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DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICOGESTION DE LA INNOVACIÓN

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SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADOS

(SISTEDA, SGC y MECI)

MANUAL DE PROCESOGESTION DE LA INNOVACIÓN

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MEDE01.08.18.M01

VERSIÓN 1

FECHA DE ENTRADA

EN VIGENCIA27/ago/2020


MANUAL DE PROCESOGESTION DE LA INNOVACIÓN DIGITAL

Versión 1

Código: MEDE01.08.18.M01

Macroproceso: Direccionamiento EstratégicoProceso: Gestión de la Innovación Digital

Agosto de 2020

Este documento es propiedad de la Administración Central del Municipio de Santiago de Cali. Prohibida su alteración o modificación por cualquier medio, sin previa autorización del Alcalde.

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CONTENIDO

Pág.

1. OBJETIVOS..............................................................................................................3

1.1 OBJETIVO GENERAL.........................................................................................31.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS...............................................................................3

2. ALCANCE..................................................................................................................3

3. DEFINICIONES.........................................................................................................4

4. POLÍTICAS DE OPERACIÓN.................................................................................15

5. CONTENIDO Y DESARROLLO..............................................................................16

4.1 MAPA DEL MACROPROCESO........................................................................164.2 MAPA DEL PROCESO......................................................................................16

4.2.1 Subproceso Gestión de las Tendencias e innovaciones TIC......................174.2.2 Subproceso Gestión de Investigación y Prototipado...................................174.2.3 Subproceso Dinamizar el Ecosistema de Innovación Digital......................184.2.4 Subproceso Uso y Apropiación TIC............................................................18

6. DOCUMENTOS Y REGISTROS.............................................................................19

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.........................................................................22

8. ANEXOS..................................................................................................................23


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1. OBJETIVOS

1.1 OBJETIVO GENERAL

Servir como herramienta de consulta para orientar la transformación digital a través del análisis de las tendencias digitales, la modelación de prototipos, el desarrollo de espacios intersectoriales e interinstitucionales, la formación en TIC con el propósito de identificar y proponer nuevas tecnologías y soluciones TIC, desarrollar el Ecosistema de Innovación Digital, fortalecer el uso y apropiación de las TIC en las partes interesadas del Distrito de Santiago de Cali.

1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

● Identificar los requisitos legales que aplican al proceso Gestión de la Innovación Digital, con el fin de que la operación del proceso cumpla dichos requisitos.

● Identificar los Insumos, Proveedores, Productos y Clientes del Proceso de Gestión de la Innovación Digital.

● Detallar las tareas para desarrollar los procedimientos del proceso de Gestión de la Innovación Digital para lograr la estandarización de los mismos en la entidad, con el fin de minimizar los riesgos.

● Identificar los puntos críticos del Proceso Gestión de la Innovación Digital, para establecer los controles que permitan su mejorar su gestión.

2. ALCANCE

Este documento será aplicable a todas las actividades relacionadas con Innovación Digital que desarrollen los Organismos del Distrito de Santiago de Cali, inicia con la observación y comprensión del entorno TIC, continua con la identificación de tendencias digitales relevantes, oportunidades de innovación, articulación del Ecosistema de Innovación Digital y termina con la implementación de estrategias de uso y apropiación.


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En ese sentido, su aplicación será de obligatorio cumplimiento para todos los servidores públicos y contratistas vinculados a la entidad que desarrollen este tipo de actividades.

3. DEFINICIONES

Las siguientes definiciones han sido extraídas del Glosario del Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (MINTIC)1,de la Cartilla Herramientas para CO-CRE-AR2 y del Manual de Gobierno Digital3

ACCESIBILIDAD: “Acceso universal a la Web, independientemente del tipo de hardware, software, infraestructura de red, idioma, cultura, localización geográfica y capacidades de los usuarios (W3C World Wide Web Consortium). En el contexto colombiano, ha venido asumiendo como las condiciones que se incorporan en sitios y herramientas web que favorecen el que usuarios en condiciones de deficiencia tecnológica, física o sensorial o en condiciones particulares de entornos difíciles o no apropiados, puedan hacer uso de estos recursos de la Web”.

ACCESO A LAS TIC: Condiciones y medios de acercamiento a las TIC por parte de los Grupo de Interés (Infraestructura, servicios, aplicaciones, políticas, programas...).

ACCESO UNIVERSAL A LAS TIC: Política internacionalmente impulsada para el desarrollo de estrategias de masificación de TIC que hagan posible que cada persona tenga la posibilidad de acceder a los beneficios de las TIC.

ACTORES DEL ECOSISTEMA: Son todos aquellos grupos o personas que pueden afectar o verse afectados y/o beneficiados por el sistema de Innovación Digital, tales como las minorías, los Entes reguladores, las diferentes instancias de la sociedad, el Gobierno, la Comunidad Académica, los Empresarios; los grupos de ciudadanos con un propósito, por ejemplo: juventudes, medio ambiente, entre otros.

ADWARE - SOFTWARE DE PUBLICIDAD NO DESEADO: Adware es un software, generalmente no deseado, que facilita el envío de contenido publicitario a un equipo.

