CONTABILIDAD

Es la ciencia que recopila unos datos, para así saber cómo va encaminando una empresa; y por ende saber que utilidades o pérdidas está dejando. También la denominamos como el arte de registrar o recopilar todas las transacciones de una empresa.

ObjetivoEs reconocer y denominar los recursos de personas, materiales, financieros y de sistema. Debiendo ser controlados estos en el lente económico.Se hace necesario organizar flujo de caja proyectado.Apoyar a los administradores en el proceso de organización, dirección, planeación y control de los recursos integrales humanos.Ayuda a tomar decisiones en materiales de inversión y de crédito.

CUALIDADES DE LA CONTABILIDAD

Ha de ser relevante para las necesidades comunes del usuario en el establecimiento de políticas, mantenimiento de controles y toma de decisiones.Debemos registrar, medir y enseñar los hechos económicos de forma imparcial y objetiva. Para ello la contabilidad se vale de la unidad de valor. Cada empresa tiene que llevar un control físico de sus inventarios, la empresa deberá saber cuánto o que tiene, de determinada mercancía.

PRINCIPIOS DE LA CONTABILIDAD

Principio de prudencia: el contable únicamente debe reconocer las perdidas y no anticipar las ganancias en el momento de cerrar el ejercicio

Principio de empresa en financiamiento: se deberá tratar siempre la gestión de la empresa como si este estuviese en una duración ilimitada en el tiempo.

Principios de registro: los hechos económicos o administrativos deben registrarse en el momento en que nazcan los derechos u obligaciones que los mismos originen.

Principios de precios de adquisición: como nota general todos los bienes y derechos y obligaciones se contabilizan por su precio de adquisición o costo de producción.

Principios de devengar: la imputación de ingresos y gastos deberán realizarse en función de la corriente real que los mismos ocasionen independientemente del momento en que se produzca esa corriente monetaria o financiera. (Cobros y pagos), derivada de dichos ingresos o gastos.

Principios de correlación de ingresos y gastos: el resultado del ejercicio estará compuesto por los ingresos de dicho periodo, menos los gastos del mismo, realizado para la obtención del mencionado resultado. Así como los beneficios y quebrantos no relacionados claramente con la actividad típica de la empresa.

Principios de no compensación: en ningún caso podrán compensarse las partidas del activo y del pasivo del balance, y los gastos e ingresos que integran la cuenta de pérdidas y ganancias.

Principios de uniformidad: adoptando un criterio en la aplicación de los principios contables, dentro de las alternativas que en cada caso estos permitan; deberán mantenerse en el tiempo y aplicarse a todos los elementos patrimoniales, que tengan las mismas características mientras tanto no se alteren los presupuestos que motivaron a la elección de dicho criterio.

Principios de importancia relativa: podrá admitirse la no aplicación estricta de alguno de los principios contables, siempre y cuando la importancia relativa en términos cuantitativos de la valorización que tal hecho produzca, sea escasamente significativo y en consecuencia no altere la imagen fiel de la situación patrimonial, financiera y de los resultados de la empresa.

LAS EMPRESAS Y SOCIEDADES

Actividad económica: se llama actividad económica a cualquier proceso mediante el cual obtenemos productos bienes y servicios que cubren todas nuestras necesidades. Son también aquellas que permiten la generación de riquezas dentro de una comunidad mediante la extracción, transformación y distribución de los recursos naturales o bien de algún servicio teniendo como fon la satisfacción de las necesidades humanas.

Hay tres tipos de actividad económica

Primaria: se dedica a la extracción de recursos naturales.Secundaria: se dedica a la actividad industrial.Terciaria: prestación de servicios, la comunicación o el turismo.

NÚMERO DE SOCIOS

Sociedad colectiva: mínimo dos socios, todos intervienen en la gestión, excepto los socios industriales que solo aportan trabajo.

Sociedad comanditaria simple: existen dos tipos de socios los colectivos que intervienen en la gestión y tienen responsabilidad personal, solidaria e ilimitada. y los socios comanditarias que no intervienen en la gestión y tienen una responsabilidad limitada a la aportación económica.

