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FICHA TECNICA DE NEGOCIACION TIPO PROGRAMA DE
ALIMENTACIÓN ESCOLAR PAE
1. OBJETO
Objeto de la Negociación: La presente negociación tiene como objeto contratar la prestación del servicio y ejecución del
Programa de Alimentación Escolar con destino a todos los niños, niñas, adolescentes y jóvenes registrados y focalizados
en el Sistema Integrado de Matricula (SIMAT) como estudiantes de las Instituciones Educativas Oficiales del Municipio de
Cúcuta para la vigencia 2021 conforme a los lineamientos técnicos administrativos del PAE y las demás características
técnicas que se encuentran detalladas en los documentos de condiciones especiales y demás anexos al presente
documento y de conformidad con el procedimiento establecido en el Reglamento de Funcionamiento y operación de la
Bolsa para el Mercado de Compras Públicas.
Modalidad de Adquisición: La negociación se realizará bajo la modalidad de puja por precio en una operación como se
detalla a continuación:
TIPO DE
COMPLEMENTO
GRUPO
ETAREO CANTIDAD
VALOR
UNITARIO POR
TIPO DE
COMPLEMENTO
(DIA)
TOTAL DIAS
OPERACIÓN
TOTAL
RACIONES
SUMINISTRADAS
(120 DIAS)
VALOR
TOTAL DEL
SERVICIO
RACION
PREPARADA EN
CASA (DIA)
4 a 8 años y
once
meses,
9 a 13 años
y once
meses
14 a 17
años y once
meses
66.027 2370
120 días
calendario
escolar
vigencia
2021
7.923.240 18.778.078.800
VALOR RPC MES
TITULARES DE
DERECHO
ENTREGAS TOTALES A REALIZAR
TOTAL, DE RACIONES
A ENTREGAR
VALOR TOTAL
$ 47.400 66.027 6 7.923.240 $ 18.778.078.800
COMPLEMENTO RPC PAE 2021
ENTREGAS Cupos Valor
Unitario VALOR RPC X ENTREGA
Primera entrega 66027 47400 $ 3.129.679.800
Segunda entrega 66027 47400 $ 3.129.679.800
Tercera entrega 66027 47400 $ 3.129.679.800
Cuarta entrega 66027 47400 $ 3.129.679.800
Quinta entrega 66027 47400 $ 3.129.679.800
Sexta entrega 66027 47400 $ 3.129.679.800
TOTAL $ 18.778.078.800
El Artículo 5 de la Resolución 0006 de UAPA determina que la entrega del paquete alimentario será mensual con la
distribución para 4 semanas por 5 días, lo que equivale a entrega de paquete para 20 raciones mensuales.
Si el comitente vendedor es adjudicatario, está en la obligación de proveer todas las raciones, en todas las Instituciones y
Sedes Educativas sujetas de la adjudicación.
Una vez cerrada la negociación, el comisionista vendedor y su comitente vendedor informarán a la comisionista
compradora y a la Dirección de Información, los precios unitarios de cada uno de las raciones así como por complemento
nutricional (incluidos los factores relacionados con personal, insumos y demás aspectos requeridos para la ejecución del
servicio) que resultarán aplicables en la ejecución de la negociación y como resultado de la rueda de negociación,
incluyendo el IVA correspondiente, en todo caso, se precisa que el valor unitario informado por el comitente vendedor no
podrá superar en ningún caso el valor unitario fijado por el comitente comprador1.
NOTA 1: El valor que se resulte de la celebración de la rueda de negociación y reporte el comitente vendedor en los
términos incluidos en precedencia y se reporte, se mantendrá fijo y no podrá ser objeto de variación durante la vigencia de
la negociación y la prestación del servicio.
NOTA 2: Las cantidades aquí plasmadas son de referencia y pueden variar de acuerdo con la dinámica propia del
programa, actualización del SIMAT y demás necesidades y requerimientos del comitente comprador, en todo caso, se
precisa que el comitente vendedor deberá contar con la logística y capacidad para la atención de la totalidad de
beneficiarios del programa.
NOTA 3: Para el Programa de Alimentación Escolar PAE del Municipio de Cúcuta se proyecta atender diariamente a un
total de 66.027 titulares de derecho, con Ración Preparada en Casa.
Los cupos a contratar son el número máximo de servicios a entregar por día; precisando que éste pueda disminuir debido
a la dinámica propia de ejecución del programa, y entre otras por situaciones como:
Cancelaciones extemporáneas
Suspensión o cierre temporal del establecimiento educativo.
1 La entidad estatal podrá establecer tabla para la incorporación de la información de precios por parte del comitente
vendedor.
Riesgos que condicionen la prestación del servicio (problemas de orden público, catástrofes antrópicas, fallas en el
suministro de agua potable y/o cierre temporal o permanente de las vías de acceso al establecimiento atendido).
Riesgos ambientales: deslizamientos, desbordamientos de los ríos, efectos de cambios climáticos.
Riesgos biológicos: Pandemia, brotes epidemiológicos
Jornada de protestas por los docentes y FECODE
POBLACIÓN A ATENDER
MODALIDAD No. DE ESCOLARES
Ración Preparada en Casa 66.027
Los cupos asignados a cada sede educativa están sujetos a cambios de acuerdo con la matrícula
registrada en el SIMAT.
Los cupos asignados a cada sede educativa están sujetos a cambios de acuerdo con la matrícula registrada en el SIMAT
y el reporte de la estrategia Alimentación Escolar.
La programación y distribución de las raciones se remite con base al SIMAT y la focalización realizada por las Instituciones
Educativas Oficiales del Municipio de Cúcuta registradas en la Estrategia de Alimentación. Durante el mes de enero y
febrero se autoriza por parte del comitente comprador y de acuerdo con lo estipulado por el MEN, la validación de entrega
y pago de raciones con el SIMAT, que a la vez se encuentran focalizadas por las Instituciones educativas.
El comitente comprador enviará cinco días hábiles antes de finalizar cada mes al comitente vendedor, la cantidad raciones
preparada en casa-RPC que deberá entregar en la siguiente semana para cada Institución Educativa Oficial, para lo cual,
el comitente vendedor, estará obligado a suministrar las cantidades establecidas en los términos informados por el
comitente comprador.
Para la ejecución del objeto de la negociación se deberá dar cumplimiento a la Resolución 29452 del 29 de diciembre de
2017, la cual establece los Lineamientos Técnicos, Administrativos , los Estándares y las Condiciones Mínimas del
Programa de Alimentación Escolar – PAE, establecidos por el Ministerio de Educación Nacional, el cual hace parte integral
del presente documento y en el Marco de las Leyes 715 de 2001, 1098 de 2006, 1176 de 2007 y por el servicio público de
bienestar familiar definido en el Decreto 2388 de 1979 el cual ofrece elementos técnicos para la ejecución de acciones
alrededor de la alimentación escolar en Colombia de obligatorio cumplimiento para las entidades territoriales, los actores
y operadores del PAE y el decreto 1852 de 2015, de igual forma se deberá dar aplicación a la Resolución No. 0006 y 0007
de 2020 emitidas por la Unidad de Alimentos para Aprender del Ministerio de Educación Nacional, así como los
lineamientos para la prestación del servicio de educación en casa y en presencialidad bajo el esquema de alternancia y la
implementación de prácticas de bioseguridad en la comunidad educativa, que sean expedidas por el Ministerio de
Educación Nacional, las cuales hace parte integral de la presente negociación.
El comitente comprador podrá solicitar en la ejecución de las negociaciones, la entrega de bienes por encima o por debajo
de la cantidad de bienes pactados en la rueda de negocios hasta en un cincuenta por ciento (50%), previa aceptación
comitente vendedor.
La adición señalada, es posible siempre y cuando el comitente comprador la solicite con (10) días (hábiles) de anticipación
a la fecha establecida para la prestación del servicio adicional.
El plazo para adelantar la fase de alistamiento e iniciar la prestación del servicio es de siete (7) días calendario contados
a partir del mismo día de la adjudicación de la operación en rueda de negocios.
2. VALOR MÁXIMO DE LA OPERACIÓN
El valor máximo de negociación para el presente proceso de selección abreviada por bolsa de productos asciende a la
suma de DIECIOCHO MIL SETECIENTOS SETENTA Y OCHO MILLONES SETENTA Y OCHO MIL OCHOCIENTOS
PESOS M/CTE $ 18.778’078.800 valor que no incluye impuestos ni costos propios de la operación incluyendo el servicio
de compensación y liquidación de la operación para un periodo de CIENTO VEINTE (120) días del calendario escolar de
la vigencia 2021,
Tabla No. 1 Valor General Estimado para el Proceso vigencia 2021
MUNICIPIO DE CUCUTA
PRESUPUESTO PROGRAMA DE ALIMENTACIÓN ESCOLAR PAE 120 DÍAS CALENDARIO
ESCOLAR VIGENCIA 2021
CONCEPTO
VALOR
UNITARIO
de la
Ración por
día.
CANTIDAD
TOTAL ($) ESCOLARES
ATENDIDOS
DÍAS
SUMINISTRO
RACIONES
SUMINISTRADAS
RACION
PREPARADA EN
CASA (DIA)
2.370 66.027 120 7.923.240 18.778.078.800
VALOR RPC MES
TITULARES DE DERECHO
ENTREGAS TOTALES A REALIZAR
TOTAL DE RACIONES A ENTREGAR
VALOR TOTAL
$ 47.400 66.027
6
NOTA: 1 ENTREGA MENSUAL ASI, FEBRERO, MARZO, ABRIL, MAYO, JUNIO Y AGOSTO.
7.923.240 $ 18.778.078.800
COMPLEMENTO RPC PAE 2021
ENTREGAS Cupos Valor
Unitario VALOR RPC X ENTREGA
Primera entrega 66027 47400 $ 3.129.679.800
Segunda entrega 66027 47400 $ 3.129.679.800
Tercera entrega 66027 47400 $ 3.129.679.800
Cuarta entrega 66027 47400 $ 3.129.679.800
Quinta entrega 66027 47400 $ 3.129.679.800
Sexta entrega 66027 47400 $ 3.129.679.800
TOTAL $ 18.778.078.800
El valor de la negociación deberá incluir los costos inherentes a la obligación de mantener durante la ejecución y hasta la
entrega total del objeto a satisfacción del comitente comprador, todo el personal idóneo y calificado que se requiera. Los
precios por ración deberán indicarse en pesos colombianos, deberán ajustarse al peso, bien sea por exceso o por defecto
y deberán cubrir todos los costos, directos e indirectos, que implique la ejecución de la negociación.
El comitente comprador asumirá el valor de los costos propios de la operación, los cuales serán pagados con un recurso
independiente del valor antes señalado, razón por la cual, tampoco se encuentran incluidos en el valor indicado en
precedencia.
El comitente vendedor asumirá por su cuenta los propios de la operación y de la ejecución en caso de adjudicación y otros
aspectos derivados de su participación o actuación a través de Bolsa.
IMPUESTO AL VALOR AGREGADO: Se tendrá en cuenta lo establecido en el Art. 476 del Estatuto Tributario:
“ART. 476 - Servicios excluidos del impuesto sobre las ventas. Se exceptúan del impuesto los siguientes servicios (…) 19.
Adicionado. L. 788/2002, art. 36. Los servicios de alimentación, contratados con recursos públicos y destinados al sistema
penitenciario, de asistencia social y de escuelas de educación pública”.
Por lo anterior los servicios de suministro de alimentos objeto de la contratación de Alimentos no son sujetos del gravamen
del IVA; precisión que ha sido ratificada en varios conceptos de la DIAN, como el Concepto Unificado del Impuesto Sobre
las Ventas de junio 19 de 2003 y el distinguido con el N° 91054 del 6 de noviembre de 2006. No obstante, es
responsabilidad del comitente vendedor pagar y reportar a la DIAN el impuesto al valor agregado de los bienes y/o servicios
que no estén exentos ni excluidos de dicho impuesto y que utilice para la prestación del servicio de suministro de alimentos
contratado.
A título meramente informativo, pues es responsabilidad del futuro Comitente Vendedor realizar el análisis tributario
regional y nacional al momento de su participación en la rueda de negociación, a continuación se relacionan los impuestos,
descuentos y retenciones señalados en la ley, que serán aplicados por el Municipio de Cúcuta, durante el trámite de pago
de las facturas de venta presentadas por el Comitente Vendedor y debidamente aprobadas por la Interventoría y/o
Supervisión, los cuales se enuncian a continuación:
TRIBUTOS
CONCEPTO/MOMENTO
PORCENTAJE O CUANTIFICACIÓN DEL
TRIBUTO
Retencion en la fuente sobre persona juridica 4,00%
Estampilla Pro Ancianos 2,00%
Estampilla Pro Cultura 1,00%
Retencion en la fuente impuesto de Industria
y Comercio (ICA) 0,60%
Estampilla Prohospital 2,00%
Estampilla IMRD 2,00%
Estampilla Pro Desarrollo Científico 1,00%
Total Impuestos Locales 12,60%
3. PLAZOS PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO
El plazo para la prestación del servicio objeto de la presente negociación será de CIENTO VEINTE (120) DIAS
CALENDARIO ESCOLAR PARA LA VIGENCIA 2021 en los días hábiles de clase, según Resolución de calendario
académico vigente para el año 2021 y los actos administrativos que la modifiquen, contados a partir de la suscripción del
acta de inicio por parte del comitente comprador y comitente vendedor, luego de su respectiva legalización y
perfeccionamiento de la negociación y finalización de la fase de alistamiento, tiempo durante el cual el comitente vendedor
se compromete a entregar a entera satisfacción al comitente comprador la totalidad del objeto de la presente negociación.
La etapa de alistamiento corresponde a siete (7) días calendario contados a partir del cierre de la operación.
FASE DE ALISTAMIENTO
Teniendo en cuenta los lineamientos establecidos en las disposiciones propias del Programa de Alimentación Escolar, el
periodo de alistamiento para PAE en el Municipio de Cúcuta para la vigencia 2021 corresponde a siete (7) días calendario.
El comitente vendedor será el encargado de suministrar los insumos e implementos de aseo necesarios para las entregas
cumpliendo con la regulación de la Ley 9 de 1979 de la Protección del Medio Ambiente, suministrando agentes
biodegradables para las actividades de limpieza y desinfección requeridas en las Instituciones Educativas Oficiales del
Municipio de Cúcuta. Para estos efectos el comitente vendedor debe remitirse al Anexo 02, Fase de Alistamiento, Equipos,
Dotación e Implementos de Aseo, que hace parte de la Resolución 29452 de 2017 expedida por el Ministerio de Educación
Nacional.
Para demostrar el cumplimiento del análisis nutricional el comitente vendedor allegará en la fase de alistamiento, las fichas
técnicas nutricionales que contengan el análisis químico y nutricional para cada alimento que compone el menú expedido
por el proveedor fabricante, para efectos de verificación se requiere que el comitente vendedor allegue los etiquetados
nutricionales de los diferentes componentes de la Ración.
El comitente vendedor debe entregar durante la fase de alistamiento la ficha técnica de los productos ejecución del
programa. Se aclara que si durante la ejecución del programa se realiza un cambio de los productos para la Ración
Preparada en Casa, se deberá allegar por parte del comitente vendedor nuevamente la ficha técnica, para aprobación de
Interventoría y/o supervisión.
5. SITIOS DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO
La prestación del servicio se deberá efectuar de acuerdo con las condiciones y obligaciones contenidas en la presente
Ficha Técnica de Negociación, documento de condiciones especiales y los lineamientos dados por el Decreto No. 1852 de
2015 y a la Resolución No. 29452 de 2017 expedida por el Ministerio de Educación Nacional “Por la cual se expiden los
lineamientos Técnicos – Administrativos, los estándares y las condiciones mínimas del Programa de Alimentación Escolar
(PAE)”
La Ración Preparada en Casa (RPC) será suministrada durante el día y en los horarios establecidos y concertados entre
la institución educativa y la entidad territorial en las direcciones de las Instituciones Educativas del Municipio de Cúcuta
relacionadas en el Anexo: DIRECTORIO DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS PRIORIZADAS, que se adjuntará con esta
FTN.
La entrega de las raciones debe realizarse de forma higiénica y en el menor tiempo posible, con el fin de garantizar el
mantenimiento de las temperaturas de los productos que lo requieran, hasta el momento de su entrega, de conformidad con las normas de higiene contenidas en la Resolución 2674 de 2013 del Ministerio de Salud y Protección Social, y se
aplicaran todas las normas relacionadas con la calidad e inocuidad de los productos entregados; así como el cumplimiento
de los protocolos de Bioseguridad asociados a evitar el contagio del covid 19. Se aclara que el supervisor designado por
el comitente comprador informará cinco días hábiles antes de finalizar cada mes, la cantidad raciones preparada
en casa-RPC que deberá entregar en la siguiente semana para cada Institución Educativa Oficial, para lo cual,
el comitente vendedor, estará obligado a suministrar las cantidades establecidas en los términos informados por
el comitente comprador.
Adicionalmente, es obligación del comitente vendedor tomar las medidas necesarias para que las entregas se adelanten
con el estricto cumplimiento de las normas de higiene contenidas en la Resolución 2674 de 2013 del Ministerio de Salud y
Protección Social.
La logística propia del suministro de alimentos por sede educativa, la deberá establecer el Comitente Vendedor de acuerdo
con el reporte del Sistema Integrado de Matrícula SIMAT, remitido por la Secretaría de Educación del Municipio de Cúcuta
y puesta en conocimiento del Comitente Vendedor, por parte del Supervisor o Interventor designado.
El comitente vendedor no está autorizado para suministrar alimentos a personas diferentes a las autorizadas por el
comitente comprador. Razón por la cual, el comitente comprador reconocerá exclusivamente el pago de los alimentos
suministrados a las personas autorizadas en los términos de la presente Ficha técnica de Negociación, con previa firma
de los rectores de las Instituciones Educativas o los designados debidamente autorizados por el rector, de cada uno de los
establecimientos educativos oficiales del Municipio de Cúcuta en donde se presta el servicio debidamente reportados en
los formatos autorizados para estos efectos.
