REPÚBLICA DE COSTA RICAMINISTERIO DE EDUCACIÓN PÚBLICA

Despacho Viceministro Planiticación Institucional yCoordinación Regional

CIRCULARDVM-PICR-015-03-20 16

HE: Dr. Miguel Ángel Gutiérrez RodríguezViceministro de Plarlilicación Institucional y Coordinación Regional

PARA:

FECHA:

Msc. Marco Tulio Fallas DiazViceministro Administrativo

Directores de Olicinas CentralesDirectores Regionales de EducaciónJefes de Programas PresupuestariosCoordinadores de Programas Presupuestarios

16 de marzo de 2016

ASUNTO: Lineamientos generales para mejorar la formulacióny la inversión en el Ministerio de Educación Pública.

Estimados (as) señores (as):

I •

preslpuestana

IPor este medio, les comunicarnos los lineamientos generales para rncjorqr la formulaciónpresupuestaria y la inversión en el Ministerio de Educación Pública, considerando los siguientes~=~: :I. Que la Ley W 8131, Ley de la Administración Financiera de la RepúbJi~a y PresupuestosPúblicos establece:

Artículo 4.- Sujeción al Plan Nacional de Desarrollo

..Todo presupuesto público deberá re.\ponder o los planes operativos institucionalesanuales, de mediano y largo plazo, adoptados por los jerarcas respeerivos, asi como alos principios presupuestarios generalmente aceptados ( ... )". (La cursiva no correspondeal original).

Articulo 5.- Principios presupuestarios

"( ...) b) Principio de gestión/inanciera.

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Articulo 33.-Inicio del proceso de la Formulación del Presupuesto.

La administración de los recursos financieros del sector público se orientará a losintereses generales de la sociedad, atendiendo los principios de economia, eficacia yeficiencia, con sometimiento pleno a la ley ( ..).

( ..)e) Principio de programaciónLos presupuestos deberán expresar con claridad los objetivos, las metas y lo.'productosque se pretenden alcanzar, asi como los recursos necesarios para cumplirlos, de maneraque puedan reflejar el costo ( ..)" (La cursiva no corresponde al original).

i

At1ículo 7.- Técnicas de [OnlHllación presupuestaria.

"En la formulación de los presupuestos, se utilizarán las técnicas y los principiospresupuestarios aceptados, con base en criterios fimcionales que permitan evaluar elcumplimiento de las políticas y los planes anuales, así como la incidencia y el impactoeconómicojlnanciero de la ejecución ( ..)" (La cursiva no corrcsponde al original).

II

"Formalmente, el proceso presupuestario se iniciará con la planificación operativa quecada órgano y entidad dehe realizar en concordancia con los planes de mediano y largoplazo, las políticas y los objetivos imtitucionales definidos para el periodo, los asuntoscoyunturales, la politica presupuestaria y los lineamientos que se dictin para el efecto. "(La cursiva no corresponde al original). I

11. Que la Contraloría General de la República en su Informe Técnico del Proyecto de Ley dePresupuesto de la República 2016. estableció:

Que actualmente los ingresos y gastos para la formulación del presu'puesto configuranun déficit financiero.

Que es urgente e impostcrgable que a corto plazo se empiecen a ejecutar medidas demayor alcance, tanto en gastos como en ingresos, para equilibrar las finanzas públicas;de otro modo se verá comprometida la estabilidad de la economía, y el gobierno podríaenfrentar dificultades adicionales para financiar sus operaciones. I

Que el gasto de C'..lpital(transferencias de capital) corresponden a operaciones que enmuchas ocasiones incrementan los pasi,,'os en Caja Única, sin ser ejecutados por lasinstituciones beneficiaras con celeridad y oportunidad. Al respecto, se impone lanecesidad de nvan7.ar hacia un gasto público oportuno y de calidad, ,que impacte en lacalidad de ,"'idadc los habitantes. !

