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MICROSOFT ACCESS
ASIGNATURA: Computación Avanzada
ESTUDIANTE: Wendy Michay
¿QUE ES MICROSOFT ACCESS ?
Una base de datos de Microsoft Access es un
conjunto de información relacionada con un tema o
propósito particular.
Se basa en la simplicidad, con plantillas listas para
que empecemos a trabajar y tiene herramientas
eficaces para mantenerse al día a medida que los
datos crecen.
Es un sistema interactivo de administración de
bases de datos para Windows. Access tiene la
capacidad de organizar, buscar y presentar la
información resultante del manejo de sus bases de
datos.
ENTRE SUS PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS SE
ENCUENTRAN:
Access es gráfico, por lo que aprovecha al máximo la potencia gráfica de Windows, ofreciendo métodos usuales de acceso a los datos y proporcionando métodos simples y directos de trabajar con la información.
Access facilita la administración de datos, ya que sus posibilidades de consulta y conexión le ayudan a encontrar rápidamente la información deseada, cualquiera que sea su formato o lugar de almacenamiento.
Con Access es posible producir formularios e informes sofisticados y efectivos, así como gráficos y combinaciones de informes en un solo documento.
Access permite lograr un considerable aumento en la productividad mediante el uso de los asistentes y las macros. Estos permiten automatizar fácilmente muchas tareas sin necesidad de programar.
LOS ELEMENTOS QUE CONFORMAN UNA BASE
DE DATOS EN ACCESS SON:
Tablas: Colección de datos
Consultas: Acciones con los
datos
Formularios: Presentación de los
datos
Reportes o Informes: Impresión de los datos
Macros: Rutinas cortas para ejecutar eventos o acciones.
Módulos o Procedimientos: Definición de procedimientos comunes, variables públicas.
TABLAS
Una tabla es una colección de datos sobre un tema específico,
como productos o proveedores. Al usar una tabla independiente
para cada tema, los datos se almacenan sólo una vez. Esto tiene
como resultado una base de datos más eficaz y menos errores de
entrada de datos.
Cómo se organizan los datos en tablas
Las tablas organizan datos en columnas (denominadas campos) y
filas (denominadas registros).
CREAR UNA TABLA
Haga clic en el botón
Microsoft Office y luego
en Abrir.
En el cuadro de diálogo Abrir,
seleccione la base de datos
que desea abrir y luego haga
clic en Abrir.
En la pestaña Crear, en el
grupo Tablas, haga clic
en Tabla.
CONSULTAS
Se utilizan consultas para ver, modificar y analizar datos de formas diferentes.
También pueden utilizarse como el origen de registros para formularios, informes y páginas de acceso a datos (página de acceso a datos: página Web, publicada desde Access, que tiene una conexión a una base de datos. En una página de acceso a datos, puede ver, agregar, editar y manipular los datos almacenados en la base de datos. Una página puede incluir también datos de otros orígenes de datos, como Excel.).
CREAR UNA CONSULTA
1. Haga clic en Inicio > Avanzadas> Consulta.
2. En el cuadro Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla Productos > Cerrar.
3. Para agregar los campos a la cuadrícula de diseño, en el cuadro Productos, haga doble clic en Nombre del producto y Precio en lista.
4. Haga clic con el botón derecho en la pestaña
Consulta > Guardar y proporcione un nombre para
la consulta.
5. Para ver los resultados de la consulta, haga clic con
el botón derecho en la pestaña Consulta > vista Hoja
de datos.
FORMULARIOS
Un formulario es un tipo de objeto de base de datos que se utiliza fundamentalmente para introducir o mostrar datos en una base de datos. También puede usar un formulario como un panel de control que abra otros formularios e informes en la base de datos, o como un cuadro de diálogo personalizado que aceptar los datos del usuario y realiza la acción basada en la
entrada.
CREAR UN FORMULARIO EN ACCESS
El primer paso para crear un formulario es seleccionar la tabla en la cual se basará el formulario y posteriormente ir a la ficha Crear donde pulsaremos el botón Formulario e inmediatamente observaremos el formulario en pantalla
En la parte inferior del formulario podrás observar un grupo de controles que nos permitirán desplazarnos entre todos los registros de la tabla.
Guardar el formulario
Finalmente debemos pulsar el botón Guardar para asignar un
nombre a nuestro nuevo formulario y guardarlo como parte de
nuestra base de datos Access.
Podrás acceder al formulario desde el panel izquierdo que
despliega los objetos de Access.
INFORMES
Un informe es
un método eficaz de
presentar los datos en
formato impreso. Dado
que tiene el control
sobre el tamaño y el
aspecto de todo el
informe, puede mostrar
la información en la
manera que desee
verla.
CREAR UN INFORME
1. En el panel de navegación, haga clic en la tabla o
consulta en la que desea basar el informe.
2. En la ficha crear, en el grupo informes, haga clic
en informe.
3. Access crea el informe y lo muestra en la vista
Diseño.
MACROS
Una macro es un conjunto de
una o más acciones que cada
una realiza una operación
determinada, tal como abrir un
formulario o imprimir
un informe. Las macros pueden
ayudar a automatizar las
tareas comunes.
Por ejemplo, puede ejecutar
una macro que imprima un
informe cuando el usuario haga
clic en un botón de comando.
MÓDULOS
Un módulo es básicamente un conjunto de declaraciones, instrucciones y procedimientos que se almacenan en una unidad con nombre para organizar el código de Microsoft Visual Basic
Microsoft Access tiene dos tipos de módulos:
módulos estándar: puede colocar los procedimientos Sub y Function que desee que estén disponibles para otros procedimientos de la base de datos.
módulos de clase: puede contener la definición de un nuevo proyecto. Cada instancia de una clase crea un objeto nuevo.