6. FORMA DE PAGO
El comitente comprador pagará a través del Sistema de Compensación, Liquidación y Administración de Garantías de la
Bolsa Mercantil de Colombia S.A., así:
El valor de la negociación será cancelado en pagos mensuales mediante ACTAS PARCIALES MENSUALES, de
conformidad con las raciones entregadas durante el periodo contabilizado desde el primer al último día hábil de cada mes
y conforme con los documentos requeridos para proceder al pago, que se enunciaran más adelante.
El pago se efectuará dentro de los treinta (30) días siguientes a la aprobación de la totalidad de documentos requeridos
para el pago de acuerdo con el número de raciones efectivamente suministradas a las instituciones educativas con corte
al último día calendario escolar de cada mes, previa aprobación de la interventoría y/o supervisión, para lo cual deberá
tener en cuenta:
El valor unitario de la Ración Preparada en Casa lleva incluido los costos directos e indirectos que ocasione la ejecución
de la negociación.
La documentación requerida para proceder con el pago debe ser entregada por el Comitente Vendedor al Comitente
Comprador en la Secretaría de Educación Municipal, a más tardar dentro de los DIEZ (10) días hábiles siguientes a la
entrega mensual de los bienes y servicios, la cual se describe a continuación-:
11. Acta de pago V°B° de la Secretaria de Educación Municipal de Cúcuta. 12. Factura con el cumplimiento de los requisitos de Ley. Correspondiente con el servicio solicitado por el
Municipio en cabeza de la supervisión y/o coordinación PAE. 13. Informe realizado por el Comitente Vendedor sobre el cumplimiento de obligaciones establecidas en la
presente ficha técnica de negociación y en las disposiciones que resulten procedentes. (conforme a formato solicitado por la Secretaría de Educación Municipal y debe ser firmado en original por el representante legal del comitente vendedor).
14. Comprobante y Certificación de paz y salvo suscrita por el revisor fiscal en caso de contar con esta figura o por el representante legal en caso de no tenerla de Pago de aportes al Sistema de Salud, Pensiones, Riesgos Laborales y a las Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda junto con la certificación expedida por el Contador o por el Revisor Fiscal cuando a ello hubiere lugar, de acuerdo con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y en el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007 de todo el personal vinculado al programa.
15. Relación y soportes de pago al personal manipulador de alimentos. 16. Relación de nómina del personal vinculado al Programa de Alimentación Escolar.
17. Copia de la cédula de ciudadanía, tarjeta profesional y certificado de antecedentes disciplinarios vigente emitido por la Junta Central de Contadores del Revisor Fiscal.
18. Original de formato MEN de registro y control de entrega mensual, debidamente diligenciados y firmados. 19. Original de formato MEN de certificación de Rectores debidamente diligenciado y firmado. 20. Informes de ejecución de recursos conforme al formato establecido por el Ministerio de Educación. 21. Planillas de entrega niño a niño (sistematizadas y en físico). 22. Relación de compras locales efectuadas durante el período y copia de las facturas que la soportan, conforme a
la ley 2046 de 2020. Cap. 2 Articulo 7. Literal a 23. Copia del RUT actualizado. 24. Copia de las estampillas: Pro-Ancianos, Pro Cultura, Pro Hospital, IMRD, Pro Desarrollo Científico, las cuales
deben ser compradas y presentadas en cada pago parcial y pago final. 25. Informe de Supervisión firmado y avalado.
26. Foliación de todos los documentos a lápiz, según consecutivo de secretaría y legajado en gancho plástico. 27. Validación de los descuentos ocurridos en el mes, si los hubo.
CON EL PRIMER INFORME DEBERÁ PRESENTAR:
28. Copia del Acta de Inicio de la operación, según formato requerido por la ETC 29. Copia del comprobante de negociación de la operación celebrada. 30. Copia del Registro Presupuestal. 31. Copia de las pólizas garantías adicionales en los términos establecidos en la presente ficha técnica de negociación
y copia del acta de aprobación de garantías. 32. Contratos del personal de manipulación de alimentos. 33. Certificación del titular y número de Cuenta Bancaria de compensación y liquidación de BMC donde se deben
girar los recursos. 34. Copia de la designación de supervisor.
EN EL ÚLTIMO MES DE EJECUCIÓN DEDE:
35. Entregar Informe con las experiencias vividas durante la ejecución del PAE para replicar las buenas acciones y evitar la ocurrencia de situaciones que alteren la operación del Programa.
Para la validación y aprobación de la documentación previo al pago, el supervisor designado por el comitente comprador
contará con cinco (5)2 días hábiles siguientes a la radicación de la totalidad de los documentos requeridos, en caso de
presentarse observaciones a la documentación, el comitente vendedor contará con tres (3) 3 días para corregir las
observaciones formuladas y una vez radicada nuevamente la documentación requerida para subsanar las observaciones
formuladas, el supervisor designado contará con tres (3) días hábiles para proceder a una nueva validación de la
información, con miras a su aprobación.
En caso de que, el supervisor designado por el comitente comprador formule nuevamente observaciones a los documentos
de pago requeridos, se concederán nuevamente los términos acá incluidos.
La no presentación de las cuentas de cobro y sus anexos de la manera debida exonera al comitente comprador del pago
de intereses moratorios.
Teniendo en cuenta que, el comitente comprador ha fijado la imposición de descuentos en los términos de la ficha técnica
de negociación los pagos mensuales estarán precedidos de la validación de los descuentos de cada mes.
NOTA 1: En todo caso, se aclara que no será posible la acreditación de la entrega y recibido de los bienes, hasta que no
se dé la presentación y aprobación de los documentos requeridos para pago, en los términos establecidos en la presente
ficha técnica de negociación, en los términos del artículo 6.2.3.1 de la Circular.
Una vez finalizadas las entregas de los bienes y servicios contratados, a la finalización de la operación, el Comitente
Vendedor, la Interventoría y/o la Supervisión de la ETC, harán revisión conjunta en una reunión convenida por las partes;
de la reunión se levantará un acta, la cual contendrá además las cantidades efectivamente entregadas y el valor de los
descuentos (entiéndase descuentos de calidad y oportunidad, más no de raciones no reconocidas) una vez surtido el
procedimiento descrito en la sección 10.
NOTA 2: Se informa que, para realizar el pago, el Comitente Vendedor deberá firmar los formatos internos establecidos
por la ETC.
PARAGRAFO: Los pagos se efectuarán dentro del plazo establecido, efecto para el cual el comitente comprador
adelantará los trámites pertinentes para realizar el pago dentro de dicho término.
El pago al Comitente Vendedor depende de la oportunidad y calidad en la presentación de los documentos e información
señalados y en las fechas señaladas. Por tanto, el Comitente Vendedor deberá tener en cuenta que la presentación
deficiente y/o tardía podrá conllevar a una demora en el pago. Por esta falta, el Comitente Comprador no asumirá
responsabilidad, ni obligaciones adicionales a las descritas en la presente ficha técnica de negociación, y en todos los
casos informará de manera oportuna al COMISIONISTA VENDEDOR y a la BOLSA MERCANTIL DE COLOMBIA S.A.
El Comitente Comprador procederá al recibo de los bienes, -y servicios-una vez se emita por parte del Supervisor o
Interventor el acta de recibo a satisfacción, previa revisión del cumplimiento de las obligaciones del Comitente Vendedor,
incluido la entrega de los documentos requeridos para el pago dentro del término establecido en la presente Ficha Técnica
de Negociación; el término concedido al Supervisor o Interventor, será máximo de ocho (8) días hábiles contados a partir
2 Teniendo en cuenta la importancia de la validación de los documentos para el pago, al interior de las Entidades
Estatales, se debe incluir el termino con el que contará el supervisor designado para la revisión y aprobación como
requisito para el pago.
3 Adicionalmente, se incluye el termino en caso de requerirse ajustes con ocasión de la revisión adelantada por el
supervisor designado.
del recibo de los –bienes y servicios-, de no hacerlo en dicho término el Comisionista Vendedor informará a la Bolsa para
que -actúe conforme a su reglamento en la declaratoria del incumplimiento por la no acreditación del recibo.
NOTA 3: SUJECIÓN DEL PAGO AL PROGRAMA MENSUALIZADO DE CAJA: Los pagos a los cuales está obligado el
comitente comprador se realizarán previa radicación de la orden de pago en la Tesorería General previo agotamiento de
los requisitos a que haya lugar. Los pagos están sujetos a la disponibilidad de los recursos del comitente comprador.
El pago al comitente vendedor depende de la oportunidad y calidad en la entrega de las raciones y en la presentación de
los documentos e información señalada que en todos los casos deben ser allegados dentro del término establecido en la
presente ficha técnica de negociación. Para lo cual, las demoras en la entrega de la información que retrase el pago
mensual, es responsabilidad exclusiva del comitente vendedor.
7. CONDICIONES DE LA SOCIEDAD COMISIONISTA VENDEDORA
CORRESPONDIENTES AL COMITENTE VENDEDOR PREVIAS A LA CELEBRACIÓN DE
LA NEGOCIACIÓN
A efectos de participar en la Rueda de Negociación por cuenta del Comitente Vendedor, la Sociedad Comisionista
Vendedora deberá entregar a la Bolsa, debidamente diligenciados, los Anexos No. 40 (Manifestación de Interés para
participar en Rueda de Negociación) y No. 41 (Certificación del cliente sobre la no conformación de Beneficiario Real -
Autorización para el levantamiento de la reserva para la validación de la conformación de Beneficiario Real) de la Circular
Única de Bolsa, los cuales se adjuntan a la presente Ficha Técnica de Negociación.
La certificación con todos los documentos señalados debe ser entregada a más tardar al cuarto (4) día hábil anterior a
la fecha prevista para la rueda de negociación, antes de las 2:00 p.m., adjuntando cada uno de los documentos soportes
de las condiciones exigidas en la presente Ficha Técnica de Negociación, los cuales tienen que ser radicados
debidamente foliados y con su respectivo índice en una copia, que contendrá los documentos de carácter jurídico,
técnico, financiero y de experiencia.
El segundo (2) día hábil anterior a la fecha prevista para la rueda de negociación antes de las 12: 00 m, la Unidad de
Gestión Estructuración remitirá a las Sociedades Comisionistas que hayan radicado documentos, remitirá antes de las
12:00 M el resultado de la verificación documental, para lo cual, las Sociedades Comisionistas Vendedoras, al día hábil
anterior a la fecha prevista para la celebración de la rueda de negociación, a más tardar a las 02:00 p.m. deberán entregar
los documentos objeto de revisión sujetos a subsanación. La documentación que se allegue en este término deberá
contener la carta remisoria de la Comisionista Vendedora, indicando el número del Boletín de Negociación e
identificación del Comitente Vendedor.
Nota: En cumplimiento del artículo 3.1.2.5.6.1 de la Circular Única de Bolsa, el término pactado anteriormente para la
subsanación será único, por lo que los documentos allegados con posterioridad no serán admitidos, ni serán objeto de
verificación documental.
CONDICIONES JURÍDICAS DE PARTICIPACIÓN
1. Compromiso Anticorrupción
El comitente vendedor deberá allegar debidamente diligenciado y suscrito por el representante legal el Anexo: COMPROMISO ANTICORRUPCION.
2. Certificado de Existencia y de Representación Legal
Tratándose de persona jurídica, encontrarse inscrita en la Cámara de Comercio y tener vigente y renovada la matrícula
mercantil, para lo cual, deberá allegar el Certificado de Existencia y Representación Legal, expedido por la Cámara de
Comercio o por la autoridad que corresponda, con fecha de expedición no superior a treinta (30) días calendario anteriores
a la entrega de la documentación, en el cual, de conformidad con la normatividad vigente se certifique su existencia y
representación legal, donde conste:
• El objeto social de la persona jurídica, el cual debe estar relacionado con el objeto de la negociación específicamente en programas de Alimentación Escolar.
• Las facultades del Representante Legal para obligar a la persona jurídica y presentar los documentos de condiciones previas a la negociación y participar en la rueda de negociación, en caso de requerirlo aportar la respectiva autorización del órgano social competente,
• La vigencia de la persona jurídica, la cual no podrá ser inferior al plazo de la negociación y tres años más. Así mismo en tal documento deberá constar la antigüedad de la persona jurídica en el mercado superior a cinco (5) años entre la fecha de inscripción en el registro y la fecha de entrega de la documentación-
Las sociedades extranjeras sin sucursal en Colombia deberán acreditar que cuentan con un apoderado debidamente
constituido, con domicilio en Colombia y ampliamente facultado para representarlas judicial o extrajudicialmente hasta la
constitución de la sucursal en Colombia, en caso de resultar adjudicatario de la operación, de conformidad con lo señalado
en el título VIII del Libro II del Código de Comercio Colombiano.
Cuando el monto de la negociación fuere superior al límite autorizado al Representante Legal, el comitente vendedor
deberá anexar la correspondiente autorización impartida por la Junta de Socios o el estamento de la Sociedad que tenga
esa función, donde lo faculte específicamente para presentar los documentos, comprometer la sociedad por el monto del
valor de la negociación y atender las obligaciones en caso de adjudicación. Se precisa que dicha autorización debe
concederse en forma previa a la presentación de los documentos.
En el caso de las uniones temporales o consorcio cada uno de los integrantes deberá acreditar tal situación, en
consecuencia, deberá tener autorización para celebrar contratos en suma igual al valor resultante de aplicar el porcentaje
de participación al presupuesto oficial.
Si la participación se presenta a nombre de una sucursal, se deberán anexar los Certificados tanto de la Sucursal como
de la Casa Principal.
Atendiendo a lo dispuesto en el numeral 7 del artículo 23 de la ley 222 de 1995, sobre deberes de los administradores de
la sociedad, los representantes legales de las personas jurídicas que integran los consorcios o las uniones temporales,
deben contar con autorización de sus órganos competentes, para poder asociarse o unirse temporalmente, con otras
empresas, para participar en este proceso, para suscribir contratos y ejecutar la negociación.
3. Certificado de Matrícula de Persona Natural y del Establecimiento de Comercio
Tratándose de personas naturales, deberá acreditar su inscripción vigente en el Registro Mercantil, para lo cual, deberá
allegar el Certificado de Registro Mercantil expedido por la Cámara de Comercio con fecha no superior a treinta- (30) días
calendario anteriores a la entrega de la documentación, en el que conste:
a) Actividad económica que ejercida, que le permita celebrar y ejecutar la negociación. b) Su inscripción en el Registro Mercantil. c) La existencia del establecimiento(s) de comercio. d) La actividad mercantil del comitente vendedor directamente relacionada con el objeto de la presente contratación,
teniendo en cuenta para estos efectos el alcance y la naturaleza de las diferentes obligaciones que adquiere, de manera que le permita celebrar y ejecutar la operación en caso de adjudicación
NOTA: Respecto de los consorcios o uniones temporales conformados por personas naturales sujetas a registro mercantil,
estas deberán acreditar el registro en forma individual.
4. Certificado de Existencia y Representación Legal de Persona Jurídica Extranjera
Las personas jurídicas extranjeras deben acreditar su existencia y representación legal con el documento idóneo expedido
por la autoridad competente en el país de su domicilio, no anterior a tres (3) meses desde la fecha de presentación de
documentos, en el cual conste su existencia, fecha de constitución, objeto, duración, nombre del representante legal o
nombre de la persona que tenga la capacidad de comprometerla jurídicamente y sus facultades, señalando expresamente
que el representante no tiene limitaciones para contraer obligaciones en nombre de la misma, o aportando la autorización
o documento correspondiente del órgano directo que lo faculta.
Las personas jurídicas extranjeras deberán acreditar que su duración no será inferior a la ejecución de la negociación y
un (1) año más.
En el caso de los Consorcios y de las Uniones Temporales, cada uno de sus integrantes que sea persona jurídica
extranjera deberá cumplir individualmente con esta regla.
Cuando se trate de personas naturales extranjeras sin domicilio en el País o de personas privadas extranjeras, que no
tengan establecida sucursal en Colombia, deberán, además, acreditar un apoderado domiciliado en Colombia,
debidamente facultado para presentar los documentos, para la celebración del contrato y para representarla judicial y
extrajudicialmente, de acuerdo con lo establecido en el parágrafo 2 del artículo 221 del Decreto 019 de 2012.
De igual manera acreditará su existencia y representación legal, con documentos debidamente consularizados o
apostillados, expedidos dentro de los tres (3) meses anteriores a la entrega de la documentación
La omisión del (de los) documento(s) que acredite(n) la existencia y representación legal, o el defecto en la fecha de
expedición de dicho(s) documento(s) serán subsanables.
La falta de acreditación de que se tiene apoderado será subsanable. La acreditación de apoderado no eximirá de la
obligación de constituir sucursal en Colombia para efectos de la ejecución del Contrato, si ello es necesario de conformidad
con la normatividad vigente.
5. Fotocopia legible de la cédula de ciudadanía del comitente vendedor
Deberá allegar fotocopia de la cédula de ciudadanía del comitente vendedor (persona natural) y del representante legal
(persona jurídica), correspondiente a la persona que suscribe los documentos requeridos por el comitente comprador como
condiciones de participación.
Tratándose de Uniones Temporales o consorcios, todos los integrantes deberán cumplir con este requisito, presentando
fotocopia de dicho documento.
6. Documento privado de constitución de la figura asociativa: Consorcio o Unión Temporal
Deberá allegar documento privado de constitución de la figura asociativa bajo los términos establecidos en el artículo 7
de la Ley 80 de 1993 y demás normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.
Los integrantes de la figura asociativa (consorcio o unión temporal) deberán allegar de forma individual los requisitos
jurídicos solicitados.
La forma asociativa deberá constituirse para el presente proceso de selección y así lo señalará expresamente, indicando
las reglas básicas que lo regirán, independiente que las personas naturales o jurídicas que lo conformen sean las mismas
que hayan constituido consorcios o uniones temporales para otros procesos. Dichas formas asociativas no podrán ser
disueltas, ni liquidadas durante la vigencia o prórrogas de la negociación y un año más.
