02.- características de los compradores.pdf

MÓDULO IV

Características de los

generadores de eventos

Eduardo Yarto, CMP, CEM, CASE

¿Qué debemos saber

de cada uno de ellos?

Tips para cada uno de los 5 grandes

universos de compradores

Errores Acciones

más acertadas

Tips para cada uno de los 5 grandes

universos de compradores

Cinco grandes

universos

Segmentos

especiales

Instituciones de

Gobierno

Operadores /

Intermediarios

Organizaciones

gremiales

Organizaciones

empresariales

1. Operadores /

Intermediarios

1. Operadores / Intermediarios

Diferentes tipos de

intermediarios

Organizadores Profesionales de Congresos

(OPC’s o PCO’s en inglés).

Meeting Planners de eventos empresariales

Meeting Planners:

•Independientes

•Implant

Casas de incentivo.

Wedding Planners,

Special Events Planners.

Agencias de Relaciones Públicas y

Publicidad.

¿Qué eventos

organizan? Congresos, exposiciones y foros.

¿Cómo eligen

la sede?

No toman la decisión pero influyen

mucho en ella, por lo que buscarán

el destino que más le convenga.

¿Quienes

son sus

clientes?

Asociaciones, organismos en

general y gobierno.

Universo: Operadores / Intermediarios Especialidad: Organizadores Profesionales de Congresos (OPC’s o PCO’s)

Investigación previa

• Investigar información de sus clientes a través des sus páginas web.

• Conocer cada detalle del producto, ya que este cliente realiza preguntas técnicas y específicas.

Entender qué buscan

• Servicios de alta calidad con las mejores comisiones.

Puntos clave

•Visita de inspección.

•Comisiones y tarifas preferenciales.

•Apoyos del destino (cenas, cócteles, ruedas de prensa,

material promocional). •Permisos y cartas de apoyo.

Estrategia a seguir con OPC’S

Conclusión de estrategia con PCO’S

Universo: Operadores / Intermediarios

Especialidad: Corporate Planners

¿Qué eventos

organizan?

Convenciones, incentivos, juntas

de trabajo, lanzamiento de

Producto y fiestas de fin de año.

¿Cómo eligen

la sede?

No toman la decisión, sin embargo

influye en el cliente final.

Dependen del presupuesto del

cliente.

¿Quienes

son sus

clientes?

Empresas y corporativos.


• Conocer cada detalle del producto, ya que este cliente realiza preguntas técnicas y específicas.


• Productos turísticos únicos, novedosos y de alta calidad.

Puntos clave

•Comisiones y tarifas preferenciales.

•Información de escenarios especiales. •Kit’s de información del destino. •Visita de inspección. •Permisos en caso de requerirse.

•Ofrecer experiencias de destino que sean extraordinarias

Estrategia a seguir con Corporate Planners

Conclusión de estrategia con Corporate Planners

¿Qué

eventos

organizan?

Casas de Incentivos: convenciones, viajes de

incentivo, juntas de trabajo y team building.

Special Events Planners: inauguración y

clausura de eventos, lanzamiento de

productos, fiestas tema.

Wedding Planners: bodas, despedidas de

solteros.

¿Cómo eligen

la sede?

No toman la decisión, pero su cliente

decide considerando costos y nuevas

experiencias.

¿Quienes son

sus clientes? Empresas, corporativos, parejas

comprometidas.

Universo: Intermediarios

Especialidad: Casas de Incentivos, Special Events Planners y

Wedding Planners


• Conocer las capacidades máximas y restricciones de escenarios especiales y operación de productos y atractivos turísticos.


• Destinos exóticos.

• Hoteles de alta calidad.

• Recintos históricos y escenarios especiales.

• Productos y atractivos turísticos .

• Actividades de integración

• Experiencias únicas

• Pueden solicitar cosas inusuales.

Puntos calve

• Trato VIP.

• Gestiones para escenarios especiales.

• Las presentaciones tienen que ser muy visuales.