Sociedad comandita por acciones: se diferencia a la anterior en que la participación de los socios está representada por acciones.

Sociedad limitada: mínimo un socio, la responsabilidad está limitada al capital aportado. Los derechos de los socios son a participar en el reparto de beneficios y patrimonio social si se disuelve, derecho de tanteo en la adquisición de participaciones de los socios y hacer elegidos administradores.

Sociedad anónima: es de responsabilidad limitada, el número mínimo de socios es uno. Los derechos de los accionistas son en el reparto de los benéficos y en el patrimonio.

Sociedad laboral: es una sociedad anónima o una limitada en la que la mayoría del capital es propiedad de los trabajadores y el número de socios es de tres.

Sociedad cooperativa: es una asociación de personas físicas, o jurídicas que desarrollan una actividad empresarial y el número mínimo de socios es de tres.

USUARIOS INTERNOS DE LA CONTABILIDAD

La gran responsabilidad de los administradores está en cada toma de decisiones por eso necesitan información contable oportuna y veraz, para cumplir sus funciones de control, planeación y toma de materia de inversión y crédito. La gerencia obtiene de la contabilidad información sobre liquidez niveles y capacidad de endeudamiento, márgenes de utilidad en cada producto, costo de producción, disponibilidad de recursos etc. Datos que le permitan establecer precios de ventas, proyectar inversiones, como mejorar la capacidad productiva y decidir políticas de descuentos entre otros.

USUARIOS EXTERNOS DE LA CONTABILIDAD

Nos utilizan tanto en las entidades de vigilancia y control como los proveedores y las entidades financieras. Al estado le interesa saber si los impuestos han sido bien determinados en los proveedores, conocer el riesgo financiero para conocer a las entidades financieras. Todos estos informes tienen como fin servir de herramienta para la toma de decisiones por los usuarios.

DOCUMENTACIÓN ESPECIAL

Los informes especiales son utilizados por los dueños para evaluar el rendimiento y la seguridad de sus inversiones, y conocer el valor total de esta.

LAS CUENTAS Y SUS ELEMENTOS

Objetivo generalIdentificar el concepto, la clasificación y los elementos o partes de una cuenta.

Objetivo especificoAplicar el concepto y las partes de una cuenta.Ordenas las cuentas según se naturaleza.Conoces la importancia de las cuentas para el registro de las transacciones comerciales.Conocer la estructura del plan único de cuenta (PUC), que se utiliza para comerciantes

NOTAHerramienta para analizar la naturaleza de las cuentas y conocer algunas de sus características.Activo (1)Pasivo (2)Patrimonio (3)Ingresos (4)Gastos (5)Costo de ventas (6)Costos de producción o de operación (7)Cuentas de orden deudoras (8)Cuentas de orden acreedoras (9)

GLOSARIO

Pasivo: grupo de cuentas que representan obligaciones o deudas contraídas por la empresa que pueden valorarse en dinero.

Patrimonio: comprende el capital y el superávit, matemáticamente es la diferencia entre el activo y el pasivo.

Ingreso: llamados también rentas, utilidades o ganancias, son dineros recaudados por la empresa.

Gasto: erogación necesaria para el desarrollo de la actividad mercantil.

Costo: representa la inversión necesaria para producir o adquirir artículos para la venta.

Costo de venta: es el costo en que se incurre para comercializar un bien, o para prestar un servicio.

Costo de producción o de operación: agrupa el conjunto de las cuentas que presentan las erogaciones y cargos asociados clara y directamente con la elaboración o producción de los bienes o prestación de servicio, de los cuales un ende económico obtiene sus ingresos, como son: mano de obra directa, costos indirectos y contrato de servicio.

Cuentas: es el nombre utilizado; es el elemento básico y central de la contabilidad y en los servicios de pagos.

Cuentas T: podemos definirla como la presentación grafica de la cuenta contable con sus diferidos elementos. Esta nos permite hacer registros contables y es la forma más utilizada para los diferentes hechos económicos.

Cuentas de orden: son aquellas cuentas que se emplean para registras derechosY obligaciones contingentes.