Adicionalmente, en caso de ser el operador seleccionado, deberá adelantar los trámites de expedición del RUT del
consorcio o la unión temporal ante la DIAN; documento necesario para los trámites de la legalización de la negociación y
posteriores pagos.
Diligenciar Anexo conformación Consorcio o Uniones Temporales.
7. Certificado de pagos a la Seguridad Social, aportes Parafiscales
El Comitente Vendedor deberá haber pagado los aportes a Seguridad Social (Salud, pensión, ARL), aportes parafiscales
(SENA, ICBF y Cajas de Compensación), cuando aplique, para lo cual allegará certificación expedida por el Revisor Fiscal
cuando cuente con esta figura según el tipo societario, o por el Representante Legal, en el cual se señale que la sociedad
ha cumplido en los últimos seis (6) meses con estas obligaciones, de conformidad con el artículo 50 de la Ley 789 de 2002.
Así mismo adjuntará fotocopia de las planillas de pago por el período indicado, en donde conste el valor cancelado, el
periodo de cotización, la fecha de pago y la Entidad Promotora de Salud y Pensión a la que se encuentre afiliado.
En caso de que sea el revisor fiscal quien firme esta certificación, deberá aportar una fotocopia de la tarjeta profesional y
del Certificado de Antecedentes Disciplinarios expedido por la Junta Central de Contadores con una vigencia no superior
a noventa (90) días anteriores a la fecha de entrega de la documentación-
Participación conjunta: Cuando se trate de consorcios o uniones temporales, cada uno de sus miembros integrantes,
deberá aportar el certificado aquí exigido.
Las personas naturales extranjeras sin domicilio en Colombia y las personas jurídicas extranjeras sin sucursal establecida
en Colombia, deberán acreditar este requisito o certificar las circunstancias que demuestren que no tiene obligaciones
frente al sistema de Seguridad Social en Colombia. Cuando se presente certificación suscrita por Revisor Fiscal, deberá
aportarse fotocopia de la Cédula de Ciudadanía, de la tarjeta profesional de contador y de antecedentes disciplinarios
expedido por la Junta Central de Contadores.
8. Registro Único Tributario Documento de inscripción en el Registro Único Tributario, expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales
– DIAN –.
NOTA 1: Para el caso de Consorcios o Uniones temporales, si es adjudicada la negociación, deberá presentar el Registro
Único Tributario, el cual deberá ser entregado al comisionista comprador dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la
negociación.
NOTA 2: Los requisitos incluidos en los numerales 7, 8, 9 y 10 deberán corresponder a la persona natural o el representante
legal (persona jurídica) que para todos los efectos, suscribe los documentos de condiciones previas a la negociación.
9. Certificación de antecedentes fiscales
No podrán aparecer reportados en el Boletín de responsables fiscales de la Contraloría General de la República, de
conformidad con lo exigido por el artículo 60 de la Ley 610 de 2000, para lo cual, deberá allegar el certificado que en tal
sentido expida la Contraloría General de la República, correspondiente al comitente vendedor (persona natural) o el
representante legal y la persona jurídica (personas jurídicas).
10. Certificado o consulta de antecedentes disciplinarios
No podrán registrar antecedentes disciplinarios o inhabilidades vigentes, para lo cual, deberá allegar certificado que en tal
sentido expida la Procuraduría General de la Nación, correspondiente al comitente vendedor (persona natural) o el
representante legal y la persona jurídica (personas jurídicas).
11. Antecedentes Judiciales
No podrán registrar antecedentes judiciales, para lo cual, deberá allegar certificado que en tal sentido expida la Policía
Nacional, correspondiente al comitente vendedor (persona natural y/o representante legal).
12. Certificación de no encontrarse incurso en causales de inhabilidad e incompatibilidad para contratar con Entidades Estatales
Certificación con fecha de expedición no superior a treinta (30) días calendarios anteriores a la fecha de entrega de la
documentación, suscrita por el Representante Legal del Comitente Vendedor, bajo la gravedad del juramento donde
manifieste que ni él, ni la persona jurídica que representa, se encuentran incursos en causal alguna de inhabilidad e
incompatibilidad para contratar con Entidades Estatales.
13. Registro Único de Proponentes
Allegar Registro Único de Proponentes RUP expedido por la Cámara de Comercio o la autoridad que corresponda, con
fecha de expedición no mayor a treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de entrega de la documentación, bajo los
términos establecidos en el Artículo 2.2.1.1.1.5.1 del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que lo modifiquen, aclaren,
adicionen o sustituyan. La inscripción en el Registro Único de Proponentes, o su renovación o actualización, deberá
encontrarse vigente y en firme a la fecha prevista para la rueda de negociación.
14. Certificación de no estar registrado en listas OFAC
Certificación bajo la gravedad del juramento de no encontrarse relacionado en ninguna lista restrictiva de lavado de activos
de ningún país, como las denominadas Listas OFAC, Lista Clinton o en listas nacionales o internacionales de organismos
policiales, judiciales o de inteligencia por posibles vínculos con organizaciones delictivas.
15. Certificación del Comitente Vendedor de no haber participado en operaciones declaradas incumplidas en negociaciones en ruedas de negocios en el escenario de la Bolsa Mercantil de Colombia.
Certificación con fecha de expedición no superior a (5) días calendarios anteriores a la fecha de entrega de la
documentación, suscrita por el representante legal del Comitente Vendedor, bajo la gravedad de juramento donde
manifieste que no ha participado en operaciones declaradas incumplidas ni de forma individual, ni como integrante de
consorcio o de unión temporal, en negociaciones en ruedas de negocios en el escenario de la Bolsa Mercantil de Colombia,
durante el periodo comprendido del 1 de enero de 2015 a la fecha de presentación de documentos de participación.
Esto indica que no podrá participar en la negociación el comitente vendedor que haya sido declarado incumplido en
negociaciones en el escenario de la BMC, cualquiera fuese su objeto y con cualquier entidad.
Tratándose de uniones temporales o consorcios cada representante legal deberá presentar la certificación.
16. Libreta militar.
El comitente vendedor deberá aportar libreta militar correspondiente a representante legal hombre menor de 50 años que
sean representante Legal de Persona Jurídica o consorcios o uniones temporales proponentes o Persona Natural.
17. Poder para actuar en el Proceso de Negociación, cuando corresponda.
Si el representante legal o apoderado no tiene facultades amplias y suficientes para presentar los documentos,
comprometer a la sociedad y participar en la rueda de negociación deberá adjuntar el acta de la junta o asamblea de socios
(o documento soporte) donde se le otorguen tales atribuciones con anterioridad a la fecha de radicación de documentos.
En el evento que el comitente vendedor participe por medio de apoderado el poder debe contener de manera expresa y
clara la facultad especial otorgada para participar en procesos de contratación de la naturaleza que se trate.
18. Paz y salvo con el sistema de registro nacional de medidas correctivas de la policía Nacional.
No podrán registrar multas en el sistema de registro nacional de medidas correctivas de la Policía Nacional, deberá allegar
certificado que en tal sentido expida la Policía Nacional, correspondiente al comitente vendedor (persona natural y/o
representante legal). Articulo 183 ley 1801 de 2016. La Entidad lo verificará.
19. Certificación conocimiento y aceptación condiciones
El comitente vendedor deberá aportar certificación suscrita por su representante legal, en la que manifieste bajo la
gravedad de juramento que acepta y conoce la totalidad de las obligaciones establecidas en la presente ficha técnica de
negociación, documentos de condiciones especiales, anexos y disposiciones aplicables a la prestación del Programa de
Alimentación Escolar.
20. Multas y declaratorias de incumplimiento contractual
Con el propósito de dar aplicación al artículo 90 de la ley 1474 de 2011, se verificará en el RUP y en el RUES con el objeto
de validar la información solicitada, para tales efectos, deberá allegar el certificado de inscripción y clasificación con
expedición no mayor a 30 días anteriores a la radicación de los documentos, las multas y demás sanciones por
incumplimiento que le hayan impuesto como contratista, derivadas del incumplimiento de las obligaciones contenidas en
el contrato respectivo, las cuales pueden haber sido impuestas directamente por la entidad pública contratante, así como
los actos administrativos mediante los cuales se les haya hecho efectivas las garantías constituidas para respaldar los
contratos. En caso de consorcios o uniones temporales, tal situación será verificada de todos y cada uno de los integrantes.
CONDICIONES FINANCIERAS DE PARTICIPACIÓN
Con el objeto de lograr determinar la capacidad del comitente vendedor para ejecutar las obligaciones propias de la
negociación, se verificará la capacidad financiera de los comitentes vendedores, a partir de la fijación de indicadores
financieros, información que se verificará en el Certificado de Inscripción, Clasificación y Calificación – RUP,
correspondiente a los estados financieros con corte a 31 de diciembre de 20194 vigente y en firme.
INDICADOR CONDICIÓN VALOR
LIQUIDEZ (AC/PC) Mayor o Igual a Mayor o igual a
1,02
NIVEL DE ENDEUDAMIENTO (PT/AT) Menor o Igual a Menor o igual a
0,81
RAZÓN DE COBERTURA DE INTERESES
(UTO /GI) Mayor o Igual a
Mayor o igual a
1,12
CAPITAL DE TRABAJO Mayor o Igual a 60%
Donde: AC: Activo Corriente, PC: Pasivo Corriente, AT: Activo Total, PT: Pasivo total, UTO: Utilidad Operacional, GI: Gastos sobre
Intereses.
NOTA: En caso que una persona jurídica fuese creada en 2020 y desee participar a través de alguna de la figura asociativas
(Consorcio – Unión Temporal), los indicadores financieros se calcularán con base en la información financiera que aparezca
relacionada en el RUP sobre el año 2019 y se aplicarán las fórmulas establecidas en el presente pliego de condiciones.
Los requisitos habilitantes establecidos se verificarán y serán evaluados a partir de la información en el Registro Único de
Proponentes (RUP) vigente a fecha de corte el 31 de diciembre de 2019 y no mayor a un mes de vigencia, el RUP debe
estar vigente de acuerdo con lo establecido en el numeral 1.3 del artículo 2.2.1.1.1.5.2 del decreto 10.82 de 2015. El
Comitente Vendedor que no supere no cumplan con uno o varios de los requisitos habilitantes establecidos, su oferta no
será habilitada.
LIQUIDEZ: Utilizando la fórmula: Activo Corriente / Pasivo Corriente, el mínimo será: 1,02 = ADMISIBLE
NIVEL DE ENDEUDAMIENTO (NE): Utilizando la fórmula: Total de Pasivos / Total de Activos. El máximo ADMISIBLE
será: 0,81
RAZÓN DE COBERTURA DE INTERÉS: Utilizando la fórmula: Utilidad operacional / los gastos de intereses, el mínimo
será = 1,12
CAPITAL DE TRABAJO: Conforme al historial de proceso anteriores del PAE en la Ciudad y otras ciudades del país en
el año 2020, se estableció un promedio que como mínimo el comitente vendedor debe poseer como capital de trabajo;
por tanto, el mínimo de porcentaje del presupuesto oficial que el comitente vendedor debe poseer como capital de trabajo
es del 60%.
Es necesario tener presente que Colombia Compra Eficiente en el “Manual para determinar y verificar los requisitos
habilitantes en los procesos de contratación” señala en el primer párrafo de la página 17 que: “Debido a que hay indicadores
4 La Entidad Estatal deberá establecer el corte de revisión, acreditación y presentación de la información.
que resultan de realizar divisiones entre valores, la Entidad Estatal debe establecer explícitamente en los Documentos del
Proceso una regla para determinar cómo evaluará el indicador cuando el denominador es cero, pues en este caso no es
posible realizar esta operación matemática. Por ejemplo, en el caso del indicador de cobertura de intereses, puede haber
empresas que no presentan obligaciones financieras y por ende no incurren en gastos financieros, es decir, el denominador
es cero (0) y no sería posible calcular el indicador.”
Y finaliza estableciendo que: “EN ESTE CASO, LA REGLA PUEDE SER QUE EL COMITENTE VENDEDOR QUE NO
TIENE OBLIGACIONES FINANCIERAS RESULTA HABILITADO.” De manera definitiva se comprende de acuerdo a lo
anterior, que todo aquel proponente cuyas obligaciones financieras seas iguales a cero, cumplirá satisfactoriamente los
requisitos financieros establecidos.
En ese orden de ideas, el proponente que no tenga pasivos corrientes queda habilitado respecto al índice de liquidez; de
igual forma, el proponente que no tenga gastos financieros queda habilitado respecto de la razón de cobertura de interés,
salvo que su utilidad operacional sea negativa o pérdida, caso en el cual no cumpliría con dicho indicador.
Si el comitente vendedor es un Consorcio o Unión Temporal, estos indicadores de capacidad financiera se calcularán
teniendo en cuenta las PARTIDAS CONTABLES registradas en el RUP de cada integrante, en proporción del porcentaje
de participación que cada uno tenga en la respectiva forma asociativa, aplicando las formulas (OPCIÓN 1) del Manual de
contratación de Colombia Compra Eficiente.
Los anteriores indicadores financieros serán los que se evalúen como condición de participación.
Es de aclarar que solo para efectos del cálculo del capital de trabajo en caso de que el comitente vendedor sean Consorcios
y Uniones Temporales, se calculará sin consideración del porcentaje de participación que tenga cada integrante.
En consecuencia, se tomará la diferencia entre la sumatoria de la totalidad de los activos corrientes de los integrantes
menos la sumatoria de la totalidad de los pasivos corrientes.
CAPACIDAD ORGANIZACIONAL.
Al igual que en la sección del análisis financiero, los indicadores y el cálculo de los requisitos habilitantes de la capacidad
organizacional se hace conforme a lo sugerido por los manuales de Colombia Compra Eficiente; en ello, se considera que
además de atender las características del proceso como el presupuesto, el plazo y el lugar de ejecución y la calidad del
servicio a suministrar, la empresa que llegara a resultar seleccionada como contratista, deberá además cumplir con los
requisitos habilitantes de capacidad organizacional, que le permita garantizar el cumplimiento del contrato con la Secretaria
de Educación del Municipio de San José de Cúcuta.
Se incluye la Capacidad Organizacional y su respectiva manera de medir la rentabilidad de los activos y del patrimonio.
• Rentabilidad del Patrimonio =
• Rentabilidad del Activo =
INDICADOR CONDICIÓN VALOR
RENTABILIDAD DEL ACTIVO
(UTO/AT)*100
Mayor o Igual
a 2,1%
RENTABILIDAD DEL PATRIMONIO
(UTO/Patr)*100
Mayor o Igual
a 4,9%
Donde: AT: Activo Total, Patr: Patrimonio, UTO: Utilidad Operacional.
Se considera que el comitente vendedor cumple con la capacidad financiera solicitada y que está en condiciones de
participar en la negociación, si obtiene en cada indicador los valores anteriormente establecidos.
INFORMACIÓN FINANCIERA PARA COMITENTES VENDEDORES EXTRANJEROS
Cuando se trate de proponentes extranjeros y que no tengan establecida sucursal en Colombia deberán, además, adjuntar
a la propuesta, los documentos con los cuales acreditan un apoderado domiciliado en Colombia, debidamente facultado
para presentar la propuesta, para la celebración del contrato y para representarla judicial y extrajudicialmente.
Igualmente, deberán presentar la información financiera que permita evaluar los diversos requisitos habilitantes
presentados en el estudio de sector, y de conformidad con la legislación propia del país de origen, y conforme a los
lineamientos de Colombia Compra Eficiente, con los valores convertidos a la moneda legal colombiana a la tasa de cambio
de la fecha de corte de los mismos, avalados con la firma de quien se encuentre en obligación de hacerlo de acuerdo con
la normatividad vigente del país de origen.
El balance general y estado de resultados, acompañados de la traducción simple al idioma castellano, presentados de
acuerdo con el catálogo de cuentas (PUC). Decreto 2650 de 1993, expresados en pesos colombianos, a la tasa
representativa del mercado (TRM) de la fecha de corte de los mismos, indicando la tasa de conversión, firmados por el
Contador Público Colombiano que los hubiere convertido.
Los anteriores documentos también pueden ser presentados utilizando el Plan Único de Cuentas para Colombia (P.U.C.)
Se aclara que la información que no repose en el RUP y que sea necesaria para calcular los índices de la capacidad
financiera o capacidad organizacional se extractan de los estados financieros de la sociedad y los estados financieros
consolidados del grupo empresarial, cuando la norma aplicable lo exige, auditados con sus notas y los siguientes anexos,
suscritos por el representante legal y el revisor fiscal, si la persona jurídica está obligada a tenerlo, o suscritos por el
representante legal y el auditor o contador, si la persona jurídica no está obligada a tener revisor fiscal:
i. Principales cuentas detalladas del balance general.
ii. Principales cuentas del estado de pérdidas y ganancias.
iii. Cuentas contingentes deudoras y acreedoras.
CONDICIONES TÉCNICAS DE PARTICIPACIÓN
1. REQUISITO DE EXPERIENCIA
EXPERIENCIA EN RUP:
El comitente vendedor acreditará su experiencia mediante la información contenida en su Registro Único de Proponentes.
Por lo cual deberá allegar certificación suscrita por su representante legal donde relacione el número del consecutivo de
los contratos registrados en el RUP con los cuales acreditará el requisito.
Los contratos deberán estar clasificados en al menos dos (2) códigos UNSPSC dentro de los cuales será obligatorio estar
clasificado en el código 93131600 y cuya sumatoria deberá acreditar un valor mayor o igual al presupuesto oficial
expresado en -SMMLV.
CODIGO DESCRIPCIÓN
93131600 PLANEACIÓN Y PROGRAMAS DE POLÍTICAS DE ALIMENTACIÓN Y NUTRICIÓN
85151600 ASUNTOS NUTRICIONALES
85151700 PLANEACIÓN Y AYUDA DE POLITICA DE ALIMENTOS
80141700 DISTRIBUCIÓN
Adicionalmente, el Comitente Vendedor deberá acreditar la experiencia anteriormente señalada con la presentación de
máximo tres 3-certificaciones de contratos debidamente ejecutados con entidades públicas y/o privadas, o negociaciones
en el escenario de Bolsa registrada en el RUP con los que pretende acreditar la experiencia, cuyo objeto haya sido el
PROGRAMA DE ALIMENTACIÓN ESCOLAR, y que su sumatoria sea mayor o igual al (100%-) por ciento del presupuesto
del total de la negociación.
