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INSTITUTO DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE DE ACACÍAS

PROCEDIMIENTO PARA COBRO COACTIVO

PR-GAF-02-V2

Vigencia:27/08/2015

CONTENIDO

1- Objetivo

2- Alcance

3- Responsables

4- Definiciones

5- Generalidades y marco normativo

6- Procedimiento

7- Registros

8- Control de revisión y cambios

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AprobadoElaborado Revisado

Nelson Álvafez SaqueroAuxiliar Administrativo

Sonia Romero RodríguezJefe Of. Gestión Adm. y

financiera

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PR-GAF-02-V2

Vigencia:27/08/2015

1- Objetivo

Este procedimiento establece los pasos, roles y responsabilidades que se deben cumplirpara la recuperación de la cartera generada a favor del Instituto de Tránsito y Transportede Acacias con motivo del incumplimiento de los infractores de normas de tránsito en lajurisdicción del mismo.

2- Alcance

Comprende las actividades desde la constitución de la mora, hasta la resolución definitivade la situación del deudor.

3- Responsables

El Jefe de la Oficina de Gestión Administrativa y Financiera es el responsable de laaplicación de lo dispuesto en el presente procedimiento.

El Coordinador del grupo de trabajo de cobro coactivo es el responsable operativo de lasactividades.

4- Definiciones

Notificación. Acción mediante la cual se hace conocer al infractor acerca del actoadministrativo que confirma la existencia de un compromiso económico de él hacia elInstituto.

Notificación personal. Notificación que se surte cuando el infractor acude a lasinstalaciones del Instituto de Tránsito y Transporte de Acacias. Se diligencia en el formatodestinado para tal fin, con el lleno de los requisitos de identificación del notificado, loshechos que se le notifican y quien lo realiza.

Notificación por correo. Notificación que se realiza mediante comunicación enviada porcorreo certificado a la dirección registrada en el comparendo.

Notificación por aviso. Notificación que se surte cuando el infractor no acude a lasdiferentes modalidades de citación que se le intentan realizar. La notificación por aviso sedeberá realizar a través del sitio web del instituto, las carteleras del mismo o cualquier otromedio masivo legalmente válido.

Acuerdo de pago. Convenio establecido entre el infractor y el Instituto de Tránsito yTransporte de Acacias, en los términos previstos en el Manual de Cartera con el fin defacilitar el pago de la deuda adquirida.

SIMIT. Sistema Integrado de Multas e Infracciones de Tránsito. Sistema de información anivel nacional, en ambiente web, que permite conocer el historial y estado de cuenta delas personas.

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PR-GAF-02-V2

Vigencia:27/08/2015

Mandamiento de pago. Acto administrativo mediante el cual se ordena un pago, el cualestá respaldado por las leyes en cuanto a la competencia para actuar dentro de lajurisdicción coactiva.

5- Generalidades y marco normativo

El presente procedimiento se encuentra sustentado en el Estatuto tributario, el código deprocedimiento administrativo y de lo contencioso Administrativo; Código de ProcedimientoCivil, Ley 1564 de 2012 mediante la cual se expide el Código General del Proceso, La Ley769 de 2002 Código Nacional de Tránsito, Ley 1383 de 2010 por la cual se modifica laLey 769 de 2002, Decreto Nacional 019 de 2012 Por el cual se dictan normas parasuprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en laAdministración Pública (Ley antitrámites), Decreto 1079 de 2015 que compila lanormatividad del Transporte, y el Manual de cartera del Instituto de Tránsito y Transportede Acacias (Resolución 017 de 2010)

"Artículo 159 (Ley 769). Cumplimiento. La ejecución de las sanciones que se imponganpor violación de las normas de tránsito, estará a cargo de las autoridades de tránsito de lajurisdicción donde se cometió el hecho, quienes estarán investidas de jurisdicción coactivapara el cobro, cuando ello fuere necesario.Las sanciones impuestas por infracciones a las normas de tránsito prescribirán en tres (3)años contados a partir de la ocurrencia del hecho; la prescripción deberá ser declarada deoficio y se interrumpirá con la notificación del mandamiento de pago. La autoridad detránsito no podrá iniciar el cobro coactivo de sanciones respecto de las cuales seencuentren configurados los supuestos necesarios para declarar su prescripción.

