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1 Aspectos Generales de la Logística

La logística es el conjunto de actividades orientadas a llevar al personal los recursos que necesita para desarrollar su trabajo al lugar, en el momento, la cantidad y del modo apropiado. Las características de la Encuesta Intercensal 2015, como son: la dispersión geográfica de los puntos de entrega, las diferencias en los paquetes de recursos que necesita cada figura operativa y la manera en que se obtienen, así como el lapso tan breve del que se dispone para realizar las entregas, complican la logística y exigen una planeación detallada al igual que una ejecución cuidadosa y vigilada.

Esto último es particularmente importante, ya que el propósito al que sirve la logística no es la entrega de materiales en sí, sino que se logre la suficiencia de materiales en la totalidad de las áreas de trabajo durante todo el periodo de levantamiento, lo que significa que ningún puesto pierda tiempo de producción por la escasez de recursos.

El cumplimiento de este propósito requiere de seguimiento y correcciones a la labor logística sobre la marcha, debido a que hay factores que pueden, y de hecho afectan su desarrollo, entre los que destacan:

1. Los cambios que introduce la población a la ocupación del territorio, al uso de los inmuebles y su propia localización entre que se obtiene la información base de la planeación y que se lleva a cabo el nuevo operativo estadístico.

2. Las contingencias que afectan a los operativos de amplia cobertura territorial y que involucran personal en grandes cantidades, con independencia de la calidad de su planeación y ejecución.

2 1. Aspectos generales de la logística2 1. El Auxiliar del supervisor de entrevistadores

1.1 Objetivos

La estrategia logística de la Encuesta Intercensal tiene dos objetivos, que en conjunto pretenden conseguir la suficiencia de materiales en la totalidad de las áreas de trabajo:

• Entregar los materiales planeados en tiempo y forma.• Hacer llegar el material de reposición de manera oportuna.

Estos objetivos se sustentan en las siguientes funciones:

• El manejo oportuno y adecuado del material, lo cual implica recibirlo, revisarlo, organizarlo y transferirlo/usarlo.

• Capturar los datos de control logístico del material que se reciba o se pierda por daño, extravío, robo o transferencia.

• Dar seguimiento constante y periódico al proceso logístico con base en los reportes generados por el administrador de aplicaciones para identificar retrasos, desvíos, olvidos, faltantes e insuficiencias de material.

• Intervenir para rectificar fallas, agilizar el proceso e incluso corregirlo cuando sea necesario.

En cuanto el material llegue a las oficinas estatales, quedará bajo la responsabilidad de la estructura operativa de la Encuesta Intercensal de la cual formas parte. Pon atención al control y seguimiento de los materiales durante la etapa de levantamiento.

1.2 Estrategia

Para conseguir lo anterior y lograr el seguimiento puntual y oportuno que requiere la intervención efectiva y probablemente correctiva de la logística para este proyecto, la estructura operativa cuenta con algunos recursos entre los que destacan los siguientes:

• Equipo de impresión (hasta coordinador municipal CM) y de cómputo con lector de código de respuesta rápida QR (hasta auxiliar del supervisor de entrevistadores ASE).

• Estructura administrativa auxiliar hasta CM.

• Administrador de aplicaciones de captura, evaluación y reporte de información logística.

31. Aspectos generales de la logística

1. 3 Módulo de logística

El diseño del Sistema de seguimiento operativo OPERA incluye un módulo cuyo propósito es el de apoyarte en las siguientes tareas logísticas:

• Tener información de los materiales a recibir, así como cuánto y cuándo, además de la cuota a revisar de éstos cuando sea el caso.

• Conocer el tipo, cantidad, momento y destinatario de los materiales que entregas, de acuerdo con la estrategia general de distribución.

• Capturar los datos de control de los materiales que recibas según condición de uso, así como las pérdidas por daño, extravío, robo o transferencia que ocurran después de la recepción.

• Dar seguimiento a la situación logística de los distintos materiales y puestos dentro de tu ámbito de responsabilidad.

1.4 Conceptos logísticos

Antes de exponer los componentes del módulo de logística y su manejo, es conveniente conocer algunos términos a fin de precisar su conceptualización:

Concepto DescripciónUsuario Persona que maneja el administrador de

aplicaciones el cual apoya las labores logísticas.

Persona Individuo que ocupa un puesto específico durante un tiempo igualmente definido, por lo que un puesto puede ser ocupado en cierto periodo por varias personas, en tanto que una persona puede ocupar en momentos distintos diversos puestos.

Puesto Lugar de la estructura operativa que corresponde a una figura cuya área de responsabilidad está delimitada, por lo que puede repetirse varias veces hasta copar la totalidad del ámbito de levantamiento.

4 1. Aspectos generales de la logística

Figura Nivel de la estructura operativa, como líder de proyecto, coordinador municipal o entrevistador.

Intermediario Puesto o persona que entrega a otro la mayor parte o la totalidad de los materiales que recibe.

Tipo de material Conjunto de materiales que comparten una fun-ción:

• Cartografía• Documentación operativa• Equipo informático • Identificadores • Inmueble • Papelería

Clase de material Se refiere al artículo o elemento específico: lápiz, gorra, cuestionario, plano de ageb, computadora, cuestionario, listado, etcétera.

Material Clases de materiales del tipo Papelería que por sus características requieren pasar ciertas prue-bas de revisión de su calidad antes de ser acep-tada su recepción:

• Bolígrafos• Marcadores• Cintas adhesivas

Distribución Conjunto de materiales que comparten las fechas de entrega a una secuencia de figuras.

Entrega Grupo de materiales que se hacen llegar a un puesto específico.


Envío Grupo de materiales que se hacen llegar a una figura particular.

Destinatario Puesto o persona que hace uso del material que se le entrega.

Destino Empleo que le debe dar al material la figura receptora: uso, entrega o reserva.

Incidencia inocua Acto logístico que NO pone en peligro el levan-tamiento de la información, como la captura o la entrega adelantadas, el retraso en la captura o la entrega (hasta cierto punto) y la omisión de cap-tura así como la captura o entrega incompleta o excedente (dentro de la tolerancia aprobada).

Incidencia crítica Hecho logístico que SÍ pone en peligro el levantamiento de la información, como el retraso en la entrega de material o la entrega incompleta del mismo que rebasa la tolerancia aprobada, y la insuficiencia de material.

1.5 Etapas del proceso logístico

El proceso logístico se divide en dos etapas temporales: antes y durante el levantamiento; cada etapa se subdivide en fases durante las cuales, figuras como tú cumplen un papel de intermediario y garante de una serie especifica de tareas, como se muestra en el siguiente cuadro:


Entrega de material para el levantamiento de la informaciónAntes Durante

Preparar Recibir Guardar Traspasar Integridad Suficiencia

Acción

o

Actividad

Enterarse de lo que se va a re-cibir.

Recibir, revisar y registrar el material por condición de usabilidad.

Separar, contar y acomodar el mate-rial según su destino y destina-tario.

Entregar material a los puestos receptores.

Corregir las in-cidencias logísti-cas que retrasan o impiden la entrega completa del material.

Corregir las inci-dencias logísticas que redu-cen la sufi-ciencia del material.

Consul-tando las pantallas de captura del mate-rial reci-bido antes de la fecha program-ada de recepción y hasta que se reciba.

Verificando en directo la integridad y condición de usabilidad de los materiales y captando esos datos en las pantallas de captura del material recibido.

Tomando el mate-rial con que traba-jará, guar-dando el material de reserva y sepa-rando por destina-tario los grupos de mate-riales que deberá entregar.