Si en el(los) contrato(s) con el(los) que se pretende(n) acreditar experiencia, se encuentran también relacionados bienes y
servicios de características disímiles a las del objeto del proceso contractual, se tendrán en cuenta únicamente la
experiencia correspondiente a la relacionada con el Programa de Alimentación Escolar.
Si el Comitente Vendedor es plural, la experiencia resulta de la suma de la experiencia que aporta cada uno de sus
miembros.
Nota: todos los miembros deben aportar experiencia específica en el suministro de raciones para el Programa de
Alimentación Escolar.
Si el comitente vendedor es plural, su experiencia corresponde a la suma de la experiencia que acredite cada uno de sus
integrantes, no obstante, si la experiencia es acreditada solo por un miembro del proponente plural (Consorcio – Unión
Temporal) quien acredita la experiencia deberá tener una participación mínima del setenta por ciento (70%) en la estructura
plural.
Si un comitente vendedor adquiere experiencia en un contrato como integrante de un Proponente plural, la experiencia
derivada de ese contrato corresponde a la ponderación del valor del contrato por el porcentaje de participación.
NOTA 1: Las certificaciones deberán estar suscritas por el Representante Legal de la Entidad, delegado o coordinador
del proyecto o programa debidamente facultado para tal efecto o por la persona del área encargada ya sea el
departamento jurídico o el que haga las veces para la expedición de estas. En ningún caso serán válidas las auto
certificaciones.
NOTA 2: El número máximo de certificaciones de los contratos celebrados será de tres (3), aplica igualmente para el caso
de participación individual o conjunta.
Para el caso de experiencia con entidades públicas y/o privadas, las certificaciones de contratos deberán contener mínimo
la siguiente información:
-Nombre entidad contratante y contratista
-Fecha de Expedición de la certificación
-Objeto
-Fecha de inicio y terminación
-Valor del contrato en pesos.
-Nombre, firma y cargo de quien expide la certificación
-Calificación (Mínimo Buena o A entera Satisfacción)-Dirección y teléfono de la entidad o persona contratante, donde se
pueda verificar la información suministrada.
Si la certificación incluye varios contratos, se debe identificar en forma precisa si se trata de adiciones, prórrogas u otrosí
al principal o son contratos nuevos, indicando en cada uno de ellos sus plazos y valor.
NOTA: En el caso donde la información contenida en las certificaciones no sea suficiente para validar el objeto y el valor
solicitado para acreditar experiencia, se deberá allegar copias de facturas y/o contratos-
2. EXPERIENCIA ACREDITADA EN LA BOLSA MERCANTIL DE COLOMBIA
Para el caso de experiencia en negociaciones en el escenario de Bolsa, la sociedad comisionista vendedora, deberá allegar
comunicación suscrita por su representante legal, en el que indique las operaciones celebradas en este escenario por su
comitente, que pretende sean aportadas al presente proceso de contratación.
Así, para la validación de la experiencia, la Unidad de Estructuración de Negocios solicitará las certificaciones de las
operaciones indicadas por la sociedad comisionista vendedora a través del aplicativo tecnológico dispuesto para estos
efectos, y procederá a su validación adjuntándolas a la carpeta correspondiente.
3. MANIFESTACIÓN DE EXISTENCIA DE LA BODEGA PARA ALMACENAMIENTO DE ALIMENTOS:
El comitente vendedor mediante comunicación escrita suscrita por el representante legal deberá expresar claramente y
bajo la gravedad de juramento que en caso de ser adjudicatario del proceso de selección contará con la disponibilidad una
o más bodegas ubicada(s) en la ciudad de Cúcuta o su área metropolitana (Cúcuta, Villa del Rosario, Los Patios, El Zulia),
que cuente (n) con una área total mínima de 500 metros cuadrados, que deberá tener las zonas para: recepción de
productos, almacenamiento, ensamble, alimentos por vencer, devoluciones, residuos sólidos, no conformidades etc;
debidamente identificados (rotulados), delimitados y separados cuidando que las condiciones de la(s) bodega(s)
garanticen la operación y el almacenamiento, con los parámetros sanitarios estipulados, y contar con concepto higiénico
sanitario favorable vigente (con fecha de expedición, no superior a un (1) año antes del inicio del contrato, estos requisitos
serán verificados durante la visita técnica que realizará la Bolsa mercantil de Colombia mediante la aplicación del Anexo:
VERIFICACION TECNICA DE BODEGA, adjunto a la presente.
Como dotación mínima, deberá contar con:
Elemento
Características
Observaciones
Bodega
1 a 3
Área con destinación exclusiva para almacenamiento, ensamble y
distribución, excluyendo oficinas, unidades sanitarias, cocinetas y
área de cargue y descargue.
Báscula Mínimo: 3
Digital con capacidad mínima de 500 kg y sensibilidad máxima de
200 gr
Debe tener certificado de metrología con una vigencia
máxima de 6 meses de expedición.
Balanza Mínimo: 3 Una digital con capacidad mínima: de 2kg y sensibilidad máxima de 1
gr y otra digital con capacidad mínima de 500 g y sensibilidad máxima
de 0,1 gr
Cada balanza debe tener certificado de metrología
con una vigencia máxima de 6 meses de
expedición.
Termómetro Mínimo: 4 Digital de punzón Debe tener certificado de metrología con una vigencia
máxima de 6 meses de expedición.
Carretillas
transportaras
Mínimo: 10 Carro de carga manual con 2, 4 o 6 ruedas plásticas o neumáticas en su base para desplazamiento y asas para dirigirlo en la parte superior, con una base en la parte inferior para colocar objetos.
El programa de Alimentación escolar PAE, está acompañado de un Marco jurídico y Normativo de Política vigente que establece entre otros, las condiciones generales para las operaciones relacionadas con el almacenamiento, distribución, transporte y comercialización de alimentos y materias primas para alimentos (Resolución 2674 de 2013 - capitulo Vll art 27), condiciones que tienen como finalidad garantizar la calidad e inocuidad de los alimentos suministrados a los titulares de derecho.
Por lo que se obliga a cumplir con este requerimiento, según los lineamientos que corresponden para la adecuación de la
infraestructura.
La Bodega de almacenamiento de alimentos y/o plantas de ensamble deberá destinarse única y exclusivamente para el
almacenamiento, distribución de alimentos y suministro de las raciones para preparar en casa.
Además, se verificará los protocolos de bioseguridad dispuestos para garantizar minimizar el contagio por COVID -19.
Para el desarrollo de la visita la sociedad comisionista vendedora deberá remitir a más tardar al día hábil siguiente a la
publicación definitiva de los documentos antes de las 02:00PM certificación suscrita por su representante legal adjuntando
la comunicación del comitente vendedor en el que indique, dirección de la bodega, dato de contacto de la persona que
atenderá la visita con nombre y número celular.
La Bolsa adelantará la visita y remitirá el informe de validación a las sociedades comisionistas dentro de los dos días
hábiles siguientes a la solicitud de la radicación, para lo cual, las sociedades comisionistas vendedoras que deseen
subsanar las observaciones formuladas a la visita de las bodegas deberán remitir el día hábil siguiente a la remisión del
informe antes de las 09:00 a.m. solicitud de validación de la bodega en subsanación, para lo cual, la misma será adelantada
dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, remitiendo informe final a más tardar el día hábil anterior a la fecha prevista
para la celebración de la rueda de negociación.
Adicionalmente en el desarrollo de la visita se validará que cuente con acta de inspección sanitaria o certificado expedido
por la autoridad sanitaria competente del Ente Territorial de salud donde se encuentre ubicada la bodega de
almacenamiento de alimentos, planta de ensamble o planta de producción, con fecha de expedición no superior a un (1)
año, antes del inicio del contrato y con concepto FAVORABLE VIGENTE el cual se deberá mantener durante toda la
ejecución del contrato conforme a la Resolución No. 2674 de 2013, so pena de estar inmerso en causal de incumplimiento
en los términos del Reglamento de Funcionamiento y Operación de la Bolsa.
Los Comitentes vendedores deberán aportar dentro de los términos de radicación de condiciones de participación los
siguientes documentos:
Carta de compromiso, intención suscrita bajo la gravedad de juramento por el representante legal en la que se
comprometa que en caso de ser adjudicado el proceso se obliga a tomar en arriendo o pone a disposición una bodega de
su propiedad, la cual cumple con los requerimientos establecidos por el comitente comprador, se deberá señalar
claramente la dirección de la bodega, y si esta será tomada en arrendamiento o es de su propiedad, se deberá indicar que
la bodega es apta para el almacenamiento y distribución de los insumos necesarios para la prestación del servicio, y que
sirva como punto de acopio de los alimentos, que tenga una capacidad y distribución de espacios que permita cumplir con
las características requeridas, así mismo deberá certificar su compromiso para ofrecer el centro de almacenamiento y
distribución (bodega), que previo al inicio, en la etapa de alistamiento de la operación, se realizarán los trabajos
correspondientes a la demarcación de pisos, señalización de áreas, impermeabilizaciones (si se requieren) u otros trabajos
de adecuación necesarios para garantizar la eliminación de todo posible foco de contaminación y en general, los
estándares de calidad adecuados para el almacenamiento y distribución de alimentos. Las instalaciones deben cumplir
con las normas higiénicas y sanitarias vigentes.
Deberá anexar a la carta de compromiso- intención los siguientes documentos:
1. Concepto higiénico sanitario favorable vigente de la bodega. Dicho concepto sanitario deberá encontrarse vigente y
mantenerse durante toda la ejecución de la operación.
2. El comitente vendedor que acredite el inmueble en condición de propietario o arrendatario, (en todo caso deberá ser
de uso exclusivo para el almacenamiento y distribución de alimentos) y deberá junto anexar los siguientes documentos,
según aplique:
1. Como propietario: certificado de libertad y tradición a nombre del comitente vendedor, con fecha de expedición
no mayor a 15 días hábiles anteriores a la radicación de los documentos.
2. Como arrendatario: Contrato o promesa de arrendamiento suscrito entre el comitente vendedor y el propietario
de la bodega, se deberá señalar que la vigencia del arrendamiento debe corresponder al plazo establecido para la
ejecución de la negociación, en caso de no contar con esta información, el comitente vendedor deberá allegar
comunicación suscrita por el propietario del inmueble, precisando que en el evento de resultar adjudicatario y suscribir
el contrato de arrendamiento este se prorrogará por el término de ejecución de la negociación.
3. Contrato de arrendamiento comercial de leasing entre el locatario y la compañía de leasing, que no podrá ser
inferior al plazo establecido para la ejecución de la negociación, en caso de no contar con esta información, el
comitente vendedor deberá allegar comunicación suscrita por el titular del leasing, precisando que el contrato se
prorrogará por el término de ejecución de la negociación.
El Municipio manifiesta que la proyección realizada de acuerdo con las operaciones necesarias para la ejecución del
programa fija como requerimiento de espacios mínimos descritos a continuación:
ESPACIOS SANITARIOS CON LOS QUE DEBE CONTAR LA BODEGA.
• Espacio para almacenamiento de alimentos de menor riesgo o riesgo medio en salud pública.
• Espacio para almacenamiento de detergentes y sustancias peligrosas
• Áreas destinadas a Oficinas, unidades sanitarias, área de cargue y descargue, áreas de canastillas, producto no
conforme.
Condiciones que fueron tenidas en cuenta por el comitente comprador para establecer el área mínima requerida para la
Bodega y/o Planta de ensamble que implican la separación física de las áreas, para la logística de las raciones a
suministrar. Se solicita al comitente vendedor que certifique que el área de la(s) bodegas(s) garantice la operación de
almacenaje y alistamiento de alimentos.
Un esquema básico ejemplo para la distribución del espacio en la bodega se puede resumir de la manera siguiente:
• Zona de llegada: el punto por donde ingresarán las provisiones y se realizan las tareas de recepción, verificación y
control de los contenidos, etc., antes de almacenarlas. (La zona de llegada y la zona de entrega deberán coexistir
en el caso de locales que tengan solo una puerta de acceso. En estos casos se debe asignar de manera
permanente el uso de uno de los costados de la entrada (izquierdo y derecho) para cada actividad.)
• Zona de separación y clasificación y registro: en esta zona se separan los alimentos y se clasifican por categoría
según su vida útil y riesgo.
• Zona de empaque y preparación de entregas: donde se preparan los envíos que serán despachados. Las cajas
vacías y el material de empaque reutilizable se pueden guardar en este sector también.
• Zona de almacenamiento: donde se mantiene el material o suministros sin destino inmediato. Esta zona está
dividida en sectores de acuerdo con el tipo de suministro o alimento.
• Zona de entrega: para colocar las provisiones que están listas para despacho. Estas provisiones deben ser apiladas
en paletas separadas e identificadas de acuerdo a su destino y lotes.
• Sector administrativo: el cual puede ser simple (escritorio con un archivador metálico, con llave, área para personal
de 2m² por persona) para las tareas de manejo administrativo.
• Zona de Servicios Sanitarios
Con respecto a la exigencia del concepto Higiénico Sanitario Favorable (Vigente para el día del cierre de la Rueda de
negociación), requerido para verificación durante la vista técnica de habilitación de la bodega, se informa que este
documento debe presentarse según lo consagrado en el presente documento, teniendo en cuenta que dicho concepto le
brinda a la entidad la seguridad necesaria para garantizar el inicio oportuno de la ejecución del programa de alimentación
escolar (desde el primer día calendario escolar), lo que se pondría en riesgo si el trámite de visita higiénico sanitaria (con
el fin de obtener el concepto favorable), diera inicio, por parte del futuro comitente vendedor hasta tanto no se adjudique
el proceso.
Lo anterior, debido al tiempo que la autoridad competente emplea para emitir el concepto, aun existiendo la posibilidad de
que la bodega acreditada dentro del proceso de selección del futuro comitente comprador, no cuente en un primer momento
con lo establecido en la Resolución 29452 de 2017 emitida por el Ministerio de Educación Nacional y demás normas sobre
la materia, lo que podría derivar en el inicio inoportuno del programa de alimentación y un incumplimiento contractual.
Adicionalmente se aclara que NO se aceptará el ofrecimiento de una misma bodega por varios comitentes vendedores
interesados en participar en la negociación.
La bodega debe cumplir con las normas higiénico-sanitarias establecidas en la Resolución 2674 de 2013 y las demás
normas vigentes y debe ser de uso exclusivo para el almacenamiento, ensamble y distribución de los alimentos del
Programa de Alimentación Escolar del Municipio de Cúcuta.
4. CERTIFICADO SEDE ADMINISTRATIVA
El comitente vendedor sea persona natural o jurídica deberá allegar CARTA DE COMPROMISO, en la cual manifieste que, en caso de adjudicación de la negociación, realizará la adecuación de sede Administrativa en el área metropolitana de Cúcuta, la cual deberá contar con la capacidad suficiente para atender la ejecución de la negociación, a realizar la adecuación de la sede Administrativa en el área metropolitana de Cúcuta, y que la oficina (área administrativa) estará ubicada en la(s) bodega(s) dispuesta para la ejecución de la negociación en caso de adjudicación, en dicha comunicación
asumirá el compromiso que la misma estará separada de las demás áreas.
5. PLANES Y PROGRAMAS PARA LA ETAPA DE ALISTAMIENTO.
El comitente vendedor deberá presentar comunicación escrita suscrita por el representante legal, en la cual se compromete
que dentro del término establecido para la fase de alistamiento entregará el documento que contenga los planes y
programas que hacen parte de la planeación adecuada del servicio, conforme a lo establecido en la Resolución 29452 de
2017, el cual deberá contener:
1) Plan de saneamiento básico para Bodega(s).
2) Programa de Capacitación continúa para el personal de bodega y establecimientos educativos con los respectivos
cronogramas.
3) Programa de mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de bodega.
4) Programa de salud ocupacional para el personal de Bodega.
5) Plan de rutas para la distribución de las raciones RPC.
6) Plan de contingencias frente a fallas en transporte, ausencia de personal manipulador y desviaciones en calidad y
cantidad de materia prima.
7) Programa control de calidad de materias primas en bodega y establecimientos educativos, definiendo puntos de
control dentro del proceso.
8) Listado de Equipos de la bodega de almacenamiento.
9) Plan de manejo ambiental.
6. VEHÍCULOS TRANSPORTADORES DE ALIMENTOS
El comitente vendedor deberá acreditar mediante la presentación de carta de suscrita por el representante legal, la
disponibilidad de los vehículos la cual deberá contener los siguientes aspectos:
1. La tenencia y disponibilidad de la totalidad de los vehículos, en condiciones requeridas para la conservación de los
alimentos y transporte de implementos de aseo, de manera oportuna que permita garantizar la prestación del
servicio.
2. Que los vehículos cumplen con las condiciones sanitarias para el transporte de alimentos y que éstos cuentan con
concepto CUMPLE por parte de la autoridad sanitaria competente.
3. Deberá garantizar las condiciones de calidad y cumplir con lo establecido en la normatividad vigente en materia
sanitaria.
4. Deberá garantizar que para las zonas de difícil acceso se definirán las estrategias a implementar para asegurar el
transporte y la entrega de los alimentos en las condiciones de calidad requeridas según la normatividad expedida
para el efecto por el Ministerio de Salud.
Los complementos alimentarios para proveer por el comitente vendedor deben garantizar la calidad e inocuidad de los
mismos, para ello el comitente vendedor deberá disponer de vehículos que cumplan con el concepto sanitario vigente, en
particular el capítulo VII, artículo 29 de la Resolución 2674 de 2013, Resolución 2505 de 2004 del Ministerio de transporte,
debe realizarse el transporte a conformidad de lo dispuesto en la normatividad sanitaria vigente.
