you get presentatie ao 20100624
TRANSCRIPT
TEAMWORKS WORKS
You Get You Get BPMSBPMS
You Get You Get BPMSBPMS
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
Programma1. Voor de pauze
• Wie is You Get?• Wat is een BPMS?
2. Na de pauze• Wat kan een BPMS?• 11 sterke punten van een BPMS.
Presentatoren: • John Schussler: Business Process Consultant• Hans van Krevel: Managing Director
TEAMWORKS WORKS
Wie isYou-Get
Wie is You-Get
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
Wie is You Get• You Get is opgericht in November 2007
• You Get heeft nu achttien medewerkers
• You Get is een leverancier van diensten en oplossingen
• You Get verstrekt diensten en oplossingen in:
- Proces Management - Business Intelligence
- Project Management - Change Management
• You Get levert Consultancy, Oplossingen, Training & Documentatie
• You Get bouwt complete (software) oplossingen met hoogstaande partners
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
Software partners van You GetLombardi Software is Partner van You Get in Process Discovery, BPM en BPMS. You Get is de enige gecertificeerde implementatie partner van Teamworks en Blueprint in de Benelux.
QlikView is Partner van You Get in de Business Intelligence. You Get levert QlikView vanwege het gebruikersgemak. De flexibiliteit en de hoge prestaties. QlikView is de snelst groeiende BI leverancier vanaf 2007.
Pallas Athena is Partner van You Get als leverancier van innovatieve Business Process Management (BPM) -software en -diensten. Het Nederlandse Pallas Athena levert met BPM|One een vooruitstrevend oplossing voor veel voorkomende processen.
ActionBase is Partner van You Get op het gebied van Ongestructureerde Processen; Human Proces Management. ActionBase vult de kloof tussen Business Process Management (BPM) oplossingen en Collaboration oplossingen.
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
You Get: Zakelijke dienstverlener.Totaaloplossingen voor iedere stap in waardeketen van klanten.
You Get: Diensten & oplossingen binnen:- Process Management - Business Intelligence - Change Management - Project Management
You Get: De 360° Business Services Approach™. Onze eigen flexibele en modulaire aanpak voor bedrijfsuitdagingen.
You Get: Consultancy, Training & Documentatie.
You Get: Volledige (software-) oplossingen.Samen met gerespecteerde solution partners.
Klanten van You Get
TEAMWORKS WORKS
Wat is BPM
Wat is BPM
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
Management Theorie Moderne Technologie+ = BPM
Total quality management Six Sigma Lean Business engineering Algemeen systeem denken
Applicatie ontwikkeling Systeem integratie Verticale markt focus Service-oriented Architecture Workflow Transactie management XML & Web services
Wat is BPMBPM is een management discipline die zorgt voor het besturen van het proces binnen
een bedrijf en diens omgeving om zo verbetering van de flexibiliteit en de operationele prestaties te creëren. BPM levert een gestructureerde aanpak gebruikmakend van
methoden, statistieken, management ideëen en software om continu activiteiten van een organisatie en processen te beheren en te optimaliseren . (Gartner)
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
• Het kenmerk van BPM is dat het wederkerend is.
• Het is een voortdurende bedrijfscyclus van dezelfde stappen.
• De individuele stappen zijn ook weer iteratief.
• Het kan verregaand geautomatiseerd worden.
BPM is geen project
Ontwikkelen
Analyseren
Optimaliseren
Inzetten
Monitoren
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
BPM volgt de cyclus van een bedrijf
Leveranciers
Gebruikers
BPMPO
INZETTEN MONITOREN
Kunnen anderen werken met mijn
resultaten?
Hoe zorg ik ervoor dat de processen op de juiste wijze worden
ingezet?
Kunnen we een consistent en herhaalbaar
implementatie proces opzetten?
Leveren de processen duidelijke gegevens op
voor de gebruiker?
Krijg ik de verwachte servicekwaliteit en de verwachte doorlooptijden?
Is hetgeen in productie staat controleerbaar,
beheersbaar en bekend?
OPTIMALISEREN
Hoe zorg ik voor veranderingen zonder
dat de gebruiker er last van heeft?
Kan ik werken metde voorgestelde veranderingen?
Hoe zorg ik voor borging, vastlegging
en publicatie van veranderingen?
ANALYSEREN
Kan ik het proces of de service verbeteren
voor de gebruiker?