Entregando a cada persona el paquete de materiales que le corresponde y verificando que cap-tura en el módulo de logística del OPERA la información respectiva de manera correcta.

Vigilando las entregas de ma-teriales en busca de retrasos, omisiones, con-fusiones, olvi-dos, negligencias y accidentes para solucionarlas lo más pronto po-sible.

Vigilando el nivel de existencias del materi-al en busca de robos, daños, extravíos y transfer-encias de material, así como de aumen-tos en el monto de unidades de obser-vación que alteren la correspon-dencia de estas dos variables y solucionar el problema con prontitud.


1.6 Entrega en cascada

La mayoría de los materiales que habrán de utilizarse para la realización de este proyecto se hará llegar al personal en una secuencia de “cascada”, es decir, de una figura de la estructura operativa a otra, dependiendo del nivel de mando.

El monto de los materiales que se entregan incluye tanto el de uso personal (oficina, vehículo, papelería) como el de trabajo (cuestionarios, listados); estos últimos no se entregan en una sola exhibición, sino que en algunos casos, se guarda cierta cantidad excedente para asegurar su suficiencia en puntos estratégicos ubicados tan cerca como sea posible de los lugares en que puedan requerirse para solventar las carencias con prontitud, y que a la vez cuenten con ámbitos de responsabilidad suficientemente amplios.

La recepción del material para las actividades del operativo en la entidad es posterior a la entrega del mismo a los puestos de coordinación, como son: líder de proyecto, enlace del subdirector estatal de estadística, instructor estatal y auxiliar administrativo estatal. Ello obliga a que al resto de las figuras se les proporcione el material de uso personal del stock estatal, el cual se repondrá cuando el material del proyecto llegue a la entidad.

El destino del material que se entrega a cada figura operativa se especifica en el siguiente cuadro:


Recuerda que el óptimo desarrollo de la logística depende en gran medida de la calidad de la captura y la revisión oportuna del estado que guardan los materiales, y es la base para un buen desempeño operativo.

En resumen, para que el proyecto alcance sus objetivos y cumpla las metas que se le han conferido, es labor fundamental cumplir con la recepción, organización, revisión y entrega del material, la captura de la información de control así como su análisis y tu intervención inmediata para la resolución de las incidencias en la distribución de materiales de los puestos que atenderás de acuerdo con la cascada logística.

1.7 IdentiFicación de cuestionarios y listados de inmuebles

Para identificar su destino y facilitar el proceso de entrega y captura de esta clase de material se agruparán en cintillos al interior de cajas, cada uno de estos elementos estarán marcados por códigos QR (Quick Response en inglés, Respuesta rápida en español); a cada código le acompaña un código alfanumérico, su función es diferenciar las cajas y ubicar a cuál de éstas corresponde cada cintillo, así como a qué cintillo pertenece cada documento.


Cada código QR es diferente de los demás, pero todos se caracterizan por tres cuadrados en las esquinas, estos permiten detectar la posición del código para que sea leído con rapidez; la lectura de éste código se realizará con la propia cámara de la computadora para que el sistema detecte el tipo de material y su cantidad, optimizando el tiempo de identificación, contabilización y captura, ya sea por cajas, cintillos o por unidad. Cuando no sea posible la lectura del código QR deberá capturarse el código alfanumérico adjunto el cual guarda relación con el anterior.

Las cajas estarán conformadas de la siguiente manera: un máximo de 8 cintillos, y cada cintillo contendrá 35 cuestionarios, es decir, 280 cuestionarios máximo por caja; por el tamaño de los listados de inmuebles los cintillos para estos documentos se componen de 25 unidades con un total de 50 listados por caja.

Agrupamiento de documentos

La utilización de identificadores en estos documentos es un elemento de gran ventaja, sin embargo, cuando separes el material que entregarás a las figuras operativas a tu cargo, es recomendable tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Cuida la legibilidad de los códigos. Un código limpio agilizará la captura al momento de la entrega y recepción del material.

• Conserva los agrupamientos en lo posible, evitando sacar cintillos de documentos de sus cajas, así como documentos de los cintillos.


• Cuando la cantidad del material a entregar exija la extracción parcial, destruye o nulifica el código del contenedor con marcador negro para evitar su recaptura; por ejemplo, si extraes de una caja cintillos de cuestionarios para su distribución, anula el código de la caja, mientras que los códigos de los cintillos se conservan; si extraes documentos de los cintillos, nulifica el código del cintillo dejando vigentes los códigos individuales de los documentos.

• En caso de que el código QR de la caja esté dañado imposibilitando la lectura óptica, captura manualmente el código alfanumérico.

• Si ambos códigos de caja están dañados captura los de cada paquete a su interior; si los códigos de estos cintillos también presentan daño, captura individualmente cada documento.

• Al hacer la lectura de los códigos con la cámara, procura que la iluminación que reciba sea de lado o provenga de atrás de la cámara, nunca frente a ella.

Para que tanto el cintillo como la caja mantengan su integridad el mayor número posible de entregas, el tamaño de los agrupamientos de documentos se determinará con base en las cargas de trabajo de los responsables de área y supervisores de entrevistadores, de tal manera que la mayoría de las entregas que hagan los coordinadores municipales sean de cajas completas, y las de los responsables de área sean de cintillos de documentos, aunque en algunos casos ello no será posible, y el personal tendrá que abrir cajas para entregar cintillos, o romper cintillos para entregar piezas sueltas; en estos casos, el código a leer es el de la unidad más baja, es decir: el material de una caja abierta se recibe con base en el código de los cintillos, y el de los cintillos rotos con el de los documentos (cuestionarios y/o listados que se entreguen individualmente.

Hasta aquí las generalidades de la estrategia logística; en el siguiente apartado se abordan las características de la aplicación informática desarrollada para apoyarte durante la captura y el seguimiento logístico de tu área de responsabilidad.

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2 Sistema para la logística

Como estrategia para la logística operativa, tanto la recepción de los materiales así como su captura en el sistema Logística serán delegadas a tu auxiliar administrativo, ya sea estatal, de zona o municipal, sin embargo, recuerda que tú sigues siendo el encargado de vigilar y asegurar que se realice el seguimiento logístico en tu ámbito de responsabilidad, por lo que es importante que trabajes de manera coordinada con la figura auxiliar que realizará la captura: revisen los reportes y juntos decidan cómo atender la problemática que se presente en la distribución de los materiales.

En tu caso, el sistema solo te permitirá realizar dos acciones: capturar el material que recibas para tu uso personal (oficina, vehículo, papelería, etc.) y consultarlos reportes para el seguimiento de la distribución y la suficiencia de material en tus áreas de responsabilidad.

2.1 Acceso

Para ingresar al sistema LOGÍSTICA, deberás disponer de internet e ingresar en el navegador web el enlace http://operalogistica.inegi.org.mx; una vez en la aplicación, esta presenta la pantalla de inicio de sesión en la que te identificas llenando los campos de requeridos:

Usuario: En este espacio escribe tu nombre de usuario.

Contraseña: Ingresa tu clave de acceso, la cual es la misma que usarás para ingresar a tu cuenta de correo electrónico institucional y entra al sistema haciendo clic en el botón Entrar.

Esta acción te lleva a la pantalla principal del sistema, la cual contiene los siguientes elementos:

12 2. Sistema para la logística12 1. El Auxiliar del supervisor de entrevistadores

1. Módulos. Menú con los elementos de apoyo para la realización de las tareas del seguimiento logístico.

2. Datos del usuario. Área que despliega la información del usuario conectado: clave operativa, nombre y puesto; en este espacio se ubica también el botón de cierre de sesión.