Cuentas de orden deudoras: es aquella en la que el débito es mayor que el crédito, son cuentas deudoras de los clientes hasta que las paguen. Ejemplo, bienes y valores entregados en custodia o en garantía.

Cuentas de orden acreedora: están constituida por los bienes que se han recibido para custodia, manejo o negociación.

Cuentas de ecuación contable: es la base fundamental de la contabilidad para el registro de las operaciones. Su base es la ecuación del patrimonioA= P+C.

PUC: es una herramienta que busca armonizar y unificar el sistema contable de los diversos sectores de la economía, tiene el propósito de manejar la calidad y transparencia de la información contable y generar diversos beneficios para sus usuarios.

Impuestos: contribución obligatoria de los particulares exigidas por el gobierno con el fin de cubrir los gastos públicos.

Bancos: es un intermediario financiero que se encarga de captar recursos en forma de depósitos, y prestar dinero, así como la prestación de servicio financiero.

Naturaleza de las cuentas: su naturaleza es aumentar y disminuir de esta manera:Activo: aumenta en el débito y disminuye en el crédito.Pasivo: aumenta en el crédito y disminuye en el débito.Ingresos: aumenta en el crédito y disminuye en el débito.Capital: aumenta en el crédito y disminuye en el débito.Costos: aumenta en el crédito y disminuye en el débito.Gastos: aumenta en el débito y disminuye en el crédito.Egresos: aumenta en el débito y disminuye en el crédito.

Registros contables: instrumento destinado a constatar la información contable, valiéndose de fichas, libros de contabilidad, comprobantes y evidencias de entradas y salidas, ingresos y retiros de efectivos, etc. Es un asiento contable.

Disponible: facilidad de disponer de los bienes de una empresa.

Inversión: elogaciòn efectuada en depósitos o títulos, con el fin de obtener una ganancia.

Inventario: relación detallada de bienes, derechos u obligaciones de una persona o empresa.

Diferido: valor pagado o cobrado de forma anticipada, que disminuye con el tiempo a medida que se causa.

Ventas: es el monto total cobrado por productos o servicios prestados. Es el corazón de cualquier negocio.

Proveedores: persona donde la empresa compra sus mercancías.

Deudores: son aquellas personas que adquieren bienes o servicios distintos a los que normalmente proporciona la empresa.

Acreedores: es aquella persona física o jurídica legítimamente autorizada para exigir el pago o cumplimiento de una obligación contraída.

Valorización: es el efecto contable y financiero, se excluyen del patrimonio fiscal.

Ganancias: utilidad o beneficio de orden económico obtenido por una empresa en el curso de sus operaciones. Es la retribución implícita a los factores aportados por los propietarios de la empresa.

Perdidas: es la disminución del valor patrimonial de la empresa.

Caja: es una dependencia de la empresa destinada a recibir o guardar dinero para hacer pagos en los bancos y comercios.

Capital: es la obligación que la empresa mantiene con sus dueños, socios o accionistas por los aportes que ellos realizaron.

Propiedad, planta y equipo: son los activos tangibles que posee una empresa para su uso en la producción o suministro de bienes y servicios. Se esperan utilizar durante más de un periodo.

IMPUESTO

Es el mecanismo por medio del cual los ciudadanos contribuyen al funcionamiento del estado. La función social del impuesto es la redistrinciòn de la riqueza.Los impuestos se clasifican e:

Impuestos directos: son los que paga el distribuyente directamente al estado, ejemplo:Impuesto sobre la renta.Impuesto a las ganancias ocasionales.Impuesto de industria y comercio.Impuesto predial.

Impuestos indirectos: los que paga los contribuyentes por intermedio de los intermediarios (terceros).Ejemplo: impuesto a las ventas y en general, todo los que pagan por consumo.

IVA (impuesto al valor agregado)Es el procedimiento mediante el cual el gobierno graba y distribución de los bienes corporales muebles y la prestación de servicio que no hayan sido expresamente excluidos del impuesto por ley.El IVA se genera en los siguientes casos:

a. Ventas de bienes,b. Prestación de servicios,c. Importación de bienes corporales, muebles.Todos estos que no hayan sido expresamente excluidos por ley.

