene como referente el marco normativos
para entidades de gobierno establecido por la Contaduría General de la
Nación.
1.29
................25.SE HACEN VERIFICACIONES PERIODICAS
PARA COMPROBAR QUE LOS REGISTROS CONTABLES
SE HAN EFECTUADO EN FORMA ADECUADA Y POR LOS
VALORES CORRECTOS?
5
Si, la verificación consiste en que periódicamente se efectúa el análisis
a los saldos de las cuentas que conforman el Balance General y el
Estado de Actividad Financiera, Económica Social y Ambiental de la
entidad.
1.30
................26. SE EFECTÚAN LOS REGISTROS
CONTABLES EN FORMA CRONOLÓGICA Y GUARDANDO
EL CONSECUTIVO DE LOS HECHOS, TRANSACCIONES U
OPERACIONES REALIZADAS, CUANDO A ESTE ÚLTIMO
HAYA LUGAR?
5
Se efectúan los registros contables en forma cronología y guardando el
consecutivos de los hechos, de acuerdo a los procesos de gestión que
tiene contemplado el SIIF Nación del Ministerio de Hacienda.
1.31
................27. SE GENERAN LISTADOS DE
CONSECUTIVOS DE DOCUMENTOS PARA HACER
VERIFICACIONES DE COMPLETITUD DE REGISTROS?
5
Se generan informes en donde se evidencia los consecutivos de los
documentos elaborados a través del SIIF NACION del Ministerio de
Hacienda.
1.32
................28. SE CONOCE Y APLICA LOS TRATAMIENTOS
CONTABLES DIFERENCIALES EXISTENTES ENTRE
ENTIDADES DE GOBIERNO GENERAL Y EMPRESAS
PÚBLICAS?
5
Se conocen y aplican los tratamientos contables de acuerdo al marco
normativo para entidades de gobierno establecido por la Contaduría
General de la Nación.
1.33
................29. EL PROCESO CONTABLE OPERA EN UN
AMBIENTE DE SISTEMA DE INTEGRADO DE
INFORMACIÓN Y ESTE FUNCIONA ADECUADAMENTE?
4
El proceso contable opera en un ambiente integrado de información en
consideración a la utilización del SIIF NACIÓN, sin embargo hace falta
por parte del Ministerio y Hacienda y Crédito Público la implementación
de los módulos de Almacen y cuentas por cobrar para que opera en un
ambiente totalmente integrado.
1.34
................30. SON ADECUADAMENTE CALCULADOS LOS
VALORES CORRESPONDIENTES A LOS PROCESOS DE
DEPRECIACIÓN, PROVISIÓN, AMORTIZACIÓN,
VALORIZACIÓN, Y AGOTAMIENTO, SEGÚN APLIQUE?
4
Son adecuadamente calculados los valores correspondientes a los
procesos de depreciación y amortización los cuales se generan de
manera automática en el módulo de inventarios y se registran a través
del perfil gestión contable y en lo relacionado con valorizaciones se tiene
como soporte los avalúos de los inmuebles objeto de valorización.
1.35
................31. LOS REGISTROS CONTABLES QUE SE
REALIZAN TIENEN LOS RESPECTIVOS DOCUMENTOS
SOPORTES IDONEOS?
5
La idoneidad de los documentos soportes es evaluada al momento de
su recepción. Todos los registros contables están debidamente
documentados para surtir la cadena presupuestal.
1.36
.............. 32. PARA EL REGISTRO DE LAS
TRANSACCIONES, HECHOS U OPERACIONES SE
ELABORAN LOS RESPECTIVOS COMPROBANTES DE
CONTABILIDAD?
4
El registro de las transacciones, hechos y operaciones genera
comprobantes contables automáticos y manuales a través del perfil
gestión contable en el SIIF Nación.