3. Área de datos. Pantalla del sistema donde se despliega la opción seleccionada del menú.

2.2 Módulos

El menú principal del sistema de seguimiento logístico contiene dos módulos que se encuentran en la barra superior: Captura y Reportes; ambos serán herramientas fundamentales para el control y seguimiento logístico de los insumos y materiales durante el operativo.

Captura

El módulo de captura despliega una lista que corresponde al tipo de material que vas a recibir y que debes capturar cuando eso suceda:

• Cartografía• Documentación operativa• Equipo informático• Identificadores• Inmuebles• Material controlado

132. Sistema para la logística

• Papelería• Vehículo• Pérdidas

Activando cualquier opción de este menú, ingresas a la pantalla correspondiente y ves las características del tipo de material seleccionado, así como los campos en que se ingresarán los datos de control que el sistema requiera.

Reportes

Al igual que el anterior, este módulo contiene un menú desplegable de todos los reportes disponibles para los puestos de mando operativo y auxiliares administrativos, que son los únicos que tienen acceso a esta aplicación, por lo que la información que presentan se restringe a los puestos que se encuentran en el ámbito de responsabilidad del usuario.Los reportes que integran este módulo son diez:

• Materiales a recibir• Materiales a entregar• Resumen operativo• Materiales según incidente• Entregas• Incidencias• Situación logística• Suficiencia de documentos• Mapa de suficiencia• Listado de oficinas

La información que presentan sirve para conocer el estatus que guarda la distribución de materiales, equipo e insumos en tu ámbito de responsabilidad.

En los siguientes apartados se presentan las características, uso y atención que darás a cada elemento de los módulos de Captura y Reportes.

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3Recepción y Captura del material

El módulo de captura presenta un menú clasificado por tipo de material. De cada uno de ellos se despliega un listado por clase, cuyo contenido dependerá del tipo seleccionado; la lista presentada en este menú te permite capturar el material de uso personal que recibes

Si por alguna situación excepcional no cuentas con tu figura auxiliar (renuncia, reubicación, etc.), tú realizas también la captura y distribución de los materiales de trabajo que éste debía

recibir. Dado que con tu cuenta de acceso sólo tienes posibilidad de realizar la captura del material para tu uso personal, solicita a tu superior que gestione con Oficinas Centrales la creación de una clave que te permita el acceso a la captura de la recepción y distribución del material operativo. Por ningún motivo uses la cuenta del auxiliar.

En términos generales, el proceso de captura implica realizar diferentes actividades:

A continuación se describen cada una de ellas.

16 3. Recepción y captura del material

Recepción y captura del material

16 1. El Auxiliar del supervisor de entrevistadores

3.1 Recepción del material

La totalidad de los materiales serán entregados mediante una programada calendarización, y podrás conocer las fechas de entrega de cada uno en el reporte correspondiente del Sistema; cuando esto suceda, captura la información del material conforme lo vas recibiendo, incluyendo cantidad y fecha de la recepción.

Tu obligación será capturar los materiales que recibas para uso personal y asegurarte que tu auxiliar revise la integridad y calidad del material de trabajo y capture su recepción, aún si llega de manera anticipada; asimismo, que capture como no recepción los materiales a los que se les cumple su fecha programada y no han sido recibidos. El material no recibido y no reportada su recepción al tercer día de la fecha programada, será considerado por el sistema como incidencia de retraso.

3.2 Control de calidad

Al recibir los materiales, verifica su condición para determinar su utilidad; hay que asegurar que el contenido esté completo y en buenas condiciones.

Al igual que con los materiales faltantes, el sistema restará de tu inventario los que rechaces y permitirá calificar mejor la suficiencia de estos en tu área. El monto de materiales inservibles debe ser indicado en la pantalla de captura correspondiente junto con el motivo, y devolverse los ejemplares para que se repongan por unos funcionales. Cuando se reciba materiales de repuesto, revisa y anota su cantidad.

173. Recepción y captura del material

Material controlado

Para algunos artículos del tipo Papelería el proceso de control de calidad difiere un poco al del resto, ya que se rige bajo ciertos criterios para determinar su calidad, este material es el siguiente: plumas, marcadores y cintas adhesivas.

Para su revisión se selecciona una muestra aleatoria de cada artículo, cuyo total lo indica el mismo sistema en la pantalla de captura correspondiente. Las pruebas de calidad de este material tienen como objetivo diagnosticar las condiciones físicas y de funcionamiento de cada lote, el cual se examinará y rechazará de acuerdo con los métodos y criterios definidos para cada clase.



3.3 Captura de la información

El módulo de captura está conformado por las pantallas de cada tipo de material, cada una presenta diferentes características; además, como la distribución de materiales sigue una secuencia en cascada, los lotes para algunas clases de materiales pueden haber sido validados y aceptados previo a tu captura por un puesto superior, en cuyo caso los campos para el tamaño de la muestra y el total de rechazos aparecerán desactivados.

Las pantallas de captura comparten algunos elementos comunes:

1. Presentan la cantidad programada que debes recibir de cada material. Al seleccionar la opción Guardar, el sistema genera un aviso de que ha respaldado los datos de captura.


2. La opción Guardar cambia a Corregir después de realizada la captura, lo que te permitirá modificar la información cuando esto sea necesario.

3. Si por alguna razón rechazas el material que se te entrega, registra en la pantalla correspondiente la cantidad y el motivo por el cual no lo aceptaste y solicitar su reposición.

En algunos casos, por el tipo de material, durante la revisión de la calidad e integridad del mismo pudieran encontrarse daños que lo inutilicen; cuando esto suceda, es necesario especificar tanto la cantidad como el motivo del daño, ya sea que se haya encontrado húmedo, roto, seco, incompleto u otro.

Pantallas de captura

Cartografía

Esta pantalla despliega el material cartográfico que corresponde a cada uno de los productos que integran las clases de este tipo:

• Carta topográfica• Croquis Municipal• Plano de localidad urbana• Plano de ageb urbana• Plano de localidad rural• Plano de ageb rural

Captura en el recuadro que corresponda la cantidad y la fecha en que los recibes; en caso de encontrar daño en alguno de los materiales, la pantalla incluye un espacio para que registres esta contingencia y su motivo antes de regresar el material y solicitar su reposición.



Da clic en Guardar para que el sistema conserve la información que capturaste.

Documentación operativa

Las clases de productos que conforman este tipo de material son los siguientes: • Cuestionario para levantamiento • Listados de inmuebles• Etiqueta de Encuestada• Etiqueta de Pendiente• Etiqueta de Deshabitada o Uso temporal• AC-01 Informe de actualización cartográfica• VL-01 Identificación de paquete

Esta pantalla tendrá tres modalidades de captura: dos que automatizan la captura del total de material recibido por medio del código QR, y otra manual.

Como se mencionó anteriormente, sólo los Cuestionarios y Listados de inmuebles estarán identificados mediante un código QR, tanto individualmente como en sus contenedores (cintillos y cajas); realiza su captura a través de la lectura óptica del código QR con la cámara web del equipo; en caso de que esto no sea posible, captura manualmente el código alfanumérico; si éste también está dañado, recurre a la lectura óptica de los cintillos contenidos; si esto último tampoco es posible, captura el alfanumérico de cada cintillo, pero si también estuvieran dañados y la avería no permite su lectura, extrae su contenido y captura cada unidad intentando primero con el código QR; en caso necesario, realiza la captura del alfanumérico. Privilegia siempre la captura óptica con la cámara web sobre la del alfanumérico.