NotaCuando se compra un activo fijo y luego se vende no se debe liquidar el IVA.

Bienes exentos: son aquellos bienes a los que se les carga el IVA en el proceso de producción, se considera que tienen una tarifa del 0%.Estos comerciantes se deben inscribir en el registro Nacional de vendedores y se consideran responsables del IVA, por lo tanto deben declarar IVA.Ejemplo: cuadernos, libros, revistas de carácter científicos y todo lo que exportamos.

Bienes excluidos o que no cobran impuestos: son aquellos que en el proceso de producción se les carga el IVA, pero no tienen derecho a evolución. Estos comerciantes no son responsables del IVA, por lo tanto ni se inscriben ni declaran.

El IVA que les facturan a estos comerciantes se contabiliza como mayor valor de la compra.Ejemplo: jabones, pilas, velas, escobas, pañales, entre otros...La forma de contabilizar el IVA pertenece a la cuente 2408 (IVA por pagar), la débito cuando compro mercancía, y la acredito cuando vendo mercancía.

RETENCIÓN EN LA FUENTE

Es el procedimiento por medio del cual un agente retenedor por orden del gobierno cobra anticipadamente el impuesto a la renta.Consiste en que la persona natural o jurídica que realiza un pago resta de este valor un porcentaje determinado y luego lo consigna en un Banco autorizado para recaudar el impuesto a nombre de administrador de impuestos recaudados.

NotaSe entiende por abono y cuenta el asiento contable correspondiente a una transacción a crédito.Los agentes retenedores son los que por ley están obligados a retener; son todas las sociedades y naturales que tiene la calidad de comerciante, las obligaciones del agente retenedor son:

a. Efectuar la retención.b. Consignar mensualmente lo retenido en un banco autorizado.c. Expedir certificados anualmente en donde figura la relación de lo retenido.

La retención en la fuente pertenece a la cuenta 2365 (retención en la fuente por pagar), la débito cuando vendo mercancía y la acredito cuando compro mercancía.

Nota: cuando se hace una venta la cuenta a utilizar es la 1355 la cual es anticipo de impuesto.

Tabla de Retención en la Fuente año 2011 - Colombia

Rubro Concepto A partir de (cifra en UVT)

A partir de (cifra en pesos)

Tarifa

SalariosIngresos originados en una relación laboral o legal y reglamentaria.

95$ 2.388.001

Tabla Art 383 del E.T

Compras

Compras en general 27 $ 679.000 3,5%

Compras de bienes y productos agrícolas o pecuarios sin procesamiento industrial

92$ 2.312.000

1,5%

Compra de café pergamino o cereza 160

$ 4.021.000

0,5%

Compra de combustible o derivados del petróleo. n/a $ 1 0,1%

Servicios Servicios en general (personas jurídicas y a las naturales declarantes de renta)

4 $ 101.000 4%

Servicios en general (personas naturales NO declarantes de renta)

4 $ 101.000 6%

Servicios prestados por empresas temporales. 4 $

101.000 1%

Servicios de vigilancia y aseo prestados por empresas de vigilancia y aseo.

4 $ 101.000 2%

Servicios integrales de salud 4 $ 101.000 2%

Servicios de hoteles, restaurantes, hospedaje.

4 $ 101.000

3,5%

Rubro Concepto A partir de (cifra en UVT)

A partir de (cifra en pesos)

Tarifa

Servicios de transporte nacional de carga (terrestre, marítimo o aéreo)

4 $ 101.000 1%

Servicios de transporte nacional de pasajeros. (terrestre)

27 $ 679.000 3,5%

Servicios de transporte nacional de pasajeros. (aéreo, marítimo)

4 $ 101.000 1%

Servicio de transporte internacional de carga (terrestre)

4 $ 101.000 1%

Servicios de transporte internacional de pasajeros (terrestre)

27 $ 679.000 3,5%

Arrendamientos

Arrendamiento de bienes muebles n/a $ 1 4%

Arrendamiento de bienes raíces 27 $ 679.000 3,5%

Contratos Contratos de consultoría y administración delegada (cuando el beneficiario del pago sea una persona jurídica o asimilada)

n/a $ 1 11%

Contratos de consultoría y administración delegada (cuando el beneficiario del pago sea una persona natural)

n/a $ 1 10%

Contratos de consultoría n/a $ 1 6%

Rubro Concepto A partir de (cifra en UVT)

A partir de (cifra en pesos)

Tarifa

y administración delegada por obras públicas.

