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AUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

AUDITORÍA DELEGADA PARA LA VIGILANCIA DE LA GESTIÓN FISCAL

GERENCIA SECCIONAL II

INFORME DEFINITIVO AUDITORIA REGULAR A LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL DE GUAINIA

VIGENCIA 2010

Bogotá, marzo de 2011


INFORME DEFINITIVO DE AUDITORÍA REGULAR A LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL DE GUAINIA – VIGENCIA 2010

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IVÁN DARÍO GÓMEZ LEE Auditor General de la República

FREDY CÉSPEDES VILLA Auditor Delegado para la Vigilancia de la Gestión Fiscal

JOSÉ LUÍS FRANCO LAVERDE Gerente Seccional II

JOSÉ ROLANDO SARMIENTO PEREZ Coordinador

JOSÉ LUÍS FRANCO LAVERDE LEONOR OLAYA RODRIGUEZ

Auditores



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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................... 5

1. DICTAMEN INTEGRAL DE LA AUDITORÍA ............................................................... 6

1.1. Proceso Contable ..........................................................................................6

1.2. Proceso Presupuestal ...................................................................................6

1.3. Contratación ..................................................................................................6

1.4. Participación Ciudadana...............................................................................7

1.5. Gestión Macro Fiscal.....................................................................................7

1.6. Proceso Auditor.............................................................................................7

1.7. Procesos de Responsabilidad Fiscal...........................................................8

1.8. Proceso Administrativo Sancionatorio........................................................8

1.9. Jurisdicción Coactiva....................................................................................8

2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA .............................................................................. 9

2.1. SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO............................................9

2.2. PROCESO CONTABLE.................................................................................15

2.2.1. Activo..........................................................................................................16

2.2.1.1 Efectivo......................................................................................................17

2.2.1.2 Propiedad Planta y Equipo ........................................................................18

2.2.1.3 Otros activos..............................................................................................20

2.2.2. Pasivos. ......................................................................................................20

2.2.2.1 Cuentas por pagar .....................................................................................20

2.2.3. Patrimonio..................................................................................................21

2.2.4. Ingresos y Gastos......................................................................................21

2.2.5. Control Interno Contable ..........................................................................22

2.3. PROCESO PRESUPUESTO..........................................................................22

2.3.1 Modificaciones al presupuesto................................................................23

2.3.1.1 Traslados...................................................................................................23

2.3.2. Ejecución Presupuestal. ..........................................................................25

2.3.3 Cuentas por Pagar......................................................................................26

2.3.4 Reservas Presupuestales ........................................................................26

2.3.5 Anteproyecto de presupuesto .................................................................27

2.3.6 Aplicación Ley 617 de 2000......................................................................27

2.4. CONTRATACIÓN...........................................................................................27

2.4.1. Plan de Compras .......................................................................................28

2.4.2. Evaluación de la Gestión en la Contratación ..........................................28

2.4.2.1. Etapa Precontractual ................................................................................29

2.4.2.2. Etapa Contractual .....................................................................................31

2.4.2.3. Etapa Post-contractual .............................................................................31

2.5. PARTICIPACIÓN CIUDADANA....................................................................31

2.5.1. Atención de quejas, denuncias y derechos de petición .......................31

2.5.2. Activación de los mecanismos de participación ciudadana ................33

2.6. GESTIÓN MACROFISCAL ...........................................................................33



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2.6.1. Informe Anual de la Situación Financiera 2009.......................................33

2.6.2. Informe sobre el Estado de los Recursos Naturales y del Ambiente...35

2.7. PROCESO AUDITOR ...................................................................................36

2.7.1. Cobertura y alcance .................................................................................37

2.7.2. Evaluación a la calidad del proceso auditor ..........................................38

2.8. PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL...........................................41

2.8.1. Antigüedad de los Procesos Tramitados en la Vigencia 2010..............41

2.8.2. Estado de los Procesos Reportados ......................................................42

2.8.3. Antigüedad de los procesos tramitados sin decisión de imputación o archivo..................................................................................................................43

2.8.4. Actuaciones de Fondo Realizadas Durante el 2010 ...............................44

2.8.5. Actuaciones Procesales Realizadas Durante la Vigencia 2010.............44

2.9. PROCESO DE JURISDICCIÓN COACTIVA ................................................46

2.10. PROCESOS ADMINISTRATIVO SANCIONAORIO ...................................47

3. RECOMENDACIONES .............................................................................................. 47

4. ANALISIS A LA CONTRADICCIÓN ............................................................................ 48

5. ANEXOS.................................................................................................................... 60

5.1. RESUMEN DE HALLAZGOS ................................................................................... 60



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INTRODUCCIÓN

La Gerencia Seccional II de la Auditoría General de la República, en cumplimiento del artículo 274 de la Constitución Política, Decreto Ley 272 de 2000 y la Sentencia C-1339 de 2000 de la Corte Constitucional, practicó auditoría regular a la Contraloría Departamental del Guainía encaminada a realizar una evaluación de la gestión y los resultados obtenidos durante la vigencia 2010, mediante la aplicación de los sistemas de control fiscal definidos en la Ley 42 de 1993 y la aplicación de las normas de auditoria generalmente aceptadas. El ejercicio de control fiscal se desarrolló en cumplimiento del Plan General de Auditorías 2011, diseñado para evaluar la gestión fiscal realizada por las contralorías en la vigencia 2010. La auditoría fue orientada a examinar en el área administrativa el manejo contable, presupuestal y contratación; en el área misional, participación ciudadana, gestión macrofiscal, proceso auditor, los procesos de responsabilidad fiscal, jurisdicción coactiva y sancionatorios, de acuerdo con la programación prevista en el memorando de planeación. Lo anterior proporcionó fundamentos básicos para desarrollar el examen permitiendo consolidar la opinión y conceptos registrados en el presente informe. La evaluación incluyó pruebas selectivas, evidencias y documentos que soportan la gestión de la Entidad, las cifras de los estados contables y el cumplimiento de disposiciones legales, en el período comprendido entre el 1º de enero al 31 de diciembre del 2010. El informe está armonizado en capítulos, en el cual se incluye el dictamen a los estados financieros una vez cotejada la información reportada con la analizada en trajo de campo, el pronunciamiento de fenecimiento o no de la cuenta después de haberse analizado la cuenta por la Auditoría General de la República y resultados de la auditoría. Una vez analizada la contradicción ejercida por la Contraloría Departamental de Guainia, se genera el presente informe tiene el carácter de DEFINITIVO, frente a las observaciones en el contenidas la Contraloría deberá elaborar el correspondiente Plan de Mejoramiento.



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1. DICTAMEN INTEGRAL DE LA AUDITORÍA 1.1. Proceso Contable

La Auditoría General de la República ha practicado el control financiero al Balance General de la Contraloría Departamental del Guainía a diciembre 31 de 2010 y los Estados de Actividad Financiera, Económica y Social y de Cambios en el Patrimonio, relativos al año terminado en esa fecha, comparados con cifras del año anterior, acompañados de las notas explicativas, cuya preparación es responsabilidad de los administradores de la Entidad, la nuestra, es la de expresar la opinión sobre los estados en su conjunto y verificar si, entre ellos, existe la debida concordancia. El examen fue practicado de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas en Colombia, mediante pruebas selectivas, que proporcionaron una base razonable para fundamentar la valoración. En nuestra opinión, los Estados Contables consolidados a 31 de diciembre de 2010 de la Contraloría Departamental del Guainía, presentan razonablemente la situación financiera de la entidad, en cuanto a que así lo reflejan en todos los aspectos importantes, los cuales fueron preparados y presentados conforme a principios y normas de contabilidad prescritas por la Contaduría General de la Nación.

1.2. Proceso Presupuestal En conclusión, el proceso evidencia adecuada gestión en la aprobación, administración y ejecución del presupuesto anual, aplicando las normas vigentes y cumpliendo con los principios de austeridad y legalidad del gasto, en el ejercicio de la función pública. 1.3. Contratación La gestión en el proceso contractual se observó el cumplimiento por parte de la Contraloría en la elaboración de los estudios previos. Sin embargo se presentan algunas debilidades en la tipificación de los riesgos y en la descripción de la necesidad a suplir, también se observó el cumplimiento del objeto contratado en los términos y plazos establecidos, y se evidenció que la Contraloría realiza liquidación bilateral de los contratos suscritos.



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1.4. Participación Ciudadana. En la evaluación realizada a la participación ciudadana, trámite de denuncias y quejas ciudadanas se evidenciaron debilidades en la comunicación de las respuestas definitivas a los peticionarios, no se activaron durante la vigencia mecanismos de participación con la ciudadanía. 1.5. Gestión Macro Fiscal La Contraloría Departamental del Guainía mediante Resolución Reglamentaria No.14 de septiembre 15 de 2010, adopta y aprueba la metodología guía aportada por la Auditoria General de la Republica para la elaboración del informe sobre las finanzas Departamentales y Municipales. La Contraloría realizo un análisis financiero al Balance de la Gobernación del Guainía con corte a 31 de diciembre de 2009, en donde se consolida la información de la Asamblea Departamental, Gobernación, Secretaria de Educación, Secretaria de Salud y la misma Contraloría Departamental. La Contraloría de acuerdo al fortalecimiento y coadyuvancía proporcionada por la Auditoría General de la República, expidió la Resolución Reglamentaria No. 013 de septiembre 1 de 2010 “por la cual adopta y aprueba la metodología guía aportada por la Auditoría General de la República para la elaboración del informe sobre el estado de los Recursos Naturales y Medio Ambiente en el Departamento del Guainía.” Para la elaboración de éste informe la Contraloría contó con la colaboración de estudiantes - Pasantes en Tecnología en Control Ambiental del Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA y junto con funcionarios de la Contraloría elaboraron un informe en el cual se evidenció que el documento abarcó los aspectos mas relevantes del Departamento del Guainía y local, así como también los establecidos en la guía adoptada por la entidad. 1.6. Proceso Auditor. Del análisis y evaluación de la gestión de la Contraloría Departamental, en el desarrollo y cumplimiento de su labor misional, se observó que la entidad presentó avances en la estructuración de los memorandos, papeles de trabajo, seguimiento a las líneas de contratación y en la vigilancia fiscal de sus sujetos de control. No obstante, aun persisten debilidades en el análisis de las líneas auditadas, en el cumplimiento de los tiempos y en el traslado de los hallazgos. La Contraloría no cuenta con un sistema de información que le permita monitorear permanentemente la contratación del departamento.



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En la gestión de vigilancia tuvo una cobertura del 75% en sujetos y un presupuesto vigilado de $84.634.539.030, lo cual representó un 75,40% de cubrimiento. El cumplimiento del PGA fue del 100% sobre lo programado. 1.7. Procesos de Responsabilidad Fiscal El riesgo de prescripción ha disminuido notablemente. Sin embargo, se evidenció el constante incumplimiento de los términos procesales establecidos en la ley 610 de 2000 y demás normas aplicables para adelantar los procesos de responsabilidad fiscal, lo que genera una dilación en el tiempo que en muchos casos supera los límites determinados por la ley, situación frente a lo cual se puede imprimir mayor celeridad. 1.8. Proceso Administrativo Sancionatorio La gestión en el trámite de los procesos sancionatorios es buena evidenciándose que los mismos se han tramitado normalmente y sin dilaciones. 1.9. Jurisdicción Coactiva La gestión desplegada por la Contraloría en el trámite de los procesos de jurisdicción coactiva es aceptable. Sin embargo los resultados de esa gestión pierden efectividad en la medida en que no se evidencia que se haya materializado recuperación alguna del patrimonio del Estado. PRONUNCIAMIENTO SOBRE LA RENDICIÓN DE CUENTA DE LA VIGENCIA 2010 DE LA CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DE GUAINÍA La Gerencia Seccional II, con fundamento en la revisión de la cuenta, el dictamen de los estados financieros y las opiniones sobre los procesos evaluados, emite pronunciamiento de FENECIMIENTO de la cuenta rendida correspondiente a la vigencia 2010, examinada a través del proceso auditor.



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2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 2.1. SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO

PROCESO CONTABLE Las seis observaciones realizadas por la Auditoría General de la República, tienen como fecha límite para su ejecución el 31 de diciembre de 2010. Observación 1: Los bienes recibidos en comodato por la Contraloría por valor de $9.185 miles, no se encuentran registrados en la contabilidad de la entidad; contraviniendo lo estipulado en el Régimen de Contabilidad Publica. Acciones: 1. Solicitar a la Contraloría General de la Republica el contrato de comodato celebrado en la vigencia 2007. 2. Incorporar los bienes producto de los comodatos con la Contraloría General de la Republica y la Auditoria General de la Nación a la contabilidad de la Contraloría Departamental Guainía Seguimiento: En trabajo de campo se pudo evidenciar que los bienes recibidos en comodato se encuentran debidamente contabilizados cumpliendo en un 100 % con esta acción. Observación 2: El software para el área de contabilidad DATASOFT no cuenta con el mantenimiento requerido, presentando fallas y limitaciones en la desagregación de las cuentas, tal como se verificó con la cuenta 197000 (Intangibles). Acción: 1. Contratar el Mantenimiento con el proveedor del Software, la inclusión de la desagregación de las cuentas para un mayor detalle dentro del programa y la parametrización con presupuesto y nomina Seguimiento: Se realizó mantenimiento de los programas de contabilidad, presupuesto y nómina tal como se evidencia con la ejecución del contrato de prestación de servicios No. 011 de 2010 con la firma DATASOFT cumpliendo de esta forma con la acción correctiva propuesta por la CDG. Observación 3:



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El informe de Control interno contable no es presentado de conformidad con lo establecido por la Contaduría General de la Nación en su resolución No. 357 de julio de 2008. Acción: 1. Contratar un profesional para que realice el informe de control interno contable de la entidad. Seguimiento: A la fecha de la auditoría no se encontró el informe de control interno contable y tampoco se había realizado la contratación del mismo; la contraloría tiene como plazo máximo para la presentación de éste hasta finales del mes de febrero. Observación 4: La Contraloría Departamental tiene su inventario desactualizado, lo cual impidió la identificación de los bienes y la verificación de la cuenta Propiedad planta y equipo. Acción: 1. Depurar el inventario con los bienes reales existentes en la Entidad. 2. Establecer los inventarios individuales con estado y valor de los bienes 3. Actualización permanente de los inventarios Seguimiento: Se encontraron debidamente depurados y firmados los inventarios individuales y el general. El Comité de Sostenibilidad Contable creado por la Contraloría, mediante acta No. 001 de 2010 hizo la depuración. Al cruzar los datos con lo reflejado en el balance se pudo corroborar la consistencia de las cifras, cumpliendo en un 100% con la cuarta acción correctiva. Observación 5: La Contraloría Departamental no implemento manuales de procedimientos para la vigencia 2009. Acción: 1. Establecer todos los procedimientos de los procesos identificados por la entidad 2. Permanente actualización con las acciones correctivas tomadas por la entidad. Seguimiento: La entidad cuenta con procedimientos para sus procesos. Observación 6: La entidad no presentó adecuadamente los soportes de contabilidad.



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Acción: 1. Boletines diarios de bancos presentados a la contabilidad con todos los soportes contables para su oportuno registro. 2. Copia del boletín diario de bancos presentados al despacho del contralor para información y fines pertinentes. Seguimiento: En forma diaria se realizan los boletines de bancos y se envían a contabilidad con los soportes para su contabilización oportuna. PROCESO PRESUPUESTAL Observación 1: La Contraloría Departamental no desarrolló programas de capacitación y bienestar social durante la vigencia 2009. Acción: 1. Establecer mediante encuestas las necesidades de capacitación para los funcionarios de la contraloría. 2. establecer convenios con otras contralorías para capacitación. 3. Establecer un programa anual de actividades deportivas y lúdicas para os funcionarios de la contraloría Seguimiento: Mediante resolución 007 del 23 de marzo de 2010 se adopta el Plan Institucional de Capacitación y Bienestar Social para la Contraloría Departamental del Guainía. En el plan se pudo evidenciar la existencia de formatos para la clasificación de las diferentes actividades lúdicas y deportivas. Con resolución 010 de julio de 2010 se concede para el último viernes de cada mes una tarde deportiva y lúdica. Observación 2: La Entidad no presentó plan de compras para la vigencia 2009. Acción: 1. En el proceso administrativo y financiero incluir el procedimiento y responsables de elaboración y registro del plan de compras de la entidad. Seguimiento: La resolución No. 012 de septiembre 1 de 2010 adopta el procedimiento para compras de la entidad y el artículo 2° en forma expresa encarga a los funcionarios del proceso administrativo y financiero del cumplimiento de dicho procedimiento



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PROCESO CONTRACTUAL Observación: La Contraloría no elaboró un plan de compras para amparar la ejecución, no se encontró que fuera debidamente inscrito en el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal- SICE. Acción 1. En el proceso administrativo y financiero incluir el procedimiento y responsables de elaboración y registro del plan de compras de la entidad.

