XXIX Reunión Anual 2013

Información para proveedores. Parte 2: Participando como proveedor

en la Reunión Anual

Objetivo central de la reunión

Consolidar experiencias e intenciones para lograr una relación más armónica y productiva entre proveedores y miembros de CONPAB-IES,

A.C.

Objetivos específicos en torno al objetivo central

• Que todos los bibliotecarios conversen con todos los proveedores acerca de sus productos, servicios y propuestas.

• Dedicar una sesión específica para que se escuchen las principales inquietudes, esperanzas y preocupaciones de los proveedores, y también las de los bibliotecarios.

• Que al dejar el sábado la Reunión Anual, todos, bibliotecarios y proveedores, la dejemos con la sensación de que el tiempo fue muy bien aprovechado.

Nota: Se abordarán otros temas de interés para los miembros de CONPAB.

Medidas para alcanzar el objetivo central

• No habrá stands, habrá mesas para conversar.

• Rifa para bibliotecarios Habrá una rifa para los bibliotecarios, cada proveedor aportará al menos un regalo y, para tener derecho a ellos, los bibliotecarios deberán conversar con todos los proveedores.

• Recesos: – Habrá al menos dos recesos cada día.

– Las sesiones de jueves y viernes terminarán a las 18 horas, se contempla como tiempo de relación el que va de 18 a 20 horas (y continuará en la cena respectiva).

• Eventos de convivencia – Coctel de bienvenida

– Cena de clausra

– Tomaremos todos los alimentos juntos (3 desayunos, dos comidas y la cena del jueves).

• Habrá una sesión de trabajo de 1.5 a 2 horas, de bibliotecarios y proveedores para explorar las principales inquietudes en vistas a una relación armónica y productiva.

Aclarando lo de las mesas…

Para alcanzar el objetivo principal y los objetivos subordinados hemos decidido probar este año una variante: no habrá stands, los proveedores estarán cómodamente sentados en mesas con electricidad y red inalámbrica en una zona muy amplia y cómoda del hotel. Ahí esperarán a los bibliotecarios que acudirán con cada proveedor a conversar sobre sus empresas, productos y servicios. En esta ocasión lo importante es la conversación (no el número o ubicación de la mesa).

Mecánica de los recesos y las conversaciones

• En el programa definitivo se informará de la distribución final de los recesos y los respetaremos muy rigurosamente.

• Los recesos son parte del programa y se les designará tiempo suficiente para la relación con los bibliotecarios.

• Las sesiones de jueves y viernes concluirán a las 18 horas, habrá tiempo hasta las 20 horas ambos días para continuar las conversaciones.

• También podrán realizarse las conversaciones en los momentos en común como coctel de bienvenida y todos los desayunos, comidas o cenas.

Hospedaje

• A fin de lograr juntos el objetivo central de la Reunión Anual, se pide a los proveedores que se hospeden, reservando a la brevedad, en el hotel Fiesta Inn.

• Dado que queremos comer, cenar y desayunar con ustedes, hemos negociado una cuota única que incluye la habitación, propinas, impuestos y alimentos.

– Costo por tres noches, una persona en habitación sencilla: $4,861.40.

– Costo por tres noches, dos personas en habitación doble: $6,992.80.

• Insistimos en que se hospeden por tres noches. Cualquier excepción debe negociarse con el hotel para ajustar tarifa.

Hospedaje de otras noches

En caso de requerir hospedaje antes o después del evento, hemos negociado con el hotel una

tarifa especial que incluye impuestos y propinas:

$910.00 en habitación doble o sencilla por noche (no incluye alimentos).

Válido hasta por dos noches antes o dos noches después de la Reunión Anual

Reservaciones en hotel

Nombre del evento: XXIX Reunión Anual de CONPAB

Código: GVZFK

Tel. de la Central de Reservaciones 01-800-504-5000

Contacto en el hotel: Alexandra Bolaños

Sobre los regalos

• El regalo es un compromiso muy serio de las empresas que participen en la Reunión Anual, se pide mucha formalidad y llevarlo consigo el miércoles 28 en la noche pues, de lo contrario, no podrán participar.

• Se solicita a cada empresa un regalo con valor mínimo de $5,000 M.N. que será entregado por cada proveedor a quien lo gane en la rifa que se realizará durante cena de clausura.

• Se pide a los proveedores que no lleven exceso de equipaje ni los regalos tradicionales de congresos (excepto cosas prácticas, útiles y pequeñas, como plumas, USBs, etc.).

Sobre los regalos

• No se permite que el regalo sea en productos o servicios de la empresa.

• No se aceptan vales o promesas diversas, excepto si el regalo es un viaje.

