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Manual de seleccion de proyectosTRANSCRIPT
Ing. Silvio Rafael Cuello de Avila 1
Sesión 5: Selección de Proyectos, Portafolio y PMO
MODULO GESTIÓN ORGANIZACIONAL
Especialización en Gerencia Integral de ProyectosMsc. SILVIO RAFAEL CUELLO DE AVILA
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Identificar y seleccionar proyectos
Este capitulo busca identificar los elementos esenciales iniciar un proyecto dentro de la
organización y determinar el alcance del proyecto.
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Identificación y Selección del proyectos
• Determinar los modelos de identificación de proyectos.• Identificar criterios y métodos para la selección de proyecto.• Generar la lista de proyectos, programas y portafolios.
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1. SOW - Enunciado del Trabajo del proyecto
SOW
Necesidad del negocio
Descripción del alcance
Alineación estratégica
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Necesidad del negocio
Necesidades de conocimiento
Avance tecnológico
Requisito legal Normativa y regulaciones
Consideraciones ambientales
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Descripción del alcance del producto
Características del producto
Relación entre productos y necesidad del negocio Alcance
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2. Caso de Negocio
Determina la viabilidad del proyecto en función de la inversión requerida.
Facilita la toma de decisiones de alto nivel.
Se compara la necesidad del negocio y la relación costo beneficio.
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Elementos del caso de negocio
Resumen Ejecutivo
Descripción del Problema u oportunidad de negocio.
Justificación
Análisis Financiero situación actual
• Objetivo• Descripción• Análisis de costos• Análisis de Sensibilidad• Identificación de Riesgos
Alternativas de solución
Comparación de alternativas.
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3. Acuerdos
Se establecen para definir las intenciones del proyecto.• Contratos• Memorandos de entendimiento - MOU• Acuerdos de nivel de servicio – SLA• Cartas de acuerdo• Declaraciones de intensiones• Acuerdos verbales• Correos electrónicos• Otros documentos
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Selección de Alternativas
• Existen dos clases de métodos para seleccionar un proyecto entre varias alternativas:– Métodos de Beneficios
• Murder Board• Revisión de pares• Modelos de puntaje (Link)• Modelos económicos
– Métodos de restricciones o aproximaciones matemáticas.
• Programación lineal• Programación entera• Programación dinámica• Programación multi-objetivo
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Valor Presente(VP)
• El Valor presente significa el valor que tiene hoy un flujo de efectivo . Se calcula con la siguiente formula:
• Ejemplo: ¿Cuál es el valor presente de una inversión si en termino de 3 años retorna $300 millones a una rata de 10%.
PV =
Donde: FV: Valor Futuror: Tasa de interes(tasa de crecimiento esperado)n: Numero de periodo (donde se da el ingreso)
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Valor Presente Neto
• El VP tiene el inconveniente, y es que no incluye los costos en el análisis y estos tiene un impacto significativo en la interpretación de los resultados.
• Ejemplo: Un proyecto tiene el siguiente flujo de caja, calcule el VPN.
• VPN=Ingresos – Costos = 353 – 291 = 62
Periodo IngresosValor Presente de los
ingresos CostosValor presente de los
costos0 0 0 200 2001 50 45 100 912 100 83 0 03 300 225 0 0
Total 353 291
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TIR
• Es un valor mas preciso, que estima un porcentaje que equivale a la tasa de interés que se espera recibir por cierta inversión. Es superior que las anteriores porque tiene en cuenta además de los costos el tiempo de inversión y maximiza los resultados para el inversionista.
• Ejemplo: Se estima que un proyecto presente el siguiente flujo de caja: Calcule el valor presente Neto.
Periodo Flujo de Caja
0 -4000
1 1200
2 1410
3 1875
4 1050
r= TIRAl resolver la ecuación se encuentra que la TIR=14.3%
En Excel se puede usar la función TIR con el rango del flujo de caja para calcular el valor
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Ejercicio
• Una empresa de mantenimiento de equipos presta sus servicios a diferentes instituciones. Esta empresa cuenta con 20 ingenieros de soporte con un costo promedio de 50.000 hora, los cuales destinan en alrededor e 8 horas semanales en actividades relacionadas con el papeleo de sus ordenes de trabajo pues en su mayoría se realizan por email.