El formato de esta pantalla es tabular y está organizado en siete columnas:


• Material: muestra el nombre de la clase de documento.• Captura: presenta un combo que contiene las dos opciones en las que se

podrá realizar la captura, debiendo seleccionar la que corresponda:

ÓPTICA: cuando es posible leer correctamente los códigos QR de todos los

contenedores para cada material; al activarlo, se presentará una pantalla desplegable indicando el inicio de la captura a través de la cámara del equipo; tras hacer la lectura del código, haz clic en el botón Terminar; en caso de recibir más de un contenedor del mismo material, continúa capturando los códigos QR hasta terminarlos, haz clic en Aceptar en cada uno y finaliza la captura con el botón Terminar.



En caso de que el sistema detecte un código erróneo (por ejemplo: que el código QR haya sido capturado con anterioridad o por encontrarse dañado), activa el campo para capturar manualmente el código alfanumérico de esa etiqueta y continuar normalmente con el resto del material.

CÓDIGO: cuando todos los gráficos QR del material que recibes se encuentran dañados y no pueden ser leídos, selecciona Código y captura el alfanumérico:

Si el sistema detecta algún error en la información, emitirá una ventana emergente indicándote de la situación:

´


MANUAL: en este caso el Sistema sólo indicará que los totales para esta clase de material se capturan manualmente.

• Recibidos: total de documentos de cada clase y fecha de recepción (no la de captura). El campo Total se completa automáticamente al hacer la captura de los códigos QR o alfanuméricos.

• Dañados: especifica la cantidad de documentos con daño así como el motivo que los hace inutilizables para su función. No olvides solicitar su reposición.

• Programado: es de carácter informativo y muestra las cantidades a recibir de cada material; cabe mencionar que tras la primera captura de material, esta columna presentará la diferencia entre el material planeado y el recibido sin daños.

Una vez terminada la captura de materiales, podrás actualizar el sistema con la información de nuevas entregas o reposiciones activando el documento correspondiente desde la nueva columna MOD (modificar), lo cual abrirá los campos para agregar nuevas capturas.

Al finalizar, haz clic en el botón Modificar para salvar los datos agregados.

Equipo Informático

En esta pantalla se muestran las siguientes clases de material:

• Equipo de cómputo• USB• Impresora• Kit de impresión (tóner/tinta)



Estos materiales se entregan una sola vez al interesado y los datos de control quedan registrados en el SIA; como es una herramienta necesaria para trabajar, sólo nos interesa saber si todos recibieron el suyo y hacer el registro en la pantalla Equipo Informático del módulo de Captura, donde ingresas la fecha en que les hayan entregado cada uno de los artículos de este tipo; en el caso de las USB, captura el número de unidades recibidas en el recuadro correspondiente.

Presiona el botón Guardar para salvar la información.

En el caso de las impresoras, la entrega dependerá de la disponibilidad que se

tenga de ellas, tanto al personal que se aloje en las oficinas del Instituto como al que lo haga fuera de ellas.


Identificadores

Este tipo de material considera aquellos artículos que son indispensables para trabajar en campo: credencial, portacredencial y uniformes (sombrero, mochila, chaleco e impermeable), todos identificados con el logotipo del Instituto; la entrega de éstos elementos se hará en una sola exhibición al jefe de zona; en caso de que no haya este puesto, la entrega se hará al líder del proyecto.

Captura la cantidad que recibas de cada artículo y la fecha en que esto sucede; si alguno se encuentra visiblemente dañado, registra la cantidad en el recuadro correspondiente y el motivo del daño. Solicita su reemplazo a la brevedad.

Haz clic en el botón Guardar para que el sistema conserve los datos ingresados.



Una vez concluidos los trabajos de campo, los uniformes deben devolverse al administrativo para evitar un posible mal uso de ellos.

Inmuebles

En esta pantalla captura los datos de ubicación de tu oficina, indicando primero si a la fecha programada para ello ya la has recibido o no; si la respuesta es afirmativa, captura en esta pantalla la información correspondiente a los datos de ubicación y especifica si dispone de servicio de Internet. Este apartado cuenta con una herramienta de georreferenciación, la cual te dará una ubicación aproximada al ingresar la información requerida: haciendo clic en el botón Ubicar oficina deberás ajustar la referencia exacta del inmueble en cuestión para después Guardar la información.

Una vez realizada la captura, los recuadros se desactivan impidiendo así modificar los datos, a menos que esto sea necesario por un cambio de domicilio; en ese caso, puedes cambiar la información mediante el botón Actualizar datos.


Material controlado

La pantalla para la captura de este tipo de material presenta un combo para seleccionar la clase de artículo que vas a recibir:

• Bolígrafo azul• Bolígrafo rojo• Bolígrafo negro• Cinta canela• Cinta masking tape• Marcador base agua• Marcador para pintarrón• Marcador de tinta permanente negro• Marca texto amarillo• Marca texto verde• Lápiz adhesivo• Lápiz bicolor• Cinta adhesiva transparente

Además del código y nombre de cada clase seleccionada, esta pantalla despliega información organizada en dos partes: la primera corresponde a lo Programado: cantidad total, unidad de medida y el número de piezas a revisar; la segunda parte es para que realices la captura del material Recibido, incluyendo la fecha de recepción y el número de artículos aceptados, y si es el caso, el número de piezas rechazadas; el número de artículos utilizables lo genera el sistema con la diferencia que resulta entre los recibidos y los rechazados. No olvides dar clic en Guardar para salvar la información capturada.



Al hacer clic en el botón Muestra el sistema desplegará una ventana emergente con la tabla de números aleatorios de las unidades a las que deberás aplicar las pruebas de calidad; según el ejemplo de la imagen de la derecha, deberás separar ocho unidades del lote: al abrir el empaque, tendrás que ir contando al momento de sacar el material y seleccionar las piezas a las que les corresponda el número tres de tu conteo, el seis, el once, y así sucesivamente hasta agotar los números, indicando simultáneamente en la ventana las unidades retiradas. Al llegar al último número de la tabla, da clic en Guardar para que el sistema te lleve a la pantalla anterior, donde procederás a registrar los resultados del muestreo, o en Cerrar para cancelar la revisión.

Cuando te entreguen el material de reemplazo, la información de Programado corresponderá a la cantidad que quedó pendiente, ya sea porque no la habías recibido completo o porque fue rechazado; la pantalla habilitará los recuadros correspondientes para que captures la fecha y el total de piezas recibidas; si tras realizar el muestreo de este material resulta alguno rechazado, realiza la captura en el recuadro Rechazos. Al término de esta actividad, da clic en la opción Corregir para que el sistema actualice la información.

Material didáctico

La pantalla de este tipo de material presenta los recursos que son indispensables para efectuar el proceso de capacitación a supervisores y entrevistadores; cada clase la componen los siguientes documentos:

• Manual de cartografía• Manual de lE• Manual del SE• Rotafolio para curso de E• Cuestionario para capacitación• Listado de inmuebles para capacitación • Cuaderno de ejercicios E

Captura tanto la fecha como la cantidad que recibas de cada una de estas clases de material; si alguno se encuentra visiblemente dañado, registra la cantidad en el recuadro correspondiente y el motivo del daño. Solicita su reemplazo a la brevedad. Haz clic en el botón Guardar para que el sistema conserve los datos ingresados.


Después de guardar por primera vez la cantidad del material recibido, el botón Guardar cambia a Corregir; esto tiene el propósito de permitir actualizar los datos en caso de que se tengan que capturar reemplazos por daños o faltantes en alguno de los artículos programados.

