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Asenci Artiga, Viviana ; Rodríguez Muñóz, José Vicente. El proceso de catalogación automatizada. – En: PintoMolían, José, ed. – La catalogación de documentos : teoría y práctica. – Madrid : Síntesis, 1994. – p. 383-415.

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EL PROCESO DE CATALOGACION AUTOMATIZADA

Viviana Asensi Artiga

José Vicente Rodríguez Muñóz

8.1. Introducción

¿Cuándo y por que se toma la decisión de automatizar una Biblioteca o un Centro de Documentación'.? A estadoble pregunta corresponde una sola respuesta: Cuando el usuario demanda mayores prestaciones. Prestacionesque no pueden ofrecérsela por los medios tradicionales de trabajo. Debido al crecimiento del volumen deinformacion que se acumula, no es posible mantener los servicios que el centro proporciona sin recurrir a lasTecnologías de la Información.

Dieguez y Agenjo' utilizan la expresion biblioteca automatizada para denominar a la biblioteca que se valeesencialmente de procedimientos informáticos. Estos autores, para describir las funciones propias de toda unidadde información.) comparan una biblioteca con una "caja negra” en la que se introduce informacion, soportada endiferentes tipos de documentos, a los cuales se proporciona el tratamiento adecuado, y como salida ofrecediversos servicios al usuario. Estas tres etapas (entrada, proceso técnico y salida) se corresponden con losdiferentes elementos del proceso documental.

La automatizacion del proceso documental implica la aplicacion de las Tecnologías de la Información a lasetapas de este proceso. Sin embargo, las necesidades de los diferentes unidades de información, la evolución dela tecnología y la complejidad de algunas tareas documentales motivó que la automatización se introdujeraparcialmente en los centros; es decir, para llevar a cabo determinados trabajos y no para el proceso completo.

En la actualidad, los Sistemas Integrados de Gestión Bibliotecaria permiten el tratamiento informática de todaslas tareas bibliotecarias y documentales, mediante la integración de diferentes módulos que corresponden a loseslabones de la cadena documental. Como afirman Eskoz y Smith', los Sistemas de Información se dirigen haciael sistema total, quedando obsoleta la antigua división entre servicios técnicos y servicios al público. No obstantecada uno de estos módulos pueden a su vez instalarse con independencia de los demás cuando unicamente serequiera la automatizacion de parte del proceso.

Al estudiar la catalogación realizada por procedimientos informáticos, debemos enmarcarla en el Sistema al quepertenece para comprender la relación existente entre las aplicaciones que lo constituyen, así como los beneficiosque reporta la integración de los diferentes módulos de que se compone.

Como afirma Revellil, aunque el catálogo siempre ha sido un elemento más del Sistema de Información, en lapráctica la parcelación del trabajo y la especialización se han impuesto a la idea de conjunto con efectosnegativos para el proceso. Las tendencias actuales, como ya mencionamos, se dirigen a eliminar la subdivisióntradicional entre servicios técnicos y servicios al público, porque en realidad el usuario es un elemento esencialpara la culminación del proceso informativo.

Por ello, en este capítulo se estudiará primeramente los Sistemas Integrados de Gestión Bibliotecaria en general,

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para abordar a continuación, las peculiaridades que la catalogación ofrece; aunque, como podrá observarse, lasreferencias a la automatización de otras etapas del proceso son inevitables.

8.2. Sistemas Integrados de Gestión Bibliotecaria. Concepto y estructura

¿En qué consiste un Sistema Integrado de Gestión Bibliotecaria?' ¿Qué ofrece?

Un S.1.G.B. es aquel en que todas las funciones del proceso documental comparten una base de datos común, lacual se interrelaciona con programas de aplicaciones que realizan las diferentes funciones de dicho proceso. Ademas es posible la recuperación tanto de la base de datos completa como de las diferentes partes seleccionadasque han sido definidas por cada aplicación'.

Estos sistemas deben permitir el proceso de un registro, a partir de las desideratas, hasta la visualización deldocumento secundario en el catálogo de acceso público (OPAC) o su utilización para la circulación,introduciendo una sola vez la información que contiene.

Los S.1.G.B. evitan la necesidad de adquirir diferentes programas e incluso diferentes equipos para cada una delas etapas del proceso, y la introducción de los mismos datos para cada una de las tareas de apoyo técnico'. Noobstante, ninguno de los sistemas comercializados, compuestos de varios módulos, reúne todos los requisitosideales para la automatización de un servicio. Podríamos decir que las diversas casas comerciales se hanespecializado en determinados módulos, por los cuales son conocidos en el ámbito documental. Pero si seadquiriesen módulos de diferentes sistemas por separado, no se podría llevar a cabo dicha integración.

Un Sistema Integrado de Gestión Bibliotecaria, pues, consta de los siguientes módulos: 1) Adquisiciones; 2)Catalogación, que incluye además Autoridades, Lista de Términos (pudiendo llegar esta lista a la categoría detesauro, en algunas aplicaciones), y Recuperacion; 3) Circulación, y 4) Módulo de Publicaciones Periódicas. Algunos Sistemas cuentan con módulos de Gestión y Comunicaciones.

Como su nombre indica el módulo de adquisiciones automatiza las tareas propias de la fase de selección yadquisición. Por tanto, manipula información bibliográfica (datos referentes a las publicaciones), informacióneconómica (en relación con los presupuestos, seguimiento de las facturas ... ), e información relacionada con elpedido. La automatizacion contempla las tres modalidades por las que se puede adquirir un documento (porcompra, canje o donación), por tanto gestiona este proceso teniendo en cuenta la procedencia de los fondos y laspeculiaridades que en cada caso se requieren.

La fase de análisis se realiza en el módulo de catalogación. Pero la aplicación de catalogación no puedesepararse de la recuperación ni del control de autoridades y lista de términos. El porqué de esta interdependenciase comprenderá cuando analicemos con mayor detalle las funciones de estas aplicaciones.

Corresponde al módulo de circulación el control del documento primario a partir del momento en que pasa aformar parte de la memoria pasiva del centro de documentación, es decir cuando después de haber terminado elproceso técnico, es depositado en las estanterías. Por tanto incluye el préstamo y el seguimiento de la publicacióncuando no está en su lugar habitual por cualquier otro motivo: encuadernación, etc.

Al módulo de publicaciones periódicas corresponde la catalogación de estas colecciones., es de decir de larevista en sí: Título, entidad responsable, periodicidad, año de inicio de la publicación, ISSN., etc. Al mismotiempo controlan toda su gestión: relación con los proveedores, pedidos, reclamaciones,,- circulación, boletinesde sumarios, suplementos, duplicidad de títulos... Por consiguiente es un módulo de control, o de gestión depublicaciones

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periódicas.

En cuanto a la gestión y a las comunicaciones, mientras algunos sistemas ofrecen módulos independientes, otrosdistribuyen estas funciones entre las aplicaciones mencionadas anteriormente.

Aunque estos módulos, en algunos sistemas comercializados, pueden adquiriese por separado, su integracionofrece innumerables ventajas para evitar la repetitividad tan características de las tareas bibliotecarias. Así, porejemplo, los datos introducidos en adquisiciones, a partir de las desideratas, se utilizan en este mismo módulopara realizar los pedidos, y estos mismos datos podrán ser recuperados para catalogar los documentos, con lasmodificaciones necesarias, sin teclear de nuevo la misma información. Si el sistema tuviese un módulo degestión independiente, desde adquisiciones se consultarían las partidas presupuestarias de aquel y, viceversa,,desde el módulo de adquisiciones se remitiría a gestión información referente a las facturas.

Por otra parte.) antes de realizar un pedido, se ha de consultar la base de datos para comprobar si contiene o no eldocumento. Base de datos a la que también se accede desde circulación. Además, el préstamo se puede gestionara través de los datos introducidos en adquisiciones, para propiciar una mayor funcionalidad evitando que elusuario no pueda disponer de la obra hasta que no haya sido catalogada. También la catalogación puede llevarsea cabo a partir de los datos de circulación. Todos estos procesos de retroalimentación entre los distintos módulosde un S.1.G.B., son posibles gracias a la concepción de las bases de datos, donde se plantea la independenciaentre los datos y las aplicaciones que los manipulan.

Tras esta breve descripción de los módulos que conforman un S.1.G.B. cumpliendo los objetivos de este capítuloestudiaremos con mayor detalle cuanto se refiere a la catalogación.

8.3. La catalogación en los traba os de apoyo técnico

Purificación Moscoso y Yolanda Ríos en su estudio sobre la automatización de las bibliotecas españolas, analizanel porcentaje de bibliotecas automatizadas según los módulos que utilizan. El módulo de catalogación es., condiferencia, el más utilizado (88,37%); le siguen el de préstamo (43,02%) y préstamo interbibliotecario (6,98%),adquisiciones (36,05%) y suscripciones (22909%).

Conviene aclarar que en la bibliografía consultada se utiliza indistintamente módulo de circulacion y módulo depréstamo, aunque haya ligeras diferencias entre ellos según los sistemas utilizados. Lo mismo le sucede almódulo de suscripciones, al que se denomina también modulo de control de suscripciones, módulo depublicaciones periódicas o módulo de control de publicaciones periódicas.

En el módulo de catalogación es donde en realidad se crea la base de datos bibliográfica y, aunque algunos de susdatos pueden haber sido introducidos previamente en el sistema, es en este módulo donde se da la formadefinitiva y se completa el contenido del registro bibliográfico. El proceso de recuperacion permite averiguar siel documento había sido procesado previamente, así como la captura de los datos ya introducidos. Mediante elcontrol de autoridades, como veremos más adelante, es posible normalizar los puntos de acceso al documento. Esta aplicación contempla la catalogación en varios niveles y para todo tipo de soportes, sin más limitaciones quelas propias del sistema según el formato elegido para su diseño; así., por ejemplo, en los sistemas con formatoMARC, dependiendo del número de etiquetas que permita introducir el programa, se podrán catalogar o nopublicaciones seriadas y/o materiales especiales. En cambio, para la catalogación analítica, no existe problemaalguno, por lo que los artículos de revista se procesan en este módulo.

En determinados S.1.G.B. además de los módulos mencionados en el apartado anterior se ofrecen como

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aplicaciones independientes la recuperación y el Catálogo on~line de Acceso Público. Lo cual no significa quedesde el módulo de catalogación sea imposible la recuperación. En realidad el esquema de la automatización delproceso documental es siempre el mismo; pero en la actualidad las diversas empresas que comercializan Sistemasde Gestión Bibliotecaria ofrecen sus productos en el mercado con perspectivas comerciales.

Entre los sistemas comercializados hay una amplia gama, adecuada para los distintos tipos de unidades deinformación. La complejidad de estos sistemas aumenta con los servicios que ofrecen y con el volumen deinformación que pueden procesar, de ahí que las características que los identifican varíen de unos a otros.

