RDENES DE CAMBIO, RECLAMOS Y SUMANEJO

rdenes de Cambio La presentacin de una orden de cambio es un procedimiento

contractual con el que, mediante notificacin escrita, una parte puedenotificar a la otra de la existencia de causales para establecermodificaciones al contrato

A continuacin se mencionan las causas ms comunes por las que sepueden presentar rdenes de cambio

Causales de rdenes de Cambio Modificaciones al alcance de la contratacin Modificaciones en las cantidades de trabajo Modificaciones en el monto del contrato Modificaciones en plazo de ejecucin del contrato Discrepancias entre las partes, formalizadas mediante la presentacin

de un reclamoCambios de Alcance

Son modificaciones al contrato que implican conceptos de trabajo nocontemplados en el contrato original

La ejecucin de dichos trabajos pueden realizarse mediante laapertura de nuevos procesos de contratacin o con el mismocontratista, en caso de llegarse a un acuerdo

Cambios en las Cantidades Son modificaciones al contrato debidas a aumentos o disminuciones

en las partidas incluidas en el documento original, cambios en lascantidades globales de trabajo originalmente convenidas odisminuciones en las partidas originales, necesarias para lacontinuacin, mejoramiento o terminacin del objeto del contrato

Cambios en el Monto Contractual Son debidas a variaciones en los montos, tarifas o precio unitarios del

contrato Pueden ocurrir por razones justificadas, tales como decretos, leyes,

convenciones colectivas, medidas cambiarias o arancelarias,variaciones en los costos de los insumos en el mercado o ajustes deprecios a travs de mecanismos contractuales, que no implicancambios en las cantidades de trabajo contratadas

Cuando ocurra alguna de las causas mencionadas, los cambiosprocedern con carcter retroactivo a la fecha en que se presentendichas causas

Modificaciones en el Plazo Se refieren a prrrogas en el plazo de ejecucin contractual que

pueden ser debidas a causas imputables al contratista o al entecontratante

Para cubrir la ocurrencia del primer caso, debe establecerse en elcontrato que no proceder ninguna compensacin al contratista,quedando a discrecin del ente contratante la aplicacin depenalizaciones, si estuvieren contempladas en el contrato

Si la prrroga se debiere a causas imputables al contratante, secompensar al contratista por los gastos extras que sufra comoconsecuencia directa de la prrroga

La ejecucin del contrato durante las prrrogas se regirn por losmismos trminos contractuales originales

Reclamos Representan la formalizacin de una discrepancia entre las partes,

que entre otras causas pueden deberse a: Impacto en el nmero de hh invertidas Causas de ndole financiera, tales como retenciones indebidas,

retrasos en los pagos por ejecucin o demoras en los pagosescalables

Retrasos en la entrega de insumos, cambios de alcance, faltas decoordinacin o prrrogas unilaterales, imputables todos ellos alcliente

Los reclamos, discrepancias, o diferencias, deben tratarse yresolverse en forma expedita, por el propio beneficio del proyecto y delas partes

Cuando no puedan resolverse de la forma indicada, existen mtodosopcionales de resolucin: conciliacin, mediacin, arbitraje ydemandas

Manejo Exitoso de las rdenes de Cambio y de los ReclamosEs crucial llevar record de los siguientes tems durante el transcurso deun contrato para as poder soportar o defender cualquier orden decambio o reclamo que pudiera suscitarse durante el mismo:

Conservar toda la documentacin de licitacin, as como tambinguardar cualquier acuerdo precontractual

Asegurarse de la existencia de un acuerdo escrito completo antes deiniciar el proyecto

Leer y familiarizarse con todos los trminos contractuales,especialmente la provisiones de avisos y notificaciones

Conservar toda la correspondencia del proyecto, de acuerdo a cadaconcepto clave

Llevar rcord de todas las conversaciones relevantes y enviar siemprela correspondencia de seguimiento

Tomar fotos o videos de todas las etapas del proyecto. Una imagenvale ms que mil palabras

Conservar TODOS los planos, croquis y detalles, as como todas susmodificaciones

Asegurarse de llevar un diario del proyecto:o Clima, fuerza de trabajo, visitas, entregas y despachos, as

como cualesquiera eventos notables Mantener un Programa Como Planeado y actualizarlo regularmente

con otro Como Construidoo Tener un programa claro y actualizarlo con regularidad provee

de una herramienta invalorable para el control y seguimientode los retrasos y sus impactos

Llevar rcord de TODOS los eventos clave, especialmente los quepueden conllevar a una orden de cambio o reclamo

o Cundo ocurren?, qu fue?, quin lo detect?, su impactoproyectado en costo y tiempo, si se notific y a quin,respuesta a la notificacin

Documentar los costos adicionales ocasionados por un evento Llevar rcord de TODAS las rdenes de cambio y los reclamos por

cualesquiera extras, as como de cundo fueron sometidos aaprobacin

o Adherirse a los procedimientos contractuales de notificacin,separar los aprobados de los no aprobados y dar aviso decuando se procede bajo protesta

Contactar asesora legal tan pronto como posible

Conciliacin Los reclamos deben tratarse a la mayor brevedad y si es posible llegar

a una conciliacin antes que a una disputa La conciliacin puede realizarse en forma de arreglo o ajuste

monetario, o mediante cualquier otro acuerdo entre las partes Este es el mtodo ms aconsejable de resolucin de reclamos, pues

ahorra tiempo, dinero y angustias, inevitables en la mediacin, elarbitraje y la demanda

Mediacin Si no hay conciliacin, las partes en disputa pueden acordar que un

tercero independiente acte como mediador y oiga la posicin decada parte a fin de intentar alcanzar una solucin

La mediacin no es obligatoria para ninguna de las partes, perocontribuye a la solucin de ciertas disputas, por el enfoque tercero

Arbitraje Este es un mtodo de resolucin de disputas por medio del cual un

rbitro se selecciona para or la posicin de las partes con respecto ala disputa y para presentar una posible solucin, que es obligatoriapara las partes

Normalmente el costo y el perodo del arbitraje son menores que losrequeridos por las demandas

Demandas Si la conciliacin y la mediacin fallan y las partes no desean

someterse a un arbitraje, el nico recurso para resolver la disputa esla demanda

Este recurso extremo requiere de mucho tiempo y dinero enpreparaciones para el juicio y normalmente las partes terminan peleadas