Conforme a lo anterior, el comitente vendedor deberá garantizar que contará con los vehículos en las siguientes
condiciones:
PARA LA EJECUCIÓN DE LA PRESENTE NEGOCIACIÓN EL COMITENTE VENDEDOR DEBERÁ GARANTIZAR NUEVE (9)
VEHICULOS GARANTIZANDO LA ADECUADA Y OPORTUNA DISTRIBUCIÓN DE LAS RACIONES
TIPO DE
RACIÓN
TIPO DE
VEHICULO
REQUERIDO
DESCRIPCIÓN Y/O CARACTERISTICAS ESPECIALES PARA EL
TRANSPORTE DE ALIMENTOS
N° DE VEHICULOS
REQUERIDO
RA
CIO
N P
AR
A P
RE
PA
RA
R E
N C
AS
A
FURGÓN
(Cerrado)
Para el transporte de alimentos, se debe garantizar su aislamiento del piso y
toda posibilidad de contaminación. Para este fin se deben utilizar recipientes o
canastillas plásticas, costales de fibra, bolsas plásticas transparentes según el
tipo de alimento o implementos de material sanitario adecuado.
Las partes interiores de la unidad de transporte, incluyendo techo y piso deben
ser herméticas, fabricadas con materiales resistentes a la corrosión,
impermeables y de fácil limpieza y desinfección, además, debe permitir la
evacuación de los Líquidos de limpieza y desinfección.
Para mantener los derivados de cereal con una temperatura adecuada de
consumo se debe embalar en cavas con aislamiento térmico para preservar
el producto fresco y temperatura adecuada para el consumo garantizando sus
características organolépticas adecuadas donde no presenten cambios de
dureza y/o textura.
09
DOCUMENTOS DE LOS VEHICULOS
La totalidad de vehículos dispuestos para la ejecución de la negociación deberán ser modelos igual o superior a 2016.
Para acreditar este requisito el comitente vendedor deberá allegar la siguiente información:
Documentos del Vehículo (condición de participación)
a. Si el vehículo es Propio: Tarjeta de propiedad
b. Si el Vehículo no es propio: contrato o promesa de Alquiler de vehículos o Leasing
c. Ficha técnica del vehículo donde se especifique placa, chasis, capacidad y condiciones del mismo.
d. Revisión Técnico Mecánica vigente.
e. Fotocopia del SOAT vigente.
f. Acta de inspección sanitaria del vehículo con concepto favorable. No mayor a un año de fecha de expedición.
g. Fotografías del vehiculo.
5. CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE LINEAMIENTOS TÉCNICOS
El comitente vendedor deberá presentar carta de compromiso suscrita por el Representante Legal donde conste que dará
cumplimiento según su corresponsabilidad, con los lineamientos técnicos – administrativos, los Estándares y las
condiciones mínimas del Programa de Alimentación Escolar –PAE expedidos por el Ministerio de Educación Nacional
mediante la resolución 29452 de 2017, Resolución No. 0006 y 0007 de 2020, Lineamientos para la prestación del servicio
de educación en casa y en presencialidad bajo el esquema de alternancia y la implementación de prácticas de bioseguridad
en la comunidad educativa expedido por el Ministerio de Educación Nacional.
6. CERTIFICADO DE CAPACIDAD OPERATIVA Y ADMINISTRATIVA
El comitente vendedor deberá presentar carta de compromiso suscrita por el Representante Legal donde conste que
contará con el recurso humano con el perfil, formación y experiencia para el oportuno y adecuado cumplimiento de las
diferentes etapas del proceso, desde su alistamiento, despacho, transporte, almacenamiento, distribución Y entrega de los
alimentos.
En el momento en que el Municipio de Cúcuta – Secretaria de Educación observe o evidencie por parte del Recurso
Humano aportado por el Comitente Vendedor, incumplimiento en las actividades que deben desarrollar y/o ocurrencia de
acciones que afecten la convivencia y las buenas relaciones con la Comunidad Educativa, entre otros aspectos, podrá
solicitar el cambio del personal, el comitente vendedor deberá allegar comunicación suscrita por el representante legal en
el que indique que remplazará el personal que no cumpla con los lineamientos y dispondrá personal que los cumpla de
forma inmediata.
El comitente vendedor deberá presentar documento suscrito por su representante legal bajo la gravedad de juramento en
el que manifieste que en caso de adjudicación contará con el personal requerido y que el mismo cumplirá con el siguiente
perfil:
Perfil Condición Cantidad Rol
Coordinador Operativo
Perfil: Profesional en Nutrición y Dietética, Ingeniería de Alimentos,
Química de Alimentos, Ingeniería Industrial Administración de empresas
y/o profesiones afines a la administración. Con experiencia: mínimo un
año a partir de la expedición de la tarjeta profesional en los casos
1
Será el enlace técnico con la
Entidad y encargado de toda la
negociación en la parte operativa.
establecidos por la ley, en la Operación de programas de alimentación
escolar. Entiéndase como operación la experiencia acreditada en el marco
de las actividades con operadores del programa de alimentación escolar.
Coordinador Logístico
Perfil: Profesional en Nutrición y Dietética, Ingeniería de Alimentos, Química
de Alimentos o áreas afines o Profesional en administración de empresas,
Administrador Logístico o Administrador Financiero, Administración de
empresas, o técnico o tecnólogo, con experiencia General de 12 meses
contados del título en la operación del programa de alimentación escolar.
1
Responsable de estructurar la
logística de la Operación,
definición de los planes de rutas,
coordinación de vehículos y
seguimiento al cumplimiento de
las entregas en los Municipios.
Operarios de planta Título de Bachiller 10 Ensamble y alistamiento de las
RPC en la Bodega.
Profesionales de Apoyo
Técnicos para ejecución PAE
1 Profesional en Ingeniería de Alimentos o áreas afines y 1 profesional en
nutrición y dietética experiencia general de 12 meses contados a partir de
la expedición de tarjeta profesional y/o título profesional de acuerdo a los
requerimientos de ley de los cuales debe tener experiencia específica
en temas relacionados con servicios de alimentación y/o suministro de
alimentos.
1 Nutricionista
1 Ingeniero de
alimentos
Apoyo técnico para respuesta a
requerimientos, dar lineamientos
técnicos, formular planes de
mejora, atender las desviaciones
de calidad y cantidad que se
puedan presentar en la
ejecución.
Supervisores Zonales:
Profesional en administración de empresas, Administrador Logístico o
Administrador Financiero, Administración de empresas, o técnico o
tecnólogo, con experiencia General de 12 meses contados del título en la
operación del programa de alimentación escolar.
5 distribuidos
en las
comunas de la
zona urbana y
uno para el
área Rural
Personas que estarán en las
comunas coordinando las
logísticas de entrega con rectores
y alcaldes, citación a padres de
familia y acompañamiento en las
entregas, distribución de planillas
de entrega y recolección de estas.
Profesional de áreas contables Profesional en áreas contables o afines, con experiencia general de 6
meses. 1 Responsable del proceso de
facturación
7. CARTA COMPROMISO INSUMOS E IMPLEMENTOS DE ASEO
El comitente vendedor deberá aportar comunicación suscrita por su representante legal en el que manifieste el compromiso
que en caso de adjudicación suministrará los insumos e implementos de aseo necesarios para las entregas como se
relaciona a continuación:
Kit de implementos de aseo para manejo de RPC
PRODUCTO RPC OBSERVACIONES
Escoba plástica
con mango
plástico o de
aluminio de 1,40
mts con sistema
de recambio.
1 al inicio del contrato para toda la
vigencia con recambio por deterioro
en el momento que se requiera.
Se determina deterioro
cuando las cerdas
presenten marcada
desviación en su
perpendicularidad.
Trapero de pabilo
de microfibra
mínimo de 40 cm
de largo, con
cabo o mango de
aluminio o
plástico de 1,40 mts.
1 al inicio para toda la vigencia del
contrato con recambio por deterioro
en el momento que se requiera.
Se determina deterioro
cuando el trapero
presente condiciones
higiénicas irreversibles o
su pabilo no permita
realizar un adecuado
proceso de limpieza.
PRODUCTO RPC OBSERVACIONES
Recogedor de
basura de plástico
con mango
plástico o de
aluminio.
1 al inicio para toda la vigencia del
contrato a excepción de los
comedores escolares que tengan
existencia, con recambio por
deterioro en el momento que se
requiera.
Se debe evitar la
acumulación de estos
elementos en los
comedores escolares.
Limpiones en
microfibra, de
colores claros
según su uso,
tamaño máximo de
40 X 40 cm.
Unidades mensuales así:
Destinar el uso de
limpiones por colores
evitando la contaminación
cruzada. No se podrá
utilizar hipoclorito de sodio
para proceso de
blanqueamiento.
USO POR COLORES:
2 unidades azul ROJO: para unidades sanitarias.
1 unidad roja (trimestral) AZUL CLARO: superficies
Detergente
Multiusos líquido
con propiedad
desengrasante,
inoloro y
biodegradable
para
lavado superficies.
500 cc al inicio de la ejecución con
reposición en el momento que se
requiera.
Desinfectante amonio cuaternario quinta generación.
con
de 120 cc mensuales por
cada establecimiento
educativo atendido.
Hipoclorito de
sodio líquido.
500 cc mensual al inicio de la ejecución con reposición en el momento que se requiera.
Alcohol glicerinado
o gel antibacterial al
70%
100 cc mensual, por procesadora/distribuidora alimentos.
cada
de
Cintilla medidora
específica para
amonio
cuaternario.
Una unidad comercial en su
empaque original de cintilla
medidora durante toda la ejecución
del contrato con reposición en el
momento que se requiera.
Jabón líquido para
manos
antibacterial libre
de triclosan y
100 cc mensual,
por
procesadora/distribuidora
cada
de
biodegradable, con dispensador.
alimentos.
Guantes de hule
color negro con
antideslizante de
uso individual para
uso de
implementos de
aseo y limpieza de
equipos y superficies.
1 par por distribuidora de alimentos
al inicio del contrato con recambio
en el momento que se requiera por
deterioro o pérdida de
funcionalidad
Por Salud ocupacional, se
hace de obligatorio
cumplimiento el uso de
este tipo de implementos
por parte del personal
procesador/distribuidor
Guantes de nitrilo 2 pares de guantes por ecónoma y
supervisor
Por cada día de entrega
en el que participe el
personal
Papel higiénico de
textura suave
doble hoja para el
personal
distribuidor.
1 rollo mensual por
establecimiento atendido.
cada
Toalla desechable doble hoja, abre fácil para secado de manos.
1 paquete mensual de 150
unidades por cada establecimiento
atendido.
Bolsas para la
recolección de
basura
2 bolsas grandes por día de
entrega por tipo de residuo
(orgánico e inorgánico)
Por entrega y por sede
educativa
Tapabocas
desechables 2 unidades por ecónoma y
supervisor
Por cada día de entrega en
el que participe el personal.
Las entregas de los productos de aseo deberán garantizarse con antelación a la entrega de los paquetes alimentarios, con
el fin de poder llevar a cabo el proceso de limpieza y desinfección de los espacios determinados para la prestación del
servicio. Y relacionarse en una remisión de entrega indicando como mínimo el nombre del establecimiento, implementos
de aseo entregados y cantidad, nombre y firma de quien recibe a satisfacción lo cual será evaluado por parte de la
Interventoría y/o Supervisión. Los jabones y desinfectantes deberán dar cumplimiento a la Resolución 0689 del 03 de mayo
de 2016 “Por la cual se adopta el reglamento técnico que establece los límites máximos de fósforo y la biodegradabilidad
de los tensoactivos presentes en detergentes y jabones, y se dictan otras disposiciones” Resolución expedida por el
Ministerio de Salud y Protección Social y Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible.
Posterior a la primera entrega y durante la ejecución del suministro, si el comitente vendedor requiere disminuir o aumentar
las cantidades o modificar la frecuencia de entrega de productos que conforman el Kit o entregar productos y/o implementos
adicionales durante la ejecución del servicio , acorde a las necesidades reales de cada uno de los establecimientos, lo
podrá realizar siempre y cuando garantice en todo momento la permanencia de los productos en cantidades suficientes y
en perfecto estado, en todos los establecimientos educativos atendidos, que garanticen los procesos de limpieza y
desinfección.
8. MANEJO HIGIÉNICO SANITARIO
La ejecución del Programa de Alimentación Escolar está enmarcada bajo los lineamientos establecidos en la Resolución
2674 de 2013 y las demás normas vigentes. La verificación de su cumplimiento estará a cargo de la Interventoría o
Supervisión.
El comitente vendedor en todas las etapas del proceso deberá garantizar que en las bodegas o plantas no se presenten
situaciones que pongan en riesgo la salud pública de los titulares de derecho, evitando que se presenten entre otras las
siguientes situaciones:
Producto vencido, producto deteriorado o contaminado (animales, insectos o roedores o sustancias químicas).
El comitente vendedor debe diseñar un plan de saneamiento básico para la planta y/o bodega y presentarlo en medio
magnético a la interventoría o supervisión a los 15 días calendario posteriores a la firma del acta de inicio, para su
aprobación e implementación en la bodega de almacenamiento y distribución; este debe estar acorde a lo establecido en
el capítulo VI, artículo 26 de la Resolución 2674 de 2013 y las demás normas que lo complementen, el cual debe incluir
como mínimo: objetivos, alcance, política de calidad, responsable, procedimientos, cronogramas, listas de chequeo y
responsables de los siguientes programas: Programa de limpieza y desinfección, programa de desechos sólidos, programa
de control de plagas y programa de abastecimiento y suministro de aguas.
Adicional se debe contar con las fichas técnicas y hojas de seguridad de los insumos químicos a utilizar que permanecerán
en la bodega o planta y en cada EE, para verificación por parte de la Interventoría o Supervisión.
9. ANÁLISIS FISICOQUÍMICOS Y MICROBIOLÓGICOS
El comitente vendedor deberá allegar comunicación suscrita por su representante legal en el que asuma el compromiso
en caso de adjudicación de contar con un laboratorio externo que no sea de su propiedad, para la realización de los análisis
FISICOQUÍMICOS Y MICROBIOLÓGICOS que sean requeridos para el control de calidad durante toda la ejecución de la
negociación por el comitente comprador, manifestando adicionalmente que los mismos correrán por su cuenta y no
generaran un costo adicional para la entidad.
Diligenciar Anexo LABORATORIO CERTIFICADO PARA ANALISIS FISICOQUIMICO Y MICROBIOLOGICO
8. REVISIÓN Y ACEPTACIÓN DOCUMENTAL
No se tendrán en cuenta documentos que no se ciñan estrictamente a los requisitos solicitados.
Una vez adjudicada la operación, los documentos soporte de los requisitos del comitente vendedor deberán ser solicitados
por el comisionista comprador en la Unidad de Gestión de Estructuración de Negocios, al día siguiente que se celebre la
rueda de negocios antes de las 5:00 p.m., a fin de que ésta última los entregue al comitente comprador para la revisión,
aceptación o rechazo de los mismos, para lo cual contará con un máximo de dos (2) días hábiles contados a partir del día
siguiente a la negociación.
La sociedad comisionista compradora se obliga a informar a la Unidad de Gestión de Estructuración de Negocios mediante
certificación suscrita por el representante legal, manifestando el cumplimiento, aceptación o rechazo por parte del
comitente comprador de los documentos soporte de los requisitos de los comitentes vendedores como máximo el cuarto
(4) día hábil siguiente a la rueda de negociación, de no hacerlo se entenderá la aceptación de estos por parte del comitente
comprador.
9. OBLIGACIONES DE LA SOCIEDAD COMISIONISTA VENDEDORA Y COMITENTE
VENDEDOR
A continuación, se establecen las obligaciones propias de la ejecución de la negociación a cargo de la sociedad
comisionista vendedora y su comitente vendedor de obligatorio cumplimiento durante la ejecución de la negociación:
OBLIGACIONES DEL COMTENTE VENDEDOR PARA LA MODALIDAD DE RACIÓN PREPARADA EN CASA, a
continuación, se describen las obligaciones que deben asumir los operadores en relación con los contratos y propuestas
que suscriban para ejecutar el PAE:
1. Realizar los programas correspondientes a la fase de alistamiento en un máximo de cinco (05) días calendario, que podrán prorrogarse previa autorización del Supervisor, así: Presentación de los protocolos de Bioseguridad para prevenir contagios presentación de Plan de Saneamiento (limpieza y desinfección, debe estar documentado y líquidos), Plan de Capacitación mínimo 10 horas, Plan de pagos a las manipuladoras y Plan de Rutas. En los formatos autorizados por el MEN y aprobados por la ETC.
2. Garantizar que la bodega, el concepto sanitario y los equipos descritos en la propuesta mantengan las condiciones establecidas en el contrato y cumplan con las normas higiénico-sanitarias establecidas en la Resolución 2674 de 2013.
3. Presentar al Supervisor designado por el comitente comprador, como condición para entrega a satisfacción, dentro
de los diez (10) primeros días calendario contados a partir del vencimiento de cada mes, informe sobre el grado de
avance operativo, administrativo y financiero de la negociación mediante el sistema de monitoreo y control
establecido.
4. Prestar el servicio de Suministro de alimentación al escolar, en los Establecimientos Educativos designados por la
Secretaría de Educación del Municipio de Cúcuta a los titulares de derecho del SIMAT, indicados en la lista de
priorización por el Ente Territorial a través del funcionario designado para tal efecto. El Supervisor designado por el
comitente comprador podrá realizar solicitud por escrito de la redistribución de cupos, en el caso que se crea
pertinente según los movimientos del SIMAT y estos deberán ser acatados en el mes inmediatamente siguiente.
5. Implementar, como condición para entrega a satisfacción, los controles necesarios para garantizar la entrega de los
alimentos a los Establecimientos Educativos en las cantidades requeridas, de manera oportuna, conforme a las
características, condiciones de inocuidad y calidad exigidas en las fichas técnicas del «Anexo No. 1 -Aspectos
Alimentarios y Nutricionales» Resolución 006 y 007 de la UAPA.
6. Entregar únicamente la Ración para Preparar en Casa al acudiente que acredite el parentesco con el beneficiario,
solicitando que porte el documento de identificación original del estudiante.
7. Conformar mensualmente una base de datos digital que contenga la información detallada de las entregas de las
raciones para preparar en casa en todas las IE.
