MANUAL PARA EL MANEJO DE

INVENTARIOS

M-GARF-01

Versión 02

Fecha: Mayo de 2016

“MANUAL PARA EL MANEJO DE INVENTARIOS, BIENES, PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO, PARA LA CUSTODIA Y ADMINISTRACIÓN DE LOS BIENES DE

PROPIEDAD DE LA BIBLIOTECA PÚBLICA PILOTO DE MEDELLÍN PARA AMÉRICA LATINA”

CLAUDIA RODRÍGUEZ VÉLEZSubdirectora Administrativa

DIDIER ANTONIO GÓMEZ VÉLEZAuxiliar Administrativo Gestión de Recursos Físicos

MEDELLÍN

FEBRERO DE 2018

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CAPÍTULO ICONCEPTOS BÁSICOS

1. DE LOS PRINCIPIOS RECTORES.

2. BIENES.

3. CLASIFICACIÓN DE LOS BIENES.

3.1. BIENES DE CONSUMO.

3.2. BIENES DEVOLUTIVOS.

3.3. BIENES INTANGIBLES.

3.3.1. Software y Licencias.

3.4. BIENES INMUEBLES.

4. UBICACIÓN DE LOS BIENES.

4.1. BIENES ALMACENADOS.

4.2. BIENES EN USO.

4.3. INVENTARIO DE BIENES DEVOLUTIVOS

4.3.1. Inventario de Bienes en Bodega.

4.3.2. Inventario de Bienes en uso.

4.4. ACTUALIZACIÓN DEL INVENTARIO

4.5. ACTUALIZACIÓN POR TRASLADO DE BIENES ENTRE DEPENDENCIAS O SEDES

4.6. ENTREGA Y RECIBO DE INVENTARIOS

5. IDENTIFICACIÓN CONTABLE

CAPÍTULO II PROCESO DE INGRESO DE BIENES

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1. INGRESO DE BIENES POR COMPRA.

1.1. ADQUISICIÓN DE BIENES DE CONSUMO.

1.1.1. Bienes de Consumo objeto de control.

1.2. BIENES DEVOLUTIVOS.

1.2.1. Bienes o activos de tecnología.

1.2.2. Bienes de Audio y Video.

1.2.3. Bienes del plan de emergencias.1.2.4. Material bibliografico y audiovisual.

1.2.5. Electrodomesticos, muebles y enseres.

2. INGRESO POR DONACIÓN.

3. INGRESO POR ELEMENTOS SOBRANTES DE INVENTARIOS.

4. INGRESO POR REINTEGRO O DEVOLUCIÓN.

5. INGRESO POR REPOSICIÓN.

5.1. POR PERDIDA, DAÑO O HURTO.

5.2. REPOSICIÓN TECNOLOGICA.

6. INGRESO POR COMODATO O PRÉSTAMO

CAPÍTULO IIIPROCESO DE ASIGNACIÓN DE BIENES

1. CONTROL Y VIGILANCIA.

2. CARTERA DE INVENTARIOS.

2.1. CLASES DE CARTERA.

CAPÍTULO IVPROCESO SALIDA DE BIENES

1. SALIDA DE BIENES DEVOLUTIVOS, DE CONSUMO Y CONSUMO CON CONTROL.

2. SALIDA DE BIENES POR DAÑO, PERDIDA O HURTO.

3. SALIDA DE BIENES POR REPOSICIÓN TECNOLOGICA.

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4. SALIDA DE BIENES POR DESTRUCCIÓN.

5. BAJA DE BIENES

5.1. CLASES DE BAJA

5.1.1. Baja de bienes servibles por perdida o hurto.

5.1.2. Bajas por merma, rotura, desuso o vencimiento.

5.1.3. Bajas por caso fortuito o fuerza mayor.

5.1.4. Baja de bienes servibles no necesarios para el servicio.

5.1.5. Baja de bienes inservibles.

5.1.6. Baja de bienes por obsolescencia.

5.1.7. Baja de bienes dejados o abandonados

CAPÍTULO VDESTINO DE LOS BIENES DEVOLUTIVOS DADOS DE BAJA

1. DESTRUCCIÓN DE BIENES.

1.1. DESMANTELACIÓN.

1.2. BAJA DE BIENES CUYA DESTINACIÓN FINAL ESTA REGLAMENTADA POR NORMAS AMBIENTALES POR DESTRUCCIÓN.

2. ENAJENACIÓN DE BIENES MUEBLES.

3. ENAJENACIÓN DE BIENES MUEBLES A TITULO GRATUITO ENTRE ENTIDADES ESTATALES.

CAPÍTULO VIDEL INVENTARIO POR AUTOCONTROL, LUGARES PARA DISPOSICIÓN DE BIENES

Y PAZ Y SALVO

1. INVENTARIO POR AUTOCONTROL.

2. PAZ Y SALVOS.

CAPÍTULO VIIPROCESO DE INCLUSIÓN EN SEGUROS INSTITUCIONALES PARA BIENES

CAPÍTULO VIIIRESPONSABILIDADES DE LOS BIENES

DESARROLLO DEL MANUAL

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CAPÍTULO ICONCEPTOS BÁSICOS

1. DE LOS PRINCIPIOS RECTORES. Son principios rectores del presente manual:

Responsabilidad: Los bienes propiedad de la biblioteca y que están bajo cuidado, uso y/o administración de servidores públicos o contratistas, recibirán por parte de aquellas el trato y el uso adecuado para el cual la biblioteca los ha adquirido, que no es otro que el cumplimiento de las finalidades estatales ordenadas por la constitución y la ley.

Función social de los bienes públicos: El uso de todo bien que pertenezca a la Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina, se hará con la obligatoria observancia que estos se encuentran dispuestos para toda la comunidad usuaria y administrativa de la Biblioteca.

Eficiencia: Los bienes de la Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina deben ser usados teniendo siempre presente la obligación de que se aproveche al máximo la capacidad, disposición y finalidad de uso para los cuales fueron adquiridos o recibidos.

Uso racional de los bienes públicos: Los bienes de la biblioteca, particularmente aquellos que son consumibles, serán utilizados de tal forma que no se consuman más allá de lo estrictamente necesario; los servidores públicos utilizarán los bienes optimizandolos, realizando su labor sin desperdiciar los mismos.

2. BIENES.

Los bienes consisten en cosas corporales o incorporales. Para la Biblioteca se definirá como el artículo inventariable, o activo de cualquier clase que es objeto de apropiación.

3. CLASIFICACIÓN DE LOS BIENES.

3.1. BIENES DE CONSUMO: Son aquellos bienes que por su naturaleza se consumen con el primer uso que se hace de ellos.

3.2. BIENES DEVOLUTIVOS: Son aquellos elementos que no se consumen por el primer uso que se hace de ellos, aunque por el tiempo o por razones de naturaleza o uso, se deterioran a largo plazo, están sujetos a depreciación y es exigible su devolución.

3.3. BIENES INTANGIBLES:

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Son los bienes inmateriales adquiridos o desarrollados por la Biblioteca, con el fin de facilitar, mejorar o tecnificar sus operaciones. Estos bienes son susceptibles de valorarse en términos económicos.La contabilización de los bienes intangibles se realizará de acuerdo con lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pública.

3.3.1. SOFTWARE Y LICENCIAS: De acuerdo con el Plan General de la Contabilidad Pública, el software se registrará dentro del área de Otros Activos en la cuenta Intangibles y comprende los bienes inmateriales adquiridos o desarrollados por la Biblioteca, con el fin de facilitar, mejorar o tecnificar sus operaciones.Se adoptan las agrupaciones (línea telefónicas, licencias, software) para los bienes intangibles de acuerdo con lo establecido en el Plan General de la Contabilidad Publica. Estas agrupaciones se mantendrán durante todas las etapas de registro, administración y control.

