06 gerencia de operaciones - dirección de proyectos

ING. SANDRO SNCHEZ, MBA

GERENCIA DE OPERACIONES 1

GERENCIA DE OPERACIONES

DIRECCIN DE PROYECTOS

Ing. Sandro Snchez Paredes, [email protected]

4

Objetivos1. Entender las particularidades asociadas a

las operaciones que se realizan en el marco de la direccin de proyectos.

2. Comprender los principales criterios para dirigir las operaciones de los proyectos.

3. Desarrollar el pensamiento crtico.



LA DIRECCIN DE PROYECTOS-

+

V

O

L

U

M

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P

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D

U

C

C

I

O

N

REPETITIVIDAD

TECNOLOGIA

ARTICULO

UNICO

LOTE

SERIE

MASIVO

CONTINUO

UNA VEZ INTERMITENTECONTINUO

(LINEA)

PROYECTO

( PROJECT )

- +FRECUENCIA DE PRODUCCION

nico. Muchas actividades relacionadas.

Complejidad en la planificacin de la produccin y en el control de inventario.

Equipamiento de propsito general, segn proyecto se va completando.

Mano de obra calificada/especializada.

CARACTERISTICAS DE UN PROYECTO



UN PROYECTO consiste en una serie de trabajos relacionados,

generalmente dirigidos hacia un resultado importante y que requiere un perodo de tiempo significativo

para ser realizado

LA GESTIN DE UN PROYECTO involucra las actividades gerenciales de planear, organizar, dirigir y controlar los recursos (personas, equipo, material) para resolver las limitaciones tcnicas, de costos y tiempos de un proyecto

GESTION DE UN PROYECTO

LOS PROYECTOS Y LAS ETAPAS DE LA ADMINISTRACIN EN OPERACIONES

REPETITIVIDADDEL PROCESO PLANIFICACION

ORGANIZACIONPROGRAMACION

DIRECCIONEJECUCION CONTROL

UNA VEZ

- A PEDIDO DELCLIENTE

- ANALISIS DEFACTIBILIDAD

- USUALMENTE ALTA INVERSION

- PROCESOS UNICOS- TIEMPOS DE EJECUCION

APROXIMADOS- SUJETOS A MUCHASVARIACIONES

- MAXIMIZACION DE BENEFICIOS

- ALTAFLEXIBILIDAD.

- VARIEDAD EN ESPECIALIZACION

- SUPERVISION EXTERNA

- AUDITORIA FINAL

- COMPARARPLANEACION CON

EJECUTADO



OBJETIVOS DE UN PROYECTO

Cumplir lasespecificaciones

Cumplir el plazo

Fecha de vencimiento!

Permanecer dentrodel presupuesto

Alcance Tiempo - Costo

Sobre los proyectos Slo el 16% de los proyectos se completan en tiempo, dentro del presupuesto

establecido y con la funcionalidad comprometida.

El 61,5% de todos los proyectos en las empresas grandes han tenido mayorescostos, durado mas tiempo que el previsto y/o no han cumplido con la funcionalidadesperada.

Costo en exceso hasta 189% del previstoTiempo en exceso hasta 222% del previsto

Ms de un 25% de los proyectos se completan con solamente entre el 25% y el 49%de funciones y dispositivos originalmente comprometidos.

En promedio, slo se completa el 61% de las funciones y dispositivos originalmentecomprometidos.

Fuente: Informe Standish Internacional Inc. Publicado por Application Development Trenes(2009)



EJEMPLOS DE PROYECTOS

Construccin de edificios Produccin de una pelcula Introduccin de nuevo

producto Planeamiento de una invasin

militar Investigacin y Desarrollo Campaa de diseo y publicidad

Diseo de sistema de cmputo Arranque o cierre de planta

Instalacin de equipos Fabricacin de aviones, barcos y mquinas grandes

Lanzamientos al espacio Construccin de un puente

The Alton Bridge

Alton, Illinois



The Alton Bridge Sobre la Gestin del Proyecto

Operaciones especiales diseadas para alcanzar un grupo de objetivos en un tiempo definido

Identificar tareas, estimar tiempos, proyectar recursos, presupuestar, hacer seguimiento y evaluar continuidad/cambio de planes

Tiempo es dinero US$ 4000 por da de retraso a los contratistas

Presupuesto del proyecto US$ 86MM / Plazo 3 aos 5 meses

Se divide en secciones para incrementar competencia de proveedores

Miles de tareas muchas de ellas muy complejas / mltiples contratistasHerramientas PERT/CPM

Estricto control de calidad no conformidades incrementan trabajo, costo y riesgo

Sujeto a factores externos no controlables

Resultados: Sobrecosto de 2% / Plazo de Ejecucin: 3 aos 6 meses

PLANIFICACIN

PROGRAMACIN

CONTROL

GESTIN DEL PROYECTO

Acta de constitucindel Proyecto

Identificar a los

interesados



Definir el Alcance del Proyecto.