Papelería

La pantalla de captura de este tipo de material presenta las siguientes clases:

• Libreta de campo• Bolsa transparente• Borrador pintarrón



• Caja de cartón• Clip mariposa• Clip estándar• Corrector líquido • Cuaderno profesional• Engrapadora• Folder oficio• Grapa estándar• Papel bond blanco• Papel bond rotafolio• Quita grapa• Regla• Sacapuntas• Tabla de apoyo• Tijeras

Para la recepción del material de Papelería, la pantalla del sistema presenta la información en forma tabular, y la divide en dos secciones: programado y recibido; la primera sección se compone de tres columnas: la primera corresponde al nombre del material; la segunda a la cantidad y unidad de medida del artículo y la tercera, es la fecha programada para la entrega del material. Cabe mencionar que estos campos no están habilitados.

La segunda sección de la pantalla de papelería es la de recibido y se conforma por cuatro columnas: en la primera registras la cantidad del material que recibes, aun cuando se trate de una entrega parcial; en la segunda, anota la fecha de la entrega: si en el momento de recepción del material detectas que está dañado (húmedo, roto, seco, incompleto, otro), anota en la tercer columna la cantidad de material con esta característica; selecciona el motivo que hayas encontrado del combo desplegable que contiene la columna cuatro; devuélvelos y solicita su reemplazo; guarda la información capturada.


Al igual que con el material controlado, actualiza la información cuando recibas los artículos de papelería que reemplacen a los que regresaste por encontrarlos dañados, así como los que te sean entregados para completar lo programado. Da clic en el botón Corregir para que la pantalla habilité las columnas de la sección Recibido, y de la columna Modificar selecciona la línea que corresponda al material para que registres el total de artículos y la fecha de recepción. Si volvieras a detectar daño en alguno de los materiales, anota la cantidad y el motivo en los recuadros correspondientes; no olvides regresarlos y solicitar su reemplazo. Da clic en Corregir para que el sistema actualice la información.

Pérdidas

El material que ya recibiste y está a tu cargo puede disminuir en parte o totalmente por diferentes motivos:

• Daño• Extravío• Robo • Transferencia



Cualquiera de estas situaciones que generan una reducción de la cantidad y suficiencia de los materiales de que dispones, repórtalas en la pantalla Pérdidas del módulo Captura.

Para ello, selecciona de los combos correspondientes el tipo y clase de material

que sufrió esta contingencia tras lo cual, la pantalla mostrará la información que previamente capturaste del material seleccionado: número de unidades recibidas y fecha de recepción; en los últimos recuadros de la pantalla anota el total de material perdido y el motivo de la pérdida; si no tienes la certeza de qué fue lo que causó la disminución del stock a tu cargo, anota una idea aproximada.

De esta manera, el sistema reflejará inmediatamente la disminución registrada en los reportes que ven los puestos superiores, lo cual te servirá para apoyar tu solicitud y agilizar la reposición del material perdido.

Vehículo

La entrega de vehículos en el Instituto se apega a la normatividad, por lo que su asignación se registra y controla por medio del Sistema Integral de Administración (SIA), que es el sistema en el que se registran los resguardos de vehículos y sus gastos asociados, tales como lubricantes, gasolina, además del procedimiento a seguir en caso de siniestro.


En este operativo interesa que registres si ya has recibido el auto en la fecha programada y de ser así, especifica su tipo y las placas que lo identifican si has aceptado la asignación del vehículo; una vez ingresada la información, presiona el botón Guardar.

Este último cambiará a Corregir para que, en caso de presentar alguna descompostura, colisión, tipo de terreno en el que se va a trabajar o cualquier otra razón, actualices estos datos.

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4 Reportes

Una vez que se entregue el material a los destinatarios que están a tu cargo, tu mayor responsabilidad será la de vigilar que los recursos lleguen a los usuarios finales según lo planeado, y que les resulten suficientes para cumplir con sus labores.

En caso de que ello no suceda, debes intervenir con oportunidad y decisión para eliminar aquello que obstaculice el cumplimiento de esta tarea; para lograrlo, revisa diariamente los recursos que te ofrece el módulo Reportes de la aplicación LOGÍSTICA, establece además constante comunicación con tu auxiliar administrativo.

Estos reportes son tu herramienta para vigilar que el proceso entrega/recepción

se cumpla de manera adecuada, detectando y solucionando las incidencias que pudieran presentarse durante el mismo para asegurar con ello la suficiencia de materiales utilizados en el proceso de recopilación de información.

4.1 Clasificación de Incidencias

La detección y exposición de las incidencias logísticas la realiza el Sistema por medio de la revisión de la información ingresada hasta el momento en que se solicita la generación de un reporte, en particular la de dos variables:

36 4. Reportes36 4. Reportes

• La cantidad de material funcional disponible • El momento en que se encuentra el proceso operativo

El manejo por separado que el Sistema hace de estas dos variables, es sencillo para los indicadores más simples de la evaluación del desempeño logístico, ya que para saber si la cantidad de material funcional disponible está completa o no en cada área, basta con realizar un análisis comparativo en relación con lo planeado; para determinar la oportunidad con que se dispuso del material, sólo se requiere contrastar la fecha de recepción con el calendario de distribución de materiales.

Para explicar el proceso que realiza el Sistema para calificar esas dos variables en conjunto, recurriremos a un ejemplo:

Si observas un faltante de 10% de material en un área de trabajo dada y ocurre al inicio del levantamiento su relevancia será pequeña ya que ello da un margen de dos o tres semanas para solucionarlo, y el 90% disponible asegura que no se detenga el trabajo por escasez de material, reduciéndose la situación a una cuestión de integridad de stock; pero ese mismo faltante hacia el final del periodo de levantamiento adquiere una importancia mucho mayor, exigiendo una intervención inmediata ya que pone en duda el cumplimiento de la labor operativa en que participa el material en cuestión, lo que en última instancia podría afectar la calidad de la información censal cuya producción es el motivo de todo el proceso que se está realizando.

Para estimar la relevancia de un faltante de material, se emplean definiciones diferentes, dependiendo de su ubicación respecto a las tres referencias temporales más importantes del programa logístico:

• La fecha programada de entrega del material.• La fecha en que se espera que dicho material sea usado por la figura que lo

tenga en ese momento (ya sea directamente en la realización de su trabajo,

374. Reportes

resguardándolo como reserva o entregándolo a otro puesto).• La fecha de finalización del periodo de levantamiento.

El sistema también considera como incidencias los excesos de material, las entregas previas a la fecha acordada, y finalmentelos materiales insuficientes para realizar la labor en que participan en este operativo.

El siguiente cuadro resume la clasificación de incidencias que considera el sistema.

Resumen de incidenciasIncidente Descripción CausasAdelantado Material cuya fecha pro-

gramada de entrega aún no se cumple pero de los cuales ya se tiene infor-mación de recepción.

• Adelanto de entrega

• Entrega equivocada

• Error de captura

Retrasado Material cuya fecha pro-gramada de entrega ya se ha cumplido y aún no se tiene información de recepción.

• Tardanza en la entrega


• Captura cero correcta

• Captura cero errónea

• Postergación de captura

• Omisión de captura

Omitido Material cuya fecha pro-gramada de entrega ya se ha cumplido y aún no se tiene información de recepción de los mismos, pero que la información de avance nos indica que se están usando, lo cual sólo es aplicable para cuestionarios e inven-tarios de vivienda

• Retrasado + (Reporte de avance > 0)

38 4. Reportes

Incompleto Material cuya fecha pro-gramada de entrega ya se ha cumplido y de los cuales se tiene infor-mación de recepción in-completa.