3.4. BIENS INMUEBLES:son aquellos que no pueden transportarsen de un lugar a otro sin su destruccion o deterioro; como las tierras y minas, y las que adhieren permanentemente a ellas, como los edificios y terrenos, que sean posibles de trasladar o separar del suelo sin ocacionar daños a los mismos, porque forman parte del terreno o están anclados a él.

4. UBICACIÓN DE LOS BIENES.

4.1. BIENES ALMACENADOS: Son aquellos bienes de consumo que se encuentran almacenados en la sede central de la Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina, consistentes principalmente en insumos de aseo general, cafetería, botiquín en general, papelería, ferreteria, elementos de tecnologia y comunicaciones, perifericos, dotación, muebles y enseres para dar de baja.

También podrán encontrarse almacenados, aquellos bienes devolutivos que han sido reintegrados por cualquier causa.

4.2. BIENES EN USO: Son los elementos devolutivos y de consumo entregados a las dependencias y a las diferentes unidades de informacion y filiales a los respectivos servidores públicos de la entidad para el cumplimiento de sus funciones.

Bienes de uso individual: Son aquellos que son usados por un solo servidor público o contratista en el ejercicio de sus funciones o actividades como papeleria, dotación y botiquin.

Bienes de uso compartido: Son aquellos que son usados por un equipo de servidores públicos o contratistas, dentro de un mismo espacio y en cumplimiento de funciones o actividades institucionales, como impresoras, tintas y/o tóner, lectores códigos de barra, éscaner etc.

Bienes de uso general: Son los que estan dispuestos para el uso de la comunidad en general, como insumos de cafeteria, ferreteria, perifericos, artículos de tecnologia y comunicación, etc.

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4.3. INVENTARIO DE BIENES DEVOLUTIVOS:Es el conjunto de bienes muebles en uso o no, en las diferentes unidades de información, y según su ubicación se procedera de la siguiente manera:

4.3.1. Inventario de Bienes en Bodega: El procedimiento de toma física del inventario existente en bodega, se deberá realizar como mínimo una (1) vez al año y cada que se requiera; el resultado obtenido se confrontará contra los saldos de existencias del software de Inventarios en la fecha de la ejecución; se elbora un kardex de entradas, salidas y saldos de existencias que se cruzara con la informacion que proporciona el formato “ORDEN DE SALIDA”. Se presentara inorme anual a contraloria.

4.3.2. Inventario de Bienes en Uso: Este procedimiento deberá realizarse como mínimo una (1) vez al año y cada que las circunstancias lo ameriten, en cada una de las dependencias de la Biblioteca y sus filiales, por el proces de Recursos Físicos (auxiliar administrativo y/o auxiliar de almacen).

Para la realización del mismo se deben imprimir los inventarios por dependencia desde la plataforma tecnologica “XENCO”, con el contenido del responsable de la cartera, la cuenta contable, el número de placa, la descripcion del bien, la localización, la fecha de adquisición del bien, el valor de compra, la cédula del respnsable de la cartera, el estado, clase y si es en comodato o no; en caso de encontrarse un funcionario no registrado deberán solicitarse los datos necesarios para ser ingresado. Con posterioridad a esto deberá realizarse un cronograma de visitas a cada dependencia para la verificación de los bienes de cada funcionario de la misma.

En la visita se constatarán los elementos físicos con el inventario documental, revisando número de placa, descripción, marca y demás características técnicas descritas en el mismo. De existir concordancia entre el inventario físico y el documental, el funcionario responsable de los bienes deberá firmar el inventario y se termina el procedimiento.

En caso de no existir concordancia, se deberá actualizar y generar el reporte de inventarios a través del software - Modulo de Inventarios, mediante documento de traslado de bienes o asignación, en el módulo de activos fijos. El funcionario responsable de los bienes deberá firmar formato de Salida y el Inventario, entregando copia de estos al funcionario responsable de los bienes y al responsable del Almacen.

En caso de presentarse faltantes en el inventario de un funcionario, se dejará constancia en documento impreso suscrito por el funcionario responsable de los bienes, el funcionario encargado de inventarios y el líder del proceso. Posteriormente reberá realizarse cruces de inventarios y de no encontrarse el bien, se elabora acta de faltantes suscrita por el funcionario responsable del mismo, el funcionario encargado de inventarios y el (la) Subdirector (a) Administrativo y Financiero y se dará inicio al procedimiento de “Pérdida o hurto de bienes en servicio”.

La persona responsable de realizar el inventario deberá presentar mediante oficio las observaciones y documentos para actualización de inventario individual, conforme al resultado de la verificación a la Subdirección Administrativa y financiera; con la cual

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deberán realizarse los ajustes en el modulo de inventarios del software que cumple con estas funciones. Una vez se encuentren aplicados los ajustes deberá entregarse al funcionario responsable de los bienes, copia del Inventario definitivo.

4.4. ACTUALIZACIÓN DEL INVENTARIO:

Para nuevos elementos que ingresen al inventario de la dependencia o filial, el funcionario de Recursos Físicos hace entrega del bien al servidor público mediante el formato “ACTA DE ENTREGA”, detallando los datos necesarios como descripción, modelo, marca, serie, cantidad, fecha de entrega; quien recibe el bien, firma el Acta de entrega, se deja copia y se archiva en la carpeta respectiva del responsable de la cartera, ademas es responsabilidad del funcionario de Recursos Físicos (auxiliar administrativo y/o auxiliar de almacen), matricular el bien en la plataforma tecnologica “XENCO”, Una vez matriculado el bien debe registrarlo en la aseguradora para cubrimiento de la garantia y protección del bien adquirido.

4.5. ACTUALIZACIÓN POR TRASLADO DE BIENES ENTRE DEPENDENCIAS O SEDES:

Consiste en el traslado de bienes de una dependencia a otra y/o filiales.

Para el traslado de bienes se registra en el formato “MOVIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS” por el responsable de la cartera, detallando el bien a trasladar, dar de baja, destruir, según el caso, debidamente firmado y la persona encargada del inventario en recursos físicos realiza la gestión del cambio de cartera en la plataforma tecnologica en el módulo de activos fijos para actualizar la información, firma el formato como aceptado.

4.6. ENTREGA Y RECIBO DE INVENTARIOS:Cuando el funcionario se retira o sale por un periodo prudencial (vacaciones, licencias, etc.), debe hacer entrega al auxiliar administrativo y/o auxiliar de almacen de Recusros Físicos, de los elementos devolutivos en servicio, quien practicara el conteo físico de los bienes y cruzara la informacion contra el listado de inventario contemplado en los registros de bienes, si se encuentran faltantes, elementos inservibles o de caractarísticas diferentes, descargara dichos bienes de los registro.

En caso de sobrantes verifica y si es del caso matricula el bien en la plataforma tecnologica en el modulo de activos, con base en el acta respectiva.

El nuevo responsable de la dependencia o filial recibe los elementos devolutivos en servicio mediante la confrontación física con el listado de inventario que debe entregarle el funcionario de Recursos Físicos, perfeccionandose el acto mediante las firmas de ambos.

5. IDENTIFICACIÓN CONTABLE:Teniendo en cuenta la clasificación interna de los bienes y las normas técnicas relativas a los activos definidos en el Régimen de Contabilidad Pública, identifiquese los bienes de acuerdo a la codificación de cuentas del Plan General de Contabilidad Pública (PGCP), que a continuación se detalla:

Código Cuenta Nombre cuenta166501 MUEBLES Y ENSERES166502 EQUIPO Y MAQUINAS DE OFICINA

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166590 OTROS MUEBLES Y ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA167001 EQUIPO DE COMUNICACIÓN167002 EQUIPO DE COMPUTACIÓN167090 OTROS EQUIPOS DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACIÓN167502 TERRESTRE

CAPÍTULO IIPROCESO DE INGRESO DE BIENES

El proceso de ingreso de bienes a la Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina puede originarse en:

▪ Ingreso de Bienes por compra.