Establecer los Objetivosdel Proyecto.

Crear una Estructura y la Subdivisin de Trabajo.

Organizar el Equipo del Proyecto

Determinar los Recursos.

PLANIFICACIN DEL PROYECTO

Gerente del Proyecto

Administracion Ingeniera Construccion

Es cuando un equipo autnomo trabaja a tiempo completo en el proyecto

PROYECTO PURO



Presidente

Investigacin yDesarrollo Ingeniera Fabricacin

ProyectoA

ProyectoB

ProyectoC

ProyectoD

ProyectoE

ProyectoF

ProyectoG

ProyectoH

ProyectoI

Es el que est contenido dentro de una divisin funcional

Ejemplo: el proyecto B est dentro Ejemplo: el proyecto B est dentro del rea funcional de Investigacin y Desarrollo.

PROYECTO FUNCIONAL

ESTRUCTURA MATRICIAL

Presidente

Investigacin yDesarrollo Ingeniera Operaciones Marketing

Jefe delProyecto A

Jefe delProyecto B

Jefe del Proyecto C



Planificar RRHH

Planificar lascomunicacionesPlanificar las compras y

adquisiciones

Planificar la calidad

Desarrollar el plan de gestin

del proyecto

Planificar la gestinde los riesgos

Identificar losriesgos

Realizar el anlisis cualitativo

de los riesgos

Realizar el anlisis cuantitativo

de los riesgos

Planificar lasrespuestas a \

los riesgos

Recolectar losrequerimientos

Definir elalcance

Crear EDT (WBS)

Estimar recursos deLas actividades

Definir las actividades

Estimar la duracinde las actividades

Secuenciar lasactividades

Desarrollar el cronograma

Estimar los costos

Determinar elpresupuesto

Planificacin del Proyecto

INTEGRACIN1. Desarrollar el Acta de Constitucin del

Proyecto. 2. Desarrollar el Plan para la Direccin del

Proyecto.3. Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto.4. Monitorear y Controlar el Trabajo del

Proyecto.5. Realizar el Control Integrado de Cambios. 6. Cerrar Proyecto o Fase.

ALCANCE1. Gestin del Alcance del Proyecto..2. Recopilar Requisitos.3. Definir el Alcance.4. Crear EDT.5. Validar Alcance.6. Controlar Alcance.

TIEMPO1. Plan de Gestin del Cronograma.2. Definir las Actividades.3. Secuenciar las Actividades.4. Estimar Recursos de las Actividades.5. Estimar la Duracin de las Actividades.6. Desarrollar el Cronograma.7. Controlar el Cronograma.

COSTOS1. Plan de Gestion de Costos 2. Estimar los Costos.3. Determinar el Presupuesto.4. Controlar los Costos.

CALIDAD1. Plan de Gestion de la Calidad.2. Realizar el Aseguramiento de Calidad.3. Control de la Calidad.

R.R. H.H.1. Plan de Gestin de Recursos Humanos.2. Adquirir el Equipo del Proyecto.3. Desarrollar el Equipo del Proyecto.4. Gestionar el Equipo del Proyecto.

COMUNICACIONES1. Plan de Gestin de las Comunicaciones.2. Gestionar las Comunicaciones.3. Control de las Comunicaciones.

RIESGO1. Plan de Gestin de Riesgos.2. Identificar los Riesgos.3. Realizar el Anlisis Cualitativo de Riesgos.4. Realizar el Anlisis Cuantitativo de Riesgos.5. Planificar la Respuesta a los Riesgos.6. Controlar los Riesgos.

ADQUISICIONES1. Planificar las Adquisiciones.2. Efectuar las Adquisiciones.3. Administrar las Adquisiciones.4. Cerrar las Adquisiciones.

REAS DE CONOCIMIENTOGERENCIA DE PROYECTOS

INTERESADOS1. Identificar a los interesados.2. Plan de Gestin de los Interesados3. Administrar los grupos de Interes.4. Control de Compromiso de los Interesados Project Management Institute (PMI)

PMBOK 5ta edicin



EDT = Estructura de Descomposicin del TrabajoWBS = Work Breakdown Structure

PLANIFICACINPROGRAMACIN

CONTROL

GESTIN DEL PROYECTO



Identifica las relaciones de precedencia.

Ordena las actividades.

Determina la duracin y los costos de cada actividad.

Calcula cunto material y cuntostrabajadores sern necesarios.