Seguimiento: Se verificó la realización del plan de compras y el registro de éste en el SICE. PROCESO DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA En el Plan de Mejoramiento de la Vigencia 2009 quedó establecida una observación: “La Contraloría no tiene implementado un procedimiento o formato para medir la satisfacción de los usuarios y ciudadanos, pues en el análisis de la muestra no se evidencio la aplicación de éste”. Acción: Establecer un formato de encuesta para medir la satisfacción del cliente en la gestión de la contraloría Seguimiento: Se evidencio la realización de formato de encuesta para medir la satisfacción del cliente, se iniciará la aplicación de éste a partir de la vigencia 2011. PROCESO AUDITOR En el Plan de Mejoramiento de la Vigencia 2009 quedaron establecidas 4 observaciones: Observación 1: En el memorando de encargo y de planeación, si bien esta establecido como otro criterio la atención de denuncias, no fue posible evidenciar en estos documentos



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cuales de las solicitudes ciudadanas presentadas en la contraloría fueron atendidas en desarrollo del ejercicio. Acciones: 1- establecer el procedimiento para que en el memorando de encargo y en el de plantación de las auditorias realizadas queden consignadas las denuncias producto de la participación ciudadana que van a ser atendidas en dicho proceso 2- Establecer un formato para el diligenciamiento de las denuncias ciudadanas que van a ser objeto de incorporación en la auditoria Seguimiento: Se estableció el procedimiento y se realizó el formato para la incorporación de las acciones ciudadanas dentro del proceso auditor. Se evidencio en el memorando de planeación de la auditoria integral al Hospital Manuel Elkin Patarroyo vigencia 2008-2009 se diligencio dicho formato. Acciones cumplidas. Por los tanto se puede. Observación 2: En los memorandos de encargo, de planeación o en otro documento no se observa cuales fueron los criterios tenidos en cuenta para la selección de las muestras a auditar, así mismo. Acción: 1- Establecer un procedimiento para que en el memorando de planeación queden establecidos claramente los criterios que se identifican para la selección de muestras a auditar. Seguimiento: Se estableció un formato para identificar la muestra a auditar dentro del proceso auditor, para la sección de los contratos en el tema contractual. La aplicación del formato se inicia a aplicar a partir de la ejecución de PGA 2011 el cual comienza su ejecución en marzo. Observación 3: No se deja dentro de los papeles de trabajo de cada ejercicio auditor documento alguno, como el formato del traslado del hallazgo, material probatorio con que se remitió, lo cual impide determinar si con el traslado de los hallazgos a las dependencias o entidades éste va con todos los documentos y elementos necesarios y suficientes. Acciones: 1. Dejar en los papeles de trabajo de cada ejercicio auditor copia y soportes del formato del traslado de hallazgos y del material probatorio.



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2. Establecer un mecanismo para hacerle seguimiento a los papeles de trabajo una vez se termine un ejercicio auditor. Seguimiento A la fecha de la auditoria, febrero 7, no se había surtido el traslado de los hallazgos, por lo tanto no se evidencia toda vía el cumplimiento de la acción. La acción continúa en seguimiento y por lo mismo debe incorporarse en el nuevo plan de mejoramiento. Observación 4: Se evidencio en algunos de los hallazgos traslados a Responsabilidad Fiscal, que la redacción de los hechos no es clara, tampoco esta clara la normatividad quebrantada. Acciones: 1. Establecer capacitaciones por parte de la oficina de responsabilidad Fiscal al funcionario que realiza auditorias. 2. Solicitar a la auditoria General de la Republica de acuerdo al convenio capacitación sobre la calidad y efectividad de los hallazgos. Seguimiento: La primera acción se esa realizando entre Responsabilidad Fiscal y control Fiscal, con el desarrollo de una estrategia llamada proyecto enlace, la cual consiste en un retroalimentación para la configuración de los hallazgos evidenciados en el proceso auditor. Frente a la acción 2, para esta la Contraloría ha solicitado a la AGR el apoyo en la capacitación de funcionarios las cuales está pendientes de programar. PROCESO MACRO FISCAL Observación 1: No se evidenció un pronunciamiento sobre la racionalización en el uso de los recursos naturales, de gran importancia para el desarrollo óptimo de los proyectos en lo que tiene que ver con una adecuada utilización de los recursos animales, vegetales, minerales, etc. Y además la disposición final de los desechos propios del proceso insumo –producto - consumo. Acción: 1. Establecer en el proceso Gerencial la estructura del informe de evaluación y estado de los recursos naturales del Departamento. 2. Aprobar la metodología establecida por la Auditoria General de la Nación como producto del fortalecimiento a la gestión de las contralorías.



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Seguimiento La Contraloría de acuerdo al fortalecimiento y coadyuvancía proporcionada por la Auditoría General de la República, expidió la Resolución Reglamentaria No. 013 de septiembre 1 de 2010 “por la cual adopta y aprueba la metodología guía aportada por la Auditoría General de la República para la elaboración del informe sobre el estado de los Recursos Naturales y Medio Ambiente en el Departamento del Guainía.” En el informe realizado por la Contraloría se evidencio el acatamiento de las observaciones formuladas. Observación 2: No se logra determinar en papeles de trabajo las actividades y estrategias utilizadas para cumplir con los objetivos de elaborar los informes. Igualmente, no se logró analizar en el contenido de éstos, si se compila la información suministrada por el ente auditado en dichos informes. Acción: 1-Establecer los procedimientos para el proceso macro fiscal de la Contraloría 2- Tener en cuenta las metodologías aportadas por la AGR para la elaboración de dichos informes Seguimiento La contraloría dentro de los propósitos del mejoramiento y del fortalecimiento de la entidad ha venido adoptando las metodologías que la Auditoría General de la República a puesto a disposición de la contraloría, esto con el fin del mejoramiento de la gestión de ella. 2.2. PROCESO CONTABLE

A la fecha de la auditoría regular realizada en las instalaciones de la Contraloría Departamental del Guainía, fueron presentados al auditor encargado del proceso el Balance General a 31 de diciembre de 2010, el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social, el Estado de Cambios en el Patrimonio y las notas de carácter general a los estados financieros para el correspondiente análisis.

Tabla No. 2.2-1 Estructura Financiera vigencia 2009-2010 Cifras en miles

Código Contable

Nombre de la Cuenta Vigencia 2009

Vigencia 2010

Diferencia Variación

1 ACTIVO 52.479 94.443 41.964 80% 11 Efectivo 5.109 25.691 20.582 403%

16 Propiedades, Planta y Equipo 43.342 55.365 12.023 28%

19 Otros Activos 4.028 13.387 9.359 232% 2 PASIVO - 6.593 6.593 100%



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24 Cuentas por Pagar - 3.746 3.746 100% 29 Otros Pasivos - 2.847 2.847 100% 3 PATRIMONIO 52.479 87.850 35.371 67%

Fuente: Balance de prueba vigencia 2010

Para la vigencia 2010 la Contraloría incrementó su Activo en un 80%, el pasivo en un 100% y el patrimonio en un 67% El incremento considerable que se refleja en el efectivo con relación a lo que quedó en bancos en la vigencia anterior, se explica por el valor del rubro de capacitación que quedó sin comprometer y que se reintegró posteriormente a la Gobernación. De igual manera quedaron cuentas por pagar y reservas. En la evaluación se verificó, que para el proceso de clasificación, identificación, reconocimiento, registro, preparación y revelación de la información contable, la Contraloría Departamental, aplica el marco conceptual del Régimen de Contabilidad Pública. Los libros oficiales Mayor, Balance y Caja diario se encuentran debidamente foliados en orden consecutivo. El Balance General refleja la información resultante del proceso contable, las cifras fueron tomadas de los libros de contabilidad con corte a 31 de diciembre de 2010. La Contraloría cuenta con el programa contable DATASOFT, el programa esta conformado por los módulos de (contabilidad, nómina, presupuesto y tesorería)

Cotejada la información con lo reportada en la visita con los libros mayores y auxiliares, se evidencia lo siguiente:

2.2.1. Activo. Presentó un saldo a diciembre 31 de 2010 de $94.443 miles y está conformado por los siguientes grupos, tal como se observa en la tabla siguiente:

Tabla 2.2-2 Activos Cifras en miles

Código Nombre Balance a Dic 31 de 2010

Porcentaje

1 ACTIVO 94.443 100%

11 EFECTIVO 25.691 27%

14 DEUDORES 0 0

16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 55.365 59%

19 OTROS ACTIVOS 13.387 14%

Fuente: Balance general y Papeles de trabajo



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2.2.1.1 Efectivo La Contraloría del Guainía no tiene cajas menores y los recursos del presupuesto son manejados en la cuenta corriente No. 0-7703-000920-1 del Banco Agrario de Colombia.

Tabla No. 2.2-3. Movimiento Efectivo Cifras en miles

Movimiento del Período CÓDIGO CUENTA

Saldo Vigencia 2009 DEBITO CRÉDITO

Saldo Vigencia 2010

11 Efectivo 5.109 411.534 390.953 25.690 1105 Caja - - - -

1110 Bancos y Corporaciones 5.109 411.534 390.953 25.690

Fuente: Balance de Prueba

En la auxiliar de la cuenta 1110 Depósitos en Instituciones Financieras aparece relacionada la cuenta corriente No. 7703001290-8 del Banco Agrario con el código 11100502, la cual debe ser excluida ya que la certificación del Banco nos informa que se encuentra cerrada.

Tabla No. 2.2-4 Conciliación Bancaria SALDOS

CUENTAS EN LIBROS EN EXTRACTO

DIFERENCIA A CONCILIAR

0-7703-000920-1 25.690.668,55 37.888.168,55

12.197.500,00

Fuente: Extracto Bancario y libros

Una vez verificada la realización de las respectivas conciliaciones con el extracto bancario a 31 de diciembre de 2010, se comprobó que el mayor valor del saldo del extracto de la única cuenta corriente del Banco Agrario con respecto al saldo en libros por la suma de $12.197miles, corresponde a 4 cheques girados y no cobrados a 31 de diciembre de 2010. De igual manera se verificó que los saldos en libros son coherentes con el saldo final del Balance General de la cuenta de Depósitos en instituciones financieras (bancos). La póliza global de manejo No. 1001425 expedida por la Previsora S.A., se venció el 4 de septiembre de 2010 y no fue renovada en forma oportuna, la entidad se quedó tres (3) meses sin el amparo correspondiente dejando en riesgo a la entidad. La renovación se hizo solo hasta el 7 de enero de 2011. Se debe tener en cuenta el artículo 107 de la ley 42 de 1993.



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2.2.1.2 Propiedad Planta y Equipo

Tabla No. 2.2- 5 Variación Propiedad, Planta y Equipo

Detalle Saldo anterior Entradas Salidas Saldo final

Muebles y enseres 8.036.174 9.997.000 355.174 17.678.000

Equipo y Maquinas de oficina 0 577.680 577.680

Otros Muebles Enseres y Equipo de Of

11.296.000 0 0 11.296.000

Equipo de comunicación 3.461.600 0 0 3.461.600

Equipo de Computación 37.295.057 1.578.280 12.205.118 26.668.229

Equipo de Com. Y computación De uso permanente sin Contrap.

0 18.238.623 18.238.623

Otros Equipos de Comunicación y Computac.

1.330.000 933.452 0 2.263.452

Equipo de Transporte 8.200.000 0 0 8.200.000

Equipo de restaurante y cafetería

0 370.000 0 370.000

Depreciación acumulada -26.276.730 7.111.647 -33.388.377

TOTALES 43.342.111 31.695.035 19.671.939 55.365.207

Fuente: Balance Contraloría vigencia 2010

En la vigencia 2010 la Contraloría adquirió sillas para el salón de conferencias, al igual que equipo de cómputo para ser utilizado en el proceso auditor. De igual manera cabe resaltar que el valor más representativo dentro del movimiento de la vigencia se ocasiona por el registro de los bienes recibidos en comodato tanto de la CGR como de la AGR cuyo valor asciende a $18.238.623. De otra parte, el Comité de Sostenibilidad de la Contraloría creado mediante resolución No. 071 de diciembre 9 de 2010 realizó la depuración de los inventarios de la entidad según acta No. 001del 14 de diciembre de 2010. Al cruzar los inventarios individuales con los generales de la Contraloría y los registros contables se pudo observar que las cifras reportadas en el balance son iguales a éstos.

La Contraloría cuenta con las siguientes pólizas que amparan sus bienes.



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Tabla No. 2.2-6. Pólizas de Aseguramiento

PÓLIZAS DE LA CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL GUAINÍA

Entidad Aseguradora

Nº de la Póliza

Vigencia Del Vigencia Al Interés o Riesgo

Asegurado Asegurado

Bienes Amparados

Valor Asegurado

LA PREVISORA S.A.

1001264 06/12/2010 06/12/2011 CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL GUIANIA

Cuatro computadores portátiles, 1 router enalambrico

6.765.367

LA PREVISORA S.A.

1001168 11/09/2010 11/09/2011 Terremotos, hurto simple y calificado

CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL GUAINIA

Equipos de Procesamiento Electrónico de datos incluye 2 computadores entregados por la CGR en comodato

26.039.139

LA PREVISORA S.A.

1001108 17/12/2010 17/12/2011 Terremotos, hurto simple y calificado


Bienes de la Entidad según relación adjunta

44.527.586

LA PREVISORA S.A.

1001425 04/09/2009 04/09/2010 SEGURO DE MANEJO


COBERTURA GLOBAL DE MANEJO

5.000.000

LA PREVISORA S.A.

3000158 20/12/2010 20/12/2011

Responsabilidad Civil Extracontractual, hurto, terremoto, etc.


Moto Yamaha modelo 2010

64.100.000

LA PREVISORA S.A.

100197 29/11/2010 29/11/2011

Multiriesgo Municipal Incendio, rayos, explosión , etc


Maquinaria y Equipo

9.311.000

LA PREVISORA S.A.

100193 25/10/2010 25/10/2011

Multiriesgo Municipal Incendio, rayos, explosión , etc


Muebles y Enseres

3.385.000

ASEGURADORA SOLIDARIA DE COLOMBIA

620-64-994000001100

07/01/2011 07/01/2011 Delitos contra la Administración Pública

RIOS PINEDA GIOVANNA

Fondos de la Contraloría

5.000.000


620-64-994000001101


ESCOBAR GÓMEZ LUZ MERY


5.000.000


620-64-994000001098


MARQUEZ MORENO LUIS CARLOS


5.000.000


620-64-994000001098


ARIA GARCIA KELLY JOHANA


5.000.000

Fuente: Documentación de la entidad



20

Analizada la información que contiene cada una de las pólizas se pudo evidenciar que la Contraloría se ha preocupado por mantener todos sus bienes asegurados, sin embargo se hace necesario revisar la póliza No. 1001108 expedida por la Previsora S. A. que ampara un valor de $44.527.586 y cuya relación de bienes amparados no esta clara. 2.2.1.3 Otros activos La tabla siguiente nos muestra los movimientos presentados en esta cuenta durante la vigencia en estudio, en la cual el incremento considerable de $9.359miles, obedece principalmente a la adquisición de materiales y suministros llevados a la cuenta cargos diferidos, mientras que el movimiento de los intangibles obedece a una reclasificación de las licencias, tal como lo muestra la tabla siguiente:

Tabla No. 2.2-7. Otros Activos Cifras en miles

Detalle Saldo

anterior Entradas Salidas Saldo final

Bienes y Servicios Pagados por Anticipado 1.890 3.416 5.306 0

Cargos Diferidos - 9.359 - 9.359 Intangibles 4.608 1.890 - 6.498

Amort.Intangibles -

2.469.741 0 0 -2.469 TOTAL 4.028 14.665 5.306 13.388


2.2.2. Pasivos.

2.2.2.1 Cuentas por pagar

El saldo a 31 de diciembre de 2010 se incrementó en un 100% debido a que los funcionarios de la Contraloría salieron a vacaciones colectivas en el mes de diciembre y quedaron pendientes de pago la retención en la fuente que en vigencias anteriores habían sido canceladas antes de terminar la vigencia, como se muestra en la tabla a continuación.