▪ Donación.

▪ Reintegro o devoluciones.

▪ Sobrantes de inventario.

▪ Reposición de bienes por daño, pérdida o hurto.

▪ Reposición tecnológica.

▪ Ingreso de Bienes por Abandono.

▪ Ingreso por comodato o préstamo.

1. INGRESO DE BIENES POR COMPRA:

Es la operación mercantil a través de la cual la entidad adquiere bienes mediante un proceso de adquisición reglado y regulado, en virtud de un contrato que comprende un acuerdo de voluntad, de acuerdo con la constitución y la ley.

1.1. ADQUISICIÓN DE BIENES DE CONSUMO:

Una vez celebrado el (los) contrato (s) marco que contienen determinada dotación, se le solicitan al contratista los bienes de consumo que le corresponde entregar. Para esta solicitud tanto la sede central como las filiales deberán diligenciar el Formato Estándar de Pedido (Ver Formato 1 – Formato Estándar de Pedido), en la que se consigna la descripción detallada de los bienes requeridos, la marca, el modelo, el valor del artículo IVA incluido, la cantidad del bien y el destino final del bien; y enviarlo vía correo electrónico al responsable del Almacén.

La mercancía se recibe y se verifica en el Almacén de la Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina, se confronta la remisión y/o factura contra el pedido y luego se entrega a cada dependencia que haya hecho la respectiva solicitud; se registra en el formato “INCLUSION DE BIENES” , se entrega los bienes de consumo a los funcionario según lo solicitado por ellos con la respectiva remisión se existe o mediante el formato “AUTORIZACION DE INGRESO Y SALIDA DE ACTIVOS FIJOS”, perfeccionándose dicha actuación con las firmas respectivas.

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Nota: En los casos en los cuales la Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina se encuentre obrando como operador de algún contrato o convenio para el cual se requiera de la adquisición de bienes de consumo, el procedimiento será igual al anteriormente descrito, para cada una de las sedes, filiales o dependencias del respectivo contrato y/o convenio.

1.1.1. Bienes de Consumo objeto de control:

El encargado de almacén debe llevar el registro y control de los bienes de consumo en servicio, tales como menaje de cocina, cosedoras, perforadoras, saca ganchos, tijeras, reglas, antenas para televisor, candados, los originales de los materiales audiovisuales diferidos, elementos de dotación con identificación institucional y aquellos bienes devolutivos cuyo valor individual sea inferior a medio SMMLV, de conformidad con las normas expedidas por la Contaduría General de la Nación.

Para la contabilización de los bienes de consumo con control se tendrán en cuenta los mismos códigos establecidos para los bienes de consumo.

1.2. BIENES DEVOLUTIVOS:

1.2.1. BIENES O ACTIVOS DE TECNOLOGIA:

Se trata de bienes como: Servidores, portátiles, computadores, teléfonos, software, implementos periféricos de sistemas (mouse, teclados, audífonos, cámaras web, antenas, routers etc.), discos duros, Acces Point, escáner, impresoras, Suiche, lectores códigos de barra, adaptadores de energía, cargadores, cables de red, cables VGA, guayas de seguridad, memorias, tarjetas de red, Ups, tóner, etc.Una vez celebrado el (los) contrato (s) marco que contienen la entrega de los bienes aquí descritos se solicita al contratista la entrega de estos en las condiciones establecidas en el contrato. Para esta solicitud tanto la sede central como las filiales deberán diligenciar el Formato Estándar de Pedido (Ver Formato 1 – Formato Estándar de Pedido), en la que se consigna la descripción detallada de los bienes requeridos, la marca, el modelo, el valor del artículo IVA incluido, la cantidad del bien y el destino final del bien; y enviarlo vía correo electrónico al responsable del Almacén.

Al llegar los bienes de tecnología al Almacén, se debe proceder a la verificación de todas las condiciones del contrato, precio, cantidad, calidad, modelo, etc., se firman las remisiones o las facturas, y se entregan estas al proveedor, dejando copias para tesorería, el técnico responsable y para el almacén.

Posteriormente debe procederse a registrar en cada equipo el código del número del inventario consecutivo que corresponda con marcador de tinta indeleble los equipo; además se adhiere la placa que contiene el código de barras, desprendiendo el adhesivo que contiene la placa, deberá verificarse que el número coincida con el número fijado con marcador de tinta indeleble; esta adhesión deberá ser en un lugar discreto del artículo, en la parte trasera o por debajo sin deteriorar la presentación del bien.

El bien llevara una cinta magnética de seguridad, la cual deberá ser insertada a los bienes adquiridos en un lugar oculto, de difícil acceso para el usuario, de manera que lo proteja contra posibles fraudes.

Para efectos de seguimiento y control se deberá registrar la información requerida en la base de datos del archivo “INCLUSION DE BIENES” (Ver Formato 2 – Inclusión de

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Bienes). Adicionalmente se procederá al registro de cada bien o ítem en el módulo de XENCO – INVENTARIOS, o el que corresponda. (Ver manual del Software XENCO o el que haga sus veces).

Al momento de la entrega tanto a la sede central como a las filiales, deberá tomarse registro del procedimiento en Formato de Acta de Entrega del cual se dejara original y copia, una para el Almacén y otra para la dependencia que recibe. Esta ira acompañada de la orden de salida respectiva.

1.2.2. BIENES DE AUDIO Y VIDEO:

Se trata de bienes como: audífonos para monitoreo de audio, cámara digital, cámara fotográfica profesional, grabadora de audio, grabadora de periodista, kit de cámara de video, lámparas especiales, lector de memorias, micrófono boom, micrófonos inalámbricos de solapa, pantalla o telón para video beam, parlantes activos, televisor, video proyector.

Dentro de esta clasificación de bienes se encuentran algunos, que por su cuantía o características específicas, no requieren ser ingresados en el módulo de activos de la plataforma XENCO o el que corresponda, tales como: bases de micrófono de pie y de mesa, baterías para cámaras fotográficas o de video, bombillas de repuestos, cargadores de batería, convertidores, otros accesorios que complementen las funciones de audio y video y que por su naturaleza no se puedan plaquetear, marcar, inventariar etc., pilas para los equipos, telones de fondo para fotografías, cableado para conexión de equipos.

En lo demás se seguirán las reglas descritas en el numeral 1.2.1.

1.2.3. BIENES DEL PLAN DE EMERGENCIAS:

Se trata de bienes como: camilla fija + escalón, camilla portátil tipo Miller, silla de ruedas, extintores, avisos de seguridad, cinta de cerramiento, collar cervical, kit de tensiómetro y estetoscopio, kit de primeros auxilios, paleta pare-siga.

Se seguirán las reglas descritas en el numeral 1.2.1., con excepción de la incrustación de cinta de seguridad, debido a que por las características específicas de estos bienes no se requiere de la misma.

1.2.4. MATERIAL BIBLIOGRAFICO Y AUDIOVISUAL:

Para el recibo de estos bienes se requiere de un equipo de técnicos que trabaje a la par del Almacenista, debido a que se requieren conocimientos específicos para verificar que los bienes entregados correspondan a lo solicitado.

El Almacenista confronta con factura del contratista o proveedor y el grupo de técnicos aprueban según listado adjudicado.

Se entrega factura original firmada y sellada al interventor del contrato para elaborar informe de interventoría, y copia de la factura firmada por el grupo de técnicos designados por el interventor, donde almacén hace entrega como recibido a satisfacción del material bibliográfico y audiovisual que luego analizaran e ingresaran al catálogo público de la entidad para consulta y préstamos a los usuarios.