1 https://www.mintic.gov.co/portal/inicio/Glosario/2 https://centrodeinnovacion.mintic.gov.co/sites/default/files/cartillaco-crear_redu.compressed.pdf 3 https://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/articles-81473_recurso_1.pdf


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https://www.mintic.gov.co/portal/inicio/Glosario/


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ALFABETIZACIÓN DIGITAL: Proceso de formación de competencias básicas para el uso de las TIC y, particularmente relacionada con el manejo de un computador, el software de oficina y de la navegación en Internet.ALIADOS: Son aquellos actores que aportan o brindan servicios o herramientas TIC (tanto en infraestructura como en conocimientos y experiencias) al Ecosistema de Innovación Digital (EID) del Municipio, esto con el objetivo de fomentar el uso y apropiación de las TIC en las comunidades.

Los aliados son actores con experiencia en proyectos TIC e innovación digital con quienes potencialmente se pueden establecer convenios o acuerdos para la prestación de la oferta de servicios

ARQUITECTURA EMPRESARIAL: Es una práctica estratégica que consiste en analizar integralmente las entidades desde diferentes perspectivas o dimensiones, con el propósito de obtener, evaluar y diagnosticar su estado actual y establecer la transformación necesaria. El objetivo es generar valor a través de las Tecnologías de la Información para que se ayude a materializar la visión de la entidad. Cuando se desarrolla en conjunto para grupos de instituciones públicas, permite además asegurar una coherencia global, que resulta estratégica para promover el desarrollo del país.

AMENAZA: Una amenaza informática es toda circunstancia, evento o persona que tiene el potencial de causar daño a un sistema en forma de robo, destrucción, divulgación, modificación de datos o negación de servicio.

AMENAZA EXTERNA: Amenaza que se origina fuera de una organización.

AMENAZA INTERNA: Amenaza que se origina en una organización.

ANÁLISIS DE CREACIÓN DE VALOR (VALUE PROPOSITION CANVAS): El Value Proposition Canvas o Lienzo de Proposición de Valor se basa en contraponer las necesidades del segmento de clientes con la propuesta de valor; es decir que se centra en los dos bloques más importantes del Business Model Canvas: Segmento de Clientes y Propuesta de Valor. El lienzo de proposición de valor ayuda a crear valor al cliente.

ANÁLISIS DE LA EXPERIENCIA DEL USUARIO (CUSTOMER JOURNEY): Es una herramienta que permite entender el camino que realiza un cliente desde que tiene la necesidad de comprar hasta que finaliza la compra de un producto o servicio. Es una


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herramienta visual para comprender la experiencia del cliente cuando interactúa con una entidad en la obtención de productos o servicios.

ANÁLISIS DE PROBLEMAS VS OPORTUNIDADES (SWOT): El análisis FODA es una herramienta que permite conformar un cuadro de la situación actual del objeto de estudio permitiendo de esta manera obtener un diagnóstico preciso que permite, en función de ello, tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas formulados.

El objetivo primario del análisis FODA consiste en obtener conclusiones sobre la forma en que el objeto estudiado será capaz de afrontar los cambios y las turbulencias en el contexto, (oportunidades y amenazas) a partir de sus fortalezas y debilidades internas.

ANÁLISIS DE RIESGO: Uso sistemático de la información para identificar las fuentes y estimar el riesgo NTC-ISO /IEC 27001.

ANTISPAM: Antispam es un producto, herramienta, servicio o mejor práctica que detiene el spam o correo no deseado antes de que se convierta en una molestia para los usuarios. El antispam debe ser parte de una estrategia de seguridad multinivel.

ANTIVIRUS: Antivirus es una categoría de software de seguridad que protege un equipo de virus, normalmente a través de la detección en tiempo real y también mediante análisis del sistema, que pone en cuarentena y elimina los virus. El antivirus debe ser parte de una estrategia de seguridad estándar de múltiples niveles.

APROPIACIÓN DE LAS TIC: Acción y resultado de tomar para sí las TIC, generando cambios en la vida cotidiana de los Grupos de Interés (hábitos y costumbres).

APROVECHAMIENTO DE LAS TIC: Emplear útilmente las TIC, hacerlas provechosas o sacarles el máximo rendimiento.

ARQUETIPOS: Los arquetipos o imágenes primordiales son “formas o imágenes colectivas que se dan en toda la tierra como elementos constitutivos de los mitos y, al mismo tiempo, como productos autóctonos e individuales de origen inconsciente” (CG Jung). Sirven como pauta para imitarlos, reproducirlos o copiarlos, o como prototipo ideal que sirve como ejemplo de perfección de algo, resultando ser una herramienta muy útil para entender y conocer en detalle a los usuarios.


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BARRERAS AL DESPLIEGUE DE LAS TIC: Limitaciones del Gobierno y el sector de las TIC para el despliegue efectivo de tecnologías, servicios y aplicaciones (financiamiento, disponibilidad tecnológica, geografía territorial, distancia, seguridad, etc.).

BARRERAS DE ACCESO, USO Y APROPIACIÓN DE LAS TIC: Limitaciones en diferentes sectores de la población para acceder, utilizar y apropiarse de las TIC (distancia, costo, limitación -física o sensorial-, desconocimiento, desinterés, miedo, etc.).

