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San José, 17 de setiembre de 2013INF-DGAI-025-2013

LicenciadaCarole Quesada RodríguezSubdirectora General Dirección General de Hacienda

ASUNTO: Informe de Control Interno de la División de Incentivos Fiscales de la Dirección General de Hacienda

Estimada señora:

Nos permitimos presentarle el informe INF-DGAI-025-2013 sobre la evaluación de control interno de la División de Incentivos Fiscales de la Dirección General de Hacienda, el cual en el apartado de resultados contiene algunos aspectos de control interno que requieren ser revisados y fortalecidos conforme con las recomendaciones que se formulan, y que deben ser incorporadas como parte de la mejora continua que lleva a cabo esa División.

Las recomendaciones que se emiten están sujetas a lo dispuesto en el artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo improrrogable de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del informe, para ordenar la implantación de las recomendaciones, y si discrepa debe elevar el informe al Ministro con las objeciones y soluciones alternas con copia a la Auditoría Interna.

Por lo anterior, le agradecemos comunicar a esta Dirección dentro del plazo señalado la decisión que se tome al respecto, así como ordenar que se realice en un plazo razonable el plan de acción para el efectivo cumplimiento de lo recomendado.

Atentamente,

Olman Saborío AlfaroDirector General

C: ConsecutivoExpediente

Avenida 2, Calle 1 y 3. Diagonal al Teatro Nacional. San José, Costa Rica. Tel:(506)2284-52-42 Fax: 2222-1334 - www.hacienda.go.cr

http://www.hacienda.go.cr/

INF-DGAI-025-2013

Dirección: Av. 2da, Calle 1 y 3, diagonal al Teatro Nacional, San José, Costa Rica •Tel 2284-5242/Fax: 2222-1334 • www.hacienda.go.cr

INFORME SOBRE LAS PRINCIPALES FUNCIONES DE LA DIVISIÓN DE

INCENTIVOS FISCALESDE LA DIRECCIÓN GENERAL DE

HACIENDA

DIRECCIÓN GENERAL DE AUDITORIA INTERNASeptiembre, 2013


INFORME SOBRE LAS PRINCIPALES FUNCIONES DE LA DIVISIÓN DE INCENTIVOS FISCALESDE LA DIRECCIÓN GENERAL DE HACIENDA

TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN..........................................................................................................................................1

1.1 Origen...........................................................................................................................................................................1

1.2 Objetivo del Estudio.....................................................................................................................................................1

1.3 Alcance.........................................................................................................................................................................1

1.4 Comunicación oral de resultados..................................................................................................................................1

1.5 Normativa relacionada con control interno..................................................................................................................1

1.6 Generalidades...............................................................................................................................................................2

2. RESULTADOS...............................................................................................................................................3

2.1 Sobre el plan de capacitación de la División de Incentivos Fiscales.......................................................................3

2.2 Sobre los informes de Compras Locales Exentas por Resoluciones de la Subdirección de Programación............4

2.3 Aspectos a mejorar en el Departamento de Fiscalización.......................................................................................5

2.4 Aspectos a mejorar en el Departamento de Gestión de Exenciones........................................................................9

2.5 Necesidad de oficializar algunos procedimientos....................................................................................................9

2.6 Sobre la visita a las instalaciones de la División de Incentivos Fiscales...............................................................10

3. CONCLUSIONES........................................................................................................................................12

4. RECOMENDACIONES..............................................................................................................................13




RESUMEN EJECUTIVO

El estudio se realizó de conformidad con el Plan de Trabajo Anual del 2013 y comprende la revisión de los controles de las principales funciones de la División de Incentivos Fiscales de la Dirección General de Hacienda, establecidas en el Decreto Nº 35366-H Reglamento de organización y funciones de la Dirección General de Hacienda, el 24 de junio del 2009, específicamente la Subdirección de Programación, Subdirección Supervisión Operativa, Departamento Fiscalización que incluye las unidades de Beneficiarios Públicos y Estudios Especiales, Beneficiarios Privados, Departamento Gestión de Exenciones, que está integrado por la Unidad Importaciones y la Unidad Compras Locales. El periodo de estudio comprende de enero del 2012 a mayo de 2013 extendiéndose cuando fue necesario.

La División de Incentivos Fiscales ha establecido algunos controles que le permitan garantizar en forma razonable el cumplimiento de sus principales funciones, conforme con el Reglamento de Organización y Funciones de la Dirección General de Hacienda. No obstante, presenta los siguientes aspectos de control relacionados con la Subdirecciones de Programación así como de los Departamentos de Gestión de Exenciones y de Fiscalización, que son susceptibles a ser fortalecidos.

a) Sobre el desarrollo de un plan de capacitación, con actividades orientadas al manejo de herramientas tecnológicas que apoya la labor administrativa y operativa de la División (manejo de base de datos, paquetes como Word, Excel y otros), aspectos gerenciales (elaboración de planes, establecimiento de objetivos, metas e indicadores, entre otros), cambios en la legislación, temas de fiscalización, con la coadyuvancia del Centro de Investigación y Formación Hacendaria.

b) Necesidad de un procedimiento que involucre las actividades relacionadas con recepción, registro, análisis y seguimiento de los informes de Compras Locales Exentas por Resoluciones de la Subdirección de Programación, que contemple, aspectos como la fecha en que se deben presentar dichos informes al Director de la División de Incentivos Fiscales.

c) Si bien, el Departamento de Fiscalización dispone del procedimiento denominado “Fiscalización, uso y destino de bienes exonerados”, para realizar sus fiscalizaciones, sin embargo, no cuenta con un procedimiento documentado de supervisión, que permita integrar en un solo documento las acciones relacionadas con la supervisión de los estudios de fiscalización y facilitar su aplicación en el mejoramiento de la calidad de las labores, a través de la revisión periódica del trabajo, en función de los objetivos planteados; para que dicha labor se desarrolle con la máxima economía, eficiencia, eficacia, efectividad, imparcialidad y con apego a la normativa que regula esa materia. Lo anterior, por cuanto tampoco se observó que en procedimientos específicos se considere en forma adecuada esta función.