1.37
.............. 33 LOS LIBROS DE CONTABILIDAD SE
ENCUENTRAN DEBIDAMENTE SOPORTADOS EN
COMPROBANTES DE CONTABILIDAD?
5
Dando cumplimiento al Decreto Ley 019 de 2012 Anti trámites, los libros
de contabilidad se llevan en archivos electrónicos , de manera ordenada
que permiten su conservación, Los libros de Contabilidad como el Mayor
y Balance y el Diario son generados a través del perfil gestión contable
cuyos soportes son los comprobantes automáticos y manuales que
genera el SIIF Nación.
1.39 ........1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 0 NA 4,83
1.40 ........1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y
DEMÁS INFORMES 0 NA 5,00
1.41
................34. SE ELABORAN Y DILIGENCIAN LOS LIBROS
DE CONTABILIDAD DE CONFORMIDAD CON LOS
PARÁMETROS ESTABLECIDOS EN EL RÉGIMEN DE
CONTABILIDAD PÚBLICA?
5
Los libros de Contabilidad se generan a través del perfil gestión
contable del SIIF y están de acuerdo a la parametrización en el SIIF
Nación establecida por la Contaduría General de la Nación.
1.42
................35. LAS CIFRAS CONTENIDAS EN LOS
ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES
COINCIDEN CON LOS SALDOS DE LOS LIBROS DE
CONTABILIDAD?
5
Las cifras contenidas en los estados, informes y reportes contables
corresponden a los saldos de los libros Mayor y Balances generados a
través del perfil gestión contable del SIIF Nación.
1.43
................36. SE EFECTÚA EL MANTENIMIENTO,
ACTUALIZACIÓN Y PARAMETRIZACIÓN NECESARIOS
PARA UN ADECUADO FUNCIONAMIENTO DEL
APLICATIVO UTILIZADO PARA PROCESAR LA
INFORMACIÓN?
5
El mantenimiento, actualización del SIIF esta a cargo del Ministerio de
Hacienda y Crédito Público y la parametrización es realizada por el ente
regulador en materia contable es decir la Contaduría General de la
Nación.
1.44
................37. SE ELABORAN OPORTUNAMENTE LOS
ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES AL
REPRESENTANTE LEGAL, A LA CONTADURÍA GENERAL
DE LA NACIÓN, A LOS ORGANISMOS DE INSPECCIÓN,
VIGILANCIA Y CONTROL, Y A LOS DEMÁS USUARIOS DE
LA INFORMACIÓN?
5
Se elaboran oportunamente los estados, informes y reportes contables
para el Representante Legal de acuerdo a los plazos establecidos por la
Contaduría General de la Nación los cuales son trasmitidos de manera
trimestral a través del Consolidador de Hacienda e Información Pública
(CHIP).
1.45
................38.LAS NOTAS EXPLICATIVAS A LOS ESTADOS
CONTABLES CUMPLEN CON LAS FORMALIDADES
ESTABLECIDAS EN EL RÉGIMEN DE CONTABILIDAD
PÚBLICA?
5
Las notas, como presentación de las prácticas contables y revelación de
la Entidad son parte integral de todos y cada uno de los Estados
Financieros. Las notas explicativas se preparan conforme a la dinámica
de las cuentas.
1.46
................39. EL CONTENIDO DE LAS NOTAS A LOS
ESTADOS CONTABLES REVELA EN FORMA SUFICIENTE
LA INFORMACIÓN DE TIPO CUALITATIVO Y
CUANTITATIVO FÍSICO QUE CORRESPONDE?
5
El contenido de las notas a los estados contables se revelan teniendo
como referente el marco normativo para entidades de gobierno
establecido por la Contaduría General de la Nación como ente rector en
materia contable.
1.47
................40. SE VERIFICA LA CONSISTENCIA ENTRE LAS
NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES Y LOS SALDOS
REVELADOS EN LOS ESTADOS CONTABLES?