BENEFICIARIOS: Se definen como aquellos actores (personas naturales o jurídicas) que son destinatarios de los servicios que la subdirección de innovación ofrece en el marco de sus funciones y como responsable de dinamizar el ecosistema digital de la Ciudad.

Estos actores son quienes reciben o consumen los servicios que se ofrecen en los LID/PAD, zonas WiFi y en entornos virtuales provistos por la Alcaldía de Cali y como quienes usan y aprovechan las herramientas TIC que la Ciudad les ofrece, para fortalecer sus competencias digitales, satisfacer necesidades y atender retos de la comunidad que se puedan resolver a través de las TIC y la innovación digital.

BENCHMARKING: El benchmarking es un proceso sistemático y continuo para evaluar los productos, servicios y procesos de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como representantes de las mejores prácticas, con el propósito de realizar mejoras organizacionales.

BLACKLISTING O LISTA NEGRA: La lista negra es el proceso de identificación y bloqueo de programas, correos electrónicos, direcciones o dominios IP conocidos maliciosos o malévolos.

B-LEARNING: Educación flexibilizada mediante metodologías semipresenciales y apoyadas en canales electrónicos (las nuevas redes de comunicación, en especial Internet), utilizando además de los espacios presenciales, herramientas o aplicaciones de hipertexto (correo electrónico, páginas web, foros de discusión, mensajería instantánea, plataformas de formación -que aúnan varios de los anteriores ejemplos de aplicaciones-, etc.) como soporte de los procesos de enseñanza-aprendizaje.


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BRECHA DIGITAL: Hace referencia a la diferencia socioeconómica entre aquellas comunidades que tienen accesibilidad a las TIC y aquellas que no, y también hace referencia a las diferencias que hay entre grupos según su capacidad para utilizar las TIC de forma eficaz, debido a los distintos niveles de alfabetización y capacidad tecnológica.CARACTERIZACIÓN DE GRUPOS DE INTERÉS: El primer paso para la identificación de los grupos de interés es determinar quiénes pueden ser catalogados como tales, entendiendo como grupo de interés todos aquellos grupos que se ven afectados directa o indirectamente por el desarrollo de la actividad empresarial, y por lo tanto, también tienen la capacidad de afectar directa o indirectamente el desarrollo de éstas (Freeman, 1983).

En este contexto, para la Subdirección de Innovación Digital los grupos de interés son aquellas personas naturales o jurídicas que tienen interés o se ven impactadas directa o indirectamente por la gestión realizada por la subdirección o requieren interactuar con ella, porque pueden contribuir con el desarrollo de sus funciones o con la dinamización del ecosistema de innovación digital.

CARACTERIZACIÓN DE USUARIOS: Es la descripción de un usuario o un conjunto de usuarios por medio de variables demográficas, geográficas, intrínsecas y de comportamiento, con el fin de identificar las necesidades y motivaciones de los mismos al acceder a un servicio.

CATÁLOGO DE SERVICIOS: Es una base de datos o documento estructurado que contiene información sobre todos los servicios vigentes y aquellos en proceso de implementación. El Catálogo de Servicios es publicada para los actores y se usa como herramienta de apoyo a la oferta y prestación de servicios. El Catálogo de Servicios incluye información sobre servicios disponibles, puntos de contacto y procesos.

CIUDAD O TERRITORIO INTELIGENTE: Aquella que tiene una visión holística de sí misma, y en la cual sus procesos estratégicos y la provisión de servicios urbanos se basan en la promoción del desarrollo sostenible y la innovación, y en el uso y aprovechamiento de las TIC, con el propósito de aumentar la calidad de vida de los ciudadanos.

CO-CRE-AR: Es la metodología que utiliza el método Design Thinking para abordar problemas específicos centrándose en el usuario, de manera que se generen


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soluciones innovadoras con alto valor agregado que puedan ser probadas en un contexto real llegando incluso a su implementación.

La metodología CO-CRE-AR se mueve en espacios de divergencia y convergencia, la primera parte nos invita a COMPRENDER detalladamente el reto que queremos afrontar, la segunda a CREAR con apertura, a generar ideas sin muchas restricciones para luego aterrizarlas y concretarlas en planes de trabajo y los elementos de comunicación necesarios para “vender” la solución en la organización.

COMPETENCIAS TIC: Habilidades o destrezas que se adquieren a través de formación o capacitación frente el uso y apropiación de tecnologías de la información y las comunicaciones.

CONFIDENCIALIDAD: Propiedad de la información que determina que esté disponible a personas autorizadas.

CONJUNTO DE DATOS: Es un conjunto de variables y datos asociados.

CONTRASEÑA: Cadena exclusiva de caracteres que introduce un usuario como código de identificación para restringir el acceso a equipos y archivos confidenciales. El sistema compara el código con una lista de contraseñas y usuarios autorizados. Si el código es correcto, el sistema permite el acceso en el nivel de seguridad aprobado para el propietario de la contraseña.