• Se plantea que si implementa un software de mesa de ayuda (helpdesk) además de generar información crucial para el seguimiento de los servicios, se puede reducir entre un 20 y un 40 porciento el tiempo dedicado a labores de pápelo la productividad.
• Al revisar, se tienen dos posibles sistemas con características iguales que pueden servir para la mesa de ayuda, identifique la opción mas apropiada para la empresa:
• Asuma que el costo del dinero en el tiempo es de IPC del año actual y estime un costo de 4% de incremento para todos los rublos
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Ejercicio
Nombre
Licenciamiento
Hardware
Implementación y capacitación
Mantenimiento y soporte del Software
Mantenimiento Hardware
Nube Help
$530.000/usuario
$0
$3.600.000
$0
$0
Mesa C/S
$15.000.000
$12.000.000 (Servidor)
$4.000.000 (Inst. y Conf)
20% licencia C/año
Nuevo servidor año 4.
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Clasificación de los Métodos Económicos
PV
NPV
TIR
Solo tiene en cuenta los ingresos
Tiene en cuenta los ingresos y los egresos pero no el valor del dinero en el tiempo
Tiene en cuenta los ingresos, los egresos yel valor del dinero en el tiempo
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Programación Lineal
Da respuesta a situaciones en las que se exige maximizar o minimizar funciones que se encuentran sujetas a determinadas limitaciones.• Su empleo es frecuente en aplicaciones de la industria, la
economía, la estrategia militar, etc.• Consiste en optimizar (maximizar o minimizar) una función
objetivo, que es una función lineal de varias variables:• f(x,y) = ax + by.La función objetivo está sujeta a una serie de restricciones, expresadas por inecuaciones lineales:
a1x + b1y ≤ c1
a2x + b2y ≤ c2
... ... ...anx + bny ≤ cn
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Soluciones factibles y optimas
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Función Objetivo:Consiste en optimizar una función lineal de varias variables (Maximizar o Minimizar)
Factibles:El área formada por el conjunto de intersecciones del área formadas por las restricciones.
Optimas:La solución óptima se llama solución máxima (o mínima según el caso) referente a la función objetivo buscada.
Ejemplo: Selección de Proyectos con Programación Lineal
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Ejercicio 8. Selección de Proyectos
• Elabore un listado de proyectos estratégicos.• Desarrolle un caso de negocio para cada proyecto• Empleando el método de programación lineal o el
modelo de puntajes seleccione los proyectos a ejecutar.
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Un Proyecto es un emprendimiento realizado por personas para crear un Producto o Servicio único, mediante la utilización de recursos limitados (Humanos, Físicos, Monetarios, tiempo, etc..).
• Ejecutar un Plan Estratégico• Explotar una Oportunidad de Negocio• Responder a requerimientos que no pueden ser
atendidos por las Operaciones habituales de la Organización
• El Producto o Servicio final se obtiene paso a paso, progresando continuamente a través de incrementos de valor
• El Producto o Servicio obtenido es único en cuanto a sus particularidades
• Tiene un principio y fin determinado
• Su duración es finita
• El equipo de trabajo es transitorio
• El fin se alcanza cuando se logran los objetivos propuestos o cuando se decide que los mismos no podrán ser concretados
Temporalidad Resultado Único Desarrollo Progresivo
Los Proyectos consisten en instrumentos que se utilizan para
Definición de Proyecto
Un Programa es un grupo de proyectos que permite gestionarlos de forma global. Normalmente se definen programas para conseguir economías de escala y mayor y mejor control sobre los recursos de la compañía.
Programa 1
Proyecto 1 Proyecto 2 Proyecto 3Otros
Trabajos relacionados
Definición de Programa
Programa: Aumentar Capacidad de carga de transporte terrestre.
Proyecto 1: Aumentar numero de camiones
pequeños
Proyecto 2: Compra de mas
vehículos de carga pesada
Proyecto 3:Aumento camionetas de carga ligera dentro
de las ciudades
Disminuir el consumo de combustible.
Disminuir el consumo de llantas.
Rapientrega tiene proyectos enfocados en aumentar su capacidad de transporte terrestre.
Ejemplo: Caso Empresa de trasnporte (Programa)
Un Portafolio es un grupo de programas y proyectos que permite gestionarlos con el objetivo de alcanzar metas estratégicas del negocio.