Además, se determinó que los documentos de elaboración y envío de la nota aviso de remate de un bien exonerado contenidos en los expedientes, no siempre se encuentran bien archivados por parte de la Unidad de Beneficiarios Públicos del Departamento de Fiscalización. Por otra parte, ese Departamento no dispone del respaldo documental que evidencie que los fiscalizadores que desarrollan los estudios establecidos en el Plan Anual de Fiscalización, han hecho su labor con objetividad e independencia, en relación con las empresas donde se realice el estudio de uso y destino de bienes exonerados.

d) El Departamento de Gestión de Exenciones ha realizado esfuerzos de control interno para efectuar la aprobación de las exenciones relacionadas con la importación de bienes o compras locales, no obstante, las solicitudes de exenciones para compras locales, tramitadas en la Unidad de Compras Locales, no se está ajustando el plazo de 15 días hábiles establecido en el artículo 15 del Instructivo General para Compras en el Mercado Local, según se nos indicó por la cantidad de estas y cantidad del personal dedicado a esa función.

e) La División de Incentivos Fiscales ha realizado esfuerzos importantes en sus diferentes Subdirecciones, Departamentos y Unidades, en lo que respecta a establecer los procedimientos. No obstante, algunos procedimientos no se encuentran aún oficializados y divulgados por el Director de la División de Incentivos Fiscales, tal es el caso de

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los relacionados con criterios de selección para el Plan Anual de Fiscalización, mantenimiento de base de datos de exenciones aplicadas a nivel de importación de mercancías, diagnósticos regímenes de exención y evaluaciones de costo/beneficio, identificación de criterios de riesgos en el otorgamiento de beneficios fiscales, entre otros.

f) El Departamento de Gestión Exenciones presenta algunas condiciones en sus instalaciones, las cuales consideramos que son susceptibles de mejora en el proceso continuo del fortalecimiento del sistema de control interno, relacionado con la seguridad del servidor del Sistema de Exonet, y con la seguridad e integridad de las personas al utilizar el pasillo de salida de emergencias ubicado al lado de las oficinas que dan hacia la carretera por presentar algunas limitaciones para el libre acceso.

Se realizan las recomendaciones correspondientes, según los aspectos determinados y presentados en el apartado de resultados de este informe, en aras de que a la brevedad posible se tomen las medidas correctivas que proceden.

Este informe está sujeto al artículo 36 de la Ley 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo improrrogable de 10 días posterior al recibo del informe para ordenar la implantación de lo recomendado, y si discrepa de ellas debe elevar el informe al Ministro con copia a la Auditoría Interna, con las objeciones y soluciones alternas .




1. INTRODUCCIÓN

1.1 Origen

El presente estudio se origina de conformidad con el Plan de Trabajo Anual del 2013.

1.2 Objetivo del Estudio

Evaluar el control interno de la División de Incentivos Fiscales a fin de determinar el cumplimiento de la normativa vigente, la salvaguarda de los recursos, la eficiencia y eficacia de las operaciones, la confiabilidad y oportunidad de la información que se genera para la toma de decisiones; así como su contribución a los objetivos de la Dirección General de Hacienda.

1.3 Alcance

Comprende la revisión de los controles de las principales funciones de la División de Incentivos Fiscales de la Dirección General de Hacienda, establecidas en el Decreto Nº 35366-H Reglamento de Organización y Funciones de la Dirección General de Hacienda, del 24 de junio del 2009, específicamente Subdirección de Programación, Departamento Fiscalización que incluye las unidades de Beneficiarios Públicos, Beneficiarios Privados, Departamento Gestión de Exenciones, que está integrado por la Unidad Importaciones y la Unidad Compras Locales. El periodo de estudio comprende de enero del 2012 a mayo de 2013.

Las actividades de este estudio se realizaron de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la Auditoría Interna del Sector Público1

1.4 Comunicación oral de resultados

Los resultados y recomendaciones que contiene este informe fueron comunicados oralmente el 09 de setiembre de 2013, al Lic. Juan Carlos Brenes Brenes, Subdirector General de Hacienda a.i., Lic. Gabriela Martinez Moya, Jefe Departamento de Fiscalización, Lic. Maria de los Angeles Ramírez Rojas, Subdirectora Supervisión Operativa, Lic. Julio Sandoval Vega, Jefe Departamento de Exenciones, quienes realizaron algunas observaciones al respecto, pero en términos generales estuvieron de acuerdo con las recomendaciones formuladas. Las consultas y comentarios realizados por los presentes en la medida de las circunstancias fueron considerados en este informe.

1.5 Normativa relacionada con control interno

A fin de prevenir efectos negativos por inobservancia de la legislación vigente, se transcriben a continuación los artículos de la Ley General de Control Interno Nº 8292, que regulan los deberes en materia de control interno, el trámite de informes y los plazos que deben observarse, así como las posibles responsabilidades en que se puede incurrir por incumplimiento injustificado de esas disposiciones.

“Artículo 10. -Responsabilidad por el sistema de control interno. // Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”

1 Directriz DGAI-622-2012 de fecha 21 de diciembre 2012.



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“Artículo 12. -Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno . …c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que corresponde…”

“Artículo 36.-Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados. b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.”

“Artículo 39.-Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.[…] // Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente. […]”

1.6 Generalidades

La Dirección General de Hacienda es un organismo técnico especializado en materia fiscal de su competencia y es asesor obligado de las autoridades del Ministerio en este campo, para lo cual cuenta con las atribuciones dadas a través de su ley de creación Nº 3022 del 27 de agosto de 1962. Asimismo, con Decreto Ejecutivo Nº 35366-H del 24 de junio del 2009 publicado en La Gaceta No. 136 del 15 de julio del 2009, se reglamenta la organización y funciones de la Dirección General de Hacienda, y en Decreto Ejecutivo Nº 36003-H del 22 de abril de 20102, se realizan adiciones al Decreto Nº 35366-H mencionado.

Como funciones principales y competencias asignadas a la División de Incentivos Fiscales, le corresponde brindar asesoría a la Dirección General, elaborar la programación, planeamiento, procedimientos y normativa relacionada con los incentivos fiscales otorgados, en cuanto a gestión y fiscalización.

A continuación se hace referencia a algunas unidades administrativas y sus respectivas funciones, consideradas sustantivas para el objetivo de la División de Incentivos Fiscales, que fueron sujeto de estudio. Cabe señalar que para el presente estudio no se considera la Subdirección de Normativa, por significar una unidad con funciones adjetivas para la División que está auditando.

En lo que respecta a la Subdirección de Programación, le corresponde principalmente diseñar el Plan Anual de Fiscalización, en este sentido presenta el informe correspondiente al Director de la División de Incentivos Fiscales para su revisión y aprobación.

2 Publicado en la Gaceta Nº 99 del lunes 24 de mayo 2010




A la Subdirección de Supervisión Operativa, entre otras funciones le corresponde evaluar los resultados de los planes y programas de fiscalización, efectuar diagnósticos de los regímenes de exenciones.