• El regalo debe ser consensado con la Secretaria de CONPAB, ella dará el visto bueno a las propuestas de regalo.

Lic. Verónica Lara, ennvlara@uacam.mx

Tel: 01 (981) 811-9800, Ext: 1100100

Mecánica general de la rifa • Los regalos serán propiedad de la persona que asiste por

cada Biblioteca o Sistema Bibliotecario miembro de CONPAB-IES.

• Los proveedores podrán dar más de un regalo, ellos definirán si se entregan a un solo ganador o a varios de los bibliotecarios.

• CONPAB será el facilitador de la rifa, los regalos los dará directamente el proveedor al ganador específico.

• La rifa se realizará en la cena de clausura el viernes. • Para tener derecho a participar, el bibliotecario:

– Deberá estar presente – Deberá haber conversado con todos los proveedores según lo

muestre su plantilla de firmas. – Deberá ser el titular del sistema bibliotecario o representante

debidamente acreditado.

Patrocinios especiales

• Diamante: Aportación económica adicional de 30,000 M.N.

• Oro: Aportación económica adicional de 15,000 M.N.

Beneficios de ser patrocinador

• Publicar su logo en el póster oficial

• Aparecer con su categoría de patrocinio (Diamante u Oro) en el sitio web de CONPAB por un año (y liga a sus sitios web)

• Recibir reconocimiento público y diploma especial en la cena de clausura

Cantidad de proveedores

• Hemos definido que, para poder conversar con todos los proveedores, no podrá haber más de treinta.

• Su lugar como proveedor tiene que ver con el pago de la cuota de $15,000 (o la especial como patrocinador) y el compromiso de hospedaje y regalo.

• Al completarse los treinta proveedores se cierra el registro.

Depósitos y pagos

Con la Tesorera de CONPAB-IES, A. C.,

C.P. Irma de León Muñoz.

Teléfono directo: 01 (449) 910-7445

Conmutador: 01 (449) 910-74-00 Ext: 223

e-mail: igdleon@correo.uaa.mx

Asistente: Lic. María Imelda García Velazco

Teléfono directo 01 (449) 910-7446

migarcia@correo.uaa.mx

Datos para depósito bancario desde México

Banco: Santander

A nombre de CONPAB-IES

Cuenta Número 65-50243572-3

Para transferencias inter-bancarias en México la Clabe es 014650655024357232

Datos para depósito bancario desde otros países

Bank name: Santander (México), S.A. Bank Address: Maximino Ávila Camacho No. 219 Puebla, Pue, C. P. 72000 Bank account number: 65-50243572-3 Bank sort code / agency number: 400047144 0110 Suc. Oficina Central SWIFT Code: BMSXMXMM Clabe: 014650655024357232 ABA 021000021

Nota: depositar monto exacto en pesos mexicanos.

Síntesis de información sobre participación

• El pago y separación se realizarán con la Tesorera de CONPAB-IES, A.C., la C.P. Irma Graciela de León.

• Al momento del pago deben enviar un mensaje de correo electrónico con los siguientes compromisos: – Hospedarse en el mismo hotel que nosotros y pagar la

cuota establecida con ellos, que incluye alimentos y participación en coctel de bienvenida y cena de clausura.

– Compromiso formal de entregar el regalo consensado con la Lic. Verónica Lara en la cena de clausura (no se aceptarán vales, excepto si el premio es un viaje).

Síntesis del costo para usted

1. Transportación (depende de usted por completo).

2. Hospedaje y alimentos entrando miércoles y saliendo sábado: – Una persona en habitación doble: $4,861.40. – Dos personas en habitación doble: $6,992.80.

3. Cuota por participación por empresa: $15,000 pesos mexicanos (más patrocinio, si así lo decide).

4. Regalo de al menos $5,000 para rifar y entregar a un Director de Biblioteca.

Información del hotel

Hotel Fiesta Inn Morelia Av. Ventura Puente esq. Av. Camelinas

Col. Félix Ireta 58070, Morelia, Mich.

Teléfono: +52 (443) 322 80 06

FAQ

P. Yo no tendré un stand/mesa pero quiero participar pues soy fabricante, no vendo directo y tengo una alianza con la empresa X. R. Sí, usted puede participar aliado a la empresa X, sin

embargo debe cumplir dos requisitos: • Hospedarse en el hotel y pagar la tarifa acordada con ellos

para que pueda usted acompañarnos en todos los momentos estratégicos.

• Llevar el regalo que usted entregará a un bibliotecario en la Cena de Clausura.

P. ¿El número de mesa es relevante? R. No, es completamente irrelevante.