03 cpi_pmi_1.pdf

1Control y Gestin de Proyectos Informticos

Unidad 1

1. Introduccin a la Gestin de Proyectos

2Introduccin a la Gestin de Proyectos

La Gua de los Fundamentos para la Gestin de Proyectos (Gua del PMBOK) es una gua reconocida en la profesin de la Gestin de Proyectos. Por gua se hace referencia a un documento formal que describe normas, mtodos, procesos y prcticas establecidas.

Al igual que en otras profesiones, como la abogaca, la medicina y las ciencias econmicas, el conocimiento contenido en esta gua evolucion a partir de las buenas prcticas reconocidas por profesionales dedicados a la Gestin de Proyectos, quienes contribuyeron a su desarrollo.

Introduccin a la Gestin de Proyectos

La Gua del PMBOK proporciona pautas para la Gestin de Proyectos tomadas en forma individual.

Define la Gestin de Proyectos y otros conceptos relacionados, y describe el Ciclo de Vida de la Gestin de Proyectos y los procesos conexos.

3Introduccin a la Gestin de Proyectos

1.1. Propsito de la gua del PMBOK.1.2. Qu es un proyecto?1.3. Qu es la Gestin de Proyectos?1.4. Relacin entre Gestin de Proyectos, Programas, y Portafolios.1.5. Gestin de Proyectos y Gestin de Operaciones.1.6. Rol de un Gestor de Proyectos.1.7. Factores Ambientales de la Organizacin .

1.1 Propsito de la Gua del PMBOK

La Gua del PMBOK identifica el subconjunto de fundamentos de la Gestin de Proyectos Generalmente Reconocidocomo Buenas Prcticas.

Link http://www.youtube.com/watch?v=JP7X10WlA8M

41.2 Qu es un Proyecto?

Un proyecto es un esfuerzo Temporal que se lleva a cabo para crear un Producto, Servicio o Resultado nico

Un proyecto puede generar:

Un producto, que puede ser un componente de otro elemento o un elemento final en s mismo,

La capacidad de realizar un servicio (por ej., una funcin comercial que brinda apoyo a la produccin o distribucin), o

Un resultado, tal como un producto o un documento (por ej., un proyecto de investigacin que desarrolla conocimientos que se pueden emplear para determinar si existe una tendencia o si un nuevo proceso beneficiar a la sociedad).

1.3 Qu es la Gestin de Proyectos?

La Gestin de Proyectos es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.

Se logra mediante la aplicacin e integracin adecuada de los 42 procesos de la Gestin de Proyectos, agrupados lgicamente, que conforman los siguientes 5 grupos de procesos:

Iniciacin.Planificacin.Ejecucin.Seguimiento y Control.Cierre.

51.3 Qu es la Gestin de Proyectos?

La relacin entre estos factores es tal que si alguno de

ellos cambia, es probable que al menos otro se vea

afectado. Dada la posibilidad de sufrir cambios, el Plan

de Gestin del Proyecto es iterativo y su elaboracin es

gradual a lo largo del Ciclo de Vida del Proyecto.

http://www.youtube.com/watch?v=SbdbcSAK8xI

1.4 Relacin entre Gestin de Proyectos, Programas y Portafolios.

En organizaciones maduras en Gestin de Proyectos,

la gestin es llevada en un contexto ms amplio regido

por la Gestin de Programas y la Gestin de

Portafolios. Dentro de los programas y/o portafolios,

los proyectos resultan un medio para alcanzar las

metas y los objetivos de la organizacin, a menudo en

el contexto de un plan estratgico.

El siguiente cuadro muestra una presentacin

comparativa de la Gestin de Proyectos, la Gestin de

Programas y la Gestin de Portafolios.


Proyectos y Planificacin Estratgica

A menudo, los proyectos se utilizan como el medio para cumplir con el plan estratgico de una organizacin.

Dentro de programas o portafolios, los proyectos resultan un medio para alcanzar las metas y los objetivos de la organizacin, a menudo en el contexto de un plan estratgico.