ARTÍCULO 161. CADUCIDAD. La acción o contravención de las normas de tránsitocaduca a los seis (6) meses, contados a partir de la ocurrencia de los hechos que dieronorigen a ella y se interrumpe con la celebración efectiva de la audiencia. El nocumplimiento por parte del funcionario con este término será causal de mala conducta.

6- Procedimiento

ACTIVIDADInicia con la recepción del proceso administrativocontravencional en el cual se ha proferido unaresolución sanción que se encuentra en firme ycontiene una obligación clara y exigible. Estainformación es remitida por el Inspector de Tránsito ala Jefe de la Oficina de Gestión Administrativa yFinanciera mediante oficio en el cual relaciona losprocesos que está transfiriendo. El expediente debecontener el comparendo, la audiencia y la resoluciónsanción.

RESPONSABLEInspector de Tránsito

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PR-GAF-02-V2

Vigencia:27/08/2015

Una vez recibidos los expedientes, se verifica que eltítulo que presta mérito ejecutivo se encuentredebidamente notificado y en firme y se proyecta yelabora el mandamiento de pago.Se elabora una base de datos utilizando losparámetros requerimientos por el SIMIT, la cualconcluye en un archivo plano que se envía por correoelectrónico al Jefe de la Oficina de GestiónAdministrativa y Financiera. (Ver instructivo paraelaboración de archivo plano IN-GAF-01)El archivo generado se envía al SIMIT a través delcorreo electrónico debidamente autorizado por elDirector ante el SIMIT con el fin de conservar laconflabilidad de la información.

Auxiliar Administrativogrupo Cobro Coactivo

Jefe Oficina de GestiónAdministrativa yfinanciera

A más tardar al día siguiente del envío, se verifica queel estado del infractor en la página de SIMIT hayacambiado de "pendiente de pago" (pp) a "cobrocoactivo" (ce)


Con base en el Mandamiento de Pago se realiza lacitación al infractor en la plantilla respectiva, la cualdebe estar identificada con un número consecutivoITTA-GAF-aaaa-consecutivo (inicia en 0000 en cadavigencia anual)


La citación se envía a través de correo certificado y sedebe verificar si la entrega fue efectiva o se presentóalguna dificultad para que el destinatario la reciba.


Si la entrega fue efectiva, se espera hasta diez (10)días hábiles para que el interesado se presente a la"Notificación Personal" del Mandamiento de Pago. Sicomparece se hace la notificación personal, en cuyodocumento el destinatario registra su firma comoprueba de la notificación y se le hace entrega de unacopia


Si la citación fue entregada en la dirección de destino ypasan los diez (10) días hábiles reglamentarios y eldestinatario no se presenta, se envía un documento de"Notificación por Correo" a la misma direcciónregistrada, a través de correo certificado, adjuntandocopia del mandamiento de pago. Con el certificado deregistro de recepción de la notificación se da pornotificado al infractor.


Si los mecanismos de citación o notificación utilizadoshasta el momento no han sido efectivos, se debebuscar la dirección que el ciudadano tiene registradaen el RUNT, e intentar nueva citación a esa dirección

Auxiliar Administrativogrupo cobro coactivo

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PR-GAF-02-V2

Vigencia:27/08/2015

10 En caso de que el correo de citación no haya sidorecibido por el destinatario (dirección errada, usuariono conocido, dirección no existe, etc.), o si no esrecibida !a notificación, se procede a la notificación poraviso que consiste en la publicación de un AVISO, através de la página web del Instituto de Tránsito yTransporte de Acacias y la cartelera, donde se publicael mandamiento de pago.


11 Todos los documentos y registros correspondientes aun expediente o proceso se deben archivar en larespectiva carpeta y mantener en la estantería deCobro Coactivo, utilizando los métodos de archivoestablecidos en los procedimientos e instructivos delProceso de Gestión Documental.


12 Surtida la notificación del mandamiento de pago sepodrán decretar medidas cautelares cuando seconocen los bienes. El abogado asignado procederá,de acuerdo con la reglamentación vigente, a adelantarlas medidas cautelares pertinentes, (diligencia deembargo y secuestro) para lo cual se libran los oficioscorrespondientes. Si no se conocen bienes del infractorse realiza una búsqueda de bienes.

Abogado asignado

13 Efectuada la notificación el infractor cuenta con quince(15) días hábiles para presentar excepciones eigualmente tiene la opción de realizar el pago total dela multa o suscribir un acuerdo de pago, en lostérminos previstos en el Manual de Cartera


14 Si un usuario ha suscrito acuerdos de pago y presentaretraso en más de dos cuotas, se declara elincumplimiento del acuerdo de pago, y se inicia eltrámite de cobro coactivo desde el paso 3 de esteprocedimiento.


