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SENA
SISTEMA DE PROSPECTIVA, VIGILANCIA E INTELIGENCIA ORGANIZACIONAL
INSTRUCTIVO METODOLÓGICO1 PROSPECTIVA TERRITORIAL
Versión 7.0 22/05/2017
1 Este instructivo hace parte de una colección de documentos que constituyen el Sistema de Prospectiva, Vigilancia e
Inteligencia Organizacional del SENA. Por tanto, se sugiere que, para una mejor comprensión de este instructivo, el lector debe revisar y comprender los siguientes documentos: 1) Guía principal del Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional, 2) Bases teóricas y conceptuales de prospectiva y 3). Métodos y herramientas de prospectiva, vigilancia e inteligencia organizacional.
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TABLA DE CONTENIDO
1. Introducción .................................................................................................................... 3
2. Objetivo del instructivo ................................................................................................... 4
3. Alcance de la Prospectiva Territorial para el SENA ......................................................... 4
4. Responsables del proceso de Prospectiva Territorial en el SENA ................................... 5
5. Usuarios potenciales de la Prospectiva Territorial en el SENA ....................................... 5
6. Modelo sugerido para el proceso de Prospectiva Territorial en el SENA ....................... 6
6.1. Fase 1. Pre - Prospectiva. ............................................................................................. 8
6.2. Fase 2. Prospectiva .................................................................................................... 11
6.3. Fase 3. Post - Prospectiva .......................................................................................... 15
7. Cronograma de un proyecto de Prospectiva Territorial ............................................... 18
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1. Introducción
El Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional del SENA “PREVIOS”, es
el resultado de un esfuerzo articulado desde 2010 entre la Dirección de Planeación y
Direccionamiento Corporativo del SENA y el Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión
del Conocimiento de la Universidad del Valle, orientado a gestionar herramientas que le
permitan un direccionamiento estratégico de largo plazo que permita a la entidad el
cumplimiento de su misión y el aporte a la productividad de las personas y las empresas
del país.
PREVIOS tiene como finalidad dotar al SENA de un conjunto de procesos estructurados de
prospectiva, vigilancia e inteligencia organizacional que le permiten a la entidad mejorar
sustancialmente su capacidad anticipación y acierto en la toma de decisiones estratégicas,
es decir aquellas que implican altos costos, altos impactos y efectos irreversibles. Señor
lector, usted cuenta con una colección de (8) documentos digitales, cada uno de ellos con
un objetivo específico, que le permitirán en su conjunto implementar métodos y procesos
de prospectiva en las decisiones estratégicas futuras del SENA.
Usted podrá encontrará estos documentos y todo sobre el Sistema de PREVIOS en:
http://senaPREVIOS.com http://compromiso.sena.edu.co
El presente documento tiene como finalidad ofrecer pautas metodológicas sobre la
aplicación de la Prospectiva Territorial para el Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA,
que permita la implementación de métodos prospectivos a nivel institucional y soporten
sus decisiones estratégicas.
En el marco del Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional, la
Prospectiva Territorial2 aplicada por el SENA se entiende como el proceso sistemático
mediante el cual la institución indaga sobre las alternativas de futuro del territorio,
principalmente en dimensiones de análisis que le son pertinentes y a partir de las cuales
puede generar implicaciones para la toma de decisiones estratégicas sobre sus ejes
misionales.
2 La Prospectiva Territorial se refiere al análisis de las alternativas de futuro de un espacio dado, por ejemplo, un
departamento, región, biorregión, ciudad, localidad, zona especial de exportación, distrito industrial, entre otros, con miras a mejorar las elecciones que hará la sociedad para su adecuada utilización (Goux-Baudiment, 2006). La Prospectiva Territorial es una efectiva herramienta para la toma de decisiones a largo plazo sobre un territorio, que permite superar las acciones de corto plazo que se limitan a atender de manera inmediata las crisis, donde resalta la inmediatez y la urgencia, cayendo en acciones reactivas, con un alto grado de improvisación. Así ́pues con la prospectiva se desarrolla una actitud proactiva para la planificación estratégica y el desarrollo de un país y sus territorios (Espinosa, 2006).