Dentro de las funciones del Departamento de Fiscalización, le corresponde la ejecución de auditorías dirigidas a determinar el correcto uso y destino de los bienes de los incentivos fiscales, conforme con el Plan Anual de Fiscalización, colaborar en la ejecución de programas de capacitación dirigidos a los entes recomendadores y beneficiarios de incentivos, supervisar las gestiones de remates sobre bienes exonerados.

La Unidad de Beneficiarios Privados, debe efectuar la programación de la ejecución del Plan Anual de Fiscalización que realizarán los fiscalizadores de la Unidad, además aprueba el inicio de los procedimientos administrativos para declaratoria de ineficacia de notas de exoneración.

El Departamento de Gestión de Exenciones tiene asignado mediante decreto conocer las solicitudes de exención autorizando o denegando el beneficio del incentivo fiscal, en estricto apego a la legislación que las ampare.

Como parte de las funciones asignadas por decreto a la Unidad de Importaciones, relacionadas con la gestión de exenciones a nivel de Importaciones, se encuentra la aprobación de las exenciones relacionadas con la importación de bienes, aprobar los movimientos relacionados con bienes exentos, tales como la inscripción, desinscripción, liberación, anulación, traspaso, corrección, revalidación y liquidación de impuestos, entre otras.

La Unidad de Compras Locales tiene asignadas funciones relacionadas con la gestión de exenciones a nivel de Compras Locales, dentro de las que podemos mencionar la aprobación de las exenciones relacionadas con las compras exentas en el mercado nacional de bienes y servicios; aprobar los movimientos relacionados con bienes exentos, tales como ampliación, corrección y liquidación de impuestos.

2. RESULTADOS

2.1 Sobre el plan de capacitación de la División de Incentivos Fiscales

Para atender las competencias y funciones establecidas en el Decreto Nº 35366-H antes citado, requiere que los funcionarios de sus Subdirecciones y Departamentos tengan el conocimiento y actualización sobre temas relacionados con: incentivos fiscales, fiscalización, control interno, definición de indicadores y estándares de medición y criterios de riesgo en el otorgamiento de beneficios fiscales, entre otros.

Al respecto, se determinó que no se dispone de un plan de capacitación, tampoco se observó que en el Plan Anual Operativo de la Dirección General de Hacienda contenga actividades relacionadas con la capacitación de los funcionarios de la División de Incentivos Fiscales.

Si bien es cierto, no existe un documento especifico de detección de requerimientos de capacitación, si se identifican dichos requerimientos a través de la evaluación de desempeño de cada funcionario, donde se consideran temas como: el manejo de herramientas tecnológicas que apoya la labor administrativa y operativa de la División (manejo de base de datos, paquetes como Word, Excel y otros), aspectos gerenciales (elaboración de planes, establecimiento de objetivos, metas e indicadores, entre otros), cambios en la legislación, temas de fiscalización. Además, no se cuenta con capacitación formal desde hace dos años

Asimismo, el Centro de Investigación y Formación Hacendaria, no solicita a esta División ningún plan de capacitación o bien que esta lo prepare y lo remita.

Como sana práctica de control es conveniente que se defina un plan de capacitación para incrementar los desempeños y la productividad de los funcionarios, desarrollar sus competencias y evidenciar el talento de cada colaborador para mejorar la eficiencia y eficacia de las operaciones.




Disponer de un plan de capacitación coadyuva a potenciar a los funcionarios al mejoramiento continuo en materia propia de las competencias y funciones de la División, en aras de incrementar los desempeños y la productividad, desarrollando las competencias y evidenciando el talento de cada colaborador, para ejecutar con mayor eficiencia y eficacia su labor.

Sobre este aspecto, las Normas de control interno para el Sector Público3 establecen la necesidad de que el personal reúna las competencias y valores requeridos para el desempeño de los puestos y la operación de las actividades de control respectivas. Con ese propósito, las políticas y actividades de planificación, reclutamiento, selección, motivación, promoción, evaluación del desempeño, capacitación y otras relacionadas con la gestión de recursos humanos, deben dirigirse técnica y profesionalmente con miras a la contratación, la retención y la actualización de personal idóneo en la cantidad que se estime suficiente para el logro de los objetivos institucionales.

Sobre este punto, en la reunión de comunicación oral de resultados señalado en el punto 1.4 de este informe, el Lic. Juan Carlos Brenes Brenes, comentó que efectivamente el Centro de Investigación y Formación Hacendaria, no ha brindado información sobre posibles capacitaciones como para establecer un plan de capacitación, sino que se ha obtenido información de forma ocasional.

2.2 Sobre los informes de Compras Locales Exentas por Resoluciones de la Subdirección de Programación

La Subdirección de Programación ha realizado esfuerzos para cumplir con sus funciones, en ese sentido diseñó el Plan Anual de Fiscalización, definiendo los regímenes a estudiar, los entes a fiscalizar y los beneficiarios de exoneraciones. Asimismo, ha propuesto y realizado los criterios de selección a utilizar para la fiscalización de los regímenes de exención, incluyendo al menos los siguientes regímenes: Convenios Internacionales, Personas con limitaciones físicas, Taxis, Empresas adjudicatarias de Obra Pública del Gobierno Central, Incentivos Turísticos, Insumos Médicos y Equipo Médico, Equipo Agropecuario.

A la Subdirección de Programación le corresponde llevar el cumplimiento de la Resolución RES-DGH-028-2010 de fecha del 21 de julio del 2010 emitida por la Dirección General de Hacienda, donde se establece el formato para la presentación de los informes semestrales de Compras Locales Exentas por Resoluciones en el mercado nacional, que deben de presentar aquellas entidades que se acogen al sistema de autorizaciones genéricas.

Sin embargo, se determinó que no se dispone de un procedimiento que involucre las actividades relacionadas con recepción, registro, análisis y seguimiento de los informes de Compras Locales Exentas por Resoluciones, que contemple además, la fecha en que se deben presentar dichos informes al Director de la División de Incentivos Fiscales.

Las Normas de Control para el Sector Público en su numeral 4.1 Actividades de control indica "El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar, como parte del SCI, las actividades de control pertinentes, las que comprenden las políticas, los procedimientos y los mecanismos que contribuyen a asegurar razonablemente la operación y el fortalecimiento del SCI y el logro de los objetivos institucionales…”

La falta de dicho procedimiento ha generado que no se cuente con plazos establecidos para la realización y conclusión de los informe semestrales de Compras Locales Exentas por Resoluciones, por lo que hay informes que tardaron de 4 y 6 meses en el proceso y otros no están terminados y tienen una duración de 6 meses a 1 año, tal como se observa seguidamente:

a) Informes primer semestre 2012 de Compras Locales Exentas por Resoluciones Genéricas, están en proceso.

b) Informe segundo semestre del 2012 de Compras Locales Exentas por Resoluciones Genéricas está en proceso.