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Tabla 2.2-8. Variación Cuentas por Pagar Cifras en miles

Detalle Saldo

anterior Entradas Salidas Saldo final

Adquisición de Bienes y Servicios - 22.034 22.034 -

Acreedores - 165.787 165.788 - Retención en la Fuente - 14.755 18.501 -3.746 TOTAL - 202.576 206.323 -3.746 Fuente: Balance Contraloría vigencia 2010

2.2.3. Patrimonio

Esta cuenta, inició con un saldo de $52.479miles y terminó con $87.850miles lo que representa un incremento del 67%, lo anterior debido a que en la vigencia de 2009 los bienes recibidos en comodato no se encontraban registrados, situación que fue subsanada en la vigencia 2010 con la incorporación de dichos bienes, los cuales afectan directamente la cuenta de patrimonio 3125 Patrimonio Público Incorporado, situación que se refleja en la siguiente tabla.

Tabla No. 2.2-9. Variación del Patrimonio Cifras en miles

Código Contable

Nombre de la Cuenta Vigencia 2009

Vigencia 2010

Diferencia Variación

3105 Capital Fiscal

138.456 64.054 -74.402 -54% 3110 Resultados del Ejercicio -73.285 37.551 110.836 151%

3125 Patrimonio Público Incorporado 0 6.048 6.048 100%

3128 Provisiones, Agotamiento, Depreciaciones -12.692 -19.803 -7.111 -56%


2.2.4. Ingresos y Gastos

Tabla No. 2.2-10. Ingresos y gastos Cifras en miles

CODIGO DETALLE AÑO 2010 AÑO 2009 DIFERENCIA VARIACION

4 INGRESOS 411.520 404.908 6.612 1,6

41 Ingresos fiscales 26 0 26

47 Operaciones Interistitucionales 411.494 404.908 6.586 1,6

5 GASTOS 372.942 376.159 -3.217 -0,9

51 De Administración 372.942 376.159 -3.217 -0,9

58 Otros Gastos 0 0 0 ,0 Fuente: Estado de resultados



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Como se puede apreciar en los ingresos el valor representativo lo generan los recaudos recibidos por las transferencias hechas por la Gobernación, conforme a la asignación en el presupuesto de la vigencia 2010 los cuales fueron recibidos en su totalidad por valor de $411.520miles es decir el 100%. De igual manera, los gastos de administración se encuentran representados por los servicios personales y los gastos generales incurridos en la administración para el desempeño de sus funciones misionales y administrativas. 2.2.5. Control Interno Contable

A la fecha de realización de la auditoría regular, la Contraloría no había realizado el informe de control interno contable, por cuanto aún no se había vencido el término para la presentación. No obstante es de resaltar que la contadora de la entidad realiza varias funciones como son: Jefe de Control Fiscal, realiza los informes al balance, participa en el proceso auditor, situación que genera riesgo en la responsabilidad y cumplimiento de las funciones asignadas. Durante el trabajo de campo, se verificaron las operaciones realizadas en las cuentas de Ingresos y Gastos para determinar si los saldos del balance de prueba correspondían a las mismas, frente a lo cual se observó que los saldos consignados en las mismas en el balance de prueba a 31 de diciembre de 2009, corresponden a operaciones realizadas por la entidad en dicho periodo. Una vez verificados y analizados los libros Mayor y Balance y Diario Columnario y cotejados con los libros auxiliares y con el Plan General de Contabilidad Pública en las cuentas de activo (1), Pasivo (2), Patrimonio (3), Ingresos (4), gastos (5), Cuentas de orden (8 y 9) y cuentas de Presupuesto y Tesorería (0); se pudo evidenciar que la estructura, las transacciones y causaciones son realizadas de conformidad con PGCP. 2.3. PROCESO PRESUPUESTO La Asamblea Departamental del Guainía no aprobó el presupuesto para la vigencia 2010. El Gobernador en cumplimiento del artículo 53 del Estatuto de Presupuesto del Departamento lo adoptó mediante el Decreto No. 500 del 15 de diciembre de 2009 y lo liquidó con el Decreto 0501 de la misma fecha. La Contraloría con Resolución No. 001 del 4 de enero de 2010, distribuye el presupuesto aprobado para la vigencia 2010 en la forma como lo muestra la siguiente tabla:



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Tabla No. 2.3-1 Presupuesto aprobado

CODIGO CONCEPTO APORTES 211 Gastos de Personal 290.596.221 21101 Servicios Personales asociados a la nómina 278.502.563 2110198 Otros servicios personales asociados a la nómina 12.093.658 21103 Contribuciones Inherentes a la Nómina 81.027.784 2110301 Contribuciones inherentes a la nómina sector publico 72.155.584 2110302 Contribuciones inherentes a la nómina sector privado 8.872.200 212 Gastos Generales 39.870.951 21201 Adquisición de Bienes 9.000.000 21202 Adquisición de Servicios 30.870.951 TOTAL GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 411.494.956

Fuente: Resolución de liquidación Contraloría Deptal. del Guainía

2.3.1 Modificaciones al presupuesto El presupuesto de la Contraloría, durante el periodo en estudio presentó las siguientes modificaciones: 2.3.1.1 Traslados La Contraloría Departamental del Guainía realizó tres traslados durante la vigencia 2010 como se muestra en el siguiente cuadro:

Tabla No. 2.3-2. Modificaciones presupuestales

RES. 035 29/06/2010 RES. 051 03/09/2010 RES. 065 24/11/2010

DESCRIPCION CRÉDITO CONTRA-CRÉDITO CRÉDITO

CONTRA-CRÉDITO CRÉDITO

CONTRA-CRÉDITO

SUELDOS PERSONAL DE NOMINA 6.067.701 30.591.477 147.614

GASTOS DE REPRESENTACION 2.960.133 BONIFICACION POR SERV. PRESTADOS 333.119 BONIFICACION ESPECIAL DE RECREACION 303.750

HONORARIOS PROFESIONALES 26.400.000 8.833.333 5.000.000

VACACIONES 4.039.901 369.387 29318

PRIMA DE NAVIDAD 2.422.451 980.087 272.293

PRIMA DE SERVICIOS 733.718 600.000

PRIMA DE VACACIONES 1.353.642 131.974 39979

SUBSIDIO DE ALIMENTACION 62.544 300.000 5496 INDEMNIZACION POR VACACIONES 115.812 100.000



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OTROS SERVICIOS PERS. ASOC. A LA NOM.

PRIMA ANNUAL DE SERVICIOS 458.575 CONTRIBUCIONES INHERENTES A LA NOM.

APORTES A PREVISION SOCIAL

CESANTIAS 3.414.028 291.811 132.853

PENSION 3.899.228 330.028

SALUD 2.328.206 500.000

RIESGOS PROFESIONALES 186.370 800 APORTES PARAFISCALES S. PÚBLICO SERVICIOS NACIONAL DE APRENDIZAJE 62.977 200.000 INSTIT. COLOMBIANO DE BIENESTAR FAM. 1.379.661 200.000 ESC. SUPERIOR DE ADMON PUBLICA 153.154

ESCUELAS INDUSTRIALES 607.377 29.300 APORTES PARAFISCALES S. PRIVAD CAJAS DE COMPENSACION FAMILIAR 2.012.754 300.000

G.GLES. ADQUISICION DE BIENES

MATERIALES Y SUMINISTROS 2.000.000 6.660.960

COMPRA Y EQUIPO 24.073.295 16.172.483 G.GLES. ADQUISICION DE SERVICIOS

VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE 5.000.000 1.525.542

COMUNICACION Y TRANSPORTE 625.600 296.960

SERVICIOS PÚBLICOS 70.010 11.770

SEGUROS 2.065.000 400.000 816.600

MANTENIMIENTO 900.000

IMPRESOS Y PUBLICACIONES 1.700.000

PÓLIZA DE MANEJO 500.000 261.600 COMISIONES Y GASTOS BANCARIOS 35.000 6.245 325.848

IMPUESTOS, TASAS Y MULTAS 100.820

CAPACITACION 11.848.004

TOTAL 28.500.000 28.500.000 41.314.234 41.314.234 22.224.060 22.224.060

Fuente: Resoluciones de traslado

Todos los traslados contaban con la debida justificación técnica y el certificado de libre afectación expedido por la persona encargada de manejar los libros presupuestales. Estos traslados fueron ocasionados por el aplazamiento y desaplazamiento de los recursos, al igual que por el proyecto presentado a la Asamblea Departamental



25

mediante el cual se pretendía tener una planta de personal temporal que le permitiera a la Contraloría mejorar su gestión fiscal y que fue archivado por la Corporación. El señor Gobernador mediante el Decreto No. 0144 del 21 de abril de 2010 le aplaza en el rubro 2130202 del Capítulo II artículo 2º de la Contraloría Departamental del Guainía la suma de $33.343.304.22, razón por la cual la Contraloría expide la Resolución No. 032 de mayo 28 de 2010 aplazando ese valor en el rubro 21101 Servicios Personales Asociados a la nómina. Mediante el Decreto 0287 de agosto de 2010 el Gobernador desaplaza la partida anteriormente citada y la Contraloría procede con resolución a ajustar el presupuesto 2.3.2. Ejecución Presupuestal. La Contraloría cumplió con los requisitos legales exigidos para la formulación, trámite y aprobación del presupuesto y fue liquidado mediante Resolución No. 01 de enero 4 de 2010 para un presupuesto definitivo de $411.494miles. La apropiación inicial aprobada y las modificaciones fueron registradas en el libro oficial de presupuesto (sistematizado programa DATASOFT), en el que se registran las apropiaciones, los compromisos y la ejecución en la siguiente forma:

Tabla No. 2.3-3. Ejecución Presupuestal

DESCRIPCION APROPIACIÓN

INICIAL CRÉDITO

CONTRA-CRÉDITO

APROPIACION DEFINITIVA

COMPROMISOS

SALDO POR COMPROME

TER

EJECUCIÒN

Gastos de Personal

290.596.221 36.006.987 56.645.317 269.957.891 269.957.891 0 100%

Gastos Generales 39.870.951 55.898.454 19.497.283 76.272.122 63.738.118 12.534.004 84%

Transferencias 81.027.784 132.853 15.895.694 65.264.943 65.264.943 0 100%

Gastos de Funcionamiento

411.494.956 92.038.294 92.038.294 411.494.956 398.960.952 12.534.004 97%

Fuente: Libros de presupuesto

Conforme se observa en la tabla anterior, la entidad incurrió en compromisos por valor de $398.960.952, que corresponden al 97% del presupuesto definitivo, razón por la cual se presentó un saldo de $12.534.004. La Contraloría al no haber ejecutado el 100% de su presupuesto, mediante resolución No. 004 del 31 de enero de 2011 ordena el reintegro a la Gobernación



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del Guainía. Recursos que no fueron ejecutados en la vigencia 2010 y que corresponden al rubro de capacitación. Se hace necesario que la Contraloría revise la metodología utilizada para el control de los libros de presupuesto ya que genera confusión los términos utilizados. Una herramienta que podría servir de consulta para aclarar dudas con relación al presupuesto es la Resolución No. 036 de mayo 7 de 1998 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público por medio de la cual se determinan algunas normas y procedimientos sobre registros presupuestales, suministro de información y sistematización. En el cuadro resumen, del informe mensual se utiliza el término reserva y al confrontarlo con la información suministrada dicho valor corresponde a las obligaciones. 2.3.3 Cuentas por Pagar La Contraloría durante la vigencia 2009, no constituyó cuentas por pagar. Para la vigencia de 2010, mediante Resolución No. 0003 del 18 de enero de 2011, constituyó las cuentas por pagar de la vigencia, las cuales se reflejan en la tabla siguiente:

Tabla No. 2.3-4. Cuentas por Pagar vigencia 2010 ENTIDAD DETALLE VALOR

ALCALDIA DE INIRIDA Acueducto y alcantarillado de los meses de octubre y noviembre de 2010 37.800

DIAN Retefuente 3.391.000

ALCALDIA DE INIRIDA Industria y Comercio de diciembre/2010 355.500

GOBERNACIÓN DEL GUAINÍA Estampillas -Diciembre de 2010- 2.847.000 TOTAL 6.631.300 Fuente: Resolución No. 0003 del 18 de enero de 2011 –CDG

2.3.4 Reservas Presupuestales La entidad constituyó reservas presupuestales por valor de $1.676.950 según resolución No. 002 del 18 de enero de 2011.

Tabla No. 2.3-5. Reservas Constituidas Vigencia 2010 RUBRO DESCRIPCION NOMBRE VALOR

212 GASTOS GENERALES

21202 Adquisición de Servicios

2120203 Servicios Públicos EMELCE S.A. 122.600



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2120203 Servicios Públicos ALCALDIA 18.500

2120203 Servicios Públicos COLOMBIA TELECOMUNICACIONES 74.250

2120209 Póliza de Manejo ASEGURADORA SOLIDARIA DE COLOMBIA 1.461.600

TOTAL RESERVA 1.676.950 Fuente: Resolución No. 0002 de enero 18 de 2011 2.3.5 Anteproyecto de presupuesto En la evaluación, se verificó que la Contraloría no está obligada a presentar proyecto de presupuesto puesto que solo se limita a recibir las transferencias del Departamento por concepto de cuotas de auditaje.

2.3.6 Aplicación Ley 617 de 2000

La Contraloría ejecutó su presupuesto con base en el que le fue asignado por la Gobernación del Guainía y al verificar los ingresos de libre destinación se pudo comprobar que corresponde al 3.7% de estos recursos, así:

Tabla 2.3.2.3 Límite de Gastos según Ingresos Corrientes de Libre Destinación – ICDL Cifras en miles

IDEMNIZAC CATEG. ICLD %

LIMITE PRELIMINAR

CUOTA AUDITAJE

LIMITE GASTOS

EJECUCION GASTOS

+ INVERSIÓN

EXCESO GASTO

1 2 3 4 = 2 X 3 5 6 = 4 + 5 7 8 9= 6 - 7

4 11.121.485 3.7% 411.494 0 411.494 398.960 0 12.534

Fuente: libros de ejecución presupuestal 2010 y expedidos por la Gobernación del Guainía.

Como se observa en la tabla anterior, la Contraloría no excedió los límites de gastos establecidos con base en los ingresos corrientes de libre destinación recaudados por el Municipio durante el período fiscal de 2010, por cuanto sus gastos fueron inferiores al limite establecido por la ley. 2.4. CONTRATACIÓN En la vigencia 2010 la Contraloría informó haber suscrito 19 contratos que suman $107.683.132 que corresponden al 26.16% del presupuesto ejecutado que fue de $411.494.956. Todos los contratos fueron suscritos por la modalidad de contratación directa y la clasificación de los mismos es la que se muestra en la siguiente tabla:



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Tabla 2.4.-1 Clasificación Contratación suscrita 2010

CLASE CANTIDAD VALOR % PARTIC.

MANTENIMIENTO 2 2.900.000 2,69

SUMINISTRO 5 25.861.772 24,02

PRESTACION DE SERVICIOS 9 77.500.000 71,97

CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS

3 1.423.360 1,32

TOTALES 19 107.685.132 100,00%

Fuente: F-13 Rendición cuenta. SIREL 2.4.1. Plan de Compras De acuerdo con lo evidenciado por la Auditoría General de República, la Contraloría Departamental del Guainía elaboró y registró un plan de compras para la vigencia 2010 ante el SICE, al cual no se le realizaron los ajustes correspondientes, pues no se incluyeron todas las adquisiciones y/o bienes y servicios finalmente contratados. En efecto, se celebraron contratos no incorporados en el Plan de Compras y mucho menos registrados en el SICE, como el de equipos de oficina, tintas y toner (Contrato No. 19 de 2010); elementos de oficina (Contrato No. 16 de 2010); actualización de códigos (Contrato No. 15 de 2010); estantes y sillas (Contrato No. 14 de 2010); mantenimiento y reparación (Contrato No. 10 de 2010), con lo cual no se dio cumplimiento a lo establecido en el artículo 12 del Decreto 2512 de 2003.