ECOSISTEMA DE INNOVACIÓN DIGITAL: Se define como aquel ecosistema compuesto de personas y organizaciones (públicas, privadas, y mixtas) que participan desde diferentes espacios, en la generación de elementos y dinámicas donde surge la innovación digital de manera inherente. El entorno se construye en un territorio de ciudad que promueve el uso y apropiación de las TIC orientado a mejorar la calidad de vida de los habitantes de Cali, haciendo más eficiente la puesta en marcha de proyectos de innovación digital entre ciudadanos, empresas, universidades, emprendedores, inversionistas, gobierno y demás interesados, de cara a solucionar problemas de ciudad región. (Una red que conecta y potencia actores, necesidades y oportunidades que usan la tecnología para la transformación de la ciudad)

E-LEARNING (APRENDIZAJE ELECTRÓNICO): Educación a distancia completamente virtualizada a través de los nuevos canales electrónicos (las nuevas redes de comunicación, en especial Internet), utilizando para ello herramientas o aplicaciones de


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hipertexto (correo electrónico, páginas web, foros de discusión, mensajería instantánea, plataformas de formación -que aúnan varios de los anteriores ejemplos de aplicaciones, etc.) como soporte de los procesos de enseñanza-aprendizaje.

ESTRATEGIA DE USO Y APROPIACIÓN. Estrategia que establece lineamientos y actividades orientados a lograr el involucramiento de los diversos grupos de interés en la participación de las iniciativas de TI, de manera tal que se logre su sensibilización, participación, involucramiento, compromiso y liderazgo de las iniciativas TI.

GAMIFICACIÓN. Conjunto de actividades que utilizan una serie de técnicas, elementos y dinámicas incentivan propios de los juegos, que buscan premiar el compromiso y motivación de las partes interesadas que participan de una iniciativa TI.

INFORMACIÓN PRIMARIA Y SECUNDARIA: Toda información extraída de fuentes y documentos bibliográficos que sean pertinentes. Dentro de la información primaria se encuentran sesiones de trabajo con la comunidad (incluyendo dinámicas de estudios de usuario y etnografía) así como los trabajos que constituyen el primer resultado de este tipo de análisis: consultoría, documentos de Arquitectura Empresarial (AE), documentos de gestión de calidad, entre otros. Dentro de la información secundaria se encuentran ensayos, libros u otros documentos que hayan usado fuentes primarias para análisis de datos o recopilación de información.

INNOVACIÓN: Se refiere a la «introducción de un nuevo, o significativamente mejorado, producto (bien o servicio), de un proceso, de un nuevo método de comercialización, o de un nuevo método organizativo en las prácticas internas de la empresa, la organización del lugar de trabajo o las relaciones exteriores».

LABORATORIO DE INNOVACIÓN DIGITAL (LID): Espacios donde la ciudadanía cuenta con acceso, uso y apropiación de las tecnologías de la información y la comunicación a través de procesos de innovación que impulsan la solución de problemas locales y de ciudad usando las TIC’s, para ello ejecuta programas de formación desarrollando habilidades y competencias a los ciudadanos.

MANUAL DE GOBIERNO DIGITAL: Documento que define los lineamientos, estándares y acciones a ejecutar por parte de los sujetos obligados de la Política de Gobierno Digital en Colombia, el cual es elaborado y publicado por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, en coordinación con el Departamento Nacional de Planeación.


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MAPA DE ACTORES: Es un diagrama en el que los actores (todos aquellos grupos o personas que hacen parte del sistema que será impactado positivamente) se representan como nodos cuyas relaciones se representan a través de vínculos entre ellos.

MAPA DE EMPATÍA: Esta herramienta permite entender mejor al cliente a través de un conocimiento más profundo del mismo, su entorno y su visión única del mundo y de sus propias necesidades.

Se puede construir un mapa de empatía del cliente o clientes (distintos clientes pueden responder de forma diferente ante un mismo input) en función de lo que se quiera explorar, una situación actual de servicio, una innovación, imaginar un cambio en un producto, entre otros.

MAPAS MENTALES: Son representaciones gráficas de una idea o tema y sus asociaciones con palabras clave, de manera organizada, sistemática, estructurada y representada en forma radial. Son una forma lógica y creativa de tomar notas y expresar ideas, que proporciona la clave universal para desbloquear el potencial dinámico del cerebro.

MAQUETAS Y MODELOS: Las maquetas son reproducciones volumétricas a escala de un producto, que permiten comprobar en un objeto en tres dimensiones aspectos relacionados con la forma, función, percepción del usuario, usabilidad, ergonomía etc. Las maquetas buscan representar una idea conceptual que se ha comenzado a desarrollar, por tanto, se realiza en las fases modificables del diseño.

Los modelos son representaciones gráficas o esquemáticas de una realidad, sirven para organizar y comunicar de forma clara los elementos que involucran un todo.

MOCKUP: Es una representación estática más avanzada del diseño gráfico y comunicativo del proyecto, es un modelo del diseño del sitio web; en este se integran elementos con mayor detalle: contenidos, colores, imágenes etc. El mockup es una evolución del wireframe que permite revisar la parte visual real del proyecto

OBSERVACIÓN: Esta técnica permite obtener información sobre un fenómeno o acontecimiento tal y como éste se produce. La observación es un proceso sistemático por el que un especialista recoge por sí mismo información relacionada con cierto


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problema. En él intervienen las percepciones del sujeto que observa y sus interpretaciones de lo observado. Observación = percepción del observador + interpretación del observador

OFIMÁTICA: “(acrónimo de oficina y de informática), a veces también llamado burótica, designa al conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan en funciones de oficina para optimizar, automatizar, mejorar tareas y procedimientos relacionados. Las herramientas ofimáticas permiten idear, crear, manipular, transmitir o almacenar la información necesaria en una oficina”. Las herramientas tecnológicas de ofimática, mínimamente comprenden: un procesador de texto, una hoja electrónica, una presentación.