Contratos de construcción, urbanización o confección de obra material de bien inmueble.

n/a $ 1 1%

Otros conceptos tributarios

Honorarios y Comisiones (cuando el beneficiario del pago sea persona jurídica o asimilada)

n/a $ 1 11%

Honorarios y Comisiones (cuando el beneficiario del pago sea una persona natural)

n/a $ 1 10%

Rendimientos Financieros (Intereses) n/a $ 1 7%

Loterías, Rifas, Apuestas y Similares 48

$ 1.206.000

20%

Enajenación de Activos Fijos n/a $ 1 1%

Pagos a establecimientos comerciales realizados con tarjeta débito o crédito.

n/a $ 1 2%

Emolumentos eclesiásticos efectuados a personas naturales que sean declarantes de renta.

27 $ 679.000

4%

Rubro Concepto A partir de (cifra en UVT)

A partir de (cifra en pesos)

Tarifa

Emolumentos eclesiásticos efectuados a personas naturales que NO sean declarantes de renta.

27 $ 679.000 3,5%

Dividendos gravados n/a $ 1 33%

Retención en la fuente de IVA

Retención en la fuente del IVA por compras de servicios gravados.

27 $ 679.000

50% del IVA

Retención en la fuente del IVA por Servicios gravados. 4

$ 101.000

50% del IVA

Retención en la fuente del IVA aplicable a operaciones con tarjetas débito o crédito.

n/a n/a10% del IVA

RETENCIÓN EN LA FUENTE

La retención en la fuente es un mecanismo de recaudación anticipada de un impuesto, más no es un impuesto en sí.

Por ejemplo, en Colombia existe el impuesto de renta, impuesto  a las ventas, impuesto de industria y comercio, entre otros.

Luego, lo que hace la retención en la fuente, es recaudar, cobrar anticipadamente cualquiera de esos impuestos.

De allí existe el reteiva [retención en la fuente por IVA], reteiva [retención en la fuente por Ica], y retención por renta.

Si nos vamos al estatuto tributario, este en su artículo 367 encontramos que:

FINALIDAD DE LA RETENCIÓN EN LA FUENTE.

La retención en la fuente tiene por objeto conseguir en forma gradual que el impuesto se recaude en lo posible dentro del mismo ejercicio gravable en que se cause.

Allí se observa claramente que la retención no es un impuesto sino un mecanismo mediante el cual el estado se cobra el impuesto de renta o IVA sin esperar a que termine el periodo gravable. Lo va cobrando cada vez que vende un bien, que se presta un servicio.

Una empresa paga el impuesto de renta cada año. Si no existiera la retención en la fuente, el estado tendría que esperar un año para que la empresa le pague el impuesto. Pero como existe la figura de la retención en la fuente, el gobierno cada mes se está cobrando anticipadamente ese impuesto, y de esa manera se asegura un flujo de ingresos constante.

CONCEPTO DE RETENCIÓN EN LA FUENTE.

La retención en la fuente es un mecanismo que busca recaudar un determinado impuesto de forma anticipada. De esta forma cada vez que ocurra un hecho generador de un impuesto, se hace la respectiva retención. Así, el estado no debe esperar a que transcurra el periodo de un impuesto para poderlo recaudar, sino que mediante la retención en la fuente, este recaudo se hace mensualmente, que es el periodo con que se debe declarar y pagar las retenciones que se hayan practicado.

RETENCIÓN EN LA FUENTE POR IVA.

Al igual que en el Impuesto a la renta y el Impuesto de industria y comercio, en el Impuesto a las ventas también existe la figura de la Retención en la fuente. Esta figura se conoce comúnmente como RETEIVA.