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Se procede al ingreso de cada bien en el módulo de inventarios del sistema XENCO o el que corresponda.

1.2.5. ELECTRODOMESTICOS, MUEBLES Y ENSERES:

Se trata de todos aquellos bienes muebles que no se encuentran incluidos en las categorías anteriores, y que algunos son utilizados para labores administrativas y otros para la prestación de servicios al público tales como: lockers, mesas, puestos de trabajo, bastidores, carteleras acrílicas, neveras, microondas, etc.

Una vez celebrado el (los) contrato (s) marco que contienen la entrega de los bienes aquí descritos se solicita al contratista la entrega de estos en las condiciones establecidas en el contrato. Para esta solicitud tanto la sede central como las filiales deberán diligenciar el Formato Estándar de Pedido (Ver Formato 1 – Formato Estándar de Pedido), en la que se consigna la descripción detallada de los bienes requeridos, la marca, el modelo, el valor del artículo IVA incluido, la cantidad del bien y el destino final del bien; y enviarlo vía correo electrónico al responsable del Almacén.

Al llegar los bienes al Almacén, se debe proceder a la verificación de todas las condiciones del contrato, precio, cantidad, calidad, modelo, etc., se firman las remisiones o las facturas, y se entregan estas al proveedor, dejando copias para tesorería, el técnico responsable y para el almacén.

Debe aclararse que no todos los bienes deben ser entregados en el Almacén, debido a que de acuerdo con las condiciones descritas en el contrato, convenio o acto administrativo, algunos se entregan directamente para el servicio en las diferentes dependencias del Nivel Central y filiales.

Posteriormente debe procederse a registrar en cada uno de los bienes el código del número del inventario consecutivo que le corresponda con marcador de tinta indeleble; además se adhiere la placa que contiene el código de barras, desprendiendo el adhesivo que contiene la placa, deberá verificarse que el número coincida con el número fijado con marcador de tinta indeleble; esta adhesión deberá ser en un lugar discreto del artículo, en la parte trasera o por debajo sin deteriorar la presentación del bien.

Para estos bienes no se requiere de cinta magnética de seguridad, debido a que estos son de difícil acceso y manipulación para los usuarios.

Para efectos de seguimiento y control se deberá registrar la información requerida en la base de datos del archivo “INCLUSION DE BIENES” (Ver Formato 2 – Inclusión de Bienes). Adicionalmente se procederá al registro de cada bien o ítem en el módulo de XENCO – INVENTARIOS, o el que corresponda. (Ver manual del Software XENCO).

Al momento de la entrega tanto a la sede central como a las filiales, deberá tomarse registro del procedimiento en Formato de Acta de Entrega del cual se dejará original y copia, una para el Almacén y otra para la dependencia que recibe. Esta ira acompañada de la orden de salida respectiva.

2. INGRESO DE BIENES POR DONACIÓN:

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Es el ingreso de bienes cuando una persona natural o empresa privada, transfiere voluntaria, gratuita e irrevocablemente a favor de la BPP, la propiedad de un bien que le pertenece, generando un incremento en el patrimonio de la biblioteca.

Debe realizarse un ofrecimiento con el detalle de los bienes que serán transferidos a la Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina, que contenga el ánimo de hacer entrega de estos a título de donación. Como respuesta a este, la dirección deberá emitir carta de aceptación.

Posteriormente se diligenciará Acta de Recibo de Bienes, suscrita por quienes en ella intervienen, en la cual figuren las denominaciones, características, cantidades, unidad de medida, estado en que se encuentran, valores unitarios y totales o avalúo comercial si fuere del caso.

Si los bienes provienen de una Entidad Pública, el ingreso de almacén se realizará con base en el acto administrativo de la Entidad donante, especificando el bien el objeto y valor de la donación y la entidad o persona natural que hace la donación con su respectivo NIT. Copia del acto administrativo reposará en los archivos del Almacén.

Los bienes recibidos por donación serán inventariados e ingresados en el Módulo de Inventarios de la Plataforma tecnológica dispuesta por la BPP para tal fin.

Cuando los bienes objeto de la donación superen los cincuenta (50) salarios mínimos, dicha donación deberá ser autorizada por notario mediante escritura pública, en concordancia con el artículo 1458 del Código Civil Colombiano.

3. INGRESO POR ELEMENTOS SOBRANTES DE INVENTARIOS:

Es el ingreso al almacén de bienes, que una vez realizado el inventario físico y confrontados con la relación de activos de la Entidad aparecen como sobrantes.

El almacenista y la subdirectora Administrativa y Financiera en los demás niveles con base en la inspección física de los bienes en bodega, donde se determinó el sobrante, diligenciarán el Acta de Sobrantes. De acuerdo con el acta de sobrantes el almacenista diligenciará la Entrada de Bienes al Almacén.

El valor con el cual ingresará el bien al almacén, en caso de no encontrarse registro de bienes similares, corresponderá al de un bien análogo o al del valor comercial del bien, el cual será establecido mediante acta suscrita por Subdirectora Administrativa y Financiera.

4. INGRESO POR REINTEGRO O DEVOLUCIÓN:

Consiste en la devolución al Almacén de los bienes en servicio que las dependencias de la entidad no requieren para el ejercicio de sus funciones.

El responsable que no requiera determinados bienes para su uso, diligenciará con el visto bueno del jefe inmediato la Solicitud de Reintegro y lo enviará al encargado de inventarios para que verifique que los bienes relacionados en el formato corresponden al inventario del responsable.

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Para determinados bienes se requiere que previo al reintegro se realice una valoración técnica por el área competente: De cómputo e informáticos, vehículos, elementos de seguridad industrial, elementos de oficina abierta, plantas eléctricas, aires acondicionados, condensadores y equipos hidromecánicos, entre otros.

Una vez avalado el reintegro por el área técnica pertinente (en los casos que aplique), el área de inventarios revisará la solicitud de reintegro, la cual será enviada al almacenista para que se coordine el recibo de los bienes con los responsables.

El almacenista recibirá los bienes, verificará si son servibles o inservibles, procederá a clasificarlos según sus características, estado y cantidades, y los registrará en la Cuenta Depósito Almacén y devolverá el formato a inventarios una vez lo haya suscrito.

5. INGRESO POR REPOSICIÓN:

5.1. POR PÉRDIDA, DAÑO O HURTO:

Previa aprobación de la Subdirección Administrativa y Financiera, se recibirán bienes en reemplazo de bienes faltantes o de los que han sufrido daños por causas derivadas del mal uso o indebida custodia. La reposición podrá ser efectuada por el responsable de los bienes y/o las Compañías de Seguros o de Vigilancia.

Sólo se aprobará la reposición del bien cuando el ofrecido sea de igual o superior calidad y de características semejantes, dentro de los diez (10) días siguientes al recibo de la solicitud, y después de aprobado la reposición del mismo deberá hacerse dentro de los diez (10) días siguientes al recibo del concepto de aprobación; la entrega deberá realizarse en el almacén.

El almacenista, con base en la aprobación de la solicitud de reposición, y si fuere del caso con el concepto técnico correspondiente, diligenciará el Acta de Reposición del Bien, con base en la cual diligenciará la entrada de bienes al Almacén.

En caso de que el bien sea nuevo, el valor con el cual se ingresará será el de la factura de compra; si es usado, el valor será el comercial o el de un bien similar.

Una vez aceptada y registrada la reposición del bien se descargará de la cuenta de responsabilidades.

5.2. REPOSICIÓN TECNOLÓGICA:

Se dará cuando la Biblioteca adquiera bienes de mejores condiciones tecnológicas que los existentes y, en el contrato de adquisición se contemple la entrega de los bienes desactualizados como parte de pago.