Wat heb ik nodig om minder uitzonderingen en fouten te krijgen?
Welke methoden en technieken zijn nodig om de analyse uit te
voeren?
ONTWIKKELEN
Zien anderen waardein de processen en
de services?
Welke processen en services heb ik nodig en zijn ze te vertrouwen?
Werkt de ondernemingaan de juiste processen
en services en op de juiste manier?
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
Zorgen voor zichtbaarheid, vertrouwen en controleProces-, Service- & Procedure- Publicatie en Ontdekking, Governance,
Gebruikersmanagement & Lifecycle Management
BPGOVERNANCE
Controleren van risico’s van oplevering Processen & ServicesKwaliteitscontrole, Functionele & Performance Testen, test Management
BPKWALITEIT
Zorgen dat Operatie de Bedrijfsresultaten kan leverenBusiness (Process) Service Level Management, Probleem Oplossing & Verander Management
BPMANAGEMENT
Start daar waar de Nood het hoogst isRicht je bij je initiatieven op de plekken waar de grootste pijn gevoeld wordt
BPM ligt in de organisatie
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
Proces volwassenheid
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
De 6 fases van een organisatieSTRATEGIE CULTUUR ORGANISATIE ICT BPM-ORGANISATIE
Level 0
• Verbeteringen op operationeel niveau• Reagerend op
gewijzigde marktomstandigheden
• Intern gericht Reacties• Gericht op
verbeteringen binnen eigen afdeling
• Procesmanagement niet ingericht (verantwoordelijkheid volledig bij functionele managers)
• Eilandautomatisering
• Projectmatige inzet• Vaak
kwaliteitsinvalshoek
Level 1
• Vergroten klantgerichtheid en verbeteren afstemming over afdelingsgrenzen.• Vaak gedreven
vanuit ICT-project(en)
• Meer:• Klantgericht• gericht op
afstemming tussen afdelingen• gezamenlijke
projecten
• Deel(proces)eigenaarschap bij functionele managers.• Benoemen KPI’s
• Afdelingsoverschrijdende systemen en dataverzamelingen (bijvoorbeeld ERP systemen)
• Initiatieven vaak vanuit ICT-discipline
Level 2
• Afstemming tussen alle inrichtingsaspecten onderling, met name ICT
• Meer generalisten minder specialisten• Gericht op
gezamenlijk begrippenkader
• Committent vanuit de top• Coördinerend
procesmanager.• Start werken met SLA’s
en SLM
• Aansturing ICT vanuit architectuurgedachte
• Zelfstandige positie• Centrale afdelingen
die standaarden en procesarchitectuur bewaakt
Level 3
• Organisatie-inrichting die procesgericht werken optimaal (flexibel, klantgericht) ondersteunt
• Procesgerichtheid vanzelfsprekend
• Kanteling van functioneel naar procesgericht• processturing leading
aan functioneel management
• Scheiding vraag en aanbod ICT
• Minder centrale sturing• Meer nadruk op
decentrale aanspreekpunten
Level 4
• Real-time sturing op processen
• Focus op performance
• Hiërarchisch/functioneel management en procesmanagement vallen samen
• Inzet BPM en performancemanagementtools (BAM)
• Nadruk op centrale performance-meting en signalering
Level 5
• Strategisch, tactisch en operationele verbetercycli (the adaptive enterprise)
• Extern gericht• Proactief
• Ketenmanagement wordt leading
• Shared services en snel aanpasbare systemen vanzelfsprekend
• Verdwijnt als discipline: procesmanagement wordt onderdeel van iedere functie
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
Proces volwassenheid en de BPMS
3 4 5De BPMS cyclus Inzet BPMS op
afdeling niveauInzet BPMS in gehele bedrijf
Eisen & wensen aan een BPMS
BPMS drijft het hele bedrijf
Het bedrijf is een verzameling processen
VastleggenProcessenVoor BPMS
1 20
TEAMWORKS WORKS
Wat is een BPMS
Wat is een BPMS
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
Wat is een BPMS
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
– Software waarin alle bedrijfsprocessen worden gemaakt zoals jij dat wilt;
– Deze processen worden met mbv zelf vormgegeven schermen uitgevoerd door medewerkers, leveranciers en/of klanten precies zoals is vastgelegd;
– Applicaties worden geïntegreerd en op het juiste moment aangesproken;
– Alle stappen en KPI’s of SLA’s worden gemonitort en gerapporteerd;
– Er is inzicht in de kosten gerelateerd aan elke activiteit, rol of proces;
– Automatisch inzicht in waar en hoe verbeteringen gedaan kunnen worden;
– Volledige automatisering van de workflow, inclusief prioriteitsstelling en escalatie mogelijkheden.