5
Las notas a los estados contables se revelan con base en los saldos del
balance y del estado de actividad financiera, económica y social los
cuales se generan a través del perfil gestión contable del SIIF Nación.
1.48 ........1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y
COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN 0 NA 4,66
1.49
................41. SE PRESENTAN OPORTUNAMENTE LOS
ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES AL
REPRESENTANTE LEGAL, A LA CONTADURÍA GENERAL
DE LA NACIÓN, Y A LOS ORGANISMOS DE INSPECCIÓN,
VIGILANCIA Y CONTROL?
5
Se presentan oportunamente los estados, informes y reportes contables
para el Representante Legal de acuerdo a los plazos establecidos por la
Contaduría General de la Nación los cuales son trasmitidos de manera
trimestral a través del Consolidador de Hacienda e Información Pública
(CHIP). Así mismo, se envían a la oficina de Control Interno y se dan a
conocer a los organismos de inspección, vigilancia y control cuando
estos lo requieran o soliciten.
1.50
................42.SE PUBLICA MENSUALMENTE EN LUGAR
VISIBLE Y DE FÁCIL ACCESO A LA COMUNIDAD EL
BALANCE GENERAL Y EL ESTADO DE ACTIVIDAD
FINANCIERA, ECONÓMICA, SOCIAL Y AMBIENTAL?
5
Los Estados Financieros de la RNEC se publican de manera trimestral
en la pagina Web de la Entidad, una vez se transmiten a la Contaduría
General de la Nación.
1.51
................43.SE UTILIZA UN SISTEMA DE INDICADORES
PARA ANALIZAR E INTERPRETAR LA REALIDAD
FINANCIERA, ECONÓMICA, SOCIAL Y AMBIENTAL DE LA
ENTIDAD?
4
La entidad utiliza el sistema de indicadores de gestión basados en el
presupuesto esto con el fin de hacer seguimiento a la ejecución
presupuestal, analizar e interpretar la realidad financiera, económica
social y ambiental.
1.52
................44.LA INFORMACIÓN CONTABLE SE
ACOMPAÑA DE LOS RESPECTIVOS ANÁLISIS E
INTERPRETACIONES QUE FACILITAN SU ADECUADA
COMPRENSIÓN POR PARTE DE LOS USUARIOS?
4
La información contable se acompaña de las notas ejecutivas en donde
se revela el saldo de cada una de las cuentas que conforman el balance
y el estado de actividad financiera, económica, social y ambiental con el
fin de que los usuarios la comprendan de una manera más fácil.
1.53 ................45.LA INFORMACIÓN CONTABLE ES UTILIZADA
PARA CUMPLIR PROPÓSITOS DE GESTIÓN? 5
La información contable esta basada en el presupuesto la cual es
utilizada para cumplir con el propósito de la gestión de la Entidad.
1.54
................46. SE ASEGURA LA ENTIDAD DE PRESENTAR
CIFRAS HOMOGENEAS A LOS DISTINTOS USUARIOS DE
LA INFORMACIÓN?
5
La entidad presenta cifras iguales para todos los usuarios de la
información, es decir solo existe un Balance General y un Estado de
Actividad financiera, económica, social y ambiental, Un presupuesto de
Gastos de Funcionamiento e Inversión.
1.55 ........1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 0 NA 4,56
1.56 ........1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 0 NA 4,56
1.57
................47. SE IDENTIFICAN, ANALIZAN Y SE LE DA
TRATAMIENTO ADECUADO A LOS RIESGOS DE ÍNDOLE
CONTABLE DE LA ENTIDAD EN FORMA PERMANENTE?
4
Se ven reflejados en los diferentes seguimientos a los Planes de
Mejoramiento Institucional y Por Procesos, Plan de Acción y al de Mapa
de Riesgos, conciliación: cuentas de Balance, Almacén, Cobros
Coactivos y Conciliaciones Bancarias.