PLAN DE SENSIBILIZACIÓN. Conjunto de actividades que se realizan para instaurar el aprendizaje técnico o competencias TI (de manera general o especifica), necesario para habilitar el cambio en el marco de una iniciativa TI.

PLAN DE MOVILIZACIÓN. Conjunto de actividades que se realizan para facilitar la puesta en práctica de las competencias TI y comportamientos necesarios para habilitar el cambio en el marco de una iniciativa TI.

PLAN DE FORMACIÓN: Conjunto de dinámicas educativas, enmarcadas en una ruta pedagógica, cuyo propósito es mejorar el rendimiento presente o futuro, aumentando la capacidad a través de la mejora de sus conocimientos en tecnologías e innovación.

PORTAFOLIO DE SERVICIOS: Representa una lista completa de los servicios gestionados por un proveedor de servicios; algunos de estos servicios son visibles a los clientes. Contiene compromisos contractuales vigentes, información sobre el desarrollo de servicios nuevos y planes de mejoramiento continuo a los servicios, iniciados por Perfeccionamiento Continuo del Servicio. También incluye servicios externos que forman parte integral de la oferta de servicios a los clientes. El Portafolio de Servicios se divide en tres fases: Proyección de Servicios, Catálogo de Servicios y Servicios Retirados.

PRESTACIÓN DE SERVICIOS EN LOS LID Y PAD: Modelo que permite integrar a la comunidad en escenarios de acceso, capacitación, entretenimiento y otras alternativas de servicios TIC en un mismo lugar, con el fin de contribuir al desarrollo social y económico de la población y al mejoramiento de la calidad de vida de los ciudadanos.


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En los LID y PAD están disponibles los siguientes servicios:

● Área de Acceso a Internet: mediante la cual se prestará entre otros el servicio de navegación en Internet, herramientas básicas y específicas de cómputo, impresiones, fotocopias, digitalización de documentos y quemado de CD´s, entre otros.

● Sala de Capacitación: en la cual podrán ofertar cursos y capacitaciones enfocados especialmente a la formación de competencias digitales que irán desde la alfabetización digital hasta capacitaciones enfocadas a apropiación productiva de las TIC.

● Sala de Entretenimiento: Será un lugar de esparcimiento y sana diversión donde estarán disponibles consolas de juego de última tecnología.

● Área de Gobierno en Línea: este espacio contará con equipos de cómputo en los cuales será posible realizar trámites y servicios disponibles.

● Servicios de TIC complementarios: se ofertarán de acuerdo con las necesidades de la población.

PROTOTIPO: Es una representación limitada de un producto, que permite crear un proceso de diseño de iteración que genera calidad; puesto que el proceso de implementación de un producto o servicio paso a paso deja evaluar cómo funciona y hacer las modificaciones que sean necesarias.

Un prototipo puede ser cualquier cosa, desde un trozo de papel con sencillos dibujos a un complejo software. Algunas de sus características incluyen: facilidad de comunicación, clarifican requisitos de usuario y definen alternativas

PUNTO DE APROPIACIÓN DIGITAL (PAD): Espacios donde la ciudadanía cuenta con acceso, uso y apropiación de las tecnologías de la información y la comunicación, a través del Desarrollo de programas de formación competencias digitales básicas o especializadas, Acceso gratuito a internet y entretenimiento digital.

SERVICIO: Es el conjunto de acciones o actividades de carácter misional diseñadas para incrementar la satisfacción del usuario, dándole valor agregado a las funciones de la entidad.

TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN (TI): Hace referencia a las aplicaciones, información e infraestructura requerida por una entidad para apoyar el funcionamiento de los procesos y estrategia de negocio.


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TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES (TIC): Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), son el conjunto de recursos, herramientas, equipos, programas informáticos, aplicaciones, redes y medios; que permiten la compilación, procesamiento, almacenamiento, transmisión de información como: voz, datos, texto, video e imágenes (Art. 6 Ley 1341 de 2009).

TENDENCIA: Es un patrón de comportamiento de los elementos de un entorno particular durante un período. En este sentido, el término análisis de tendencia se refiere al concepto de recoger la información y evidenciar un patrón, dinámica o comportamiento a partir del procesamiento de esa información. Las tendencias permiten tomar decisiones estratégicas ante las vulnerabilidades, amenazas y oportunidades.

TRANSFORMACIÓN DIGITAL: Es un proceso de reinvención o modificación en la estrategia o modelo del negocio, que responde a necesidades de supervivencia de las organizaciones y se apoya en el uso de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

USABILIDAD: La usabilidad es un atributo relacionado con la facilidad de uso. Más específicamente, se refiere a la rapidez con que se puede aprender a utilizar algo, la eficiencia al utilizarlo, cuán memorable es, cuál es su grado de propensión al error, y cuánto les gusta a los usuarios. Si una característica no se puede utilizar o no se utiliza es como si no existiera. (Nielsen)

USO DE LAS TIC: Capacidad y/o competencia del Grupo de Interés para utilizar efectivamente las TIC.