3 N-2-2009-CO-DFOE de la Contraloría General de la República, publicado en la Gaceta N° 26 del 6 de febrero del 2009




c) Informe primer semestre del 2011 de Compras Locales Exentas por Resoluciones Genéricas se emitió mediante el memorando DIF-P-053-2011 dirigido al Director de la División de Incentivos Fiscales, con fecha del 31 de octubre del 2011, con una duración aproximado de 4 meses para su realización.

d) Informe segundo semestre del 2011 de Compras Locales Exentas por Resoluciones Genéricas, este se emitió mediante el memorando DIF-P-074-2012 dirigido al Director de la División de Incentivos Fiscales, con fecha del 15 de junio del 2012, con una duración aproximado de 6 meses para su realización.

Lo anterior, afecta el adecuado control y seguimiento de las entidades acogidas a las compras por resolución genérica.

Sobre este aspecto, en la reunión de comunicación oral de resultados antes citada, el Lic. Juan Carlos Brenes Brenes, comentó que efectivamente hay que establecer la fecha de entrega del informe a la División de Incentivos Fiscales a la Dirección General de Hacienda.

2.3 Aspectos a mejorar en el Departamento de Fiscalización

El Departamento de Fiscalización ha realizado esfuerzos para cumplir con las funciones establecidas en el Decreto Nº 35366-H citado, en ese sentido, se cumplieron con las auditorias dirigidas a determinar el correcto uso y destino de los bienes de los incentivos fiscales, conforme al Plan Anual de Fiscalización del periodo 2012. También se cumplió en lo concerniente a efectuar diagnósticos y otros estudios relacionados con los entes que recomiendan o que autorizan exenciones. Asimismo, han colaborado con la ejecución de programas de capacitación dirigidos a los entes recomendadores y beneficiarios de incentivos.

No obstante lo anterior, el Departamento de Fiscalización debe mejorar los siguientes aspectos conforme con las prácticas y normas de control interno:

a) Procedimiento de supervisión: Al Departamento de Fiscalización le compete principalmente realizar fiscalizaciones sobre el correcto uso y destino de los bienes de los incentivos fiscales, para realizar dicha labor disponen del procedimiento denominado “Fiscalización, uso y destino de bienes exonerados”, sin embargo, no cuenta con un procedimiento documentado de supervisión, que permita integrar en un solo documento las acciones relacionadas a la supervisión de los estudios de fiscalización y facilitar su aplicación en el mejoramiento de la calidad de las labores, a través de la revisión periódica del trabajo, en función de los objetivos planteados; para que dicha labor se desarrolle con la máxima economía, eficiencia, eficacia, efectividad, imparcialidad y honestidad y con apego a la normativa que regula esa materia.

Se determinó que se han hecho algunos esfuerzos de supervisión, ya que se evidenció que en el período del 2012 a mayo 2013, solamente el 03 de junio del 2012 se realizó una supervisión con cada fiscalizador.No obstante, parece que estos esfuerzos no son suficientes para el tipo de función que conlleva

Además, el Departamento de Fiscalización utiliza un cuadro en Excel donde efectúa un control de los siguientes aspectos: el número de expediente, empresa seleccionada, funcionario responsable, mes programado para finalizar, fecha de asignación, fecha de notificación de inicio, horas aplicadas en el mes, horas acumuladas, horas estimadas, revisión de Jefatura, porcentaje de avance, sin embargo, este cuadro no obedece a una herramienta para la supervisión, es un control que se puede adicionar al procedimiento.

Al respecto la Licda. Gabriela Martínez Moya, Jefe Departamento de Fiscalización, y Maribel Ureña Montero, Coordinadora de la Unidad de Beneficiarios Privados, indicaron lo siguiente "No se cuenta con un procedimiento para la supervisión y no se cuenta con una metodología establecida, ya que se atienden consultas y se realizan comentarios de orientación a los fiscalizadores” 4

Las Normas de Control, en su numeral 4.5.1 Supervisión constante, establece “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben ejercer una supervisión constante sobre el desarrollo de la gestión 4 Minuta N 07 de fecha del 09 de marzo de 2013




institucional y la observancia de las regulaciones atinentes al SCI, así como emprender las acciones necesarias para la consecución de los objetivos.”

Lo anterior podría generar que los fiscalizadores realicen actividades por cuenta propia o sin el acompañamiento o guía adecuada, de acuerdo con su experiencia profesional y conocimiento en la materia, lo que podría conllevar mayor gasto del tiempo programado, así como orientar su investigación con un enfoque diferente al objetivo establecido, lo cual puede afectar el cumplimiento del Plan Anual Operativo y su efectividad.

Sobre este punto, en la reunión de comunicación oral de resultados antes citada, el Lic. Brenes Brenes y demás funcionarios de la Dirección General de Hacienda, indicaron que podría revisarse los procedimientos para fortalecer este aspecto, entre ellos el procedimiento denominado “Fiscalización, uso y destino de bienes exonerados” para incorporar de manera clara y detallado lo que corresponde a la supervisión.

b) Proceso de notificación: Al Departamento de Fiscalización le corresponde realizar la aplicación de la Directriz DIR-D-004-20105, denominada “Instrucciones de Acta de Notificación del Departamento de Fiscalización", para esos efectos a ese Departamento le corresponde emitir oficios y resoluciones que deben ser debidamente notificadas al administrado o a las empresas particulares.

Si bien, para el proceso de notificación se cumple con los siguientes aspectos: 1) Número de resolución u oficio 2) Fecha: corresponde a la fecha de la emisión del oficio o resolución, 3) Administrado: nombre de la persona física o jurídica a la que se dirige el oficio o resolución, 4) Número de expediente asignado por el Departamento de Fiscalización, según Registro Único de Expedientes, 5) nombre de la persona que recibe la notificación, 6) Cédula: corresponde al número de identidad, cédula jurídica o pasaporte de quien recibe el documento, 7) firma de quien recibe la notificación, 8) Relación con el administrado: relación de la persona que recibe la notificación con el administrado, 10) Situaciones especiales, 11) Datos del notificador y testigo, 12) Firmas: se deja constancia del lugar y hora de la notificación. Se consigna la firma del notificador y del testigo en caso necesario.