• Error de captura• Pérdida de

material

Sobrante Material cuya fecha program-ada de entrega ya se ha cump-lido y de los cuales se tiene información de recepción que indica una cantidad superior a la asignada.


• Error de captura

Insuficiente Material que, rebasada la mitad del periodo de levan-tamiento, está disponible en una cantidad menor a la que se requeriría para concluir el trabajo.

• Mala distribución• Áreas con

inmuebles y/o población en cantidad superior a la planeada

Rechazado Material que no fue aceptado por no cumplir con alguno de los criterios de control de calidad al momento de la re-cepción.

• Seco• Roto• Húmedo

Los materiales reportados como Adelantado, sólo representan un problema si su reporte se debe a un error de captura (se asignó la información de un material a otro tipo o se inventó la captura), dada la desviación que impondría a los cálculos de disponibilidad o suficiencia; en caso de que se trate de un error de entrega (un material por otro o de una persona a otra), ello se traducirá tarde o temprano en faltantes y sobrantes reales de material en las áreas de trabajo involucradas.

Los casos de material Retrasado y Omitido pueden deberse a varias causas, siendo las menos preocupantes: el posponer u olvidar realizar la captura, capturar erróneamente con cero en material recibido, lo que nulifica la capacidad del Sistema para detectar otro tipo de problemas; en tanto, se pueden considerar como más graves aquellas incidencias provocadas por la tardanza en la entrega o haber distribuido el material al destinatario equivocado.

El material pueden reportarse como recibido Incompleto por pérdida, entregas equivocadas, o falta de integridad de los lotes de material; este tipo de reporte también se puede producir por la captura de cifras erróneas, que en la práctica se resumiría en un problema falso que desvía la atención de asuntos más relevantes; estas causas también podrían explicar las incidencias de materiales Sobrantes en los reportes.

394. Reportes

Se considera material Insuficiente aquel cuya cantidad disponible no alcanza para concluir el trabajo de levantamiento de la información. Esto puede deberse a causas previas no atendidas, o a otras que surjan durante el avance del levantamiento.

Finalmente, si al momento de la entrega detectas material dañado, deberás reportarlo, devolverlo y solicitar su reposición; por otro lado, al Material Controlado que no cumpla con los criterios de control, repórtalo como Rechazado, devuélvelo y solicita que te sea repuesto a la brevedad.

En la siguiente gráfica puede apreciarse la gravedad que asume cada incidencia, de acuerdo con la combinación que presente entre la proporción de material afectado y el momento en que se manifiesta dicha afectación.

Para evitar que se reporten duplicados, el material que presente una incidencia se irá reclasificando conforme avance el tiempo, de modo que refleje mejor su importancia: de esta manera, en una entrega real pero parcial previa a la fecha programada, se le privilegiará la primera condición (Adelantado) hasta antes de que se cumpla la fecha programada de entrega; una vez transcurrido el tiempo y llegando a la fecha programada para la entrega, el estado del material cambiará de Adelantado a Incompleto, siempre y cuando no se haya recibido el material faltante.

Una vez que se llegue al día en que el material deba usarse, el usuario del reporte debe considerar que la situación se ha agravado, ya que si el material faltante no se ha subsanado para cuando se supere el punto medio del periodo de levantamiento, se clasificará como Insuficiente.

Para descubrir con precisión el grado de peligrosidad de una incidencia y determinar la manera adecuada de atenderla, es importante que te apegues al procedimiento establecido, el cual se compone de los siguientes pasos:

1. Inicia el monitoreo de las incidencias desde antes de la fecha programada para recibir el material y verifica diariamente la condición de las entregas de materiales:

40 4. Reportes

• En caso de retrasos espera al menos dos días a partir de la fecha en que esté programada la entrega del material antes de tratar de solucionarlos.

• Las demás incidencias las debes atender de inmediato.

2. Si eres tú quien captura, revisa el resultado de esta actividad en cuanto la termines, consultando el reporte Materiales a recibir; si es necesario, revisa el segundo reporte Materiales a entregar, que contiene información más detallada y continúa con los siguientes pasos.

3. Investiga el motivo de la incidencia con el personal responsable de la captura:

• Pide que verifique físicamente la congruencia entre la cantidad de material recibido y la capturada.

• Si no concuerda deberá preguntar al remitente del material el motivo y cuándo se solucionará el problema o de qué depende que se solucione.

• Finalmente, que te informe del resultado logrado con lo anterior.

4. Si el responsable de la situación eres tú, soluciónalo; si es alguien de tu equipo, indícale cuál de las siguientes medidas debe tomar para solucionar el problema, y si fuese necesario, ayúdale en las siguientes actividades:

• Corregir la captura.• Conseguir vehículo para transportar el material.• Reproducir o conseguir material extra en instancias bajo tu responsabilidad.• Conseguir material extra de instancias paralelas o superiores a la tuya.

5. Para apoyarte en el proceso de detección y atención de incidencias logísticas, el sistema notifica de manera automática a los interesados vía correo electrónico de aquellas que detecte y cuya solución requieran tu intervención.

Ten en cuenta que el grado de peligrosidad de una incidencia no sólo es marcado por el momento en el que ocurre y el monto del material afectado, sino que también cuenta la veracidad de la información con que se evalúan estos hechos, es decir, un faltante de material realmente es importante por su tiempo y monto si es efectivo, pero si lo que indican los reportes del sistema sólo es reflejo de un error de captura, la situación cambia.

Por otra parte, la efectividad de la vigilancia de la situación logística de materiales depende de la frecuencia y la cantidad de puestos que la realicen, así como de la claridad de los datos que muestran los reportes que la apoyen y la facilidad de su manejo.

414. Reportes

Proceso de seguimiento de la distribución de materiales

4.2 Reportes de logística

Aunque cada reporte da cuenta de situaciones distintas que se presentan durante le entrega/recepción del material, todos ellos comparten tres características en su estructura permitiendo realizar las siguientes tareas:

• Imprimir el reporte• Exportar la información a archivos pdf o xls• Guardar el reporte para alimentar la bitácora del Sistema

42 4. Reportes

A continuación, se presentan las características y uso de cada uno de los reportes que te servirán para llevar el control de la distribución de materiales y su suficiencia.

Materiales a recibir

Es el primero de los reportes que genera este módulo; te proporciona información sobre el número de materiales que vas por recibir para el desarrollo de tus funciones durante el periodo del operativo, el cual presenta en un combo con la relación del material ordenado por tipo para que selecciones el que requieres consultar.

La estructura del reporte la componen tres columnas; la primera contiene la clase de material correspondiente al tipo seleccionado; la segunda muestra la fecha programada para su recepción; la tercera y última, indica el total de cada artículo que deberás recibir.

Por defecto, los materiales aparecen ordenados alfabéticamente, aunque el reporte permite reordenarlos con base en el campo que enuncian los títulos de las columnas si así lo desea el usuario.

El reporte presenta inicialmente las cantidades de material programadas, sin embargo, en caso de que se realicen entregas parciales, indicará la cantidad de materiales que están pendientes de recibir, es decir, la columna Total muestra el material programado pendiente de recibir. Por ejemplo: si el programado eran 30 plumas y recibiste 20, marcará 10 pendientes.

434. Reportes

Materiales a entregar

Este reporte es un auxiliar para el manejo y distribución del material a tu resguardo, ya que te informa cómo clasificarlo de acuerdo con el destino del mismo. Es decir, con el reporte de Materiales a Entregar sabrás en qué cantidades clasificar cada clase de material según sea para tu uso, reserva o de entrega al personal a tu cargo para el desarrollo de sus funciones durante el periodo del operativo.