1.58
................48. EXISTE Y FUNCIONA UNA INSTANCIA
ASESORA QUE PERMITA GESTIONAR LOS RIESGOS DE
ÍNDOLE CONTABLE?
4
Se manejan de acuerdo con los identificados por los responsables de los
macro procesos en el mapa de riesgos institucional y el de
anticorrupción. Los mismos se evalúan en los seguimientos de la Oficina
de Control Interno. La Oficina encargada de emitir las políticas es
Planeación.
1.59
................49. SE REALIZAN AUTOEVALUACIONES
PERIÓDICAS PARA DETERMINAR LA EFECTIVIDAD DE
LOS CONTROLES IMPLEMENTADOS EN CADA UNA DE
LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO CONTABLE?
5
Si se realizan autoevaluaciones de manera periódica haciendo
seguimiento a los diferentes planes de mejoramiento institucional, por
procesos, de acción, anticorrupción e indicadores de gestión.
1.60
................50. SE HAN ESTABLECIDO CLARAMENTE
NIVELES DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD PARA LA
EJECUCIÓN DE LAS DIFERENTES ACTIVIDADES DEL
PROCESO CONTABLE?
5
La Entidad tiene establecido claramente niveles de autoridad y
responsabilidad para la ejecución de las diferentes actividades del
proceso contable.
1.61
................51. LAS POLÍTICAS CONTABLES,
PROCEDIMIENTOS Y DEMÁS PRÁCTICAS QUE SE
APLICAN INTERNAMENTE SE ENCUENTRAN
DEBIDAMENTE DOCUMENTADAS?
5
Tanto las políticas contables como los procedimientos se encuentran
debidamente formalizados, mediante actos administrativos. Dichas
políticas y procedimientos se encuentran en la Intranet de la Entidad
para ser consultados y analizados por los distintos usuarios de la
información.
1.62
................52. LOS MANUALES DE POLÍTICAS,
PROCEDIMIENTOS Y DEMÁS PRÁCTICAS CONTABLES
SE ENCUENTRAN DEB
5 Los manuales de políticas, procedimientos y demás practicas contables
se encuentran actualizados de acuerdo a las normas vigentes.
1.63
................53. SE EVIDENCIA POR MEDIO DE
FLUJOGRAMAS, U OTRA TÉCNICA O MECANISMO, LA
FORMA COMO CIRCULA LA INFORMACIÓN A TRAVÉS DE
LA ENTIDAD Y SU RESPECTIVO EFECTO EN EL
PROCESO CONTABLE DE LA ENTIDAD?
5
Los procedimientos del área cuentan con flujogramas, los cuales se
encuentran publicados en el sistema documental, los mismos hacen
parte de la estructura del procedimiento establecido para cada área.
1.64
................54. SE HA IMPLEMENTADO Y EJECUTA UNA
POLÍTICA DE DEPURACIÓN CONTABLE PERMANENTE Y
DE SOSTENIBILIDAD DE LA CALIDAD DE LA
INFORMACIÓN?
4
Se realiza la depuración contable y se socializa a través del Comité de
Sostenibilidad Contable, seguimiento a áreas criticas, de conformidad
con la Resolución 5991 de 2006 y su modificatoria Resolución 7991 de
22 de noviembre de 2007.
1.65
................55. LOS BIENES, DERECHOS Y OBLIGACIONES
SE ENCUENTRAN DEBIDAMENTE INDIVIDUALIZADOS EN
LA CONTABILIDAD, BIEN SEA POR EL ÁREA CONTABLE
O EN BASES DE DATOS ADMINISTRADAS POR OTRAS
DEPENDENCIAS?
4
Los bienes muebles e inmuebles, los derechos y las obligaciones se
encuentran individualizadas en las áreas que hacen parte del proceso
contable, por ejemplo en la Coordinación de Almacén e Inventarios,
Oficina jurídica- Cobros Coactivos, Salarios y Prestaciones Sociales,
Fondo de Campañas.