USUARIO (UIT-T REC M.60 (93)): Persona o máquina delegada por un cliente para utilizar los servicios y/o facilidades de una red de telecomunicaciones. En el contexto de los servicios de telecomunicación: un ser humano que utiliza un servicio. En un contexto técnico: un ser humano, una entidad o un proceso. Nota - Un usuario no será necesariamente un abonado a un servicio de telecomunicación. F.500 (92), H.101.

WIREFRAME: Es la estructura rudimentaria de una interfaz, a menudo carece de detalles estéticos; es una representación en baja calidad de un diseño. Los wireframe son diseñados especialmente para comprender el espacio y la estructura de un sitio


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web o una aplicación. Los wireframes son rápidos de crear pues contienen poco o ningún detalle, color o gráficos.

ZONAS WI-FI: Son puntos de acceso gratuito a Internet disponibles las 24 horas del día, los 7 días a la semana, para uso de los ciudadanos. Cada zona tiene un alcance determinado por la capacidad de los equipos, aproximadamente de 7.800 M2, con una capacidad aproximada de navegación simultáneamente de 200 personas, durante 60 minutos con la oportunidad de reconexión.

Nota: Si se requiere ampliar más información sobre algunos términos empleados en el presente documento, remitirse al Glosario del Portal Municipal en http://www.cali.gov.co/loader.php?lServicio=Glosario

4. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

4.1. Todos los organismos de la Administración Central del Municipio de Santiago de Cali, que requieran innovar a través de una solución TIC deberán verificar la disponibilidad de estudios de tendencias y ejercicios de prototipado existentes en la entidad, a través de consulta previa con una comunicación oficial al Departamento Administrativo de TIC, para que sea este Organismo quién brinde el acompañamiento metodológico para dicha innovación, ya sea a través de la implementación total o parcial de estudios de tendencias o ejercicios de prototipado existentes o el desarrollo de uno nuevo, dentro del marco de sus funciones con el fin de optimizar la utilización de los recursos disponibles y proveer información de valor para la toma de decisiones.

4.2. Todos los Organismos de la entidad que desarrollen prototipos de alta definición bajo el acompañamiento metodológico de DATIC para realizar el ejercicio de prototipado para innovar a través de una solución TIC deben disponer de los recursos necesarios para su implementación a través de la incorporación de los recursos financieros requeridos en el Plan Operativo Anual de inversiones (POAI) de la vigencia en la que se vaya a implementar el prototipo con el fin de asegurar que el ejercicio de prototipado sea efectivo.

4.3. Los gestores TIC de la Subdirección de Innovación Digital deben utilizar los espacios de los Laboratorios de Innovación digital y puntos de Apropiación digital exclusivamente para la prestación de los servicios establecidos en el Catálogo de Servicios definido por DATIC a través del cumplimiento del programa y el plan


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para la prestación de los servicios de cada PAD y LID, con el fin de optimizar los recursos disponibles en la implementación de las estrategias de innovación digital.

4.4. Todos los organismos, entidades o personas que requieran utilizar los espacios de los Laboratorios de Innovación digital y puntos de Apropiación digital para actividades que no están establecidas en el catálogo de servicios deben solicitar de manera previa la autorización de la Subdirección de Innovación Digital a través de una comunicación oficial realizando el requerimiento que defina de manera específica las actividades a realizar, temas a tratar, el tiempo requerido y los recursos requeridos con el fin de optimizar la utilización de dichos espacios y el cumplimiento de las actividades programadas por DATIC para los mismos.

4.5. Los Gestores TIC de la Subdirección de Innovación Digital deben velar por que los beneficiarios de los PAD y LID hagan un buen uso de los elementos disponibles y utilizarlos exclusivamente en los servicios conforme a su misionalidad a través del control de las actividades realizadas con el fin de optimizar los recursos disponibles en la implementación de las estrategias de innovación digital.

4.6. Todos los Organismos de la entidad que requieran desarrollar una iniciativa TI deben trabajar de manera articulada con la Subdirección de Innovación Digital en la conceptualización, formulación, despliegue y seguimiento de la estrategia de uso y apropiación a través de la asignación de los recursos humanos en articulación con el equipo de campeones de la innovación digital de la entidad, financieros y demás que sean necesarios para lograr una integración técnica y operativa que posibilite lograr las transformaciones planteadas, con el desarrollo de la iniciativa TI y el despliegue de la estrategia de uso y apropiación.

4.7. Todos los Organismos que desarrollen una iniciativa TI con recursos humanos disponibles de la entidad deben garantizar el establecimiento de herramientas de autoaprendizaje continuo a través de la inclusión del desarrollo de un módulo virtual como un requerimiento dentro del plan de sensibilización y su respectiva implementación para contribuir a la preparación continua de las partes interesadas identificadas en la estrategia de uso y apropiación.

5. CONTENIDO Y DESARROLLO

4.1MAPA DEL MACROPROCESO


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4.2MAPA DEL PROCESO

4.2.1 Subproceso Gestión de las Tendencias e innovaciones TIC


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● Objetivo: Encontrar, analizar y proveer información válida y relevante sobre innovaciones y tendencias basados en las TI que pueden tener un impacto positivo (oportunidades) o negativo (riesgos) sobre la generación de valor público actual potencial de la Entidad u organismo y la comunidad con el propósito de proponer nuevas tecnologías para mejorar la eficiencia de los organismos de la entidad y/o la calidad de vida de la comunidad.