2.4.2. Evaluación de la Gestión en la Contratación

Con el fin de avaluar la gestión y los resultados de la Contraloría en la actividad contractual desarrollada durante la vigencia 2010, la Auditoría General de República verificó que en la etapa precontractual, contractual y post-contractual, las actuaciones adelantadas por el ente vigilado, fueran conforme a los principios establecidos en el Estatuto General de Contratación, Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios. El criterio aplicado para la selección de la muestra a auditar fue la selección de contratos de prestación de servicios y el de Suministro, dando como resultado la elección de 8 contratos que suman $78.782.772; representando el 42,11% del numero de contratos firmados y 73.16% sobre el valor total de la contratación reportada por la contraloría.



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Tabla No. 2.4-2. Contratos Firmados y Muestra de contratos 2010 Clase de Contrato Cantidad Valor Muestra Valor

Prestación de Servicios 9 77.500.000 6 63.750.000

Suministro 5 25.861.772 2 15.032.772

Mantenimiento 2 2.900.000 0 0

Convenios interadministrativos 3 1.423.360 0 0

Totales 19 107.685.132 8 78.782.772 Fuente: Respuesta Requerimiento

Los resultados de la evaluación se presentan a continuación: 2.4.2.1. Etapa Precontractual En la muestra analizada se observó el cumplimiento de la Contraloría en la elaboración de los estudios previos. Sin embargo se presentan algunas debilidades en la tipificación de los riesgos y en la descripción de la necesidad a suplir. Se comprobó el cumplimiento de los requisitos por parte de los contratistas, previos a la celebración del contrato tales, como: certificaciones de antecedentes disciplinarios, penales y fiscales, boletín, formato único de hoja de vida, declaración juramentada de bienes y rentas, registro único tributario, tarjeta profesional y cámara de comercio, cuando aplica, así como los soportes de estar afiliados o al día en los aportes de seguridad social y parafiscales. Tipificación de riesgos En todos los estudios previos de la contratación objeto de la presente auditoría, se señala como riesgos previsibles que el contratista no cumpla, fórmula que no se adecua a las condiciones y vicisitudes propias de cada relación. No se identifican los riesgos que asume la Entidad contratante dado que esta es una carga correlativa. En tal sentido, la Contraloría no tiene en cuenta las disposiciones normativas relativas a la tipificación, estimación y asignación de riesgos de conformidad con lo dispuesto en el artículo 88 del Decreto 2474 de 2008 de enlistar las circunstancias previsibles, entendidas como aquellas identificables y cuantificables. El Artículo 4 de la Ley 1150 de 2007 regula el tema de la Distribución de Riesgos en los contratos estatales, y ordena la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles involucrados en la contratación.



30

De acuerdo con la normatividad citada, el tema de los riesgos hace parte del principio de planeación que debe contener toda actividad contractual y se debe dar, independientemente de la modalidad de selección de contratistas a aplicar. Los riesgos son todas aquellas circunstancias que, de presentarse durante la ejecución del contrato, puedan alterar su equilibrio financiero. Tipificar los riesgos implica identificar los que específicamente y de manera previsible puedan suceder durante la ejecución del contrato. Estimar su valoración implica realizar un cálculo de las consecuencias económicas de su posible ocurrencia. Por su parte, la asignación se realiza de acuerdo con su control o mitigación, esto es, será asumido como carga contractual por la parte que tenga una ventaja comparativa para controlarlo y responsabilizarse con su patrimonio por los costos de su eventual ocurrencia. Necesidad y Justificación de la Contratación Se determinó que, en cuanto a la necesidad y justificación de los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, la Contraloría plasma en un documento que se requiere realizar determinada labor o del apoyo o asesoría en ciertos asuntos, donde se afirma que no se con personal que pueda cumplir con dichas labores, sin que se evidencie o se haga referencia dentro del documento a la existencia de un estudio técnico o a la razón objetiva que sustenta dicha necesidad ( como un estudio de cargas por ejemplo). Tampoco obra la correspondiente certificación expedida por la persona que ejerce las funciones de talento humano. Tal situación se evidenció en todos los contratos de prestación de servicios profesionales objeto de la muestra (contratos 01, 02, 07, 09, 11, 12 y 13. Sobre la necesidad y debida justificación de la contratación, tal como lo afirma el tratadista Jaime Orlando Santofimio Gamboa, al estudiar la aplicación del principio de planeación en la contratación estatal, se debe tener presente que “(…) la conveniencia o inconveniencia no puede confundirse con la arbitrariedad: lo conveniente o inconveniente, en materia contractual, debe estar sustentado en razones ciertas y verificables; al fin y al cabo, lo que está de por medio en la contratación estatal es el interés general y no la voluntad personal del servidor público: de ahí que la subjetividad de la decisión correspondiente no dependa de las pasiones del jefe de la entidad pública, sino de motivos institucionales reales. (…) obviamente, estas razones deben estar sustentadas en precisos juicios de carácter técnico y con sujeción a los planes y programas desarrollados por las entidades correspondientes. Igual sucede con el contrato de simple prestación de servicios a que se refiere el numeral 3 del artículo 32 de la ley de contratación estatal, en la medida en que corresponde al jefe de la entidad fundarse en razones ciertas de que, ante la carencia de personal de planta o de suficiente personal especializado, está en la imposibilidad de asumir determinadas responsabilidades indispensables para cumplir con las finalidades del ente público.”

1

1 Jaime Orlando Santofimio Gamboa. Delitos de Celebración Indebida de Contratos, Bogotá, Universidad Externado de Colombia, 2002, páginas 165 y ss.



31

2.4.2.2. Etapa Contractual En los contratos evaluados se observó el cumplimiento del objeto contratado en los términos y plazos establecidos, debidamente soportado con los informes de supervisión respectivos y/o con los ingresos a almacén correspondientes. Sin embargo, no se evidencia que se comunique al respectivo supervisor del contrato sobre su designación. 2.4.2.3. Etapa Post-contractual Según la muestra evaluada se determinó que la Contraloría realiza liquidación bilateral de los contratos suscritos, independiente de que su naturaleza lo exija. Igualmente se evidenció los servicios contratados fueron efectivamente prestados por los contratistas y todos ellos contribuyeron al cumplimiento de la misión institucional. 2.5. PARTICIPACIÓN CIUDADANA

2.5.1. Atención de quejas, denuncias y derechos de petición

Durante la vigencia 2010, la Contraloría recibió 21 solicitudes ciudadanas y tenía 10 denuncias pendientes de respuesta definitiva del 2009. Para evaluar la gestión y los resultados de la Contraloría en el trámite de las solicitudes ciudadanas, se analizaron 7 de ellas de la vigencia anterior y 9 de las recibidas en el 2010, lo que representa una cobertura en muestra del 51,61% sobre el universo total. En el análisis de las denuncias, de la muestra seleccionada, tanto recibidas como pendientes, durante la vigencia 2010 la Contraloría dio respuesta definitiva a 10 solicitudes de las cuales 1 era de la vigencia anterior y 9 correspondiente a la vigencia analizada, por lo anterior, se puede decir que al cerrar la vigencia quedaron 12 denuncias ciudadanas pendientes de trámite, según la muestra analizada. A continuación se describen las conclusiones y observaciones evidenciadas en la gestión de la Contraloría en el trámite de los requerimientos ciudadanos.



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� La Contraloría tiene reglamentado mediante la Resolución No. 006 del 01 de julio de 2009 el procedimiento administrativo para el trámite interno de los derechos de petición, quejas y denuncias.

� La Contraloría cuenta con un aplicativo en línea (Internet) el cual le permite a la

ciudadanía registrar las denuncias, quejas o peticiones y a la vez, los ciudadanos pueden hacer seguimiento o recibir las respuestas a sus solicitudes o ver el estado en que se encuentran. En el análisis se evidenció que éste aplicativo hacía parte de la estrategia 2.3 del objetivo corporativo 2, del Plan Estratégico 2008-2011.

� De la verificación y seguimiento realizado a los expedientes de denuncias, de

la muestra seleccionada, para evaluar la celeridad y oportunidad en el trámite de los requerimientos se evidenció que la Contraloría cumplió con la normatividad, en cuanto a informar a los peticionarios de las primeras actuaciones. Sin embargo, se pudo observar que en los requerimientos números 001, 005, 010, 011, 012, 013, y 16 de 2009, 03, (04, 05, 07, 08, 09, 010, 011 acumulación de expedientes), 19 y 20 de 2010, a pesar de haberse tramitado dentro de un ejercicio auditor o solicitado la información a las entidades, la contraloría no ha proyectado las respuestas definitivas o de fondo a los requerimientos perdiendo con esto oportunidad y celeridad en el trámites de las peticiones, lo anterior en contravía a lo establecido en el artículo 3 de la Resolución 006 de 2009 emitida por la Contraloría Departamental en cuanto al principio de publicidad.

� Se evidenció que la contraloría no esta realizando el observatorio incumpliendo

con lo establecido en el “Artículo 55. Seguimiento y control. El seguimiento y control se efectuará a través de los observatorios previstos para el Enlace con la Ciudadanía” de la Resolución No. 006 de 2009. Lo que evidencia falta de control y seguimiento por parte de la Contraloría.

� Se evidenció que la Contraloría solicita información a las empresas de la

región, sobre cotización de elementos para dar trámite a las solicitudes ciudadanas, pero una vez allegada la información, ésta no es analizada oportunamente para verificar los hechos y responderle a los peticionarios, lo anterior va en contravía a lo establecido en el artículo 3 de la Resolución 006 de 2009 emitida por la Contraloría Departamental en cuanto al principio de publicidad.

� Si bien la Contraloría cumplió con la realización de un formato para medir la

satisfacción de los usuarios, en el seguimiento realizado se observó que éste no fue remitido en todos los casos a los peticionarios (2) así como tampoco fue diligenciado por estos.



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2.5.2. Activación de los mecanismos de participación ciudadana Por la ausencia de recurso humano la Contraloría Departamental, durante la vigencia 2010, no elaboró un plan de divulgación de la participación ciudadana, no realizó actividades de formación, sensibilización, capacitación, ni audiencias públicas. Lo anterior repercutiendo en el cumplimiento de la estrategia 2.2 “Promover y articular el Control Social al Control Fiscal mediante la capacitación pertinente de la ciudadanía, con el fin de que ésta se pueda constituir en comités de control social que, entre otras acciones, realicen auditorias sociales articuladas al ejercicio del control fiscal que desarrolla directamente la Contraloría Departamental del Guainía”. En cuanto a la estrategia 2.1 “Promover la cultura del control fiscal participativo entre estudiantes de secundaria de los diversos colegios del Municipio de Inírida mediante la implementación de un programa de capacitación en control social que pueda constituirse en alternativa académica de servicio social obligatorio como requisito fundamental para la obtención del titulo de bachiller y que propicie un mejor acercamiento de los jóvenes con el Estado y con los derechos y deberes de los procesos de participación ciudadana”, se evidencio que para el logro de ésta estrategia, la Contraloría presentó, en el mes de abril, a la Asamblea Departamental un Proyecto de Ordenanza por medio del cual se crea “La Contraloría Estudiantil en los establecimientos públicos de Educación Básica secundaria”. Este proyecto si bien fue aprobado en la vigencia, no se observó que la contraloría haya continuado con el acompañamiento y seguimiento en las instituciones educativas facilitando la orientación y capacitación. 2.6. GESTIÓN MACROFISCAL 2.6.1. Informe Anual de la Situación Financiera 2009 La Constitución Política de Colombia de 1991 y la Ley 330 de 1996 le establece como responsabilidad de la Contraloría Departamental elaborar un informe anual sobre el estado de las finanzas de las entidades el departamento a nivel central y descentralizado La Contraloría Departamental del Guainía mediante Resolución Reglamentaria No.14 de septiembre 15 de 2010, adopta y aprueba la metodología guía aportada por la Auditoria General de la Republica para la elaboración del informe sobre las finanzas Departamentales y Municipales.



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La Contraloría realizo un análisis financiero al Balance de la Gobernación del Guainía con corte a 31 de diciembre de 2009, en donde se consolida la información de la Asamblea Departamental, Gobernación, Secretaria de Educación, Secretaria de Salud y la misma Contraloría Departamental. La evaluación realizada se baso en la información, requerimientos e informes suministrados y lo contenido en la cuenta; lo cual permitió que la Contraloría Departamental se pronunciara sobre los estados Financieros consolidados del Departamento, lo que arrojo el no fenecimiento de la cuenta del Departamento del Guainía correspondiente a la vigencia 2009. La Contraloría Departamental del Guainía emite opinión negativa sobre la razonabilidad de los Estados Contables consolidados a 31 de diciembre de 2009 de la Gobernación del Guainía, por no estar presentados de conformidad con lo estipulado por la Contaduría General de la Nación. El informe contiene el análisis comparativo de las principales cuentas en donde se tuvo un superávit de $758.951 miles, lo que determina que al cierre de la vigencia 2009 la Gobernación cuenta con un disponible para el cumplimiento de sus obligaciones.

Análisis de los ingresos del Departamento.

Los ingresos del Departamento corresponden a $66.800.647 miles, para la vigencia 2009 y comparado con la vigencia 2008 presentan un incremento del 10%

Los Ingresos fiscales están conformados por los ingresos tributarios y no tributarios por valor de $4.310.277 en el año 2009 y para el año 2008, alcanzaron un monto de $2.851.656, que corresponde al 6.45% del total de los Ingresos operacionales.

La mayor participación frente al ingreso total la tienen las transferencias de la Nación en un porcentaje del 92%.

Análisis de los gastos del Departamento.

Los Gastos a 31 de diciembre de 2009 por valor de $75.347.312 comparado con al vigencia anterior presenta un incremento de $27.217.191 que corresponde al 36%.

El informe presenta un análisis detallado de los gastos correspondientes a administración, operación, gasto social, transferencias y otros gastos, con los cuales se financia el Departamento, encontrándose justificados y descritos por la Contraloría Departamental en desarrollo de su evaluación.



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Cumplimiento de normas

La Contraloría realizó un análisis a los estados contables con corte a Diciembre 31 de 2009, a fin de emitir una opinión respecto a si presenta razonablemente la situación financiera del Departamento y los resultados de sus operaciones; la información contable consolida la información de la Asamblea Departamental, Gobernación del Guainía, Secretaria de Educación, Secretaria de Salud, Contraloría Departamental.

La Contraloría Departamental remitió el informe correspondiente al Balance General del Departamento de la vigencia 2009, en enero de 2011; situación contraria a lo establecido en la Ley 42 de 1993 en el articulo 47. Sin embargo, se exalta la labor desarrollada por la Contraloría al adoptar la metodología aportada por la AGR, lo que refleja el interés de la entidad en mejorar la calidad y procedimientos al interior de la misma.