No obstante, se determinó que no siempre la notificación se ajusta a lo establecido en el punto 9 de la Directriz DIR-D-004-2010, que indica lo siguiente: " Lugar en el que realiza la notificación: dirección señalada o establecida para atender notificaciones; por ejemplo puede ser una notificación personal realizada en una dirección física o por medio de un número de fax.". Lo cual se evidenció, en una muestra seleccionada al azar de 16 Actas de Notificación, donde se determinó que de los 16 casos revisados, 14 de ellos no completaron la información indicada.

Al respecto, la Licda. Gabriela Martínez Moya, Jefe Departamento de Fiscalización indicó lo siguiente: " En lo relacionado al punto nueve se indicó que se va insistir con los notificadores que son el chofer de la Dirección General de Hacienda, y los fiscalizadores que llevan el caso, para que se mejore lo indicado" 6

La Norma de Control en su numeral 5.6 Calidad de la información indica: “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurar razonablemente que los sistemas de información contemplen los procesos requeridos para recopilar, procesar y generar información que responda a las necesidades de los distintos usuarios. Dichos procesos deben estar basados en un enfoque de efectividad y de mejoramiento continuo. Los atributos fundamentales de la calidad de la información están referidos a la confiabilidad, oportunidad y utilidad”.

Lo anterior, podría afectar los atributos fundamentales de la calidad de la información, en cuanto a la confiabilidad, oportunidad y utilidad, en detrimento de una notificación correcta, en perjuicio de la Administración, también podrá afectar las futuras notificaciones ya que no se cuenta con información disponible para remitir una nueva notificación.

c) Sobre los expedientes de los remates: Para las gestiones de remates sobre bienes exonerados el Departamento de Fiscalización dispone de la Directriz DIF-D-001-20097 que tiene como objetivo definir el

5 Emitida por el Lic. Juan Carlos Brenes Brenes, en calidad de Director de División de Incentivos Fiscales, de fecha 16 de setiembre del 2010.6 Minuta N 17 de fecha del 09 de marzo de 20137 de fecha del 26 de octubre del 2009, emitida por el Lic. Juan Carlos Brenes Brenes, Director División de Incentivos Fiscales




procedimiento para elaboración y envío de la nota aviso de remate de un bien exonerado, a la Procuraduría General de la República.

Si bien, se cumple los controles establecidos en dicha Directriz en relación con los siguientes aspectos:

Diariamente se revisa el boletín judicial en el apartado de remates, ubicando los vehículos y embarcaciones que por medio de proceso judicial se han definido para remate con una fecha cierta.

Se realiza estudio de inmediato en la página electrónica del Registro Nacional, con el fin de identificar por medio del número de placa, si el bien ingresó al país libre de impuestos; al amparo de algún régimen de exoneración fiscal.

Si el bien fue exonerado, se realiza una consulta el mismo día, por medio de la página electrónica del sistema TICA con el propósito de conocer el valor exonerado en la declaración aduanera.

Obtenida la información electrónica se procede a confeccionar y enviar en un plazo máximo de dos días hábiles una nota al Departamento de Microfilm del Registro de Bienes Muebles del Registro Nacional,

Una vez obtenida la información anterior deben ingresar los documentos solicitados, en un plazo de dos días hábiles se confeccionará y enviará la nota de aviso de remate a la Procuraduría General de la República, adjuntando las certificaciones.

En la nota de aviso de remante se incluirá el monto de los impuestos inicialmente exonerados en el momento de la importación y el desglose de los mismos.

La nota de aviso de remate es firmada por Jefatura del Departamento de Fiscalización

No obstante, en lo que corresponde a la conformación de expediente, se determinó que los documentos correspondientes a la elaboración y envío de la nota aviso de remate de un bien exonerado, no siempre están bien archivados por parte de la Unidad de Beneficios Públicos del Departamento de Fiscalización, ya que se determinó que del período 2009 se encuentra en un archivador vertical de cartón y los casos realizados en los periodos 2010 al 2012, no están organizados, foliados, ni cuentan con tabla de contenido, además, están sueltos.

Sobre este tema la Directriz DIF-D-001-2009 antes citada, señala en unos de sus párrafos sin número lo siguiente: “El funcionario a cargo de realizar el estudio del caso deberá confeccionar y foliar el expediente, en este conservará copias de todos los documentos revisados, confeccionados y enviados, en cada uno consignará sus iníciales y/o firma de ser necesario".

Al no contar con el respaldo de la información ordenada y que la misma esté disponible podría afectar la eficiencia de las operaciones relacionadas con los remates de bienes exonerados, en menoscabo de la recuperación efectiva de los impuestos que en su momento fueron exonerados.

d) Sobre la objetividad e imparcialidad: El Departamento de Fiscalización en el desarrollo y ejecución del Plan Anual de Fiscalización conlleva una serie de actividades propias de su labor de los fiscalizadores tales como:

Asignación de casos y estudios donde contiene nombre de la empresa, cedula jurídica, numero único de expediente, fecha para finalizar, horas asignadas.

Carta de presentación de actuación fiscalizadora. Carta de requerimientos de información. Informe del caso. Ficha de hallazgos Traslado de cargos cuando corresponde.

No obstante lo anterior, el Departamento de Fiscalización no dispone de una práctica donde se deje respaldo documental de que los fiscalizadores que desarrollan los estudios establecidos en el Plan Anual de Fiscalización, hayan realizado su labor con objetividad e imparcialidad, en relación con las empresas donde se realiza el estudio de uso y destino de bienes exonerados que corresponda.




El Reglamento Autónomo de Servicios Ministerio de Hacienda Decreto Ejecutivo No 25271-H. Publicado en Gaceta N°33 de fecha 12 de julio de 1996., en su artículo 102 indica lo siguiente: “Deber de objetividad. El servidor(a) debe siempre emitir juicios objetivos, sin influencias de criterios personales o de terceros no autorizados por la autoridad administrativa…”

El artículo 3 de la ley 8422, Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, establece “…//…asimismo, al demostrar rectitud y buena fe en el ejercicio de las potestades que le confiere la ley; asegurarse de que las decisiones que adopte en cumplimiento de sus atribuciones se ajustan a la imparcialidad y a los objetivos propios de la institución en la que se desempeña y, finalmente, al administrar los recursos públicos con apego a los principios de legalidad, eficacia, economía y eficiencia, rindiendo cuentas satisfactoriamente…//….”