8. Realizar difusión positiva del PAE en las diferentes redes sociales y /o medios de comunicación.
9. Aportar la información de las manipuladoras de alimentos y auxiliar de bodega, que contenga como mínimo: copia
del certificado de capacitación básica en manipulación de alimentos, exámenes médicos (KOH de uñas, Frotis
Faríngeo, Coprológico), certificados médicos de aptitud laboral, hoja de vida en la que certifique la mayoría de edad
y alfabetismo. Cada vez que se realice un cambio de personal se debe cumplir con este requisito.
10. Dotar mínimo de dos uniformes de color claro al personal manipulador de alimentos de acuerdo con lo establecido
en la Resolución 2674 de 2013 y que contengan pantalón, camisa o bata blanca (no deben poseer botones, sólo
cremalleras, cierres o broches y sin bolsillos de la cintura hacia arriba), uso de maya o gorro que cubra completamente
el cabello, tapabocas y delantal plástico para las actividades de aseo y limpieza, y zapatos antideslizantes, de color claro,
cubiertos y en material no poroso (no tela), el operador debe establecer cronograma de uso de dotación; con el fin de
garantizar la higiene personal.
11. El comitente vendedor deberá designar el personal manipulador necesario y suficiente para el desarrollo de las
obligaciones propias de la ejecución de la operación, tales como preparación de la ración y su distribución, pero en todo
caso, se aclara que el comitente comprador en todo caso, tendrá la facultad de solicitar al comitente vendedor la
designación de un número mayor de manipuladores y/o operaria para la atención de la obligación.
12. Contratar mínimo el 20% de la comunidad educativa (padres de familia) como manipuladores para la operación del Programa según lo estipulado en la ley 2042 de 2020.
13. Entregar los productos en el paquete alimentario APROBADOS por la Secretaría de Educación Municipal y
realizar cambios solo en los casos contemplados en la Resolución 29452 de 2017, previa autorización del supervisor y/o
Coordinador. se precisa que además de las condiciones técnicas exigidas por la resolución 29452 de 2017.
14. Aplicar, como condición para entrega a satisfacción, la lista de intercambios en caso de que no haya disponibilidad
de un alimento del paquete alimentario planeado, el alimento faltante se debe intercambiar por otro que se encuentre en
la lista de intercambios, según Anexo 1 de la Resolución 0006 de 2020. Previa aprobación de la ETC. Realizar cambios
solo en caso de: falta de disponibilidad de un alimento de acuerdo con la lista de intercambios definidos. Por lo que se
autoriza 6 intercambios por ciclo y para el alimento proteico solo se permite dos intercambios por ciclo.
15. Atender, como condición para entrega a satisfacción, las solicitudes y visitas a las unidades de servicio, bodegas,
plantas y sedes administrativas que realicen representantes del MEN o de la Alcaldía de Cúcuta a través de la
supervisión y/o interventoría del programa de alimentación al escolar, y/o las efectuadas por los diferentes Entes de
Control y/o actores de este.
16. Utilizar, como condición para entrega a satisfacción, las bodegas de ensamble, plantas de ensamble y/o
producción para el manejo exclusivo de los alimentos conforme a la normatividad sanitaria vigente, adecuarlas conforme
con las normas higiénico-sanitarias establecidas en la Resolución 2674 de 2013, la bodega y planta de ensamble y
dotarlas mínimo con los siguientes equipos e instrumentos necesarios para controlar y garantizar las condiciones de
calidad e inocuidad de los alimentos: Balanzas, grameras, termómetros, canastillas y estibas. Dichos equipos e
instrumentos deben estar fabricados con materiales que cumplan las especificaciones sanitarias establecidas en la
normatividad vigente.
17. Como condición para entrega a satisfacción, dar respuesta oportuna y verificable a los requerimientos realizados
por los Entes de Control, Interventoría, Supervisión, MEN, y demás actores que participan en el PAE.
a) Responder en un máximo de cinco (5) días hábiles las solicitudes, requerimientos, realizados por la supervisión y/o
interventoría del programa, o por los diferentes Entes de Control que conduzcan a un mejor cumplimiento de las
obligaciones establecidas en la negociación. Cuando un ente de control haga un requerimiento con un término
menor, se deberá acoger el plazo que se les hará saber en el oficio o correo que envíe la Secretaría de educación
con el requerimiento.
b) Responder en un término máximo de cinco (5) días hábiles las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias recibidas
por los Comités de Alimentación Escolar y/o la Comunidad Educativa en general.
c) Diseñar en un máximo de cinco (5) días e implementar en los plazos establecidos, planes y acciones de mejora con
base en los incumplimientos evidenciados durante las visitas realizadas por el equipo de supervisión y/o interventoría
y notificarlos en los tiempos establecidos.
18. Contar con acta de inspección sanitaria o certificado expedido por la entidad competente del ente territorial donde se encuentre ubicada la bodega y planta de ensamble, con fecha no superior a diez (10) meses, y tener concepto favorable el cual debe mantenerse durante la ejecución de la negociación.
19. Contar, como condición para entrega a satisfacción, con el personal suficiente, idóneo y competente para desarrollar adecuadamente las diferentes etapas del Programa, el cual debe cumplir con los requisitos, experiencia, habilidades y obligaciones, contenidas en el lineamiento técnico administrativo del PAE y en la normatividad sanitaria vigente, de igual manera asegurar la continuidad de las actividades y la garantía de los recursos físicos, humanos, tecnológicos, logísticos y materiales necesarios para el buen desarrollo del programa.
20. Realizar la entrega de los paquetes en vehículos que posean la documentación reglamentaria y que cumplan con los requisitos exigidos en la Resolución 2505 de 2004 y la Resolución 2674 de 2013 del Ministerio de Transporte y del Ministerio de Protección Social respectivamente y demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.
21. Realizar remisión de entrega de paquetes a cada Establecimiento Educativo en el formato establecido por la UAPA
y/o Supervisión, dicho formato debe estar firmado por el Manipulador de Alimentos que recibe y por un Representante
del Establecimiento Educativo, previo conteo y revisión del cumplimiento de las especificaciones técnicas de
alimentos.
22. Reponer, como condición para entrega a satisfacción, los faltantes de alimentos o las devoluciones de estos que no
cumplan con las características establecidas en las fichas técnicas, en un tiempo no mayor a 24 horas después de
evidenciarse el faltante o realizarse su rechazo. El formato de reposición o entrega de faltantes debe corresponder
al establecido por el MEN y debe ser firmado por el manipulador de alimentos que recibe y por un representante del
establecimiento educativo, previo conteo y revisión del cumplimiento de las especificaciones técnicas de dichos
alimentos. De este formato se debe entregar copia al Coordinador del PAE de cada Institución Educativa.
23. Garantizar que los productos alimenticios que por sus características lo requieran, posean el registro sanitario,
permiso o notificación sanitarios conforme a lo establecido en la normatividad vigente.
24. Entregar durante la ejecución de la negociación alimentos que cumplan con las condiciones de rotulado, establecidas
en la Resolución 5109 de 2005 y Resolución 333 de 2011 del Ministerio de Protección social y demás normas que
lo modifiquen, adicionen o sustituyan.
25. Cumplir durante la operación con la entrega de los insumos para desarrollar las actividades de limpieza y desinfección de acuerdo con los protocolos de bioseguridad y la Resolución 666 de 2020.
26. Realizar como mínimo tres (3) actividades en proceso de hábitos y estilos de vida saludable que sumadas cubran el
10% de niños, niñas y adolescentes beneficiarios del programa. Apoyar las acciones, estrategias, actividades o
programas para el fomento de hábitos de alimentación saludables siguiendo los lineamientos de la Secretaria de
Educación de la Entidad Territorial y/o del UAPA.
27. Realizar, como condición para entrega a satisfacción, tres (3) visitas de verificación aleatorias a los Proveedores
Locales, mensualmente, a fin de garantizar las condiciones del establecimiento y cumplimiento de la Resolución
2674 de 2013 del Ministerio de Salud y Protección Social, teniendo en cuenta como visita prioritaria a aquellos
proveedores que suministren alimentos catalogados de mayor riesgo en salud publica según la Resolución 719 de
2015 del Ministerio de Salud y Protección Social. Si la visita no es satisfactoria, se deberá generar un Plan de
Mejoramiento y su respectivo seguimiento. Los soportes de las visitas deben verse reflejadas en el Informe Técnico
mensual.
28. Garantizar, como condición para entrega a satisfacción, que el personal manipulador y administrativo se encuentre
afiliado al Sistema de Seguridad Social en Salud como mínimo en el régimen subsidiado, afiliar al personal
manipulador de alimentos al sistema de pensión y riesgos laborales y pagarles los salarios y prestaciones sociales
conforme a lo establecido en el Código Sustantivo del Trabajo. El plazo para el pago de los salarios de sus empleados
es máximo cinco (5) días hábiles, después de cumplir el mes de servicio y debe presentar para efectos del pago,
mensualmente el soporte de pago de las prestaciones sociales del personal manipulador retirado durante dicho mes
y de todo el personal, al terminar la operación.
29. Si en los procesos de manipulación un empleado presenta síntomas o diagnóstico de una enfermedad que ponga en riesgo la inocuidad de los alimentos, como condición para entrega a satisfacción, este debe ser retirado de la labor y reemplazado, en tanto se resuelva su cuadro sintomático. Por causas como gripe, infecciones de faringe, infecciones pulmonares, irritaciones cutáneas infectadas, diarreas, vómito, herida, laceraciones, hongos en uñas de manos, o por circunstancias el manipulador de alimentos debe ser reemplazado el mismo día de la evidencia del síntoma o de emitida la incapacidad.
30. Implementación, como condición para entrega a satisfacción, de un programa de salud ocupacional y seguridad industrial. Dotar de botiquín a cada una de las unidades de servicio según el Decreto Único Reglamentario de Trabajo 1072 de 2015.
31. Facilitar, como condición para entrega a satisfacción, la información requerida y participar en las reuniones de los
Comités de Alimentación Escolar en las Instituciones Educativas y/o Comités de Seguimiento al PAE a las que sea
convocado.
32. Constituir, como condición para entrega a satisfacción, y oportunamente para aprobación y custodia del comitente
comprador las garantías exigidas en esta Ficha Técnica.
33. Informar, como condición para entrega a satisfacción, de inmediato por escrito a la Entidad Contratante, al Supervisor
y/o Interventor y al Rector de la Institución Educativa, las deficiencias identificadas, los daños o fallas frente a las
condiciones de infraestructura y equipos que impidan el adecuado funcionamiento del Programa de acuerdo con lo
establecido en la Resolución 29452 de 2017 del Ministerio de Educación Nacional.
34. Para demostrar el cumplimiento del análisis nutricional el comitente vendedor allegará en la fase de alistamiento, las
fichas técnicas que contengan el análisis químico y nutricional para cada alimento que compone la ración expedido
por el proveedor, para efectos de verificación se requiere que el comitente vendedor allegue los etiquetados
nutricionales avalados por el INVIMA mediante registro de los diferentes componentes de la Ración.
35. Efectuar , como condición para entrega a satisfacción, seguimiento y registro de complementos alimentarios
entregados y de estudiantes atendidos por cada Institución Educativa, de acuerdo con el procedimiento establecido
para el pago, en los formatos diseñados por el MEN y/o SEM; así mismo, efectuar el seguimiento y registro de raciones
y entregarlo a la supervisión y/o interventoría del contrato, junto con el consolidado mensual de las raciones no
entregadas donde se indiquen los recursos no ejecutados por este concepto.
36. Apoyar, como condición para entrega a satisfacción, los procesos que desarrollen las Entidades Territoriales para
promover los mecanismos de participación ciudadana y de control social del programa.
37. Mantener, como condición para entrega a satisfacción, absoluta reserva de la información del comitente comprador
que conozca con ocasión de la ejecución de la negociación y en todo caso evitar que sea utilizada para fines
personales.
38. Identificar y señalizar, como condición para entrega a satisfacción, con avisos elaborados en material lavable y
resistente las diferentes áreas donde se entregan los productos; siendo claros en las normas de Bioseguridad
39. Especificar, como condición para entrega a satisfacción, en el informe mensual, el consolidado de raciones
entregadas diariamente, mensualmente y la población beneficiaria según: Institución Educativa, sede, corregimientos,
comunas, grado escolar y enfoque diferencial, lo cual deberá realizarse en el formato autorizado por el MEN.
40. Realizar, registrar y reportar, como condición para entrega a satisfacción, las compras locales mensuales y presentar
en el Informe Técnico mensual, la relación de los proveedores, productos y servicios comprados, teniendo en cuenta
la Ley 2046 de 2020, presentándolo en el formato autorizado por el MEN. Según anexo de Resolución 29452 de
2017-«Anexo N° 3. Compras locales» (anexo publicado en el siguiente link
http://www.mineducacion.ov.co/rortal/micrositios-preescolarbasicaymedia/Programa-de-Alimentacion-Escolar-PAE-
/Documentos-v- Formatos/358483: Decretos-Resoluciones-y-Circulares).
41. Presentar compras locales por un 30%, entendidas como aquellas que se realicen en el ámbito municipal o
departamental, y el nombre del proveedor, producto a comprar y ubicación geográfica.
42. Obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales, evitando cualquier tipo de dilaciones y trabamientos
que afecten el objeto de la negociación.
43. No acceder a peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la Ley con el fin de obligarlo a hacer u omitir
alguna ley acto o hecho en contra de la Ley. Cuando se presentaran tales peticiones o amenazas, deberá informar
inmediatamente de su ocurrencia al contratante, y/o a las demás autoridades competentes para que ellas adopten
las medidas correctivas que fueren necesarias. El incumplimiento de esta obligación y la celebración de pactos o
acuerdo prohibidos darán lugar a la aplicación de causal de incumplimiento de la negociación.
44. Mantener en las sedes educativas y administrativa una carpeta en físico con la información de los manipuladores de
alimentos y operarios, que contenga como mínimo: copia del certificado de capacitación básica en manipulación de
alimentos, exámenes médicos (KOH de uñas, Frotis Faríngeo, Coprológico), certificados médicos de aptitud laboral,
hoja de vida en la que certifique la mayoría de edad y alfabetismo. Cada vez que se realice un cambio de personal
se debe cumplir con este requisito.
45. Para el personal externo que visite la bodega y planta de ensamble el operador deberá contar con un mínimo de:
Gorros, tapabocas desechables y una bata.
46. Asegurar la continuidad de las actividades y la garantía de los recursos físicos, humanos, tecnológicos, logísticos y
materiales necesarios para el buen desarrollo del programa.
47. Garantizar en las actividades a desarrollar para la ejecución del programa un enfoque que propenda por la
conservación del medio ambiente y por las buenas prácticas ambientales.
48. Desarrollar la operación del PAE de acuerdo con el plazo, especificaciones y a los lineamientos técnicos
administrativos y estándares del MEN.
49. Para efectos de garantizar exclusividad en los vehículos dispuestos en el programa de Alimentación Escolar, e
igualmente generar publicidad y sentido de pertenencia los comitentes vendedores deberán implementar en los
vehículos la información correspondiente al Programa de Alimentación Escolar incluidos logos institucionales en vinilo
adhesivo plastificado de acuerdo con las medidas de los laterales del furgón (aprox 1,7 x 1 mt) para cada uno de los
vehículos utilizados para la distribución de raciones preparada en casa es opción del comitente vendedor utilizar el
vinilo adhesivo plastificado o la lona en banner que cumpla con las dimensiones establecidas. El diseño de este vinilo
o banner de identificación será aprobado por la Entidad Territorial en la etapa de alistamiento. Si durante la ejecución
se presentan cambios en los vehículos aprobados por el comitente comprador el comitente vendedor deberá allegar
los documentos del vehículo y solicitar la aprobación del cambio de este ante la comitente compradora.
50. Realizar en la fase de alistamiento el plan de saneamiento básico para bodega por escrito que incluya:
✓ Programa de limpieza y desinfección: a. Objetivos. b. Productos químicos a utilizar con fichas técnicas c. Cuadro
de preparación de soluciones, usos, procedimientos y tipos de aplicación. d. Formatos de monitoreo y control
✓ Programa de residuos sólidos y líquidos con un contenido mínimo de: a. Objetivos b. Tipos de residuos c.
Procedimientos de separación en la fuente, almacenamiento y disposición final d. Código de colores para manejo
de los residuos e. actividades que propendan por la conservación del medio ambiente y por las buenas prácticas
ambientales, durante la ejecución del programa f. Formatos de monitoreo y control.
✓ Programa de control de plagas, con un contenido mínimo de: a. Objetivos b. Caracterización de plagas c. Tipo
de control (físicos y químicos) d. Periodicidad y métodos de aplicación sustancias químicas con fichas técnicas e.
Empresa que prestará el servicio de fumigación y control de plagas y vectores f. Certificado de fumigación y control
físico de vectores, en bodegas y unidades de servicio expedido por empresa certificada. (Dentro de los informes
periódicos que el operador debe presentar a la entidad territorial, equipo PAE del Municipio y/o interventoría, deberá
incluir los avances en ejecución correspondientes a cronograma de capacitación de manipuladores de alimentos,
acciones preventivas y correctivas y demás actividades plasmadas en el plan de saneamiento básico para soportar
su cumplimiento).
✓ Programa de abastecimiento de agua, de acuerdo con lo establecido en la Resolución 2674 de 2013 que
contenga como mínimo: a. Objetivos. b. Descripción general de la disponibilidad y calidad del agua con la que se
cuenta en las instituciones y centros educativos adjudicados (de acuerdo con diagnóstico realizado). c. Estrategias
a implementar para garantizar el servicio de potabilidad del agua. d. Formatos de monitoreo y control. e. Planeación
de acciones conjuntas con la entidad competente, para garantizar el abastecimiento del agua potable para el
servicio de alimentación. f. Actividades de limpieza periódica de tanques de almacenamiento. g. Prácticas de ahorro
y cuidado del agua. h. Acciones a aplicar en casos de contingencia como derrames de sustancias químicas a las
fuentes de agua, suspensión del servicio o emergencias específicas.