El almacenista recibirá los bienes objeto de la reposición tecnológica con base en el contrato, la factura del proveedor y si fuere del caso, recibo a satisfacción expedido por el área competente y diligenciará la Entrada de Bienes al Almacén.

En la Entrada de Bienes al Almacén, se indicará por separado el valor de los bienes entregados por la Entidad como parte de pago y el saldo a pagar. La sumatoria de estos valores será igual al valor de la Entrada de Bienes al Almacén.

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El almacenista una vez surtido el procedimiento anterior realizara el respectivo registro contable.

CAPÍTULO IIIPROCESO DE ASIGNACIÓN DE BIENES

Es el procedimiento mediante el cual se determina en cabeza de un servidor público, contratista o entidad, para la custodia, uso y/o administración de un determinado bien propiedad de la Biblioteca, el cual se podrá hacer en cualquier momento, durante la existencia del bien en la Biblioteca.

Entrega: Es la puesta física del bien en cabeza del servidor, contratista o entidad, designado como custodio y/o administrador del mismo, para que se le dé un adecuado uso en cumplimiento de los fines institucionales.

La asignación de los bienes se hara teniendo en cuenta que los mismos tengan relación mediata o inmediata con el desempeño de las funciones.

La entrega deberá formalizarse a través del diligenciamiento del formato Acta de Entrega, donde quedan registrados los bienes entregados en cada sección, conteniendo la siguiente información:

● Numero consecutivo del Acta de Entrega.

● Descripción genérica de los bienes adquiridos (Electrodomésticos, Audio y Video, Tecnología, etc.).

● La fecha (día, mes, año) cuando se hace la entrega.

● Breve descripción de los bienes a entregar.

● Lugar de destino de los bienes adquiridos.

● Nombre del proveedor, como reza en la factura y/o remisión.

● Numero de factura y/o remisión.

● Fecha (día, mes, año) de elaboración de la factura y/o remisión.

● En el cuadro copiado del archivo “INCLUSION DE BIENES”, incluye nuevamente el número del acta de entrega.

● El nombre del lugar donde se van a entregar los bienes adquiridos.

● La descripción detallada del bien adquirido.

● La marca (si aplica) del bien adquirido.

● El modelo (si aplica) del bien adquirido.

● El número de la serie (si aplica) del bien adquirido.

● La cantidad de artículos adquiridos.

● Firma de la persona quien entrega el bien.

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● Firma de la persona que recibe el bien.

1. CONTROL Y VIGILANCIA:

La Subdirección Administrativa y financiera, mediante un adecuado sistema de codificación, identificará, clasificará y ordenará los distintos bienes de la institución, así como los que ésta tenga a cualquier título para el desarrollo de los fines institucionales y la garantía de derechos. Esta ejercerá inspección, vigilancia y control sobre los bienes de la Biblioteca, en cualquier tiempo y de manera permanente, esta labor será apoyada por la Oficina de Control Interno de ser necesario.

2. CARTERA DE INVENTARIOS:

La cartera de inventario es el documento en el cual se relacionan los bienes muebles devolutivos que la Biblioteca posee a cualquier título y que entrega a servidores, contratistas o entidades públicas o privadas que lo requieran para el ejercicio de las funciones y actividades para las cuales fueron vinculados o contratados.

La carterá de inventario tendrá el nombre de la persona o entidad responsable de la misma en ella, los bienes serán debidamente identificados, determinados e individualizados en el espacio físico donde se hallan y utilizan.

Esta estará cargada en el Módulo de Inventarios de la Plataforma XENCO, o el que corresponda.

2.1. CLASES DE CARTERA EN LA BIBLIOTECA PÚBLICA PILOTO DE MEDELLÍN PARA AMÉRICA LATINA:

Para una mejor distribución, vigilancia, control, identificación, individualización, cuidado y uso de los bienes de la Biblioteca; se administrarán los siguientes tipos de cartera:

Cartera Personal: Es aquella en la cual se encuentran determinados todos aquellos bienes de pertenencia o propiedad de la Biblioteca, que han sido asignados a funcionarios o contratistas (individualmente considerados), para su uso, custodia, administración y/o tutela. La biblioteca entregará bienes bajo uso, custodia, administración y/o tutela a contratistas, siempre y cuando la naturaleza del objeto, las actividades encomendadas y las obligaciones del mismo así lo permitan.

Cartera Institucional: Los bienes que pos sus características físicas y usos generales serán cargados al NIT de la Biblioteca, tales como: Inmuebles, vías de acceso, adiciones y mejoras a inmuebles, divisiones modulares, entre otros.

Cartera Compartida: Es aquella en la que, teniendo un responsable principal, existen varios servidores o contratistas que hacen uso de los bienes de propiedad de la Biblioteca; por lo tanto, los mencionados servidores son solidariamente responsables de los bienes compartidos y como tal responderán ante la Biblioteca por dichos bienes. En razón de lo anterior, para el control de las carteras compartidas se firmará un acta de responsabilidad solidaria, en el sistema se cargará el bien al responsable principal.

Cartera especial de Reintegro: esta cartera se manejara por el Almacén, y a ella ingresaran todos aquellos bienes de la Biblioteca que las diferentes dependencias

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consideren que son obsoletos, que se encuentren en mal estado, o que no cumplan una función en ellas.

CAPÍTULO IVPROCESO SALIDA DE BIENES

Es la entrega de bienes devolutivos, de consumo, de consumo con control que se encuentran en depósito a cargo del almacenista.

El documento de Salida de Bienes de Almacén, será el soporte legal que certifica la salida física y real de un bien, identificándola clara y detalladamente, cesando de esta manera la responsabilidad por la custodia, administración y conservación por parte del almacenista y trasladándola al destinatario. Este documento contiene la siguiente información:

● El numero consecutivo de la orden de salida pre impreso.

● El nombre y apellido de la persona autorizada para llevar el bien.

● Indicar con una “X” si es “SALIDA” o “ENTRADA” del (los) bien (es).

● Dependencia o sección para dónde van los bienes.

● Número de la cedula de la persona autorizada para entregar el bien.

● Número del teléfono de la persona autorizada para entregar el bien.

● Indicar con una “X” si es –Muebles y enseres, -Material Bibliográfico, -Material Audiovisual, -Reparación, -Préstamo, -Donación, -Otros.

● En la casilla “CANTIDAD” escribe el número de cajas, paquetes, bolsas, que salen del almacén.

● En la casilla “DESCRIPCION BREVE” detalla brevemente los artículos que salen del almacén.

● En la casilla “MARCA, SERIAL Y/O NUMERO DE INVENTARIO” escribe la información (si aplica) de los bines adquiridos.

● Al final del formato la firma de la persona que autoriza la entrega con el número de la cedula.

● La firma de la persona que recibe los bienes adquiridos con el número de la cedula.

● La firma del vigilante con el número de la cedula.

● Hora de salida en el momento que sale los bienes del almacén.

● Fecha de salida cuando salen los bienes del almacén.

● Fecha de salida cuando entran los bienes al almacén, en este caso aplica cuando la orden es de “ENTRADA” de un bien para el almacén.

Este documento se debe diligenciar en su totalidad cancelando las casillas o celdas no utilizadas y no deben presentar tachaduras ni enmendaduras.

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Cuando se considere necesario, se podrán entregar bienes con la suscripción de acta provisional y posteriormente se diligenciará la Salida de Bienes de Almacén.

1. SALIDA DE BIENES DEVOLUTIVOS, DE CONSUMO, Y CONSUMO CON CONTROL:

Se producirá cuando el almacenista diligencie la Salida de Bienes de Almacén y entregue físicamente los bienes a los Servidores Públicos responsables.