Que las partidas dc Remuneraciones, Servicios, Materiales y Suministros y BienesDuraderos, año con año son consistentemente ajustadas a la baja ",ía modificaciones.Esto rc,'ela que las estimaciones presupul'Starias de estas partidas, pueden sermejoradas. 1

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IlI. Que mediante circular DGPN-0846-2013/TN-1439-2013, el Ministerio de Haciendaestableció: "(. ..) El máximo jerarca imtitucional y los directores de programas y/osubprogramas SOtllos responsables de los resultados de .1'11 gestión jisica y jinatlciera, COtllacotlsecuellte respotlsabilidad deformular, acciollar, cOlltrolary dar seguimietlto al programajillatlciero de ejecuciólI presupuestaria, conforme lo dispuesto en el articulo 11 de laConstilllción Política. artículo II y siguientes de la Ley General de la Administración Pública,los articulas 3, 18Y 110 incisosj) y o) de la Ley de Administración Financiera y PresupueslOsPúblicos. " (La cursiva y la negrita no corresponden al original).

IV. Que la Directriz Presidencial W 023-1-1,publicada en el Diario Oficial La Gaceta W 75 deldía 20 de abril de 2015, establece la responsabilidad que tiene el Jerarca de " ... velar por el usoracional. austero, ~ficazy transparente de los recursos públicos de cada una de las institucionesdel Estado en cumplimiento de sus metas institucionales. en beneficio del desarrollo económicoy social del pals". (La cursiva no corresponde al original).

V. Que la Circular N° DGPN-0233-2015, de fecha 28 de abril de 2015, suscrita por la señoraMarjorie Morera González, Directora de la Dirección General de Presupuesto Nacional, sobrelas Directrices Técnicas y Metodológicas para la FomlUlación del Presupuesto del 2016,establece "( ... ) la obligatoriedad del cumplimiento de los objetivos estabf¡!cidos en el PlanNacional de Desarrollo (PND) 2015-2018, así como los lineamientos técnico} y metodológicospara la planificación, programación presupuestaria y seguimiento y la eva{¡)aciónestratégicaen el Sector Público en Costa Rica emitidos por el Ministerio de Haciellda (MJNHAC) yMinisterio de Planificación Nacional y Política Económica (.IvfIDEPLAN)."..

VI. Que la Administración está obligada a utilizar para sus adquisiciones el Clasificador porObjeto del Gasto del Sector Público, emitido por Presupuesto Nacional del Ministerio de,Hacienda mediante el Decreto N° 34325-H del 22 de febrero de 2008; así como el Diccionariode Imputaciones Presupuestarias del Sector Público, emitido por la Dirección General dePresupuesto Nacional mediante la Circular N° DGPN-0330-2014 del 29 de mayo de 2014.

VII. Que la señora Ministra de Educación en reunión celebrada el dia 18 de Diciembre del 2014,presentó a los Directores y Directoras de oficinas centrales de este Ministerio las quinceOrientaciones Estratégicas Institucionales e instruyó para que todas las acciones que se realicenen las respectivas direcciones, se orienten a la consecución de las metas estabiecidas en el PlanNacional de DesarrolIo (PND) 2015-2018 "Alberto Cañas Escalante". Asimismo, en reuniónefectuada con los Directores y Directoras Regionales el día 27 de Enero 2015, les fueronpresentadas dichas orientaciones.

VIII. Que la Administración debe buscar continuamente procedimientos más eficientes yeficaces para fonllular y ejecutar sus presupuestos, a partir de la normativa y conscientes delescenario institucional, de manera que se logre satisfacer las necesidades de la población,mediante la aplicación de una gestión enfocada en el logro de resultados de impacto y queagreguen valor a la sociedad. I

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Lineamientos gcnc",les para mcjorar la formulación prcsupuestaria y la inversión cn elMinisterio dc Educación Pública.

1. Aspectos Generales.

1.1 Todo proyecto ligado al cumplimiento de las metas del Plan l\'acional de Desarrollo(PND) 2015,2018 Ydel POA de cada dirección, deberá estar debidamente identificado yrellejado en el anteproyecto de presupuesto.

1.2 Todo rubro que se incluya en el anteproyecto de presupuesto y que no corresponda a suoperatividad normal (que responda a la realización de un proyecto), debe cumplir comomínimo con la presentación de un documento que contenga al menos: nombre delproyecto, objetivos, responsables, áreas interesadas, etapas, costos asociados a cadaetapa, el cronograma de tareas y cualquier otro requerimiento que solicite la Dirección dePlanificación Institucional. Dichos requerimientos deberán estandarizarse en unfOffi1Ularioelaborado por el Departamento de Programación y Evaluación de la Direcciónde Planificación Instirucional. Ese departamento deberá revisar el formulario del proyectoy darle su visto bueno, a fin de ser considerado en la propuesta del anteproyecto delpresupuesto del ejercicio económico correspondiente.