Wat is een BPMS
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
Proces Karakteristieken Required Feature(s)
• Document management• Interface & eForms ontwikkeling
• Crediteuren proces• Klachten proceduresDocument Intensief
• Bedrijfsregel management• Leningen afhandelen• Claims afhandelenBeslissing Intensief
• Organisatie management• Taken lijsten / Workflow portalen• Interface ontwikkeling
• Aanname processen• Contact Management• Goedkeuringsprocessen
Mens Intensief
• Transacties afhandelen• Integratie middelen• Partner samenwerking
• Order afhandeling• Gezondheidszorg transacties• Straight-Through Processing
Systeem Intensief
Voorbeeld Proces(sen)
Source: Forrester
Analisten over BPM en BPMS
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
IT
Applicatie Infrastructu
ur
Bedrijfs-strategie
HQ Welke richting willen we uit
Controle Processen & Werk
BPM gaat over het leggen van verbanden tussen de bedrijfsstrategie en de taken die de mensen, systemen, partners en klanten uitvoeren, het zorgen voor de juiste schaalgrootte en het vastleggen van de juist prioriteit om het maximale voordeel te behalen.
Wat zijn onze doelen?Wat zijn onze grootste problemen?
Wie is verantwoordelijk voor welke stap?
Voldoen we wel aan de servicenivo’s die we beloofd hebben aan de klant?
Hoe vind ik een expert die me sneller laat werken?Hoe kan ik proces knelpunten verwijderen?
Prestatie verbetering
Brengt Strategie en proces samen
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
Brengt Strategie en proces samen
IT
Applicatie Infrastructu
ur
Bedrijfs-strategie
HQ
Welke richting willen we uit
Controle Processen & Werk
Prestatie verbetering
Samenwerking
Bedrijven hebben geïntegreerde technologie nodig waarmee procesverbeteringen mogelijk worden gemaakt door het leggen van een verbinding tussen plan en uitvoering.
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
Supply Chain Manager
Logistics Manager
Call Center Agent
Hiring Manager
Executive Management
HR SystemCustomer CareOrder ManagementWarehouse Mgt
Data – Database Management Systemen
Enterprise Applicatie Integratie (EAI)
De evolutie van de BPMS
Proces van Nieuwe werknemers
Project Risk Management & Compliance
Executive Reporting
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
Supply Chain Manager
Logistics Manager
Call Center Agent
Hiring Manager
Executive Management
HR SystemCustomer CareOrder ManagementWarehouse Mgt
Data – Database Management Systemen
De evolutie van de BPMS
Enterprise Applicatie Integratie (EAI)
Business Process Management (BPM)
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
CRM
ERP
WMS
DB!
ManagerExterne
leverancier
FinanciënMagazijn
Verkoper
1
2
3
4
5
6
Situatie voor de BPMS Huidige situatie:• Informele taken & communicatie
(veel papier en email)• Inefficiënte workflow met diverse
systemen• Inconsistente prioriteitenstelling • Incomplete of inaccurate
gegevens-stroom tussen systemen
• Gebrek controle systeem- en bedrijfs-gebeurtenissen (uitzonderingen)
• Onvoldoende inzicht in de prestaties van het proces
Huidige issues:• Onvoldoende groei
mogelijkheden• Klant tevredenheid• Moeizame acceptatie en lange
trainingen• Complexe informatie huishouding
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
ISSCRM
ERPDB!