Estrategia a seguir con Casas de Incentivos,

Special Events Planners y Weeding Planners

Conclusión de estrategia con Casas de Incentivos,

Special Events Planners y Weeding Planners

¿Qué

eventos

organizan?

•Lanzamientos de productos.

•Lanzamientos de campañas publicitarias.

•Aperturas de nuevos locales o negocios.

•Ruedas de prensa.

¿Cómo eligen

la sede?

•El elemento principal de la decisión es la

originalidad y que sea un lugar que

ayude a comunicar el mensaje creativo

del evento.

• Buscan lugares poco usuales.

¿Quiénes son

sus clientes?

Principalmente grandes corporativos,

aunque también tienen clientes de

instancias gubernamentales.

Universo: Intermediarios

Especialidad: Agencias de Relaciones Públicas y Publicidad


• Conocer valores, misión e imagen corporativa de la marca con la que se va a trabajar.

• Objetivo del producto o servicio.

• Hacer lluvia de ideas para propuesta creativa.


• Un proveedor que resuelva el tema logístico del evento.

• Ideas originales, lugares diferentes y alineados con el mensaje de la marca y el producto o servicio.

• NO TIENEN EXPERIENCIA EN LOGÍSTICA, PERO CREEN SABERLO TODO.

Puntos clave

• Propuesta creativa y lugares innovadores.

• Mensaje y elementos dentro del evento alineados a la imagen corporativa.

• FACILITARLES LA LOGÍSTICA.

Estrategia a seguir con Agencias de

Relaciones Públicas y Publicidad

Conclusión de estrategia con Agencias de

Relaciones Públicas y Publicidad

2. Organizaciones gremiales

Diferentes tipos de

organizaciones gremiales

Asociaciones, Federaciones, Sociedades e

Institutos

Cámaras

Sindicatos

Organismos internacionales

2. Organismos Gremiales

¿Qué eventos

organizan? Congresos,

exposiciones y foros.

¿Cómo

eligen

la sede?

1.Votación ante la asamblea o la junta directiva.

2.El presidente en turno decide.

3.Algún miembro de la mesa directiva ofrece el

respaldo de su estado para ser sede.

4.Universidades y/o comunidad científica y académica

interesada por recibir el evento.

Universo: Organizaciones Gremiales Especialidad: Asociaciones, Federaciones, Sociedades e Institutos

¿Cuál es su

presupuesto?

Se conforma por

aportaciones de socios,

patrocinios, venta de

stands y publicidad.


• Periodo de la mesa directiva y/o presidente que rige el organismo.

• Servicios requeridos para el evento.

• Sedes anteriores.

• Interés de la contraparte del gremio para atraer el evento.


• Desarrollo de su gremio en el destino.

• La mayor asistencia posible.

• TODOS LOS APOYOS POSIBLES.

Puntos

clave

• Carta de autoridades solicitando la sede del evento.

• Enlace con el gremio estatal y autoridades de gobierno.

• Centro de congresos en cortesía.

• Difusión del evento.

• Apoyos en dinero o especie.

Estrategia a seguir con Asociaciones, Federaciones,

Sociedades e Institutos

Conclusión de estrategia con Asociaciones, Federaciones,

Sociedades e Institutos

¿Qué eventos

organizan?

Congresos,

exposiciones y foros.

Por medio del interés de:

• El presidente de la cámara.

• La contraparte en el destino.

• Decisión de los miembros de la cámara.

¿Cuál es su

presupuesto?

Se conforma por

patrocinios,

aportaciones de

socios y venta de

stands.

¿Cómo

eligen

la sede?

Universo: Organizaciones Gremiales

Especialidad: Cámaras

Investigación

previa

• Periodo de la mesa directiva y/o presidente que rige el organismo

• Servicios requeridos para el evento

• Sedes anteriores

• Interés de la contraparte del gremio para atraer el evento.


• Destinos con posicionamiento industrial en su sector.

Puntos clave

• Carta de autoridades solicitando la sede del evento.