15 Surtida la notificación si no prosperan las excepcioneso no se cancela la multa se dicta sentencia de seguiradelante la ejecución


16 Proferida la sentencia se ordena la liquidación delcrédito

Jefe Oficina de GestiónAdministrativa yfinancieraAuxiliar administrativo

Efectuada la liquidación se corre traslado a las partespor tres días

19 Jefe Oficina de GestiónAdministrativa yfinancieraAuxiliar administrativo

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Vigencia:27/08/2015

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Si la liquidación no es objetada se profiere auto deaprobación

Si hay medidas cautelares se ordena el avalúo de losbienes y el remate

Efectuado el remate, se aprueba y se ordena laentrega de los bienes al rematante

Con el producto del remate se cancela la obligación yde existir remanentes se devuelven al infractor y sedeclara terminado el proceso

En cualquier momento que se cancele la obligación sedeclara terminado el proceso por pago y se decreta ellevantamiento de las medidas cautelares si se hubierendecretado.Finaliza

Jefe Oficina de GestiónAdministrativa yfinancieraAuxiliar administrativo

Jefe Oficina de GestiónAdministrativa yfinancieraAuxiliar administrativoJefe Oficina de GestiónAdministrativa yfinancieraAuxiliar administrativoJefe Oficina de GestiónAdministrativa yfinancieraAuxiliar administrativoJefe Oficina de GestiónAdministrativa yfinancieraAuxiliar administrativo

7- Registros

Código

SIN

SIN

SIN

SIN

SIN

NOMBREDEL

REGISTROPlantilla paracitaciónPlantilla ActadeNotificaciónpersonal

Plantilla paranotificaciónpor correo

Plantilla parAVISOPlantilla paramandamientode pago

LUGAR DEARCHIVO

CobrocoactivoCobrocoactivo

Cobrocoactivo

CobrocoactivoCobrocoactivo

RESPONSABLE DESU ARCHIVO

Auxiliar cobrocoactivoAuxiliar cobrocoactivo

Auxiliar cobrocoactivo

Auxiliar cobrocoactivoAuxiliar cobrocoactivo

TIEMPO DERETENCIÓN

Sanos

Sanos

Sanos

Sanos

Sanos

DISPOSICIÓNFINAL

Archivo central

Archivo central

Archivo central

Archivo central

Archivo central

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PR-GAF-02-V2

Vigencia:27/08/2015

8- Control de revisión y cambios

FECHA

2011

27/08/2015

Versión

1

2

CAMBIOS EFECTUADOS Y SU JUSTIFICACIÓN

Creación del documento PR-141-13-V1

Ajuste al documento en el marco de la actualización delMECÍ. Se amplía el soporte legal del procedimiento, seamplía la descripción de los pasos y se ajusta a lostérminos del Manual de Cartera, haciendo unadescripción de los pasos del procedimientomencionado en aquel.

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INSTRUCTIVO PARA ELABORAR ARCHIVO PLANO DECOBRO COACTIVO

IN-GAF-01-V1

Vigencia:20/08/2015

Objetivo

El objetivo de este instructivo es facilitar la elaboración del archivo plano que permitiráconvertir el estado del contraventor de PENDIENTE DE PAGO a COBRO COACTIVO enel Sistema de Información nacional SIMIT. Se basa en los expedientes decontravenciones que entrega la Inspección de Tránsito a ta Oficina de GestiónAdministrativa y Financiera, una vez surtida la etapa de cobro persuasivo.

Los pasos que debe seguir el responsable de elaborar el archivo plano son los siguientes:

1. Ingresar a través del icono llamado "VERIFICAR SIMIT" instalado previamente enel equipo de cómputo.Al Abrir "VERIFICAR SIMIT" aparecen una serie de opciones y debe ingresar en ladenominada "ESTRUCTURAR SIMIT".

2. Al abrir "ESTRUCTURAR SIMIT" ingresar en la pestaña "DETALLE" y eliminar laspestañas "COMPARENDOS", "RESOLUCIÓN" y "RECAUDO".

3. En los espacios que quedan en la pantalla de "RECAUDO", elegir la opción"ENCABEZADO" y allí la opción "No. de cuenta", donde se escribe el número decédula de quien está realizando la acción. En la casilla fecha ingresar lacorrespondiente al día en que se está realizando el archivo en las opciones"desde" y "hasta".