La Directriz Nº D-2-2004-CO del Despacho del Contralor General, del 12 de noviembre del dos mil cuatro, publicada en La Gaceta No. 228 del 22 de noviembre del 2004; contempla “Directrices generales sobre principios y enunciados éticos a observar por parte de los jerarcas, titulares subordinados, funcionarios de la Contraloría General de la República, Auditorías Internas y servidores públicos en general.”

Asimismo, el Decreto Ejecutivo 33146-MP del Presidente de la República y el Ministro de la Presidencia de fecha 24 de mayo del 2006, entre otros, establece el procedimiento con el fin de asegurar la vigencia de los principios éticos, en el sentido de que quienes sean designados en funciones ejecutivas y ejerzan cargos dentro del gobierno de la República deberán: “a) Declarar previamente, y por escrito, ante la autoridad competente, cualquier conflicto de interés por razones familiares, afectivas, laborales, profesionales, comerciales o empresariales, que pueda afectarles al tomar o participar en decisiones propias de su cargo.

.El Lic. Juan Carlos Brenes Brenes, Director División de Incentivos Fiscales, indicó lo siguiente: "se puede incluir o añadir en la hoja de asignación del estudio de los fiscalizadores 8”

El mejorar el aspecto de control antes citado, puede minimizar el riesgo de que un funcionario se encargue de un estudio del que en algún momento haya sido parte interesada, o bien tenga parientes o amistades con algún vinculo comercial que eventualmente se podría beneficiar con el régimen de exoneración.

2.4 Aspectos a mejorar en el Departamento de Gestión de Exenciones

El Departamento de Gestión de Exenciones ha realizado esfuerzos de control interno para efectuar la aprobación de las exenciones relacionadas con la importación de bienes y compras locales, en ese sentido se dispone de la revisión por parte del coordinador autorizado y se deja constancia de dicha autorización. Además, se cuenta con un registro (bitácoras) de las exenciones aprobadas y recibidas.

Aunado a lo anterior, se determinó que para el proceso de importación no se presentó ningún atraso significativo en el trámite de exenciones, ya que a julio del 2013 existían únicamente 9 solicitudes a tramitar para exenciones. Además, se revisó en el Sistema EXONET, que no existen exenciones en trámite de denegatorias para ese mismo periodo.

No obstante, en cuanto a las solicitudes de exenciones para compras locales, tramitadas en la Unidad de Compras Locales, no se está ajustando al plazo de 15 días hábiles establecido en el artículo 15 del Instructivo General para Compras en el Mercado Local, ya que de acuerdo con los informes de consolidados de bitácoras por régimen a junio 2013 se tiene un pendiente de 1132 exenciones a tramitar. Si bien, el mismo artículo da la potestad para que en ocasiones la Jefatura del Departamento autorice un plazo mayor, no se encontró evidencia de que se haya documentado las circunstancias excepcionales para ampliar el plazo.

8 Minuta N 23 de fecha de 21 de mayo de 2013




Al respecto, la Lida. Yadira Camacho Rodríguez, Jefe Unidad de Compras Locales indicó lo siguiente: “Las compras locales se pasan del tiempo establecido ya que los analistas le dan prioridad a las importaciones ya que estas representan una mayor erogación de gastos al beneficiario. El problema principal son los recursos humanos, sobre todo analistas, ya que por cada funcionario que se va de vacaciones, la carga de trabajo se tiene que repartir entre los otros, La División está realizando un estudio de cargas de trabajo pero está en proceso”. (Minuta N°27 de julio del 2013).

Lo anterior, podría afectar la eficiencia de las operaciones de esta unidad, en detrimento de prestar un buen servicio a los usuarios, para que éste pueda hacer uso del impuesto exonerado en forma expedita y de conformidad con el plazo establecido, situación que genera que los interesados estén realizando en forma reiterativa las consultas sobre el trámite, tanto en forma personal y por teléfono, lo que significa una carga de trabajo más por atender dichas consultas y consecuentemente afecta los intereses de los solicitantes para hacer efectiva la exención.

Sobre este punto, en la reunión de comunicación oral de resultados antes citada, el Lic. Julio Sandoval Vega, indicó que esta situación se presenta principalmente por tres razones, falta de recursos humanos, cantidad acumulada de solicitudes enviadas por los entes recomendadores y cantidad acumulada de solicitudes que presentan los usuarios para solicitar las exenciones. Además, se le da una mayor atención a las exenciones de importación de bienes, por lo que los 15 días de plazo se hacen insuficientes para su atención.

2.5 Necesidad de oficializar algunos procedimientos

La División de Incentivos Fiscales de la DGH ha realizado esfuerzos importantes en materia de control interno en sus diferentes Subdirecciones, Departamentos y Unidades, en lo relacionado a establecer los procedimientos, aunque se dispone de procedimientos, éstos no se encuentran oficializados y divulgados por el Director de la División de Incentivos Fiscales, tal como se describe seguidamente:

Elaboración de la propuesta resolución de criterios de selección para el Plan Anual de Fiscalización y el del Mantenimiento de Base de Datos de Exenciones aplicadas a nivel de importación de mercancías, ambos procedimientos de la Subdirección de Programación.

Elaboración de Diagnósticos Regímenes de Exención y Evaluaciones de costo/beneficio y el Procedimiento de Identificación Criterios de Riesgos en el Otorgamiento de Beneficios Fiscales, ambos procedimientos de la Subdirección Supervisión Operativa

El manual del Proceso Exención para la Importación de bienes. Manual del Área de Numeración y el Manual

del Proceso Exención para la Importación de Bienes para la Unidad de Importaciones y Unidad de Compras Locales del Departamento de Exenciones. Todos del Departamento de Exenciones.

En ese mismo sentido el Lic. Juan Carlos Brenes Brenes, Director de la División de Incentivos Fiscales, indicó lo siguiente: “Efectivamente falta la formalización y divulgación…”. 9

Las Normas de Control en su numeral 4.1 Actividades de control establece “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar, como parte del SCI, las actividades de control pertinentes, las que comprenden las políticas, los procedimientos y los mecanismos que contribuyen a asegurar razonablemente la operación y el fortalecimiento del SCI y el logro de los objetivos institucionales…”

Lo antes expuesto, podría afectar la eficiencia y el cumplimiento adecuado de la gestión ya que el no contar con la formalización y divulgación de los procedimientos puede ser una limitación para su utilización, ya que los funcionarios no tendrían certeza que dichos procedimientos se deben de aplicar, con el consecuente riesgo de que se utilicen otros mecanismos diferentes a los establecidos.