8.4. Automatización del proceso de catalogación

¿Cuál es el significado del término catalogación automatizada? ¿En qué consiste este proceso? ¿Las Tecnologíasde la Informacion permiten que con la simple introducción de datos sea posible catalogar un documento? ¿Losavances tecnológicos en este campo sustituirán el proceso intelectual que realiza el elemento humano? Larespuesta a estas cuestiones ha generado abundante bibliografía y, por otra parte, constituye un reto constantepara los especialistas.

Economicamente, la catalogación ha representado siempre un coste elevado por el personal especializado querequiere. Los primeros testimonios a este respecto datan del año 1812, cuando se catalogaron los fondos queJefferson vendió a la Biblioteca del Congreso'. Harris en su estudio acerca del costo de la catalogación durantelos últimos años, basándose en bibliotecas universitarias de Estados Unidos, aporta como conclusion que elmayor interes de una gran mayoría de estos centros estriba en la calidad de la catalogación; en segundo lugar sepreocupan por la cantidad de documentos catalogados, y por último consideran el precio'.

Esta problemática aumenta con la automatización. La necesidad del trabajo en equipo que una catalogacion decalidad exige acrecienta los costos y ha propiciado durante años la resistencia de los bibliotecarios a laintroducción de tecnología informática.

Por otra parte, la automatización se ha hecho necesaria en la sociedad de la Información, que lleva consigo elrápido envejecimiento de las publicaciones científicas, al mismo tiempo que exige mayores posibilidades derecuperacion de documentos. Aunque los principios básicos de catalogacion no han cambiado, se adviertennuevas perspectivas al evaluar la importancia de los diferentes elementos que componen un registro. Ladescripción bibliográfica se realiza con menor detalle, en cambio se concede mayor importancia a losencabezamientos (principal y secundarios). Además no existe ya una separacion tan acusada entre catalogacionpor materias e indización y resumen, al menos en cuanto a la terminología empleada para la inclusión delresultado de estos procesos en el registro bibliográfico"'. Aunque continúan siendo necesarios losencabezamientos por autores, entidades, etc., crece la importancia del resumen y de los descriptores.

Las técnicas actuales en catalogación tienden hacia una mayor flexibilidad en las normas catalográficas. Larigidez en cuanto a la cantidad de informacion que debe contener la descripción bibliográfica es cada vez menor;pero, en cambio se concede mayor importancia al resumen (sobre todo para los artículos de publicacionesseriadas). Las innovaciones también han afectado a conceptos básicos de la catalogación: acuerdos acerca de lospuntos de acceso, determinar encabezamientos principales y encabezamientos secundarios... y en la actualidad alas diversas teorías acerca del uso de encabezamientos de materias o de descriptores.

En la estructura de un registro bibliográfico, ateniéndonos a las áreas contempladas en las Reglas de Catalogacióndel Ministerio de Cultura, podemos introducir un breve resumen en el área de notas, del mismo modo que una

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relación de contenido. En cuanto a los encabezamientos por materias, no existe unanimidad en los métodosutilizados para la indización., pues mientras unos autores defienden las conocidas Listas de Encabezamientos deMaterias, otros son partidarios de utilizar tesauros o incluso, recurriendo al vocabulario libre, vanconfeccionando sus propios listados.

La especializacion que afecta a todos los campos del saber lleva consigo estos cambios. Y aunque sea necesariala brevedad en la descripción no por ello disminuye el tamaño del registro, por cuanto la información de aquelloscampos que se consideran necesarios debe introducirse lo más completa posible. Para Harris", la complejidad dela catalogación se debe al aumento del volumen de producción. No sólo se publican más documentos, sino quetambién aumenta la dificultad para la descripción bibliográfica de algunos de ellos. Esto sucede en todo tipo debibliotecas: en las especializadas, por la especificidad temática que caracteriza las publicaciones científicas; enlas públicas, por la diversidad de los fondos que procesan.

8.4.1. Sistemas de catalogación

Para García Gutiérrez y Lucas Fernández", la decisión de automatizar una unidad de información debe estarbasada en un análisis organizativo previo para determinar los servicios que se van a ofrecer, el tipo de usuarios ysus necesidades, las modalidades de funcionamiento de este servicio, los medios informáticos que se emplearán,y sus posibilidades de desarrollo. Tedd, por su parte estudia las fases relativas al análisis de sistemas previo a laautomatizacion de un sistema de información: estudio de viabilidad; análisis, diseño y especificaciones., eimplantación, además de considerar la importancia que adquiere el personal del centro y los usuarios. No vamosa describir cada una de estas etapas, ni siquiera aplicadas a un S.1.G.B.; no obstante si insistiremos en lasconsideraciones relacionadas con el módulo de catalogación.

Una de las primera cuestiones que se plantea es si el S.1.G.B. se instalará en una unidad independiente, en unpunto de servicio de una red o en toda la red de servicios. Por tanto distinguiremos entre las dos opcionesconocidas de: Sistemas Locales y Sistemas en Red, aunque hay que tener en cuenta también los sistemasdistribuidos".

- Sistemas Locales. En estos casos la planificación y diseño de la automatización es sencillo. Unicamente hayque plantearse el objetivo de atender a las necesidades de los usuarios, reales y potenciales, además del futuro delcentro. Así, por ejemplo hay que prever la posibilidad de ampliar la capacidad del sistema, o la incorporación auna red., etc. La catalogación sera responsabilidad del centro, así como la metodología utilizada paraconfeccionar el catálogo.

- Sistemas en Red. La colaboración bibliotecaria para el desarrollo centralizado de servicios y programascooperativos, afecta logicamente a la creación del catálogo. La división entre catalogación centralizada ycatalogación compartida nos parece excesivamente rígida; por tanto aunque distinguiremos entre estas dosposibilidades, aludiremos también a peculiaridades que ambas pueden ofrecer, como opciones intermedias.

8.4. l. l. Catalogación centralizada y catalogación compartida

Ciñéndonos al proceso de catalogación, distinguiremos entre catalogación centralizada y catalogacióncompartida.

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La catalogación centralizada, como su nombre indica., es aquella que se lleva a cabo en el Centro de Proceso deDatos del Sistema. En estos casos también están centralizadas las adquisiciones. Aunque los pedidos se realizancon arreglo a las desideratas de los usuarios de los diferentes elementos de la red, y los documentos primarios seubican en cada uno de los centros., para que puedan ser consultados con mayor facilidad por los usuarios, lacatalogación corresponde a la Biblioteca Central del Sistema. De este modo existe un catálogo colectivo de todoslos fondos de la red, si bien los registros incluyen un código para identificar su localización.

La catalogacion compartida, por el contrario, supone la confección del catálogo desde los diversos puntos de lared. Es decir el proceso tanto de adquisiciones como de catalogación no está centralizado. Entre las ventajas einconvenientes de esta modalidad podemos citar:

Ventajas:

- La calidad de la catalogación es mayor., porque el documentalista adquiere cierta especialización por elentorno en que se realiza su trabajo. La consulta obligada a diversas fuentes y repertorios bibliográficosrelacionadas con el perfil del centro,, le proporcionan una formación acorde con sus necesidades. Al mismotiempo, conoce las peculiaridades de los documentos que procesa.

- La diversidad de tareas que realiza el personal de la biblioteca le proporciona una visión de conjunto delproceso que sin duda es enriquecedora.

- El documentalista puede catalogar los documentos estableciendo un orden de prelación de acuerdo conlas exigencias del momento.

Inconvenientes:

- Disparidad de criterios que obliguen a la depuración posterior del catálogo. La diversidad de personal querealiza la catalogacion lleva consigo una falta de normalización en los puntos de acceso, clasificación eindización, nivel de catalogacion,, y en el detalle de la descripción bibliográfica.

- La descentralización propicia la duplicidad de registros, lo cual implica la adquisición de una mismapublicacion en vanos puntos de la red. Esta duplicación de fondos, aunque en ocasiones es necesaria, en otrasbastaría conocer su ubicacion para recurrir al préstamo interbibliotecario.

- La repetitividad de las mismas tareas y dispersión de la información, no sólo a consecuencia de los diferentespuntos de vista desde los que se puede considerar un documento, sino incluso de otros errores, como puede ser elmecanografiado de los datos.

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En realidad las opciones intermedias a que hemos aludido consiguen paliar algunos de estos inconvenientes ypermiten diseñar el sistema adaptándolo a las características de la red. Las necesidades no serán las mismas enuna red de bibliotecas públicas donde los fondos de las diferentes unidades que la constituyen son semejantes,que en una red de bibliotecas universitarias. De todos es conocida la especialización de cada uno de los puntosde estas redes y las dificultades que puede suponer la catalogación centralizada, aunque esta opción tambiéntenga sus defensores.

La tecnología actual permite conjugar los beneficios de ambas opciones. Existe la posibilidad de realizar unacatalogación compartida parcialmente, centralizando la descripción bibliográfica y los encabezamientos. Desdecada uno de los puntos de la red, se recuperarán los registros correspondientes a sus fondos y se procederá acompletar el registro bibliográfico. Tras la indización y clasificación del documento primario, se introducirá elregistro de entradas secundarias, la CDU y la signatura topográfico, así como los datos que se considere oportunoen el campo de notas. De este modo se evita repetir las mismas tareas, se unifican criterios, y la indizaciónalcanza mayor profundidad. Algunos sistemas permiten que cada terminal de la red cuente con su propiocatálogo on-line, además del catálogo colectivo.

Del mismo modo, en la catalogación compartida cabe la posibilidad de recuperar los registros ya existentes en labase de datos (en el catálogo colectivo) e importarlos para añadir las modificaciones necesarias. La diferenciaentre esta modalidad y la anterior estriba en que, en la primera, las pautas para la catalogación (encabezamiento ydescripción bibliográfica) emanan de la biblioteca central, mientras que en esta última cualquiera de los puntos dela red puede catalogar independientemente.

Por último mencionaremos los sistemas distribuidos que permiten tener un catálogo local en cada nodo de la red,y al mismo tiempo acceder a todos los catálogos del resto de nodos ".

Cualquiera de las modalidades en que se realice la catalogación, para la integridad y consistencia de la base dedatos, se requiere que el mantenimiento del catálogo sea responsabilidad de un equipo de profesionales, comoindicaremos más adelante.

8.4.2. El módulo de Catalogación

Las aplicaciones de catalogación ofrecen variedad de opciones en cuanto a estructura de su base de datos y a losformatos de entrada y salida de información. Las peculiaridades de los diferentes servicios de información llevanconsigo la demanda de ofertas variadas, adecuadas a sus necesidades.