La retención en la fuente por IVA consiste en que el comprador, al momento de causar o pagar la compra, retiene al vendedor el 50% del valor del IVA. Ejemplo: La empresa A compra a la Empresa B, mercancías por valor de $1.000.000 + IVA. El valor del IVA, a la tarifa general es de $160.000. La empresa A, de esos $160.000 de IVA, solo pagará a la empresa B el valor de $80.000, que corresponde al 50% del valor toral del IVA, el restante 50% la empresa B lo retiene, lo declara y lo paga en junto con las demás retenciones en la fuente que haya practicado en el respectivo mes.

La retención en la fuente por IVA se practica siempre y cuando el hecho u operación económica supere la base mínima, que para servicios es de 4 UVT y para compras es de 27 UVT.

CONTABILIZACIÓN DE LA RETENCIÓN EN LA FUENTE POR IVA.

Siguiendo con el ejemplo, la empresa A, que es la que retiene deberá contabilizar el valor retenido a la empresa B como un crédito a la cuenta 236701 (Impuesto a las ventas retenido).

La empresa B, a quien la empresa A le practicó la retención, deberá contabilizar esa retención por IVA como un debito a la cuenta 135517 (Impuesto a las ventas retenido).

La empresa A, debe declarar esa retención en el mes en el cual la practicó (Declaración de retención en la fuente), y la empresa B, debe incluir esa retención practicada en la declaración de IVA del respectivo bimestre.

AGENTES DE RETENCIÓN EN EL IMPUESTO A LAS VENTAS.

CONCEPTO DE AGENTE DE RETENCIÓN.

Agente de retención es aquella Persona natural o Persona jurídica, obligada a practicar la respectiva retención en la fuente cuando a ello hubiere lugar. Por regla general, los Agentes de retención son quienes compran o adquieren un producto o servicio. Quienes hacen el pago. El agente de retención es quien además de retener, debe declarar, consignar las retenciones y expedir los respectivos certificados de retención.

QUIENES SON AGENTES DE RETENCIÓN EN LE IMPUESTO A LAS VENTAS.

La ley ha establecido que las siguientes personas deben actuar como agentes de retención en el Impuesto a las ventas:

“Actuarán como agentes retenedores del impuesto sobre las ventas en la adquisición de bienes y servicios gravados:

1. Las siguientes entidades estatales: La Nación, los departamentos, el distrito capital, y los distritos especiales, las áreas metropolitanas, las asociaciones de municipios y los municipios; los establecimientos públicos, las empresas industriales y comerciales del Estado, las sociedades de economía mixta en las que el Estado tenga participación superior al cincuenta por ciento (50%), así como las entidades descentralizadas indirectas y directas y las demás personas jurídicas en las que exista dicha participación pública mayoritaria cualquiera sea la denominación que ellas adopten, en todos los órdenes y niveles y en general los organismos o dependencias del Estado a los que la ley otorgue capacidad para celebrar contratos.

2. Quienes se encuentren catalogados como grandes contribuyentes por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, sean o no responsables del IVA, y los que mediante resolución de la DIAN se designen como agentes de retención en el impuesto sobre las ventas.

3. Quienes contraten con personas o entidades sin residencia o domicilio en el país la prestación de servicios gravados en el territorio Nacional, con relación a los mismos.

4. Los responsables del régimen común, cuando adquieran bienes corporales muebles o servicios gravados, de personas que pertenezcan al régimen simplificado.

5. Las entidades emisoras de tarjetas crédito y débito y sus asociaciones, en el momento del correspondiente pago o abono en cuenta a las personas o establecimientos afiliados. El valor del impuesto no hará parte de la base para determinar las comisiones percibidas por la utilización de las tarjetas débito y crédito.

Cuando los pagos o abonos en cuenta en favor de las personas o establecimientos afiliados a los sistemas de tarjetas de crédito o débito, se realicen por intermedio de las entidades adquirentes o pagadoras, la retención en la fuente deberá ser practicada por dichas entidades.

6. La Unidad Administrativa de Aeronáutica Civil, por el 100% del impuesto sobre las ventas que se cause en la venta de aerodinos.

PARÁGRAFO 1o. La venta de bienes o prestación de servicios que se realicen entre agentes de retención del impuesto sobre las ventas de que tratan los numerales 1, 2 y 5 de este artículo no se regirá por lo previsto en este artículo.