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2. Objetivo del instructivo
Determinar pautas metodológicas para el diseño, ejecución y seguimiento del proceso de Prospectiva Territorial en el SENA.
3. Alcance de la Prospectiva Territorial para el SENA
Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017.
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4. Responsables del proceso de Prospectiva Territorial en el SENA
La Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo a través de la Unidad de
Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional, será la que coordinará/orientará los
proyectos de Prospectiva Territorial desde la Dirección General del SENA.
5. Usuarios potenciales de la Prospectiva Territorial en el SENA Serán posibles usuarios aquellos funcionarios o dependencias que requieran desarrollar
un proceso de Prospectiva Territorial y que estén incluidos en los grupos que se describen
a continuación:
Fuente: SENA (2017). Nota: incluye aportes de los funcionarios involucrados en el proceso de construcción del instructivo de Prospectiva Territorial.
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6. Modelo sugerido para el proceso de Prospectiva Territorial en el SENA
Un proyecto prospectivo debe considerar algunas condiciones mínimas que facilitarán el
cumplimiento de los objetivos planteados, que, en articulación con los diferentes actores
participantes y la disposición adecuada de recursos, conllevarán al adecuado desarrollo
del ejercicio.
Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017
El proceso de Prospectiva Territorial se compone de tres fases metodológicas
secuenciales, definidas a continuación:
❖ Fase 1. Pre - Prospectiva: se refiere a la focalización del proyecto prospectivo e
identificación de requerimientos técnicos y de talento humano para su desarrollo.
❖ Fase 2. Prospectiva: núcleo central del proceso donde se genera el conocimiento
prospectivo, de este modo se analizan y sintetizan los conocimientos existentes del
sistema objeto de estudio para crear los escenarios y la apuesta de futuro.
❖ Fase 3. Post - Prospectiva: recomendaciones e implicaciones para la toma de
decisiones.
Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017.
6.1. Fase 1. Pre - Prospectiva.
La fase se encuentra constituida por tres etapas3, que son: identificación de la temática
objeto de estudio, definición de equipo de trabajo para la ejecución de un proyecto
prospectivo/vigilancia y ficha de registro de proyecto prospectivo. Las etapas antes
mencionadas se presentan y describen a continuación:
Etapa 1- Identificación de la temática objeto de estudio
Para dar inicio a la formulación de un proyecto de Prospectiva Territorial se requiere
identificar la temática objeto de estudio, la cual permite focalizar el tema al cual se le
requiere hacer un proceso prospectivo. Para realizar esta etapa se requiere contestar a las
siguientes preguntas:
Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017.
3 Para conocer las definiciones de cada etapa, remitirse al documento denominado “Guía Principal del Sistema de
Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional”
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Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017.
Etapa 2- Identificación del equipo de trabajo para un proyecto de Prospectiva
Territorial4
Todo proyecto de Prospectiva Territorial, requiere de un equipo de trabajo que permita su
efectiva ejecución, la prospectiva no es una disciplina individual. En el Sistema “PREVIOS”
se recomienda contar con un equipo de trabajo que permita desarrollar adecuadamente
la ejecución del proyecto. A continuación, se presenta la estructura organizativa bajo la
cual se deberá desarrollar un proyecto prospectivo territorial.
4 La descripción de cargos, el perfil, las funciones, las competencias y la dedicación que se deben considerar para la definición del equipo se amplían en el documento Guía Principal del Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional del SENA – PREVIOS.
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Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017.
Etapa 3- Ficha de registro del proyecto prospectivo Con el fin de llevar un registro de los proyectos de Prospectiva Territorial realizados
dentro del Sistema PREVIOS, es de gran relevancia gestionar a través de la plataforma
electrónica senaprevios.com una ficha que permita registrar los elementos clave del
proyecto para su correcto seguimiento y control.
El formulario que se debe diligenciar por cada proyecto contiene los siguientes ítems a
saber
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Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017.
6.2. Fase 2. Prospectiva Para esta fase5 se establece una secuencia lógica de métodos prospectivos que pretenden
sistemáticamente generar un análisis estratégico del entorno y la construcción de
escenarios y apuestas de futuro en el proceso de Prospectiva Territorial.
