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CAPITULO 5

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LA FUNCION DEL CONTROL

"Es el establecimiento de sistemas que permiten comparar lo ejecutado con lo planeado, detectar errores, desviaciones, así como causas y soluciones, de una manera expedita y económica".

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LA FUNCION DEL CONTROL¿Porqué se controla?

Para revisar los procedimientos que se usaron durante la ejecución de un proyecto y de esta manera emitir los pronósticos de sus necesidades futuras, para que el proyecto sea terminado dentro de los parámetros fundamentales de costo, tiempo y calidad establecidos en la planeación. Por lo tanto son funciones del control: vigilancia y actualización.

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EL PROCESO DE CONTROLPASOS

• Obtención de datos.

• Revisión.

• Actualización.

• Acciones.

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EL PROCESO DE CONTROL

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EL PROCESO DE CONTROL• El control necesita de la toma de

decisiones (Acción).• Un control de costos que no sea

eficiente no es de gran ayuda.• El control requiere de un sistema de

retroalimentación adecuado.• Debe ser oportuno.• Objetivos de control mal establecidos

pueden conducir a un proyecto al desastre.

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EL CONTROL DURANTE LA VIDA DE UN PROYECTO

• Evaluación Económica

• Aprobación del Financiamiento

• Ingeniería y Diseño

• Procuración

• Construcción

• Puesta en Marcha y Entrega

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VISION INCLUYENTE DEL CONTROL

1. La factibilidad determina la rentabilidad del proyecto.

2. La planta se diseña para producir lo que se requiere de ella, teniendo a los costos en mente.

3. Los contratistas y proveedores se seleccionan basándose en sus presupuestos de costos y su experiencia.

4. La planta es montada de acuerdo a la manera óptima (más económica).

5. La planta es terminada dentro de programa (tiempo es dinero).

6. La planta es operada de la manera más económica.

7. Cuando la planta haya terminado su vida económica, será desechada de la manera más económica.

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TECNICAS DEL CONTROL

Aspectos o Elementos a controlar:

Recursos (Materiales, M.O., Equipo y subcontratos)

En las etapas del ciclo de vida (Objetivos, Producto, Diseño, Proveedores Desempeño).

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En la etapa de construcción: • Avance• Costos directos• Costos Indirectos de Campo,• Costos Indirectos de Oficina Central• Costos Totales• Cantidades de Obra y Estimaciones• Obra Adicional o Cambios al Proyecto• Ingreso y Cobranza• Flujo de Efectivo• Utilidades• Finanzas

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El control requiere de:

• un sistema general

• subsistemas para cada elemento

Significado de términos:

• ”Reportar ”. Conocer hechos pasados sin posibilidad de modificarlos

• ”Controlar". Saber lo que esta sucediendo para poder influir sobre los acontecimientos futuros de la obra.

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ANALISIS DE TENDENCIAS“Una tendencia es cualquier desviación

con respecto a lo ya aprobado del proyecto: alcance, costo o programa”

UTILIDAD:• Controlar el proyecto• Prevención temprana para tomar acciones

correctivas• Minimizar las sorpresas• Promover una conciencia del costo• Proveer documentación para los "cambios".

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CONTROL DEL PROGRAMA

Consiste en la aplicación del proceso de control para cumplir con el objetivo de “TIEMPO” de la planeación.

Puntos importantes:• Se basa en el proceso de la información

obtenida del avance de los trabajos en la obra.• Requiere la revisión y actualización de los

programas con un periodicidad definida.• Los aspectos importantes son la ruta crítica y

la duración total del proyecto.

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CONTROL DEL PROGRAMA

Los reportes de control y la comparación con el plan deberán indicarnos dónde se produjo la falla y cuál es su magnitud.

Acciones posibles• a)Continuar con el programa original• b)Actualizar el programa original

propuesto• c)Tomar acciones correctivas para hacer

factible el programa actual.

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CONTROL DE COSTOS CONREDES DE ACTIVIDADES

OBJETIVO:

“Manejar de manera formal la interrelación entre el avance de la obra y la ocurrencia de los costos”

SUPUESTO:

Para conocer el estado real de la obra es necesario conocer los avances que se programaron para una fecha y también los costos programados para esa fecha.

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OBJETIVO:

“Establecer una relación explícita entre el avance de la obra y los costos relacionados a través de la actividades que forman la red del proyecto.”

SUPUESTO:

Para conocer el estado real de la obra es necesario conocer los avances que se programaron para una fecha y también los costos programados para esa fecha.

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Requerimientos:

• Uso rutinario de los métodos de redes

• Confianza en los resultados de usar redes.

• Uniformidad de enfoque en presupuesto y programa.

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FORMAS DE ASIGNACION DE COSTOS A UNA RED

RIGIDA

SEMIRIGIDA

SUELTA

ASIGNACIÓN PARCIAL

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FORMAS DE ASIGNACION DE COSTOS A UNA RED

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CONTROL DE COSTOS USANDO REDES

Los elementos que deben ser considerados para el control, son los mismos que los del control normal, tomando en cuenta, que ahora las cuentas de costos se refieren a las actividades de la red y no a los conceptos de costo.