9 Minuta N 23 de fecha de 21 de mayo del 2013




Asimismo, la ausencia de los procedimientos oficializados antes señalados, podría afectar la valoración de la selección de criterios para la preparación del Plan Anual de Fiscalización, la información que se incluye a la base de datos de exenciones aplicadas a nivel de importación de mercancías debe ser la que corresponda. Igualmente que la realización de los diagnósticos de regímenes de exención permitan evaluar el costo beneficio del régimen de una forma sistemática, entre otros.

2.6 Sobre la visita a las instalaciones de la División de Incentivos Fiscales

Como parte del estudio sobre la evaluación del control interno en la División de Incentivos Fiscales, el 15 de marzo del presente año, se realizó dentro de otras actividades, una visita a las instalaciones de la División y sus departamentos, en coordinación con el Lic. Juan Carlos Brenes Brenes, Director de la División antes citada.

De los resultados de esta visita, se tiene que en las instalaciones de la División de Incentivos Fiscales, en el edificio de las oficinas centrales del Ministerio de Hacienda, presentan elementos de seguridad razonables para las instalaciones, equipo, información y de los funcionarios. No obstante, en el Departamento de Gestión de Exenciones, se observan algunas condiciones que consideramos son susceptibles de mejora, en el proceso continuo del fortalecimiento del sistema de control interno de la División de Incentivos Fiscales.

Como resultado de dicha visita, el Director de la División de Incentivos Fiscales manifestó que se han realizado algunas mejoras, como la recolección de materiales reciclables que se encontraban en dicho departamento, también se han mejorado las condiciones de las UPS que son propiedad de la empresa Componentes el Orbe, así como algunas gestiones solicitadas y que están en proceso de realización, relacionadas con los puntos que se citan a continuación:

a) Aspectos de la seguridad del servidor

En el Departamento de Gestión Exenciones está ubicado el servidor del Sistema Exonet, el cual se encuentra en un cuarto cerrado con llave que solamente se abre para limpieza general por parte del misceláneo, lo que hace que se genere calor, ya que no hay aire acondicionado, situación que podría afectar su rendimiento y capacidad.

Sobre este tema la Licda. Carole Quesada Rodriguez, Subdirectora General de Hacienda, remitió el oficio DGH-248-2013 del 29 de abril del 2013, a la Licda. Gabriela Espinoza Meza, Directora General de Informática, donde se indicó entre otros aspectos lo siguiente: “Revisión de los servidores de cómputo ubicados en el departamento de Gestión de Exenciones, para identificar necesidades de aire acondicionado”. Al 19 de agosto del 2013 la situación se mantiene, en el sentido en que la Licda. Espinoza Meza no ha dado respuesta sobre la revisión solicitada.

Lo antes expuesto, podría producir la interrupción del servicio que provee el sistema en mención, así como la pérdida tanto de la información como del hardware que soporta la misma.

b) Áreas físicas del inmueble

En lo relacionado a la visita a las instalaciones al Departamento de Gestión de Exenciones se determinaron los siguientes aspectos a mejorar.

Se cuenta con un pasillo al lado de las oficinas que da hacia la carretera principal que de acuerdo con el Director División de Incentivos Fiscales es utilizado como salida de emergencias, sin embargo, presentan las siguientes situaciones.

No contiene rotulación que indique claramente que es la salida de emergencia. La ventana de la puerta principal del pasillo está quebrada. Hay una caja de breakers de la instalación eléctrica sin las cubiertas de protección de los cables y presenta

cables expuestos y desordenados.




El pasillo es oscuro y no tiene luz de emergencia, en caso de que falte la energía eléctrica.

Sobre estos aspectos, se hicieron las siguientes gestiones:

Con oficio DGH-250-2013 de fecha 29 de abril del 2013 emitido por la Licda. Carole Quesada Rodriguez Subdirectora General de Hacienda y remitido al Lic. Francisco Fonseca Montero, Director Administrativo y Financiero. Donde entre otros aspectos, se solicita que se coordine la iluminación y rotulación del pasillo utilizado para salida de emergencia de los funcionarios de dicho departamento.

Con el oficio DGH-251-2013 con fecha del 29 de abril del 2013, emitido por la Licda. Carole Quesada Rodriguez Subdirectora General de Hacienda y remitido al Hogar Carlos María Ulloa dueños del edificio, donde entre otras cosas, se indicó que se coordine la iluminación y rotulación del pasillo utilizado para salida de emergencia de los funcionarios de dicho departamento. Asimismo, revisar las instalaciones eléctricas dado que existen algunas cajas de registro o cajas de breakers que no tienen las respectivas tapas y no están sujetadas con firmeza en la superficie

No obstante, las condiciones indicadas se mantienen ya que en el correo electrónico remitido el 19 de agosto del 2013, por el Lic. Juan Carlos Brenes Brenes, indicó realizó un recordatorio a los dueños del edificio sobre los aspectos de mejora antes citados pero no se ha obtenido resultados.

Lo anterior podría generar el riesgo de que en caso de una emergencia se deba usar dicho pasillo y de no solucionarse la situación, las personas que hagan uso del mismo están en riesgo de accidente.

3. CONCLUSIONES

La División de Incentivos Fiscales ha establecido algunos controles que le permiten garantizar en forma razonable el cumplimiento de sus principales funciones, conforme con el Reglamento de Organización y Funciones de la Dirección General de Hacienda.

No obstante, presenta los siguientes aspectos de control relacionados con la Subdirecciones de Programación así como de los Departamentos de Gestión de Exenciones y de Fiscalización, que son susceptibles de mejora.

a) Necesidad de desarrollar un plan de capacitación, con actividades orientadas al manejo de herramientas tecnológicas que apoyen la labor administrativa y operativa de la División (manejo de base de datos, paquetes como Word, Excel y otros), aspectos gerenciales (elaboración de planes, establecimiento de objetivos, metas e indicadores, entre otros), cambios en la legislación, temas de fiscalización, obteniendo la coadyuvancia del Centro de Investigación y Formación Hacendaria. Ver punto 2.1 del presente informe

b) Necesidad de un procedimiento que involucre las actividades relacionadas con recepción, registro, análisis y seguimiento de los informes de Compras Locales Exentas por Resoluciones de la Subdirección de Programación, que contemple, aspectos como la fecha en que se deben presentar dichos informes al Director de la División de Incentivos Fiscales. Ver punto 2.2 del presente informe

c) Si bien el Departamento de Fiscalización dispone del procedimiento denominado “Fiscalización, uso y destino de bienes exonerados”, para realizar sus fiscalizaciones, no cuenta con un procedimiento documentado de supervisión, que permita integrar en un solo documento las acciones relacionadas a la supervisión de los estudios de fiscalización y facilitar su aplicación en el mejoramiento de la calidad de las labores, a través de la revisión periódica del trabajo, en función de los objetivos planteados; para que dicha labor se desarrolle con la máxima economía, eficiencia, eficacia, efectividad, imparcialidad y honestidad con apego a la normativa que regula esa materia. Tampoco se cuenta con actividades suficientes en sus procedimientos específicos.