PARÁGRAFO 2o. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales podrá mediante resolución retirar la calidad de agente de retención del impuesto sobre las ventas a los Grandes Contribuyentes que se encuentren en concordato, liquidación obligatoria, toma de posesión o en negociación de acuerdo de reestructuración, sin afectar por ello su calidad de gran contribuyente”. (Art. 437-2, Estatuto tributario).

CASOS EN QUE NO SE PRACTICA RETENCIÓN EN LA FUENTE POR IVA.

1. Cuando la operación económica no supera los topes mínimos de 4 UVT para servicios y de 27 UVT para compras.

2. Cuando la operación sujeta a retención se realiza entre responsables del Régimen común.

3. Cuando el que compra es Régimen común y el que vende es un Gran contribuyente o una Entidad estatal.

4. Cuando la operación sujeta a retención se realiza entre una Entidad estatal y un Gran contribuyente.

5. Cuando la operación sujeta a retención se realiza entre Entidades estatales.

6. Cuando la operación sujeta a retención se realiza entre Grandes contribuyentes.

Nota. El Régimen común, los Grandes contribuyentes y las Entidades estatales responsables del Impuesto a las ventas, que adquieran productos o servicios gravados con IVA al Régimen simplificado, deberán retener el 50%. Cuando la adquisición la hagan a una persona no domiciliada en el país, la retención será del 100% del IVA.

Las Entidades estatales y los Grandes contribuyentes que no sean responsables del Impuesto a las ventas, no deben asumir el IVA en las adquisiciones al Régimen simplificado. (El IVA operaciones con el Régimen simplificado se asume mediante el mecanismo de retención).

Las Entidades estatales y los Grandes contribuyentes que no sean responsables del Impuesto a las ventas, en el caso que adquieran productos o servicios a personas no residentes o no domiciliados en el país deben asumir el 100% del IVA mediante el mecanismo de retención.

NOTA DE CONTABILIDAD

Un ejemplo de esto puede ser:

- La contabilización de los ajustes por inflación

- La depreciación

- La amortización

- Correcciones

- Los comunes ajustes contables

Esta debe de tener una numeración consecutiva, permitiendo así tener un control sobre las mismas, y hacerles un seguimiento posterior.

Debe tener también la fecha de elaboración y las personas que intervinieron en su elaboración.

La nota contable tiene como función el registrar operaciones en la contabilidad, debe contener claramente las cuentas utilizadas, los valores parciales de cada movimiento y los respectivos valores débito y crédito.

¿QUÉ ES UN CHEQUE?

Es un título valor en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.

Existe una clasificación primaria de los cheques:

■Cheques comunes: son pagaderos el día de su presentación (que no puede exceder de 30 días contados desde su emisión).

■Cheques de pago diferido: es una orden de pago librada a días vista, a contar desde su presentación para registro en una entidad autorizada, contra esta u otra entidad en la cual el librador, a la fecha de vencimiento, debe tener fondos suficientes depositados a su orden en cuenta corriente o autorización para girar en descubierto, dentro de los límites de registro que autorice el banco girado.

■Cheque cancelatorio: es un medio para la cancelación de obligaciones de dar sumas de dinero. A diferencia de los demás tipos de cheques, los cancelatorios son emitidos por El Banco de la República de Colombia (quien los entrega a los bancos comerciales en consignación a medida que las entidades registran pedidos del público). Tienen una validez de 30 días corridos desde la fecha que figura en el documento, y pueden tener hasta dos endosos.

LUEGO UNA SEGUNDA CLASIFICACIÓN

Cheque cruzado: solo puede ser depositado y cobrado por otra institución de crédito.

■Cheque al portador: no se debe tachar las palabras impresas “al portador” ni a la “orden”. Este tipo de cheque puede ser cobrado por cualquier persona que lo presente en el banco.