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FORMAS DE ASIGANACION DE COSTOS A UNA RED

Se requiere controlar los siguientes elementos: el avance, la mano de obra, los materiales, la maquinaria, los subcontratos, los gastos indirectos, los cambios de proyecto y la cobranza de los trabajos.

El avance de las actividades del proyecto constituye el principal indicador en un control basado en redes de actividades.

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EVALUACION DEL ESTADO DE LA OBRA POR REDES

Para deterninar el estado de la obra:

• Se analiza la red de actividades

• Con el estado de la red se obtienen los costos teóricos

• Con los acumulados en las cuentas de las actividades se obtienen los costos reales

• Se comparan los dos anteriores para obtener el estado de costos

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Elementos y parámetros del control de costos

CONTROL DE LA MANO DE OBRA

Se tratará principalmente, de conocer los rendimientos reales sobre la ejecución de los conceptos. Estos datos nos permitirán:

• Evaluar los costos reales de mano de obra utilizada.

• Determinar los tiempos reales de ejecución.

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CONTROL DE LA MANO DE OBRA

Recomendaciones:

• Usar formatos preimpresos para registrar

• Seleccionar las cuadrillas representativas

• En obras rápidas verificar al inicio

• En obras de larga duración verificar varias veces

• Con pago a destajo verificar principales actividades

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CONTROL DE MATERIALES

Controlar seriamente el empleo y la distribución de los materiales, para así prevenir y corregir desperdicios, los robos, etc.

Documentos empleados:– Los de solicitud de necesidades- Los de transporte- Los de recepción- Los de consumo

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CONTROL DE MATERIALES

La contabilidad contribuye con:

• Los informes técnico-administrativos

• Las facturas

• Los inventarios

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Control de Consumos

Se logra por medio de:• Las entradas y salidas• Los materiales recibidos en la obra• Los inventarios• El empleo real de los materiales

Como mínimo:• Las cantidades de materiales consumidos en

los conceptos a fin de poder evaluar los gastos de materiales.

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CONTROL DE MAQUINARIA Y EQUIPO

OBJETIVOS:

• Conocer el rendimiento real de la maquinaria

• Conocer el índice real de utilización

• Conocer losconsumos reales por operación y mantenimiento de la misma.

• Saber si los programas se están cumpliendo de la maquinaria y equipo en cantidad, tipo de equipo y oportunidad.

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CONTROL DE MAQUINARIA Y EQUIPO

OBJETIVOS:

• Conocer el rendimiento real de la maquinaria

• Conocer el índice real de utilización

• Conocer losconsumos reales

• Saber si los programas se están cumpliendo

• Conocer el manejo (Envío y Movimientos)

• Conocer el estado en que se encuentra

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CONTROL DE CANTIDADES DE OBRA

OBJETIVO

• Establecer los informes mensuales

• Pagar a destajistas, subcontratistas

• Calcular los rendimientos y su variación

• Calcular los tiempos reales

Se utilizan formas para el control individual de cada concepto y un croquis.

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CONTROL DE ESTIMACIONES Y DE ENTRADAS DE DINERO

• Para saber cuánto se ha recibido

• Cuánto se ha descontado

• Cuánto se ha incrementado la obra

“Es necesario diseñar formatos para controlar cada aspecto”

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PARAMETROS PARA EL CONTROL

• El éxito de cualquier sistema de control depende de hacernos consistentemente las preguntas apropiadas y obtener las respuestas precisas para un análisis crítico del desempeño de la empresa. La regularidad y la frecuencia de los análisis son importantes porque nos dan el tiempo suficiente para tomar las acciones correctivas.

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Avance

• 1) ¿Se están cumpliendo los objetivos fijados en cuanto a la terminación de los eventos importantes de la obra?

• 2) ¿Se están realizando todas las actividades dentro de las fechas programadas?

• ¿Cuáles son las actividades que tienen retrasos?

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PARAMETROS PARA EL CONTROLMateriales• 1) ¿Los materiales requisitados tienen los costos y

las cantidades de acuerdo a lo programado?• 2) ¿Los desperdicios y pérdidas de materiales se

encuentran dentro de límites razonables?• 3) ¿Están siendo suministrados a tiempo los

materiales?• 4) ¿Están los consumos actuales y pronosticados

de materiales dentro del presupuesto?• 5) ¿Se encuentran los costos a la fecha y los

pronosticados para los materiales, dentro del presupuesto?

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Mano de obra– 1)¿Se encuentran dentro del presupuesto, la

cantidad de recursos utilizados a la fecha y los pronosticados para terminar la obra?

– 2)¿Se encuentran los rendimientos de la mano de obra dentro de lo presupuestado?

– 3)¿Se encuentran los costos a la fecha y los pronosticados para la mano de obra, dentro del presupuesto?

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Equipo

• 1) ¿Se tiene un costo de equipo por unidad de obra, como el que se había planeado?