Su diseño presenta el menú desplegable Destino donde podrás elegir cada una de las figuras operativas a tu cargo; al seleccionar cualquiera de ellas mostrará el total de material por clase que debes entregar a la figura seleccionada y la fecha de entrega del mismo. Conforma tus paquetes de entrega de material para cada puesto con base en este reporte e indica al Sistema si ya lo has separado mediante el botón Sí de la opción Paquete integrado que se ubica en el encabezado de este reporte y cuyo propósito es el de apoyarte a llevar un mejor control del material entregado.

Además, el reporte también te informará la cantidad que deberás conservar para tu uso y la destinada para reserva; este último se utilizará en caso de que alguna figura de tu área o de las de tu jefe inmediato las requiera; para visualizar esta información, sólo elige Uso o Reserva en el menú Destino del reporte.

No olvides dar clic en Guardar para que el Sistema registre tu actividad durante este proceso.

Resumen operativo

Es el tercer reporte que genera el sistema. Proporciona información tanto en números absolutos como en porcentaje sobre el número de incidencias ocurridas en el total de clases de material durante el proceso de entrega/recepción. Los datos

44 4. Reportes

se muestran por tipo de material y desglosados según la incidencia presentada; por defecto, el Sistema ordena los datos de forma descendente, aunque también permitirá reordenarla según la necesidad del usuario, ya sea por incidente o por frecuencia de ocurrencia.

Dichas situaciones se comenzarán a detectar en cuanto captures o se cumpla la fecha programada para que recibas el material, lo que suceda primero y deberás resolverlas antes de que hagas cumplir el destino de cada uno (Uso, Reserva o Entrega). Cabe mencionar que la condición de material insuficiente se determina si al momento de haber rebasado la mitad del periodo de levantamiento, la cantidad de material disponible es menor a la que se requeriría para concluir el trabajo.

Materiales según incidente

El siguiente reporte complementa al anterior, ya que su información permite identificar de manera precisa el material que requiere atención de los puestos superiores, ya sea por resultar insuficiente o porque el capturista sostiene información inadecuada en torno al mismo, según sea el origen del problema.

454. Reportes

En este reporte se presenta la lista completa de los materiales que debes recibir clasificados por tipo, el cual se incluye en un combo para que selecciones el que vas a consultar; la estructura de este reporte la conforman tres columnas: nombre de cada clase del material por tipo seleccionado, su situación logística (incidente), y la cantidad de unidades recibidas.

Por defecto, la información se ordena en forma descendente, de acuerdo con la gravedad de la incidencia que presentan los materiales, pero puedes reordenarla por orden alfabético conforme al nombre del material o por la cantidad de ejemplares, según convenga al usuario.

Entregas

La estructura de este reporte es la de un tablero de control, y presenta un resumen gráfico por puesto con los porcentajes de cada tipo de material que se han reportado como recibidos y completos. Este tablero sólo podrá mostrar información a partir del día que la figura tenga programada la recepción de materiales.

Al seleccionar en el combo correspondiente el puesto del que se desea consultar la información, el tablero mostrará los porcentajes del tipo de material entregado a cada figura que se encuentre bajo la supervisión del puesto seleccionado en un gráfico de estrella.

46 4. Reportes

El nivel de la estructura operativa cuyos puestos presenta este tablero por defecto es el que depende inmediatamente de ti. Si deseas ver un nivel más bajo debes especificar el puesto, es decir, al abrir este tablero un líder de proyecto verá a los jefes de zona a su cargo, pero si desea ver a los coordinadores municipales, indica el jefe de zona del cual dependen.

Una entrega abarca todas las clases de materiales que están programado para entregarlos hacer llegar a cada puesto de la figura seleccionada, por tanto, los porcentajes se calculan con base en las clases de material que componen cada tipo, por ejemplo: si de los 6 artículos identificadores no se entregara uno, el resultado sería 83% de entrega lograda para ese tipo de materiales ((5 x 100)/6= 83%).

Incidencias

Los materiales con faltantes, que son los que hacen que el porcentaje descienda, pueden deber su condición a varios incidentes logísticos; para identificarlos, se cuenta con el reporte de Incidencias cuya estructura es la de un tablero que muestra en un gráfico de barras las ocurridas en todos los tipos de materiales, a las cuales el Sistema les asigna una calificación por clase y las ordena de manera descendente, según la gravedad presentada en cada una; además del número asignado, a cada incidencia le corresponde un color distintivo, que va del rojo (6 Insuficiente) al azul (0 Sin incidencias).

474. Reportes

Para consultar la información contenida, este reporte incluye descripciones emergentes (tooltip) que funcionan al pasar el puntero del ratón sobre una de las barras del gráfico; al hacerlo, se desplegará el nombre del o las clases por las que se le asignó esa calificación al tipo de material.

Además, al hacer clic sobre cualquiera de las barras, el tablero presentará una ventana emergente con el desglose por clase y calificación según incidencia de los materiales que corresponden al tipo seleccionado.

Situación logística

El panorama general que te brindan los tableros de control de la situación logística en tu área de responsabilidad y entre los integrantes de tu equipo de trabajo requiere especificarse para que puedas decidir si debes o no intervenir, y en caso de que debas hacerlo, cuál es la manera más efectiva y eficiente. Para ello, requieres del reporte de Situación logística que presenta por puesto todos los materiales recibidos clasificados por tipo, su condición logística (que puede ser la afectación por alguna o ninguna incidencia), la descripción de la clase de material y la cantidad de unidades de material afectado, según sea el caso.

48 4. Reportes

Para facilitar su manejo, este reporte permite filtrar la información de modo que puedas consultar sólo los materiales de un tipo definido de ellos; los que presentan algún tipo de incidencia o ninguna; los entregados a los puestos de cierto nivel operativo, los dependientes de una persona en particular o incluso un puesto específico. Todo ello siempre y cuando el puesto que revises no sea menor a supervisor de entrevistadores y esté bajo tu responsabilidad.

Suficiencia de documentos

Una vez que se supera el punto medio del periodo de levantamiento, el reporte de la Situación logística sufrirá dos transformaciones: la primera es que las incidencias vigentes de todos los materiales se reclasificarán como insuficiencia de material; la segunda es que por defecto, se enfocará exclusivamente en los documentos básicos del levantamiento:

• Cuestionario • Etiquetas• Listado de inmuebles

De ahí el nombre del reporte, Suficiencia de documentos. Centra tu atención en ellos dada su importancia y el escaso tiempo restante para solucionar su problemática; para consultar la información primero selecciona el puesto de la figura a supervisar y filtra la información por clase de documento en el encabezado del reporte. Una vez generado, su estructura consta de cuatro columnas:

• Puesto: la primera presenta por renglón cada una de las figuras del tramo de control observado, ordenándolos por clave operativa; en el ejemplo se visualiza a los cuatro supervisores del RA seleccionado en los primeros renglones; el

494. Reportes

siguiente muestra el saldo de suficiencia del puesto consultado y el último renglón corresponde al saldo total de todas las áreas que controla el usuario generador del reporte.

• Documentos: la segunda columna muestra la disponibilidad en el área del

documento seleccionado, su visualización te permitirá saber la cantidad de sobrantes y faltantes; éstos últimos se mostrarán en color rojo.