• Enlace con el gremio estatal y autoridades de gobierno,

• Apoyos en efectivo.

Estrategia a seguir con Cámaras

Conclusión de estrategia con Cámaras

¿Qué eventos

organizan?

Reuniones, cena de fin

de año, excursiones,

juegos deportivos,

eventos de días festivos.

1. Intereses políticos del dirigente.

2. Apoyo del gobierno del estado.

3. Influencia de diputados o partidos políticos.

¿Cuál es su

presupuesto?

Recursos propios,

aportaciones de

trabajadores y

patrocinios de

gobiernos.

¿Cómo

eligen

la sede?


Especialidad: Sindicatos


• Identificar: si el sindicato realiza sus eventos fuera de su ciudad de origen, si tiene instalaciones propias para realizar eventos

• Contactar a la contra parte en el estado para solicitar la sede.

• Identificar sus nexos políticos.


• Evento muy lucidor para sus afiliados.

• Relaciones políticas.

• Apoyos económicos.

Puntos clave

•Precio.

•Proveedores como grupos musicales. •Patrocinio total o parcial del evento por parte del gobierno del estado o de la entidad.

Estrategia a seguir con Sindicatos

Conclusión de estrategia con Sindicatos

¿Qué eventos

organizan?

Reuniones y foros en

diferentes regiones

del mundo.

Por lo general es un comité quién toma

la decisión, sin embargo, juega mucho

el tema político.

¿Cuál es su

presupuesto?

Se integra de las

aportaciones de los

gobiernos

participantes. Son

presupuestos altos.

¿Cómo

eligen

la sede?


Especialidad: Organismos internacionales


• Actividades de esa especialidad en nuestro destino

• Interés de ese organismo en nuestro destino


• Facilidades logísticas.

• Seguridad contra manifestaciones.

• Beneficios para el país sede.

Puntos

clave

•Conformar un comité integrado de autoridades de gobierno federal, estatal y municipal, organismos gremiales afines y prestadores de servicios.

•Seguridad para el evento.

Estrategia a seguir con Organismos Internacionales

Conclusión de estrategia con Organismos Internacionales

3. Organizaciones

empresariales

Diferentes tipos de

organizaciones empresariales

Empresas Corporativos

3. Organismos Empresariales

¿Qué eventos

organizan?

Convenciones, incentivos,

lanzamientos de producto, cenas

de fin de año, juntas de trabajo y

sesiones de capacitación.

Con base al presupuesto y se decide

con la aprobación del director y en

algunas ocasiones por el área de

compras.

¿Cuál es su

presupuesto?

•Alto o bajo dependiendo de la

empresa.

•Es cubierto en su totalidad por

la empresa y esta establecido

por persona.

¿Cómo

eligen

la sede?

Universo: Organizaciones Empresariales

Especialidad: Corporativos y empresas de todos tamaños


• Características generales de la empresa y de sus marcas.


• Calidad-precio.

• Oferta única y diferenciadores del destino.

Puntos

clave

• Identificar los objetivos de evento.

• Ofrecer acciones socialmente responsables durante el evento.

• Ofrecer productos únicos y novedades del destino.

• Gestión de descuentos en aerolíneas

• No creen mucho en los apoyos del gobierno ni de OCV’s.

Estrategia a seguir con Corporativos y empresas de

todos tamaños

Conclusión de estrategia con Corporativos y

empresas de todos tamaños

4. Instituciones de

gobierno

Diferentes tipos de

instituciones de gobierno

Ministerios

Secretarías

Institutos

Empresas paraestatales

Gobiernos de otros países

Embajadas

4. Instituciones de Gobierno

¿Qué eventos

organizan?

Reuniones, foros,

seminarios, jornadas,

exposiciones y

conferencias.

La selección del destino puede variar en

torno a muchos intereses:

1. Políticos

2. Estratégicos

3. Garantía de éxito

4. Conectividad e infraestructura

5. Salir del problema

¿Cuál es su

presupuesto?

