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Sistema de InvitacionesPara Compras Directas

MANUAL DE EJECUTIVOS(dependencias y entidades)

Funciones de Ejecutivos

• Como acceder al sistema• Pantalla de inicio• Ver invitaciones a detalle• Publicar nuevas invitaciones• Cancelar invitaciones• Seguimiento de invitaciones• Adjudicar invitación• Reportes• Cerrar sesión

dgrmsg.guanajuato.gob.mx

Como acceder al sistema


1. Abrir un explorador de internet y teclear la siguiente dirección: http://dgrmsg.guanajuato.gob.mx/adquisiciones.gto/

2. Introducir nombre de usuario y contraseña y presionar “Ingresar” *

3. En caso de ser la primera vez que ingresa al sistema, deberá asignar una contraseña nueva y registrar su dirección de correo electrónico.

* El nombre de usuario es el número de proveedor, De no contar con contraseña, deberá ponerse en contacto con un ejecutivo de compras en la Dirección de Adquisiciones y Suministros.

http://dgrmsg.guanajuato.gob.mx/adquisiciones.gto/






Pantalla de inicio


Elementos de la pantalla de inicio.

1. Enlaces de interés

2. Listado de Invitaciones activas

3. Listado de Invitaciones Concluidas

4. Búsqueda rápida

5. Filtro de estatus de invitaciones concluidas

6. Selector de página las invitaciones tanto activas como concluidas se muestran en varias paginas (20 por página).

Puede tener los siguientes valores:

•Todas•Adjudicadas – Con oferta adjudicada•En proceso – Analizando ofertas•Canceladas•Desiertas – no tuvieron ofertas

Ver invitaciones a detalle


1. En la pantalla inicial, hacer clic sobre el icono

2. Se muestra una pantalla con detalles de la invitación. Puede consultar el documento de invitación y las especificaciones de cada posición haciendo clic sobre los enlaces correspondientes.

3. Si aún no se ha cumplido la fecha límite de recepción de ofertas, no podrá ver las ofertas de los proveedores, se muestra un mensaje que así lo indica.

4. Las invitaciones publicadas no pueden ser modificadas, sin embargo puede cancelar las invitaciones indicando el motivo de cancelación

Publicar nuevas invitaciones (1/3)


1. En el menú superior, hacer clic en “publicar invitación”

2. Llenar los datos solicitados

3. Hacer clic en el botón “Siguiente >>”



4. Para anexar el documento de la invitación, presione el botón “Browse” o “Navegar”

5. Seleccione el archivo que desea anexar.

6. Presione el botón “Abrir”

7. Llene los datos de la posición, la descripción es donde se introducen todos las características de los artículos correspondientes a la posición.

8. Si desea agregar una posición adicional, presione el botón “Agregar posición”. Si desea quitar una posición, presione el boton “Cancelar posicion”, se cancela la última posición de la lista.

9. Presione el botón “PUBLICAR INVITACIÓN”. Se mostrará un mensaje de confirmación.



10. Al finalizar la transferencia se mostrará un mensaje de confirmación

11. Verifique que, tanto el documento de invitación como la descripción de las posiciones haya subido correctamente haciendo clic en los enlaces correspondientes

Cancelar una invitación (1/2)


1. En la pantalla inicial, hacer clic sobre el icono

2. Se abre la pantalla de detalles de la invitación. En la sección de “Cancelar la invitación”, presione el botón “Siguiente >>”

Cancelar invitación (2/2)


3. Introducir el motivo de la cancelación

4. Presionar el botón “CANCELAR INVITACIÓN”

Se mostrará un mensaje indicando que se canceló la invitación.

Seguimiento de invitaciones


Una vez cumplida la fecha límite, la invitaciones pasan automáticamente al listado de invitaciones concluidas y adquieren diferentes estatus, como se muestra en el siguiente diagrama:

Invitación activa

Se cumple la fecha límite

Hay una o mas ofertas

Invitación desierta

Invitación en proceso: las ofertas son analizadas

por los ejecutivos

Las ofertas cumplen los

requerimientos

Invitación con ganadores:Se declara las ofertas

ganadoras para cada partida

Invitación canceladasi

si si

no

no

Nota: las invitaciones también pueden ser canceladas antes de la fecha límite en caso de resultar procedente.

Seguimiento de invitaciones


El estatus de cada invitación concluida se ve reflejado en el

listado de invitaciones concluidas.

Si su oferta es seleccionada como ganadora, aparecerá una leyenda que así se lo indique.

Puede consultar mas detalles de la invitación.

IMPORTANTE: La lista de invitaciones concluidas se

presenta en varias páginas.

Filtro de estatus

Adjudicar una invitación (1/5)


Una vez que se cumpla la fecha límite de recepción de ofertas, las invitaciones adquieren el estatus de “En Proceso” y se muestran en el listado de invitaciones concluida con la etiqueta “Analizando ofertas”, siempre y cuando se cumplan los siguientes requisitos:

•Para invitaciones cuyo techo presupuestal es mayor a $250 000 + IVA (dependencias) y $230 000 + IVA (entidades), la invitación debe tener propuestas de al menos 3 proveedores distintos

•Para invitaciones cuyo techo presupuestal no rebase los montos anteriores, debe haber al menos una oferta en cualquier posición.

En caso de no haberse cumplido los requisitos anteriores la invitación es declarada “desierta” de manera automática especificando el motivo.



1. En el listado de invitaciones concluidas, hacer clic en la invitación recién finalizada.

*. En ocaciones la invitación no aparecerá en la primera página por lo que puede ser dificil de hubicar. Para facilitar esta tarea, puede establecer el filtro de estatus al valor “En Proceso” para que solo se muestren las invitaciones pendientes de adjudicar.

También puede buscar la invitación ya sea por número o descripción en el campo de búsqueda rápida en la parte superior derecha de la pantalla.



2. Se muestra una pantalla con los detalles de la invitación, cada una de sus posiciones, así como la participación de los distintos proveedores. Presionar el botón

“ADJUDICAR POSICIONES A PROVEEDORES”



3. Para cada posición, seleccione el proveedor adjudicado. En caso de que ninguna oferta cumpla con los requerimientos, puede seleccionar la opción “NINGUN PROVEEDOR CUMPLE”. Notese que una vez adjudicado un proveedor, este resultado no podrá ser modificado.

Realice este paso con extremo cuidado.

4. Una vez que haya determinado el resultado de cada una de las posiciones presiones el botón “GUARDAR DATOS”. Al final de la página.



Después de haber presionado el botón “Guardar” se mostrará una pantalla de confirmación con un resumen de los proveedores adjudicados en cada una de las posiciones

Reportes avanzados


1. Hacer clic en reporte avanzado en el menú superior

2. Establecer los filtros a como le resulten convenientes, los campos en blanco son considerados comodines, es decir, se muestran todos los datos sin filtrar.

3. Presione “Generar reporte”

Se genera un reporte de acuerdo a los filtros establecidos

Cerrar sesión


Cuando haya finalizado de usar el sistema, cierre su sesión haciendo clic en “Cerrar Sesión” en la parte superior derecha.

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