✓ Programa de Residuos sólidos y líquidos: Implementar un sistema de clasificación de los residuos generados
en la bodega de proceso. Determinar la frecuencia y el método para la recolección de las basuras internas. Realizar
el adecuado manejo de los desechos sólidos, de acuerdo con un código de colores y procedimientos establecidos.
Establecer la disposición de los desechos líquidos con el fin de evitar impactos ambientales negativos. Formatos
de monitoreo y control.
✓ Programa de Seguridad y salud en el trabajo: Adoptar el protocolo general de bioseguridad para todas las
actividades de tal manera que permita minimizar los factores que pueden generar la transmisión del COVID-19,
riesgos e incidentes laborales, así como el cumplimiento de otras medidas de ley aplicables.
51. Contar con certificado emitido por la secretaria de salud, que dé cuenta de la aprobación del protocolo de bioseguridad
que aplicará el comitente vendedor durante la ejecución de la negociación.
52. Identificar y señalar cada una de las áreas en material sanitario, delimitando cada espacio físico utilizado en los
diferentes procedimientos de acuerdo con la infraestructura de éste, así: área de recibo de alimentos, área de
almacenamiento, área de distribución y área de lavado de acuerdo con lo establecido en la Resolución 2674 de 2013.
53. Establecer rutas, periodicidad y días de entrega de víveres a cada sede educativa de acuerdo con los cupos
adjudicados en cada una de ellas.
54. Elaborar y ubicar en lugar visible un formato de visibilidad, el cual debe contener la siguiente información a.
Fecha de suscripción y numero del contrato. b. Fecha de iniciación del servicio. c. Días de atención. d. Número de
manipuladores(as) de alimentos en el servicio de alimentación escolar. e. Número de raciones. f. Número de titulares
de derechos. g. Línea de Atención al Ciudadano y correo electrónico que determine el ente territorial, para la
atención de peticiones, quejas y reclamos.
55. Cumplir durante la ejecución de la negociación con lo estipulado en la Resolución 5109 de 2005, la Resolución 333
de 2011 y las demás normas vigentes acerca del empaque y rotulado de todos los alimentos.
56. Realizar los recorridos de entrega de alimentos e insumos de limpieza y desinfección, de acuerdo con el
cronograma de rutas y periodicidad de entrega establecida en la etapa de alistamiento.
57. Contar con una carpeta física en bodega y otra en cada uno de los vehículos transportadores, que
contengan el acta de inspección sanitaria del vehículo otorgada por cada ente municipal de salud, el
certificado de capacitación básica en manipulación de alimentos, para el conductor y su ayudante (en caso de
tenerlo), mantenimiento de unidades de frío, la matrícula del vehículo, copia del SOAT, copia de la licencia
de conducción y la ficha técnica del vehículo donde se especifique capacidad, y condiciones del mismo.
58. Registrar las actividades de limpieza, desinfección y control de residuos realizadas, de acuerdo con los programas
ofrecidos.
59. Realizar remisión de entrega de víveres para cada institución y centro educativo, en la cual se relacione el nombre
de la Sede Educativa, el nombre del docente encargado, el número de cupos adjudicados y atendidos, la modalidad
de atención, los días de atención para los cuales se están enviando los víveres, el tipo de alimento, la unidad y
cantidad de entrega y un espacio de observaciones. Debe ser firmada por el manipulador de alimentos que recibe
y por un representante de la Sede Educativa, previo conteo y revisión del cumplimiento de las especificaciones
Técnicas de alimentos. Entregar copia en la Institución Educativa.
60. Evidenciar por escrito por parte de quien recibe los alimentos los faltantes o devoluciones por no cumplimiento de las
características propias de los alimentos.
61. Reponer devoluciones o entregar faltantes de alimentos antes de la entrega de la ración preparada en casa de
acuerdo con lo planeado por ciclo de menú estipulado. Cada entrega debe ser firmada por el manipulador de
alimentos que recibe y por un representante de la Sede Educativa, previo conteo y revisión del
cumplimiento de las especificaciones técnicas de alimentos. Entregar copia en la Institución Educativa.
62. Implementar en cada unidad de servicio una bitácora debidamente foliada que diligenciara el personal manipulador
de alimentos del operador.
63. Desde el inicio de la operación el comitente vendedor deberá adquirir insumos y víveres de óptima calidad con destino
a estudiantes beneficiarios del programa de alimentación escolar PAE. De igual forma dará cumplimiento a la ley 9
de 1979, capítulo V y en general a todas las resoluciones y normas relacionadas con alimentos y las que modifiquen
total o parcialmente algunas de las anteriores.
64. El comitente vendedor debe contar con un LABORATORIO EXTERNO que no sea de su propiedad, para ejecutar la
vigilancia de la calidad.
65. El comitente vendedor debe realizar monitoreo microbiológico y fisicoquímico establecido, durante la ejecución de la
negociación, a la ración, para el cual debe contar con el acompañamiento del equipo supervisor y/o interventoría, de
acuerdo con lo establecido en el sistema de aseguramiento de calidad implementado por la empresa. El comitente
vendedor debe presentar a la Interventoría y/o supervisión, el cronograma con el plan de muestreo a los quince (15)
días calendario de inicio de la operación para su posterior verificación y aprobación. Los resultados de los análisis
deberán encontrarse dentro de los rangos aceptados para cada indicador, de acuerdo con la legislación vigente. Los
resultados deben ser entregados por el laboratorio en un término máximo de siete (7) días hábiles y remitidos por el
comitente vendedor a la Interventoría o supervisión del programa en los dos (2) días hábiles siguientes a la entrega
de estos, para su evaluación y certificación de liberación de productos.
66. El comitente vendedor realizara análisis microbiológico: (muestreo manipuladoras, superficies, ambiente, agua) y
físico químicos establecidos, en un 10% del total de instituciones atendidas, tres (3) veces durante la ejecución de la
negociación. Los resultados microbiológicos de Ración se deben entregar certificado de liberación donde se
identifique claramente lote, fecha de vencimiento, fecha de elaboración de análisis, concepto de análisis y mes al que
corresponde dicho reporte, por parte de los proveedores. Siguiendo con el Plan de muestreo donde se debe identificar
las Instituciones Educativas donde se realizarán las muestras aleatoriamente las cuales deberán ser aprobadas por
la supervisión en la etapa de alistamiento.
67. Entregar mensualmente a la supervisión los análisis de trazabilidad de la Ración RPC.
68. El comitente vendedor deberá adjuntar documentación de habilidad y oficio de intención por parte del Laboratorio y
registro INVIMA vigente por parte de los proveedores de los alimentos de la Ración como evidencia de compromiso
en el cumplimiento.
69. Una vez obtenidos los resultados de los exámenes microbiológicos el comitente vendedor deberá iniciar de inmediato
las acciones requeridas para aquellos que estén por fuera de los rangos aceptados en un período no superior a cinco
(5) días hábiles, para su subsanación.
70. El comitente vendedor deberá garantizar durante toda ejecución de la negociación el servicio de un laboratorio con
concepto higiénico sanitario favorable vigente.
71. Diseñar e implementar planes y acciones de mejora con base en los incumplimientos presentados en las visitas
de seguimiento del Equipo PAE e interventoría y/o supervisor.
72. Efectuar seguimiento y registro de raciones entregadas y titulares de derecho atendidos, por cada sede educativa, de
acuerdo con el procedimiento establecido por el ente contratante como soporte de pago.
73. La entrega se realizará mensualmente para un ciclo de 20 días en todas las sedes educativas priorizadas en el
Programa de Alimentación Escolar – PAE del Municipio Cúcuta. Conforme con las siguientes indicaciones:
✓ Los Rectores, Directores Rurales, convocan solamente a los padres, madres de familia o acudientes de los titulares
de derechos registrados validados por el Rector, a través de los diferentes medios de que disponen (plataforma
institucional, WhatsApp, teléfono y otros), conforme a la logística expuesta a continuación, informando a la
comunidad educativa que participa en este proceso de entrega, tener cuenta las orientaciones y recomendaciones,
emitidas en la Circular, para garantizar que este proceso sea exitoso.
✓ Los Rectores realizarán la convocatoria a padres, madres de familia o acudientes, de los titulares de derechos
registrados y validados indicando, el día por grados y la hora establecida por orden alfabético del apellido del
estudiante.
✓ Solo debe asistir un adulto por estudiante de los registrados y validados por la Institución Educativa. La entrega de
los paquetes alimentarios NO es posible hacerla a personas menores de 18 años.
✓ Llevar el documento de identidad del menor (bien sea tarjeta de identidad, registro civil, carné estudiantil o carné
de seguro estudiantil), así mismo el documento de identidad del padre, madre de familia o acudiente.
✓ En caso de que el padre de familia o acudiente no pueda presentarse a recibir el paquete alimentario, únicamente
se entregara el mismo previa autorización escrita y firmado por las partes, presentado en físico. El nombre de los
firmantes debe ir como aparece en la cedula.
✓ El uso de tapabocas es obligatorio durante la entrega de los paquetes y permanencia en la Institución educativa y
cada padre, madre de familia o acudiente llevará un lapicero de tinta negra para la firma en el formato de entrega;
esto con el fin de evitar riesgo de contagio.
✓ Antes de retirarse de la Institución Educativa, el padre, madre o acudiente revisará los paquetes para verificar la
calidad de los productos del paquete alimentario.
✓ En el paquete alimentario encontrará la información respecto al uso de los alimentos, recomendaciones de consumo
diario, de inocuidad y conservación de los mismos.
✓ Debido a que los operadores entregarán los paquetes alimentarios el mismo día de la entrega, la Institución
Educativa debe habilitar un espacio o salón ventilado, limpio, desinfectado y protegido, para almacenamiento de
los paquetes, con el fin de garantizar la calidad, conservación y custodia de los mismos.
✓ Para el transporte y almacenamiento de las raciones se deberá cumplir con los debidos protocolos de limpieza y
desinfección para garantizar las condiciones de calidad e inocuidad requeridas en el programa.
✓ El operador llevará las raciones Preparada en Casa en empaques que propendan por la calidad de los alimentos
almacenados, los cuales serán transportados en carros de carga seca o refrigerados con distintivos alusivos al
Programa PAE, a los cuales previamente se les realizará el debido proceso de limpieza y desinfección, así como a
las canastillas en las cuales son transportados los paquetes alimentarios. Se requiere que el tamaño de la bolsa se
ajuste a la cantidad de complementos suministrados.
✓ Garantizar el ingreso a los padres, madres de familia o acudientes al patio o sitio protegido, habilitado en la
Institución Educativa, con el fin de que no se presenten filas al ingreso o salida de las Instituciones.
✓ Organizar los espacios donde se hará la entrega del componente alimentario. Para esto, se disponen de sillas a
distancias de dos metros que permita el orden en el lugar, sin que haya contacto entre las personas, en un espacio
al aire libre o con ventilación constante, así mismo, disponer un espacio para que el padre, madre o acudiente
verifique la calidad de los productos de los paquetes alimentarios, antes de salir de la Institución Educativa.
✓ El operador deberá tener impresas las planillas por grado y en orden alfabético de apellido de cada titular de
derecho, en tamaño de letra legible, registro por hoja, en cada sede educativa.
✓ La persona encargada de las planillas deberá diligenciar los datos del padre, madre o acudiente en el formato, de
tal forma que el adulto solo firme y se evite aglomeraciones; es importante mencionar que las únicas planillas que
se deben firmar, son las que ha impreso el operador en el formato estipulado por la Unidad Administrativa Especial
de Alimentación Escolar, para evitar la demora en la atención al público. El operador entregara a la Institución
Educativa copia en físico o correo electrónico de la planilla de titulares de derecho y planilla de suplentes, a más
tardar al día siguiente de la entrega total de los paquetes alimentarios.
✓ Se solicita realizar la entrega de los paquetes alimentarios a los titulares de derechos hermanos de diferentes
grados de escolaridad el primer día en que el padre, madre o acudiente le corresponda según la circular, esto con
el ánimo de agilizar y facilitar la entrega y de esta manera cumplir con el protocolo de aislamiento.
✓ Se realizará protocolo de suplencia en caso de ser necesario, durante toda la semana de entrega, previa
concertación con el Rector de la Institución Educativa, de los paquetes alimentarios que no fueron reclamados por
los padres de familia o acudiente de los titulares de derechos.
✓ Asignar a un delegado (un integrante del Comité CAE o de la Junta Directiva de Padres de Familia), para recibir y
firmar la planilla de remisión de los paquetes alimentarios, previamente verificada las cantidades y firmar la planilla
de control de raciones una vez termine la entrega de las mismas.
✓ El Rector se encargará de firmar en cada planilla de entrega en el espacio asignado para tal fin: Nombre del
Rector(A) y firma del Rector(A).
✓ Todo el personal que acompañe la actividad se debe encontrar debidamente identificado y contar con el tapabocas.
Así mismo atendiendo la Resolución 666 de 24 de abril de 2020, las medidas que han demostrado mayor evidencia
para la contención de la transmisión del virus son: lavados de manos, distanciamiento social y uso de tapabocas y
se debe fortalecer la limpieza y desinfección de los elementos e insumos de uso habitual.
✓ Cumplir con las orientaciones dadas por el Ministerio de Salud en las Instituciones Educativas, debido a que habrá
interacción con otras personas.
✓ El operador deberá garantizar a sus operarios (manipuladoras, conductores y supervisores) los insumos requeridos
y entregará en cada sede educativa, gel alcohol o alcohol al 70% para que cada padre, madre o acudiente se
desinfecte las manos antes de recibir el paquete alimentario y adicionalmente alcohol al 70%, para desinfectar el
lapicero en caso de ser utilizado, siguiendo el protocolo COVID-19 expedido por la ETC.
✓ El operador garantizará el personal operativo necesario de forma permanente durante los días de suministro para
la entrega de los paquetes alimentarios, según las necesidades de cada sede educativa. Diariamente el personal
manipulador de alimentos debe verificar cada paquete previo a la entrega, de tal forma que identifique que los
componentes que lo integran se encuentren completos y a conformidad de acuerdo a lo requerido por el programa,
esta acción debe quedar consignada en la bitácora del Operador.
✓ Es responsabilidad del operador garantizar que el área de almacenamiento y distribución de las raciones cumpla
con las condiciones de limpieza y desinfección dando cumplimiento al plan de saneamiento básico. Las
Instituciones Educativas garantizaran el aseo y desinfección en las instalaciones, antes, durante y después de las
entregas del paquete alimentario.
✓ En caso de requerir reposición de los productos entregados en los paquetes alimentarios a los titulares de derecho,
se deben comunicar con la Institución Educativa o a los teléfonos mencionados en la hoja de menú y
recomendaciones.
✓ En caso de visitas por parte de los Entes de Control o Veedurías deben solicitar el cumplimiento de las Buena
Prácticas de Manufactura-BPM y normas de Bioseguridad ante el COVID-19.
✓ Solo pueden manipular y revisar los paquetes alimentarios el padre, madre o acudientes de los titulares de derecho
registrados y validados.
74. PROTOCOLO DE BIOSEGURIDAD
PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO HIGIÉNICO DE LOS ALIMENTOS EN EL MARCO DERIVADO DE LA
PANDEMIA COVID-19.
El personal manipulador, llega a la institución educativa con ropa particular y luego se coloca la dotación reglamentaria:
camisa y pantalón de manipulador de alimentos, gorro, tapabocas no de tela (desechable o N95), zapatos cerrado acorde
al decreto 2674 del 2013, guantes quirúrgicos no plásticos, como mínimo 3 pares para toda la jornada. Se requiere
mantener una distancia de mínimo 2 metros con los padres, madres o acudientes. Las medidas de bioseguridad también
aplican para el personal encargado de transportar los paquetes alimentarios (conductores y auxiliares) quienes deberán
realizar lavado de manos antes de descargar las canastillas con los complementos y al salir de la sede educativa. El
operador debe asegurar que su personal operativo cuenta con información clara sobre estas medidas:
• Realizar desinfección de suelas de zapatos y/o botas del personal manipulador, supervisor logístico, conductores y
auxiliares.
• Se debe realizar un correcto lavado de manos de acuerdo a procedimiento emitido por la OMS, éste debe ser de 40
a 60 segundos y en promedio cada 2 horas. El uso de guantes no exime el correcto lavado de manos. El operador
deberá garantizar jabón líquido y toallas desechables para el lavado de manos de su personal en cada sede educativa.
• Se requiere que el manipulador de alimentos realice actividades de limpieza y desinfección del lugar para el
almacenamiento y la distribución de los paquetes alimentarios previamente a la entrega, así como desinfección de
ambientes por aspersión (donde aplique) y de mesas o superficies donde se van a colocar los complementos según
corresponda. Para ello, el operador dispondrá de solución de hipoclorito de sodio (establecida en el plan de
saneamiento básico) en 200 ppm para garantizar la desinfección de estas superficies donde se ubicarán las raciones
antes de ser entregadas.
• El operador entregará en cada sede, gel alcohol o alcohol al 70% en espray para que cada padre de familia o acudiente
se desinfecte las manos antes de usar el lapicero (de obligatorio cumplimiento) y/o desinfectar el bolígrafo utilizado
para el diligenciamiento de planillas después de cada uso, con; gel alcohol, alcohol al 70% o con la solución de
hipoclorito en 200 ppm. No se permite el uso de huellero.
• El personal manipulador y/o supervisor logístico portará correctamente su dotación durante toda la jornada, haciendo
sus respectivas pausas para hidratación y alimentación con cambio de guantes y lavado de manos de acuerdo a la
técnica mencionada anteriormente.
• Mantener distancia de mínimo 2 metros con los padres, madres o acudientes si no está diligenciando el formato. Los
padres de familia o acudientes también deben usar en todo momento el tapabocas. Si alguna persona siente necesidad
de toser se puede distanciar y tomar las medidas necesarias como toser sobre la parte interna del codo y desinfectarse
las manos.
• Una vez terminado la entrega, limpiar y desinfectar las superficies con hipoclorito de sodio en 200 ppm.