Depende más del

objetivo del evento

que del presupuesto

de la institución.

¿Cómo

eligen

la sede?

Universo: Instituciones de Gobierno

Especialidad: Secretarías, Institutos, Empresas paraestatales.


• Identificar si el evento se licita o es por adjudicación directa.

• Interés de la contraparte de la institución para atraer el evento.


• Darle juego a todos los destinos del país (rotarlo).

• Que está en juego el puesto del funcionario organizador.

Puntos

clave

• Apoyos del destino y de la institución en la contraparte.

• Soporte de Gobernadores, Secretarías Estatales y de Gobiernos Municipales.

Estrategia a seguir con Instituciones de Gobierno

Conclusión de estrategia con

Instituciones de Gobierno

¿Qué eventos

organizan?

•Cocteles y cenas pequeñas y privadas.

•Ruedas de prensa.

•Eventos de convocatoria cerrada.

•En base a sus intereses comerciales y políticos.

•Busca servicios de alta calidad en hospedaje y

alimentos y bebidas.

•Lugares discretos, pero muy elegantes y exclusivos.

¿Cuál es su

presupuesto?

•Manejan presupuestos altos.

¿Cómo

eligen

la sede?

Universo: Instituciones de Gobierno

Especialidad: Gobiernos de otros países y Embajadas


•Conocer sus afinidades con nuestro destino o país.

•Detectar sus misiones comerciales.


•Sus eventos van generalmente dirigidos a la población local de la ciudad, con quien buscan promover su país.

•Por lo tanto, no generan visitantes.

•Cuando generan visitantes, son misiones comerciales muy pequeñas.

Puntos

clave

•Pueden ser buenos clientes para los hoteles, pero desde el punto de vista de un recinto o de un destino, son poco interesantes.

Estrategia a seguir con Gobiernos de otros países y

Embajadas

Conclusión de estrategia con Gobiernos de otros países

y Embajadas

5. Segmentos Especiales

5. Segmentos Especiales

Diferentes tipos de

segmentos especiales

Religioso

Deportivo

Instituciones académicas

Fundaciones y ONG’s

Encuentros Reencuentros

¿Qué

eventos

organizan?

Reuniones, conferencias,

campamentos y retiros.

De acuerdo a:

• El presupuesto que tienen.

• Los objetivos del evento.

• Cuestiones religiosas del destino.

• Número de correligionarios en la plaza.

¿Cuál es su

presupuesto?

En muchos casos es

reducido ya que

depende de las propias

familias.

¿Cómo

eligen

la sede?

Universo: Segmentos Especiales

Especialidad: Organismos Religiosos


• Conocer la estructura de la organización.

• Identificar si existen comisiones de líderes.

• Aceptación de esa religión en nuestro destino


• Presentar hoteles de 1 a 5 estrellas con alberca.

• Espacios masivos para sesionar.

• Opciones de alimentos económicos.

• Experiencias y atractivos religiosos.

• Buen precio sin que estén limitados ya que se mueven más por volumen.

• Procesos de comunicación y convocatoria muy diferente a la tradicional.

Puntos

clave

• Potencial para que el número de devotos crezca.

• Permisos y apoyo para tránsito.

• Intercambios por acciones (ejemplo: pintar estadio de futbol).

• Utilizan recintos en domingos.

Estrategia a seguir para Organismos Religiosos

Conclusión de estrategia para Eventos Religiosos

¿Qué eventos

organizan?

Campeonatos, torneos, juegos

selectivos, entrenamientos,

congresos, convenciones y

reuniones.

• A través de votación de las asociaciones que

integran la federación.

• Buscan que el evento sea autofinanciable

por el anfitrión.

¿Cuál es su

presupuesto?

Reducido, ya que depende de

las cuotas de los participantes.

¿Cómo

eligen

la sede?


Especialidad: Federaciones Deportivas

Estrategia a seguir con Federaciones Deportivas


• Deportes con mayor fuerza en el estado.