No podemos considerar catalogación automatizada a la utilización de un editor de textos para confeccionar elcatálogo. Si bien es cierto que el catalogador utiliza un ordenador para su trabajo, las posibilidades derecuperación y las prestaciones que ofrecen distan mucho de los beneficios de una aplicación mediante unSistema de Bases de Datos.

Para profundizar en el tema de la catalogación automatizada conviene puntualizar sobre las siguientesconsideraciones: 1) Fijación de los para 1 metros para la catalogación; 2) Posibilidades que la automatizaciónofrece para procesar los diferentes campos de un registro bibliográfico; 3) Formatos de entrada y formatos deedición; 4) Catálogos y listados; 5) Entorno informático; 6) Compatibilidad y transportabilidad.

8.4.2.1. Elección del software

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En la actualidad la catalogación por medios informáticos no ofrece dificultad alguna. Los avances en tecnologíahan conseguido entornos amigables y al mismo tiempo mayores prestaciones tanto en capacidad del softwarecomo en calidad en catalogación.

Llevar a cabo la descripción bibliográfica con ayuda de un ordenador es sencillo. Hay una gran variedad deprogramas que se adaptan a las diferentes exigencias del usuario. Sin embargo, para optimizar los recursos ycumplir los objetivos de la Institución es necesario elegir el software adecuado.

Cuando las bibliotecas empezaron a pensar en la automatización de manera aislada, la primera preocupaciónconsistía en evitar el mecanografiado una y otra vez para llevar a cabo de este modo la repetición de los datos,necesaria para confeccionar un juego de fichas completo. Aunque las máquinas de escribir "con memoria"suponían un notable avance,, la aparición en el mercado de los programas de edición de textos ofrecía ya unasprestaciones que al catalogador le parecían la solución a sus problemas, máxime cuando se generalizó el uso delos ordenadores con mayor capacidad de almacenamiento (ordenadores con disco duro).

Para las bibliotecas de pequeño tamaño, automatizar la catalogación consistía en procesar los datos mediante untratamiento de textos. Pero en realidad si relacionamos las posibilidades de recuperación o de edición de fichasque ofrecen estos paquetes con las que permiten las aplicaciones de catalogación de un sistema de gestión debibliotecas, llegaremos a la conclusión de que los paquetes de tratamiento de textos no automatizan las tareas decatalogar, sino que, como su nombre indica, solamente tratan los datos como parte de un texto, sin considerar sunaturaleza.

En consecuencia, aunque las peculiaridades de las bibliotecas en España todavía permiten que haya catalogadoressentados frente a la máquina de escribir y para quienes poder utilizar un tratamiento de textos sería una granayuda, es el momento de pensar en otras opciones para la catalogacion.

Entre los productos existentes en el mercado Lardy y Bador" distinguen dos grandes grupos, ateniéndose al tipode sistemas de bases de datos a que pertenecen: Gestores Documentales (también llamados Sistemas de GestiónDocumental) y Sistemas de Gestión de Bases de Datos.

Los Sistemas de Gestión Documental. Los registros tienen campos repetibles, de múltiples elementos, delongitud variable y que por tanto permiten generar información cuyo tamaño varía de unos registros a otros enuna misma base de datos.

Los Sistemas de Gestión de Bases de Datos. Tienen campos de longitud fija, lo cual obliga a crear un númerolimitado de campos (Autor1, Autor2, Autor3, Material, Materia2, etc.), lo que hace que el lenguaje derecuperacion resulte más complejo. Sin embargo, en la actualidad en algunos de estos sistemas se han diseñadoaplicaciones específicas para gestión bibliotecaria.

Partiendo de esta clasificación básica se han desarrollado paquetes de software en entornos amigables para elusuario que permiten llevar a cabo la catalogación a bibliotecarios no familiarizados con la Informática. Noobstante es necesaria la formación de este usuario para que obtenga unos rendimientos aceptables del programa.

Actualmente disponemos de una gama muy variada de estos productos adaptados a las peculiaridades de lasdiferentes unidades de información que, en ocasiones, incluyen también el hardware. Son lo que se conoce comoprogramas standard o también sistemas llave en mano, (estos últimos cuando incluyen hardware y software(ordenador, periféricos y el programa).

Existe también la posibilidad de crear un programa local, lo que se conoce por programa "in house", aunque estatendencia se halla en decadencia en la actualidad, debido a la gran oferta que en el mercado existe de programasque ya cuentan con años de experiencia y que ofrecen buenos servicios de mantenimiento, capaces de incorporarmodificaciones a medida que se avanza en el campo de la automatización.

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Es necesario pues en la fase de análisis, diseño y especificaciones contactar con los proveedores, remitirles uninforme que les proporcione detalles del proyecto para el cual se les invita a que presenten presupuestos.

Este informe es un documento importante., ya que al mismo tiempo permite que el proveedor determine si leinteresa o no competir por esta operacion, y de ser asi procurara atender al máximo la demanda de la empresausuaria.

Entre las consideraciones que se deben tener en cuenta, además de las ya conocidas precio/prestaciones,citaremos otros requerimientos no menos importantes:

1) Requerimientos en cuanto a la flexibilidad y compatibilidad: determinar la capacidad del sistema para absorberel crecimiento de información normal del servicio o incluso un crecimiento imprevisto, y su compatibilidad (porejemplo con otras bibliotecas pertenecientes al mismo sistema, geográficamente dispersas y que no estánconectadas en red). También es conveniente contemplar su transportabilidad si se tiene previsto ampliar elsistema.

2) Requerimientos en cuanto a las aplicaciones que es capaz de desarrollar, así como otras características comotiempo de respuesta, etc.

3) Es también fundamental conocer la oferta de la empresa en cuanto a mantenimiento y cursos de formación.

Una vez mas insistiremos en la importancia del formato interno del programa con vistas al intercambio deinformacion de registros en soporte legible por máquina: con otros centros de caracteristicas semejantes,, o concentros diferentes con los que deseamos intercambiar nuestra información por interés de la empresa, y para quesea posible la incorporación de registros externos, procedentes de empresas especializadas en estos servicios.

Por último, antes de finalizar este apartado, y como paso previo a la elección de un paquete de software,consideramos necesario indicar algunas peculiaridades que pueden plantearse tanto para procesar el punto deacceso al documento,, como algunos de sus campos. Son éstos los campos que estudiaremos a continuacion.,prescindiendo de aquellos que no ofrecen variación alguna.

Campos obligatorios

En todos los Sistemas Integrados de Gestión Bibliotecaria, es obligatorio cumplimentar uno o varios campos encada uno de sus módulos para la creacion de un registro. Estos campos contienen generalmente números decontrol, para identificar el documento (el registro) en la base de datos, generados por el programa. También cabela posibilidad de introducir el número de control correspondiente al catálogo manual, lo cual en ocasiones esnecesario, como por ejemplo cuando se lleva a cabo una reconversion.

Algunas aplicaciones asignan automática y secuencialmente un número a cada documento, es el denominadonúmero de registro informática, que incluso puede visualizarse en pantalla, o imprimirse. Pero además incluyenun campo para el número de registro local, puesto que es posible que el orden por el que se procede a lacatalogación de las publicaciones no coincida, por necesidades del centro, con el que son registrados en

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adquisiciones. Esta opción es necesaria cuando se quieren recuperar los documentos por orden de adquisición, yno cuando son dados de alta en el catálogo.

Otros programas utilizan un único número de control que posibilite la posterior recuperación de ese documento. Resulta interesante que un mismo paquete de software permita decidir si se desea introducir el número de registroautomática o manualmente. En estos casos, debemos de tener en cuenta la conveniencia de introducirprimeramente el código del centro, en vistas a un catálogo colectivo.

También hay que considerar las características del programa, puesto que si la información queda almacenada enASCII, es necesario introducir ceros a la izquierda, en los espacios libres, como se ha indicado anteriormente.

Estas características respecto a la introducción del número de registro, son válidas tanto cuando se catalogaintroduciendo los datos por primera vez en la base de datos, como para catalogar a partir de préstamos o deadquisiciones. En cualquiera de estas dos últimas aplicaciones, el numero que se asigna al registro es el de latransacción correspondiente y no se transfiere al registro bibliográfico.

Encabezamiento

Este es un de los campos de un registro que mas complejidad reviste en catalogación, tanto manual comoautomática. Las reglas de catalogación contemplan una extensa normativa para determinar los puntos de accesoal documento. No obstante y pese a esta normalización, existe diversidad de criterios entre las bibliotecaspúblicas y las bibliotecas especializadas y centros de documentación,, como ya hemos visto al estudiar losformatos bibliográficos. Mientras que las primeras se rigen por las Reglas del Ministerio de Cultura, los centrosde documentación y las bibliotecas especializadas, realizan una catalogacion más funcional en vistas a laobtencion de referencias bibliográficas. En consecuencia, entre los S.1.G.B. existentes en el mercado unos seránmás adecuados para las bibliotecas y otros para los centros de documentación. Y concretamente uno de loscampos donde más se observa esta diferencia es en el encabezamiento.

Mientras unas aplicaciones permiten el encabezamiento por autores., entidades, congresos, etc., otras estándiseñadas para introducir únicamente las personas que se consideran responsables de la obra, ya sean autores,editores literarios, directores o compiladores. También existe la posibilidad de que las publicaciones con más detres autores sean catalogadas automáticamente con el título como punto de acceso.

Título de la obra

Según las Reglas de Catalogacion, el título y la mencion de responsabilidad corresponden a una misma área queconsta de los siguientes elementos: título propiamente dicho, designación general de la clase de documento,títulos paralelos, subtítulo y/o información complementaria sobre el título, y mención de responsabilidad.

Al estudiar el formato MARC pudimos observar como en un mismo campo, aunque en subcampos diferentes, seincluía el título, subtítulo y título paralelo, y el resto de la portada (menciones de responsabilidad...). Estaestructura varía de unos formatos a otros, aunque casi todos coinciden en excluir la designación de tipo dedocumento del campo correspondiente al

título propiamente dicho.

De entre las diferentes modalidades que se pueden presentar para el proceso de la información correspondiente al

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área mencionada, citaremos las más usuales:

- El programa requiere la introducción de datos para procesar la mención de responsabilidad.

- El programa genera la mención de responsabilidad automáticamente a partir de los datos del campo de autor(personal, entidad, congreso ... ).

En el primer caso el catalogador se limitará a introducir la información tal como se editará en el catálogo; esdecir, en el subcampo correspondiente a la mención de responsabilidad.

En el segundo caso, la responsabilidad del catalogador es mayor y deberá conocer a fondo el programa. Teniendo en cuenta como se procesa la información que,, procedente del encabezamiento, se introduce en estesubcampo, adoptará las precauciones necesarias para decidir cómo y en que campos se debe incluir los datosacerca de los responsables de una publicación, principales o complementarios, para que la información se procesede forma adecuada con vistas a su recuperación posterior.