Los lideres de procesos diligenciarán y firmarán la Solicitud de estos bienes, de acuerdo con las necesidades reales. Esta solicitud indicará nombre y número de cédula de ciudadanía de quien será el responsable de bienes, para el caso de los bienes devolutivos y de consumo con control.

El almacenista recibirá la solicitud de bienes y procederá a realizar la entrega dentro de los tres días hábiles siguientes al recibo de la solicitud, con la Salida de Bienes de Almacén.

El servidor público recibirá el bien, verificará el estado físico y serie si es del caso, y demás características que lo identifiquen, firmará con su número de cédula de ciudadanía, y conservará para su archivo personal copia de la salida de Bienes de Almacén que lo hace RESPONSABLE DE BIENES, del buen uso, conservación y cuidado del bien recibido.

Cuando la composición técnica o tecnológica de los bienes a entregar por parte del almacenista, requieran intervención de un área técnica especializada, ésta deberá certificar que los bienes recibidos corresponden a lo informado en la Salida de Bienes de Almacén.

En la entrega física de equipos (microcomputadores, impresoras, máquinas, etc.), se entregará a quien sea el Responsable de los Bienes, los manuales y accesorios que hagan parte del equipo, con los cuales deberá tener el mismo cuidado que con los equipos que recibe.

El almacenista o quien haga sus veces enviará copia de la Salida de Bienes de Almacén, debidamente firmado, al encargado de inventarios para que diligencie la Constancia de Recibo de Bienes e incluya el bien en los inventarios de bienes en servicio, en el caso de los devolutivos y de consumo con control.

Cuando la salida corresponda a bienes tales como equipos de cómputo, de comunicaciones, y vehículos, cuyo control especial esté a cargo de dependencias específicas, el almacenista enviará a dichas dependencias copia de los documentos que afecten la ubicación del bien o su composición.

Los bienes devolutivos y de consumo con control en servicio de uso común de todos los funcionarios de las dependencias, estarán a cargo del líder de proceso.

La Salida de Bienes de Almacén de los accesorios internos de equipos informáticos, tales como procesadores, tarjetas de red, tarjetas de sonido, parlantes, micrófonos, memorias, discos duros, unidades de CD, unidades de tape backup y de disquete, se diligenciará a cargo del encargado de la oficina del proceso de Desarrollo y apropiación de las TIC, quien a su vez diligenciará la Solicitud y Orden de Traslado de Bienes a cargo del funcionario responsable del equipo informático donde fueron instalados.

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2. SALIDA DE BIENES POR DAÑO, PERDIDA O HURTO:

En el caso de daño, pérdida o hurto de bienes en bodega (consumo, consumo con control, devolutivos, intangibles y mercancías en existencia) como consecuencia de desastre natural, siniestro, etc.; el almacenista diligenciará la Salida de Bienes de Almacén con base en el Acta de baja y sus correspondientes soportes.

Se enviará al subproceso de Contabilidad para el respectivo registro contable o para que se cree la responsabilidad en proceso a cargo del almacenista si es del caso, copia de la Salida de Bienes de Almacén.

3. SALIDA DE BIENES POR REPOSICIÓN TECNOLÓGICA:

Se dará cuando en el contrato de compraventa se estipule como parte de pago, la entrega de bienes desactualizados que se encuentran en bodega, al adquirir bienes de mejores condiciones tecnológicas que los existentes.

El líder del proceso en el cual se haya requerido la reposición, enviará al Almacenista copia del contrato que estipula la Reposición Tecnológica. Como consecuencia de esta solicitud el Almacenista diligenciará la Salida de Bienes de Almacén por reposición tecnológica, el cual contendrá el nombre del contratista que recibe los bienes, cédula de ciudadanía o Nit, descripción, cantidad, valor histórico, depreciación y la fecha de la entrega de los bienes.

La entrega de los bienes se realizará de acuerdo con lo establecido en el contrato que establece la reposición tecnológica y mediante Acta de Entrega y Recibo suscrita por el subproceso de Recursos Físicos, el Almacenista General, el contratista y el funcionario encargado de ejercer el control de ejecución del contrato.

El Almacenista una vez surtido el procedimiento anterior efectuará el respectivo registro contable.

4. SALIDA DE BIENES POR DESTRUCCIÓN:

El Almacenista diligenciará la Salida de Bienes de Almacén teniendo como soporte el acta de destrucción y la resolución de baja.

5. BAJA DE BIENES:

La baja de bienes muebles es el procedimiento administrativo mediante el cual la Biblioteca Pública Piloto decide retirar definitivamente un bien mueble de sus activos. Se perfecciona mediante el Acto Administrativo que la ordena, y en consecuencia se debe realizar su desarque de los inventarios y de los registros contables y su retiro físico, previo el cumplimiento de los requisitos establecidos para cada caso.

De este proceso será responsable el Comité Evaluador de Bajas de Bienes Muebles, el cual estará integrado así:

● División información y cultural.

● División administrativa y financiera.

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● Auxiliar administrativo (Almacén).

El comité tendra los siguientes invitados permanentes, quienes tendran voz pero no voto:

● Control interno.

● Contabilidad.

● Jurídica.

Este comité tendrá como funciones las siguientes:

● Estudiar, evaluar y recomendar a la dirección de la Biblioteca Pública Piloto sobre el destino de los bienes, de acuerdo a su estado y naturaleza.

● Estudiar la necesidad y conveniencia de dar debaja los bienes muebles de acuerdo con las definiciones que trata el presente procedimiento y recomendar la baja de los mismos a la dirección o a su delegado.

● Recomendar a la dirección o a su delegado, la necesidad de dar de baja los bienes muebles inservibles u obsoletos de la Biblioteca.

● Estudiar y evaluar situaciones particulares que se puedan presentar respecto a la administración de los bienes muebles.

● Establecer los mecanismos de evaluación para la baja de los bienesmuebles, sin perjuicio de las disposiciones legales, reglamentarias e internas de la Biblioteca Pública Piloto que los señalen.

● Estudiar y recomendar a la dirección o a su delegado la clasificación de los bienes muebles inservibles.

● Apoyar las diferentes dependencias de la Biblioteca Pública Piloto en el proceso de notificación de los bienes a dar de baja por no requerirlos para su normal funcionamiento o porque son inservibles u obsoletos.

● Solicitar a los funcionarios competentes, la información que considere necesaria para el desarrollo de sus funciones.

● Efectuar el análisis de mercado para hallar el “Precio mínimo de venta de bienes muebles no sujetos a registro”, según lo estipulado en el artículo 2.2.1.2.2.4.1. del Decreto 1082 de 2015.

● Solicitar avaluo comercial de los bienes muebles sujetos a registro, y determinar su valor mínimo de venta, de conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.1.2.2.4.2. del Decreto 1082 de 2015.

● Recomendar de manera justificada a la Dirección o a su delegado, el destino final de los parámetros establecidos en el Reglamento para dar de baja bienes muebles.

El comité sesionará siempre que el auxiliar de almacen o cualquier otro miembro del mismo lo convoquen.

La baja de bienes inicia por la identificación del bien a dar de baja y llega hasta la ejecución de acuerdo a lo definido en el acto administrativo que autoriza la baja y el

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respectivo registro de salida en el modulo de inventario en el software de XENCO, o el que corresponda.

Una vez recibida esta información, el Almacenista solicitará al Comité Evaluador de Bajas de Bienes Muebles del cual hace parte, en conjunto con la Subdirección Administrativa y Financiera; la reunión en la que verifica la baja del bien y el tipo de baja.

Para que se produzca la baja de bienes muebles y enseres de la Biblioteca Pública Piloto, se requiere un estudio técnico y de conveniencia previo, que deberá ser elaborado y presentado al comité de baja de bienes muebles y enseres. El jefe de almacén, solicitará a la dependencia competente, un concepto técnico sobre los bienes muebles que van a ser objeto de baja y certificación de que los bienes no son necesarios en ninguna dependencia de la entidad.