2.6.2. Informe sobre el Estado de los Recursos Naturales y del Ambiente.

La Constitución Política de Colombia de 1991, la Ley 330 de 1996 le establece como responsabilidad de la Contraloría Departamental elaborar un informe anual sobre el estado de los recursos naturales y del medio ambiente del Departamento. La Contraloría de acuerdo al fortalecimiento y coadyuvancía proporcionada por la Auditoría General de la República, expidió la Resolución Reglamentaria No. 013 de septiembre 1 de 2010 “por la cual adopta y aprueba la metodología guía aportada por la Auditoría General de la República para la elaboración del informe sobre el estado de los Recursos Naturales y Medio Ambiente en el Departamento del Guainía.” Para la elaboración de éste informe la Contraloría contó con la colaboración de estudiantes - Pasantes en Tecnología en Control Ambiental del Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA y junto con funcionarios de la Contraloría elaboraron un informe en el cual se evidenció que el documento abarcó los aspectos mas relevantes del Departamento del Guainía y local, así como también los establecidos en la guía, los contenidos se desarrollaron en capítulos que se describen a continuación: “El informe sobre el estado de los recursos naturales y el medio ambiente para el departamento del Guainía, vigencia 2009, está compuesto por siete capítulos. El primero presenta una síntesis de los instrumentos de planificación para la gestión ambiental territorial desde el nivel departamental al nivel local. El segundo capítulo presenta una caracterización del territorio departamental desde los aspectos biofísicos, como lo son la localización, geología y suelos,



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geomorfología, climatología, zonas de vida, hidrología, además de una reseña histórica del departamento y la división política de este. El capítulo número tres titulado gestión ambiental departamental, comprende los temas de inversión ambiental en el departamento realizada por la gobernación del Guainía y la alcaldía municipal de Inírida, la gestión integral de los residuos sólidos hospitalarios, el estado de la central de sacrificio del municipio de Inírida, el estado de la plaza de mercado del municipio de Inírida, la prevención y atención de desastres y la educación ambiental. El cuarto capítulo se compone por la prestación de los servicios públicos, como son el servicio de acueducto, alcantarillado, aseo y energía. El quinto capítulo estado del capital natural, presenta como su nombre lo indica el estado del recurso suelo, el recurso hídrico y el recurso aire. El capítulo número seis, es un capítulo especial titulado biodiversidad en el departamento del Guainía, en el cual se consignan aspectos como los biomas presentes en el departamento, el balance anual sobre el estado de los ecosistemas y el ambiente en el departamento, el cual es un proceso liderado por el Instituto SINCHI y el apoyo de la Unidad de Parques Nacionales, CORMACARENA, IGAC e IDEAM, así como un recuento de las especies de flora y fauna inventariadas durante el año de 2009 en el departamento, y por ultimo una breve reseña de la reserva nacional natural Puinawai. El último capítulo, consigna los planes de mejoramiento suscritos por la alcaldía municipal de Inírida y la corporación para el desarrollo sostenible para el norte y oriente amazónico CDA, para la auditoría realizada el año 2009 a la gestión

integral del recurso hídrico en el departamento.” 2.7. PROCESO AUDITOR La gestión evaluada en la Contraloría se enfocó al cubrimiento y vigilancia de sus sujetos de control, a la calidad de los ejercicios auditores realizados partiendo desde el análisis del Plan General de Auditorias, cumplimiento de la programación, profundidad y contenido de los informes teniendo en cuenta la evaluación realizada por la contraloría al tema contractual, oportunidad en el traslado de los hallazgos, con el fin de conceptuar sobre los resultados de la Contraloría en el cumplimiento de su actividad misional. En el análisis al área de control fiscal, para le fecha de la auditoria, febrero de 2011, se evidencio que ésta dependencia sólo cuenta con una funcionaria para realizar las auditorias a sus sujetos de control (5), adicionalmente, tiene asignada



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la función de control interno, participación ciudadana, informes macro fiscales y es la contadora de la Entidad. La anterior situación, originó que la Contraloría durante la vigencia auditada, 2010, celebrara contratos de prestación de servicios para el apoyo a la gestión misional de la Entidad. De otra parte, la Contralora, al observar la necesidad, en el mes de abril de 2010 presento a la Honorable Asamblea Departamental del Guainía uno Proyecto de Ordenanza “por el cual se crea unos empleos de carácter temporal en la Contraloría Departamental del Guainía y se establece la escala de asignación básica salarial”. Dicho proyecto fue archivado en primer debate por decisión unánime de los miembros de la Asamblea.

2.7.1. Cobertura y alcance

La Contraloría Departamental programó en el PGA -2010 la ejecución de cinco (5) auditorias en tres (3) de los sujetos de control, lo que representa un 75% de cobertura en entidades vigiladas. De los cinco (5) ejercicios auditores programados, al cierre de la vigencia 2010 se evidencio la ejecución de la totalidad de estos, 3 en la modalidad Integral-Regular y 2 especiales y una de ellas se realizó a contratación visible 2010, lo que representa el 100% cumplimiento. El presupuesto que debe vigilar la contraloría en sus sujetos, correspondió a la suma de $112.242.508.632, como se observa en la siguiente tabla; en las auditorias practicadas por la Contraloría se vigiló un presupuesto por $84.634.539.030, lo cual representó un 75,40% de cubrimiento.

Tabla No. 2.7-1. Entidades Sujetas de Control vigencia 2009

NO NOMBRE ENTIDAD

VALOR PRESUPUESTO EJECUTADO DE

GASTOS

1 HOSPITAL MANUEL ELKIN PATARROYO 9.501.095.445

2 EMPRESA DE ENERGIA DEL GUAINIA LA CEIBA S.A. 3.176.708.419

3 MUNICIPIO DE INIRIDA 19.292.914.942

4 GOBERNACION DEL GUAINIA 80.271.789.826

TOTAL 112.242.508.632

Fuente: Formato F-20 Rendición cuenta 2010.



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En la tabla siguiente se observa la relación de auditorias ejecutadas incluida la modalidad, en la cual se puede evidenciar que la Contraloría todavía presenta rezago en la vigilancia de algunos de sus sujetos como es la alcaldía de Inírida.

Tabla No. 2.7-2. Auditorias ejecutadas 2010.

NOMBRE ENTIDAD VIGENCIA AUDITADA

MODALIDAD

Gobernación de Guainía 2009 Regular

Alcaldía de Inírida 2008 Regular

Hospital Manuel Elkin Patarroyo 2008-2009

Regular

Gobernación 2010 contratación

visible Especial

Alcaldía y Gobernación desplazados

Desplazados Especial

Fuente: PGA-2010 e informes de auditoria

2.7.2. Evaluación a la calidad del proceso auditor

En cumplimiento de las políticas establecidas por la Auditoria General, se seleccionaron 4 informes de auditoria de los 5 realizados, lo que representa un cubrimiento en muestra del 80%. El análisis se llevó a cabo en todas las etapas del proceso auditor: PGA, planeación, papeles de trabajo, análisis y profundidad en la fase de ejecución, informes de auditoría, contundencia y oportunidad de los hallazgos y su traslado y seguimiento a los planes de mejoramiento. Del seguimiento efectuado a la gestión de la contraloría en el desarrollo del proceso misional se tienen las siguientes observaciones: � La Contraloría adoptó el PGA-2010 con la Resolución Reglamentaria No. 002

del 26 de enero de 2010, documento en cual quedan plasmados los lineamientos, políticas, alcance del ejercicio y auditorias a realizar.

� La Contraloría, expidió la resolución 001 del 16 de octubre de 2008 en la cual

adopta el Sistema electrónico de rendición de cuentas SIA, plataforma suministrada por la Auditoría General de la República, por medio de éste instrumento los entes vigilados rinden la cuenta a la contraloría a través de su página Web http://guainia.contralorias.com.

� Con la Resolución Reglamentaria 001 de 2010 y Resolución Orgánica 001 de

2010, la contraloría adopta el programa de contratación visible y establece los



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procedimientos y formatos para la rendición de informes mensuales sobre la contratación ejecutada por las entidades sujetas.

� La Contraloría Departamental, durante la vigencia 2010, mostró avances en

cuanto a la determinación de criterios de selección de las muestras, incorporación de las denuncias ciudadanas a los procesos auditores.

� Se evidenció en los memorandos de planeación la conformación de un

documento mas estructurado, como la identificación de los riegos a auditar, definición de los objetivos, actividades a realizar y el programa de auditoria a seguir, criterios de selección de muestras, definición de tiempos.

� La Contraloría no cuenta con una metodología para evaluar el proceso

contractual de sus entes vigilados, en la muestra de informes revisados se pudo evidenciar que aunque no existe una metodología, en el memorando de planeación dejan establecidos unos programas a desarrollar en cada una de las etapas del proceso contractual que deben seguir en la etapa de ejecución del trabajo de campo.

� Del seguimiento a la gestión adelantada por la contraloría en el tema

contractual, en los 4 informes revisados, se observó que ésta orientó sus ejercicios auditores de evaluación a las tres etapas contractuales pero limita la evaluación es a la legalidad, como se observó en los formatos de papel de trabajo el cual consiste en una lista de chequeo del lleno de los requisitos sin profundizar en el análisis de los resultados o el cumplimiento de los objetos contractuales, así mismo, no se evidencia que se estén revisando específicamente en los de obra pública, las amortizaciones de los anticipos, los rendimientos financieros, obras adicionales, mayores cantidades de obra, avances en las obras, los pagos realizados, las actas de liquidación y las inteventorias.

� En los contratos de suministro se evidenció que la contraloría en algunos casos

solicita a los proveedores cotizaciones para determinar posibles sobre costos en los productos adquiridos.

� En el análisis a los contratos revisados por la contraloría, en las entidades

auditadas, no se evidenció que se haya presentado o analizado la verificación de acuerdos y pactos, y la adopción de medidas para que se mantuviera la ecuación contractual, así como tampoco que mecanismos se utilizaron para la evaluación de controversias contractuales.

� No se evidencio en los contratos objeto de evaluación por parte de la

contraloría si las oficinas de control interno están ejerciendo control a la contratación realizada por las entidades.



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� La Contraloría con el fin de tener un control mas oportuno a los contratos

firmados por la gobernación en la vigencia 2010, programó y ejecutó una auditoría especial para vigilar dichos recursos, en el análisis a este tema, contraloría no profundiza en los temas mas álgidos de la contratación como es la de los resultados del contrato para el cumplimiento de los fines, simplemente se hace un análisis al cumplimiento de los requisitos de legalidad.

� En los memorandos de planeación, papeles de trabajo o en los informes de

auditoria, no fue posible identificar el universo de la contratación discriminada por modalidad y monto de los contratos que fueron firmados por las entidades en las vigencias auditadas y a partir de esta establecer el tamaño de la muestra y su representatividad en cumplimiento de los lineamientos establecidos en los Encargos de Auditoria.

� Se evidenció que la contraloría no dio cumplimiento a los lineamientos, alcance

y objetivos propuestos en el memorando de planeación de la auditoria regular realizada al Hospital Manuel Elkin Patarroyo, según el numeral 4 del memorando se definió el alcance del ejercicio, evaluar las vigencias 2008 y 2009. En el análisis y seguimiento a los procesos auditados por la contraloría salvo el presupuestal y financiero cumplieron con el alcance, pero el proceso contractual únicamente se analizó una muestra de contratos firmados durante la vigencia 2008 dejando sin auditar contratos de la vigencia 2009, lo anterior sin que la Contraloría haya realizo alguna modificación al memorando de planeación, lo anterior evidencia falta de control y seguimiento por parte de la Contraloría.

� Adicionalmente en el mismo memorando de planeación, numeral 5, quedó

establecido la evaluación del proceso de talento humano, pero en el seguimiento, verificación de los papeles de trabajo y al informe de auditoria no se evidenció que este proceso haya sido evaluado por parte de la Contraloría y la entidad no modificó el alcance de dicho ejercicio, incumpliendo con lo establecido e el memorando de planeación, por lo anterior se evidencia falta de control y seguimiento al desarrollo y cumplimiento de las actividades programadas.

� Los tiempos para la comunicación del informe preliminar, en la auditoria al

hospital Manuel Elkin Patarroyo, no se cumplieron, de acuerdo a lo establecido en el memorando planeación, no se evidenció que se haya solicitado modificación de los tiempos para este caso, por lo anterior se evidencia falta de control y seguimiento al desarrollo y cumplimiento de los tiempos programados.

� Se evidencio que la contraloría a la fecha de la auditoría febrero 7 no había

trasladado los hallazgos encontrados en las auditorias realizadas, a la



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Gobernación de Guainía, Alcaldía de Inírida, Hospital Manuel Elkin Patarroyo, cuyos informes definitivos se comunicaron en el mes de diciembre, perdiendo oportunidad e incumpliendo con establecido en el artículo décimo sexto2 de la Resolución Orgánica No. 001 del 16 de octubre de 2008.

� No se evidencio que la contraloría haya programando en los ejercicios

auditores realizar seguimiento a los planes de mejoramiento concertados con las entidades vigiladas, como tampoco realizó seguimiento a las controversias judiciales de acuerdo a lo establecido en el numeral 5.2 de los lineamientos del PGA -2010.

� La Contraloría en ejecución del PGA-2010, no registró, como resultado de sus

ejercicios de auditoria, beneficios de control fiscal que se hayan podido cuantificar, adicionalmente, no cuenta con una metodología para la cuantificación de éstos.

� En los informes analizados en la muestra seleccionada por la Auditoría General

de la República, de las auditorias realizadas por la contraloría a sus sujetos de control correspondientes a las vigencias analizadas de 2008 y 2009, no se evidencio que se haya realizado seguimiento o emitido algún pronunciamiento sobre las vigencias futuras utilizadas por sus entidades.

2.8. PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL Teniendo en cuenta la información suministrada por la Contraloría Departamental del Guainía es posible concluir que a 31 de diciembre de 2010 se tramitaron 23 procesos por valor de $ 2.970.830.354 de los cuales 15 se encontraban en trámite, 7 fueron archivados y 1 fallado con responsabilidad. 2.8.1. Antigüedad de los Procesos Tramitados en la Vigencia 2010 Se procedió a efectuar el análisis de los 15 procesos en trámite teniendo en cuenta su antigüedad con el siguiente resultado. 2 ARTICULO DECIMO SEXTO.- TRASLADO DE HALLAZGOS. Si con ocasión de los ejercicios de Auditoria aparecieren hallazgos que ameriten traslado o para iniciar procesos de responsabilidad fiscal, administrativos sancionatorios, penales, disciplinarios el Jefe de Control fiscal deberá dar traslado de los hechos a la autoridad competente dentro de los 15 días hábiles a la comunicación del informe definitivo. RESOLUCIÓN ORGÁNICA No. 001 DEL 16 DE OCTUBRE DE 2008.



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Tabla No. 2.8-1 Antigüedad de los Procesos de Responsabilidad Fiscal tramitados Año de

apertura del proceso

Antigüedad Nº

procesos % Partic. Valor % Partic.

2006 Más de 4 y menos de 5 años 4 17.3% 441.153.327 14.84%

2007 Más de 3 y menos de 4 años 11 47.8% 1.619.591.602 54.51%

2008 Más de 2 y menos de 3 años 0 0

2009 Más de 1 y menos de 2 años 7 30.4% 866.826.425 29.17%

2010 Menos de 1 año 1 4.3% 43.259.000 1.45%

Totales 23 100,00%

2.970.830.354

100,00%

Fuente: Información suministrada por la Contraloría Departamental Del Guainía

De estas cifras se concluye que 15 procesos, que representan el 65.1% del total de procesos, cuya cuantía asciende a $ 2.060.744.929, equivalente al 69.35% del valor total del presunto detrimento patrimonial se encontró en riesgo de prescripción al superar en su trámite los 3 años. 7 de ellos ya fueron terminados. La mayoría de los procesos tramitados corresponden a la vigencia 2009 y anteriores (22). Durante la vigencia 2010 no se presentaron procesos terminados por prescripción ni por caducidad de la acción fiscal. No obstante es del caso resaltar que con relación a la auditoría de la vigencia 2009, el riesgo de prescripción ha disminuido notablemente. Sin embargo, se evidenció el constante incumplimiento de los términos procesales establecidos en la ley 610 de 2000 y demás normas aplicables para adelantar los procesos de responsabilidad fiscal, lo que genera una dilación en el tiempo que en muchos casos supera los límites determinados por la ley, situación frente a lo cual se puede imprimir mayor celeridad. 2.8.2. Estado de los Procesos Reportados En la siguiente tabla se presenta el estado de los procesos de responsabilidad fiscal a 31 de diciembre de 2010.

Tabla 2.8-2. Estado de los procesos a 31 de diciembre de 2010

ESTADO DE LOS PROCESOS A 31 DE DICIEMBRE DE 2010 CANTIDAD %

PARTIC. VALOR %

PARTIC.