Así , por ejemplo, hay que considerar:

- Cómo soluciona el programa la forma de encabezamiento y la mención de responsabilidad cuando se introducenvarios autores y concretamente más de tres. ¿Acepta puntos de acceso por cada uno de los autores., e incluye acada uno en la mención de responsabilidad, o sólo incluye el primero, como es preceptivo segun la norma 2.1.7 Dd) de las Reglas de Catalogación del Ministerio de Cultura?

- ¿Qué sucede con las menciones de responsabilidad referidas a colaboradores, prologuistas, traductores... que nose introducen en el encabezamiento? El catalogador se preguntará el motivo por el cual no pueden introducirseen el campo de autor, indicando la relación autor obra (por ejemplo: Laín Entralgo, Pedro, pr.).

La respuesta a esta pregunta es muy sencilla: en el campo de autor los datos se introducen tal como deben constaren el encabezamiento; por ejemplo: Desantes Guanter, José María. Si el programa invierte el orden de loselementos de forma automática, y sólo contempla el tratamiento de los responsables principales de la obra, encuanto se introduzcan nuevos elementos,, como por ejemplo la abreviatura que indica la relacion autor-obra, nopodrá reconocerlos.

Puesto que los S.1.G.B. generan también asientos secundarios, será suficiente introducir a los colaboradores,prologuistas, traductores, etc, en el registro dé entradas secundarias., para que puedan ser incluidos en losficheros de autoridades y considerados como puntos de acceso al documento.

La automatización está propiciando una mayor agilidad en la catalogacion. La normalización que las tecnologíasde la informacion exigen lleva consigo la unificación de criterios con el objetivo de eliminar las barreras quedificulten la recuperación en un entorno amigable para el usuario. En esta línea y para un mejor control de losficheros de autoridades, se tiende a prescindir de la relación autor-obra para las personas que de algún modo

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intervienen en la confección de una obra. La inclusión de estos responsables en el registro quedará a cargo delcatalogador, pero ya no se planteara el pequeño problema al que hemos aludido.

Registro de entradas secundarias

No todas la unidades de información siguen un misma política en cuanto al tracing o registro de entradassecundarias. Mediante la catalogación automatizada es posible editar juegos de fichas completos sin tener queteclear de nuevo la información correspondiente a algunos de sus campos, excepto cuando la forma delencabezamiento secundario sea diferente a la que contiene la descripción bibliográfica (Véase FormatoIBERMARC para monografías, área de serie o colección). En cuanto a los restantes elementos de este campo,mientras en algunos programas no es necesario introducir ninguno de los elementos procesados previamente,como por ejemplo los autores (segundo o tercer autor), en otros hay que repetirlos en el tracing.

Hay programas que generan automáticamente registros secundarios de autores, título y de serie. Bastará conintroducir las materias y los responsables de la obra que no se hayan incluido previamente, si se consideranecesario.

Actualmente no hay normas concretas para la indización de los documentos en vistas a la confección de uncatálogo. Esta disparidad de criterios se pone de manifiesto en el diseño de las aplicaciones de catalogación, y ensu adecuación a los objetivos de cada una de las unidades de información donde pretende instalarse el sistema.

Como hemos visto en el capítulo anterior, el formato IBERMARC está estructurado para la indización tradicionalpor materias", es decir contempla el proceso del encabezamiento y de los subencabezamientos. Otros programasson mas adecuados para la indización por descriptores o por palabras clave.

Clasificación

Aunque la CDU es la clasificación utilizada en España, no todos los programas tienen un campo destinadoexclusivamente a su notación. Algunos programas permiten la obtención de un catálogo sistemático., y por tantola codificación de la CDU como "signatura". No obstante, en el campo de notas es posible la introducción, yposterior recuperación, de los datos necesarios para la identificación de un documento y que por diversos motivosno tengan cabida en ningún otro campo.

8.4.2.2. Instalación y configuración del software

Es posible que el catalogador no intervenga en la instalación del software y únicamente se le indique, entre lasinstrucciones necesarias para la introduccion y recuperación de la información, los datos que genera el programade manera automática. En ocasiones, sin embargo, el documentalista tendrá que configurar el programa yestablecer los parametros que mejor se adapten a las peculiaridades del servicio.

Esta segunda posibilidad, será más frecuente en las bibliotecas o centros de documentacion pequeños, donde seadquieren paquetes de software, que pueden ser soportados por un PC, y cuyo mantenimiento no requiere grandesdificultades. No obstante, los S.1.G.B. comercializados propios para redes o para grandes instalaciones y que

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requieren un equipo informático superior, que se ofrecen con los parámetros ya establecidos, han necesitado deun experto en documentación para transmitir al personal informática las características de las tareas bibliotecariasy documentales.

Considerando algunas de las aplicaciones que se ofrecen en el mercado, cuya configuración resulta mas asequiblepara el usuario (para el documentalista), antes de proceder a la configuración del programa, describiremos lasopciones que conviene tener en cuenta.

Longitud del campo

Uno de los problemas que desde los comienzos de la automatización planteó la catalogación fue la variación en lalongitud de los registros. Por ello supuso un gran avance la introducción el diseño de campos de longitudvariable.

La longitud variable de un registro bibliográfico está aceptada unánimemente. Sin embargo, al estudiar losS.1.G.B. no siempre se emplea la terminología adecuada para definir la estructura de la base de datos. No seconsideran registros con campos de longitud variable aquellos cuya longitud viene determinada de antemano, esdecir aquellos campos que mantienen una longitud máxima, la misma para todos los registros de la base de datos,aunque el número de caracteres sea establecido (y pueda ser modificado) por el documentalista o por el equipo demantenimiento.

Hay sistemas de bases de datos con registros de longitud variable; otros mantienen longitud fija para algunoscampos (ISBN, edición, descripción física ... ) y permiten al catalogador la elección de la longitud para otros(autor, título, materias, notas ... ). En este último caso, no se puede sobrepasar el tamaño del campo, y si quedaespacio libre, porque el documento no incluya más informacion, ocupa en memoria el mismo número decaracteres que si se hubiese completado el campo.

Al instalar una aplicación, si existe la opcion de elegir la longitud de campo se deben de tener en cuenta:

- Peculiaridades de los catálogos de la biblioteca con la finalidad de optimizar los recursos, máxime en loscentros de documentación o en las bibliotecas especializadas. Por ejemplo, puede suceder que en el área de notasse incluya el resumen del documento y., en consecuencia, la longitud debera ser mayor; del mismo modo, en elárea de título las necesidades serán diferentes si el centro procesa o no títulos paralelos, títulos alternativos oexplicación al título.

- Campos repetibles y campos no repetibles. Algunas aplicaciones permiten repetir cualquiera de los campos,en los registros en que se considere necesario, otras reservan esta posibilidad para los campos de autor y demateria, o a lo sumo serie... De este modo, en las obras de varios autores la longitud de campo se establece paracada uno de los autores. En cambio si no estuviese permitida la repetibilidad de los campos, deberían de tenerseen cuenta.

- Necesidad o no de completar con ceros los campos numéricos para su correcto proceso. Cuando los datosestán estructurados en formato ASCII, los caracteres se reconocen secuencialmente de izquierda a derecha. Porejemplo, si deseamos recuperar aquellos documentos con número de registro del 00001 a 00025. el programa

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reconocerá los numeros de izquierda a derecha, es decir primero el 00001, a continuación 00002.... 00009.....00010, 00011, etc. En cambio si, estando estructurado la información en ASCII, no completásemos los númeroscon ceros, los documentos recuperados no coincidirán con los mencionados anteriormente, porque elreconocimiento de caracteres se harían por este orden: 1, 10, 1 1, 12... 19,2,20 ... 25.

- Formato para la introducción de la fecha. Este es un requisito a cumplimentar, durante la instalación delsoftware, para el reconocimiento de este tipo de datos. Considerando que si bien la longitud del campo suele serla misma (dos caracteres por cada unidad de tiempo, mas los signos que las separan) el orden por el que seindican el día, el mes y el año no coincide en todos los países; por ejemplo: año, día., mes para el formatoamericano, o día, mes, año para el europeo. El signo separador es generado por el programa. Por tanto si nocoincide el formato indicado en los parámetros con el utilizado por el catalogador, la recuperación seráinfructuosa.

Estas consideraciones que quizá puedan parecer poco coherentes al catalogador de una biblioteca pública, son desuma importancia para quienes procesan la información en centros especializados.

Nivel de Catalogacion

Contemplando los distintos niveles de catalogacion, algunas aplicaciones permiten seleccionar los campos que sevisualizarán en pantalla para la introducción de datos. De este modo, el tiempo invertido para la catalogacion deun registro es menor.

Esta es una opción habitual en los sistemas cuyo formato permite la catalogación de un registro bibliográfico endiferentes niveles, concretamente nos referimos a los estructurados en formato MARC, y diseñados para losdiferentes tipos de bibliotecas.

8.4.3. El proceso de la información: entrada y salida de datos

En el capítulo anterior (Véase Formatos bibliográficos) se han estudiado algunos de los formatos de intercambiode datos utilizados por los principales sistemas de bibliotecas y centros de documentación. Pero existen ademásotros formatos diseñados ad hoc para sistemas concretos, que generalmente se engloban bajo el denominadorcomún de otros formatos en todos los estudios realizados sobre este tema, aunque no han alcanzado laimportancia de los mencionados anteriormente. Unos y otros son elementos de la estructura interna del sistema;sin embargo, no siempre coinciden con el formato diseñado para la disposición de datos en la pantalla, cuando selleva a cabo la entrada de datos al sistema, ni tampoco con los formatos de salida.

Se denomina entrada de datos al proceso por el cual se introducen datos en el sistema, bien para crear un registronuevo, bien para modificar uno ya existente. Este proceso forma parte de la catalogación, si bien la transferenciade los datos de un documento secundario a otro soporte no exige tal nivel de profesionalidad; es decir, la entradaal sistema de la información contenida ya en un asiento bibliográfico confeccionado por un catalogador.

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Del mismo modo, la consulta del catálogo no siempre tiene como usuario al catalogador, sino que pueden serotras personas con formación muy variada. Por ello es conveniente contar con la posibilidad de diversos formatosde salida., incluso dentro de un mismo sistema. Un formato de salida consiste en la disposición de los datos en lapantalla para visualizar los registros que forman parte del catálogo, así como para su posterior edición en otrosoporte (Papel, disco, microfilm, ...).

Considerando estas circunstancias, las empresas dedicadas al tema de la automatización tienden a que ladisposición de los datos de un registro en la pantalla sea lo más funcional posible para facilitar el trabajo alusuario. Y cualquiera que sea el formato interno del sistema (es decir la estructura de la base de datos y loscódigos utilizados), pueden ofrecer otros formatos diferentes tanto para la entrada como para la salida deinformación.