Dicho estudio deberá contener por lo menos lo siguiente:

● Un informe detallado de las condiciones técnicas del bien o bienes que van a ser dados de baja.

● Una relación pormenorizada de los costos de mantenimiento preventivo y correctivo del bien o bienes, si fuere el caso, debidamente documentada.

● Las razones por las cuales el bien o bienes se consideran inservibles, obsoletos, o por las cuales la entidad no los necesita segùn sea el caso, y la conveniencia de darlos de baja.

● Caracteristicas del bien o bienes muebles que van a ser dados de baja.

● Estado de conservación.

● Agrupaciones de inventario.

● Número de placas de inventario.

● Cantidades.

● Valores unitarios y totales.

● Valor en los libros.

Posteriormente se realizará la Inspección Física, en la cual se elaborará acta dejando constancia del estado de los bienes y se remitirá al Almacenista o quien haga sus veces para que elabore el respectivo proyecto de acto administrativo; el cual una vez terminado deberá ser remitido a la Oficina Jurídica para revisión y tramite de firmas.Una vez firmado el acto administrativo, se designaran las personas responsables de ejecutar las acciones encaminadas a dar de baja los bienes de acuerdo a lo que corresponda, y se descargarán los bienes de los inventarios.

5.1. CLASES DE BAJA:

5.1.1. Baja de Bienes por perdida o hurto:

El responsable del bien perdido, deberá realizar un informe dirigido a su superior inmediato, sobre las circunstancias de tiempo, modo y lugar en que ocurrió la perdida del

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mismo, acompañada de la copia del denuncio respectivo ante las autoridades competentes.

El superior inmediato, informará al jefe de almacén con el fin de controlar la cartera de bienes, quien a su vez informará al responsable del área de inventarios y seguros de la Biblioteca Pública Piloto, con el fin de notificar el siniestro a la aseguradora.

La baja se producirá cuando haya sido el procedimiento administrativo, se haya exonerado de responsabilidad al responsable de los bienes muebles a su cargo, o cuando estableciendose su responsabilidad, se haya producido su pago o reposición.

El superior inmediato deberá solicitar al jefe de Almacén la visita de inspección para confirmar el faltante y susribir el acta correspondiente. Una vez verificado el faltante, la dirección ordenará mediante acto administrativo al jefe de almacen para que realice el registro de la baja de los inventarios en la aplicaión XENCO, o el que corresponda. Informar por escrito al jefe de contabilidad para que realice los registros contables correspondientes.

Si hay merito para dar inicio a un proceso disciplinario, se remite la documentaciòn a la unidad de Control Interno Disciplinario, de lo contrario el Jefe del Almacén, comunicará por escrito al servidor públuco responsable de la custodia del bien faltante, las características específicas del bien y el valor comercial del mismo, con el fin de reponerlo y/o cancelar su valor en dinero consignandolo en la cuenta que la Biblioteca Pública Piloto le indique.

5.1.2. Bajas por merma, rotura, desuso o vencimiento:

Se trata de la baja de vienes por causas no imputables a dolo o culpa del responsable de los bienes.

Para autorizar la baja el responsable debera levantar Acta con intervención de un delegado designado por el subdirector(a) Administrativo y Financiero.nEn el acta se hará relación pormenorizada de los bienes por agrupaciones de inventarios, con las características, cantidades y valores que consten en los mismos, con constancia de los que han sufrido la merma o daños y causas que los produjeron.

Posteriormente se procederá a la destrucción física de los elementos y a la autorización de baja expedida por el Subdirector(a) Administrativo y Financiero. Cuando se trate de mermas, la baja se expedirá únicamente por la cantidad faltante.

5.1.3. Bajas por caso fortuito o fuerza mayor:

Debido entre otros a terremotos, inundaciones, incendio, el líder del subproceso de recursos físicos o quien tenía en uso el bien en el momento del evento, presentará por escrito informe pormenorizado a la subdirección Administrativa y Financiera, para proceder a tramitar la reclamación ante la firma aseguradora.

El funcionario responsable elaborará el documento o acta de pérdida o daño de bienes, con la información de los bienes, entre otras: costo histórico, valor en libros, nombre del funcionario que aparece como responsable del bien.

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Con base en el documento o acta de pérdida se elaborará el comprobante de baja y se procederá a descargar el valor de los bienes de los requisitos de la cuenta contable correspondiente.

En caso de desastre natural puede darse de baja del bien elaborando un acta en donde se especifique y se aporten los soportes que efectivamente prueben la destrucción del bien como causa de estos fenómenos.

5.1.4. Baja de bienes servibles no necesarios para el servicio:

Son aquellos bienes muebles que se encuentran en buenas condiciones, pero que la entidad no los requiere para el normal desarrollo de sus funciones.

Para que se produzca la baja de bienes muebles y enseres de la Biblioteca Pública Piloto, se requiere un estudio técnico y de conveniencia previo, que deberá ser elaborado y presentado al comité de baja de bienes muebles y enseres. El jefe de almacén, solicitará a la dependencia competente, un concepto técnico sobre los bienes muebles que van a ser objeto de baja y certificación de que los bienes no son necesarios en ninguna dependencia de la entidad.

En lo sucesivo se seguira el tramite general descrito anteriormente para la baja de bienes.

5.1.5. Baja de bienes inservibles:

Son aquellos bienes que por su estado de desgaste total, no son utiles para el servicio que deben prestar y tampoco es posible el uso o aprovechamiento de sus partes.

Corresponderá al comité de baja de bienes determinar la destinación final de estos bienes.

5.1.6. Baja de Bienes por obsolescencia:

Es el retiro definitivo del patrimonio de la entidad de aquellos bienes muebles que estando en buenas condiciones de funcionamiento, presentan una tecnología inadecuada a las circunstancias actuales y no garantizan la idonea prestación del servicio.

Corresponderá al comité de baja de bienes determinar la destinación final de estos bienes

5.1.7. Baja de bienes dejados o abandonados:

Es el retiro definitivo del patrimonio de la entidad de aquellos bienes muebles que se encuentran en buenas o malas condiciones, pero de los que el propietario se desprende o despreocupa con voluntad de dejar de ser dueño, pasando a considerarse como susceptibles de apropiación, previa comunicación y difusión de su abandono con intención de ubicar al presunto dueño.Para lo anterior se contará con las evidencias de difusión a la comunidad y servidores y atendiendo a sus condiciones podrán ser rifados y/o donados en el resto de servidores y comunidad.

CAPITULO VDESTINACIÓN DE LOS BIENES DEVOLUTIVOS DADOS DE BAJA

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1. DESTRUCCIÓN DE BIENES:

Cuando los bienes dados de baja carezcan de valor comercial o habiendo cumplido su vida útil se procederá a su destrucción, previo el siguiente procedimiento:

a) El Almacenista hace llegar a la Subdirección Administrativa y Financiera la relación de bienes para destrucción indicando la descripción de los mismos, cantidad, valor en inventario, justificación de su destrucción, modalidad recomendada para proceder a la misma (desmantelamiento, incineración, etc.) y cualquier otra información que sea necesaria para emitir la autorización correspondiente.

b) La mencionada relación se acompaña de copia de toda la documentación que sirvió de sustento para la baja de los bienes, de la cual indispensablemente debe hacer parte el Acta de Inspección ocular y Física de los elementos.

c) Con base en la relación de bienes para destrucción y la documentación anexa a la misma, el subdirector Administrativo y Financiero expide la resolución por la cual se autoriza la destrucción de los bienes.

d) El Almacenista o quien haga sus veces procede a coordinar la destrucción de los bienes, por medio de la empresa especializada con la cual se halla firmado contrato, y finaliza con el acta respectiva que se levanta en el sitio de la misma y debe suscribirse por la personas que intervienen en la diligencia.

e) En la diligencia de destrucción de los bienes deben participar como mínimo el Almacenista, un delegado del Subdirección Administrativa y Financiera y un delegado de la Oficina de Control Interno quien actúa en calidad de observador.

f) El Almacenista envía copia de la resolución y del acta al subproceso de Contabilidad y a la compañía aseguradora, para que los bienes dados de baja y destruidos sean descargados, además de los registros de inventario, de los registros contables y de las pólizas de seguros.