Manager
Leverancier Financiën
Magazijn
Verkoper
BPMS
Situatie na een BPMS BPMS situatie:• Automatische prioriteitenstelling
en routering van het werk• Helpt en leidt gebruikers bij het
nemen van beslissingen• Standardiseren van oplossen
problemen• Gebruiken van bestaande
systemen en gegevens• Vastleggen en controleren van
gebeurtenissen en het initiëren van acties
• Real-time zichtbaarheid en controle op het proces
BPMS voordelen:• Enorme reductie van handmatige
acties• Snellere probleem oplossing • Volledig inzicht in elke processtap• Snelle inzet en verandering
mogelijk
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
Install Configuration Training Requirements Scoping
Happy Path Coach Shells
Exception Paths Data Flows Draft Scoreboards Draft Reports Integrations Variables
Full Process Final Coaches Final Scoreboards Final Reports
Weeks1 to 2
Weeks3 to 11
Weeks 12 to 13
Week14
Weeks15 to 16
Project initiation
Iteration1
Iteration2
Iteration 3 Test Go-Live Support
Design
Build
Test Design
Build
Test Design
Build
Test Design
Build
Test Design
Build
Test
User Training Iteration planning Test planning Mentoring Governance creation
Solution Training Finalization of documentation Support & Service Agreements Mentoring Governance Rollout
Na max 3 maanden is het 1ste proces live
Snelle en iteratieve ontwikkeling
TEAMWORKS WORKS
Demonstratie BPMS Lombardi
DemonstratieBPMS Lombardi
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
• Opgericht in 2000, eerste product in Herfst 2002
• HQ in Austin, Texas Sales in Noord Amerika, Europa en Azie
• Meer dan 175 Global 2000 klanten• 50% van de Fortune 10• 14% van de Fortune 50
• Zeer snelle groei van de verkoop:verdubbeling van omzet in de laatste 4 jaar!
• Forrester, Gartner en IDG zien Lombardi als een van de leiders van de BPMS leveranciers.
• Sinds Januari 2010 onderdeel van IBM
Producten
Saas Process Discovery
BPMS product metOffice & Sharepoint
integration
Lombardi in enkele punten
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
Enkele Lombardi Klanten
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
Proces vastleggen
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
Proces uitvoeren
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
Proces controleren en meten
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
Doorlooptijd processtap
BIKosten medewerker /
middelen(Externe bron)
Proces optimaliseren
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
DemoDemo
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
Wat je modelleert is wat je uitvoert
11
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
Routeer automatisch uw taken
22
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
Swimlane = procesdeelnemer
Activiteit: initieert 1 of meerdere taken
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
Real-time inzicht en controle
33
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
Inzicht in prestatiesKPI’sReal-time rapporten
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
Eenvoudig processen simuleren
44
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
Op basis van zelf ingevoerde parametersImpact analyse bij veranderingen (What if)Vergelijken met werkelijkheid (How did I do?)
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
55Procesanalyse op basis
van historische gegevens
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
Op basis van werkelijke, historische gegevensProcesanalyes (bottleknecks, uitzonderingen,…)Proces optimaliseren
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
Snel aanmaken & aanpassen van processen
66
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
Drag and dropBPMN standaardSwimlanes, activiteiten, beslismomenten,…
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
Eenvoudig aan te maken gebruikerschermen
77
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
Drag & dropWYSIWYG
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
Direct testen
88
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
Wat je modelleert is wat je uitvoertPlaybacks
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
Samenwerking tussen business en IT
99
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
Één modelToolkitsBPMN modelleringHerbruikbare services
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
Processen centraal beheerd Er is maar 1 waarheid
1010
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
Process Center: bevat alle procesapplicaties
Één bibliotheek met alle processen, services, data, etc.
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
Integreren met meerdere systemen
1111
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
ISSCRM
ERPDB !
Manager
Leverancier Financiën
MagazijnVerkoper
BPMS
‘Gelaagd’ modelGedeelde servicesStandaarden: WSDL, XML, …
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
80% reductie van handmatige taken
bij factuur boekingen
Proces van goedkeuring gereduceerd
van 33 naar 7 dagen
Benodigde trainingstijd
gereduceerd met 50%
Betwiste omzet gereduceerd met 3
miljoen in 3 maanden
2 miljoen per kwartaal bespaard door
effectieve oplossing en registratie van geweigerde orders
Klant tevredenheid verhoogd met 7%
naar 92%
In staat om in 10 minuten te switchen
van verzender
Binnen 3 maanden alle nieuwe wettelijke
eisen geïmplementeerd
Snelle HR processengebouwd met een
nadruk op self-service opties
Efficient Effectief Flexibel
Klanten die al hebben gescoord!
YOU GET | LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE
You Get BV
Tel: + 31 20 737 02 76
Fax: + 31 20 890 85 17
Email: [email protected]
Web: http://www.you-get.com
Voor meer informatie…
LOCAL EYE – GLOBAL PERSPECTIVE