E 1 d 'd 'f' . liAd ., ..'n e caso e que se I entl Iquen proyectos Importantes para a mllllstraclOn,posteriores a la aprobación del presupuesto, se deberá completar el mismo fOffi1Ulariodelproyecto elaborado por la Dirección de Planificación 1nstirucional, a fin de que puedanasignársele los recursos, dependiendo de la disponibilidad presupuest~ria ..

De los proyectos presentados para el anteproyecto de presupuesto, los Jefes de Programaserán los responsables de identificar los que podrian ser matriculados en el banco deproyectos que se oficializa ante MIDEPLAN y deberá comunicarlo a la Dirección dePlanificación Instirucional, con el fin de que los proyectos sean consolidados y sepresenten a las autoridades ministeriales para su aprobación. Esta dirección seráresponsable de confeccionar el formulario que utilizarán los Jefes de Programa para laidentificación de los proyectos que deban ser matriculados. '

Además, los proyectos deben estar acordes con la planificación del Ministerio. Debehaber una integralidad en la formulación del proyecto, donde las dcpcndenciasrelacionadas conozcan sus alcances y los logros esperados, así como susresponsabilidades. Para ejcmplificar algunos de los proyectos que requieren de unagestión integral en su formulación y desarrollo, se determinan los siguientes:

1.2.1 Todo proyecto relacionado con el desarrollo de sistemas informáticos, compra deequipo de cómputo, licencias o conectividad, deberá contar con el visto bueno de laDirección de Informática de Gestión, a fin de analizar su factibilidad y viabilidadtécnica, para que pueda ser considerado en el anteproyecto de presupuesto de cadaprograma presupuestario. Para tales efectos se deberá tomar en cuenta la políticaactual de alquiler de equipo u otra normativa atinente.

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1.2.2 Todo proyecto relacionado con adquisición de material didáctico. deberá tener el vistobueno de la Dirección de Desarrollo Curricular, de manera tal que sea acorde con lamalla curricular vigente, para poder ser considerado en el anteproyecto depresupuesto. ,

1.2.3 Todo proyecto de mantenimiento o compra de equipo relhcionado con elfuncionamiento de los edificios de Oficinas Centrales y Direcciortes Regionales deEducación, deberá comunicarse a la Dirección de Servicios Generales. En elanteproyecto de presupuesto deberá presentarse copia de dicha cpmunicación. Porejemplo, compra de sistemas de aire acondicionado, compra de ceJitrales telefónicas,entre otros. De lo contrario no podrá ser considerado en eL anteproyecto depresupuesto.

1.3 Pam la fonnulación de las partidas I (servicios), 2 (materiales y swninistros), 5 (bienesduraderos) y tiempo extraordinario, cada dirección deberá formular SU anteproyecto depresupuesto sin sobrepasar el límite presupuestario establecido por la Dirección dePlanificación Institucional.

Cada rubro del presupuesto deberá estar debidamente ajustado a las I)ecesidades realesde cada dirección; por lo que este limite o tope establecido es únicame'nte una referenciadel monto máximo al que podria aspirar. Sin embargo, en caso de 4ue una direcciónsobrepase este limite debido a un proyecto extraordinario a sus funbones habituales,deberá presentar tanto al Departamento de Fonnulación Presup~estaria como alDepartamento de Programación y Evaluación (de la Dirección! de PlanificaciónInstitucional), el documento del proyecto con las debidas justificaciones (considerar loestablecido en el aspecto general 1.2 de este documento).

1.4 A más tardar para la última semana de lebrero de cada año, la Dirección de ProveeduríaInstitucional convocará al Equipo Técnico de Apoyo a la Gestión (confonnado medianteCircular N° DM-0029-05-20 15, emitida por la señora Ministra), para el análisis y revisiónfinal del Catálogo Institucional de Bienes y Servicios que será utilizado para lafonnuJación del presupuesto del año siguiente. Dicho catálogo deberá ser oficializado ala Dirección de Planificación Institucional en esa misma semana.