1.1. DESMANTELACIÓN:

Es la operación de desarmar y desparejar un bien inmueble con el fin de que las partes que se encuentren en buen estado puedan ser utilizadas.

Para desmantelar debera realizarse revisión técnica del bien mueble considerado para despantelar por jefe del Almacén y con el acompañamiento del especialista técnico de acuerdo al tipo de bien para este análisis. Se considera prioritariamente este tipo de destinación para fines didácticos, de formación profesional, de actualización de equipos, para su utilización como repuestos o fines similares. Determinada la baja del bien mueble con fines de desmantelamiento, el destinatario deberá darle la utilización para la cual fue ordenada.

Las partes restantes del desmantelamiento no utilizadas, podrán ser obeto de venta o destrucción. En caso de considerarse la donación, esta deberá ser autorizada por el Comité evaluador de bajas que recomendo el desmantelamiento.

1.2. BAJA DE BIENES CUYA DESTINACIÓN FINAL ESTA REGLAMENTADA POR NORMAS AMBIENTALES POR DESTRUCCIÓN:

Se trata de bienes que contemplan elementos o compuestos peligrosos, que si bien no generan problemas durante su uso, se convierten en un peligro cuando se liberan al medio ambiente, al momento de ser dados de baja.

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Dentro de estos elementos se identifican aparatos electrónicos tales como: computadores, impresoras, CPU, fotocopiadoras, electrodomésticos, teléfonos, celulares, máquina de oficina, entre otros. Otro tipos de elementos como: baterías de UPS, bombillas fluorescentes y otros que requieran destinación final especial de acuerdo a las normas ambientales.

2. ENAJENACIÓN DE BIENES MUEBLES:

Se realizará mediante selección abreviada de acuerdo a lo dispuesto por la Seccion 2 del Decreto 1082 de 2015, y al numeral 4.4. del Manual de Contratación de la Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina.

2.1. ENAJENACIÓN DE BIENES MUEBLES A TITULO GRATUITO ENTRE ENTIDADES ESTATALES:

Deberá tenerse en cuenta lo dispuesto en el artículo Artículo 2.2.1.2.2.4.3. del Decreto 1082 de 2015.

Se realizará inventario de los bienes muebles que no se utilizan y se ofreceran a titulo gratuito a la entidades estatales a través de un acto administrativo motivado que se debe publicar en su sitio web.

La Entidad Estatal interesada en adquirir estos bienes a título gratuito, debe manifestarlo por escrito dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la fecha de publicación del acto administrativo. Esta deberá señalar la necesidad funcional que pretende satisfacer con el bien y las razones que justifican su solicitud.

En el caso, que haya dos o mas manifestaciones de interés de Entidades Estatales para el mismo bien, la primera que haya manifestado su interés tendrá preferencia.

Se suscribirá acta de entrega entre las partes, en la cual deben establecer la fecha de entrega del material del bien, no debe ser mayo a treinta (30) días calendario, contados a partir de la suscripción del acta de entrega.

CAPITULO VIINVENTARIO POR AUTOCONTROL, LUGARES PARA DISPOSICIÓN DE BIENES Y

PAZ Y SALVOS

1. INVENTARIO POR AUTOCONTROL:

Con el fin de mantener actualizada la base de datos de Bienes e Inventarios, todo servidor público o contratista que tenga bajo su custodia o cartera bienes de propiedad de la Biblioteca, deberá presentar anualmente a la Subdirección Administrativa y Financiera, un informe detallado sobre la ubicación y el estado de dichos bienes. El informe deberá entregarse a más tardar el 15 de diciembre de cada año.

Quien no entregue el inventario por autocontrol a esa fecha, se entenderá que acepta las condiciones del mismo y, por lo tanto, responderá por todos los bienes que se encuentren en su cartera.

No obstante lo anterior en cualquier momento el responsable de inventarios, podrá realizar inspección y/o verificación del inventario por autocontrol, sin que pueda oponerse

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el o los servidores públicos o contratistas que tengan el o los bienes a cargo y sin perjuicio de las inspecciones que puedan realizar los diferentes organos de control. En caso de presentarse oposición a la inspección y vigilancia señalada, se informará al Subdirector (a) Administrativo y Financiero para que tome las medidas necesarias en torno al logro de esta actividad.

Los bienes de la Biblioteca deberán permanecer en las instalaciones dispuestas y registradas en el modulo de Inventarios XENCO o el que corresponda.

En caso de que se requiera utilizar un bien propiedad de la Biblioteca en sitio diferente al asignado o disuesto, se deberá tener autorización del jefe inmediato del responsable del bien, o supervisor del contrato que ejecuta el contratista, si fuere el caso.

Si se requiere retirar los bienes de los predios o edificios de la Biblioteca, deberá contar además con la autorización de la Subdirección Administrativa y Financiera, y del visto bueno del Jefe de Almacen , para efectos de los eventuales tramites ante las compañìas aseguradoras.

2. PAZ Y SALVOS:

Todo servidor público o contratista que en forma temporal o definitiva deje de laborar o prestar sus servicios profesionales en la Biblioteca, deberá estar a paz y salvo con el Subproceso de Recursos Físicos. Para la expedición de certificados de paz y salvo que soliciten quienes hayan cesado en sus funciones o actividades, será requisito indispensable que el interesado entregue a satisfacción los bienes que se encontraban bajo su responsabilidad.

CAPITULO VIIPROCESO DE INCLUSIÓN EN SEGUROS INSTITUCIONALES PARA BIENES

Al momento de ingresar nuevos bienes al patrimonio de la Biblioteca, y teniendo en cuenta la contratación adjudicada a los bienes y servicios adquiridos, el área jurídica establece instructivos al subprocesos de recursos físicos para que gestione y tramite las pólizas de seguros respectivas.

La entidad aseguradora debe tener en el programa de seguros los siguientes ramos: Póliza todo riesgo, daños materiales (incendio, sustracción, corriente débil); Automóviles, seguros de daños corporales causados a las personas en accidentes de tránsito; Manejo global para entidades oficiales; Responsabilidad civil extracontractual; Responsabilidad civil para servidores públicos.

Se deberá elaborar y enviar el oficio de solicitud de inclusión de bienes en las pólizas contratadas por la entidad, al corredor de seguros para que informe a la compañía aseguradora.

Después de recibir la inclusión de bienes expedida por la compañía de seguros se informará a la Dirección Financiera para el respectivo registro.

CAPITULO VIIIRESPONSABILIDADES DE LOS BIENES

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Los servidores públicos y particulares que presten sus servicios a la Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina que tengan, usen, administren, custodien o transporten bienes de propiedad de la entidad, son responsables por la perdida o daño que sufran cuando esto no provenga del deterioro natural de su uso legitimo, o de otra causa justificada.

En consecuencia, responderán por el valor de los bienes en caso de su perdida, cuando se deduzcan responsabilidades por el uso impropio, manejo o inversión no autorizados, conforme lo preve el código unico disciplinario.

Asi mismo responderan por todo daño o deterioro ocasionado por el descuido en la conservación o uso de los bienes bajo su responsabilidad, sin perjuicio de la obligación de repararlos o reponerlos.

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