Entrada de datos

Las aplicaciones de catalogación comercializadas cubren una amplia gama de necesidades acordes con losdiferentes tipos de bibliotecas, según sus fondos y sus usuarios. Esta diversidad de ofertas se manifiestalógicamente en las peculiaridades de cada una de las etapas del proceso para la creacion y recuperacion de unregistro.

En el mercado pueden adquiriese programas muy sencillos y económicos, diseñados para bibliotecas escolares obibliotecas de pequeñas empresas, y programas muy complejos. Estos paquetes de software, en ocasiones estándiseñados para recuperar la informacion on-line, o para la edición de catálogos en otro soporte, incluso sinatenerse a las normas ISBD. El nivel de catalogación es muy elemental y en una sola pantalla puede visualizarseel contenido del registro.

Otras aplicaciones son ya mas complejas, y permiten la catalogación a un nivel superior, aunque poseen menúsde ayuda como asistencia a los no iniciados en el sistema.

En el informe sobre el estado actual en la automatización de las bibliotecas en España", consta que de los centrosconsultados el formato utilizado mayoritariamente es el MARC (37,9% IBERMARC, 26,4% CATMARC, 18,4%DMARC y 2,3% UNIMARC), sólo un 14,2 % de las bibliotecas utilizan otros formatos.

Los sistemas en distintas versiones del formato MARC, se adecuan a las necesidades de las bibliotecas públicas yUniversitarias, mientras que los centros de Documentación instalan sistemas con otros formatos. Aunque lossistemas comerciales que ofrecen fiabilidad son capaces de, al menos, importar MARC.

Para catalogar en formato MARC, hay que seleccionar las etiquetas e introducir los indicadores y los códigos desubcampo. Los menús que se ofrezcan en pantalla para seleccionar e introducir dichos códigos son propios decada sistema; pero únicamente varían para la entrada de datos, no en su disposición interna.

Cuando se utilizan otros formatos, se debe introducir la información de acuerdo con los nombres de los camposque se visualizan en pantalla, y los códigos son asignados internamente por el programa.

El número de pantallas asignadas por cada programa para la catalogación completa de un registro es también muyvariada, así como la disposición de los campos en cada una de ellas. Mientras en unas aplicaciones se han deintroducir los campos secuencialnmente, tal como se indican en las Reglas de Catalogación del Ministerio deCultura, en otros se introducen primeramente los datos de la descripción bibliográfica comunes a todos losejemplares de una obra y, a continuación, la información que puede cambiar; como por ejemplo: edición,, ano depublicación, descripción física, etc. En cuanto a los puntos de acceso y el campo de notas, también varían lasopciones ofrecidas, según las posibilidades que el programa contemple en cuanto al tratamiento de estos datos

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(Vease configuracion e instalación del software).

Formatos de salida

Cualquiera que sea la disposición de los datos en la pantalla, o incluso en la estructura interna de un sistema, elcatálogo que se edite a partir de la base de datos deberá tener un aspecto físico que será determinado por labiblioteca. Estas características físicas corresponden al formato de edición, o tambien formato de salida de datos,como hemos visto anteriormente. La mayoría de sistemas de gestión bibliotecaria, excepto los más sencillos quesólo permiten la visualizacion e impresion del catálogo a modo de listado, ofrecen la posibilidad de editar elcatálogo en varios formatos. No obstante, también para los formatos de salida el más utilizado es el MARC 11,(38,6% IBERMARC, 25,7% CATMARC, 22,9% DMARC y 2,9% UNIMARC), mientras que a otros formatoscorresponde un 10,0%. Además, como producto de salida son muchos los programas que ofrecen catálogos conlos registros en formato ISBD y listados de referencias bibliográficas.

La utilización mayoritaria del formato MARC es lógica teniendo en cuenta que la automatización de las unidadesde información ofrece como producto de salida del sistema catálogos en soporte informática, adecuados para elintercambio de datos, y éste es el principal objetivo del formato MARC.

Los sistemas cuyo módulo de catalogación se adapta a las normas ISBD, imprimen juegos completos de fichas yen consecuencia también permiten la confección de catálogos correspondientes a los diferentes puntos de acceso. En cuanto a las referencias bibliográficas, la mayoría de los sistemas ofrecen formatos de diferente amplitud,aunque siempre mas breves que para los catálogos.

Resultan interesantes las opciones de algunas aplicaciones respecto a la impresión o no del área de notas. Si estecampo se utiliza para procesar un resumen que no sea una simple relación de contenido., no es convenienteincluirlo en un catálogo impreso para una biblioteca, mientras que sí lo sería para un centro de documentación. Por otra parte algunos sistemas contienen campos cuya información solo se visualizará en pantalla pero no seincluirá en el catálogo, o se incluirán sólo un número determinado de caracteres.

Estos son en líneas generales las características propias de la catalogación automatizada en cuanto a lasmodalidades que pueden presentarse para la creacion y recuperación de registros; incluso cuando la catalogaciónse real¡ ce a partir de bases de datos externas, ya que siempre habrá que modificar los registros importados,aunque sólo fuera para identificar la localización del documento primario en la biblioteca. Y estas posibilidades,así como cualquier otra opción que el bibliotecario, o el documentalista, pudiese considerar importante para laconsecución de los objetivos de su servicio, son las que se han de examinar, entre otras, en el momento de elegiruno u otro sistema. También puede suceder que alguna de estas modalidades ofreciera mayores beneficios quelas diseñadas en un principio, en ese caso sería aconsejable introducir estas novedades, aprovechando lareconversión del catálogo.

8.4.4. Creación y mantenimiento del catálogo

En el módulo de catalogación de un S.1.G.B. se crea la base de datos bibliográfica, a partir de la cual será posiblela obtención de todos los productos de salida.

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Todos los autores especializados en el tema de la automatización coinciden en señalar la importancia de lacreación de la base de datos. En 1987, Boss y Epso afirmaban que mientras el hardware se renuevaperiódicamente y el software también se modifica para adaptarlo a las exigencias de los nuevos equipos, losficheros bibliográficos de calidad sobreviven a varias generaciones de hardware y software. En la actualidad, losprogramas se renuevan continuamente, hasta el punto que algunas empresas lo incluyen en los contratos demantenimiento y no es necesaria la creación de una nueva base de datos cada vez que esto sucede.

En consecuencia, es de vital importancia el diseño de esta base de datos, teniendo en cuenta todas lasconsideraciones expuestas hasta ahora, y un adecuado mantenimiento para su integridad y consistencia.

El módulo de catalogación consta de un fichero maestro, que contiene los documentos almacenadossecuencialmente por número de entrada al sistema, y un número de ficheros inversos (tantos como camposindexados), que varían según los sistemas. Aunque la recuperación es posible realizarla por cualquiera de laspalabras significativas que contiene el documento, el proceso es más rápido para los términos que están incluidosen un fichero inverso, e es decir para los términos que pertenecen a un campo indice. De ahí que el numero deficheros inversos correspondientes a una aplicación de catalogación sea el mismo que el de campos que seconsideran índices.

Las tareas propias del módulo de catalogación son: creacion., integracion y modificación de registros y edición decatálogos. A lo largo de este capítulo hemos estudiado las diferentes modalidades que ofrece la creación deregistros y la edición de catálogos e incluso otros productos de salida (listados, etc.). La integración de registrosconsiste en añadir al catálogo registros procedentes de otras fuentes (de bases de datos externas), para lo cual a noser que las dos bases de datos (la base de datos fuente, y la base de datos a la que se han de integrar) tengan elmismo formato es necesario un proceso de reconversión (Véase 8.4.4.2).

La modificación del catálogo implica la modificación de todos los ficheros. Más aún puede suceder, si no serealiza de manera adecuada que al modificar un registro, resulte afectada toda la base de datos; es decir, si elobjetivo consistia en corregir un dato de un sólo registro, por ejemplo el nombre de un autor y la persona quelleva a cabo esta corrección no sigue el procedimiento adecuado, este nombre puede ser sustituido en toda la basede datos. Supongamos que, por error, se había introducido como autor Laín Entralgo, José M, cuando, enrealidad el nombre correcto es Laín Entralgo, Pedro; si no se actúa correctamente es posible que José Midesaparezca del campo de autor en todo el catálogo y en su lugar conste siempre Pedro.

Lo mismo sucede con los cambios introducidos en algunos ficheros, como veremos más adelante: la modificaciónde su contenido afecta también de manera automática a la totalidad de la base de datos. Con la finalidad de evitarestas situaciones, los sistemas ofrecen la posibilidad de restringir mediante palabras de paso (password) el accesoa ciertas prestaciones, así como a la manipulación de algunos ficheros. Por ello muchas aplicaciones cuentan conuna base datos temporal,, donde se integran los nuevos registros, se validan, verifican, incluso se puedenimprimir, pensada para modificar todos los datos que sean necesarios., pero sin afectar al catálogo (es decir, a labase de datos definitiva). De este modo, periódicamente, cuando ya se hayan subsanado todas las deficiencias enque se haya podido incurrir en un principio, este "lote" de registros puede procesarse y pasar a la base de datosbibliográfica.

Por último, como requisito indispensable para la consistencia del catálogo, la homologación de sus puntos deacceso evitará la dispersión de la información, confiriendo al mismo tiempo coherencia, rapidez y pertinencia tannecesarias para la recuperación de la información.

8.4.4.1. Control y mantenimiento de los ficheros de autoridades

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El control de autoridades tiene como objetivo proporcionar los medios para mantener la precisión y consistenciade los datos que se estén añadiendo a los sistemas bibliográficos informatizados"".

La automatización del proceso de catalogacion requiere una fuerte normalización de los puntos de acceso a losregistros de la base de datos, para la posterior recuperación de la información. La falta de uniformidad en cuantoa la forma adoptada para la introducción de los puntos de acceso provoca resultados poco satisfactorios en lasbúsquedas, al mismo tiempo que propicia la repetición de tareas durante la entrada de datos, con el consiguienteriesgo del porcentaje de errores que ello conlleva.

En un catálogo en soporte informático , tico ya no es posible localizar un documento que no ha sido procesadocorrectamente. Mientras que el catálogo manual permite intercalar fichas haciendo caso omiso de los errores demecanografiado, en una base de datos el programa ordena alfabeticamente los documentos exactamente deacuerdo con los términos introducidos.

Si bien las reglas de catalogación suponen ya una normalización de los puntos de acceso, la experiencia hademostrado que no resuelven todos los problemas de forma que surgen en la practica cotidiana.

La mayoría de los paquetes de sistemas integrados comercializados para bibliotecas disponen de una aplicaciónpara el control de autoridades, como parte del módulo de catalogación'. Sin embargo, al estudiar laautomatizacion del proceso documental, se confiere a esta aplicación cierta independencia dentro del módulo decatalogación., por cuanto su acceso y mantenimiento suele quedar restringido, al menos el mantenimiento, alpersonal especializado (concretamente al personal responsable de la catalogación) puesto que las modificacionesintroducidas en estos ficheros se extienden a todos los registros asociados.

