GESTION DE CALIDAD DEL PROYECTO

Alex Sosa

PMBOK (Parte 5)

Gestin de Calidad del Proyecto

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Los procesos de Gestion de la Calidad del Proyecto incluyen todas las actividades de la organizacion ejecutante que determinan las polticas, los objetivos y las responsabilidades relativos a la calidad de modo que el proyecto satisfaga las necesidades por las cuales se emprendio.

Implementa el sistema de gestion de calidad a traves de la poltica, los procedimientos y los procesos de planificacion de calidad, aseguramiento de calidad y control de calidad, con actividades de mejora continua de los procesos que se realizan durante todo el proyecto, segun corresponda

Gestin de Calidad del Proyecto

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Los procesos de Gestion de la Calidad del Proyecto incluyen lo siguiente:

- Planificacion de Calidad: identificar que normas de calidad son relevantes para el proyecto y determinando como satisfacerlas.

- Realizar Aseguramiento de Calidad: aplicar las actividades planificadas y sistematicas relativas a la calidad, para asegurar que el proyecto utilice todos los procesos necesarios para cumplir con los requisitos.

- Realizar Control de Calidad: supervisar los resultados especficos del proyecto, para determinar si cumplen con las normas de calidad relevantes e identificar modos de eliminar las causas de un rendimiento insatisfactorio.

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La gestion de calidad moderna complementa la direccion de proyectos. Por ejemplo, ambas disciplinas reconocen la importancia de:

Satisfaccion del cliente. Entender, evaluar, definir y gestionar las expectativas, de modo que se cumplan los requisitos del cliente. Esto requiere una combinacion de conformidad con los requisitos (el proyecto debe producir lo que dijo que producira) y ser adecuado para su uso (el producto o servicio debe satisfacer las necesidades reales).

La prevencion sobre la inspeccion. El costo de prevenir errores es generalmente mucho menor que el costo de corregirlos cuando son detectados por una inspeccion.

Responsabilidad de la direccion. El exito requiere la participacion de todos los miembros del equipo, pero proporcionar los recursos necesarios para lograr dicho exito sigue siendo responsabilidad de la direccion.

Mejora continua. El ciclo planificar-hacer-revisar-actuar es la base para la mejora de la calidad. Ademas, las iniciativas de mejora de la calidad emprendidas por la organizacion ejecutante, tales como TQM y Six Sigma, pueden mejorar la calidad de la direccion del proyecto as como la calidad del producto del proyecto. Los modelos de mejora de procesos incluyen Malcolm Baldrige, CMM y CMMISM.

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Planificacion de CalidadLa planificacion de calidad implica identificar que normas de calidad son relevantes para el proyecto y determinar como satisfacerlas.

Es uno de los procesos clave a la hora de llevar a cabo el Grupo de Procesos de Planificacion y durante el desarrollo del plan de gestion del proyecto, y debera realizarse de forma paralela a los demas procesos de planificacion del proyecto.

Por ejemplo, los cambios requeridos en el producto para cumplir con las normas de calidad identificadas pueden requerir ajustes en el costo o en el cronograma, o la calidad deseada del producto puede requerir un analisis detallado de riesgos de un problema identificado.

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Planificacion de Calidad: Herramientas y Tecnicas

Analisis costo-BeneficioLa planificacion de calidad debe tener en cuenta las concesiones entre costos y beneficios. El principal beneficio de cumplir con los requisitos de calidad es un menor reproceso, lo cual significa mayor productividad, menores costos y mayor satisfaccion de los interesados. El costo principal de cumplir con los requisitos de calidad son los gastos asociados con las actividades de Gestion de la Calidad del Proyecto.

Estudios ComparativosUn estudio comparativo implica comparar practicas del proyecto reales o planificadas con las de otros proyectos, a fin de generar ideas de mejoras y de proporcionar una base respecto a la cual medir el rendimiento. Estos otros proyectos pueden estar dentro o fuera de la organizacion ejecutante, y pueden encontrarse dentro de la misma area de aplicacion o en otra.

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Diseno de ExperimentosEl diseno de experimentos (DOE) es un metodo estadstico que ayuda a identificar que factores pueden influir sobre variables especficas de un producto o proceso en desarrollo o en produccion. Tambien desempena un rol en la optimizacion de productos o procesos.

El aspecto mas importante de esta tecnica es que proporciona un marco estadstico para cambiar sistematicamente todos los factores importantes, en lugar de cambiar los factores de uno en uno. El analisis de los datos experimentales debera proporcionar las condiciones optimas para el producto o proceso, resaltando los factores que influyen sobre los resultados, y revelando la presencia de interacciones y sinergias entre los factores. Por ejemplo, los disenadores de automoviles utilizan esta tecnica para determinar que combinacion de suspension y neumaticos producira las mejores caractersticas de marcha a un costo razonable.