Las organizaciones gestionan los portafolios basndose en su plan estratgico, lo que puede dictar una jerarqua al portafolio, programa o proyectos implicados.

http://www.youtube.com/watch?v=JDx2xBxCs9I&feature=related


Oficina de Gestin de Proyectos

Es un cuerpo o entidad dentro de una organizacin que tiene varias responsabilidades asignadas con relacin a la direccin centralizada y coordinada de aquellos proyectos que se encuentran bajo su jurisdiccin. Las responsabilidades de una Oficina de Gestin de Proyectos pueden abarcar desde proveer funciones de apoyo para la Gestin de Proyectos hasta la responsabilidad de dirigir proyectos directamente.


Oficina de Gestin de ProyectosUna funcin fundamental de esta oficina es brindar apoyo a los gestores del proyecto de diferentes formas, entre ellas:

Gestionar recursos compartidos por todos los proyectos dirigidos por la Oficina de Gestin de Proyectos;

Identificar y desarrollar una metodologa, mejores prcticas y normas para la Gestin de Proyectos;

Instruir, orientar, capacitar y supervisar,

Vigilar el cumplimiento de las polticas de normas, procedimientos y plantillas de la Gestin de Proyectos mediante auditorias del proyecto;

Desarrollar y gestionar polticas, procedimientos, plantillas y otra documentacin compartida del proyecto (activos de los procesos de la organizacin), y

Coordinar la comunicacin entre proyectos.

1.5 Gestin de Proyectos y Gestin de Operaciones

Las operaciones son una funcin de la organizacin que se efecta permanentemente, con actividades que generan un mismo producto o proveen un servicio. Por ejemplo: operaciones de produccin, operaciones de fabricacin y operaciones de contabilidad.

Los proyectos requieren la Gestin de Proyectos, mientras que las operaciones necesitan la gestin de procesos de negocio. Los proyectos pueden entrecruzarse con operaciones en varios puntos durante el ciclo de vida del producto, por ejemplo:

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1.5 Gestin de Proyectos y Gestin de Operaciones

Al cierre de cada fase.Cuando se desarrolla un producto nuevo, se mejora un producto existente o se expanden las salidas.En la mejora de operaciones o del proceso de desarrollo del producto, o Hasta la desinversin de las operaciones al final del ciclo de vida del producto.

En cada punto, se transfieren entregables y conocimientos entre el proyecto y las Operaciones a fin de implementar al trabajo entregado.

1.6 Rol de un Gestor de Proyectos

El Gestor de Proyecto es la persona asignada por la organizacin ejecutante para alcanzar los objetivos del proyecto.

Segn la estructura de la organizacin, el Gestor del Proyecto puede estar bajo la supervisin de un Gerente Funcional, en otros casos, el Gestor del Proyecto puede formar parte de un grupo de varios Gestores de Proyecto que rinden cuentas a un Gestor del Programa o del Portafolio, quien en ltima instancia es el responsable de los proyectos de toda la empresa.

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El Gestor de Proyecto debe de poseer habilidades especficas a un rea y las competencias generales en materia de gestin requeridas para el proyecto. Adems, la Gestin de Proyectos efectiva requiere que el Gestor del Proyecto cuente con las siguientes caractersticas:


Conocimiento: Se refiere a lo que el Gestor del Proyecto sabe sobre la Gestin de Proyectos.

Desempeo: Se refiere a lo que el Gestor del Proyecto puede hacer o lograr si aplica los conocimientos en la Gestin de Proyectos.

Personal: Se refiere a la manera en que el Gestor del Proyecto se comporta cuando ejecuta el proyecto o actividades relacionadas.

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1.7 Factores Ambientales de la Organizacin

Los Factores Ambientales de la Organizacin se refieren a elementos tangibles e intangibles, tanto internos como externos, que rodean al xito de un proyecto o influyen en l.

Se consideran entradas para la mayora de los procesos de planificacin.