Además, se determinó que los documentos de elaboración y envío de la nota aviso de remate de un bien exonerado contenidos en los expedientes, no siempre se encuentran bien organizados por parte de la Unidad de Beneficiarios




Públicos del Departamento de Fiscalización. Por otra parte, no se dispone de directrices o herramientas para el respaldo documental que evidencie que los fiscalizadores que desarrollan los estudios establecidos en el Plan Anual de Fiscalización, han hecho su labor con objetividad e imparcialidad, en relación con las empresas donde se realiza el estudio de uso y destino de bienes exonerados.

Ver punto 2.3 literales a), b), c) y d) del presente informe

d) El Departamento de Gestión de Exenciones realiza esfuerzos para efectuar la aprobación de las exenciones relacionadas con la importación de bienes o compras locales, no obstante, las solicitudes de exenciones para compras locales, tramitadas en la Unidad de Compras Locales, no se están ajustando al plazo de 15 días hábiles establecido en el artículo 15 del Instructivo General para Compras en el Mercado Local, según se nos indicó dado su volumen y escaso personal para su atención. Ver punto 2.4 del presente informe

e) La División de Incentivos Fiscales ha realizado esfuerzos importantes en materia de control interno en sus diferentes Subdirecciones, Departamentos y Unidades, en establecer procedimientos, no obstante, algunos procedimientos no se encuentran oficializados y divulgados, tal es el caso de los relacionados con criterios de selección para el Plan Anual de Fiscalización, mantenimiento de base de datos de exenciones aplicadas a nivel de importación de mercancías, diagnósticos regímenes de exención y evaluaciones de costo/beneficio, identificación criterios de riesgos en el otorgamiento de beneficios fiscales, entre otros. Ver punto 2.5 del presente informe

f) El Departamento de Gestión de Exenciones presenta algunas condiciones físicas en sus instalaciones, las cuales consideramos que son susceptibles de mejora en el proceso continuo del fortalecimiento del sistema de control interno, relacionado con la seguridad del servidor del Sistema EXONET, seguridad e integridad de las personas al utilizar el pasillo de salida de emergencias ubicado al lado de las oficinas que dan hacia la calle principal al presentar algunas limitaciones para el libre acceso. Ver punto 2.6 del presente informe

4. RECOMENDACIONES

A la Subdirectora General de Hacienda para que ordene al Director de Incentivos fiscales lo siguiente:

4.1 Revisar lo actuado con relación a la capacitación de los funcionarios de la División de Incentivos Fiscales y establecer una política integral en coordinación con el Centro de Investigación y Formación Hacendaria, para llevar a cabo un plan de capacitación que involucre la atención de los requerimientos de Formación, según las necesidades determinadas para los funcionarios y la organización de la División de Incentivos Fiscales. Ver punto 2.1 del presente informe.

4.2 Elaborar un procedimiento para la Subdirección de Programación que involucre las actividades relacionadas de recepción, registro, análisis y seguimiento de presentación Informes de Compras Locales Exentas por Resoluciones, así como establecer la fecha en que deben presentar dichos informes finales al Director de la División de Incentivos Fiscales o al Director General de Hacienda. Ver punto 2.2 del presente informe.

4.3 Revisar el procedimiento denominado Fiscalización, uso y destino de bienes exonerados u otros relacionados, a efecto de que se incorpore los aspectos relacionados con la supervisión que se debe ejercer sobre dicho proceso, donde estos sean claros, se evidencie la periodicidad y las revisiones efectuadas por los Coordinadores o Jefaturas, en función de la programación y los objetivos planteados para realizar la fiscalización. Ver punto 2.3 literal a) del presente informe.

4.4 Establecer los controles pertinentes para que se cumpla con lo establecido en el punto 9 de la Directriz DIR-D-004-2010, relacionado con la forma o el método conforme se debe realizar las notificaciones a la empresa o terceros sujetos de fiscalización. Ver punto 2.3 literal b) del presente informe.




4.5 Tomar las acciones correspondientes para que la documentación de los expedientes de la Unidad de Beneficios Públicos del Departamento de Fiscalización sean organizados, foliados e incorporen tabla de contenidos. Ver punto 2.3 literal c) del presente informe.

4.6 Establecer una directriz tendente a salvaguardar la objetividad de los funcionarios del Departamento de Fiscalización en casos que por diferentes motivos se vea comprometida y establecer una herramienta de control, donde el funcionario o la División de Incentivos Fiscales como tal, deje evidencia de la objetividad e imparcialidad conforme el funcionario ejecuta un estudio de fiscalización y la misma forme parte del expediente del estudio. Ver punto 2.3 literal d) del presente informe.

4.7 Revisar lo expuesto en el punto 2.4 del presente informe sobre el plazo de 15 días establecido en el Instructivo General para Compras en el Mercado Local, para resolver las solicitudes de exoneraciones de compras locales, a fin de que se cumpla el plazo establecido o en su defecto se establezca un plazo razonable según el volumen de solicitudes recibidas y la capacitad de trámite.

4.8 Oficializar y divulgar los procedimientos mencionados en el punto 2.5 del presente informe.

4.9 Continuar con las acciones para el cumplimiento de las mejoras del servidor del Sistema EXONET, así como realizar las acciones necesarias en el pasillo utilizado como salida de emergencias y mejorar las condiciones eléctricas necesarias. Ver punto 2.6 del presente informe.

Estas recomendaciones están sujetas a lo que establece el artículo 36 de la Ley 8292 Ley General de Control, en cuanto al plazo improrrogable de 10 días posterior a recibido el informe para ordenar la implantación de las mismas, o si discrepa debe elevar el informe al señor Ministro con las objeciones y soluciones alternas con copia a la Auditoría Interna; por lo que se debe comunicar la decisión que se tome al respecto, así como en un tiempo razonable el plan de acción que se defina para la implantación de las mismas.

Walter Lobo RamírezProfesional de Auditoría Interna 3

Oldemar Murillo ArceCoordinador de Unidad Auditoría Área de Ingresos




C: Estudio N 001-2013



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