1.5 En el caSo de que una dirección deba presupuestar biencs o servicios que no se encuentranen el Catálogo Institucional de Bienes y Servicios (bicnes nuevos), deberá solicitar a laDirección Financiera para que ésta le indique la subpal1ida correcta en donde debe serimputado el bien o servicio. Adicionalmente, la unidad gestora deberá realizar un sondeode mercado para establecer el precio del bien o servicio que se desea adquirir.,

1.6 El Jete de Programa Presupuestario deberá revisar y dar el visto bueno del anteproyectodel presupuesto de cada una de las direcciones asociadas a su programa,. De igual manera,será el responsable de enviar (mediante oficio firmado digitalmente) las propucstas a laDirección de Planificación Institucional, respetando las fechas previamente establecidaspor dicha dirección, verificando que se cumpla la nonnativa vigente en materiapresupuestaria.

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2.

Una vez que la Dirección de Planificación Institucional tenga consolidado el anteproyectode presupuesto de cada programa, deberá convocar a cada uno de los jefes de dichosprogramas para revisar en conjunto la propuesta final consolidada y vcrificar que [osprincipales resultados institucionales esperados se hayan contemplado.y cuenten con losrecursos pertinentes para su cumplimiento. .

1.7 La Dirección de Planificación Institucional comunicará a los Jefes de Programa yDirectores cuando su anteproyecto de presupuesto presente alguna modificación; demanera tal, que estén enterados de la última versión enviada al Ministerio de Hacienda.

1.8 Una vez entregada la propuesta final de presupuesto al Ministerio de Hacienda, laDirección de Planificación Institucional a través del Departamcnto de FormulaciónPrcsupuestaria, comunicará a los Jefes de Programa la versión final de su anteproyectode presupuesto. De igual manera, este Departamento deberá remitir copia de la versiónfinal del proyecto de presupuesto enviado por el Ministerio de Hacienda a la AsambleaLegislativa, resaltando aquellas modificaciones realizadas por! las AutoridadesHacendarías. '

1.9 Todo proyecto nuevo o de relevancia para el cumplimiento de los objetivosinstitucionales, que necesite incluirse en el presupuesto y cuya ejecuci<?n esté supeditadaa procesos de licitación pública, deberá ser valorado por la unidad Igestora, a fin deanalizar la factibilidad de que la, contrataciones a,ociadas a dicho pr6yecto puedan serejecutadas en su totalidad durante el ejercicio económico para el cual s6 está solicitando.Además, el Jefe de Programa será el responsable de verificar que la uriidad gestora hayarealizado dicho análisis. I

1.10 Para efectos de la implementación de esta circular, la Dirccción' de PlanificaciónInstitucional deberá adaptar en la herramienta de formulación del presupuesto todos loslineamientos contemplados en esta circular.

Aspectos específicos.

2.1 Partida O: Remuneraciones

2.1.1

2.1.2

En cuanto a[ tiempo extraordinario, cada Dirección deberá formular su anteproyecto depresupuesto tomando en consideración lo establecido en la Directriz DM-1503-1 0-2014-MEP de fecha 13 de octubre de 2014, emitida por la señora Ministra de Educación y susadiciones. IEn lo que respecta a la previsión por conccpto de costo de vida, el 9álculo no deberásobrepasar el lactor ratificado por la Dirección General de Presupuesto Nacional delMinisterio de Hacienda, a través de las Directrices Técnicas y Meto'dológicas para laformulación del presupuesto, emitidas por esta instancia. IUna vez publicado por parte del Gobierno el aumento real por concepto de costo de vidade cada semestre y en caso de que dicho aumento sea menor al presupoesto aprobado paratales fines, de manera inmediata la Dirección de Recursos Humanos deberá realizar los

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ajustes en la proyección salarial para detenninar los excedentes que se generen en esterubro por dicha condición.

En caso de que existieran excedentes, la Dirección de Recursos Humanos con el apoyotécnico de la Dirección de Planificación Institucional y de la Dirección Financiera, deberápresentar ante las autoridades ministeriales las recomendaciones pertinentes para elredireccionamiento de dichos recursos, ya sea por modificaciones. presupuestarias opresupuesto extraordinario, con el Jin de destinarlos a fortalecer las acciones que buscanel logro de los objetivos establecidos en el Plan ?\1acional de Desarrollo.