Portafolio 1
Proyecto 1 Programa 1 Programa 2Otros
Trabajos relacionados
Definición de un Portafolio
Portafolio: Maximizar las ganancias de la
compañia.
Programa: Aumentar Capacidad de carga de transporte terrestre.
Proyecto 1: Aumentar numero de camiones
pequeños
Proyecto 2: Compra de mas
vehículos de carga pesada
Proyecto 3:Aumento camionetas de carga ligera dentro
de las ciudades
Disminuir el consumo de combustible.
Disminuir el consumo de llantas.
Programa: Aumentar la capacidad de carga
aerea.
Construcción de mas centros de acopio en la ciudades medianas
Ejemplo: Caso Empresa de Trasnporte (Portafolio)
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Ejercicio 9. Portafolio de proyectos
• Organice el portafolio de gestión en un diagrama de árbol donde ubique los proyectos y programas por estrategia.
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Implica la aplicación de metodologías y herramientas para:- Administrar eficaz y eficientemente diferentes
proyectos- Controlar adecuadamente los riesgos - Cumplir con los resultados esperados en términos
de tiempo, costos, calidad y beneficios.
Administración de Proyectos
Equipo y Organizaciones
Proyectos múltiples
Tecnologías y aplicaciones
PMO
Oficina de Administración de Programas/Proyectos (Program/Project
Management Office )
El objetivo es coordinar e integrar óptimamente programas y proyectos, múltiples tecnologías, aplicaciones, equipos y organizaciones.
¿Qué es una PMO?
Principales actividades de la PMO
Relacionar los Objetivos del proyecto con la estrategia de la organización, objetivos y
programas estratégicos
Relacionar los Objetivos del proyecto con la estrategia de la organización, objetivos y
programas estratégicos
Coordinar los proyectos para aprovechar sinergias, evitando duplicación de
esfuerzos
Coordinar los proyectos para aprovechar sinergias, evitando duplicación de
esfuerzos
Proveer los procedimientos, estándares, formatos y mecanismos requeridos para
gestionar eficiente el Proyecto de manera que sea un potenciador en el logro de los
objetivos
Proveer los procedimientos, estándares, formatos y mecanismos requeridos para
gestionar eficiente el Proyecto de manera que sea un potenciador en el logro de los
objetivos
Asegurar la alineación de los equipos de trabajo en la ejecución del proyecto y
coordinar las actividades relacionadas con la Administración del Cambio del proyecto
Asegurar la alineación de los equipos de trabajo en la ejecución del proyecto y
coordinar las actividades relacionadas con la Administración del Cambio del proyecto
Identificar imprevistos / riesgos y hacer seguimiento a la solución. Prever y
controlar riesgos
Identificar imprevistos / riesgos y hacer seguimiento a la solución. Prever y
controlar riesgos
Asegurar la elaboración y consistencia de los reportes de avance, plan de trabajo y
entregables.
Asegurar la elaboración y consistencia de los reportes de avance, plan de trabajo y
entregables.
¿Cuáles son las principales actividades de una PMO?
Típicamente una organización que necesita una Oficina de Gerenciamiento de Proyectos (PMO) tiene:
Costos consistentemente más altos de los previstos en sus proyectos.
Conflictos en el cumplimiento de los planes y cronogramas relacionados a los recursos compartidos y las habilidades más utilizadas de los mismos.
Procesos débiles de manejo de proyectos, ausencia de reportes formales en los proyectos.
Problemas recurrentes en los proyectos, los cuales son tratados de manera individual situación que impide tener una visión global de la situación del proyecto.
Falta de homogeneidad en la calidad de los proyectos y, dificultad para operar de forma eficiente entre las áreas involucradas.
Por qué implementar una PMO?
Esca
la
Esca
la
Múltiples iniciativas sin un esquema de integración común
Hoy
1. Operativa
3. Estratégica
2. Táctica
(Primer Nivel)
Administración del Portafolio
Administración de Programas
Administración del Proyecto
Dependiendo de las necesidades especificas de cada organización, se pueden establecer desde una PMO Operativa hasta una estratégica:
(Nivel medio)
(Nivel Superior)
Por qué implementar una PMO?
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Ejercicio 10. Discusión PMO
• Realice la lectura del documento: Impacto de la PMO en la implementación de estratégias.
• Discuta en su equipo si considera importante implementar una PMO en su organización y en caso tal de que tipo seria y cuales serían sus funciones.
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