● Alcance: Este subproceso inicia con la observación y comprensión del entorno TIC, incluye encontrar las tendencias e Insigths y llega hasta la elaboración del informe de Tendencias Digitales que se les propone a las partes interesadas.

● Procedimientos asociados:

− Inteligencia y análisis de las tendencias TIC

4.2.2 Subproceso Gestión de Investigación y Prototipado

● Objetivo: Generar prototipos a través de la identificación de retos, conceptualización ideas y el modelando de las mismas, orientándose en el diseño centrado en el humano que se convierta en una solución TIC que propendan por mejorar la calidad de vida de las personas en el Municipio de Santiago de Cali.

● Alcance: El subproceso inicia con la identificación de la oportunidad de innovación incluyendo la identificación de los retos y beneficiarios, la gestión de las ideas, la modelación y pruebas del prototipo hasta la entrega de un prototipo que sirva como representación de una solución TIC a las partes interesadas.


− Prototipado


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4.2.3 Subproceso Dinamizar el Ecosistema de Innovación Digital

● Objetivo: Desarrollar las capacidades de innovación digital a través del fortalecimiento de las competencias TI a las personas, la infraestructura física, tecnológica y los servicios de las Zonas WiFi y los Puntos de Apropiación Digital, para propiciar espacios intersectoriales e interinstitucionales logrando la consolidación del Ecosistema de Innovación Digital en el Distrito de Santiago de Cali.

● Alcance: El subproceso inicia con la caracterización y articulación de actores del EID incluyendo realizar el análisis de información necesaria y adecuada, propiciar espacios de encuentro, generar alianzas y sinergias, planificar la infraestructura y la oferta de servicios, desarrollar ejercicios de innovación, sensibilización y formación dentro del ecosistema de innovación digital hasta la validación de los impactos generados a través de las interacciones de los actores del EID.


− Caracterización de los grupos de interés del Ecosistema de Innovación Digital

− Planificación de la infraestructura, tecnología y la oferta de servicios de los PAD

− Prestación de los servicios de los PAD

− Articulación de los actores del Ecosistema de Innovación Digital

− Gestión alianzas con los actores del Ecosistema de Innovación Digital

4.2.4 Subproceso Uso y Apropiación TIC


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● Objetivo: Contribuir al desarrollo de capacidades de aprendizaje y adaptabilidad a través del diseño y despliegue de estrategias, orientados a la sensibilización, comunicación y movilización con el propósito de fortalecer el uso y apropiación de las TIC de los grupos de interés en el Municipio de Santiago de Cali.

● Alcance: El subproceso inicia con el análisis del contexto de la situación incluyendo la identificación y evaluación de la preparación al cambio de las partes interesadas, la planificación, el diseño, la implementación y el monitoreo de la estrategia de uso y apropiación a través de los diferentes proyectos, hasta la entrega de los resultados, la formulación y seguimiento de una estrategia de sostenibilidad.


− Planear el uso y apropiación TIC

− Diseñar la estrategia de uso y apropiación TIC

− Implementar y mantener la estrategia de uso y apropiación TIC

6. DOCUMENTOS Y REGISTROS

Los documentos y registros utilizados en el Proceso Gestión de la Innovación Digital se relacionan a continuación:

DOCUMENTOS CODIGOModelación del Proceso Gestión de la Innovación Digital

MEDE01.05.02.18.P01.F09(MEDE01.08)

Normograma del Proceso Gestión de la Innovación Digital

MEDE01.05.02.18.P01.F14(MEDE01.08)

Modelación del Subproceso Gestión de las Tendencias e innovaciones TIC

MEDE01.05.02.18.P01.F11(MEDE01.08.01)

Determinación Insumos y proveedores – Productos, MEDE01.05.02.18.P01.F12


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DOCUMENTOS CODIGOClientes y/o Grupos de Interés del Subproceso Gestión de las Tendencias e innovaciones TIC (MEDE01.08.01)

Inteligencia y análisis de las tendencias TIC MEDE01.05.02.18.P01.F15(MEDE01.08.01.18.P01)

Plan de Control del Subproceso Gestión de las Tendencias e innovaciones TIC

MEDE01.05.02.18.P01.F16(MEDE01.08.01)

Informes Generales del Subproceso Gestión de las Tendencias e innovaciones TIC

MEDE01.05.02.18.P01.F17(MEDE01.08.01)

Modelación del Subproceso Gestión de Investigación y Prototipado

MEDE01.05.02.18.P01.F11(MEDE01.08.02)

Determinación Insumos y proveedores – Productos, Clientes y/o Grupos de Interés del Subproceso Gestión de Investigación y Prototipado

MEDE01.05.02.18.P01.F12(MEDE01.08.02)

Prototipado MEDE01.05.02.18.P01.F15(MEDE01.08.02.18.P01)

Plan de Control del Subproceso Gestión de Investigación y Prototipado MEDE01.05.02.18.P01.F16

(MEDE01.08.02)