5 Para conocer las definiciones de cada etapa, remitirse al documento denominado “Guía Principal del Sistema de
Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional”
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Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017.Adaptado de Popper, 2008.
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En las siguientes figuras se relacionan los métodos en función de su contribución a la fase metodológica planteada.
Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017.
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Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017.
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6.3. Fase 3. Post - Prospectiva
La fase Post-Prospectiva, está compuesta por tres etapas6 que permitirán su efectivo
desarrollo, tales etapas se denominan: identificación de elementos clave para la toma de
decisiones, identificación de factores críticos de vigilancia y construcción del informe final.
Etapa 1- Identificación de elementos clave para la toma de decisiones
En la etapa 1 de la fase Post-Prospectiva, denominada identificación de los elementos
clave para la toma de decisiones se determinan aquellos factores que permiten contribuir
al logro de los procesos misionales del SENA.
Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017.
Etapa 2- Identificación de factores críticos de vigilancia
La etapa 2 de la fase post-prospectiva denominada Identificación de factores críticos de
vigilancia, se desarrolla con el fin de realizar seguimiento, monitoreo y actualización de las
variables que configuran la apuesta de futuro definida en el proyecto.
6 Para conocer las definiciones de cada etapa, remitirse al documento denominado “Guía Principal del Sistema de
Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional”
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Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017.
Etapa 3. Construcción del informe final de un proyecto de Prospectiva Territorial
Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017.
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TABLA DE CONTENIDO
Introducción
Objetivo general del proyecto
Objetivos específicos del proyecto
Conceptualización de la temática
CAPITULO 1. ANÁLISIS ESTRATÉGICO DEL ENTORNO
1.1. Resultados de la Vigilancia Estratégica
1.2. Resultados de la DOFA
1.3. Resultados del Taller de Expertos
CAPITULO 2. CONSTRUCCIÓN Y FORMULACIÓN DE ESCENARIOS
2.1. Resultados de priorización de variables para la formulación de escenarios
2.2. Escenario apuesta
2.3. Análisis de actores
CAPITULO 3. RECOMENDACIONES PARA LA TOMA DE DECISIONES ESTRATÉGICAS
3.1. Elementos clave para la toma de decisiones
3.2. Factores críticos de vigilancia
Bibliografía
Anexos
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7. Cronograma de un proyecto de Prospectiva Territorial Un proyecto de Prospectiva Territorial para su adecuado desarrollo requiere como mínimo un tiempo de ejecución de 6 meses, distribuido de la siguiente manera: MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5 MES 6
DESARROLLO METODOLÓGICO PARA UN PROYECTO DE PROSPECTIVA TERRITORIAL
SEM 1
SEM 2
SEM 3
SEM 4
SEM 1
SEM 2
SEM 3
SEM 4
SEM 1 SEM
2 SEM
3 SEM
4 SEM
1 SEM
2 SEM
3 SEM
4 SEM
1 SEM
2 SEM
3 SEM
4 SEM
1 SEM
2 SEM
3 SEM
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FASE 1. PRE - PROSPECTIVA
Etapa 1. - Identificación de la temática objeto de estudio
Etapa 2. - Identificación del equipo de trabajo para un proyecto de Prospectiva Territorial
Etapa 3. - Ficha de registro del proyecto prospectivo
FASE 2. PROSPECTIVA
Etapa 1. Análisis estratégico del entorno
Vigilancia Estratégica
DOFA
Preparación
Taller de Expertos Preparación del taller
Etapa 2. Construcción y formulación de Escenarios
Matriz de Importancia y Gobernabilidad - IGO Preparación del taller
Ábaco de Regnier (más de 30 variables) / Análisis morfológico (6 dimensiones máx.) Preparación
Análisis de actores Preparación
FASE 3. POST- PROSPECTIVA
Etapa 1 - Identificación de elementos clave para la toma de decisiones
Etapa 2 - Identificación de factores críticos de vigilancia
Etapa 3 - Construcción del informe final
Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, 2017.
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