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Costo de la Calidad (COQ)Los costos de la calidad son los costos totales incurridos en inversiones para prevenir el incumplimiento de los requisitos, evaluar la conformidad del producto o servicio con los requisitos, y por no cumplir con los requisitos (reproceso). Los costos por fallos a menudo se clasifican en internos y externos. Los costos por fallos tambien se denominan costos por calidad deficiente.

Herramientas Adicionales de Planificacion de CalidadA menudo se utilizan otras herramientas de planificacion de calidad para ayudar a definir mejor la situacion y a planificar actividades de gestion de calidad efectivas. Estas incluyen tormenta de ideas, diagramas de afinidad, analisis de campos de fuerza, tecnicas de grupo nominal, diagramas matriciales, diagramas de flujo y matrices de priorizacion.

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Costo de la Calidad (COQ)Los costos de la calidad son los costos totales incurridos en inversiones para prevenir el incumplimiento de los requisitos, evaluar la conformidad del producto o servicio con los requisitos, y por no cumplir con los requisitos (reproceso). Los costos por fallos a menudo se clasifican en internos y externos. Los costos por fallos tambien se denominan costos por calidad deficiente.

Herramientas Adicionales de Planificacion de CalidadA menudo se utilizan otras herramientas de planificacion de calidad para ayudar a definir mejor la situacion y a planificar actividades de gestion de calidad efectivas. Estas incluyen tormenta de ideas, diagramas de afinidad, analisis de campos de fuerza, tecnicas de grupo nominal, diagramas matriciales, diagramas de flujo y matrices de priorizacion.

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Planificacion de Calidad: Salidas Plan de Gestion de Calidad

El plan de gestion de calidad describe como implementara el equipo de direccion del proyecto la poltica de calidad de la organizacion ejecutante. El plan de gestion de calidad es un componente o un plan subsidiario del plan de gestion del proyecto.

El plan de gestion de calidad proporciona entrada al plan de gestion del proyecto general y debe tratar el control de calidad (QC), el aseguramiento de calidad (QA) y la mejora continua del proceso para el proyecto.

El plan de gestion de calidad puede ser formal o informal, muy detallado o ampliamente esbozado, dependiendo de los requisitos del proyecto. El plan de gestion de calidad debera incluir los esfuerzos de la etapa inicial del proyecto, a fin de asegurar que las decisiones de las etapas tempranas, por ejemplo las relativas a conceptos, disenos y pruebas, sean correctas. Estos esfuerzos deberan realizarse a traves de la revision independiente de un colega, sin incluir a las personas que trabajaron en el material que se esta revisando. Los beneficios de esta revision pueden incluir la reduccion de costes y sobrecostes en el cronograma ocasionados por el reproceso.

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Planificacion de Calidad: Salidas Metricas de Calidad

Una metrica es una definicion operativa que describe, en terminos muy especficos, lo que algo es y como lo mide el proceso de control de calidad. Una medicion es un valor real.

Por ejemplo, no es suficiente decir que cumplir con las fechas programadas del cronograma es una medida de la calidad de la gestion. El equipo de direccion del proyecto debe indicar tambien si cada actividad debe iniciarse puntualmente o solo finalizar puntualmente, y si se mediran actividades individuales o solo determinados productos entregables y, en tal caso, cuales.

Las metricas de calidad se usan en los procesos de QA y QC. Algunos ejemplos de metricas de calidad incluyen la densidad de defectos, el ndice de fallos, la disponibilidad, la fiabilidad y la cobertura de las pruebas.

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Planificacion de Calidad: Salidas Listas de Control de Calidad

Una lista de control es una herramienta estructurada, por lo general especfica de cada componente, que se utiliza para verificar que se han realizado un conjunto de pasos necesarios. Las listas de control pueden ser simples o complejas.

Usualmente, se expresan con frases imperativas (Haga esto!) o interrogativas (Ha hecho esto?). Muchas organizaciones han estandarizado las listas de control disponibles, de tal modo que se asegure la consistencia en las tareas llevadas a cabo frecuentemente. En algunas areas de aplicacion hay listas de control disponibles provenientes de asociaciones profesionales o de proveedores de servicios comerciales. Las listas de control de calidad se usan en el proceso de control de calidad.

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Planificacion de Calidad: Salidas Plan de Mejoras del ProcesoEl plan de mejoras del proceso es subsidiario del plan de gestion del proyecto. El plan de mejoras del proceso detalla los pasos para analizar los procesos que facilitaran la identificacion de actividades inutiles o que no agregan valor, aumentando de este modo el valor para el cliente, como por ejemplo:

Lmites del proceso. Describe la finalidad, el inicio y el final de los procesos, sus entradas y salidas, los datos necesarios, si corresponden, el propietario y los interesados en los procesos.