• Jornadas: esta columna representa la equivalencia del material faltante o sobrante en la jornada laboral bajo el principio de que por jornada cada entrevistador levanta 7 cuestionarios; dicho en otras palabras, un faltante de 28 cuestionarios equivale a un día de trabajo de un equipo de entrevistadores (28cuestionarios=7cuestionarios por entrevistador X 4 entrevistadores). Cabe mencionar que en el caso de los últimos dos renglones (saldo y usuario), a diferencia de la columna anterior, el cálculo de las jornadas sólo se realizará sobre los valores negativos encontrados.

• Última actualización: este dato es importante en tanto que permite valorar la oportunidad de la información de acuerdo con su fecha de captura.

El procedimiento para atender la insuficiencia de estos documentos no es muy distinto al que se aplica a las demás incidencias, lo primero que tienes que hacer es investigar el motivo que la originó, ya que de ello dependerá su resolución: si se trata de una falla de captura, ésta debe corregirse, si se origina de una pérdida de material o un incremento de unidades de observación o análisis, debes prever que a las áreas de supervisión con material insuficiente se les haga llegar lo que les falte.

Ya que este proceso implica tiempo, es necesario que desde el primer día de la segunda mitad del periodo de levantamiento vigiles la aparición de faltantes de material, debiendo atenderlos inmediatamente.

Para cumplir apropiadamente con esta tarea, el sistema identifica la insuficiencia de material cotejando el inventario de cuestionarios, etiquetas y listado de inmuebles disponibles al tiempo de generar este reporte con respecto a los que estime que harán falta a partir de ese momento para concluir con éxito el levantamiento, por lo que cualquier problema en la captura de información logística o de avance (retrasos, fallas u omisiones) afectará el resultado de este diagnóstico.

La información que presenta este reporte te apoya en la búsqueda de soluciones permitiéndote hacer lo siguiente:

• Conocer la suficiencia de material de cada área.• Estimar la insuficiencia global para determinar si redistribuyendo el material

disponible en las áreas de responsabilidad a tu cargo se resuelve el problema o hace falta material adicional para concluir el trabajo.

Definir la mejor manera de redistribuir el material disponible, ya sea para ganar tiempo en lo que llega el material adicional o para solucionar el problema, así como distribuir el material adicional que permitiría concluir el trabajo.

50 4. Reportes

Mapa de suficiencia

Este reporte es una representación geográfica de la suficiencia de cuestionarios y listados; con él podrás detectar si tú o alguna figura operativa a tu cargo tiene deficiencia de material y por consiguiente, necesite apoyo de algún compañero o una figura superior que pueda solventar el problema. Además, permite detectar hasta que nivel o desde cuál se tiene el problema de insuficiencia de material, lo que te permitirá actuar y tomar decisiones con mayor precisión.

Su diseño está basado en los sistemas de información geográfica (también conocidos con los acrónimos SIG en español o GIS en inglés); por las características que presenta este reporte, permite consultar la situación de suficiencia de cuestionarios y/o listados por puesto operativo presentando la información de las áreas operativas según corresponda al filtro seleccionado:

Documentos Puesto DatosCuestionariosListados

CELPJZCM

TodoSobrantesFaltantesSaldo

Las áreas que muestre este mapa corresponderán a las de las figuras operativas a cargo del usuario, diferenciándolas con tres colores, según su condición de suficiencia:

• Verde: indica sobrantes, lo cual implica que al menos una figura debajo de él tiene material suficiente para solventar las posibles deficiencias de sus compañeros, y aún así, sigue teniendo sobrantes de material.

• Amarillo: en este caso, sabemos que el material hasta ese nivel se puede solventar sin ayuda de figuras superiores, pero hay que tenerlos en la mira por cualquier cambio a insuficiencia.

514. Reportes

• Rojo: representa la condición más preocupante ya que es una llamada de alerta, puesto que esta figura no podrá solventar el problema de insuficiencia de material aún con ayuda figuras inferiores.

Al posicionar el cursor sobre el mapa y dar clic, desplegará la información de las figuras operativas a cargo del usuario.

El color que presente dependerá del filtro de información seleccionado: si se requiere consultar faltantes, el área mostrada corresponderá al color rojo; en caso contrario, si seleccionamos sobrantes, el color mostrado será el verde.

Como complemento al identificador por colores, el mapa permitirá detectar la

magnitud del saldo existente, ya sea a favor o en contra; bastará posicionar el cursor sobre el polígono del área que interesa consultar para que el sistema presente una ventana emergente con esta información, tanto del usuario como la del puesto seleccionado; esa misma ventana tendrá una pestaña o botón para tener acceso al “Reporte de Suficiencia de Materiales” en caso de que se considera necesario.

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Proceso para detección de áreas con insuficiencia

Modo Diagrama

La desventaja del mapa de suficiencia es presentar los distintos niveles de la estructura operativa bajo la responsabilidad del usuario del reporte en pantallas separadas, para superarla el Sistema presenta este mismo reporte en modo diagrama de árbol, con la suficiencia de materiales presentada en una sola pantalla en todos los puestos que tienen un lugar en la parte de la estructura operativa que está bajo la responsabilidad el usuario del reporte. Se activa eligiendo la opción Sí del botón “Activar modo diagrama”.

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Listado de oficinas

Es el último de los reportes que presenta este módulo; contiene el domicilio y georeferenciación de las oficinas que ocupan cada una de las figuras operativas que se encuentran bajo tu supervisión; su propósito es el de integrar un directorio para facilitar su localización y saber si disponen de servicio de internet.

Para su visualización y analisis, basta con seleccionar del combo correspondiente la clave operativa de la figura que requieres ubicar.

4.3 Corrección de insuFiciencias

Recuerda que el propósito de la labor logística es conseguir la suficiencia de materiales, tu tarea es asegurar que esto ocurra en tu área de responsabilidad.Los reportes sobre las incidencias ocurridas durante el proceso de entrega y recepción de materiales son tu herramienta para decidir cuándo, dónde y cómo actuar para solventar los obstáculos que impidan alcanzar dicho objetivo.

Cuando realices tu análisis para determinar la suficiencia de los materiales, toma en consideración los siguientes aspectos:

1. Trata de resolver los problemas en el ámbito más inmediato posible para evitar retrasos y complicaciones innecesarias.

554. Reportes

• Dependiendo del material de que se trate, algunos puestos guardan una reserva a la cual puede recurrirse en caso de necesidad; por esto es importante que siempre comentes tus necesidades con tu superior.

• Si la reserva de materiales resulta insuficiente para controlar la situación, el encargado de la misma debe solicitar el material complementario a su instancia superior.

2. Cuando distribuyas el material a las figuras que lo requieren, toma en cuenta el porcentaje que representa el faltante en tu área de control así como la fecha de entrega.

• Si el porcentaje es de 10%, investiga si te lo repondrán durante la primera semana del operativo, y de ser así, realiza entregas completas de acuerdo con las cantidades marcadas en el reporte Materiales a entregar, con excepción de la figura cuya área de trabajo sea la más cercana a la sede de la oficina; a esta figura le completarás el material en cuanto tú lo recibas.

• Cuando el faltante es de 10% o más y al preguntar por éste te informan que será completado después de la primera semana del operativo, distribuye el material disponible en ese momento de manera equitativa entre los integrantes de tu equipo de trabajo.

• Un porcentaje de 90% de material faltante respecto a lo planeado es inoperativo, por lo que no lo distribuirás hasta que éste disminuya o se complete la cantidad planeada.

3. No olvides que la cantidad pendiente de recibir se actualiza en los reportes según el monto de las entregas parciales, quedando en ceros cuando se complete el 100% respecto a lo planeado.

1 logística aspectos generales de...

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