PROCESOS TRAMITADOS 23 100,00% 2.970.830.354 100,00% PROCESO EN TRAMITE SIN DECISION DE IMPUTACION O ARCHIVO 15 65.21% 2.450.269.649 82.47%

PROCESO CON AUTO DE ARCHIVO POR CADUCIDAD 0 0% 0 0%

PROCESO CON AUTO DE ARCHIVO POR PRESCRIPCION 0 0% 0 0%



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PROCESO CON AUTO DE ARCHIVO POR PAGO 0 0% 0 0%

PROCESO CON AUTO DE ARCHIVO POR NO MERITO 7 30.43% 420.228.705 14.14%

PROCESO CON AUTO DE IMPUTACION 0 0% 0 0%

PROCESO CON FALLO SIN RESPONSABILIDAD FISCAL 0 0% 0 0%

PROCESO CON FALLO CON RESPONSABILIDAD FISCAL 0 0% 0 0% PROCESO CON FALLO CON RESPONSABILIDAD FISCAL REVOCADOS

0 0% 0 0%

PROCESO CON FALLO CON RESPONSABILIDAD FISCAL EJECUTORIADOS

1 4.34% 100.332.000 3.37%

RECAUDO DENTRO DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL 0 0% 0 0%

Fuente: información suministrada por la Contraloría

De esta tabla se evidencia que del total de procesos (23), la mayoría se encuentran en trámite dentro de la etapa probatoria inicial antes de imputación o archivo (65.21% de los procesos y 82.47% de la cuantía); se archivó por no mérito el 30.43% de los procesos y el 14.14% de la cuantía; sólo 1 proceso equivalente al 4.34%, equivalente al 3,37% de la cuantía, contó con auto de imputación el cual culminó la vigencia con fallo de responsabilidad fiscal debidamente ejecutoriado. Es decir, que por cada $100, de detrimento del patrimonio público del Guainía que investigaba la Contraloría Departamental, solamente existe la expectativa de recuperar $3.4. 2.8.3. Antigüedad de los procesos tramitados sin decisión de imputación o archivo A continuación se muestra la antigüedad de los procesos tramitados en la vigencia 2010, antes de la decisión de imputación o archivo del proceso.

Tabla 2.8-3. Antigüedad de los procesos reportados en trámite

Antigüedad Nº

Procesos % Partic. Valor % Partic.

Menos de 6 meses 1 4.54% 43.259.000 1.50%

Más de 1 año y menos de 2 años 7 31.81% 866.826.425 30.19%

Más de 2 años y menos de 3 años 0 0% 0 0%

Más de 3 años y menos de 4 años 10 45.45% 1.519.259.602 52.92%

Más de 4 años 4 18.18% 441.153.327 15.36%

Totales 22 100,00% 2.870.498.354 100,00% Fuente: información suministrada por la Contraloría Como se evidencia, la mayoría de los procesos tramitados antes de imputación o archivo corresponden a la vigencia 2009, lo cual va en contravía de los términos consagrados en los artículos 45 y 46 de la Ley 610 de 2000, de tres (3) meses, prorrogables hasta por dos (2) meses más, para proceder al archivo del proceso o



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a dictar auto de imputación de responsabilidad fiscal, mediante providencia motivada. De los 22 procesos ya mencionados, 1 aún está dentro del término legal para decidir y 21 procesos excedieron los términos de manera significativa, tal como se detalló en la anterior tabla. 2.8.4. Actuaciones de Fondo Realizadas Durante el 2010 En la siguiente tabla se muestra en número de decisiones de fondo que fueron adoptadas durante la vigencia 2010, conforme a la información suministrada por la Contraloría.

Tabla 2.8- 4 Actuaciones procesales de 2010

ACTUACIONES DE FONDO DURANTE EL 2010 CANTIDAD %

PARTIC.

AUTOS DE APERTURA 1 25,43%

AUTOS DE ARCHIVO 7 15,03%

AUTOS DE IMPUTACION 0 15,03%

FALLOS SIN RESPONSABILIDAD FISCAL 0 5,78%

FALLOS CON RESPONSABILIDAD FISCAL 1 8,09%

DECISION RECURSOS DE REPOSICION 0 3,47%

DECISIONES RECURSOS DE APELACION 0 5,20%

DECISIONES GRADOS DE CONSULTA 7 21,97%

TOTAL ACTUACIONES DE FONDO 16 100,00% Fuente: Información reportada por la Contraloría.

Si se tiene en cuenta que la Contraloría contó regularmente durante el 2010 con 2 profesionales del Derecho (uno de planta y un contratista), significa que en promedio cada profesional generó 8 actuaciones en el año, es decir, 0.66 actuaciones al mes con una carga laboral de 11.5 procesos promedio. Esto explica en parte el estado de los procesos y la gestión procesal evidenciada, pues en cifras cada proceso tendría en promedio 0.6 actuaciones de fondo cada año o una cada 2 años. Dicho de otra forma, el 50% de los procesos tendrían una decisión de fondo al año y el restante 50% no tendrían en el año ninguna actuación de fondo. 2.8.5. Actuaciones Procesales Realizadas Durante la Vigencia 2010 En desarrollo de la auditoría se verificaron las actuaciones procesales realizadas durante la vigencia 2010 en los 23 procesos que se tramitaron, los cuales



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ascienden a la suma de $2.970.830.354. Dichas actuaciones se analizan en la siguiente tabla.

Tabla No. 2.8-4. Actuaciones procesales realizadas durante la vigencia 2010

Concepto Número

Actuaciones Cuantía del proceso $

Autos de Apertura 1 43.259.000

Notificación auto de apertura 4 728.534.500

Vinculación del garante 4 841.944.040

Archivo por no mérito 7 420.228.705

Archivo por pago 0 0

Autos de Imputación 0 0

Fallo con responsabilidad 1ª instancia 0 0 Fallo que resuelve en 2a instancia confirmando

1

100.332.000 Fallo que resuelve en 2a instancia revocando

0

0 Recursos de reposición 0 0

Recursos de reposición resueltos 0 0

Recursos de apelación 0 0

Recursos de apelación resueltos 0 0

Autos de Archivo 3 129.456.528

Autos Resuelve Grado de Consulta 7 420.228.705

Trasladados a Jurisdicción Coactiva 1 100.332.000

Decreto medidas cautelares 1 365.200.037

Vinculación Aseguradora 4 841.944.040

Nulidades Resueltas 0 0

Fuente: información suministrada Contraloría Departamental del Guainía

De la anterior información se observa lo siguiente: � En la vigencia 2010 tan sólo se inició 1 proceso de responsabilidad fiscal por

valor de $ 43.259.000 el cual se encuentra debidamente notificado. � La Contraloría Departamental del Guainía no está dando cumplimiento a lo

establecido en el artículo 44 de la Ley 610 de 2000, toda vez que de los 23 procesos tramitados sólo en 5 hubo vinculación de la aseguradora (en el 2010 se profirieron 4 autos vinculando al garante. 1 corresponde a vigencias anteriores).



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� Durante la vigencia 2010 no se profirió un solo auto de imputación, como tampoco fallos con responsabilidad en primera instancia, pues el fallo proferido corresponde a una segunda instancia.

� En los procesos tramitados en el 2010, tan sólo dos contaron con decreto de

medidas cautelares, de las cuales una corresponde a la vigencia anterior y la otra al 2010.

� De los 8 procesos finalizados durante la vigencia, 7 corresponden a archivo por

falta de mérito, lo que indica posibles falencias al momento de determinar los tres elementos de la responsabilidad fiscal o debilidades en la configuración de los hallazgos.

Hecho un análisis de los autos por medio de los cuales se decretan los archivos, se evidencia que estos tienen como sustento que los hechos que dieron origen al proceso no constituyen detrimento del patrimonio del estado.

Se observa que la mayoría se iniciaron por destinación diferente de los recursos del SGP, lo que indica que existen serias debilidades conceptuales sobre lo que es el hallazgo fiscal y los elementos constitutivos del mismo, lo cual va en contravía de los principios orientadores de la acción fiscal consagrados en el artículo 2 de la Ley 610 de 2000, en especial el de eficacia.

Por lo mismo, la tendencia en la resolución de los procesos que continúan en trámite es el archivo por falta de mérito. Sin embargo, llama la atención que durante el año 2010 sólo se inició un proceso.

2.9. PROCESO DE JURISDICCIÓN COACTIVA La Contraloría Departamental del Guainía en la vigencia 2010 tramito 5 Procesos de Jurisdicción Coactiva en cuantía de $67.342.343 los cuales fueron iniciados así:

Tabla No. 2.9-1. Distribución de los Procesos de Jurisdicción Coactiva por vigencias

Vigencia Cantidad % Cuantía % 2008 1 20% 18.936.841 28.12% 2010 4 80% 48.405.502 71.87%

Total 5 100% 67.342.343 100 Fuente: Información suministrada por la Contraloría del Guainía

En el 2010 se iniciaron cuatro (4) procesos que corresponden al 71.87% de la cuantía. En estos se profirió en la misma vigencia el mandamiento de pago.



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De la misma manera durante la vigencia 2010 se profirieron dos autos de seguir adelante con la ejecución, así: uno en el proceso 001-2008 y otro en el proceso 001-2010. En trabajo de campo se observó que la Contraloría realiza una adecuada gestión en la investigación de bienes del ejecutado. En conclusión, la gestión desplegada por la Contraloría en el trámite de los procesos de jurisdicción coactiva es aceptable. Sin embargo los resultados de esa gestión pierden efectividad en la medida en que no se evidencia que se haya materializado recuperación alguna del patrimonio del Estado. 2.10. PROCESOS ADMINISTRATIVO SANCIONAORIO La Contraloría Departamental del Guainía tramitó 2 procesos durante la vigencia 2010, los cuales al finalizar la vigencia quedaron trámite. En el trabajo de campo se evidencio que los procesos se han tramitado normalmente y sin dilaciones, con respeto del debido proceso y el derecho de defensa y con sujeción a lo establecido en la resolución No. 006 del 17 de octubre de 2008, que reglamenta el trámite del proceso sancionatorio en la Contraloría Departamental del Guainía. Los hechos que dan origen a los procesos sancionatorios lo son por no rendir los informes solicitados por la Contraloría sobre contratación visible, lo cual es acorde con lo establecido en el artículo 101 de la Ley 42 de 1993. 3. RECOMENDACIONES PARTICIPACIÓN CIUDADANA La contraloría Departamental podría implementar un plan de contingencia para dar las respuestas definitivas o de fondo de aquellas solicitudes ciudadanas que a la fecha de la auditoria (febrero 12), a pesar de haberlas tramitado no ha remitido la respuesta de fondo a los peticionarios. PROCESO AUDITOR La Contraloría en sus ejercicios de auditoria podría analizar si en el desarrollo de los contratos las entidades están realizando acuerdos o pactos y analizar la adopción de medidas para que se mantenga la ecuación contractual, así como también analizar que mecanismos utilizaron para la solución de controversias contractuales.



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4. ANALISIS A LA CONTRADICCIÓN

OBSERVACIÓN DE LA A.G.R RESPUESTA DE LA

CONTRALORIÍA CONCLUSIÓN DE LA A.G.R.

PLAN DE MEJORAMIENTO No se cumplió con la actividad de incluir en el proceso administrativo y financiero, el procedimiento y responsables de elaboración y registro del plan de compras de la entidad.

El procedimiento para el plan de compras hace parte integral del Manual de Contratación y se llama procedimiento para compras que fue aprobado mediante resolución número 012 de septiembre 1de 2010. Para esta vigencia se ha venido dando cumplimiento estricto al plan de compras (anexo procedimiento y resolución (21 Folios )

Se retira la observación: Por cuanto la Contraloría mediante la resolución No. 012 de septiembre 1 de 2010 adopta el procedimiento para compras de la entidad y el artículo 2° en forma expresa encarga a los funcionarios del proceso administrativo y financiero del cumplimiento de dicho procedimiento.

CONTABILIDAD La AGR teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 107 de la ley 42 de 1993 revisó las pólizas, encontrando que la póliza global de manejo No. 1001425 expedida por la Previsora S.A. se venció el 4 de septiembre de 2010 y no fue renovada oportunamente por la Contraloría generando un riesgo para la misma. Tanto el ordenador del gasto como el tesorero deben estar debidamente amparados. (Ver numeral 2.2.1.1)

En todas las vigencias se ha renovado la póliza de manejo global en su oportunidad pero para la vigencia 2010 al ser solicitada ante la Previsora con un mes de anticipación esta respondió que no la podía renovar teniendo en cuenta que las políticas habían cambiado y que las pólizas globales debían incluir como mínimo diez funcionarios, y la planta total de la contraloría es de 4 funcionarios. No hubo descuido, ni negligencia se nos salió de las manos la decisión tomada por la Previsora sin ningún aviso previo. Se anexan los tramites que se surtieron para dar solución a esta situación, inclusive se envió oficio a la Auditoria en busca de su intermediación ( 17 folios )

La Observación se Mantiene: La Contraloría en su contradicción no desvirtúa lo observado por la AGR. Los argumentos expuestos son justificaciones validas pero no contrarían la situación presentada, es decir el lapso en el que no hubo el amparo por diferentes circunstancias. Lo que se pretende con la observación es que la Contraloría prevea este tipo de situaciones que se pueden presentar al momento de ir a renovar una póliza, pues no necesariamente debe adquirirse allá en Puerto Inirida.

La póliza No. 1001108 expedida por la Previsora S. A. que ampara un valor de $44.527.586, no tiene clara la relación de los bienes que amparados, situación que debe ser aclarada por la Contraloría. (Ver numeral 2.2.1.2)

Se anexan los oficios en los que se solicitan los elementos que se deben amparar ,pero se acepta el hallazgo y se le solicitara a la Previsora que se produzca un anexo donde se desglose cada uno de los bienes amparados con el valor total de la póliza(5 olios )

La Observación se Mantiene: La Contraloría acepta lo observado por la Auditoría General de la República,

PRESUPUESTO Al cruzar la información reportada De acuerdo a el análisis y revisión Se retira la observación:



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en los formatos a la AGR con lo registrado en el programa de presupuesto, se pudo establecer una diferencia de $4.282.251, en el registro de los reintegros, valor que debe ser aclarado por la Contraloría. (Ver numeral 2.3.2)

por parte de la contraloría y según cuadro anexo, no se encuentra la diferencia relacionada en el hallazgo (4 folios )

La diferencia se había ocasionado por un error aritmético en el papel de trabajo al registrar los compromisos del mes de enero de 2010. El cuadro adjuntado por la Contraloría aclara la observación.

En el programa de presupuesto aparece un valor total por CDP de $385.375.286 y un total de compromisos de $398.960.952 situación que no es clara para la AGR teniendo en cuenta el manejo presupuestal. (Ver numeral 2.3.2).

Para desvirtuar este hallazgo se envía el comparativo de certificados de disponibilidad/ registros presupuestales que arroja el programa anexo ( 21 folios )

Se retira la observación: El detalle de los certificados de disponibilidad presupuestal enviados por la Contraloría en donde se evidencia que el valor de los CDP es superior al de los compromisos aclara la observación hecha por AGR.

En el cuadro resumen de la ejecución presupuestal mensual enviada a la AGR se utiliza el término Reserva para mostrar los compromisos, generando confusión en la información suministrada, ya que presupuestalmente el término reserva es diferente al de compromisos y obligaciones. La Entidad debe revisar los términos utilizados. Al respecto la Resolución No. 036 de mayo 7 de 1998 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público puede servir de orientación. (Ver numeral 2.3.2)

La ejecución presupuestal aprobada oficialmente por la contraloría es la que maneja el programa y contiene los términos que dice la norma y es la que se envía a los entes pertinentes La otra que contiene los términos que menciona el hallazgo es la que se maneja en Excel como un control mensual para comparar los valores con los que arroja el programa

La Observación se Mantiene: Los argumentos esgrimidos no desvirtúan lo manifestado por la Auditoría General de la República. La información que maneje la Contraloría con relación al tema presupuestal debe tener unidad de criterio y claridad en los términos utilizados sea cual sea el medio que se utilice como control y seguimiento interno.

CONTRATACIÓN La Contraloría Departamental del Guainía elaboró y registró un plan de compras para la vigencia 2010 ante el SICE, al cual no se le realizaron los ajustes correspondientes, pues no se incluyeron todas las adquisiciones y/o bienes y servicios finalmente contratados. En efecto, se celebraron contratos no incorporados en el Plan de Compras y mucho menos registrados en el SICE, como el de equipos de oficina, tintas y toner (Contrato No. 19 de 2010); elementos de oficina (Contrato No. 16 de 2010); actualización de códigos

Este hallazgo se acepta y se harán las correcciones pertinentes

La Observación se Mantiene: La Contraloría acepta lo observado por la Auditoría General de la República, y tomará en el plan de mejoramiento las acciones pertinentes.