1.66
................56. LOS COSTOS HISTÓRICOS REGISTRADOS
EN LA CONTABILIDAD SON ACTUALIZADOS
PERMANENTEMENTE DE CONFORMIDAD CON LO
DISPUESTO EN EL RÉGIMEN DE CONTABILIDAD
PÚBLICA?
4
Los costos históricos registrados en contabilidad corresponde al valor
de adquisición de los bienes muebles e inmuebles los cuales son
trasladados permanentemente a la Registraduría Nacional del Estado
Civil como bienes de uso permanente sin contraprestación.
1.67
................57 SE CUENTA CON UN ÁREA CONTABLE
DEBIDAMENTE ESTRUCTURADA DE CONFORMIDAD CON
LA COMPLEJIDAD, DESARROLLO TECNOLÓGICO Y
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA ENTIDAD?
4
Si, el área contable esta debidamente estructurada en función del
cumplimiento del Régimen de Contabilidad Pública, del Estatuto
Tributario y demás directrices legales como la utilización del Sistema de
Integrado de Información Financiera - SIIF NACION.
1.68
................58. LOS FUNCIONARIOS INVOLUCRADOS EN EL
PROCESO CONTABLE CUMPLEN CON LOS
REQUERIMIENTOS TÉCNICOS SEÑALADOS POR LA
ENTIDAD DE ACUERDO CON LA RESPONSABILIDAD QUE
DEMANDA EL EJERCICIO DE LA PROFESIÓN CONTABLE
EN EL SECTOR PÚBLICO?
5
Los funcionarios involucrados en el proceso contable si cumplen con los
requerimientos técnicos que demanda el ejercicio de la profesión
contable, para ello se aceptan las invitaciones de las capacitaciones
para los usuarios de los diferentes perfiles del SIIF Nación del Ministerio
de Hacienda. Igualmente se asiste a las capacitaciones realizadas por
la Contaduría General de la Nación.
1.69
................59. SE HA IMPLEMENTADO UNA POLÍTICA O
MECANISMO DE ACTUALIZACIÓN PERMANENTE PARA
LOS FUNCIONARIOS INVOLUCRADOS EN EL PROCESO
CONTABLE Y SE LLEVA A CABO EN FORMA
SATISFACTORIA?
5
Si, se implementó un mecanismo de actualización para ello durante el
año 2016 se realizaron ocho (8) socializaciones relacionadas con los
temas que hacen parte del proceso contable los cuales se encuentran
establecidos en el Manual de la Política Contable.
1.70
................60. SE PRODUCEN EN LA ENTIDAD INFORMES
DE EMPALME CUANDO SE PRESENTAN CAMBIOS DE
REPRESENTANTE LEGAL, O CAMBIOS DE CONTADOR?
5
Mediante Circular DRN-079 de 2009, la entidad tiene estipulado la
rendición de informes de gestión a nivel directivo, así mismo cuando se
presentan cambios de representante legal, se efectúa dicho informe de
conformidad a la Resolución 7350 de 2013.
1.71
................61. EXISTE UNA POLÍTICA PARA LLEVAR A
CABO EN FORMA ADECUADA EL CIERRE INTEGRAL DE
LA INFORMACIÓN PRODUCIDA EN TODAS LAS ÁREAS O
DEPENDENCIAS QUE GENERAN HECHOS FINANCIEROS,
ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES?
5
Si, existe una política para llevar a cabo en forma adecuada el cierre
integral de la información, para ello el Gerente Administrativo y
Financiero expide una circular en donde establece las políticas de
administración de recursos para el cierre fiscal en cada vigencia.,
igualmente se acatan las directrices emitidas por la CGN y el Ministerio
de Hacienda. Se emitió la Circular 219 de noviembre de 2016.