I

2.1.3 La Dirección de Recursos Humanos en coordinación con el Departamento de Desarrollode Servicios Educativos de la Dirección de Planificación Institucional, segúncorresponda, deberá llevar un estricto control mensual de la utilización de los puestos ylecciones (nuevos y vacantes) de cada ejercicio presupuestario, con el objetivo de que elpresupuesto asignado a los puestos y lecciones no utilizados en cada mes pueda serredireccionado para atender otras prioridades ministeriales (mediante los traslados departidas ordinarios o presupuesto extraordinario).

2.1.4 Cada año, durante el proceso de formulación presupuestaria, se creará una comlSlontemporal con el objetivo de analizar y revisar la propuesta presupuestaria de la partida deremuneraciones. Dicha comisión será convocada y coordinada por la Dirección deRecursos Humanos y deberá estar conformada por un representante de la Dirección dePlanificación Institucional, un representante de la Dirección de Informática de Gestión ytres representantes de la Dirección de Recursos Humanos.

2.2. Partida 1: Servicios

2.2.1 Para las subpartidas de información, publicidad y propaganda e impresión yencuadernación, se deberá presentar con el anteproyecto de presupuesto el plan anualrespectivo, según el formulario que para tales efectos oficialice la Dirección dePlanificación Institucional; el cual debe incluir al menos: la fecha, la actividad a realizaryel monto asociado a cada actividad.

2.2.2 Servicios en general.

2.2.2.1 En la elaboración del anteproyecto de presupuesto para la subpartJda de alquiler delocales, edificios y terrenos, se deberá tomar en consideración, al m~nos, dos aspectosimportantes: I

Ia- Para presupuestar proyectos de alquileres nuevos, se deberá presentar con la propuesta de

presupuesto un documento del proyecto que contenga al menos: nombre de la dependenciaque necesita el alquiler, costo mensual y anual, responsables de gestionar el trámite decontratación, techa prevista para presentar el trámite de contratación ante la ProveeduríaInstitucional y fecha prevista del primer pago del servicio de alquiler; asi como cualquierinformación adicional que para tales efectos solicite la Dirección de PlanificaciónInstitucional.

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Asimismo, en el caso de que se identifique la necesidad de un alquiler posterior a laaprobación del presupuesto, se deberá cumplir con los mismos requerimientosestablecidos en el párrafo anterior.

b- En la confección de la propuesta de presupuesto para la subpartida de alquileres, laDirección de Gestión y Desarrollo Regional deberá coordinar con la Dirección deServicios Generales para que se incluya en la proyección general de alquileres todos loscontratos nuevos que se están proyectando a nivel regional. Para tales efectos, se dcberáaportar, con la propuesta presentada por el programa presupuestario 557, prueba digital oimpresa de dicha coordinación.

2.2.2.2 En la confección de la propuesta de presupucsto para la subpartida deTclecomunicaciones, la Dirección de Informática dc Gcstión deberá coordinar con laDirección de Servicios Generalcs para que se incluya en la proyección general depresupuesto para telecomunicaciones todos aqucllos proyectos nuevoS que se csténproponiendo. Para tales efectos, se deberá aportar, con la propuesta presentada por elprograma presupuestario 551, prucba digital o imprcsa dc dicha coordi,nación.

I2.2.2.3 Todo proyecto de construcción, mantenimiento y reparación dc edificios y locales (que

no incluya transferencias de capital), para que sca considcrado en di anteproyecto depresupuesto, deberá presentarse con un documento del proyecto, en ell cual se incluya almenos: nombre del proyecto, objetivos que se pretendcn lograr, liJncionariosresponsables, etapas, fecha de conclusión de las etapas, costos asociados a cada etapa yel cronograma general del proyecto. Para tales efectos dcberá apegarsd al forn1Ulario queen lo concerniente a presupuesto oficialice la Dirección de Planificaci4n Institucional.

2.2.2.4 Para fonnular la propuesta de presupuesto en las subpartidas de transporte dentro dcl paisy viáticos dentro del país, se dcberá aportar un documcnto con la debida justificación,que incluya el plan de giras y el objctivo institucional asociado a cada gira; así comocualquier documentación adicional, que para tales efectos, solicite la Dirccción dePlanificación Institucional.