■Cheque a la orden: se debe tachar las palabras “al portador”. De esta forma el cheque sólo podrá ser cobrado por la persona cuyo nombre aparece escrito a continuación de las palabras “páguese a la orden de”. Permite ser endosado, es decir, cobrado por otra persona al escribir su firma en el dorso del cheque. Al ser endosado, cualquier persona puede cobrarlo como si fuera al portador.

QUE SON LOS SOPORTES CONTABLES

Son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos. Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por ello que a continuación se presentan los principales papeles comerciales y títulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo contable, su definición y sus principales características.

Los principales soportes de contabilidad son:

1. Recibos de Caja.2. Recibos de Consignación Bancaria.3. Comprobantes de Depósito y retiro de cuentas de ahorro.4. Factura de compraventa.5. Comprobante de Venta con tarjeta de crédito.6. Comprobantes de Egreso (Cheque – Efectivo).7. Letra de Cambio.8. Pagaré.9. Nota Debito.10.  Nota Crédito.11.  Retiro de Caja Menor.12.  Reembolso de Caja Menor.13.  Nota de Contabilidad.14. Comprobante de Diario de Contabilidad.

Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general:

 * Nombre o razón social le la empresa que lo emite.   * Nombre, número y fecha del comprobante.

 * Descripción del contenido del documento.

 * Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los      comprobantes.

Tipos de soportes contables

Comprobantes externos: son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.

Comprobantes internos: son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales. Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales: los instrumentos públicos (escrituras, hipotecas) y privados (contratos de arrendamiento, depósito) y cualquier comprobante que sea respaldo por un registro contable, es fuente de información (planillas de sueldos, informes).

RESIDUO O COMPROBANTE DE INGRESO

El comprobante de ingreso es una constancia de que un valor ingresó a la empresa, de manera general, cuando se recibe el dinero en efectivo, el cheque o el Boucher de alguna tarjeta de crédito, estos valores deben estar junto con el comprobante de ingreso respectivo, en el día de la recaudación y se debe conservarlos en una caja fuerte como medida de seguridad. Al día siguiente, según normas de control interno y para evitar jineteo de

fondos, todos los valores deben ser depositados en las cuentas bancarias de la empresa.

Todo ingreso de dinero que entrará a la empresa debe tener como respaldo un comprobante de ingreso donde se describa la fecha, el valor, el concepto del valor ingresado y las firmas de responsabilidad, estos documentos deben estar pre numerados y reservar una zona para registrar un asiento contable, además deben estar conformados por un original para Contabilidad y una copia para el archivo consecutivo.

PAPELETAS DE DEPÓSITO

Cuando las empresas o las personas naturales realizan depósitos bancarios, las entidades bancarias, siempre acostumbran entregar una papeleta de depósito como constancia de la transacción realizada, es así que para un control adecuado de los ingresos de la empresa, cada comprobante de ingreso debe ir acompañado de la papeleta de depósito respectiva.

FACTURA DE VENTA

Es un documento tributario de compra y venta que registra la transacción comercial obligatoria y aceptada por ley. Este comprobante tiene para acreditar la venta de mercaderías u otros afectos, porque con ella queda concluida la operaciónLas facturas sólo se emitirán a favor del adquiriente o usuario que posea número de Registro Único de Contribuyentes - RUC, exceptuándose este requisito en operaciones de exportación.La factura tiene por finalidad acreditar la transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestación de servicios cuando la operación

se realice con sujetos del Impuesto General a las Ventas que tengan derecho al crédito fiscal. Así mismo cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gastos y costos para efecto tributario y en el caso de operaciones de exportación.

REMISION O SALIDA DE ALMACEN

Es una orden, que emite el vendedor, cuando una persona compra un producto, el vendedor emite una orden de despacho o salida de almacén.Estas sirven para tener un control interno de la empresa y para su registro de inventario contable.

Existen dos formas de remisión:Manual y electrónica.Características:Esta lleva todos los datos de la empresa.Las formas se usan de acuerdo a las cantidades compradas, es decirSi compras un formato solo puedes usarlo una sola vez.La remisión debe contener:1. Numero de remisión.2. Fecha.3. Dirección del cliente.4. Numero de pedido.5. Cantidad de artículos.

6. nombre y referencia de los artículos.

7. firma del cliente.

8. responsable del despacho.