• Fecha del congresos técnico de la federación.

• Características de las instalaciones y equipo del destino.

• Interés de la Asociación Regional o la Comisión de Deporte Estatal para solicitar el evento


• Calidad en la infraestructura deportiva.

• Instalaciones deportivas gratis.

• Apoyos gubernamentales, estatales y municipales.

Puntos

clave

• Presentar posibles patrocinadores.

• Mostrar las ventajas y características de instalaciones deportivas.

• Cabildeo con las asociaciones estatales.

• Presentar una propuesta de destino apoyada por diferente interlocutores y Cámaras del destino.


Federaciones Deportivas

¿Qué eventos

organizan?

Prácticas profesionales de

campo y eventos como foros

y conferencias.

1. El profesor o coordinador de carrera toma

todas las decisiones y solo pide la

aprobación de la Dirección.

2. Considerando los espacios amplios dentro

de las mismas instituciones académicas.

3. El entretenimiento en el destino es un

factor importante.

¿Cuál es su

presupuesto?

Es reducido, ya que el costo lo

cubre el alumno. En algunos

casos tienen patrocinios.

¿Cómo

eligen

la sede?


Especialidad: Instituciones Académicas


• Viajes que realizan y la agencia que los opera.

• Las carreras que imparten y sus planes de estudios.


• Visitas de campo

• Comunidad estudiantil amplia en la sede.

• Integrar temas de interés académico y prácticas profesionales.

• Actividades culturales para evitar tiempos libres.

• Diversión.

Puntos

clave

• Sugerir que la universidad avale los compromisos que se generen de este viaje.

• Enlace con autoridades y diplomas avalados .

• Relación costo-beneficio.

Estrategia a seguir con Instituciones Académicas


Instituciones Académicas

¿Qué eventos

organizan?

¿Cuál es su

presupuesto?

¿Cómo

eligen

la sede?


Especialidad: ONG’s y Fundaciones

•No tienen presupuestos establecidos.

•Los recursos que tienen provienen de

patrocinios de gobiernos o empresas.

Realizan muy pocos eventos, como

Foros, Simposios o Congresos.

Son seleccionados por el gobierno con

quien se esté trabajando, o en base a

los intereses y objetivos de la propia

ONG.


• Determinar las ONG’s que pueden tener intereses en común con nuestro destino.

• Conocer sus objetivos y el motivo de sus reuniones.


• Organismos y agrupaciones locales relacionadas con su objetivo y actividad.

• Apoyos económicos.

• Servicios económicos, pero de calidad.

Puntos

clave

• Cuidar mucho la logística y seguridad.

• En algunos casos, las ONG´s pueden fungir como asociaciones al momento de solicitar la sede de un congreso nacional o internacional.

Estrategia a seguir con ONG’s y Fundaciones


ONG’s y Fundacioness

¿Qué eventos

organizan?

Eventos de familiares, paisanos,

ex alumnos, ex deportistas,

ex trabajadores, clubs de fans.

Toman el destino más accesible

para todos los participantes.

¿Cuál es su

presupuesto?

Se financian por cada asistente

por lo que son muy variados.

¿Cómo

eligen

la sede?


Especialidad: Encuentros y Reencuentros


• Detectar en la red de clientes o conocidos (con los que se tenga mayor confianza), cuál tiene el potencia de realizar este tipo de eventos.


• Atractivos turísticos.

• Experiencias nuevas y grupales.

• Precio.

• Cercanía, un lugar estratégico.

• Lo importante es el encuentro no la sede ni las acciones o actividades.

Puntos

clave

• Atención personalizada.

• Esquema creativo para los costos del organizador.

• Tarifas accesibles en hoteles, transporte y avión.

• No tienen conocimiento de los apoyos de OCV’s.

Estrategia a seguir con Encuentros y Reencuentros

Conclusión de estrategia para

Encuentros y Reencuentros

¿Alguna duda?

02.- características de los compradores.pdf

Documents