Estas aplicaciones contienen tantos ficheros de autoridades como puntos de acceso a un registro se contemplan enel sistema: de autores, títulos, materias, series, etc., ficheros que pueden incluir referencias cruzadas de Véase yVéase además. Los ficheros se van generando conforme se procesan los datos, de manera que cada uno de loselementos considerado como punto de acceso, principal o secundario, genera automáticamente una entrada alfichero de autoridad correspondiente.

El control de autoridades incremento sus prestaciones, en la actualidad, gracias a los programas que ofrecen laposibilidad de incorporar los puntos de acceso de los registros del catálogo a los nuevos registros, sin tener queintroducir de nuevo dicha información. Esta aplicación confiere mayor rapidez a la catalogación., puesto queevita las reiteradas consultas al fichero de autoridades,, así como las consiguientes modificaciones de los puntosde acceso. Así, cuando el catalogador procede a la creación de un nuevo registro el programa automáticamente leindica la existencia de un punto de acceso igual o parecido, y en este último caso le permite la elección entre elpunto de acceso ya procesado o la introducción de uno nuevo. Por ejemplo: si en el fichero de autoridades deautor consta como entrada Cervantes Saavedra, Miguel de, y el catalogador está creando un registro e introducecomo autor Cervantes, Miguel de, el programa le remitirá al fichero de autoridades para indicarle la existencia deun punto de acceso semejante. Lo mismo sucederá cuando existe un simple error mecanográfico o cuando hayalguna variación en el nombre o en los apellidos del autor, con los encabezamientos de materia, etc.

El control de autoridades también permite la recuperación integra de un registro, cuando el título es semejante. En ese caso para catalogar el nuevo ejemplar sólo será necesaria la introducción del campo obligatorio y lamodificación de algunos datos, si se considera necesario.

Los ficheros de autoridades pueden crearse mediante un volcado de ficheros externos adquiridos a organismos oempresas especializadas, del mismo modo que cuando se trata de una base de datos bibliográfica. También lasbibliografías especializadas sirven de punto de partida para la creación de estos ficheros, de acuerdo con el perfil

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de los usuarios del centro de Documentación.

El control de autoridades implica el mantenimiento de los ficheros, es decir su revision periódica para modificartodos aquellos datos que se considere necesario, de acuerdo con normas establecidas para determinar laestructura o forma seleccionada en cada caso.

Del mismo modo que la catalogación está regulada por unas normas concretas (ISBD, etc.) las normas GARE"regulan la creación de los catálogos de autoridades que establecen de forma autorizada los puntos de acceso. Los registros de un catálogo de autoridades constan de elementos tales como: encabezamiento (autor personal;entidad; congreso, exposición ... ; título uniforme; materia; título uniforme de serie o colección), notasinformativas, términos alternativos, términos relacionados, notas del catalogador y fuentes... La informacióncontenida en estos campos, así como la consulta de las fuentes autorizadas permite su continua actualización. Estos catálogos, originariamente creados para su confección manual, y que actualmente están contempladostambién en los principales formatos de intercambio, como por ejemplo en el formato MARC, constituyen unanorma para la actualización de los ficheros de autoridades y también como referencia para que bibliotecas ycentros de documentación puedan confeccionar su propio catálogo de autoridad, en soporte manual o informática,a fin de actualizar sus ficheros.

8.4.4.2. La retroconversión

Cuando se ha tomado la decisión de automatizar una biblioteca, es necesario procesar los registros del catálogomanual para incluirlos en el sistema. De este modo evitamos el uso de dos catálogos diferentes en la biblioteca,lo cual acarrearía una doble tarea y por otra parte la dispersión de la información.

Tradicionalmente la retroconversion (denominada también conversion retrospectiva o reconversión) se hadefinido como el volcado de la infon-nación de un catálogo manual a un soporte legible por ordenador, es decir laconversión de los registros bibliográficos en copia dura (en papel) a soporte informática. En la actualidad,cuando la automatización de las unidades de información es ya una realidad, la reconversión se extiende tambiéna la modificación de los registros de la base de datos de un sistema automatizado para que puedan sermanipulados y procesados en otro sistema.

Para Anglada, Pérez y Puertas, Retroconvertir es pasar al sistema automatizado en uso cualquier datobibliográfico previamente existente pero que no era operativo en este sistema automatizado".

Por tanto la retroconversión incluye: 1) Conversión del catálogo manual a un soporte legible por máquina, 2)Modificación de los registros de un catálogo automatizado para que puedan ser procesados por otro sistema.

Cuando se procede a la reconversión en una unidad de información se puede partir de dos situaciones diferentes.

- La conversión se ha de llevar a cabo para automatizar el catálogo manual, es decir, cuando se automatiza elcentro, o la catalogación, por primera vez.

- El centro que había sido automatizado, total o parcialmente, ha instalado un nuevo sistema y se hace necesariala conversión de la base de datos (el catálogo) del sistema anterior al actual, porque los registros no pueden serincorporados directamente.

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En este segundo caso la reconversión puede ser necesaria: 1) Por pequeñas diferencias en la grabación de losdatos del registro, o 2) por la incompatibilidad de formatos.

En ambos casos la reconversión puede realizarse por cualquiera de las opciones tradicionales que estudiaremosmás adelante: Retroconversión propia o retroconversión externa. Aunque, en el segundo caso, cuando losformatos son incompatibles,, se requiere una mayor presencia de personal informático.

Algunos Sistemas de Gestión Bibliotecaria ofrecen aplicaciones para la importación de registros de otrosformatos. Por ejemplo, la importación de registros MARC si el sistema no está estructurado siguiendo eseformato.

La integridad y consistencia de la base de datos es fundamental para la obtención de beneficios que laautomatización reporta; por ello, si importante es la realización de un proyecto de automatizacion, también esnecesario tomar una serie de decisiones antes de comenzar la reconversión. Aunque el planteamiento y diseño dela misma pertenece al proyecto general para automatizar el sistema.

El proyecto de reconversión

Previamente a la reconversión se han de analizar cada una de las alternativas posibles.

- ¿Quien o quienes llevarán a cabo la conversión'.?

- ¿Qué registros se van a reconvertir?

- ¿Cuales son los objetivos del proyecto?

Tipos de reconversión

Dependiendo del volumen de fondos y del nivel de catalogación Reynolds considera tres opciones diferentes parallevar a cabo la reconversión:

- Grabación completa: para las bibliotecas con pocos fondos; para las que no utilizan el formato MARC, o paralas que procesan registros muy breves.

.1

- Conversion on-line que permite: acceder a una base de datos remota., o volcar una base de datos en el sistemamediante las opciones de compra, alquiler o préstamo.

- Conversión en diferido. Utilizando las ofertas que, en esta modalidad, ofrecen las empresas o los serviciosbibliográficos.

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Para Diéguez y Agenjo las alternativas a seguir son:

- Retroconversión propia. Cuando se realiza por personal de la biblioteca o centro de documentación.

- Retroconversión externa. Cuando se utilizan los servicios de empresas ajenas al centro:

- Importando registros de bases de datos bibliográficas ajenas.

- Encargando el proceso a una empresa de grabación especializada.

- Formando parte de un plan de catalogacion cooperativa, cuando la unidad de información forma parte de unared de catalogación. En estos casos, si la catalogación es compartida, cada uno de los puntos de la red puedeparticipar de la reconversión.

Esta ultima opción puede considerarse como una alternativa intermedia entre la

reconversión propia y la reconversion externa, por cuanto cada uno de los puntos de la

red es capaz de realizar la conversion de una parte de la base de datos y beneficiarse del

resto de los fondos reconvertidos del catálogo colectivo.

Existe abundante bibliografía sobre las ventajas e inconvenientes de los distintos métodos de reconversión,como por ejemplo: 1) Utilizando el documento primario; 2) A partir de uno de los catálogos de la biblioteca; 3)Reconversion en vivo, a partir de los documentos ingresados o solicitados en préstamo; y otros muchos criterioscomo una determinada fecha de publicación, materias especificas, por secciones. Todos ellos a considerar antesde diseñar el proyecto.

La reconversión incluye la recatalogación y puede ser la ocasión de proceder a la reclasificación de los fondos. Esun momento adecuado para plantearse una revisión a fondo de los objetivos del servicio y también para realizarun expurgo.

Las Tecnologías de la Información han influido considerablemente en la reconversión externa. La Telematicapermite la conexión on-line con bases de datos remotas, para capturar registros y volcarlos directamente en elcatálogo.

Cuando se opta por la reconversión externa y se importan bases de datos ajenas al centro catalogador, podemosdistinguir dos modalidades:

- Que las bases de datos se importen con la estructura propia del organismo que las produce, y por consiguientesin modificar los registros antes de su distribución.

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- Que los registros solicitados haya sido modificados por personal cualificado de acuerdo con las necesidades delcentro importador.

Como hemos visto al estudiar los diferentes tipos de software utilizados actualmente en catalogación, en elprimero de los casos mencionados se necesita un programa para la modificación interna de los registros que seimportan- aunque la mayoria de los S.1.G.B. cuentan con programas de conversión (unos para importación, otrospara importar y exportar), como unica referencia standard para la transferencia de registros disponemos de losficheros con formato SDF (System Data Format) en sus diferentes variantes, tal y como nos señalan Lardy yBador" no existe uniformidad a este respecto. Así 1 por ejemplo, podemos importar registros externos.,procedentes de diversas aplicaciones de catalogacion, a dbase III o dbase IV (por citar algunos de los Sistemasde Gestión de Bases de Datos mas conocidos).

En el segundo caso, para importar registros que se adecuen al diseño del catálogo del centro, recurriremos aempresas o entidades especializadas en este tema, las cuales ofrecen servicios diferentes, como hemos vistoanterior-

mente.

Para facilitar la comprensión de estas prestaciones y estudiarlas con mayor detalle, recurriremos a ejemplosprecisos de los utilizados actualmente en nuestro país.

Las empresas, o los servicios bibliográficos, dedicados a la reconversion, prestan también servicios en diferido(cintas magnéticas, discos flexibles... y catálogos en CD-ROM). Como caso concreto de uno de estos servicioscitaremos OCLC, servicio bibliográfico con sede en EEUU que permiten la interconexión desde España, víaBirmingham, y que ofrece las siguientes prestaciones:

- Servicio MICROCON. Es una opción en diferido, basada en microordenadores, que permiten una reconversionde calidad con bajos costes.

La biblioteca envía a OCLC, por correo, las claves de búsqueda grabadas en diskettes. OCLC al recibir estosdiskettes, compara las claves de búsqueda con los registros bibliográficos de su base de datos. Cuando seencuentra una correspondencia, copia dicho registro en cinta magnetica, con otros datos adicionales que elservicio requiere, y remite dicha cinta a la biblioteca que ha realizado la petición.