1.72
................62 LOS SOPORTES DOCUMENTALES DE LOS
REGISTROS CONTABLES SE ENCUENTRAN
DEBIDAMENTE ORGANIZADOS Y ARCHIVADOS DE
CONFORMIDAD CON LAS NORMAS QUE REGULAN LA
MATERIA?
4
Si, los soportes documentales de los registros contables están
debidamente organizados y archivados de acuerdo a las Tablas de
Retención Documental y están a disposición de los usuarios en la
Coordinación de Pagaduría. Se siguen los procedimientos establecidos
en las normas de Archivo General de la Nación y los lineamientos de la
Tabla de Retención Documental.
2.1 FORTALEZAS 0
La Entidad aplica de manera precisa y técnica los principios definidos
en el Régimen de Contabilidad Pública - Plan General de Contabilidad
el cual está conformado por el marco conceptual, la estructura y la
descripción de clases para el reconocimiento y revelación de los hechos
financieros, económicos, sociales y ambientales, en caso de
incertidumbre en cuanto a la aplicación de un procedimiento o
interpretación de la normatividad se solicita concepto de la Contaduría
General de la Nación. En acatamiento de lo preceptuado en el Decreto
2789 de 2004 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el cual
establece que el Sistema Integrado de Información Financiera -SIIF II es
la fuente oficial y válida para la presentación de la información contable,
los funcionarios de Presupuesto, Tesorería y Contabilidad tiene
segregadas sus funciones, e igualmente cuentan con el perfil definido
para el acceso a los módulos del Aplicativo SIIF Nación II, estableciendo
así las seguridades requeridas según la normatividad. Mediante
Resolución 15110 de 2015 la RNEC, actualizó el Manual de Políticas
Contables. Mediante Resolución 7413 de 2016 se actualizaron los
procesos y procedimientos de la Entidad. Se ha fortalecido el pago
oportuno de los servicios públicos de las Delegaciones
Departamentales, e igualmente en materia de prediales.
2.2 DEBILIDADES 0 NA
2.3 AVANCE OBTENIDOS RESPECTO DE LAS
EVALUACIONES Y RECOMENDACIONES REALIZADAS 0
La toma física de inventarios se adelantó por parte de la Entidad. Se
realiza de manera permanente el proceso de incorporación e
individualización de los bienes muebles e inmuebles de propiedad de la
RNEC y del FRR, recibidos en donación o comodatos. Se esta
realizando seguimiento a las partidas pendientes de depurar de las
conciliaciones bancarias. Se esta realizando el proceso de enajenación
de los bienes obsoletos, deteriorados e inservibles entregados a la
Coordinación de Almacén e Inventarios. A pesar de que no está en
operación la interfaz entre la Coordinación de Contabilidad y Jurisdicción
Coactiva la información se está reportando de manera oportuna y
contabilizando a nivel de tercero. Se realiza seguimiento al regazo
presupuestal de la RNEC y a la anulación de cheques mayores de seis
(6) meses.
2.4 RECOMENDACIONES 0
Continuar con las conciliaciones respectivas entre contabilidad y
tesorería, contabilidad y almacén, contabilidad y cobros coactivos.
Mantener actualizada la información sobre ubicación e instalación de
licencias según los formatos establecidos por la Coordinación de
Almacén e Inventarios. Continuar con la depuración de las
conciliaciones bancarias. Así mismo, continuar con las gestiones
administrativas para el registro de los inmuebles recibidos en donación
y/o comodato. Continuar con la actualización de las valorizaciones de
los bienes de propiedad de la RNEC y el FRR. Adelantar la
incorporación de las Normas Internacionales de Información Financiera
según lo estipulado en la Resolución 743 de 2013 de la CGN, como
quiera que la Entidad se encuentra en etapa de transición; igualmente,
adelantar la implementación del Mapa de Riesgos de Índole Contable de
conformidad con lo estipulado en la Resolución 193 de 2016, para las
entidades de gobierno bajo el ámbito de la Resolución 533 de 2015.