• 2) ¿Se encuentra el equipo activo durante todo el tiempo disponible?

• 3) ¿Resulta económica la utilización de cada uno de los equipos de la obra?

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Subcontratos

• 1) ¿Será terminado cada uno de los subcontratos dentro del costo considerado?

• 2) ¿Cuál será el costo total de los subcontratos con las modificaciones y ampliaciones esperadas?

• 3) ¿Se encuentran los pagos realizados al subcontratista de acuerdo con su avance real a la fecha?

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Modificaciones al contrato

• 1) ¿Se han registrado todas las modificaciones del contrato dentro de los planes de la obra?

• 2) ¿Se ha cuantificado el efecto de los cambios sobre el costo total de la obra y el tiempo de terminación?

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Costos indirectos

• 1) ¿Se encuentran los costos indirectos de obra dentro de los costos planeados?

• 2) ¿Se encuentran los costos indirectos de oficina dentro de los costos planeados?

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Costos totales• 1) ¿Será terminada la obra dentro del

presupuesto?• 2) ¿Se pueden cubrir todas las

modificaciones del contrato con los costos presupuestados?

• 3) ¿Cuáles son y donde se encuentran las desviaciones del costo actual de la obra, con respecto al costo presupuestado?

• 4) ¿Cuánta es la desviación del presupuesto corregido contra el presupuesto original?

• 5) ¿Se encuentran todos los compromisos contraídos incluidos en el pronóstico del costo final?

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Cobranza

• 1) ¿Corresponde el importe cobrado a la fecha al valor del trabajo ejecutado en la obra?

Flujo de efectivo

• 1) ¿Corresponde la disponibilidad de fondos al ritmo de avance de la obra?

• 2) ¿Se encuentran los costos financieros en su nivel mínimo?

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CONTROL DEL DESEMPEÑO DEL PROYECTO

Determinar si tanto el avance como el costo a la fecha corresponde a lo planeado.

Comparaciones a realizar• Para el desempeño proyecto-presupuesto.

Porcentaje de gastos del proyecto contra porcentaje terminado del proyecto; presupuesto de egresos remanente (no erogado) contra requerimientos pronosticados.

• Para la tasa de producción. Rendimientos (tasas de producción) planeadas contra rendimientos reales.

• Para tasas de productividad. La productividad planeada contra la real contra la pronosticada al concluir.

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Concepto del Valor de lo realizado

El enfoque del valor de la obra realizada requiere de una razonable precisión en la medición del avance. Mientras mejor sea la medición, mejor serán los resultados.

El valor de lo realizado está basado en la medición de la cantidad de trabajo terminado. Esta cantidad se multiplica por la tasa de productividad (Valor) utilizada previamente en la presupuestación.

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Desempeño del proyecto y del presupuesto

Se requiere:

• El costo presupuestado del trabajo programado

• El costo comprometido del trabajo realizado

• Valor del trabajo realizado

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Desempeño del proyecto y del presupuesto

Compromiso: Cuando una orden de compra es emitida para materiales o equipo

Obligación o Costo Incurrido: Cuando el trabajo ha sido realizado o el material y equipo han sido suministrados, aunque el pago no haya sido efectuado.

Costo real. La suma de costos incurridos

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Analizando la información presentada en la figura cada centro de costo es considerado separadamente, con los costos reales del trabajo realizado comparados contra distribuciones del presupuesto hasta el momento del reporte. El reporte muestra déficits (sobrecostos) y superávits (ganancias sobre el presupuesto) y costos pronosticados al terminar el proyecto.

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• La variación en costos es la diferencia entre el costo presupuestado del trabajo realizado menos el costo real del trabajo realizado.

• La variación en programa representa la diferencia entre el costo presupuestado del trabajo realizado y el costo presupuestado del trabajo programado.

• El superávit del proyecto se denota con la diferencia entre el costo estimado (pronóstico) al terminar el proyecto y el costo presuspuestado al terminar también.

• La gráfica muestra también la nueva fecha de terminación y por lo tanto el corrimiento del proyecto.

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INFORMACION PARA EL CONTROL

• Procedimientos bien definidos para recabar información

• Los requerimientos de información deben ser considerados de acuerdo al proyecto.

• Cada elemento debe ser monitoreado por el gerente del proyecto.

• El gerente del proyecto debe tener retroalimentación adecuada cuando aplica acciones correctivas

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INFORMACION PARA EL CONTROL• La información debe fluir libremente.• Se requieren reportes, a tiempo y con

precisión. • Evitar errores en la contabilidad de costos • La vía de retroalimentación no es

electrónica, sino humana.• Los ingenieros de costos y de

programación deben involucrarse con el proyecto.

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RESISTENCIA AL CONTROL

1.Frases preconcebidas

2.Idea de competencia y bloqueo

3.Estructura de la organización

4.Factores humanos

5.Comunicación

6.Ignorancia del aspecto de costo

7.Conflicto costo, tiempo y calidad

8.Falta de apoyo de la gerencia

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