Puede suceder que comparando una misma clave de búsqueda, en la base de datos se encuentren mas de 2 peromenos de 10 correspondencias. Cuando esto sucede, OCLC remite a la biblioteca una relación abreviada de losregistros recuperados, para identificar y seleccionar los registros que desea importar. De nuevo son enviados losdiskettes al servicio bibliográfico con los códigos correspondientes de dichos registros., que le serán enviados ensoporte legible por máquina (en formato OCLC-MARC)

Si no se encuentra ningún registro o se encuentran más de 10 títulos, se puede contratar el servicio RETROCON.

- Servicio TAPECON. diseñado para las bibliotecas cuyos registros están en formato MARC abreviado o en un

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formato diferente y que deseen completar sus registros o convertirlos a formato MARC. Para llevar a cabo esteproceso es necesario reformatear las cintas con los registros de la biblioteca para crear la clave que permita labúsqueda en el Catálogo Colectivo on-line. Los registros recuperados se envían a la biblioteca en cintamagnética. Y si no se encuentra el título buscado se puede recurrir al servicio RETROCON.

- Servicio RETROCON. La reconversión es realizada por personal especializado de OCLC y supervisada por uncatalogador profesional. Los títulos se buscan en el catálogo colectivo on-line, y para los títulos que no seencuentren puede crearse un registro nuevo.

En cuanto a la posibilidad de consultar una base de datos soportada en CD-ROM, hemos de recurrir al servicio decatalogación CAT CD-450 (como se estudiará en el apartado siguiente).

8.4.5. Tendencias actuales en catalogacion

Los avances en telecomunicaciones, los dispositivos ópticos y el crecimiento del

mercado de la información han modificado el esquema del proceso de catalogación en

las unidades de información. Estas innovaciones repercuten en la manera de

confeccionar el registro, no en el proceso intelectual del análisis documental.

Los sistemas on-line, que se actualizan en tiempo real, posibilitan la importación de registros bibliográficos,desde el catálogo colectivo al sistema propio de la biblioteca, y la modificación de los nuevos registros paraadaptarlos a las necesidades de la biblioteca.

La calidad de la catalogación viene avalada por las empresas o instituciones, dotadas de personal altamenteespecializado, que proporcionan estos servicios. Generalmente utilizan MARC como formato de intercambio deregistros bibliográficos, con la finalidad de exportar los registros a cualquiera de los sistemas bibliotecariosestructurados internamente en dicho formato.

Este procedimiento de catalogación on-line (mediante la importación de registros) reporta grandes beneficios,como hemos visto anteriormente; sin embargo, genera gastos no siempre predecibles, puesto que corresponden alas telecomunicaciones (cuota y tiempo de conexión) y al número de registros importados, además de otrosgravamenes establecidos por cada vendedor.

Estos inconvenientes pueden paliarse con la utilización de catálogos en CD-ROM, aunque la actualización no serealiza de manera constante como en el caso anterior. Se evitan los gastos de telecomunicaciones (gastosvariables) y se establece una cuota fija para la adquisicion y mantenimiento de la suscripción.

CD-ROM y catálogos on-line, constituyen las opciones que proporciona el mercado de la información para lacatalogacion automatizada. Dependerá del tipo de biblioteca o centro de documentación la conveniencia deutilizar una u otra de estas posibilidades para que el proceso resulte rentable.

La tecnología optica, como ya hemos mencionado, está ofreciendo nuevas posibilidades para el proceso de lainformación. El CD-ROM que, desde su aparición en el mercado en 1985, se presentó como un medio

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alternativo para la transmisión de información, constituye una opción intermedia para la catalogación, entre lautilización de catálogos impresos o en microfilm y los sistemas on-line.

Para acceder a la informacion unicamente varían los mecanismos de conexión, por lo demás los pasos a seguirson semejantes. Incluso el lenguaje de recuperación puede ser idéntico, cuando ambos productos pertenecen a unmismo distribuidor.

Recoder, Abadal y Codina señalan que el CD-ROM es un sistema compuesto por un dispositivo de lectura quedebe conectarse a un ordenador personal que se comporta como un periférico más del mismo. La facilidad deinstalación, el precio asequible, y la posibilidades que para su utilización ofrece como interface de usuario, hapropiciado que las aplicaciones del CDROM se hayan extendido a las principales tareas documentales.

Para catalogación, citaremos algunos de los discos CD-ROM más utilizados:

- Bibliofile Catalouing, con información procedente de The Library Corporation., que contiene los fondoscompletos de la Biblioteca del Congreso (registros en formato MARC).

- Bibliographie Nationale Francaise depuis 1970, que contiene todas las monografías y series ingresadas pordepósito legal en la Biblioteca Nacional francesa desde 1970, incluso las publicaciones oficiales francesas y deorganismos internacionales como la CEE, UNESCO y OCDE.

- BNB (British National Bibliography) on CD-ROM, con los registros bibliográficos de todo tipo depublicaciones del Reino Unido e Irlanda desde 1950 hasta la actualidad.

- The Library of Congressj Cataloging Distribution Service, edita tres CD-ROMS, verdaderamente interesantestanto para la catalogación como para la conversión retrospectiva. CDMARC Bibliographic, que constituye lafuente de información mas importante para catalogación en curso y retrospectiva, contiene todos los fondos de laBiblioteca del Congreso de EEUU: las publicaciones en inglés desde 1968; en francés, desde 1973; y enportugués y español, desde 1975.

- El servicio de catalogación en curso de OCLC CAT CD450 permite la captura de registros existentes en la basede datos y la creación de registros nuevos en formato MARC. Este sistema cuenta.) entre otras, con las siguientescolecciones: Colección Hispánica, con los títulos en castellano, catalán, gallego y vasco; Colección de Catálogode Libros Recientes (publicados durante los últimos seis años), con los registros más utilizados de la Bibliotecadel Congreso y de otras bibliotecas miembros de OCLC; Coleccion de Autoridades LC, con el fichero completode registros de Autoridades de nombres y materias de la LC.

- Bibliografía Nacional Española desde 1976, recoge m 'as de 3000 registros de todas las monogramas ingresadaspor Depósito Legal en la Biblioteca Nacional desde 1976; incluye el formato IBERMARC.

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- REBIUN, editado por DOC6, contiene información bibliográfica (monografías y revistas) de diversasBibliotecas Universitarias (Universidad de Barcelona, Universidad de Cantabria, Universidad Politécnica deCatalunya y Universidad Pompeu Fabra.

- Las bases de datos del CSIC, están recogidas en dos CD-ROM; uno editado por distribuciones de La LEY, S. A,y otro, editado por MICRON-ET, S. A.; contienen las bases de datos bibliográficas del CSIC.

Cualquiera de las modalidades mencionadas, esto es: Conexión on-line a una base de datos remota que pertenecea una cooperativa o está suscrita a un servicio bibliográfico, consulta a las bases de datos soportadas enCD-ROM, a las que podemos añadir el vocado de cintas magnéticas, ofrecen la posibilidad de creación deregistros propios, a partir de la base de datos fuente,, para confeccionar el catálogo (en la base de datos) delcentro que realiza la importacion.

Para la integridad y consistencia de los datos, requisito indispensable para el desarrollo de los sistemas de basesde datos, independientemente de su tipología, es necesaria la normalización. En consecuencia, hay queconsiderar las directrices adoptadas por el centro acerca de: nivel de catalogación., clasificación e indización,entradas secundarias, formato de salida de datos, etc.. Por tanto se modificarán los registros importados para quese ajusten a los criterios establecidos al diseñar el catálogo.

Estas modificaciones, si se realizan a partir de los formatos de salida (es decir para la impresión del catalogo enfichas o para grabarlo en un fichero de texto), pueden hacerse mediante un editor de textos. Cuando, por elcontrario, se pretende que la modificación se introduzca cuando se integran los nuevos registros en la base dedatos, es decir en la estructura interna de un sistema, se requiere un programa de reconversión.

8.5. Sistemas y redes de cooperación bibliotecaria

Las diferencias existentes respecto a la automatizacion de los servicios de información entre los diversos paísesson también evidentes en el campo de la cooperación bibliotecaria, es decir en cuanto a la estructura de redes quepermitan la comunicación entre diversos organismos para la optimización de los recursos de información.

Estas redes de cooperación reunen las siguientes características: realizan el proceso de catalogación compartido;ofrecen la posibilidad de catalogar y recuperar la información on-line; todas sus unidades participan del préstamointerbibliotecario. A través de estos sistemas también es posible el acceso a otras bases de datos externas (basesde datos que no pertenecen a la red).

En Europa como ejemplo de redes internacionales citaremos La Red REBUS (Réseau des biblioth'eques utilisantSIBIL), que utiliza un sistema de catalogación compartida. Pertenecen a esta red un conjunto de bibliotecas queutilizan el sistema SIBIL: bibliotecas de Suiza, Francia y la Biblioteca Nacional de Luxemburgo.

En Gran Bretaña los sistemas mas conocidos son: BLCMP y SLS (Information Systems Ltd.).

- BLCMP (Library Services) Ltd. Realiza trabajos de conversión retrospectiva para grandes bibliotecas, permitela consulta a su catálogo y ofrece acceso a otras bases de datos bibliográficas (como por ejemplo los catálogos de

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la British National Bibliography o de la Biblioteca del Congreso).

- SLS (Information Systems Ltd.). Empresa distribuidora del Sistema Libertas (Véase 8.6.), que facilita sucatálogo y el de las bases de datos a las que tiene acceso, como por ejemplo OCLC, como fuente de catalogacióny para el préstamo interbibliotecario.

En España, el crecimiento de los sistemas de cooperación bibliotecaria es relativamente reciente y se encuentraen fase de consolidación, debido a las dificultades que encontraba la automatización para su desarrollo. Comosistemas mas significativos podemos citar: la Red de Bibliotecas del Consejo Superior de InvestigacionesCientíficas y la Red de Bibliotecas Públicas del Estado. Existen también otras redes formadas por grupos deusuarios como Ruedo, Documat o Rebiun.

- Red de Bibliotecas del CSIC. Conocida también con el nombre de CIRBIC (Catálogo Informatizado de la Redde Bibliotecas del CSIC) consta de un nodo central en Madrid y cuatro nodos regionales. La base de datoscentral contiene los dos catálogos colectivos (de libros y de revistas) y se puede acceder a ella desde todos losnodos regionales.

- Red de Bibliotecas Públicas del Estado. Con la finalidad de reconvertir los catálogos de todas la bibliotecas queconstituyen el sistema., se ha creado una base de datos de registros únicos (REBECA) con la participación de lasBibliotecas de la Red que cuentan con catálogos en soporte informática con mayor número de registros. Enefecto, la base de datos REBECA es utilizada como fuente para la catalogación.