• Se requiere que, en bodega de cada operador, se garanticen los procesos de limpieza y desinfección de utensilios,
equipos, vehículos, superficies, infraestructura, durante todos los procesos de recepción, almacenamiento, embalaje y
distribución. Es necesario que el vehículo para el transporte de complementos alimentarios se desinfecte antes de
iniciar el proceso de cargue y al finalizar la ruta, incluida la cabina.
En caso de que durante la ejecución de la negociación se presenten circunstancias que impidan la adecuada prestación
del servicio ocasionada por deficiencia en las áreas de la bodega que no permitan mantener las líneas de flujos de los
procesos el operador procederá a realizar el respectivo cambio, previo aval de la interventoría y/o supervisión del programa.
75. Cumplir con las demás obligaciones descritas en los Lineamientos Técnico-Administrativos del programa y las que
se deriven de acuerdo con la naturaleza del contrato y las exigencias legales.
10.DESCUENTOS
Para la ejecución de la negociación el comitente comprador ha determinado la imposición de descuentos directos que de
antemano son aceptados por el comitente vendedor, con ocasión de hechos relacionados con la calidad y oportunidad en
la entrega de los bienes y la prestación del servicio, a fin de requerir al comitente vendedor el correcto y oportuno
cumplimiento de sus obligaciones, eventos que se incluyen a continuación y que al incurrir tienen un debido procedimiento
para realizar los descuentos teniendo evidencias en las visitas de seguimiento aleatorias a los comedores escolares y
teniendo en cuenta el resultado de las mismas se podrán imponer los descuentos establecidos en cualquier momento de
la negociación, en caso de que el comitente comprador a través del interventor lo considere necesario:
Descuento por Gramaje:
CAUSAL DE DESCUENTO POR GRAMAJE: Los descuentos al pago mensualizado se efectuarán cuando el comitente
vendedor no realice la entrega de la ración completa acorde a lo estipulado en las minutas patrón y la derivación, siempre
que sea violatorio de los rangos de tolerancia en gramajes establecidos (1- 2 gramos) y que sea repetitivo (sujeto a
segundos hallazgos para mismo rango etario y mismo establecimiento educativo).
PROCEDIMIENTO POR GRAMAJE:
1. En los casos de la modalidad ración preparada en casa RPC: La NO entrega de alguno de sus componentes genera la aplicación del procedimiento que a continuación se describe:
1. Primer hallazgo se debe adelantar plan de mejora por parte del comitente vendedor. 2. Segundo hallazgo se aplicará descuento sobre el total de la ración preparada en casa. 3. Tercer hallazgo generará aplicación del procedimiento sancionatorio establecido por el comitente comprador. 4. Cuarto hallazgo la interventoría informara al comitente comprador y esta a su vez enviara información a la bolsa
mercantil de Colombia sobre el reiterativo incumplimiento del comitente vendedor, para que se dé inicio al procedimiento de incumplimiento establecido por la Bolsa Mercantil.
PORCENTAJE DE DESCUENTO POR GRAMAJE TERCER HALLAZGO: se estipuló que por incumplimiento en
cualquiera de Ración Preparada en Casa, ante un tercer hallazgo se va a realizar un descuento de 0.5% del valor total de
la negociación, aplicando el procedimiento sancionatorio establecido por el comitente comprador.
Nota 1: La muestra de gramaje se realizarán con los equipos de medición certificados y calibrados por la interventoría o
supervisión y de propiedad de la misma.
Nota 2: se tendrá en cuenta la Resolución 16379 de 2003: Por la cual se reglamenta el control metrológico del contenido
de producto en pre empacados.
DESCUENTO CONDICIONES HIGIÉNICO-SANITARIAS: Cuando no se cumpla en la primera visita y se evidencie los
hallazgos del 10% o más de las sedes visitadas con respecto a las condiciones higiénico-sanitarias, establecidas en la
Resolución 2674 de 2013, Resolución 29452 de 2017 en cualquier etapa del proceso en almacenamiento (bodega),
transporte (vehículos), manipulación, que pongan en riesgo la salud de los titulares de derecho, genera la aplicación del
procedimiento que a continuación se describe:
1. Primer hallazgo se debe adelantar plan de mejora dentro de los 5 días hábiles siguientes por parte del comitente vendedor. Para cerrar el hallazgo se requiere previo reporte mediante informe de Interventoría o supervisión al comitente comprador.
2. En un segundo hallazgo se aplicaría el procedimiento sancionatorio establecido por el comitente comprador. 3. En un tercer hallazgo la interventoría informara al comitente comprador y esta a su vez enviara información a la
bolsa mercantil de Colombia sobre el reiterativo del comitente vendedor.
DESCUENTO POR RESULTADOS NO ACEPTABLES (LIMITES SUPERIORES) DE MUESTRAS MICROBIOLÓGICAS:
Cuando las muestras microbiológicas presenten limites superiores a los parámetros establecidos por el INVIMA, y sean
reflejadas por el muestreo que realiza el comitente vendedor o por el hallazgo en el muestreo que realiza la interventoría
o supervisión y/o el hallazgo en el muestreo que realiza la secretaria de salud en su visita de inspección vigilancia y control
al programa de alimentación escolar PAE, genera la aplicación del procedimiento que a continuación se describe:
1. Primer hallazgo se debe adelantar plan de mejora al comitente vendedor haciendo que tome nuevamente las muestras microbiológicas para subsanar y cerrar el hallazgo. La interventoría debe emitir informe extraordinario con la información pertinente, análisis y evidencias recolectadas con su respectivo cierre de la acción.
2. El segundo hallazgo repetitivo generara incumplimiento y se aplicara el procedimiento sancionatorio establecido por el comitente comprador.
3. En un tercer hallazgo la interventoría informara al comitente comprador y esta a su vez enviara información a la bolsa mercantil de Colombia sobre el reiterativo incumplimiento del comitente vendedor.
DESCUENTO PROVEEDORES: Cuando no cumpla con el pago oportuno a proveedores dispuesto para la operación del
programa (en un periodo superior a 60 días); genera la aplicación del procedimiento que a continuación se describe:
1. Primer hallazgo se debe requerir por parte de la interventoría o supervisión al comitente vendedor, para que realice cumplimiento inmediato de los pagos.
2. El segundo hallazgo repetitivo generara incumplimiento y se aplicara el procedimiento sancionatorio establecido por el comitente comprador.
3. En un tercer hallazgo la interventoría o supervisión informara al comitente comprador y esta a su vez enviara información a la bolsa mercantil de Colombia sobre el reiterativo incumplimiento del comitente vendedor.
DESCUENTO POR MANIPULADORES: Cuando el comitente vendedor no cumpla con el pago oportuno de remuneración
o pago de seguridad social al personal dispuesto para la operación del programa (en un periodo superior a 60), genera la
aplicación del procedimiento que a continuación se describe:
1. Primer hallazgo se debe requerir por parte de la interventoría o supervisión al comitente vendedor, para que realice cumplimiento inmediato de los pagos.
2. El segundo hallazgo repetitivo generara incumplimiento y se aplicara el procedimiento sancionatorio establecido por el comitente comprador.
3. En un tercer hallazgo la interventoría o supervisión informara al comitente comprador y esta a su vez enviara información a la bolsa mercantil de Colombia sobre el reiterativo incumplimiento del comitente vendedor.
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Nota 1: Ante los segundos hallazgos en CONDICIONES HIGIÉNICO-SANITARIAS, POR RESULTADOS NO
ACEPTABLES (LIMITES SUPERIORES) DE MUESTRAS MICROBIOLÓGICAS, DESCUENTO PROVEEDORES y
DESCUENTO POR MANIPULADORES se realizará un descuento de 0.2% del valor total de la negociación, aplicando el
procedimiento sancionatorio establecido por el comitente comprador.
INCUMPLIMIENTOS POR DESCUENTOS
Nota: Para solicitar el incumplimiento, no necesariamente se debe haber practicado efectivamente los descuentos a la
facturación, sino que una vez evidenciadas las causales que afecten la ejecución del programa, adicionales a las señaladas
como descuentos o en conjunto por parte de la interventoría se procederá a solicitar el incumplimiento.
PROCEDIMIENTO PARA LA APLICACIÓN DE DESCUENTOS Y PLANES DE MEJORA.
El procedimiento para la aplicación de descuentos directos y planes de mejora iniciará con la notificación del informe con
soportes emitido por parte del Interventor y/o Supervisor en el cual se precisan las observaciones respecto a las no
conformidades evidenciadas. Se realizará requerimiento al comitente vendedor para que emita respuesta; una vez llegue
la respectiva respuesta y en el evento de no desvirtuar las imputaciones realizadas, se deberá iniciar el trámite para la
aplicación del plan de mejora o descuento evidenciado y comprobado mediante un nuevo informe donde se ratifican los
descuentos aplicados:
Paso a seguir,
1. Esta (s) no conformidad (es) será (n) notificadas por la Interventoría y/o Supervisión por medio escrito mediante requerimiento, indicando claramente el tipo de no conformidad evidenciada, la fecha y donde se presentó. El comitente vendedor deberá responder dentro de los 5 días hábiles el requerimiento. En caso de no presentar la
justificación y respuesta del hallazgo que genera descuento dentro del tiempo establecido, se procederá al respectivo trámite de descuento dando por entendido la aceptación del mismo.
2. En caso de presentarse la respuesta del operador, la misma se deberá analizar y en caso de no desvirtuar las imputaciones, se procederá a motivar las razones y emitir el informe relacionado en el numeral siguiente. En caso contrario, se deberá archivar el trámite.
3. La interventoría o supervisión emitirá un informe con los hallazgos que generan descuentos e informará el valor de los mismos, previamente agotada la etapa de respuesta, justificación y defensa de los requerimientos. La misma deberá ser técnicamente motivada.
4. En caso de que el COMITENTE VENDEDOR no esté en acuerdo con el concepto de descuento emitido, deberá presentar justificación por escrito a la Interventoría y/o Supervisión adjuntando los respectivos soportes máximos a los dos (2) días hábiles siguientes a la notificación del descuento. En caso de no presentar la justificación para la no aplicación del descuento dentro del tiempo establecido, se procederá al respectivo trámite de descuento dando por entendido la aceptación del mismo.
5. La Interventoría y/o Supervisión del COMITENTE COMPRADOR deberán realizar el análisis de la justificación para la no aplicación del descuento, estableciendo el cierre a satisfacción o la reiteración de la no conformidad, el cual deberá ser notificado por escrito al COMITENTE VENDEDOR.
6. Si el resultado del análisis reitera la no conformidad, la Interventoría y/o Supervisión solicitará la aplicación del descuento por el valor determinado, que se deberá incluir en la factura correspondiente.
Nota 1: Ningún pago será tramitado por la Interventoría y/o Supervisión cuando se encuentren pendientes descuentos en
trámite o sin cumplir con los pasos anteriormente mencionados.
Nota 2: Para la aplicación del procedimiento sancionatorio establecido por el comitente comprador, se acudirá a lo
señalado en documento adjunto que hace parte integral de la presente Ficha Técnica de Negociación.
11. GARANTÍAS ADICIONALES A CARGO DEL COMITENTE VENDEDOR
El comitente vendedor deberá constituir, suscribir y otorgar a favor del COMITENTE COMPRADOR, dentro de los tres (3)
días hábiles siguientes a la celebración de la negociación tratándose de personas naturales o jurídicas individualmente o
dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la celebración de la negociación tratándose de figuras asociativas consorcio
o unión temporal, las siguientes garantías:
De acuerdo con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1150 de 2007, el Artículo 2.2.1.2.1.2.18 del Decreto 1082 de 2015,
además de las garantías exigidas por el Sistema de Compensación, Liquidación y Administración de Garantías de la Bolsa
Mercantil de Colombia S.A., y para asegurar el total y estricto cumplimiento de todas las obligaciones derivadas de la
operación, el comitente vendedor deberá constituir garantías que cubran como mínimo los siguientes amparos:
Beneficiario: Municipio de San José de Cúcuta.
Tomador: Comitente vendedor.
Asegurado: Municipio de San José de Cúcuta. Se aclara que en el texto de la póliza deberá incluirse la entidad con su
respectivo NIT N° (890.501.434-2)5.
El Comitente Vendedor deberá constituir a su costa y a favor del Comitente Comprador, a través de cualquiera de las
clases de garantías previstas en el artículo 2.2.1.2.3.1.2. del Decreto 1082 de 2015, los siguientes amparos:
5 A continuación, se indican algunas garantías, las cuales podrán ser o no solicitadas por la Entidad, para lo cual, deberá
diligenciar los aspectos que resulten procedentes y eliminar los que no, así mismo, la Entidad podrá incluir garantías
adicionales a las pactadas.
− De Cumplimiento: por valor correspondiente al 20% del valor de la operación más IVA, por el término de ejecución,
contada desde el día de celebración de la operación, y seis (6) meses más.
− Calidad del servicio: por valor correspondiente al 20% del valor de la operación más IVA, por el término de ejecución,
contada desde el día de celebración de la operación y seis (6) más.
− Pago de Salarios, Prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales: Por valor correspondiente al 5% de la
operación más IVA, por el término de ejecución, contada desde el día de celebración de la operación y tres (3) años
más.
− Responsabilidad Civil Extracontractual (Contrato de Seguro)6*: El valor asegurado por los contratos de seguro que
amparan la responsabilidad civil extracontractual no debe ser inferior a: 5%, contada desde el día de celebración de
la operación y durante todo el plazo de ejecución.
En todo caso, corresponderá al comitente comprador, realizar todos los actos de verificación, estudio, seguimiento,
ejecución, aprobación y custodia, así como todos los demás actos que sean necesarios para la efectividad de las mismas.
PARÁGRAFO: En los casos en que se prorrogue el plazo de ejecución de la negociación y/o se adicione en valor, el
comitente vendedor se compromete, dentro de los tres (3) días calendarios antes del vencimiento de la póliza objeto de
prórroga , para lo cual, deberá presentar el certificado de modificación de la garantía de conformidad con el nuevo plazo
y/o valor pactados.
12.INTERVENTORÍA Y/O SUPERVISIÓN
El comitente comprador por cuenta de quien se celebra esta operación utilizará mecanismos de supervisión a través de la
Secretaria de Educación Municipal y/o Interventoría para verificar el cumplimiento de esta, para efectos de ejercer
6 En los términos del Decreto 1082 de 2015, la Entidad Estatal, debe tener presente que, se dé cumplimiento a los
lineamientos y suficiencia establecida así:
“Artículo 2.2.1.2.3.1.8. Cubrimiento de la responsabilidad civil extracontractual. La Entidad Estatal debe exigir en los
contratos de obra, y en aquellos en que por su objeto o naturaleza lo considere necesario con ocasión de los Riesgos del
contrato, el otorgamiento de una póliza de responsabilidad civil extracontractual que la proteja de eventuales
reclamaciones de terceros derivadas de la responsabilidad extracontractual que surja de las actuaciones, hechos u
omisiones de su contratista.
La Entidad Estatal debe exigir que la póliza de responsabilidad extracontractual cubra también los perjuicios ocasionados
por eventuales reclamaciones de terceros derivadas de la responsabilidad extracontractual que surjan de las actuaciones,
hechos u omisiones de los subcontratistas autorizados o en su defecto, que acredite que el subcontratista cuenta con un
seguro propio con el mismo objeto y que la Entidad Estatal sea el asegurado.”
Artículo 2.2.1.2.3.1.17. Suficiencia del seguro de responsabilidad civil extracontractual. El valor asegurado por los
contratos de seguro que amparan la responsabilidad civil extracontractual no debe ser inferior a:
1. Doscientos (200) SMMLV para contratos cuyo valor sea inferior o igual a mil quinientos (1.500) SMMLV.
2. Trescientos (300) SMMLV para contratos cuyo valor sea superior a mil quinientos (1.500) SMMLV e inferior o igual a
dos mil quinientos (2.500) SMMLV.
3. Cuatrocientos (400) SMMLV para contratos cuyo valor sea superior a dos mil quinientos (2.500) SMMLV e inferior o
igual a cinco mil (5.000) SMMLV.
4. Quinientos (500) SMMLV para contratos cuyo valor sea superior a cinco mil (5.000) SMMLV e inferior o igual a diez mil
(10.000) SMMLV.
5. El cinco por ciento (5%) del valor del contrato cuando este sea superior a diez mil (10.000) SMMLV, caso en el cual el
valor asegurado debe ser máximo setenta y cinco mil (75.000) SMMLV.
La vigencia de esta garantía deberá ser igual al período de ejecución del contrato.”
seguimiento, control y la vigilancia al ejercicio del cumplimiento obligacional por el Comitente Comprador sobre las
obligaciones a cargo del Comisionista Vendedor y Comitente Vendedor que resulten adjudicatarios; así como de la
prestación del servicio de alimentación escolar.
La supervisión ejercerá un control integral técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico sobre la operación, para
lo cual, podrá en cualquier momento, exigir al comitente vendedor la información que considere necesaria, así como la
adopción de medidas para mantener, durante el desarrollo y ejecución del contrato, las condiciones técnicas, económicas
y financieras existentes al momento de la celebración del mismo y las que sean requeridas adoptar como consecuencia
de disposiciones normativas y directrices que se dicten en el programa de alimentación escolar PAE con posterioridad a
la adjudicación de la operación.
La supervisión a través de la Secretaría de Educación y/o Interventoría, está facultado para solicitar informes,
documentación legal y financiera de cualquier índole que tenga que ver con el servicio contratado, aclaraciones y
explicaciones sobre el desarrollo de la prestación del servicio y serán responsables de mantener informada al Comitente
Comprador de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles,
o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato o la negociación, o cuando tal incumplimiento se
presente. Dentro de dichos informes debe quedar incluida la obligación de impulsar ante la autoridad administrativa
correspondiente, las acciones, mecanismos o procedimientos frente a un presunto incumplimiento contractual.
La supervisión a través de la Secretaría de Educación y/o la Interventoría, será responsable de aceptar los servicios
prestados, autorizar los pagos y responderá por los hechos y omisiones que le fueren imputados en los términos previstos
en el artículo 84 de la Ley 1474 y de las demás normas legales y reglamentarias que regulan el ejercicio de la supervisión
y/o interventoría.