Configuracion del proceso. Un diagrama de flujo de los procesos para facilitar el analisis con las interfaces identificadas. Metricas del proceso. Llevan el control del estado de los procesos.

Objetivos de rendimiento mejorado. Guan las actividades de mejora del proceso.

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Planificacion de Calidad: Salidas Lnea Base de CalidadLa lnea base de calidad registra los objetivos de calidad del proyecto. La lnea base de calidad es la base para medir e informar el rendimiento de calidad como parte de la lnea base para la medicion del rendimiento.

Plan de Gestion del Proyecto (Actualizaciones)

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Realizar Aseguramiento de Calidad (QA)Aseguramiento de calidad (QA) es la aplicacion de actividades planificadas y sistematicas relativas a la calidad, para asegurar que el proyecto emplee todos los procesos necesarios para cumplir con los requisitos.

A menudo, las actividades de aseguramiento de calidad son supervisadas por un departamento de aseguramiento de calidad o por una organizacion similar. El soporte de QA, independientemente de la denominacion de la unidad, puede proporcionarse al equipo del proyecto, a la direccion de la organizacion ejecutante, al cliente o patrocinador, as como a los otros interesados que no participan activamente en el trabajo del proyecto. El QA proporciona tambien un paraguas para otra actividad importante de calidad: la mejora continua del proceso. La mejora continua del proceso proporciona un medio iterativo para mejorar la calidad de todos los procesos.

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QA: Herramientas y Tcnicas

Herramientas y Tecnicas para la Planificacion de CalidadLas herramientas y tecnicas para la planificacion de calidad tambien pueden usarse para las actividades de QA.

Auditoras de CalidadEl objetivo de una auditora de calidad es identificar las polticas, procesos y procedimientos ineficientes y no efectivos usados en el proyecto. El esfuerzo subsiguiente para corregir estas deficiencias debera resultar en una reduccion del costo de la calidad, y en un aumento del porcentaje de aceptacion del producto o servicio por parte del cliente o patrocinador dentro de la organizacion ejecutante.

Las auditoras de calidad pueden ser programadas o aleatorias, y pueden ser realizadas por auditores internos adecuadamente formados o por terceros, externos a la organizacion ejecutante.

Las auditoras de calidad confirman la implementacion de solicitudes de cambio aprobadas, acciones correctivas, reparaciones de defectos y acciones preventivas.

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QA: Herramientas y Tcnicas

Analisis del ProcesoEl analisis del proceso sigue los pasos esbozados en el plan de mejoras del proceso para identificar las mejoras necesarias desde una perspectiva tecnica y organizativa.

Este analisis examina tambien los problemas y las restricciones experimentados, y las actividades que no agregan valor, identificadas durante la operacion del proceso. El analisis del proceso incluye el analisis causal, una tecnica especfica para analizar un problema / situacion, determinar las causas subyacentes que lo provocan y crear acciones preventivas para problemas similares.

Herramientas y Tecnicas para el Control de Calidad

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QA: Salidas

Cambios SolicitadosLa mejora de la calidad incluye llevar a cabo acciones para aumentar la efectividad y eficiencia de las polticas, los procesos y los procedimientos de la organizacion ejecutante, lo cual debera proporcionar beneficios adicionales a los interesados de todos los proyectos.

Acciones Correctivas RecomendadasLa mejora de la calidad incluye recomendar acciones a fin de aumentar la efectividad y eficiencia de la organizacion ejecutante. Una accion correctiva es una accion que se recomienda inmediatamente como consecuencia de las actividades de aseguramiento de calidad, tales como auditoras y analisis del proceso.

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QA: Salidas

Activos de los Procesos de la Organizacion (Actualizaciones)Las normas de calidad actualizadas validan la efectividad y eficiencia de las normas y procesos de calidad de la organizacion ejecutante para cumplir con los requisitos. Estas normas de calidad se usan durante el proceso Realizar Control de Calidad.

Plan de Gestion del Proyecto (Actualizaciones)

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Realizar Control de Calidad (QC)Realizar control de calidad (QC) implica supervisar los resultados especficos del proyecto, para determinar si cumplen con las normas de calidad relevantes e identificar los modos de eliminar las causas de resultados insatisfactorios. Esto debera ser realizado durante todo el proyecto. Las normas de calidad incluyen los objetivos de los procesos y productos del proyecto. Los resultados del proyecto incluyen los productos entregables y los resultados de la direccion de proyectos, tales como el rendimiento del costo y del cronograma.

El QC a menudo se lleva a cabo por un departamento de control de calidad o una unidad de la organizacion con una denominacion similar. El QC puede incluir llevar a cabo acciones para eliminar las causas de un rendimiento insatisfactorio del proyecto.