RUEDO (Red de Universidades Españolas Dobis/Libis). El objetivo de esta red

consiste en la creación de un catálogo colectivo accesible para todos los usuarios

del sistema. De este modo será posible el intercambio de registros tanto para

catalogación, préstamo interbibliotecario o conversión retrospectiva.

En cuanto a la Red Documat (Bibliotecas Universitarias Especializadas en Matemáticas), cuenta con lacolaboración del Consejo Superior de Investigaciones Científicas, y pretende, además de la interconexion on-linede todos los miembros de la red, la creación de un Catálogo Colectivo de Publicaciones Seriadas de Matemáticasen soporte informática.

La red Rebiun (Red de Bibliotecas Universitarias), aunque todavía no posee un catálogo colectivo on-line, haeditado un CD-ROM con los catálogos de cuatro de sus bibliotecas miembros (vease técnicas actuales encatalogación).

8.6. Sistemas integrados de gestión bibliotecaria instalados en España

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La automatización de Bibliotecas y Servicios de Información en general, es una realidad en nuestro país. Actualmente, existe gran inquietud en tomo a este tema y las posibilidades que ofrece el mercado son muyvariadas. Por ello, con la finalidad de aportar algunos ejemplos de los sistemas utilizados en España,estudiaremos las características de los S.1.G.B. que nos parecen más representativos, bien por su estructura, porlas prestaciones que ofrecen, o por la proyección de la institución que los utiliza.

Los sistemas que se van a describir son los siguientes: ABSYS, LIBERTAS, SIRTEX, TINLIB y DATA TREK. ABSYS es el sistema adoptado por la Red de Bibliotecas Públicas del Estado, y por algunas bibliotecasuniversitarias como por ejemplo la Biblioteca de la Universidad Carlos III; LIBERTAS es el sistema de laBiblioteca de la Universidad Complutense; SIRTEX es un producto de Software AG, la empresa que ha llevado acabo la automatización de la biblioteca nacional. Por último analizaremos también las características de TINLIB,un sistema de reciente implantación en España que puede resultar de gran interés para bibliotecas especializadasy por el que ha optado la Red de Bibliotecas de la Generalitat de Cataluña, y DATA TREK, como prototipo deun producto adecuado para bibliotecas de tamaño medio. En todos los sistemas mencionados, aunque citaremostodas las funciones que realizan., centraremos nuestra atención en la aplicación de catalogación.

ABSYS

Desarrollado por Servicios de Teledocumentación S.A. Baratz opera con UNIX o sistemas compatibles. Realizalas siguientes funciones: Adquisiciones, Catalogación, Control de Circulación, Control de PublicacionesSeriadas, Estadísticas, Productos Impresos, OPAC e Intercambio de registros MARC.

La catalogación se efectua en formato MARC y ofrece formatos para todo tipo de materiales. Incluye ademásficheros de autoridades en formato IBER~ MARC y la gestión de Thesaurus.

El programa asigna la puntuación ISBD automáticamente. En cuanto a los productos de salida, ofrece laimpresión de fichas ISBD y diferentes tipos de catálogos, según los criterios establecidos por cada centro.

Absys posee también un catálogo temporal para la integración de bases de datos externas que permite suverificación antes de introducir los registros en la base de datos del sistema. De este modo se pueden seleccionarlos registros e introducir las modificaciones que se considere conveniente, para evitar al máximo lasmodificaciones en el catálogo. La existencia de un Pool bibliográfico, como se denomina esta base de datostemporal, resulta muy beneficiosa, ya que en ABSYS todas las operaciones de actualización de la base de datosse realizan en tiempo real. Recientemente ha aparecido una versión para entomo Window y con arquitecturacliente/servidor.

LIBERTAS

Distribuido por SLS (Infoi-mation Systems Ltd.) opera con el sistema VMS y requiere, por tanto, para suinstalación del hardware de Digital Equipment Corporation.

Realiza las siguientes funciones: Catalogación, Adquisiciones, Control de Publicaciones Periódicas, Circulación,Préstamo Interbibliotecario, Producción de Informes y Gestión de la Información, Acceso Inter-LIBERTAS yTransferencia de registros, Acceso a Redes Externas y OPAC.

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La aplicación de catalogación, basada en un nuevo concepto de este proceso, potencia la captura e integración deregistros externos. En efecto, permite el acceso on-line a las bases de datos de otros usuarios LIBERTAS y, através de su suministro de registros, facilita el acceso a la base de datos central de SLS y de OCLC. Además esposible la transferencia de registros de otros sistema de bibliotecas en cualquier soporte (catálogos on-line,CDROM o mediante distribución de cintas).

Aunque el sistema utiliza el formato MARC, el catalogador tiene dos opciones para la entrada de datos:

1) Opción MARC, en la cual es necesario introducir los códigos correspondientes.

2) Opción NO MARC, en la cual mediante la aplicación de un tratamiento de textos se introducen los datos y lapuntuación,, siguiendo las normas ISBD.

Cualquiera que sea la opcion seleccionada para la confección de los registros, el sistema codifica la informaciónde acuerdo con el formato MARC, concretamente UKMARC.

LIBERTAS permite la creacion de ficheros de autoridades y la gestión de Thesaurus.

SIRTEX

SIRTEX (Sistema Integrado de Recuperación textual), distribuido por Software AG España, es el sistemadesarrollado "ad hoc" para la Biblioteca Nacional y conocido con el nombre de ILIADA. El constructor nosseñala como principal característica del sistema, la posibilidad de definir la estructura de la información enfunción de las necesidades del usuario. Por este motivo se dice que Sirtex es un sistema personalizable y puedeser desarrollado «a medida" para cada unidad de información.

La estructura del sistema es mucho más compleja que en los anteriormente mencionados y consta de lossiguientes subsistemas: Definición de la Metaestructura (la estructura de la información, los puntos de acceso, laspantallas, etc.), Recuperación, Catalogación/Actualización y Administración.

Para la catalogación, SIRTEX utiliza el formato MARC, genera catálogos de autoridades y permite la posibilidadde crear una base de datos central, accesible desde los diversos puntos de la red, o varias bases de datos locales,todas accesibles desde las diferentes bibliotecas. Esta facilidad para definir la estructura del sistema ofrecetambién la opción de crear una base de datos central y varios thesaurus relacionados con esa base (ésta puede seruna estructura adecuada para redes, como las bibliotecas universitarias, formadas por bibliotecas especializadasen diferentes campos del saber).

TINLIB

El Sistema TINLIB, distribuido por IME, opera con UNIX y MS-DOS. Por tanto, es posible su instalación en unPC, inicialmente, para ampliar despues su capacidad a sistemas UNIX, conservando sus mismas bases de datos ylos procedimientos de gestión.

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El sistema cuenta con los módulos de: Catalogación, Control de préstamos, Adquisiciones, PublicacionesSeriadas, Préstamo Interbibliotecario, Generador de Informes y OPAC.

Aunque no utiliza el formato MARC, permite la creación de registros de intercambio MARC. TINLIB cuentacon un formato propio y la entrada de datos se realiza a partir de una pantalla única. A partir de la aplicación"generador de informes" es posible seleccionar los campos que deben contener los registros.

El sistema TINLIB permite el control de autoridades y gestión de Thesaurus. Por otra parte, la estructura de subase de datos permite establecer enlaces, de manera automática, en los campos de las diferentes aplicaciones.

DATA TREK

Elaborado por DATA TREK INT constituye un Sistema Integrado de Gestión Bibliotecaria adecuado parabibliotecas pequeñas y medianas con un fondo de hasta 150.000 registros. Funciona con MS-DOS y puedeoperar también con red local Novell.

DATA TREK consta de los siguientes módulos: Catalogación, Préstamo, Gestión de Publicaciones Periódicas,Adquisiciones, Búsqueda Documental y Databn'dge.

Para catalogación tiene un formato propio, aunque mediante el módulo de Databt-idge permite la integración deregistros MARC, pero no la exportacion, En cuanto a la edición de productos, a partir de catalogacion se obtienenjuegos completos de fichas en formato ISBD en diferentes soportes (papel o disco).

Para la introducción de datos se utilizan varias pantallas, que corresponden a la descripción bibliográfica y a lospuntos de acceso al documento. Aunque los campos son de longitud fija, el número de caracteres puede serdefinido por el usuario dentro de un amplio margen. Por otra parte, el programa permite la repetibilidad de loscampos correspondientes a los puntos de acceso y la creación de cuantas entradas secundarias se considereconveniente, además de las que genera automáticamente.

DATA TREK constituye un ejemplo de los sistemas que generan ficheros de autoridades, establecen referenciascruzadas, pero en cambio carecen de gestión de Thesaurus y en consecuencia su catálogo de materias se reduce aun listado de términos y a las referencias establecidas entre ellos.

Por último citaremos otros Sistemas de Gestión Bibliotecaria de amplia difusión en nuestro país, que por serpioneros en el campo de la automatizacion están incluidos en la bibliografía especializada en este campo, comoSABINI, DOBIS/LIBIS o VTLS.

SABINI, distribuido por SABINI, Automatización de Bibliotecas, funciona con el sistema PICK. Consta decinco módulos: Catalogacion., Adquisiciones, Thesaurus y Autoridades, Recuperación y Circulación. Utilizaformato IBERMARC y la puntuación ISBD. Entre las Bibliotecas Universitarias en las que se ha instalado estesistema podemos citar la Biblioteca de la Universidad de Cantabria.

DOBIS/LIBIS, distribuido por IBM opera con DOS/VSE o MVS. Realiza las siguientes funciones: Catalogacion;Búsqueda; Control de Publicaciones Periódicas; Préstamo; Gestión de Compras; Obtención de catálogos,informes y cintas para intercambios.

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El sistema cataloga en formato MARC (DMARC). Por otra parte, se ha creado una red de usuarios deDOBIS/LIBIS (RUEDO), que permite el acceso al catálogo colectivo del sistema a todas las bibliotecasmiembros. Este sistema fue adoptado por la Red de Bibliotecas Públicas del Estado en la primera etapa de suautomatización. Entre las Bibliotecas Universitarias que utilizan este sistema citaremos las Bibliotecas de lasUniversidades de Alicante, Valencia y Granada.

VTLS, distribuido por Hevtylett-Packard Española, trabaja con el sistema operativo MPE/XL deHewlett-Packard. El sistema realiza las siguientes funciones: OPAC, Catalogación, Control de Autoridades,Control de Publicaciones Periódicas, Préstamo, Adquisiciones, Estadísticas. VTLS utiliza el formato MARCpara catalogacion y es de reciente implantacion en nuestro país. La Biblioteca de la Universidad Politécnica deCatalunya ha instalado este sistema.

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