Determina las actividades crticas, posibles cuellos de botella.

PROGRAMACIN DEL PROYECTO

PROPSITOS DE LA PROGRAMACIN DEL PROYECTO

Muestra la relacin de cada actividad con las dems y con todo el proyecto.

Fomenta el establecimiento de una duracin y el costo realista para cada actividad.

Ayuda a una mejor utilizacin de los recursos de personal, dinero y materiales, identificando cuellos de botella crticos en el proyecto.



Diagrama de Gantt.

Mtodo del Camino Crtico (CPM).

Tcnica de Evaluacin y Revisin de Programas (PERT).

TCNICAS DE PROGRAMACIN DE PROYECTOS

DIAGRAMA DE GANTT

Actividad 1Actividad 2Actividad 3Actividad 4Actividad 5Actividad 6

Tiempo

Eje vertical: Siempre actividades o trabajos

Eje horizontal: siempre tiempo

Las barras horizontales se usan para denotar longitud de tiempo para cada actividad o trabajo .



Tcnicas de red.

Ambas elaboradas en los aos cincuenta: CPM por DuPont para plantas qumicas.

PERT por la Marina de Estados Unidos para los misilesPolaris (+3000 contratistas)

Consideran las relaciones de precedencia y lasinterdependencias.

Cada estimacion es diferente respecto a la duracin de cada actividad. CPM asume tiempos establecidos enfoque determinstico

PERT usa escenarios de tiempos enfoque probabilstico

PERT y CPM

Dirigir yGestionar la

Ejecucin delProyecto

Realizar el Aseguramiento

de la Calidad

Realizar lasAdquisiciones

Adquirir elEquipo delProyecto

Desarrollar elEquipo delProyecto

Gestionar elEquipo delProyecto

Distribuir laInformacin

Gestionar lasExpectativas deLos Interesados

Procesos de ejecucin



PLANIFICACIN

PROGRAMACIN

CONTROL

GESTIN DEL PROYECTO

Verificar elalcance

Controlar el alcance

Supervisar y controlarlos riesgos

Administrar lasadquisiciones

Supervisar y controlar el trabajo

del proyecto

Realizar elcontrol integradode los cambios

Controlar elcronograma

Controlar loscostos

Realizar el controlde la calidad

Reportar el desempeo

Procesos de supervisin y control



CONTROL DEL PROYECTO

Costos ejecutados de cada tarea, contra costos presupuestados Cumplimiento del presupuesto

Informes de anlisis de duracin Cumplimiento del cronograma

Informes de la situacin de trabajo Cumplimiento de especificaciones

Aplicacin de mano de obra del programa Productividad

Distribucin de costos ejecutados Anlisis por actividad

Resmenes de costos y horas por funcin Anlisis de la programacin

Uso de materias primas, ejecucin de gastos Calidad de las compras

Informes de problemas/xitos Lecciones aprendidas

Acta de cierre del proyecto.

Cerrar lasadquisiciones

Cerrar el proyectoo la fase

Grupo de procesos de cierre



Qu dicen los que gerencian proyectos?

90% de las empresas encuestadas dijeron quesubestimaron el tamao y complejidad de sus proyectos.

44% tena sobrecostos de entre 10% y 40%. 37% necesit asignar recursos adicionales. Slo 16% cumpli con los plazos.

Fuente: Encuesta de Robbins-Gioia. Desafos y Tendencias en ProjectManagement (2009)

Por qu fallan los proyectos?Requerimientos incompletos y poco claros

Falta de experiencia en PM: planificar, controlar y coordinar

Falta de soporte ejecutivo

Falta procesos claramente definidos

Falta de autoridad y experiencia para implementar esos procesos, estndares y procedimientos

Falta de herramientas estndar para ayudar a manejar esos procesos

Falta de educacin en los roles y responsabilidades esperados

Recursos no calificados asignados



Algunas sugerencias. Cada proyecto autorizado apoya claramente un objetivo estratgico aprobado de

la organizacin

Cada uno de los riesgos del proyecto se evalan y administran usando mtodosy sistemas actualmente disponibles

Que todos los proyectos se evalan, priorizan y aprueban basndose en losmismos criterios corporativos.

Que los procesos de la gerencia de proyectos de la organizacin se documentende una manera coherente, y fcil de entender.

Todos los proyectos se administran dentro de unos portafolios apropiados ydefinidos.

Que todos los roles del personal que participa en los proyectos est claramentedefinido, entendido y asignado a gente calificada.

Que se asigne a un sponsor a cada proyecto, y que dicho Sponsor reciba elentrenamiento para cumplir de una manera efectiva con dicho rol.

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