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QC: Herramientas y TcnicasDiagrama de Causa y EfectoLos diagramas de causa y efecto, tambien denominados diagramas de Ishikawa o de espina de pescado, ilustran como los diversos factores pueden estar vinculados con los posibles problemas o efectos.

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QC: Herramientas y TcnicasDiagramas de ControlLa finalidad de un diagrama de control es determinar si el proceso es estable o no, o si tiene un rendimiento predecible. Los diagramas de control pueden servir como una herramienta de obtencion de datos para mostrar cuando un proceso esta sujeto a una variacion por una causa especial, que crea una condicion fuera de control. Los diagramas de control tambien ilustran como se comporta un proceso a lo largo del tiempo. Son una representacion grafica de la interaccion de variables del proceso en un proceso para responder a la pregunta: Las variables del proceso se encuentran dentro de los lmites aceptables? El examen del patron de puntos de datos que no se deben al azar en un diagrama de control puede revelar valores que fluctuan de manera exagerada, saltos o cambios repentinos en el proceso o una tendencia gradual de variacion creciente.

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QC: Herramientas y TcnicasDiagramas de FlujoLos diagramas de flujo ayudan a analizar como se producen los problemas. Un diagrama de flujo es una representacion grafica de un proceso. Pueden ser de muchos estilos, pero todos los diagramas de flujo de procesos muestran actividades, puntos de decision y el orden de procesamiento. Los diagramas de flujo muestran como se interrelacionan los diversos elementos de un sistema. La Figura 8-8 es un ejemplo de un diagrama de flujo para la revision del diseno. Los diagramas de flujo pueden ayudar al equipo del proyecto a prever cuales pueden ser los problemas de calidad y donde pueden producirse y, de esta forma, a desarrollar enfoques para tratarlos.

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QC: Herramientas y Tcnicas

HistogramaUn histograma es un diagrama de barras que muestra una distribucion de variables. Cada columna representa un atributo o una caracterstica de un problema / situacion. La altura de cada columna representa la frecuencia relativa de la caracterstica. Esta herramienta ayuda a identificar la causa de los problemas en un proceso por la forma y anchura de la distribucion

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QC: Herramientas y TcnicasInspeccionUna inspeccion es el examen de un producto de un trabajo para determinar si cumple con las normas. Por lo general, los resultados de una inspeccion incluyen mediciones. Las inspecciones pueden realizarse a cualquier nivel. Por ejemplo, se pueden inspeccionar los resultados de una unica actividad o el producto final del proyecto.

Revision de Reparacion de DefectosLa revision de reparacion de defectos es una accion llevada a cabo por el departamento de control de calidad o por una organizacion con una denominacion similar, para asegurar que los defectos de productos se reparen y cumplan con los requisitos o especificaciones.

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QC: SalidasMediciones de Control de CalidadRepresentan los resultados de las actividades de QC que se retroalimentan a QA para revaluar y analizar las normas y procesos de calidad de la organizacion ejecutante.

Reparacion de DefectosLos elementos reparados se vuelven a inspeccionar, y se aceptaran o rechazaran antes de que se notifique la decision. Los productos rechazados pueden requerir otra reparacion de defectos.

Acciones Correctivas RecomendadasImplican acciones llevadas a cabo como resultado de una medicion de QC que indica que el proceso de fabricacion o desarrollo excede los parametros establecidos.

Acciones Preventivas RecomendadasImplican acciones llevadas a cabo para impedir una condicion que pueda exceder los parametros establecidos en un proceso de fabricacion o desarrollo, que puede haber sido indicada a traves de una medicion de QC.

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QC: SalidasCambios SolicitadosSi las acciones correctivas o preventivas recomendadas requieren un cambio en el proyecto, debera iniciarse una solicitud de cambio de acuerdo con el proceso Control Integrado de Cambios definido.

Reparacion de Defectos RecomendadaUn defecto se produce cuando un componente no cumple con sus requisitos o especificaciones, y debe ser reparado o reemplazado. El departamento de QC o una organizacion con una denominacion similar identifica los defectos y recomienda su reparacion. El equipo del proyecto debera realizar todos los esfuerzos razonables para minimizar los errores que hacen surgir la necesidad de la reparacion de defectos. Puede usarse un registro de defectos para recoger el conjunto de reparaciones recomendadas. Esto a menudo se implementa en un sistema automatizado de seguimiento de problemas.

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QC: SalidasProductos Entregables Validados

Unos de los objetivos del control de calidad es determinar la correccion de los productos entregables. Los resultados de los procesos de control de calidad de la ejecucion son productos entregables validados.

Plan de Gestion del Proyecto (Actualizaciones)