1.7 Factores Ambientales de la Organizacin

Entre los factores ambientales de la organizacin, se incluyen:

Procesos, estructura y cultura de la organizacin;Normas de la industria o gubernamentales;Infraestructura;Recursos humanos existentes;Administracin de personal;Sistemas de autorizacin de trabajos de la compaa;Condiciones del mercado;Tolerancia al riesgo por parte de los interesados;Clima poltico;Canales de comunicacin establecidos en la organizacin;Bases de datos comerciales;Sistemas de informacin para la Gestin de Proyectos.

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Preguntas

Cualquier tipo de trabajo puede caracterizarse como un proyecto? Quelementos principales caracterizan a un proyecto?Segn su experiencia en qu consiste la gestin de proyectos? Qu tareas tpicas se realizan en la gestin de proyectos?

Preguntas

Qu es un programa y qu es un portafolio? En qu se diferencian y como se relacionan entre s los proyectos, los programas, y los portafolios?Es lo mismo la gestin de proyectos y la gestin de operaciones? Una incluye a la otra o viceversa? Qu relacin existe entre proyectos y operaciones?

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Preguntas

Qu es un gestor de proyecto? Qutareas o actividades realiza un gestor de proyecto? Cules son sus principales responsabilidades?.Los factores que estn en el ambiente de la empresa y que rodean a un proyecto, influyen en l? Positiva, negativa, o neutralmente?

2. Ciclo de Vida del Proyecto y la Organizacin

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2.1 El Ciclo de Vida del Proyecto-Panorama General

El Ciclo de Vida del Proyecto es un conjunto de fases del mismo, generalmente secuenciales y en ocasiones superpuestas, cuyo nombre y nmero se determinan por las necesidades de gestin y control de la organizacin u organizaciones que participan en el proyecto, la naturaleza propia del proyecto y su rea de aplicacin.


Ejemplos de Ciclo de Vida de Proyectos:

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2.1.1 Caractersticas del Ciclo de Vida del Proyecto

Todos los proyectos, sin importar cun pequeos o grandes, o cuan sencillos o complejos sean, pueden configurarse dentro de la siguiente estructura del ciclo de vida:

Inicio. Organizacin y preparacin.Ejecucin del trabajo.Cierre.

Observacin: Seguimiento y Control es transversal a todo el proyecto


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La estructura genrica del Ciclo de Vida presenta por lo general las siguientes caractersticas:

Los niveles de costo y dotacin de personal son bajos al inicio del proyecto, alcanzan su punto mximo segn se desarrolla el trabajo y caen rpidamente cuando el proyecto se acerca al cierre.

La influencia de los interesados, al igual que los riesgos y la incertidumbre son mayores al inicio del proyecto. Estos factores disminuyen durante la vida del proyecto.


La capacidad de influir en las caractersticas finales del producto del proyecto, sin afectar significativamente el costo, es ms alta al inicio del proyecto y va disminuyendo a medida que el proyecto avanza hacia su conclusin.

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2.1.2 Relaciones entre el Ciclo de Vida del Producto y del Proyecto

El Ciclo de Vida del Producto consta de fases del producto, generalmente secuenciales y no superpuestas, que se determinan en funcin de las necesidades de fabricacin y control de la organizacin.

La ltima fase del Ciclo de Vida del Producto, para el producto mismo, es por lo general su retiro. Normalmente, el Ciclo de Vida del Proyecto estcontenido dentro de uno o ms ciclo de vida del producto.

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Cuando el resultado de un proyecto estrelacionado con un producto, existen muchas relaciones posibles entre ambos. Por ejemplo, el desarrollo de un nuevo producto podra ser un proyecto en s mismo.

Por otro lado, un producto existente puede verse beneficiado por un proyecto para agregarle nuevas funciones o caractersticas, o puede crearse un proyecto para desarrollar un nuevo modelo.


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2.1.3 Fases del Proyecto

Las Fases del Proyecto son divisiones dentro del mismo proyecto, donde es necesario ejercer un control adicional para gestionar eficazmente la conclusin de un entregable mayor.

Las fases del proyecto suelen completarse de manera secuencial, pero en determinadas situaciones de un proyecto pueden superponerse.

Por su naturaleza de alto nivel, las fases del proyecto constituyen un elemento del Ciclo de Vida del Proyecto. Una fase del proyecto no es un grupo de procesos de Gestin de Proyectos.