2.2.2.5 En la formulación de la proyección presupuestaria para el pago de servicios públicos ytelecomunicaciones, la Dirección de Servicios Generales deben; tomar en consideraciónel historial de consumo, los proyectos o servicios nuevos y un porcentaje de aumento queno sobrepase el límite de incremento en gastos de operación, oficializado por lasAutoridades Hacendarias.

2.2.2.6 Para forn1Ular la propuesta de presupuesto en la subpartida de equiJo y mobiliario deoficina (oficinas centrales y Direcciones Regionales de Educación), se deberá presentarla documentación que rcspalde la necesidad real dc dicha inversión y las dependenciasque requieren la adquisición de los activos. Para tales efectos, deberá apegarse alforn1Ulario que en lo conccrniente a presupuesto oficialice la Direccióp de Planificación

Institucional. . . . .' . I ., .2.2.3 Para la forn1UlaclOn presupuestan a de la subpartlda de actiVidades de capacltaclon, se

debcrá considerar lo establecido en el Clasificador por Objeto dell Gasto del SectorPúblico, oficializado por el Ministerio de Hacicnda, el cual detalla los h,bros quc pueden

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ser considerados en esta subpartida (gastos por servicios inherentes a la organización yparticipación en eventos de formación).

Junto con la propuesta presupuestaria de cada dependencia, se deberá presentar el plananual de capacitación, según el formulario que para tales efectos, oficialice la Direcciónde Planilicación Institucional. !

I

La utilización de la subpartida de alimentos y bebidas, será también d~ uso exclusivo delos Despachos Ministeriales. No obstante, en caso de que alguna dirección requierapresupuestar en esta subpartida (en razón de que debe realizar una actividad masiva orelevante para la Administración), será indispensable que solicite el visto bueno alViceministro(a) respectivo(a), presentando la debida justificación. Dicho visto buenodebe ser presentado junto con la propuesta presupuestaria.

La utilización de la subpartida de actividades protocolarias y sociales, será de usoexclusivo de los Despachos Ministeriales. Sin embargo, en caso de que alguna direcciónrequiera presupuestar en esta subpartida (en razón de que debe realizar una actividadrelevante para la Administración), será indispensable que solicite el visto bueno alViceministro(a) respectivo(a), presentando la debida justilicación. Dicho visto buenodebe ser presentado junto con la propuesta presupuestaria.

2.2.4

2.2.5

2.3 Partida 5: Híenes Duraderos

2.3.1 La propuesta presupuestaria de las subpartidas equipo de comlll'ücación, equipo ymobiliario de olicina y equipo y programas de cómputo, deberá presentarse juntocon la debida justilicación de los activos requeridos. Es indispbsable que dichajustilicación se fWldamente en la información generada en el Sistema para elControl de Inventarios del Ministerio de Educación Pública (SICAMEP),tomando en consideración los activos que hayan finalizado su~vida útil y hayansido dados de baja; así como la necesidad real de la adquisición de nuevos activos.

2.4 Partida 7: Transferencias de Capital

2.4.1 Toda propuesta presupuestaria asociada a transferencias de capital destinadas ainfraestructura, deberá estar respaldada por una copia de la cartera de proyectosque serán linanciados por medio del presupuesto solicitado. d documento debeestar firmado por el director de la dependencia que solicita dicho presupuesto.

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Transitorios.

I. El punto 2.3.1 no regirá para las Direcciones Regionales de Educación, hasta tanto nosea implementado el Sistema para el Control de Inventarios oe! Ministerio de,Educación Pública (SICAMEP) en las 27 Direcciones Regionales de Educación.

i

La presente circular rige a partir de su publicación.

Elaborado por: Comisión RedacPlanificación Institucional.

lordinador: MBA. Sigifrcdo Pércz Femándcz, Director a.i., Director de

Revisado por: MBA. Sigifredo Pércz Femandez, Director, Dirección Financiera. ~

MSc. Rosario Segura Sibaja., Directora, Dirección de Proveeduria lnstitu<:.ion~ •

Lic. Reynaldo Ru;z Brenes, kfe, Departamento Formulación Presupuestaria. ~~\~.

MBA. Dcnia Rodriguez Vallejos, Jefe, Departamento de Programación y EvaiuacilJ~n.~__ .

~

e.C. Dra. Sonia Marta Mora Escalante. Ministra de Educación Pública.Dirección de Auditoría Interna.

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