Informes Generales del Subproceso Gestión de Investigación y Prototipado MEDE01.05.02.18.P01.F17

(MEDE01.08.02)

Modelación del Subproceso Dinamizar el Ecosistema de Innovación Digital

MEDE01.05.02.18.P01.F11(MEDE01.08.03)

Determinación Insumos y proveedores – Productos, Clientes y/o Grupos de Interés del Subproceso Dinamizar el Ecosistema de Innovación Digital

MEDE01.05.02.18.P01.F12(MEDE01.08.03)

Caracterización de los grupos de interés del Ecosistema de Innovación Digital

MEDE01.05.02.18.P01.F15(MEDE01.08.03.18.P01)

Planificación de la infraestructura, tecnología y la oferta de servicios de los PAD

MEDE01.05.02.18.P01.F15(MEDE01.08.03.18.P02)


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DOCUMENTOS CODIGO

Prestación de los servicios de los PAD MEDE01.05.02.18.P01.F15(MEDE01.08.03.18.P03)

Articulación de los actores del Ecosistema de Innovación Digital

MEDE01.05.02.18.P01.F15(MEDE01.08.03.18.P04)

Gestión alianzas con los actores del Ecosistema de Innovación Digital

MEDE01.05.02.18.P01.F15(MEDE01.08.03.18.P05)

Plan de Control del Subproceso Dinamizar el Ecosistema de Innovación Digital

MEDE01.05.02.18.P01.F16(MEDE01.08.03)

Informes Generales del Subproceso Dinamizar el Ecosistema de Innovación Digital

MEDE01.05.02.18.P01.F17(MEDE01.08.03)

Modelación del Subproceso Uso y Apropiación TIC MEDE01.05.02.18.P01.F11(MEDE01.08.04)

Determinación Insumos y proveedores – Productos, Clientes y/o Grupos de Interés del Subproceso Uso y Apropiación TIC

MEDE01.05.02.18.P01.F12(MEDE01.08.04)

Planear el uso y apropiación TIC MEDE01.05.02.18.P01.F15 (MEDE01.08.04.18.P01)

Diseñar la estrategia de uso y apropiación TIC MEDE01.05.02.18.P01.F15 (MEDE01.08.04.18.P02)

Implementar y mantener la estrategia de uso y apropiación TIC

MEDE01.05.02.18.P01.F15(MEDE01.08.04.18.P03)

Plan de Control del Subproceso Uso y Apropiación TIC

MEDE01.05.02.18.P01.F16(MEDE01.08.04)

Informes Generales del Subproceso Uso y Apropiación TIC

MEDE01.05.02.18.P01.F17(MEDE01.08.04)

REGISTROS CODIGO

Metodología de caracterización de grupos de interés MEDE01.08.03.P01.F01

Informe de caracterización de grupos de interés MEDE01.08.03.P01.F02


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Portafolio de servicios MEDE01.08.03.P02.F01

Catálogo de servicios MEDE01.08.03.P02.F02

Programa de prestación de servicios MEDE01.08.03.P02.F03

Plan de prestación de servicios MEDE01.08.03.P02.F04

Presentación de las políticas de tratamiento de datos y manual de comportamiento al usuario

MEDE01.08.03.P03.F01

Solicitud de diseño de una estrategia de uso y apropiación

MEDE01.08.04.18.P01.F01

Matriz de interesados MEDE01.08.04.18.P01.F02

Listado de interesados MEDE01.08.04.18.P01.F03

Plan de sensibilización MEDE01.08.04.18.P02.F01

Plan de movilización MEDE01.08.04.18.P02.F02

Plan de comunicación MEDE01.08.04.18.P02.F03

Solicitud para realizar ejercicio de innovación digital MEDE01.08.02.18.P01.F01

Guía para el procedimiento conceptualización del prototipo

MEDE01.08.02.18.P01.G01

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

DOCUMENTO CÓDIGOInstructivo para la caracterización de los procesos del modelo de operación procesos MEDE01.05.02.18.P01.I01

Procedimiento de Control de Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad MAGT04.03.14.12.P01


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Instructivo para la documentación de los Sistemas de Gestión y Control Integrados MAGT04.03.14.12.P01.I02

Procedimiento de Control de Registros del Sistema de Gestión de la Calidad MAGT04.03.14.12.P02

Guía para la administración de riesgos MEDE01.05.02.18.P06.G01

Cartilla CO-crear Centro de Innovación Pública Digital No Aplica

G.GEN.04 - Guía General de Evidencias del Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial para la Gestión de TI en el Estado

No aplica

G.UA.01 - Guía del dominio de Uso y Apropiación No aplica

Caracterización de actores Departamento Nacional de Planeación No aplica

8. ANEXOS

Anexo 1: Formatos de Modelación del Proceso Gestión de la Innovación Digital

Elaborado por: Ruby Cerón Erazo

Cargo: No Aplica

Fecha: 05/may/2020

Firma

Revisado por: Teresa B. Cancelado Carretero

Cargo: Subdirector de Departamento Administrativo

Fecha: 08/may/2020

Firma

Aprobado por: Guido Fernando Ríos

Cargo: Director de Departamento Administrativo

Fecha: 08/may/2020

Firma


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· web viewservir como herramienta de consulta para orientar la transformación digital a través...

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