Ejemplo de Proyecto de una sola fase:

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Ejemplo de Proyecto con Fases Consecutivas:


Ejemplo de Proyecto con Fases Superpuestas:

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2.2 Interesados

Los Interesados son personas u organizaciones (por

ejemplo, clientes, patrocinadores, la organizacin

ejecutante o el pblico), que participan activamente en el

proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados

positiva o negativamente por la ejecucin o terminacin

del proyecto. Los interesados tambin pueden ejercer

influencia sobre el proyecto, los entregables y los

miembros del equipo.

2.2 Interesados

El Equipo de Gestin de Proyecto debe identificar tanto a los interesados internos como externos, con el fin de determinar los requisitos del proyecto y las expectativas de todas las partes involucradas. Ms aun, el Gestor del proyecto debe gestionar la influencia de los diversos interesados con relacin a los requisitos del proyecto, para asegurar un resultado exitoso.

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2.2 Interesados

Relacin entre Interesados y el Proyecto.

2.3 Influencias de la Organizacin en la Gestin de Proyectos.

La cultura, estilo y estructura de la organizacin influyen en la forma en la que los proyectos son ejecutados. El grado de madurez de la Gestin de Proyectos de una organizacin, as como sus sistemas de Gestin de Proyectos, tambin puede influenciar el proyecto.

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2.3.1 Culturas y Estilos de la Organizacin

La Cultura y Estilo de la Organizacin se conocen habitualmente como normas culturales. Las normas incluyen un conocimiento comn sobre qu enfoque abordar para la realizacin del trabajo, qumedios se consideran aceptables para este fin y quin tiene influencia para facilitarlo.

2.3.2 Activos de los Procesos de la Organizacin

Los Activos de los Procesos de la Organizacin abarcan alguno o todos los activos relativos a procesos de alguna o todas las organizaciones participantes en el proyecto que pueden usarse para influir en el xito del proyecto. Estos activos de procesos abarcan planes, polticas, procedimientos y lineamientos, ya sean formales o informales.

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1. Procesos y Procedimientos.

Los Procesos y Procedimientos de la organizacin para realizar el trabajo incluyen, entre otros:

Procesos estndar de la organizacin. Lineamientos, instrucciones de trabajo, criterios para la evaluacin de

propuestas y criterios estandarizados para la medicin del desempeo. Plantillas. Lineamientos y criterios . Requisitos de comunicacin de la organizacin. Lineamientos o requisitos de cierre del proyecto. Procedimientos de control financiero. Procedimientos para la gestin de problemas y defectos. Procedimientos de control financiero. Procedimientos para control de cambios. Procedimientos de control de riesgos. Procedimientos para priorizar, aprobar y emitir autorizaciones de

trabajo.


2. Base Corporativa de Conocimiento

La base corporativa de conocimiento de la organizacin para almacenar y recuperar informacin abarca, entre otros elementos:

Bases de datos para la medicin de procesos.Archivos del proyecto.Informacin histrica y bases de conocimientos de lecciones aprendidas.Bases de datos sobre la gestin de problemas y defectos.Base del conocimiento de la gestin de configuracin.Bases de datos financieras.

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Preguntas

Los proyectos tienen un ciclo de vida que se pueda identificar y generalizar? Si es as, cul sera su definicin del ciclo de vida de un proyecto?

Qu es el ciclo de vida de un producto? Es diferente del ciclo de vida de un proyecto? Tienen alguna relacin?

Preguntas

Segn su entender que son las fases de un proyecto? Es necesario dividir un proyecto en fases? Por qu?

Qu entiende por Interesados de un proyecto? Son importantes? Por qu?

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Preguntas

Las organizaciones tienen culturas y estilos propios? Esto puede influir en los proyectos? Cmo?

La estructura o forma de organizarse de una empresa o institucin influye en los proyectos? Cmo?

Ejercicio

Buscar un ejemplo concreto de :

Proyecto de una sola fase.

Proyecto con Fases Consecutivas.

Proyecto con Fases Superpuestas

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