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(Contrato No. 15 de 2010); estantes y sillas (Contrato No. 14 de 2010); mantenimiento y reparación (Contrato No. 10 de 2010), con lo cual no se dio cumplimiento a lo establecido en el artículo 12 del Decreto 2512 de 2003. (Ver Numeral 2.4.1) En todos los estudios previos de la contratación objeto de la presente auditoría, se señala como riesgos previsibles que el contratista no cumpla, fórmula que no se adecua a las condiciones y vicisitudes propias de cada relación. No se identifican los riesgos que asume la Entidad contratante dado que esta es una carga correlativa. En tal sentido, la Contraloría no tiene en cuenta las disposiciones normativas relativas a la tipificación, estimación y asignación de riesgos de conformidad con lo dispuesto en el artículo 88 del Decreto 2474 de 2008 de enlistar las circunstancias previsibles, entendidas como aquellas identificables y cuantificables. (Ver Numeral 2.4.2.1)

Este hallazgo se acepta y se harán los correctivos pertinentes


En cuanto a la necesidad y justificación de los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, la Contraloría plasma en un documento que se requiere realizar determinada labor o del apoyo o asesoría en ciertos asuntos, donde se afirma que no se con personal que pueda cumplir con dichas labores, sin que se evidencie o se haga referencia dentro del documento a la existencia de un estudio técnico o a la razón objetiva que sustenta dicha necesidad ( como un estudio de cargas por ejemplo). Tampoco obra la correspondiente certificación expedida por la persona que ejerce las funciones de talento humano. Tal situación se

Se acepta el hallazgo y se harán los correctivos pertinentes




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evidenció en todos los contratos de prestación de servicios profesionales objeto de la muestra (contratos 01, 02, 07, 09, 11, 12 y 13. (Ver Numeral 2.4.2.1). PARTICIPACIÓN CIUDADANA La contraloría no ha proyectado las respuestas definitivas o de fondo a algunos requerimientos perdiendo con esto oportunidad y celeridad en el trámites de las peticiones, lo anterior en contravía a lo establecido en el artículo 3 de la Resolución 006 de 2009 emitida por la Contraloría Departamental en cuanto al principio de publicidad. (Ver Numeral 2.5.1)

Se hará un plan de contingencia para dar respuestas definitivas

La Observación se Mantiene: La Contraloría acepta lo observado por la Auditoría General de la República en cuanto a que no esta proyectando las respuestas definitivas a las solicitudes ciudadanas. A pesar de que la Contraloría manifiesta que va a adelantar un plan de contingencia para evacuar las denuncias pendientes de respuesta definitiva, se le solicita a la contraloría incorporar esta observación en el plan de mejoramiento con el propósito de poder realizar seguimiento y verificación al cumplimiento de la observación.

La contraloría no esta realizando el observatorio incumpliendo con lo establecido en el “Artículo 55. Seguimiento y control. El seguimiento y control se efectuará a través de los observatorios previstos para el Enlace con la Ciudadanía” de la Resolución No. 006 de 2009. Lo que evidencia falta de control y seguimiento por parte de la Contraloría. (Ver Numeral 2.5.1)

Para esta vigencia se tiene programado cada tres meses llevar a cabo este procedimiento

La Observación se Mantiene: La Contraloría acepta lo observado por la Auditoría General de la República referente a que no esta realizando el observatorio para el seguimiento y control de las denuncias. A pesar de que la Contraloría manifiesta que va a realizar el observatorio cada tres meses para el seguimiento de las denuncias, se le solicita a la contraloría incorporar esta observación en el plan de mejoramiento con el propósito de poder realizar seguimiento y verificación al cumplimiento de la observación.

No se analiza oportunamente la información allegada para verificar los hechos y responderle a los peticionarios, lo que va en contravía a lo establecido en el artículo 3 de la Resolución 006

Se dará respuesta mediante el plan de contingencia

La Observación se Mantiene: La Contraloría acepta lo observado por la Auditoría General de la República en cuanto a que no hay oportunidad en el análisis de la



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de 2009 emitida por la Contraloría Departamental en cuanto al principio de publicidad. (Ver Numeral 2.5.1).

información suministrada o allegada para verificar los hechos, así como tampoco en el de proyectar las respuestas de forma oportuna. Al respecto se le solicita a la Contraloría considerar que ésta situación no solo se presentó en las denuncias que se encuentran pendientes de trámite o a las que se les ha solicitado información y que no ha sido analizada. Según lo manifestado por la Contraloría se van a evacuar con el plan de contingencia, al respecto esta acción no debe ser solo para la pendientes sino para todas las denuncias que se radiquen en la contraloría y que sean de su competencia. Por lo anterior, se le solicita a la Contraloría incorporar esta observación en el plan de mejoramiento con el fin de realizar el seguimiento y verificación al cumplimiento de la observación.

Si bien la Contraloría cumplió con la realización de un formato para medir la satisfacción de los usuarios, en el seguimiento realizado se observó que éste no fue remitido en todos los casos a los peticionarios. (Ver Numeral 2.5.1).

Para esta vigencia se dará cumplimiento estricto a esta observación

La Observación se Mantiene: La Contraloría acepta lo observado por la Auditoría General de la República en que no en todos los casos se les envió a los peticionarios la encuesta para medir la satisfacción de los usuarios. A pesar de que la Contraloría manifiesta que va a dar estricto cumplimiento del envió de dicha matriz, se le solicita a la contraloría incorporar esta observación en el plan de mejoramiento con el propósito realizar seguimiento y verificación al cumplimiento de la observación. Adicionalmente, la contraloría debe tener en cuenta que no solo con el envió de la encuesta se cumple.

En la vigencia 2010, no se Se radico un proyecto ante la La Observación se Mantiene:



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elaboró un plan de divulgación de la participación ciudadana, no realizó de actividades de formación, sensibilización, capacitación, ni audiencias públicas, lo que repercute en el incumplimiento de la estrategia 2.2 “Promover y articular el Control Social al Control Fiscal… (Ver Numeral 2.5.2).

Asamblea Departamental para nombrar a los contralores estudiantiles pero no fue aprobado .perdiendo la oportunidad de un apoyo a la contraloría en la divulgación de las políticas fiscales y de participación ciudadana

Durante la vigencia 2010, la contraloría no elaboró un plan de divulgación de la participación ciudadana, el hecho de la presentación de un proyecto a la Asamblea sobre contralores estudiantiles y su no aprobación, no justifica la falta de promoción de la participación de la ciudadanía. Además, no es requisito que un proyecto de Contralores estudiantiles deba ser aprobado por la Asamblea. Además si el proyecto es aprobado ello no garantiza su cumplimiento.

PROCESO AUDITOR Del seguimiento a la gestión adelantada por la contraloría en el tema contractual, en los 4 informes revisados, se observó que ésta orientó sus ejercicios auditores de evaluación a las tres etapas contractuales pero limita la evaluación es a la legalidad, como se observó en los formatos de papel de trabajo el cual consiste en una lista de chequeo… (Ver Numeral 2.7.2).

Somos consientes que existen debilidades en el proceso auditor aunque las auditorias se han caracterizado siempre por la seriedad y el respeto y por mucho empeño y trabajo, también hay que tener en cuenta que hay factores que impiden el logro total de los objetivos que preceden a las auditorias tales como: 1. Falta de personal de planta 2. Falta de perfiles necesarios ejemplo un Ingeniero civil para realizar auditorías a las obras que realizan los sujetos de control con los recursos de inversión, un abogado para la parte jurídica un ambientalista para la parte ambiental y los informes que señala la ley 3. El Jefe de control fiscal es el único funcionario de planta para realizar auditorías y su perfil es contador porque así lo exige el cargo teniendo en cuenta que también lleva la contabilidad de la entidad y firma los balances Se busco la alternativa de una planta temporal radicando ante la Asamblea Departamental un Proyecto de Ordenanza teniendo en cuenta la fragilidad de la fuente de los recursos del departamento que hacen parte del presupuesto de la contraloría (participación IVA de los nuevos

La Observación se Mantiene: Los argumentos esgrimidos no desvirtúan lo manifestado por la Auditoría General de la República. En cuanto a las limitantes de personal, fueron observadas por el grupo auditor, así como el esfuerzo de la contraloría para la búsqueda de una ampliación temporal de planta. Lo que se observó en los ejercicios auditores ejecutados en la vigencia 2010 por parte de la contraloría a los sujetos es que en estos se contó con la participación y el apoyo de personal en la disciplina de abogado y una de las líneas seleccionadas abarcó la de contratación y fue en estos que en la mayoría de los casos se limitaron al análisis de legalidad, si bien es los de suministro y compraventa se realizó la verificación, como quedo efectivamente una observación el cuerpo del informe preliminar, en los de Prestación de Servicios no se evidenció dicho análisis tal como se puede evidenciar en los informes realizados por la contraloría.



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Departamentos) y que han sido susceptibles de aplazamientos y recortes lo que no garantiza los recursos fijos para la incorporación a la planta de mas profesionales .Proyecto que fue archivado El personal contratado cumplió con el objeto pero existen muchas limitaciones a la hora de hacer requerimientos a los sujetos de control, tomar decisiones en representación de la entidad y otras más, que tienen que ser tramitadas por el jefe de control fiscal, un paso que demora el proceso sin desconocer que se ha aumentado la cobertura Causa sorpresa este hallazgo teniendo en cuenta que según la Jefe de Control fiscal si se hubiera hecho esta observación en el trabajo de campo se hubiera corroborado con los soportes; que las auditorias no solo se limitaron a listas de chequeo sino que por el contrario se constato el cumplimiento del objeto contractual (en visita al almacén constatando las entradas y salidas de los elementos adquiridos en los contratos de compraventa seleccionados en la muestra (tomo 2 de 3 del proceso auditor a la contratación visible vigencia 2010 (enero a junio) al departamento donde se encuentran los papeles de trabajo y los soportes También existen las solicitudes de cotización de los elementos para verificar un posible sobrecosto (50 folios) Igualmente en el tomo 1 de 3 en los papeles de trabajo se señala que la auditoria a la contratación se iniciaría en la oficina de control interno para lo cual se le hizo la encuesta pertinente al funcionario encargado de las funciones de

Frente a este comentario, vale la pena aclarar que en trabajo de campo y en desarrollo de la evaluación de cada una de las fases del proceso iniciando desde el memorando de encargo, de planeación, de los informes de auditoria, papeles de trabajo, hallazgos evidenciados, contradicción del sujeto, etc, el Auditor de la AGR iba realizando los comentarios al responsable del proceso. Si bien el caso se presentó en el informe de la auditoria especial a la Gobernación “contratación Visible” el ejercicio auditor por parte de la Auditoría General de la República también se extendió a evaluar otras auditorias realizadas por la



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control interno y se firmo un acta donde se comprobó que el no realizaba control previo a la contratación ,lo cual se tomo con un hallazgo disciplinario ( 44 folios)

Contraloría.

No fue posible identificar el universo de la contratación discriminada por modalidad y monto de los contratos que fueron firmados por las entidades en las vigencias auditadas y a partir de esta establecer el tamaño de la muestra y su representatividad en cumplimiento de los lineamientos establecidos en los Encargos de Auditoria. (Ver Numeral 2.7.2).

En el anexo del papel de trabajo número 2 del tomo 1 se encuentra el valor total de los contratos por modalidad realizados de enero a junio de 2010 y el total de la muestra a auditar (26 folios)

La Observación se Mantiene: Los argumentos esgrimidos no desvirtúan lo manifestado por la Auditoría General de la República. En la información anexada por la Contraloría si bien se encuentra la relación de la contratación firmada por la Gobernación en el periodo enero – junio en esta no permite ver como se discriminó dicha contratación en el periodo y mucho menos a partir de esta determinar cuales o como fue que se selecciono la muestra de contratos a analizar, adicionalmente, en desarrollo del trabajo de campo por parte de la Auditoría General de la República se analizaron 4 informes de auditoria y en ellos no fue posible encontrar lo observado. Por tanto, en los memorandos de planeación, papeles de trabajo no se evidenció dicha relación a pesar según lo enviado de existir la información en la contraloría.

Se evidenció que la contraloría no dio cumplimiento a los lineamientos, alcance y objetivos propuestos en el memorando de planeación de la auditoria regular realizada al Hospital Manuel Elkin Patarroyo, según el numeral 4 del memorando se definió el alcance del ejercicio… (Ver Numeral 2.7.2).

Fue una auditoria muy dispendiosa teniendo en cuenta que el hospital es una entidad supremamente desorganizada y era la primera vez que la contraloría le practicaba auditoria regular y cada requerimiento era demasiado demorado pero se tocaron líneas de fondo que produjeron hallazgos fiscales y disciplinarios Para el escaso personal de la contraloría fue un arduo trabajo pero con responsabilidad

La Observación se Mantiene: Los argumentos esgrimidos no desvirtúan lo manifestado por la Auditoría General de la República, en el análisis a lo programado y lo ejecutado en la auditoria al Hospital se observó que no se cumplieron todas las líneas propuestas, tampoco el alcance y los tiempos establecidos en el cronograma, adicionalmente no se encontró ningún documento o procedimiento en el cual la Contraloría haya dejado soportado la modificación el alcance del ejercicio, las líneas y los tiempos debido a las limitaciones que expresa en la contradicción, ratificando la existencia de fallas en el control y



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seguimiento. De otra parte, en ningún momento la Auditoría General de la República, descalificó que el trabajo de auditoria regular al hospital se haya realizado sin responsabilidad por parte del equipo auditor.

Los tiempos para la comunicación del informe preliminar, en la auditoria al hospital Manuel Elkin Patarroyo, no se cumplieron, de acuerdo a lo establecido en el memorando planeación… (Ver Numeral 2.7.2).

Teniendo en cuenta lo expuesto anteriormente este informe tuvo un proceso lento debido a que las respuestas a los requerimientos eran demasiado demorados haciendo reiteradas solicitudes

La Observación se Mantiene: La Contraloría no desvirtúa lo observado por la Auditoría General de la República; en el análisis a lo programado y lo ejecutado en la auditoria al Hospital se observó que no se cumplieron los tiempos propuestos en el cronograma, adicionalmente no se encontró ningún documento o procedimiento en el cual la Contraloría haya dejado soportado la modificación a los tiempos debido a las limitaciones que expresa en la contradicción, ratificando que existen fallas en el control y seguimiento. De otra parte, la contraloría podría utilizar mecanismos que le proporciona la ley para que los responsables de suministrar la información lo hagan en el tiempo establecido so pena de las acciones sancionatorias. Se le solicita a la Contraloría incorporar ésta observación en el Plan de Mejoramiento e integrarla con la anterior.

Se evidencio que la contraloría a la fecha de la auditoría febrero 7 de 2011 no había trasladado los hallazgos encontrados en las auditorias realizadas… (Ver Numeral 2.7.2).

El martes 8 de febrero se hicieron los traslados pero se acepta el hallazgo y se generaran los correctivos para las próximas auditorias

La Observación se Mantiene: La Contraloría acepta lo observado por la Auditoría General de la República en cuanto a que a la fecha de la auditoría no se habían traslados los hallazgos, así mismo, manifiesta que fueron traslados en febrero pero no anexa documento alguno que permita evidenciar el cumplimiento del artículo décimo sexto de la Resolución Orgánica No. 001 del 16 de octubre de 2008.



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No se evidencio que la contraloría haya programando en los ejercicios auditores realizar seguimiento a los planes de mejoramiento concertados con las entidades vigiladas, como tampoco realizó seguimiento a las controversias judiciales de acuerdo a lo establecido en el numeral 5.2 de los lineamientos del PGA -2010. (Ver Numeral 2.7.2).

Para esta vigencia 2011 uno de los lineamientos dentro de las auditorias que se van a realizar es el seguimiento a los planes de mejoramiento de todas las entidades.

La Observación se Mantiene: La Contraloría acepta lo observado por la Auditoría General de la República y manifiesta que para el desarrollo del PGA 2011 serán incluidas como líneas. A pesar de que la Contraloría manifiesta que se incluirán como línea en el PGA 2011, se le solicita a la contraloría incorporar esta observación en el plan de mejoramiento con el propósito realizar seguimiento y verificación al cumplimiento.

PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL

Riesgo de prescripción Persiste el riesgo de prescripción de los procesos de responsabilidad fiscal, toda vez que durante la vigencia 2010 se tramitaron 15 procesos, que representan el 65.1% del total de procesos, cuya cuantía asciende a $ 2.060.744.929, equivalente al 69.35% del valor total del presunto detrimento patrimonial se encontró en riesgo de prescripción al superar en su trámite los 3 años. (Ver Numeral 2.8.1)

De acuerdo a lo anterior la Auditoria manifiesta que durante la vigencia se tramitaron 15 procesos de Responsabilidad Fiscal que se encuentran en riesgo de prescripción, pero en ningún momento dice que de esos 15 procesos se encuentran 8 terminados y con decisión de fondo en firme, es decir, ya no estamos hablando de 15 procesos sino de 7 procesos en trámite, los cuales vienen de vigencias anteriores, esto es 2006 y 2007, en los cuales se pudo constatar por parte de la Auditoria las falencias en la configuración de los hallazgos, falencias en el trámite de la notificación y la recepción de versiones libres y pruebas, tarea que debió asumir desde el 2009 esta administración, dado que en muchos de ellos no se había adelantado gestión alguna para notificar los autos de apertura proferidos por la Oficina de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva de la Contraloría Departamental del Guainía.

La Observación se Mantiene: En efecto, de los quince procesos tramitados 8 ya están terminados, situación que no se discute, pues la observación esta encaminada a que en la vigencia 2010 15 procesos estuvieron en riesgo de prescripción independientemente de que se hubiesen tomado decisiones de fondo. Este tipo de observación lo que busca es que se plantee una acción que evite que parte de los procesos no se expongan a que el riesgo se materialice.

Gestión y resultados del Proceso de Responsabilidad Fiscal

De acuerdo a lo manifestado por la Auditoria, esto se debe a la que

La Observación se Mantiene:



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Se evidencia que del total de procesos (23), la mayoría se encuentran en trámite dentro de la etapa probatoria inicial antes de imputación o archivo (65.21% de los procesos y 82.47% de la cuantía); se archivó por no mérito el 30.43% de los procesos y el 14.14% de la cuantía; sólo 1 proceso equivalente al 4.34%, equivalente al 3,37% de la cuantía, contó con auto de imputación el cual culminó la vigencia con fallo de responsabilidad fiscal debidamente ejecutoriado. Es decir, que por cada $100, de detrimento del patrimonio público del Guainía que investigaba la Contraloría Departamental, solamente existe la expectativa de recuperar $3.4. (ver numeral 2.8.2)

se trasladaron hallazgos que no cumplían los requisitos, desde el año 2006, desde la vigencia 2009 se puede evidenciar la fortaleza en la formulación de los hallazgos, lo cual aumentará la expectativa de recuperar el patrimonio del Departamento.

Los argumentos esgrimidos no desvirtúan lo manifestado por la AGR y de manera tacita se acepta lo evidenciado, excusándose que son situaciones que vienen de vigencias anteriores. Al respecto es importante recordar que este ya es el tercer año de gestión de esa administración. No se trata de cuestionar la Gestión del funcionario de turno en la Dirección de los procesos, sino institucionalmente. Por lo dicho, solicitamos que la señora Contralora se apersone de la situación. Si bien usted no toma las decisiones en los procesos, como jefe de la entidad, sí debe estar al tanto de la gestión, por cuanto lo que si se evidencia es una ausencia de seguimiento por parte de su Despacho.

Incumplimiento de términos La mayoría de los procesos tramitados antes de imputación o archivo corresponden a la vigencia 2009, lo cual va en contravía de los términos consagrados en los artículos 45 y 46 de la Ley 610 de 2000, de tres (3) meses, prorrogables hasta por dos (2) meses más, para proceder al archivo del proceso o a dictar auto de imputación de responsabilidad fiscal, mediante providencia motivada. (Ver numeral 2.8.2)

Manifiesta la Auditoria un presunto incumplimiento en los términos de los- Arts. 45 y 46 de la Ley 610 de 2000, esto se debe al trámite que debe realizar la Contraloría para notificar y recepcionar las versiones libres de los implicados en estos procesos, toda vez que la mayoría de ellos no reside en la ciudad de Inírida y se debe librar despachos comisorios a otras Contralorías, en algunos procesos se deben librar hasta 5 despachos comisorios para lograr solamente la notificación del auto de apertura de los implicados dentro del proceso y por consiguiente se deben librar los mismos despachos para recepcionar las versiones libres, además no se tuvo en cuenta las distancias y el trámite interno de las Contralorías comisionadas, por consiguiente hasta no llevar a cabo este trámite no se puede proferir auto de archivo o auto de imputación de responsabilidad fiscal, de lo contrario estaríamos

La Observación se Mantiene: Los argumentos expuestos por la Contraloría, no desvirtúan la observación, la cual radica en el incumplimiento de lo dispuesto en el artículo 45 y 46 de la Ley 610 de 2000. Se esgrime como defensa los diferentes trámites realizados en el proceso que potencialmente hacen que este se dilate, lo cual constituye una justificación pero no desvirtúan lo observado porque en efecto no se esta cumpliendo con los citados términos. Con esta observación no se pretende inducir a la Contraloría a que se viole el debido proceso de los implicados, lo que se pretende es que se diseñe una estrategia que permita que las decisiones se tomen dentro de los términos de Ley. Tratándose del cumplimiento de la Ley, son las autoridades



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violando el derecho a la defensa de los implicados. (Anexo 10 folios)

administrativas las primeras llamadas a cumplir y a hacer cumplir la Ley, frente a lo cual la AGR no puede ser ajena de exigir a sus sujetos vigilados que así sea.

La Contraloría Departamental del Guainía no está dando cumplimiento a lo establecido en el artículo 44 de la Ley 610 de 2000, toda vez que de los 23 procesos tramitados sólo en 5 hubo vinculación de la aseguradora (Ver numeral 2.8.5)

De acuerdo a lo establecido en el hallazgo, si bien es cierto no se hizo la vinculación del garante en algunos procesos, esto obedece a que el momento que se debió haber hecho es decir, al momento del auto de apertura en el 2007 y 2006 se omitió, respecto de los otros procesos se ha venido vinculando aseguradoras de acuerdo a la viabilidad del proceso, esto es, siempre y cuando se pueda evidenciar la fortaleza del hallazgo, de lo contrario sería una gestión inoficiosa dado que este va a terminar archivado por no existir merito.

La Observación se Mantiene: Los argumentos expuestos por la Contraloría, no desvirtúan que de los 23 procesos tramitados sólo en 5 hubo vinculación de la aseguradora. Igualmente se aclara que el artículo 4 de la Ley 610 de 2000, no establece que el único momento para vincular al garante sea cuando se profiera el auto de apertura, pues tal circunstancia puede darse en cualquier momento antes de imputación.

De los 8 procesos finalizados durante la vigencia, 7 corresponden a archivo por falta de mérito, lo que indica posibles falencias al momento de determinar los tres elementos de la responsabilidad fiscal o debilidades en la configuración de los hallazgos. (Ver numeral 2.8.5)

Tal como se explico anteriormente esto obedece a que en las vigencias anteriores se trasladaron hallazgos débiles en su fundamento, lo cual ha desencadenado en que la mayoría de procesos de los años 2006 y 2007 deban ser archivados.

La Observación se Mantiene: La Contraloría no la controvierte; indica que ello obedece a que en las vigencias anteriores se trasladaron hallazgos débiles en su fundamento.



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5. ANEXOS

5.1. RESUMEN DE HALLAZGOS

DESCRIPCION DEL HALLAZGO H.A H.D. H.F H.P. H.A.S PLAN DE MEJORAMIENTO

CONTABILIDAD

1 La AGR teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 107 de la ley 42 de 1993 revisó las pólizas, encontrando que la póliza global de manejo No. 1001425 expedida por la Previsora S.A. se venció el 4 de septiembre de 2010 y no fue renovada oportunamente por la Contraloría generando un riesgo para la misma. Tanto el ordenador del gasto como el tesorero deben estar debidamente amparados. (Ver numeral 2.2.1.1)

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2 La póliza No. 1001108 expedida por la Previsora S. A. que ampara un valor de $44.527.586, no tiene clara la relación de los bienes que amparados, situación que debe ser aclarada por la Contraloría. (Ver numeral 2.2.1.2)

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PRESUPUESTO

3 En el cuadro resumen de la ejecución presupuestal mensual enviada a la AGR se utiliza el término Reserva para mostrar los compromisos, generando confusión en la información suministrada, ya que presupuestalmente el término reserva es diferente al de compromisos y obligaciones. La Entidad debe revisar los términos utilizados. Al respecto la Resolución No. 036 de mayo 7 de 1998 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público puede servir de orientación. (Ver numeral 2.3.2)

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CONTRATACIÓN

4 La Contraloría Departamental del Guainía elaboró y registró un plan de compras para la vigencia 2010 ante el SICE, al cual no se le realizaron los ajustes correspondientes, pues no se incluyeron todas las adquisiciones y/o bienes y servicios finalmente contratados. En efecto, se celebraron contratos no incorporados en el Plan de Compras y mucho menos registrados en el SICE, como el de equipos de oficina, tintas y toner (Contrato No. 19 de 2010); elementos de oficina (Contrato No. 16 de 2010); actualización de códigos (Contrato No. 15 de 2010); estantes y sillas (Contrato No. 14 de 2010); mantenimiento y reparación (Contrato No. 10 de 2010), con lo cual no se dio cumplimiento a lo establecido en el artículo 12 del Decreto 2512 de 2003. (Ver Numeral 2.4.1)

X

5 En todos los estudios previos de la contratación objeto de la presente auditoría, se señala como riesgos previsibles que el contratista no cumpla, fórmula que no se adecua a las condiciones y

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vicisitudes propias de cada relación. No se identifican los riesgos que asume la Entidad contratante dado que esta es una carga correlativa. En tal sentido, la Contraloría no tiene en cuenta las disposiciones normativas relativas a la tipificación, estimación y asignación de riesgos de conformidad con lo dispuesto en el artículo 88 del Decreto 2474 de 2008 de enlistar las circunstancias previsibles, entendidas como aquellas identificables y cuantificables. (Ver Numeral 2.4.2.1)

6 En cuanto a la necesidad y justificación de los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, la Contraloría plasma en un documento que se requiere realizar determinada labor o del apoyo o asesoría en ciertos asuntos, donde se afirma que no se con personal que pueda cumplir con dichas labores, sin que se evidencie o se haga referencia dentro del documento a la existencia de un estudio técnico o a la razón objetiva que sustenta dicha necesidad ( como un estudio de cargas por ejemplo). Tampoco obra la correspondiente certificación expedida por la persona que ejerce las funciones de talento humano. Tal situación se evidenció en todos los contratos de prestación de servicios profesionales objeto de la muestra (contratos 01, 02, 07, 09, 11, 12 y 13. (Ver Numeral 2.4.2.1).

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PARTICIPACIÓN CIUDADANA

7 La contraloría no ha proyectado las respuestas definitivas o de fondo a algunos requerimientos perdiendo con esto oportunidad y celeridad en el trámites de las peticiones, lo anterior en contravía a lo establecido en el artículo 3 de la Resolución 006 de 2009 emitida por la Contraloría Departamental en cuanto al principio de publicidad. (Ver Numeral 2.5.1)

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8 La contraloría no esta realizando el observatorio incumpliendo con lo establecido en el “Artículo 55. Seguimiento y control. El seguimiento y control se efectuará a través de los observatorios previstos para el Enlace con la Ciudadanía” de la Resolución No. 006 de 2009. Lo que evidencia falta de control y seguimiento por parte de la Contraloría. (Ver Numeral 2.5.1)

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9 No se analiza oportunamente la información allegada para verificar los hechos y responderle a los peticionarios, lo que va en contravía a lo establecido en el artículo 3 de la Resolución 006 de 2009 emitida por la Contraloría Departamental en cuanto al principio de publicidad. (Ver Numeral 2.5.1).

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10 Si bien la Contraloría cumplió con la realización de un formato para medir la satisfacción de los usuarios, en el seguimiento realizado se observó que éste no fue remitido en todos los casos a los

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peticionarios. (Ver Numeral 2.5.1). 11 En la vigencia 2010, no se elaboró un plan de

divulgación de la participación ciudadana, no realizó de actividades de formación, sensibilización, capacitación, ni audiencias públicas, lo que repercute en el incumplimiento de la estrategia 2.2 “Promover y articular el Control Social al Control Fiscal… (Ver Numeral 2.5.2).

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PROCESO AUDITOR 12 Del seguimiento a la gestión adelantada por la

contraloría en el tema contractual, en los 4 informes revisados, se observó que ésta orientó sus ejercicios auditores de evaluación a las tres etapas contractuales pero limita la evaluación es a la legalidad, como se observó en los formatos de papel de trabajo el cual consiste en una lista de chequeo… (Ver Numeral 2.7.2).

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13 No fue posible identificar el universo de la contratación discriminada por modalidad y monto de los contratos que fueron firmados por las entidades en las vigencias auditadas y a partir de esta establecer el tamaño de la muestra y su representatividad en cumplimiento de los lineamientos establecidos en los Encargos de Auditoria. (Ver Numeral 2.7.2).

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14 Se evidenció que la contraloría no dio cumplimiento a los lineamientos, alcance y objetivos propuestos en el memorando de planeación de la auditoria regular realizada al Hospital Manuel Elkin Patarroyo, según el numeral 4 del memorando se definió el alcance del ejercicio… (Ver Numeral 2.7.2).

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15 Se evidencio que la contraloría a la fecha de la auditoría febrero 7 de 2011 no había trasladado los hallazgos encontrados en las auditorias realizadas… (Ver Numeral 2.7.2).

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16 Los tiempos para la comunicación del informe preliminar, en la auditoria al hospital Manuel Elkin Patarroyo, no se cumplieron, de acuerdo a lo establecido en el memorando planeación… (Ver Numeral 2.7.2).

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17 No se evidencio que la contraloría haya programando en los ejercicios auditores realizar seguimiento a los planes de mejoramiento concertados con las entidades vigiladas, como tampoco realizó seguimiento a las controversias judiciales de acuerdo a lo establecido en el numeral 5.2 de los lineamientos del PGA -2010. (Ver Numeral 2.7.2).

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PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL

18 Riesgo de prescripción Persiste el riesgo de prescripción de los procesos de responsabilidad fiscal, toda vez que durante la vigencia 2010 se tramitaron 15 procesos, que representan el 65.1% del total de procesos, cuya cuantía asciende a $ 2.060.744.929, equivalente al 69.35% del valor total del presunto detrimento patrimonial se encontró en riesgo de prescripción

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al superar en su trámite los 3 años. (Ver Numeral 2.8.1)

19 Gestión y resultados del Proceso de Responsabilidad Fiscal Se evidencia que del total de procesos (23), la mayoría se encuentran en trámite dentro de la etapa probatoria inicial antes de imputación o archivo (65.21% de los procesos y 82.47% de la cuantía); se archivó por no mérito el 30.43% de los procesos y el 14.14% de la cuantía; sólo 1 proceso equivalente al 4.34%, equivalente al 3,37% de la cuantía, contó con auto de imputación el cual culminó la vigencia con fallo de responsabilidad fiscal debidamente ejecutoriado. Es decir, que por cada $100, de detrimento del patrimonio público del Guainía que investigaba la Contraloría Departamental, solamente existe la expectativa de recuperar $3.4. (ver numeral 2.8.2)

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20 Incumplimiento de terminos La mayoría de los procesos tramitados antes de imputación o archivo corresponden a la vigencia 2009, lo cual va en contravía de los términos consagrados en los artículos 45 y 46 de la Ley 610 de 2000, de tres (3) meses, prorrogables hasta por dos (2) meses más, para proceder al archivo del proceso o a dictar auto de imputación de responsabilidad fiscal, mediante providencia motivada. (Ver numeral 2.8.2)

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21 La Contraloría Departamental del Guainía no está dando cumplimiento a lo establecido en el artículo 44 de la Ley 610 de 2000, toda vez que de los 23 procesos tramitados sólo en 5 hubo vinculación de la aseguradora (Ver numeral 2.8.5)

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22 De los 8 procesos finalizados durante la vigencia, 7 corresponden a archivo por falta de mérito, lo que indica posibles falencias al momento de determinar los tres elementos de la responsabilidad fiscal o debilidades en la configuración de los hallazgos. . (Ver numeral 2.8.5)

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TOTAL 22 0 0 0 0

H.A.: Hallazgo Administrativo. H.D. Hallazgo Disciplinario. H.F. Hallazgo Fiscal

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