4. Posteriormente pasar a la pestaña "RESOLUCIONES", y allí realizar los siguientespasos diligenciando las casillas respectivas:

a) No. de resolución: escribir los últimos dígitos útiles del comparendo (se omitenlos O previos),

b) Resolución Anterior: escribir el número de la Resolución Sanción.c) Fecha de Resolución: escribir la Fecha del Mandamiento de Pago (es la misma

de elaboración del archivo plano).d) Tipo de Resolución: escribir el número 16 (indica COBRO COACTIVO).e) Fecha Hasta: dejar vacía.f) Comparendo: escribir el número completo del comparendo, incluyendo los O

previos.g) Polca: dependiendo de quién generó el comparendo marcar la opción "SI" o

"NO". (Polca corresponde a los números inician con 9)h) Fecha de comparendo: escribir la fecha en que fue realizado el comparendo.i) NIT del Infractor: escribir el número del documento de identidad.j) Tipo de Documento. Escribir 1 si es Cédula, 2 si es Tarjeta de Identidad y 3 si

es NIT.k) Dirección del Infractor: escribir Acacias:I) Ciudad de Residencia: escribir Acacias,m) Código de infracción: ingresar el código de la Infracción (código alfa numérico,

ejemplo: C15)n) Adicional a la deuda: que corresponde al Cobro Coactivo, y allí digitar el valor

de $70.000.5. Enseguida pasar a la opción "GUARDAR" e inmediatamente a la opción

"GENERAR".

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INSTRUCTIVO PARA ELABORAR ARCHIVO PLANO DECOBRO COACTIVO

IN-GAF-01-V1

Vigencia:20/08/2015

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Una vez generado, salir del programa y regresar nuevamente al icono"VERIFICAR SIMIT y se elige la opción "ARCHIVOS SIMIT".Seleccionar los 3 archivos que aparecen en esta pantalla (CTRL + E) y regresar a"VERIFICAR SIMIT"Buscar la carpeta "ARCHIVOS PROCESAR" y pegar los archivos seleccionados(Control + V), si a todo.Regresar a "VERIFICAR SIMIT".

a) Ingresar a "ARCHIVO CARGA", buscar los tres archivos pegados como "Libros 3Resol" (Verificar que sean los archivos que se pegaron en ese momento).Seleccionar todos (CTRL+ E), crear una carpeta nueva, pegar allí los archivoscopiados (control + V) y después comprimirlos con la opción respectiva (botónderecho).

10. Por último enviar por medio del correo institucional al Jefe de Oficina del ÁreaAdministrativa y Financiera de ITTA.

Nota: EL DÍA SIGUIENTE DE EJECUTADAS ESTAS ACCIONES, SE DEBE REVISAREN EL SIMIT QUE TODAS LAS CARGAS HAYAN SIDO EXITOSAS, LAS QUE NODEBEN SER NUEVAMENTE REALIZADAS.

Control de cambios

FECHA

20/08/2015

Versión

1

CAMBIOS EFECTUADOS Y SU JUSTIFICACIÓN

Creación del documento en el marco de laactualización del MECÍ. Este instructivo apoya ydescribe una de las actividades críticas delprocedimiento de cobro coactivo.

Elaborado Revisado

NelsonAuxiliar Administrativo

OPS

Sonia M. Rorritero RodríguezJefe Of. Gestión Adm. y

Financiera

ndez

INSTITUTO DE TRANSITO Y TRANSPORTE DE ACACIAS

FORMATO PARA REPORTE DE NECESIDADES Y REQUERIMIENTOS

FR-GAF-02-V1

Vigencia: 03/09/2015

El objetivo de este formato es la recolección de información necesaria para ta elaboración del Plan Anual de Adquisiciones del Instituto como insumopara la construcción del Presupuesto participativo Por favor diligencie en medio magnético para enviar a la Oficina de Gestión Administrativa yFinanciera, y conserve una copia impresa en el archivo de su proceso o dependencia.

PROCESO / DEPENDENCIAFECHA DE DILIGENCIAMIENTOPLAN DE COMPRAS VIGENCIA

FECHA LÍMITE DE PRESENTACIÓNNOMBRE DEL RESPONSABLE

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PRODUCTO O SERVICIO REQUERIDO CANTIDADREQUERIDA

JUSTIFICACIÓN

NOMBRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE DE DILIGENCIAMIENTO

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